BOSS - Back Office Support System

Kde najít možné

úspory?

BOSS - Back Office Support System

Reference

BOSS - Back Office Support System

BOSS - Back Office Support System

Co máme nasazeno interně

• Evidence majetku z pohledu uživatele• Přehled o přiděleném majetku

• Vyúčtování telefonů• Zlepšení sledování nákladů, tarifů a využitelnosti

objednaných služeb, 10 – 20 % platí zaměstnanci• Datové schránky• Přijímáme, skoro neodesíláme

• Směrnice• Máme zajištěno, že se lidi seznámí a mají přístup

BOSS - Back Office Support System

Co chceme nasadit

• Nákupní požadavky• Pro objednávání kancelářského materiálu a služeb

• Smlouvy• Kontrola nad verzemi, snadné zpřístupnění

• Evidence příležitostí• Včetně plánování příjmů

• Schvalování faktur• Pro přehled u koho se faktura zdržela

BOSS - Back Office Support System

BOSSŠéf, který pomáhá

BOSS - Back Office Support System

Finanční ředitel

Chce

• mít jistotu, že se nic neztratí a

nikdo se nedostane k datům,

ke kterým nesmí;

• získat rychle přehled

BOSS - Back Office Support System

Smlouvy

• Dostupnost informací

• Bezpečnost

• Prokazatelnost

• Úspora papíru a času

• Lepší hlídání průběhu

BOSS - Back Office Support System

Smlouvy

Evidence všech potřebných údajů

BOSS - Back Office Support System

Smlouvy

Rychlé nalezení

BOSS - Back Office Support System

Smlouvy

Zpřístupnění vedoucím dotčených oddělení

BOSS - Back Office Support System

Smlouvy

i dalším osobám

BOSS - Back Office Support System

Smlouvy

Složité schvalování, zástupnost

BOSS - Back Office Support System

Smlouvy

Upozorňování na konec platnosti, automatická prolongace

BOSS - Back Office Support System

Služební cesty

• Jistota vyúčtování

• Počítání diet, spotřeby, daně

• Kontrola vyúčtování CCS

• Doklady se neztrácejí

BOSS - Back Office Support System

Služební cesty – TREX

Zajištění vyplnění vyúčtování

BOSS - Back Office Support System

Služební cesty – TREX

Kalkulace diet, vyúčtování, evidence záloh

BOSS - Back Office Support System

Služební cesty – TREX

Evidence dokladů = neztrácejí se

BOSS - Back Office Support System

Vozidla

Reporty• Přiznání k silniční dani• Report CO2

• Náklady na vozidlo

BOSS - Back Office Support System

Schvalování faktur

• Celý proces požadavek – objednávka – faktura

• Zapojení více schvalovatelů, úspora za licence

• Navázání na rozpočty

• Archivace přijatých faktur

BOSS - Back Office Support System

Schvalování faktur - EPOS

Nákupní požadavky (včetně katalogu)

BOSS - Back Office Support System

Schvalování faktur - EPOS

Sledování objednávek

BOSS - Back Office Support System

Schvalování faktur - EPOS

Schvalování došlých faktur

BOSS - Back Office Support System

IT manažer

Musí zajistit

• bezpečnost dat

• omezení nákladů

• podklady pro audit

BOSS - Back Office Support System

Datové schránky

• Archivace zpráv

• Jistota výběru schránky

• Přehled o zpracování

• Bezpečnost

BOSS - Back Office Support System

Datové schránky

Přehled zpráv dle oprávnění

BOSS - Back Office Support System

Datové schránky

Podpora zpracování

BOSS - Back Office Support System

Vybavení

• Drobný majetek

• Přehled přiděleného majetku

• Žádanky na pořízení

• Podpora pro SW audit

BOSS - Back Office Support System

Vybavení

Přehled majetku

BOSS - Back Office Support System

Vybavení

Definice libovolného množství typů

BOSS - Back Office Support System

Vybavení

Sledování umístění, odpovědné osoby

BOSS - Back Office Support System

Vybavení

Report pohybu majetku

BOSS - Back Office Support System

Vybavení

Žádosti na pořízení majetku

BOSS - Back Office Support System

Vyúčtování telefonů

• Automatické zpracování výpisu

• Aplikace nastavených pravidel

• Přehled čerpání

• Podklady pro změnu tarifů

• Úspory až 40 %

BOSS - Back Office Support System

Vyúčtování telefonů

Vedoucí – přehled po pracovnících

BOSS - Back Office Support System

Vyúčtování telefonů

Detailní přehled konkrétního měsíce

BOSS - Back Office Support System

Vyúčtování telefonů

Nastavení limitů na SIM kartě

BOSS - Back Office Support System

Schvalování práv

• Převedení pravomocí na odpovědné uživatele

• Schválený stav = skutečný stav

• Podklady pro audit změn

• Přehled práv, jejich převedení a zrušení

BOSS - Back Office Support System

Schvalování práv

Žádost o změnu

BOSS - Back Office Support System

Schvalování práv

Přehled práv uživatele

BOSS - Back Office Support System

Personální ředitelka

Zodpovědná za

• nábor pracovníků a jejich

zapojení do organizace

• seznamování pracovníků

s interními předpisy

• přehled o čerpání volna

BOSS - Back Office Support System

Nepřítomnosti

• Přehled o čerpání

• Hlídání nastavených pravidel

• Informace o nepřítomnosti dalších osob

• Provázání se mzdovým systémem

• Provázání s MS Exchange kalendářem

BOSS - Back Office Support System

Nepřítomnosti

Přehled uživatele

BOSS - Back Office Support System

Nepřítomnosti

Při schvalování informace o kolezích

BOSS - Back Office Support System

Nepřítomnosti

Definice typů a pravidel

BOSS - Back Office Support System

Směrnice

• Schvalování

• Definice seznamovaných

• Testování

• Sledování platnosti

BOSS - Back Office Support System

Směrnice

Definice cílové skupiny

BOSS - Back Office Support System

Směrnice

Testovací otázky (nepovinné)

BOSS - Back Office Support System

Směrnice

Obnovování po určité době

BOSS - Back Office Support System

Směrnice

Přehled o seznámených

BOSS - Back Office Support System

Směrnice

Zaměstnanci mají přehled

BOSS - Back Office Support System

Procesy

Systeum.cz

BOSS - Back Office Support System

Hromadné procesy• Nástup zaměstnance• Změna zařazení pracovníka• Odchod pracovníka

BOSS - Back Office Support System

Jednotlivé procesy• Přidělení přístupu• Dovolené• Změna telefonního čísla• Žádost o nový počítač, vozidlo

• Uživatelsky definovatelné oběhy

• Hlídání termínů

• Podpora zástupců

• Definice typických variant žádostí

BOSS - Back Office Support System

Schéma systému

Jádro systému

Vozidla

Vyúčtování telefonů

Dovolené

Směrnice

Evidence přístupů

BOSS - Back Office Support System

Jádro systému

• Definice uživatelů, jejich práv a zařazení

• Evidence úkolů a aktivit napříč moduly

• Podpora vícejazyčného prostředí

• Sledování historie změn záznamů

• Kurzovní lístky, svátky, správa příloh

BOSS - Back Office Support System

Organizační struktura

• Zobrazení organizační struktury

• Respektování priorit útvarů a osob

• Telefonní seznam s možností hledání dle parametrů

• Podpora žádosti o změnu čísla

BOSS - Back Office Support System

Vývoj od roku

2006 Mexconnect.com

BOSS - Back Office Support System

Technologie

BOSS - Back Office Support System

www.youtube.com/TheBOSSProduct

BOSS - Back Office Support System

BOSS - Back Office Support System

DIGI TRADEMartin Humpolec

Tel. 222 722 739mhumpolec@digi-trade.czhttp://www.digi-trade.cz/boss