wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet,...

16
Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in Diest Petra Vanhoutte Archivaris Stad en OCMW Diest WAP – 21/03/2016

Transcript of wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet,...

Page 1: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in Diest

Petra Vanhoutte

Archivaris Stad en OCMW Diest

WAP – 21/03/2016

Page 2: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

• Bevraging naar situatie in Vlaanderen voor een publicatie door uitgeverij Politeia

• Hoe ging het in Diest?

Page 3: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in
Page 4: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Resultaten

• Verschillende startposities naar personeelsbezetting, aanzet en vertrekpunt

• Vertraging vaak door onzekerheid

• Veranderingen betekenen ook nood aan budgettaire ruimte voor oplossing

• De geïnterviewden blijven ambitieus

Page 5: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Diest

• Kleine stad in Vlaams-Brabant

• 23.329 inwoners (situatie op 1/9/2013)

• Stad: 201 medewerkers

• OCMW: 253 medewerkers

Page 6: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Stadsarchief

• Tot 2005: hoofdzakelijk erfgoedfunctie

• Vanaf 2007: combinatie van erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer

• Digitaal werken

• Selectie

• Archiveren van email

• Personeelsbezetting: 1,3 VTE, verdeeld over 2 medewerkers

Page 7: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Aanloop

Traject rond organisatiebeheersing:

• Gericht op het aanleren van procesmatig werken als competentie (voorjaar 2014)

• 7 opleidingsdagen met externe lesgever

• Focus op microniveau van procedures

• Leren om proces te documenteren, te analyseren en

verbetervoorstellen te formuleren

• Eerste keer in samenwerking met OCMW

• Vergelijken van overdrachtsprocedure van OCMW

en Stad

Page 8: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Organisatiebeheersing?

Geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen dat:

• de doelstellingen van de organisatie worden bereikt,

• de wetgeving en procedures worden nageleefd,

• de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie wordt gegarandeerd,

• het efficiënt gebruik van middelen wordt gewaarborgd

• fraude wordt voorkomen.

Page 9: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in
Page 10: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Gevolg

• Gelijkschakelen processen

• Ontwikkelen procedure voor vernietiging

• Archiefdienst wordt ook verantwoordelijk voor archief van Stad & OCMW

• Aanstellen archiefverantwoordelijken op de diensten

• Ontwikkelen van acties voor beide organisaties

Page 11: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in
Page 12: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in
Page 13: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in
Page 14: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in
Page 15: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in
Page 16: wat je samen doet, doe je meestal beter - West-Vlaanderen · 2018. 3. 29. · Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in

Vragen?

Petra Vanhoutte – archivaris Stad en OCMW

Peter Dorlandcentrum

Grauwzustersstraat 10

3290 Diest

013 327 009

[email protected]