TIMSKI RAD I VODSTVO

Predavač: Marino Miloš

ŠTO JE TO TIM?

Što je tim?

Tim se može definirati kao manja grupa ljudi s komplementarnim znanjima i vještinama, koji rade zajedno kako bi ostvarili cilj za koji se smatraju zajednički odgovornima.

Vozedi se na duplom biciklu dva su prijatelja stigla u podnožje brda. Potom su se, uz puno napora i znoja, uspjeli uspeti na vrh. Prednji se okrene pa reče:

-Ovo je stvarno bio težak uspon!

-Bogme, imaš pravo!- odvrati onaj otraga. I da ja nisam cijelo vrijeme stiskao kočnicu sigurno bi se bili skotrljali natrag!

RAZLOZI PRISTUPANJA GRUPAMA

RADNE GRUPE ILI TIMOVI

1. interpersonalna privlačnost2. zajednički zadatak3. sama interakcija4. nagrade i priznanja

Tim je radna grupa nastala u okviru organizacije sa ciljem da obaviodređeni zadatak u određenom vremenskom roku uz punu suradnjui koordinaciju svih njegovih članova međusobno kao i tima savanjskim akterima.

Radna grupa i tim

Radna grupa i tim (2)

svaka skupina ljudi koja radi zajedno ne mora biti tim

zaposleni u organizacijama čine radnu grupu

radnu grupu čini 3-20 osoba okupljenih oko nekog zajedničkog poslovnog zadatka

Razlika između radne grupe i tima odražava se i u razlici između tradicionalnog i timskog pristupa radu.

Tradicionalni i timski pristup

TRADICIONALNI PRISTUP TIMSKI PRISTUP

Smjernice menadžera Osobna inicijativa

Orijentiranost na tehnologiju i zadatak

Orijentiranost na ljude

Pravila i disciplina Povjerenje i suradnja

Tajnost Protok informacija

Odlučivanje odozgo Odluke donose ljudi koji rade

Statična struktura Promjenljiva struktura

Individualno postignude Postignude grupe

Osnivanje tima

Kod osnivanja tima vodimo računa o tri čimbenika:

1.VELIČINA TIMA

Najuspješniji radni tim je od 5-12 članova

2. ZNANJA I VJEŠTINE

tehnička znanja

vještine rješavanja problema i donošenja odluka

vještine u međuljudskim odnosima

3. TIMSKE ULOGE:

• Koordinator

• Pokretač

• Izvršitelj

• Kreativac

• Istraživač mogudnosti

• Promatrač-procjenjivač

• Timski radnik

• Finalizator

Osnivanje tima (2)

Vrste grupa i timovaVRSTE GRUPA

● formalne i neformalne grupe● strukturirane i nestrukturirane grupe● referentne grupe● vlastite i tuđe grupe

VRSTE TIMOVA

● proizvodni timovi● uslužni timovi● menadžment timovi (top menadžment timovi)● projektni timovi● akcijski i izvođački timovi● savjetodavni timovi● virtualni timovi

Vrste timova

• Timovi za rješavanje problema

– Zaposleni iz istog odjeljenja ili funkcionalnog područja koji se trude unaprijediti radne aktivnosti ili riješiti određene probleme

• Samoupravni timovi

– Radni tim koji radi bez menadžera i odgovoran je za cjelokupan rad ili dio procesa rada.

• Međufunkcionalni tim

– Hibridno grupiranje pojedinaca koji su eksperti za različite specijalizirane poslove i koji rade zajedno na različitim zadacima.

• Virtualni tim

– Koriste kompjutersku tehnologiju da bi povezali fizički razdvojene članove radi postizanja zajedničkog cilja.

Vrste timova (2)

Zašto timski pristup?

Suvremeni menadžeri stvaraju učinkovite timove za rješavanjekonkretnih problema, daju članovima timova znanja, ovlasti ivještine koje trebaju, ohrabrujudi ih da donose odluke zadobrobit tvrtke i kupaca.

Timski rad je jedna od najuspješnijih metoda za uklanjanje birokracije, rješavanje problema, povedanje motiviranosti i produktivnosti, te poboljšanje kvalitete.

Zašto su timovi važni?

Stvaranje timova ('team building') jedan je od oblikaprocesnih intervencija. Timovi se smatraju:

fundamentalnim organizacijskim elementima

najvažnijom polugom za unapređenje funkcioniranja organizacije

U današnje vrijeme, timski rad i timovi su ključnopodručje razvoja poduzeda.

Prednosti timova

Timovi obično bolje rade od pojedinaca kada zadaci zahtijevaju višestruke vještine, prosudbu, i iskustvo

Timovi su bolji način da se iskoriste talenti pojedinih zaposlenika

Fleksibilnost i prijemčivost timova je esencijalna u okruženju koje se neprestano mijenja

Timovi povedavaju zadovoljstvo poslom i podižu moral, pojačavaju želju za sudjelovanjem zaposlenika i promiču raznolikost radne snage

Snažan rast produktivnosti

Umjeren rastproduktivnosti

Bez značajnog efekta na

produktivnost

Opadanjeproduktivnosti

Kohezivnost

Usk

lađ

en

ost

cilj

eva

gru

pe

i org

aniz

acij

a VisokaNiska

Odnos kohezivnost - produktivnostV

iso

kaN

iska

Matrica produktivnosti

Kako izgraditi produktivan tim?

Imati jasnu misiju/cilj.

Postaviti određene izvedbene ciljeve.

Odrediti pravu veličinu i raznovrsnost tima.

Imati dogovorenu strukturu koja odgovara zadatku.

Postaviti odgovorne koji de donijeti odluke potrebne za taj zadatak.

Osigurati pristup ili kontrolu nad sredstvima potrebnima da se ispuni misija.

Ponuditi različite grupne i pojedinačne nagrade.

Njegovati dugovječnost i stabilnost članstva.

FAZE U RAZVOJU TIMA

FORMING – STORMING – NORMING - PERFORMING

1. stupanj: FORMIRANJE (orijentacija)

2. Stupanj: PREVIRANJE (sukobljavanje)

3. Stupanj: NORMIRANJE (rješavanje problema)

4. Stupanj: DJELOVANJE (visoka izvedba)

Četiri faze razvoja tima

Svaki član treba raditi ono u čemu je najbolji!

* B.W. Tuckman 1970.

Radna

skupina

Stvarni

tim

Potencijalni

tim

Pseudo timTimska

djelotvornost

Uči

nci

dje

lovan

jaKrivulja izgradnje timaKrivulja izgradnje tima

Formiranje

Međusobno upoznavanje

Timovi i njihovi voditelji počinju raditi na određenim odgovornostima

Trening je glavni zadatak voditelja

Razumijevanje pogleda, očekivanja, ideala i ciljeva

Oprez, distanca u odnosima

… Slabo je razvijeno povjerenje među članovima tima ...

Previranje

Obično se javljaju pitanja o tome tko vodi tim i kakva bi trebala biti njegova struktura i svrha

Voditelj tima osigurava da članovi tima nastave učiti i da se u određenom trenutku okušaju u voditeljskim vještinama

Može se javiti konflikt o svrsi, vodstvu ili pristupu radu Mogu se razviti afiniteti među članovima Može se shvatiti da trenutni lider nije dovoljno

stručan i vješt

… Može se dogoditi da neki članovi napuste tim ...

Normiranje

Članovi tima slažu se oko cilja, strukture i rukovodstva i spremni su početi raditi

Posao je voditelja usklađivanje kooperativnosti sa odgovornosti nadzora članova

Razvijanje zajedničke vizije Postavljanje zajedničkih ciljeva Uspostava pravila ('Ground Rules') Shvadanje i prepoznavanje stručnosti članova

…Ljudi se otvaraju jedni prema drugima...

Djelovanje

Razdoblje produktivnosti, postignuda, i ponosa zbog zajedničkih napora tima da se posao obavi.

Tim postaje jedinstven

Članovi podržavaju jedni druge i toleriraju različitosti

Pojavljuje se profesionalna bliskost -razmjenjuju se iskustva i talenti

...Tim ima osjedaj svrhe, povjerenja i otvorenosti...

Transformiranje

Redefiniranje svrhe

Brz odgovor na promjene

...Povjerenje je na visokom nivou kao i komunikacija...

Kako nastaje pobjednički tim?

Vince Lombardi, trener američkog nogometa

Treba početi s osnovnim stvarima:

Prvo, igrač mora ZNATI osnove igre

i kakva je njegova uloga na terenu.

Drugo, igrače treba pritegnuti. To je DISCIPLINA. Moraju igrati kao tim a ne kao gomila pojedinaca. Ne trebaju nam primadone.

Trede, igrači se moraju VOLJETI.

Poznavanje osnova igre i disciplina često nisu dovoljni. Svaki igrač mora imati na umu momka kraj sebe i misliti: “Ako ne zaustavim ovog tipa, slomit de Paulu nogu. Moram dobro obaviti svoju zadadu, tako da Paul može izvršiti svoju.”

KONFLIKT U TIMU

Konflikt - definicija

Proces koji počinje kada jedna strana smatra, da je druga strana negativno utjecala, ili se sprema da izvrši negativan utjecaj na nešto što je za prvu stranu od velikog značaja.

Uzroci nastajanja konflikta

• Različita razina stručnosti

• Niska razina autoritativnosti lidera

• Nerazumijevanje krajnjeg projektnog cilja članova tima

• Nerazjašnjene ili nejasno podijeljene odgovornosti

• Osobni razlozi

Vrste konflikta: Nefunkcionalni vs. Funkcionalni

Nefunkcionalni konflikt

• Povedava stres, izražavanjem negativnih osjedaja

• Čini radnu sredinu neugodnom

• Često umanjuje djelotvornu komunikaciju

• Dovodi do “spletkarenja”

• Podržava autoritativni način rada

Funkcionalni konflikt

• Doprinosi kvalitetnijim odlukama

• Promovira kreativnost, nove ideje

• Smanjuje stres

• Stimulira članove da kritički analiziraju svoje stare navike

• Pomaže lakše prihvadanje promjena

Tehnike rješavanja konflikta

• Direktna rasprava “oči u oči” (“Face to face”)

• Kreiranje zajedničkog cilja

• Kompromis

• “Dobitno-dobitna” kombinacija (“Win-win”)

• Korištenje autoriteta

• Izbjegavanje

KARAKTERISTIKE USPJEŠNIH TIMOVA

Odlike stvarnog tima

Mala skupina ljudi...

+ s komplementarnim vještinama

+ koji su podjednako odani i posvedeni

+ zajedničkom cilju i smislu rada

+ kao i pristupu rješavanja problema

+ pri čemu postoji snažan osjedaj uzajamne odgovornosti

+ i koja ima pravog vođu.

Važi pravilo “sinergije”: 2+2=5

Druge karakteristike timova

izvode zadatke značajne za organizaciju

međuzavisnost zadatka

održavanje i upravljanje granicama

rade u organizacijskom kontekstu

Karakteristike uspješnog tima

• Postojanje vizije

• Ciljevi koji su jasni i mjerljivi

• Vodstvo i struktura

• Podjela odgovornosti

• Pravilan sustav nagrađivanja

• Povjerenje i uzajamno poštovanje

Karakteristike učinkovitih timova

Povezanost tima

Jasni ciljevi

Relevantnevještine

Pregovaračkevještine

Unutarnja podrška

Vanjska podrška

Učinkovito rukovodstvo

Uzajamno povjerenje

Dobra komunikacija

Učinkoviti timovi

Karakteristike uspješnog tima

jasni opdi i specifični ciljevi

uspješan voditelj

pojedinačna i zajednička odgovornost

poštivanje razlika

otvorena komunikacija

efikasno donošenje odluka

međusobno povjerenje

konstruktivno rješavanje konflikata

Neuspješan tim

nizak moral tima

neadekvatne intelektualne sposobnosti

nepovoljne osobine ličnosti

nejasne uloge

neravnoteža uloga

zaslijepljenost ili tzv. grupno mišljenje

Simptomi neučinkovitih timova

Neostvarivanje ciljeva

Oprezna, nadgledana komunikacija

Nedostatak slaganja (dogovora)

Neuspješni sastanci

Sukob unutar tima

Izazov rukovođenja timom

• Učinkovit voditelj tima mora:

– Naučiti dijeliti informacije

– Razvijati sposobnost vjerovanja drugima

– Naučiti odredi se autoriteta

– Znati kada ostaviti tim sam, a kada se umiješati

• Nove uloge koje preuzimaju voditelji tima:

– Upravljanje vanjskom granicom tima

– Olakšavanje timskog procesa

Rukovođenje učinkovitim timovima

• Vještine voditelja tima

– Upudivati, a ne šefovati

– Pomodi odrediti, analizirati i riješiti probleme

– Poticati sudjelovanje drugih

– Potpomagati i olakšavati

• Vrijednosti voditelja tima

– Poštivati kolege u timu

– Vjerovati kolegama u timu

– Staviti tim na prvo mjesto

Kako postati dobar timski igrač

prihvatite ciljeve tima

pomozite drugima

podijelite zasluge

pružite podršku

KAKO UNAPRJEDITI TIM?

Kako unaprijediti izvedbu tima

• Odabrati članove za vještine i timski rad.

• Postaviti izazovne izvedbene standarde.

• Naglasiti značaj zadatka.• Dodijeliti čitave zadatke.• Poslati prave signale.• Poticati društvenu podršku.• Osigurati nedvosmislena

timska pravila.

• Redovito grupi postavljati izazove novim činjenicama i informacijama.

• Podučavati i unakrsno podučavati.

• Osigurati potrebna sredstva i materijale.

• Poticati “emocionalno inteligentno”ponašanje tima.

“Za” i “protiv” grupnog odlučivanja

Za

• Više stajališta

• Više načina definiranja problema

• Više mogudih rješenja/alternativa

• Više kreativnih odluka

• Snažnija predanost odlukama

Protiv• Više neslaganja, a manje

rješavanja problema

• Želja za dogovorom (grupnim razmišljanjem)

• Dominacija pojedinca

• Manja predanost grupnim odlukama

Unapređivanje grupnog odlučivanja

• Pristup “đavoljeg odvjetnika”

– Grupa određuje osobu koja de pripremiti detaljne protuargumente koji navode sve što je krivo u odabranom grupnom rješenju i zašto ga grupa ne bi trebala prihvatiti

– Cilj je osigurati potpuno i objektivno promišljanje predloženog rješenja

Unapređivanje grupnog odlučivanja (2)

• Oluja mozgova (Brainstorming)– Tehnika koja potiče kreativnost i u kojoj je zabranjeno

iznositi a priori prosudbe i kritike jer bi one mogle kočiti slobodan protok ideja koje se potiču.

– Pravila brainstorming-a:• Izbjegavati kritiziranje tuđih ideja dok svi prijedlozi nisu iznešeni

• Podijeliti čak i neobične zamisli

• Ponuditi prijedloga i komentara što je više mogude

• Nadograđivati se na prijedloge drugih kako bi kreirali vlastite

Unapređivanje grupnog odlučivanja (3)

• Delphi tehnika

– Višefazan proces grupnog odlučivanja s ciljem eliminiranja ograničenja prikupljanjem pisanih mišljenja stručnjaka koji rade neovisno jedan od drugoga.

– Faze procesa• Identificirati problem

• Prikupiti mišljenja stručnjaka o problemu

• Analizirati, sažeti, i tada ponovno predočiti ta mišljenja drugim stručnjacima

• Nastaviti ovaj proces još nekoliko puta dok stručnjaci ne podtignu dogovor

Unapređivanje grupnog odlučivanja (4)

• Tehnika nominalne grupe 1. Svaki član grupe zapisuje svoje ideje za rješavanje

tekudeg problema

2. Svaki član tada usmeno prezentira svoje ideje, a netko na ploču zapisuje te ideje kako bi ih svi ostali sudionici mogli vidjeti

3. Nakon što su predstavljene sve ideje, cijela grupa raspravlja o svim idejama simultano

4. Članovi grupe tada pojedinačno i tajno glasaju svim predloženim rješenjima

5. Pobjeđuje rješenje s najviše osvojenih pojedinačnih glasova

Unapređivanje grupnog odlučivanja (5)

• Tehnika ljestvi1. Pojedinac A i B rješavaju problem, i svaki donosi svoje

rješenje

2. A i B razvijaju zajedničku odluku, sastaju se s C koji analizira problem i donosi odluku

3. A, B, i C raspravljaju o problemu i dolaze do zajedničke odluke, pridružuje im se D koji analizira problem i donosi odluku

4. A, B, C, i D zajednički razvijaju završnu grupnu odluku

Unapređivanje grupnog odlučivanja (6)

• Kako voditi raspravu kod grupnog odlučivanja

1. Osigurati da svi članovi grupe sudjeluju i doprinose

2. Razlikovati između stvaranja i vrednovanja ideja

3. Ne odgovarati svakom sudioniku niti dominirati raspravom

4. Usmjeravati grupni napor ka prevladavanju savladivih prepreka

5. Ne sjediti

'GOOSE RULES'

Guščja škola zajedništva

Kad guska zamahuje krilima, stvara uzgon ptici koja je neposredno iza nje. Letedi prema jugu, u obliku slova V čitavo jato uvedava domet leta za najmanje 71% u odnosu na mogud let samo jedne ptice.

Kad neka guska izleti iz formacije, istog trena osjeti povlačenje i povedani otpor zraka pri letenju u nastojanju da put prijeđe sama. Zato se brzo vrada u sastav jata kako bi iskoristila snagu potiska ptice koja leti ispred nje.

Kad se čelna guska umori, prelazi na sam kraj niza, a na čelu je smjenjuje druga ptica. Guske sa stražnjih mjesta gaču, kako bi one naprijed poticale na održavanje brzine.

I na koncu, a to je važno – kad se neka guska razboli ili se umori, te tako ispadne iz formacije, dvije druge guske se spuštaju na zemlju zajedno s njom, kako bi joj pomogle i zaštitile ju.

Guščja škola zajedništva (2)

S posrnulom guskom ostaju sve dok ponovo ne bude u stanju letjeti ili dok ne ugine. Tek tada nastavljaju put sustižudi svoju skupinu ili se priključuju drugom jatu.

Da im nije “malene guščje pameti”, smrzle bi se zimi na hladnom sjeveru ili popadale u more, umorne od predugog leta.

Guske nam pokazuju mnogo o duhu timskog zajedništva!

Guščja škola zajedništva (3)

Kad slijededi put ugledate jato gusaka kako u obliku slova V lete prema jugu do mjesta gdje de prezimiti, sjetite se znanstvenih otkrida o uzrocima takvog rasporeda.

Ljudi koji se kredu u istom smjeru i osjedaju zajedništvo brže de, sukladno tome, dodi do cilja jer putuju međusobno se ispomažudi.

Mudro je smjenjivati se pri obavljanju zahtjevnih zadada.

Imamo li “guščju pamet”, ostat demo u grupi koja teži istom smjeru.

I mi se u timu moramo uzajamno bodriti i poticati.

Solidarnost, podrška, pažnja ... to nam treba za istinski timski rad.

Pouke iz priče o guskama

“Na scenu stupa novi kriterij: nije bogata ona zemlja koja ima mnogo prirodnih bogatstava, tvornica, zgrada; bogata zemlja sve više postaje ona koja ima mnogo sposobnih, kreativnih KADROVA, TIMSKIH IGRAČA s aktivnim i kvalitetnim ZNANJEM, koji ga znaju uspješno PRIMIJENITI u uvjetima stalnih i brzih PROMJENA.”

Vladimir Paar (napis “Svjedok vremena”)

Umjesto zaključka