Snídaně s BOSSem

BOSS - Back Office Support System

Kde najít možné

úspory?


Reference


Co máme nasazeno interně

• Evidence majetku z pohledu uživatele• Přehled o přiděleném majetku

• Vyúčtování telefonů• Zlepšení sledování nákladů, tarifů a využitelnosti

objednaných služeb, 10 – 20 % platí zaměstnanci• Datové schránky• Přijímáme, skoro neodesíláme

• Směrnice• Máme zajištěno, že se lidi seznámí a mají přístup


Co chceme nasadit

• Nákupní požadavky• Pro objednávání kancelářského materiálu a služeb

• Smlouvy• Kontrola nad verzemi, snadné zpřístupnění

• Evidence příležitostí• Včetně plánování příjmů

• Schvalování faktur• Pro přehled u koho se faktura zdržela


BOSSŠéf, který pomáhá


Finanční ředitel

Chce

• mít jistotu, že se nic neztratí a

nikdo se nedostane k datům,

ke kterým nesmí;

• získat rychle přehled


Smlouvy

• Dostupnost informací

• Bezpečnost

• Prokazatelnost

• Úspora papíru a času

• Lepší hlídání průběhu


Smlouvy

Evidence všech potřebných údajů


Smlouvy

Rychlé nalezení


Smlouvy

Zpřístupnění vedoucím dotčených oddělení


Smlouvy

i dalším osobám


Smlouvy

Složité schvalování, zástupnost


Smlouvy

Upozorňování na konec platnosti, automatická prolongace


Služební cesty

• Jistota vyúčtování

• Počítání diet, spotřeby, daně

• Kontrola vyúčtování CCS

• Doklady se neztrácejí


Služební cesty – TREX

Zajištění vyplnění vyúčtování



Kalkulace diet, vyúčtování, evidence záloh



Evidence dokladů = neztrácejí se


Vozidla

Reporty• Přiznání k silniční dani• Report CO2

• Náklady na vozidlo


Schvalování faktur

• Celý proces požadavek – objednávka – faktura

• Zapojení více schvalovatelů, úspora za licence

• Navázání na rozpočty

• Archivace přijatých faktur


Schvalování faktur - EPOS

Nákupní požadavky (včetně katalogu)



Sledování objednávek



Schvalování došlých faktur


IT manažer

Musí zajistit

• bezpečnost dat

• omezení nákladů

• podklady pro audit


Datové schránky

• Archivace zpráv

• Jistota výběru schránky

• Přehled o zpracování

• Bezpečnost


Datové schránky

Přehled zpráv dle oprávnění


Datové schránky

Podpora zpracování


Vybavení

• Drobný majetek

• Přehled přiděleného majetku

• Žádanky na pořízení

• Podpora pro SW audit


Vybavení

Přehled majetku


Vybavení

Definice libovolného množství typů


Vybavení

Sledování umístění, odpovědné osoby


Vybavení

Report pohybu majetku


Vybavení

Žádosti na pořízení majetku


Vyúčtování telefonů

• Automatické zpracování výpisu

• Aplikace nastavených pravidel

• Přehled čerpání

• Podklady pro změnu tarifů

• Úspory až 40 %



Vedoucí – přehled po pracovnících



Detailní přehled konkrétního měsíce



Nastavení limitů na SIM kartě


Schvalování práv

• Převedení pravomocí na odpovědné uživatele

• Schválený stav = skutečný stav

• Podklady pro audit změn

• Přehled práv, jejich převedení a zrušení


Schvalování práv

Žádost o změnu


Schvalování práv

Přehled práv uživatele


Personální ředitelka

Zodpovědná za

• nábor pracovníků a jejich

zapojení do organizace

• seznamování pracovníků

s interními předpisy

• přehled o čerpání volna


Nepřítomnosti

• Přehled o čerpání

• Hlídání nastavených pravidel

• Informace o nepřítomnosti dalších osob

• Provázání se mzdovým systémem

• Provázání s MS Exchange kalendářem


Nepřítomnosti

Přehled uživatele


Nepřítomnosti

Při schvalování informace o kolezích


Nepřítomnosti

Definice typů a pravidel


Směrnice

• Schvalování

• Definice seznamovaných

• Testování

• Sledování platnosti


Směrnice

Definice cílové skupiny


Směrnice

Testovací otázky (nepovinné)


Směrnice

Obnovování po určité době


Směrnice

Přehled o seznámených


Směrnice

Zaměstnanci mají přehled


Procesy

Systeum.cz


Hromadné procesy• Nástup zaměstnance• Změna zařazení pracovníka• Odchod pracovníka


Jednotlivé procesy• Přidělení přístupu• Dovolené• Změna telefonního čísla• Žádost o nový počítač, vozidlo

• Uživatelsky definovatelné oběhy

• Hlídání termínů

• Podpora zástupců

• Definice typických variant žádostí


Schéma systému

Jádro systému

Vozidla


Dovolené

Směrnice

Evidence přístupů


Jádro systému

• Definice uživatelů, jejich práv a zařazení

• Evidence úkolů a aktivit napříč moduly

• Podpora vícejazyčného prostředí

• Sledování historie změn záznamů

• Kurzovní lístky, svátky, správa příloh


Organizační struktura

• Zobrazení organizační struktury

• Respektování priorit útvarů a osob

• Telefonní seznam s možností hledání dle parametrů

• Podpora žádosti o změnu čísla


Vývoj od roku

2006 Mexconnect.com


Technologie


www.youtube.com/TheBOSSProduct


DIGI TRADEMartin Humpolec

Tel. 222 722 [email protected]://www.digi-trade.cz/boss

Snídaně s BOSSem

Technology

Transcript of Snídaně s BOSSem