Post on 05-Sep-2019
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PPP-04-01
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : SINATU SADIAH SHAPIE Jawatan : Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik Tarikh : 08 September 2017
NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah (A) PMK Tarikh : 08 September 2017
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 3
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 3
1.2 Rujukan ............................................................................................................... 3
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 ..................................................................... 4
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 4
1.5 Definisi ................................................................................................................ 5
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 6
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 ..................................................................................................... 7
2.1 Proses Pendaftaran Kursus ................................................................................. 7
3.2 Pemilihan Pelajar Secara Online.............................................................................. 9
4. PROSES KERJA 4.4.1 ....................................................................................................... 10
4.1 Proses Pendaftaran Kursus ................................................................................. 10
4.2 Pemilihan Pelajar Secara Online .......................................................................... 10
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 10
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................. 11
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 12
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ...................................................... 12
9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................. 12
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ........................................................................................ 13
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
1.0 KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Menggariskan tindakan-tindakan bagi memudahkan pengurusan pendaftaran kursus pelajar oleh pensyarah didalam tempoh yang ditetapkan.
2) Skop (key activities) a. Digunapakai dalam urusan memilih pelajar dibawah pensyarah kursus.
b. Menyelaras tarikh-tarikh penting urusan pendaftaran kursus
c. Menyelaras tindakan di atas isu kagagalan pendaftaran kursus
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Jadual waktu bagi semakan pelajar bagi urusan pendaftaran dikeluarkan sebelum pelajar mendaftar
b. Pelajar selesai mendaftar kursus dalam tempoh yang ditetapkan setiap semester
c. Pensyarah memilih setiap pelajar di dalam kursus pilihan sebelum tarikh akhir pendaftaran/pengguguran kursus
4) Pemilik proses a. Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik
5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah e. Pelajar
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Akademik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti d. Badan Persijilan
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik.
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus
b. Takwim P&P
c. Jadual Waktu
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan
Ketua program/Ketua kursus
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Penyelaras Kualiti Jabatan
Pensyarah
Pegawai Teknologi Maklumat (Perisian)
Pemilik proses
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a)
Pejabat dan Ruang Kerja
Dewan taklimat
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)
Komputer dan printer
Pengangkutan 7.1.3 (c)
-
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Kemudahan internet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Memahami kehendak kurikulum
Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan kehendak kurikulum dari Ketua program
Pernah mendapat taklimat daripada Ketua Program akan kepentingan dan isu berkaitan pendaftaran kursus
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Takwim P&P Penyelaras Kualititi Jabatan
Seminggu sebelum kuliah bermula
Emel Semua
Pensyarah
2. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Seminggu sebelum kuliah bermula
Serahan Tangan Semua
Pensyarah
3. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Tempoh pendaftaran pelajar di dalam sistem
Hebahan di SPMP Pelajar
4. Senarai pelajar di dalam kursus terlibat
Pegawai Teknologi Maklumat
Tempoh sehingga
Hebahan di i-Daftar SPMP
Pensyarah/
PPAJ/
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
Sistem i-Daftar SPMP
tarikh tamat pendaftaran/ pengguguran kursus
PPAP
5. Slip Pendaftaan Kursus
Pelajar Minggu pertama Kuliah
Serahan tangan PA
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Timbalan Pengarah Akademik Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi.
Ketua Jabatan Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi.
Ketua Program Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program tertentu di Jabatan Akademik Induk.
Ketua Kursus Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai kursus tertentu di Jabatan Akademik Sokongan.
Kurikulum Dokumen rujukan utama bagi setiap kursus yang ditawarkan di politeknik yang diselaraskan penggunaan oleh Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti.
Takwim P&P Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik.
Jadual Waktu Jadual P&P untuk setiap pensyarah bagi semester tersebut yang lengkap mengandungi masa, kursus diajar, program terlibat, tempat P&P, jam kredit mengajar dan tugas-tugas sampingan pensyarah.
Peyelaras Jadual Waktu Pihak yang terlibat menyelaraskan dan menyediakan Jadual Waktu bagi pensyarah.
Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan
Pihak yang terlibat menyelaraskan hal ehwal akademik dan menguruskan perkara-perkara berkaitan aktiviti akademi pelajar jabatan.
Penasihat Akademik Pihak yang bertanggungjawab dalam mengurus serta membantu merancang dan menyusun struktur program serta memantau pendaftaran kursus sepanjang pengajian
Pensyarah Individu yang bertanggungjawab merancang, menyedia, menyenggara Rancangan Mengajar dan seterusnya melaksanakan kuliah berdasarkan Rancangan Menagajar yang telah disahkan.
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
TPA Timbalan Pengarah Akademik
KJ Ketua Jabatan
KP Ketua Program
KK Ketua Kursus
PK Pensyarah Kursus
PPAP Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik
PPAJ Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan
PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
FPA Fail Penasihat Akademik
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Proses Pendaftaran Kursus
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
KP / KK
PJWJ
Struktur program
Jadual Waktu
DAFTAR KURSUS
Slip pendaftaran kursus
Bilangan pelajar
PK
PA
Pelajar
2.2 Pemilihan Pelajar Secara Online
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
Pangkalan data
Senarai pelajar mengikut kursus
Kehadiran pelajar
PILIH PELAJAR
Pangkalan data
Senarai pelajar mengikut seksyen
PK
PPAJ
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Proses Pendaftaran Kursus
KP / KK PJWJ PENASIHAT
AKADEMIK PELAJAR
PENSYARAH KURSUS
TERIMA JADUAL WAKTU
DAFTAR KURSUS SECARA ONLINE
EDAR STRUKTUR PROGRAM
CETAK SLIP PENDAFTARAN
KURSUS
PILIH PELAJAR MENGIKUT SEKSYEN
SEDIA JADUAL WAKTU
* Nota :
Pelajar tidak aktif
dirujuk kepada
HEP
SEMAK STATUS
PELAJAR *
CETAK SENARAI PELAJAR
SERAH SLIP PENDAFTARAN
KEPADA PA
SIMPAN SLIP PENDAFTARAN
PELAJAR
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
3.2 Pemilihan Pelajar Secara Online
PENYELARAS PENASIHAT AKADEMIK JABATAN/
PENYELARAS PENDAFTARAN
JABATAN
PELAJAR PENSYARAH
KURSUS PENASIHAT AKADEMIK
HADIR KE KELAS YANG
DIPILIH
MAKLUM AKAN KURSUS YANG
DIDAFTAR OLEH PELAJAR
SEMAKAN SLIP PENDAFTRAN
KURSUS
SEMAK SENARAI NAMA DI
PANGKALAN DATA
YA
TIDAK
PILIH PELAJAR DI
DALAM SISTEM ONLINE
CETAK BORANG
KEHADIRAN PELAJAR
PELAJAR DIPILIH OLEH
PENSYARAH KURSUS
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Proses Pendaftaran Kursus
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. KP Edar struktur program
2. PJWJ Sediakan jadual waktu, hebahan di laman SPMP
3. PA Terima / Semak Status Pendaftaran Pelajar
4. Pelajar Daftar Kursus Secara Online
Cetak Slip Pendaftaran Kursus
Serah Slip Pendaftaran kepada PA
5. Pensyarah Kursus
Pilih pelajar mengikut seksyen / Cetak Senarai Pelajar
6. PA Simpan salinan Slip Penaftaran Kursus Pelajar didalam FPA
4.2 Pemilihan Pelajar Secara Online
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PPAJ Maklum
2. Pelajar Hadir ke kelas yang dipilih
Pastikan kehadiran diambil oleh pensyarah secara manual pada hari pertama kuliah kursus terlibat
3. Pensyarah
kursus
Semak senarai nama di pangkalan data i-Daftar SPMP
Pilih pelajar di dalam sistem online
Cetak Borang Kehadiran Pelajar
4. PA Semakan slip pendaftaran kursus pelajar
Semak status pendaftaran kursus pelajar
Mengmbil tindakan susulan kepada Pensyarah Kursus serta pelajar
5.P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
o Output perancangan o Takwim P&P o Senarai Kursus Pengajian
o Kelulusan Perancangan o Pengarah, KJHEP,Pegawai Peperiksaan Politeknik
Perlaksanaan dan Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
o Kaedah kawalan 8.5 o Rujuk dan akur Takwim P&P o Rujuk dan akur Proses Kerja o Penggunaan Borang di dalam
Lampiran o Pemantauan oleh Ketua Jabatan/
KP/PPAP
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
o Kawalan proses yang disumber luar 8.4 o Juruaudit
o Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 o Kod Kursus o No Matrik Pelajar o Pensyarah Kursus o Data SPMP
o Harta hak milik pelanggan 8.5.3 o Data Bilangan Pelajar
o Pemuliharaan 8.5.4 o Sistem Pendaftaran Online
o Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 o Urusan Pendaftran/ Pengguguran Kursus sekiranya ada isu
o Kawalan Perubahan 8.5.6 o Takwim P&P
Tindakan 10 (ACTION)
o Penilaian keberkesanan 9.1.3 o Penilaian pencapaian objektif kualiti
o Tindakan Pembetulan 10.2 o Tindakan Tindakan Pembetulan
o Penambahbaikan 10.3 o Hebahan pelbagai medium/ Kolaborasi di antara pelbagai Unit
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Senarai pelajar tidak daftar kursus sehingga tempoh ditetapkan
Bilangan kreadit pelajar kurang implikasi melibatkan Unit Peperiksaan
Implikasi pelajar melibatkan status sebagai pelajar Politeknik
Semakan oleh HEP/ PPAP/PPAJ
Makluman untuk tindakan oleh PA kepada pelajar terlibat
2. Pelajar tidak dipilih oleh pensyarah sehingga tempoh yang ditetapkan
Kesan kepada peratusan kehadiran pelajar
Implikasi kepada status sebagai pelajar Politeknik
Makluman hebahan berkala kepada pensyarah kursus dan PA oleh PPAJ
Tindakan Pembetulan dengan mengemaskini RM mengikut perancangan
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Slip Pendaftaran Kursus 6 semester Fail FPA di Pejabat
Pensyarah
Fail Folio Pelajar
Am
2. Rekod Kehadiran Pelajar 1 semester FRP Pensyarah Kursus
Am
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS
PPP-04-01
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/13
Tarikh 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:
a. Hardcopy b. Laman web
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-2017
02
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01.
P02.
P03.