Личная эффективность на мобильных устройствах.

Тайм-менеджмент 2.0

Современного человека сложно представить без мобильного телефона. Смартфон же – «умный» мобильный телефон.Основа тайм-менеджмента одного из авторитетных специалистов в этой области – программа Outlook. Outlook привязан к ПК, работать с ним можно и удаленно, но это не совсем удобно; в данной презентации показаны возможности мобильного устройства (iPhone) для планирования своего времени. Новый тайм-менеджмент – это тайм-менеджмент на мобильном устройстве. Важно понимать, что планирование своего времени – это личная эффективность менеджера, которая, в свою очередь, влияет на эффективность работы команды/компании.

1) Кому будет интересно? – Вряд ли информация, написанная здесь, будет новой для тех, кто пользуется смартфонами активно уже давно.2) Почему на iPhone? – Это мой первый смартфон. Схожий тренинг для устройств на Android напишет коллега Дмитрий Гашпар.3) Чем презентация отличается от предыдущих презентаций по тайм-менеджменту? – В презентации Вы не найдете ставших уже привычными слайдов о «календариках-пинариках», «лягушках» и пр., презентация расскажет о личном опыте работы со смартфоном и о том, как эффективно его использовать.4) О чем эта презентация? – Если кратко, то это смесь обзора полезных приложений с советами, как использовать смартфон на 100%.

Кому из Вас приходится часто бывать в командировках?

Какие мобильные устройства Вы используете в дороге?

Что Вы носите с собой на встречи, конференции и другие мероприятия?

Есть ли у Вас смартфон?

СодержаниеЦифрыПреимущества и недостатки iPhoneОбщие сведения о смартфонеТайм-менеджмент на iPhoneКоммуникацииПланирование времениРабота с информациейМобильный офисНавигацияЧто еще?Что почитать?

Первые фотографии: http://www.flickr.com/photos/62107343@N04/5654337935/http://www.flickr.com/photos/ivyfield/4583067411/http://www.flickr.com/photos/26010036@N05/4178162443/http://www.flickr.com/photos/scobleizer/4697192856/

Умение сотрудника компании укладываться в сроки и грамотно управлять своим временем – не личное дело.

Личная эффективность тесно связана с успехом работы команды и успехом компании в целом

Цифры

80 % населения Земли имеют мобильный телефон

5 млрд. телефонов,из которых

1,08 – смартфонов

89 % владельцев смартфонов используют их постоянно

Популярность операционных систем

28,7 % iPhone

46,9 % Android

Как владельцы смартфонов используют устройства

92 % и 76 % пишут текстовые сообщения и e-mail

84 % пользуются интернетом

Демография

Владельцы смартфонов – 47 % женщин и 53 % мужчин

27,2 % владельцев смартфонов люди в возрасте от 25 до 34 лет

Пользователь iPhone загружает в среднем 48 приложений в месяц

Использование сотрудниками личных мобильных устройств в служебных целях выросло

до 40,7 % против 30,7 % в 2010 г.

Половина сотрудников, имеющих доступ к корпоративным сетям и приложениям за пределами офиса, работают два-три часа в день сверхурочно

Преимущества и недостаткиiPhone. Объективные и субъективные

+ Мобильность+ Открытость+ Возможности мобильного офиса+ Возможности свободной коммуникации+ Поддержание статуса современного человека+ Качество и надежность мобильного устройства

- Недостаточная автономность- Потеря life-work balance. Проблема зависимости от мобильного устройства и психологическое утомление- Политика Apple в отношении авторских прав и монетизации своих сервисов ограничивает возможности работы с файлами и приложениями

Общие сведения о смартфоне

iTunes – основное приложение, которое позволяет работать смартфонус Вашим персональным компьютером: синхронизировать весь контент, упорядочивать вашу медиатеку, совершать покупки в AppStore

Пользователь должен разобраться в настройках: Авиарежим, что такое iCloud, настроить учетные записи почты, разобраться с календарем и т.д. Не позволяйте «умному» телефону быть умнее Вас

Перед началом каждой настройки не забывайте сохранять копии на компьютере. Правая кнопка на мыши – «Создать копию», и при необходимости можно будет восстановить настройки и информацию своего устройства. По умолчанию при каждом подключении к компьютеру также создается резервная копия

Тайм-менеджмент на iPhoneСмартфон имеет четыре возможности, повышающих эффективность использования времени. Кроме этого, пользователи найдут полезными для себя возможности навигации (карты, навигаторы), простого времяпрепровождения (игры, развлекательные приложения) и др.

Коммуникации

Оставаться всегда на связи – важнейшее требование к современному эффективному сотруднику. Лучшим решением для организации коммуникации на смартфоне является комбинирование нескольких приложений. Для сотрудников клиентского сервиса: посмотрите приложение IM Pro, позволяющее объединять учетные записи нескольких мессенджеров, почты и др. Кроме указанных здесь возможностей, не забывайте о TeamViewer, предоставляющей удаленный доступ к Вашему основному компьютеру и FaceTime – технологии видеосвязи от Apple

Стандартная мобильная связь и отправка СМС дополняется на смартфоне возможностью работы с почтой, использованием IP-телефонией через отдельное приложение, Skype и др. Эти средства позволяют постоянно оставаться на связи

Несколько советов по телефонным звонкам1) Приучайте своих знакомых звонить только по важным вопросам в рабочее

время2) Не звоните коллегам, которые сидят в соседнем офисе3) Вам не следует отвечать на все звонки подряд, во время важных дел

просто включайте авиарежим и сосредоточьтесь на задаче4) Если у Вас очень много контактов в телефонной книге, разбейте их по

группам и поставьте разный звонок; так Вы сможете оценить степень важности звонка в разное время

5) Не звоните дважды в короткий промежуток времени. Если человек не отвечает, есть причина. Оставьте ему сообщение, и он перезвонит Вам

6) Не забывайте правила хорошего тона – выключайте телефон на встречах и совещаниях (включая вибровызов)

Несколько советов по работе с почтой на смартфоне1) На смартфоне можно объединить учетные записи своих почтовых

сервисов (рабочую и персональную почту) и читать их на одном экране2) При первой настройке попытайтесь нормально разобраться в настройках

почты, задайте главную почту, создайте подпись письма и т.д.3) Создайте правила просмотра почты (на смартфоне и на Outlook). К

примеру, утром по дороге на работу (или сразу по приходе на работу), сразу после обеда и вечером до ухода с работы. Со смартфона можно работать с почтой в свободное время

4) Не просматривайте почту, если у Вас нет времени на ее обработку5) Разделяйте письма на важные, на которые следует отвечать сразу, и не

очень важные, на которые можно ответить вечером6) Удаляйте спам-письма сразу

Планирование времени

Календарь – основной инструмент планирования своего времени. Наличие нескольких устройств для работы и нескольких календарей требует их синхронизации

Google CalendarКалендарь в

iCloud

Домашний Outlook Рабочий Outlook

iPhone

Outlook на домашнем и рабочем компьютерах синхронизируется с Google Calendar с помощью программы Google Sync. Через Google Calendar события попадают уже на iPhone

В качестве бонуса события, добавленные через веб-

интерфейс iCloud, попадают на iPhone

Стандартное приложение «Напоминания» будет полезно для запоминания событий или задач, которые не имеют пока временных пределов, но выполнение которых важно для Вас. Кроме нее, можно найти более продвинутые программы-планировщики. Хорошей программой для заметок и задач является Evernote

Важные-срочные.

Как правило, встречи и задачи,

имеющие временные рамки для

выполнения. Лучшим

вариантом будет вносить

записи в календарь

Важные-несрочные. Задачи с неизвестными временными рамками

лучше будет внести в стандартное приложение «Напоминания» или

дополнительно установленный Менеджер задач

Неважные-срочные. Лучшим вариантом будет делегировать

выполнение задачи другому сразу же. Можно не заносить такие встречи и

задачи в списки дел

Неважные-несрочные. Избавляйтесь от этих задач или же при

наличии времени и

возможности сделать лучше

другого делайте в свободное

времяТа самая матрица Эйзенхауэра: разделяем приложения по

назначению

Life-Work BalanceБаланс между работой и личной жизнью, возможно, станет главной проблемой при использовании мобильных устройств. Быть всегда на связи тяжело, чтобы предупредить негативные последствия можно следовать простейшим советам1) Думайте о своей работе не как 24/7, а как 7/30 или как 30/365. Этот гибкий

подход оставляет свободное время на отдых и свою личную жизнь2) Оставьте в дневном расписании нерабочие часы, когда Вы не отвечаете на

рабочие звонки и почту3) В некоторые выходные можно совсем забыть о мобильных устройствах и

не брать их с собой или просто включить авиарежим4) В самом начале использования смартфона настройте его под себя, под

свой график и темп (push-уведомления, какие сервисы и т.д.)5) «Разбавьте» установленные бизнес-приложения приложениями «для

семьи»6) И еще раз: вырабатывайте свои правила использования мобильного

устройства

Большинство этих и других приложений помогут Вам сэкономить времяв повседневной жизни

Работа с информацией

Смартфон должен стать центром потребления информации. Работа с информацией на iPhone – это сочетание возможности выхода в Интернет (встроенный браузер Safari), настроенных RSS-лент (Google Reader), новостных приложений (РБК и Forbes) и приложений социальных и профессиональных сетей (Facebook и LinkedIn).Кстати, в некоторых компаниях, обративших внимание на возможности смартфонов и планшетных компьютеров, уже внедряются корпоративные решения для работы с SAP и 1С и др.

Интернет позволяет искать любую необходимую прямо сейчас информацию. Настройка браузера Safari – необходимое занятие

RSS-ленты в Google Reader в каталоге закладок в Safari полезен для чтения блогов

Основные новостные ресурсы в виде отдельных приложений. РБК – для чтения свежих новостей,Forbes – для чтения статей

Facebook – для сбора новостных лент второстепенных ресурсов + для отслеживания новостей своих знакомых

Можно собрать информацию в одном месте и смотреть ее на одном экране. RSS лучший вариант для чтения блогов. Google Reader – один из вариантов программ, позволяющих читать ленту RSS

Лента новостей на Facebook хорошо подойдет для чтения в одном месте страниц компаний и активности знакомых. Важно не забывать фильтровать страницы по значимости

Мобильный офис

В любом месте и в любое время! Возможности смартфонов не ограничены фотокамерой, которую можно использовать для «запоминания» документов. Специальные приложения позволяют создавать и редактировать документы, таблицы и презентации. Возможности iPhone лимитированы только размерами экрана, но в условиях необходимости и дедлайна приложений будет достаточно. Так же нужно учесть, что больший функционал будет доступен только у платных приложений

Камера по-прежнему может использоваться для фотографирования документов, быстро и удобно. При наличии времени лучше воспользоваться приложением-сканером (TurboScan, Scanner Pro или др.)

iFiles – приложение для работы с привычными по настольному ПК форматами документов. Кроме этого, приложение позволяет делиться файлами по Wi-Fi и Bluetooth. Интегрируется с Google Docs, Dropbox и другими файловыми хранилищами

Office2 Plus – позволяет создавать, редактировать и читать документы привычных для ПК форматов. Бесплатные версии приложений, как правило, имеют ограниченный функционал, поэтому лучше покупать полные версии

Mindjet – приложение для создания карт мыслей. Оно простое, но функционала достаточно для структурирования идей и запоминания внезапно пришедших в голову идей. Приложение объединено с веб-сервисом

Навигация

Общие советы по навигации при работе с iPhone1) Располагайте иконки приложений по правилам. Как вам удобно. Правила

помогут работать с устройством не глядя в экран2) Часто используемые приложения располагайте по углам экрана3) При работе с iPhone и iPad старайтесь располагать иконки приложений

схожим образом4) Отведите отдельное место (или экран) для временных приложений и для

только что скаченных. Не захламляйте основной экран!

Нижний ряд иконокПо умолчанию установлены Phone, Mail, Safari и iPod (или Музыка). Возможно, будет полезнее установить вместо последней иконку Settings

Верхние три ряда иконокрасполагаются в наиболее удобном месте для вашего пальца

Один ряд оставлен пустым для возможности перелистывания без опасения нажатия одной из иконок

Представлена модель Стивена Хаккета

Один из больших фанатов мобильных устройств Бен Брукс представил свою

методологию навигации. Он использует три экрана – на iPhone и на iPad.На первом экране расположены часто используемые приложения, не содержит никаких папокНа втором экране расположены иконки приложений, которые не уместились на первом экране и все остальные в папках

Третий экран содержит только что загруженные приложения или временные папкиiOS doc – самые необходимые приложения, которые можно будет использовать при работе с любым экраном

Представлена модель Бена Брукса

Каждый экран разделен на квадраты. Если Вы одинаково владеете правой и левой руками или имеете длинные пальцы, то расположение иконок может быть следующим – с наиболее часто используемыми по углам

Представлена модель Бена Брукса

Согласно последней методологии наиболее используемыми приложениями являются Twitter, OmniFocus, Mail, Camera – весь нижний ряд, затем Dialvetica и Messages

Представлена модель Бена Брукса

Второй экран, иконки расположены согласно той же логике

Представлена модель Бена Брукса

Третий экран, иконки расположены согласно той же логике

Представлена модель Бена Брукса

Избегайте бардака на экранах своего смартфона! Вам не нужно хранить приложения, которыми Вы не пользуетесь.Есть у нас знакомый, у которого на iPod 64 GB было установлено более 200 различных приложений (всего на iTunes – около 400). Большинство из них были протестированы первый раз и благополучно забыты. Одних приложений «Погода» было пять, а офисных приложений, обладающих одинаковыми функциями и возможностями еще больше. Бардак усложняет навигацию по своему смартфону и может влиять на работу устройства.Правильным будет принцип: одна функция – одно приложение

Что еще? Несколько слов о корпоративном тайм-менеджменте

Кто уже внедряет

мобильное приложение для работы с

корпоративной

информационной системой (ERP, CRM,BI)?

Кто использует мобильное приложение для неформального

обучения или как инструмент вовлечения сотрудников, например, с привязкой к страницам и профилям

социальных сетей компании?

Кто уже создал эффективную систему работы удаленных сотрудников

посредством смартфонов и планшетов?

В каких компаниях есть планы внедрения

корпоративных порталов с созданием

мобильного приложения для работы с

ним?Первые-лучшие компании уже делают

Что почитать?• SMARTPHONE USERS AROUND THE WORLD - STATISTICS AND FACTS [INFOGRAPHIC] (

http://www.go-gulf.com/blog/smartphone)• 10 Ways the iPhone Saves Time (http://timemanagementninja.com/2010/09/10-ways-the-iphone-saves-time/)• 7 Time Management Mistakes You Are Making With Your Smartphone (

http://timemanagementninja.com/2010/10/7-time-management-mistakes-you-are-making-with-your-smartphone/)• TMN’s 19 Phone Rules (http://timemanagementninja.com/2011/07/tmns-19-phone-rules/)• Homescreen Organization Methodology (http://brooksreview.net/2011/03/homescreen-organized/)• On iPhone Home Screen Organization, Targets and the Opposable Human Thumb (

http://512pixels.net/home-screen-and-thumbs/)• Tips for great iPhone Homescreen Looks (http://lantinian.blogspot.com/2011/03/my-iphone-homescreen-layout.html)• Organize Your iPhone Or Android Home Screen For Smarter Daily Use (

http://www.fastcompany.com/1813956/organize-your-iphone-or-android-home-screen-for-smarter-daily-use)• Top 10 Time Management iPad and iPhone Apps (

http://blog.intuit.com/trends/top-10-time-management-ipad-and-iphone-apps/)

И обязательно ознакомьтесь с классическими тренингами по тайм-менеджменту с их полезными принципом Парето (применен, к примеру, в создании практики кратковременных “мозговых штурмов” в BCG), диаграммой Ганта (часто встречаются в программах-менеджерах задач), технологией Getting things done, придуманной Дэвидом Алленом.

Подготовил Максим Ивановhttp://ru.linkedin.com/in/miemdenhttp://m-i-emden.moikrug.ru/