Post on 25-Dec-2019
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PETA PADA BADAN
INFORMASI DAN GEOPASIAL (BIG)
CIBINONG-BOGOR
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S. IP)
oleh:
Wildan Firdaus
NIM. 1111025100016
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1438 H/2017
i
ABSTRAK
Wildan Firdaus. (NIM: 1111025100016). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Peta pada Badan Informasi dan Geopasial (BIG) Cibinong Bogor. Skripsi. Dibawah bimbingan Lilik Istiqoriyah, M.Hum. Jakarta: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2017.
Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif peta pada BIG. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif yang dilakukan meliputi pemindahan, pengorganisasian, pemeliharaan dan penyusutannya, serta mengetahui upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip tersebut. Penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan pada penelitian ini yakni, Kepala Subbag Kearsipan, arsiparis dan staf kearsipan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan dengan reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menujukan pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG sudah baik dan optimal menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah dengan azas kombinasi. Fasilitas kearsipan digunakan seperti rak baja terbuka, roll o’pack, lemari arsip gantung. Ruang penyimpanan arsip sangat baik dengan suhu dan kelembaban yang stabil dan sejuk menggunakan fire alarm system dan CCTV untuk keamanan arsip. Kendala ruang dan fasilitas penyimpanan tidak dapat menampung jumlah arsip yang terus bertambah. Pemeliharaan arsip peta sudah dilakukan dengan sangat optimal sebanyak dua kali dalam setahun. Pemusnahan arsip dilakukan dengan menghancurkannya menjdi bubur kertas. Sebaiknya Sub Bagian Kearsipan merealisasikan gedung penyimpanan baru untuk penyimpanan arsip inaktif peta yang semakin bertambah, serta mensosialisasikan secara rutin mekanisme pelayanan arsip di BIG secara formal ataupun informal.
Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Pengelolaan Arsip, Peta, Badan Informasi Geopasial Cibinong-Bogor.
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
melipahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-nya kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi persyaratan dalam
mencapai gelar sarjana. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih
terdapat banyak kelemahan dan kekurangan dalam penulisannya. Sehingga
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Penulis menyadari penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan
semua pihak yang meluangkan waktunya dalam membantu penulis. Maka pada
kesempatan yang ada ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebanyak-
banyaknya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayaullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum. sebagai dosen pembimbing sekripsi saya,
yang sudah membimbing saya selama mengerjakan skripsi.
5. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya
yang bermanfaat.
6. Seluruh informan dalam penelitian ini, baik dari pegawai Badan Informasi dan
Geospasial (BIG) Cibinong Bogor.
7. Kedua Orang tua penulis, Ayah Rachmat Setiawan dan Mamah Elih Sholihat yang saya
cintai dan banggakan dan keluarga penulis yang tak henti-hentinya memberikan motivasi,
semangat maupun do’a baik secara lahir maupun batin kepada penulis dalam
penyelesaian skripsi ini.
8. Terima Kasih kepada Kawan-Kawan JIPERS UIN Jakarta, Zulfikar Arman, Febri Nurul
Huda, Eko Raharjo, Yogi Bilowo, Bintang, Syarif, Kibar Sumanja, Hasbi Fikri, Arief
Dwi Hermawan, Ahmad Jauzi, Firly Hidayat, Eko Raharjo, M. Syafiq Kumala Putra,
Bang Al Muhdil Karim, Septian Nur Arif, M. Zihan Saragih, Lana, Radit, M. Agustina,
yang telah memberikan semangat maupun motivasi dan memberikan masukan kepada
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
9. Terima Kasih kepada Rekanan dari Najah Photography, Karyabera Cireng Kriwil,
Sekutstik, Roda liar Vespa, Yuka Wisata, yang telah memberikan semangat dan selalu
mendukung penulis.
10. Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan tugas akhir
sebagai mahasiswa strata satu ini, yang tidak dapat diucapkan satu persatu, terimakasih
untuk semuanya, Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan dan doa yang sudah
diberikan kepada penulis. Amin.
Penulis
Wildan Firdaus
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..................................................................................................... i
KATA PENGANTAR .................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................. iv
DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................................... 1
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah .................................................... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................ 4
D. Definisi Istilah .................................................................................... 4
E. Sistematika Penulisan .......................................................................... 6
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Arsip .................................................................................. 8
B. Arsip Dinamis .................................................................................... 9
1. Arsip Dinamis .............................................................................. 9
2. Fungsi Arsip Dinamis ................................................................... 11
C. Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................................. 12
1. Siklus Hidup Arsip ....................................................................... 12
2. Manajemen Arsip Dinamis ........................................................... 14
3. Proses Manajemen Arsip .............................................................. 16
4. Manajemen Arsip Inaktif ............................................................. 19
5. Sistem Informasi Kearsipan ......................................................... 37
6. Sistem Temu Kembali Arsip ........................................................ 39
D. Penelitian Relevan ............................................................................... 41
v
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .......................................................... 43
B. Sumber Data ......................................................................................... 43
C. Pemilihan Informan ............................................................................. 44
D. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 44
E. Teknik Analisis Data ........................................................................... 46
F. Jadwal Penelitian ................................................................................. 47
BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN
A. Sejarah Obyek Penelitian .................................................................... 48
1. Sejarah Badan Informasi Geopasial Cibinong-Bogor ................... 48
2. Visi dan Misi BIG Cibinong-Bogor .............................................. 52
3. Kedudukan, Tugas dan Fungsi ...................................................... 52
4. Program ......................................................................................... 54
5. Struktur Organisasi ....................................................................... 55
B. Hasil Penelitian .................................................................................... 61
1. Pengelolaan Arsip Inaktif Peta di BIG Cibinong Bogor .............. 61
2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Peta di Sub Bagian Kearsipan BIG ............................................... 88
C. Pembahasan .......................................................................................... 90
1. Pengelolaan Arsip Inaktif Peta di BIG CibinongBogor ............... 90
2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Peta di Sub Bagian Kearsipan BIG ................................................ 105
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .................................................................................... 107
B. Saran .................................................................................... 109
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 110
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Lembar Dosen Pembimbing
Lampiran 2 Lembar Bimbingan
Lampiran 3 Pedoman Wawancara
Lampiran 4 Dokumentasi Hasil Observasi
Lampiran 5 Sistem Manajemen Kearsipan BIG Cibinong-Bogor
Lampiran 6 KeputusanKepala BIG no. 34.1 tahun 2013tentang Pedoman Tata
Kearsipan
Lampiran 7 Keputusan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 34.2
Tahun2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG
Lampiran 8 Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 19 tahun 2013
tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi
Geospasial
Lampiran 9 PeraturanKepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015
tentangSistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis
di Lingkungan Badan Informasi Geospasial
vi
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1 Jadwal Penelitian ............................................................................ 47
2. Tabel 2 Jumlah Rak Arsip ........................................................................... 68
3. Tabel 3 Jumlah Boks Arsip di Ruang Penyimpanan .................................. 70
4. Tabel 4 Jumlah total boks arsip yang disimpan ........................................... 71
5. Tabel 5 Ruang Penyimpanan 1 .................................................................... 75
6. Tabel 6 Ruang Penyimpanan 2 .................................................................... 75
7. Tabel 7 Suhu dan Kelembaban Ruang Penyimpanan Arsip Peta ................ 76
8. Tabel 8 Petugas Kearsipan Pusat Kearsipan BIG ....................................... 77
9. Tabel 9 Keterampilan Petugas Kearsipan .................................................... 78
10. Tabel 10 Kecekatan Penemuan Kembali Arsip ........................................... 80
1
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap lembaga, instansi atau perusahaan pasti mempunyai tujuan yang
ingin dicapai dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan
dan tentunya menghasilkan dokumen-dokumen, file-file, arsip atau bahkan aset
penting yang perlu dikelola dengan baik pada bidang kearsipan secara khusus.
Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi
dari suatu lembaga/organisasi. Arsip dinamis merupakan arsip yang akan terus
mengalami dinamika. Seiring dengan perkembangan organisasi maka arsip
tersebut akan mengalami perkembangan juga. Dalam mengatasi perkembangan
arsip dinamis organisasi melakukan pengelolaan arsip dinamis meliputi
penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.1
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi,
serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap lembaga/organisasi
dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan. Demi terpeliharanya
dokumen/arsip, maka diperlukan cara pengelolaan, pengaturan dan penanganan
kearsipan yang benar, sehingga dokumen/arsip dapat tertata dengan baik dan
benar untuk memudahkan proses temu kembali dokumen secara cepat, tepat dan
teliti. Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam suatu
lembaga/organisasi, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Hal tersebut
tanpa terkecuali dilakukan oleh Badan Informasi Goespasial.
Badan Informasi Geospasial adalah salah satu lembaga pemerintah
non kementerian di Indonesia yang bertugas melaksanakan survei dan
1 Undang Undang Republik Indonesia no 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
2
pemetaan nasional untuk menyediakan infrastruktur data spasial sebagai
dasar bagi pengembangan data dan informasi sumber daya alam dan
lingkungan. BIG menciptakan dokumen/arsip seperti dokumen-dokumen
standar dalam bidang informasi geografi/geomatika, data jaringan kontrol
geodesi dan peta-peta dari berbagai program-program atau kegiatan-
kegiatan yang dilakukannya. Salah satu jenis dokumen/arsip peta yang
dimiliki oleh BIG yaitu peta kelautan, peta tematik dan peta rupabumi.
Data-data geodesi dimanfaatkan oleh pemerintah maupun swasta sebagai
referensi untuk pekerjaan pemetaan dan survei rekayasa dan sebagai
landasan pengembangan Infrastruktur Data Spasial Nasional (ISDN).2
BIG menjadi tulang punggung untuk menjamin ketersediaan akses terhadap
informasi geospasial yang dapat dipertanggungjawabkan, mewujudkan
penyelenggaraan informasi geospasial yang berdaya guna (efisien) dan berhasil
guna (efektif) melalui kerja sama, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, dan
mendorong penggunaan informasi geospasial dalam penyelenggaraan
pemerintahan dan dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat. Permasalahan
tersebut mengharuskan BIG melaksanakan pengelolaan dokumen/arsipnya dengan
baik di mulai dari penciptaannya, penerimaan, penyimpanan/pengorganisasian,
pengaksesan, pemeliharaan hingga penyusutan/pemusnahannya. Terlebih lagi BIG
menjadi naungan bagi lembaga-lembaga dalam bidang goespasial yang tersebar di
wilayah/provinsi se-Indonesia.
Berdasarkan hasil observasi awal yang telah dilakukan pada unit arsip di
BIG Cibinong diketahui bahwa arsip peta yang dimiliki diperoleh dari berbagai
program-program atau kegiatan-kegiatan yang dilakukannya, baik dalam bentuk
tercetak, elektronik maupun digital. Akan tetapi masih terdapat kendala-kendala
yang dihadapi oleh BIG, yakni kurangnya fasilitas penyimpanan yang
mengakibatkan terdapat arsip-arsip yang diletakkan dilantai karena tidak
tertampung oleh roll o’pack, rak baja terbuka dua muka dan lemari arsip gantung
2 BIG (Badan Informasi dan Geopasial). Profile. http://www.bakosurtanal.go.id/. Diakses
pada tanggal 27 Januari 2016
3
kecil. Ruang penyimpanan yang semakin sempit seiiring dengan bertambahnya
arsip-arsip inaktif peta yang tersimpan. Serta kurangnya pemahaman user dari
pihak eksternal BIG terhadap peraturan hak akses, alur pelayanan arsip dan
mekanisme peminjaman arsip di BIG.
Berdasarkan permasalahan diatas peneliti tertarik untuk melihat lebih dalam
lagi pengelolaan arsip dinamis inaktif peta meliputi pemindahan,
pengorganisasian, pemeliharaan, pelayanan dan penyusutan/pemusnahan arsip
dinamis inaktif peta di BIG, Kemudian hasil penelitian tersebut akan dituangkan
ke dalam skripsi dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Peta pada
Badan Informasi dan Geopasial (BIG) Cibinong Bogor”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Dalam penelelitian ini peneliti hanya membatasi masalah pada:
a. Pengelolaan arsip dinamis inaktif peta yang dilakukan oleh BIG
meliputi pemindahan, pengorganisasian, pemeliharaan dan penyusutan.
b. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang ada dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di BIG.
2. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan maka rumusan
masalahnya adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis inaktif peta yang
dilakukan di BIG ?
b. Bagaimana upaya mengatasi kendala-kendala yang terjadi dalam proses
pengelolaan arsip dinamis inaktif di BIG?
4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan permasalhan
diatas maka tujuan penelitian ini adalah
a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di BIG
meliputi penciptaan pengorganisasian dan penyusutan dokumen
b. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala-kendala yang terjadi dalam
proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di BIG.
2. Manfaat Penelitian
a. Diharapkan dari penelitian ini dapat diperoleh tambahan informasi bagi
khasanah ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang ilmu kearsipan
terkait dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif pada BIG Cibinong
Bogor.
b. Sebagai pengalaman penulis ketika suatu saat harus terjun ke lapangan
yang selama ini hanya belajar teori dari dunia perkuliahan.
D. Defenisi Istilah
1. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang memberikan pengawasan pada semua
hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian
tujuan.
2. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu3.
3 Universitas Negeri Semarang, Pedoman Aktif Dinamis, (Semarang: UNS, 2013), hal. 14.
5
Arsip dinamis yang dimaksud dalam penelitian ini adalah peta
rupabumi, peta tematik dan peta kelautan.
6
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan
Bab ini membahas tentang latar belakang, pembatasan dan
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi
istilah, dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Literatur
Bab ini berisi tinjauan literatur. Tinjauan literatur memuat
beberapa teori yang berkaitan dengan pengelolaan arsip
dinamis di lembaga pemerintah yang akan digunakan
sebagai landasan utama untuk melakukan penelitian
mengenai pengelolaan arsip dinamis
BAB III Metode Penelitian
Dalam bab ini menjelaskan tentang jenis dan pendekatan
penelitian, sumber data, populasi dan sampel, teknik
pengumpulan data, teknik analisis data, tempat dan waktu
penelitian.
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisikan tentang sejarah singkat Kantor Badan
Informasi dan Geopasial (BIG) Cibinong Bogor meliputi:
visi dan misi, lokasi, struktur organisasi, kemudian
menyajikan hasil penelitian dan pembahasan tentang
pengelolaan arsip dinamis di BIG Cibinong Bogor.
7
BAB V Penutup
Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian yaitu penarikan
kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran-saran.
Baik kesimpulan dan saran wajib menjawab tujuan
penelitian secara singkat dan padat.
8
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Arsip
Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.1
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2
Menurut NARA (National Archives and Records Administration),
record/arsip adalah buku, kertas, peta, foto, material terbacakan mesin, atau
materi dokumenter lain, tanpa memperhatikan bentuk fisik atau
karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh agensi Amerika Serikat di
bawah hukum federal atau hubungannya dengan transaksi kepentingan
publik dan dipreservasi oleh agensi tersebut sebagai bukti organisasi,
fungsi, kebijakan, keputusan, prosedur, operasi, atau aktivitas lain
pemerintahan atau karena alasan nilai informasi di dalamnya.3
Dari definisi tertang arsip di atas dapat diartikan bahwa arsip
merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media seperti buku, kertas, peta, foto atau materi dokumenter lain, tanpa
terbatas oleh bentuk fisik atau karakteristiknya. Arsip sesuai dengan
perkembangan zaman dan teknologi informasi dibuat dan diterima oleh
perorangan ataupun organisasi masyarakat, lembaga pemerintah maupun
1 Sutarto. Sekretaris Dan Tata Warkat. Cet. III (Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press,
1999).h.200 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
3 NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture
RecordsManagement Profile. http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses
pada tanggal 2 Februari 2016
9
swasta untuk kepentingan publik dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sebagai bukti pertanggungjawaban
organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan, prosedur, dan pelaksanaan kegiatan
yang telah dilakukan atau karena alasan nilai informasi di dalamnya.
Menurut A.W Widjaya, pengertian arsip adalah
“Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan
tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat
berwujud surat, data dan bahan-bahan keterangan yang jelas dan
tepat. Bahan-bahan keterangan itu dapat berupa kartu-kartu, buku
cetakan, hasil penelitian, skripsi dan sebagainya.”4
Dari beberapa definisi tentang arsip di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan suatu rekaman peristiwa/dokumentasi yang tercipta dan diterima dari
perorangan ataupun organisasi masyarakat, lembaga pemerintah maupun
swasta, baik tercetak maupun digital, yang dikelompokkan/disimpan
berdasarkan ketentuan kearsipan untuk kepentingan publik dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara karena nilai informasi
yang terkandung di dalamnya. Dan arsip dapat berupa kartu, buku cetakan, surat
dan sebagainya.
B. Arsip dinamis
1. Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis atau yang disebut dengan rekod yaitu “informasi
terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima
oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau
4 A.W Widjaya. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT. Raja Grafindo
Pustaka, 1993), h. 8.
10
melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.”5 Pengertian lain juga
mengungkapkan arsip dinamis sebagai arsip yang digunakan secara langsung
untuk penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih
aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi sehari-
hari.6 Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit
pengolahan arsip.
Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah,
swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnya.7
Sedangkan Boedi Martono mengungkapkan bahwa “arsip dinamis adalah
arsip yang masih berada pada setiap organisasi yang dipelihara karena secara
fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan. Arsip dinamis
dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis aktif : Arsip yang frekuensi kegunaaanya untuk
penyelenggaraan kerja masih tinggi. Dalam arti, arsip masih sering
digunakan sebagai berkas kerja.
b. Arsip dinamis inaktif : Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan
mengalami penurunan kegunaan. Arsip tidak lagi secara terus-menerus
sebagai berkas kerja. Tetapi hanya digunakan sekali waktu sebagai
referensi atau alasan non operasional lainnya.”8
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis
adalah arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelenggaraan kegiatan administrasi, baik perorangan dan kalangan
instansi pemerintah maupun swasta, baik dalam bentuk tercetak, elektronik
5 Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola
Informasi dan Dokumen. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 13. 6 International Councial on Archives. Electronic Record: A Workbook for Archivist. Paris:
ICA, 2005. 7 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003). h. 2
8 Boedi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan.
Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1990), h. 21.
11
maupun digital. Arsip dinamis juga dibedakan menjadi dua yaitu arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
2. Fungsi Arsip Dinamis
Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi menjadi dua yaitu arsip
aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan
dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan
keputusan dan sebagai bahan kerja.9 Sedangkan arsip inaktif adalah arsip
yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kegiatan keseharian organisasi.
Dalam pelaksanaannya seharusnya arsip inaktif ini disimpan di pusat arsip.
Arsip dinamis biasanya dikelola oleh badan pengelola arsip sendiri,
selain itu arsip dinamis juga mempunyai beberapa fungsi dasar, yaitu:
a. Sebagai bukti (evidence).
b. Sebagai bahan referens (reference material) bagi badan korporasi
untuk fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam
penjadwalan retensi arsip.10
Kegunaan arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi
atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat dengan teratur, sehingga
setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan
perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.
Menurut Basir Bartos, nilai guna arsip dinamis mempunyai delapan (8)
nilai kegunaan meliputi :
a. Nilai kegunaan administrasi.
b. Nilai kegunaan dokumentasi.
9 Krihanta. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi dalam rangka Meningkatkan Layanan
kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h. 66 10
Ira A. Penn “Records Management Handbook”.(England: Gower House, 1992). h. 107
12
c. Nilai kegunaan hukum.
d. Nilai kegunaan fiskal (berkaitan dengan keuangan)
e. Nilai kegunaan perorangan.
f. Nilai kegunaan pemeriksaan.
g. Nilai kegunaan penunjang.
h. Nilai kegunaan penelitian.11
C. Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Siklus Hidup Arsip
Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan.
Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini
dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan.12
Philip C. Bantin mendeskripsikan model daur-hidup sebuah rekod ke
dalam beberapa tahap atau periode, mirip seperti organisme hidup. Pada
tahap pertama, rekod diciptakan. Pada tahap kedua rekod memasuki masa
aktif dengan nilai primer maksimum, aktif dan sering digunakan oleh institusi
pembuatnya serta digunakan untuk pengambilan keputusan di Indonesia biasa
disebut arsip dinamis aktif. Pada tahap ini rekod biasanya disimpan di
kantor/unit kerja tempat penciptanya atau di mana rekod tersebut aktif
digunakan.13
Pada akhir tahap kedua rekod akan dievaluasi dan ditentukan apakah
dimusnahkan atau memasuki tahap berikutnya (ketiga) dan diubah statusnya
menjadi semi-aktif, artinya rekod tersebut masih mempunyai nilai tetapi tidak
diperlukan untuk pengambilan keputusan sehari-hari (di Indonesia biasa
11
Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 115. 12
Ira A. Penn. dkk,. Records Management Handbook. (2nd ed.). (Cambridge:
Gower,1994). h. 12 13
Philip C Bantin. n.d. Strategies for Managing Elecrtonic Records: A New Archival
Paradigm? An Affirmation of Our Archival Traditions?
http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal 30 April 2015
13
disebut arsip dinamis inaktif). Karena rekod tidak digunakan secara reguler,
maka biasanya disimpan di tempat berbeda (pusat penyimpanan) yang
disebut record center.
Akhir tahap ketiga, dilakukan evaluasi kembali untuk menentukan
apakah rekod akan dimusnahkan atau memasuki tahap keempat yaitu
disimpan menjadi rekod permanen, atau biasa disebut archives (di Indonesia
biasa disebut arsip statis). Biasanya hanya sekitar 5-10% rekod yang
menjadi arsip. Pada umumnya disimpan di pusat arsip setempat seperti
pusat arsip provinsi atau nasional. Dilakukan aktifitas khusus dalam rangka
preservasi dan mendeskripsikan archives yang disimpan.14
Di dalam setiap fase ini ada berberapa elemen dan aktifitas. Di akhir
siklus, sebuah rekod bisa menuju siklus berikutnya sebagai arsip statis.
Arsiparis mengidentifikasi dan menilai guna rekod, mengakuisisinya,
mendokumentasikan, memelihara dan menyediakan akses ke arsip tersebut.15
Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan yang dialami rekod dalam
siklus hidupnya secara beragam. Penn menyebutkan bahwa siklus hidup
terdiri dari tahap lahir (fase penciptaan), hidup (fase pemeliharaan dan
penggunaan) dan mati (fase pemusnahan).16
Menurut Kennedy, siklus hidup rekod terbagi menjadi lima fase
yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.17
14
Ibid 15
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record
Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).h.9 16
Ira A. Penn. dkk, Records Management Handbook. (Cambridge:Gower,1994) h. 12. 17
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record
Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998). h. 9
14
Gambar 1 : Model Siklus Hidup Rekod menurut Patricia Wallace18
Sedangkan menurut Wallace terdapat delapan fase yaitu penciptaan,
distribusi, penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan
rekod inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama
sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan
oleh unit kerja penciptanya. Pada fase lima dan enam, rekod sudah menjadi
rekod inaktif yang menjadi tanggung jawab dan disimpan di pusat rekod.
Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan organisasi itu sendiri atau
outsorcing ke pusat rekod komersial. Pada fase terakhir, rekod in aktif dinilai
untuk dimusnahkan atau disimpan permanen di lembaga kearsipan atau
depo/repository arsip.19
2. Manajemen Arsip Dinamis
Menurut ISO 15489-1, manajemen rekod (arsip dinamis) didefinisikan
sebagai bagian dari kajian manajemen yang membahas pengelolaan rekod
18
Patricia E. Wallace. Record Management: Integrated Information System.( Englewood
Cliff, NJ: Prentince Hall,1992). h. 16 19
Patricia E. Wallace. Record Management: Integrated Information System.( Englewood
Cliff, NJ: Prentince Hall,1992). h. 4
15
yang efisien dan sistematis yakni :
“Field of management responsible for the efficient and systematic
control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of
records,including processes for capturing and maintaining evidence of
and information about business activities and transactions in the form
of records.”20
“Pengawasan secara sistematis dan efisien yang bertanggung jawab
untuk mengontrol penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan
dan disposisi rekod, termasuk proses untuk megumpulkan dan
mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan
transaksi dalam bentuk rekod.”
Menurut Judith Read-Smith manajemen rekod adalah pengawasan
sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu tahap
pemprosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan, dan temu kembali,
sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.21
Wallace menjelaskan bahwa
manajemen rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten
mencakup keseluruhan daur hidup rekod.22
Terdapat keterkaitan antara arsip dan aktivitas organisasi. Hal ini
karena arsip adalah bukti dari kegiatan dalam sebuah organisasi. Oleh karena
itu arsip merupakan hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Untuk
itu diperlukan pengelolaan arsip yang baik pada setiap organisasi,
pengelolaan arsip ini biasanya disebut manajemen kearsipan. Menurut
Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo, hubungan antara kegiatan, arsip, dan
manajemen arsip terlihat pada gambar berikut.23
20 ISO 15489-1: 2001. Information and Documentation-Records Management. First edition.
4.3 21
Read-Smith,dkk. “Record Management”. (USA: South Western,2002). h. 2. 22
Patricia E. Wallace. “Record Management: Integrated Information System”. (Englewood
Cliff, NJ: Prentince Hall, 1992). 23
Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: A Handbook of Principles and
Practice”. (London:Facet Publishing, 2003). h. 24
16
Activites
generate determine
the structure of
are evidence of support
are organized in are used to manage
Record Management
Gambar 3 Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo hubungan antara
kegiatan, arsip, dan manajemen arsip
Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut, yaitu:
a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang
dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,
b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,
c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah,
d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau
pengguna rekod.24
3. Proses Manajemen Arsip
Manajemen kearsipan sangat penting, dimana kita harus mengerti
bagaimana melaksanakan manajemen kearsipan tersebut. Terdapat delapan
tahap proses manajemen kearsipan, yaitu: 25
a. Coding (pencatatan)
Proses pencatatan adalah proses awal yang harus dilakukan sebelum
rekod disimpan. Ini berlaku baik untuk rekod yang dibuat maupun
diterima oleh organisasi. Di dalam sistem rekod berbasis tercetak,
pencatatan dapat berjalan efektif apabila menempatkan dokumen dalam
24
Robek, dkk. “Information and Record Management”. (California: Glencoe, 1987). h. 8. 25
ISO 15489-1: 2001. Information and Documentation — Records Management. First
edition. 4.3.
17
urutan kronologis dengan file atau folder yang dilengkapi judul.
Pengelompokkan ini menghubungkan dokumen-dokumen yang saling
berhubungan dan memungkinkan pengguna untuk mendapatkan informasi
yang saling berhubungan dengan mudah. Sistem yang menangkap rekod
harus juga menangkap metadata yang berkaitan dengan rekod tersebut
yang dapat menggambarkan konteks, isi dan struktur. Tujuan dari
pencatatan rekod ke dalam sistem rekod adalah untuk menciptakan
hubungan antara rekod dengan pencipta dan konteks kegiatan bisnis,
menempatkan rekod dan hubungan dalam sistem rekod, dan
menghubungkan kerekod-rekod lain.
b. Registration (registrasi)
Registrasi adalah kegiatan untuk memberikan rekod sebuah
identifikasi unik ketika berada dalam sistem. Dalam sistem-sistem yang
menggunakan sistem registrasi, bertujuan untuk menyediakan bukti
bahwa rekod telah diciptakan dan sudah masuk dalam sistem rekod. Di
dalamnya tercakup deskripsi informasi singkat. Proses registrasi biasanya
jarang digunakan dalam sistem berbasis tercetak.
c. Clasification (Klasifikasi/Pengkategorian)
Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan
pengaturan aktivitas bisnis dan atau rekod ke dalam kategori menurut
perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai
dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi.
d. Access and Security Clasification (akses dan kategori keamanan)
Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat
18
mencari, menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam
rekod dan memastikan keamanan rekod tersebut.
e. Identification of disposition status (identifikasi status penyusutan)
Pada sistem rekod, mengidentifikasi status pemindahan dan
periode retensi dari suatu rekod dilakukan pada saat proses penerimaan
dan registrasi. Proses ini, khususnya pada sistem rekod elektronik,
dapat dihubungkan dengan kegiatan klasifikasi dan otomasi sebagai
suatu bagian dari desain sistem.
f. Storage (penyimpanan)
Pengambilan keputusan untuk menangkap sebuah rekod berarti
berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang baik
memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses, dan
diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan
rekod dapat dilihat dari format fisik, kegunaan, dan nilai rekod
tersebut. Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan
pelayanan yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama
diperlukan. Keefesienan dan keefektifan sebagai tujuan dari pengaturan,
penanganan, dan penyimpanan adalah hal yang penting.
Akan tetapi, yang tidak kalah penting adalah menyediakan
pilihan sistem penyimpanan di dalam program manajemen rekod.
Organisasi akan melakukan hal ini dengan melakukan analisi resiko
untuk memilih menyimpan secara fisik dan memilih penanganan yang
sesuai atau memungkinkan untuk rekod mereka. Rekod yang penting bagi
kelangsungan bisnis membutuhkan metode perlindungan dan duplikasi
19
sebagai tambahan untuk memastikan bahwa rekod tersebut aman dan
dapat diakses kembali jika terjadi becana.
Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan
penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod,
kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitif,
karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu
kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan, dan
keperluan akses.
g. Use and tracking (penggunaan dan pelacakan)
Penggunaan rekod adalah suatu transaksi manajemen rekod yang
dibutuhkan untuk ditangkap oleh suatu sistem untuk membentuk
bagian dari metadata.
h. Implementation of disposition (implementasi dari pemusnahan)
Penyusutan adalah proses yang berhubungan dengan
pengimplementasian retensi rekod, penghancuran atau keputusan
pemindahan rekod yang didokumentasikan dalam aturan pemusnahan
atau alat yang lain.
4. Manajemen Arsip Inaktif
Dalam menjalankan manajemen arsip inaktif terdapat beberapa proses
yang harus dilakukan yaitu :
a. Pemindahan Arsip Inaktif
Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File)
yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center)
merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan
20
pengelolaan arsip inaktif. 26
Prosedur pemindahan arsip inaktif sebagai berikut: 27
1) Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan
lembaga induknya mengadakan penelitian untuk menentukan arsip
yang sudah mencapai masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip (JRA).
2) Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan
pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip
yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip
3) Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip
yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar
tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti
dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip
yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan arsip
yang akan dipindah, dibuatkan daftar. Arsip yang dipindah
selanjutnya ditata dan bisa dibungkus dengan kertas chasing atau
dimasukkan dalam folder sesuai serinya dan diberi nomor kode
kemudian dimasukkan dalam boks arsip, kemudian boks diberi
nomor sebagai label. Nomor ini harus sesuai dengan nomor yang
terdapat pada daftar arsip pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi
satu jenis arsip saja bila memungkinkan.
4) Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali
melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records
26
Ida Bagus Oka Suarta. Pengelolaan Arsip Dinamis In Aktif. http://puskopditbag.org/wp-
content/uploads/2016/11/PENGELOLAAN_ARSIP_PEMPROVKAB.ppt diakses pada tanggal 4
Maret 2016. 27
Ibid
21
Center).
5) Penyiapan ruang simpan arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan
ruang dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip (Records Center).
6) Penerimaan arsip. Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan
dari central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau
pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center). Arsip
tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan kesesuaiannya
dengan daftar arsip pindah yang dilengkapi dengan Berita Acara
Pemindahan Arsip.
b. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif
Sistem penyimpanan arsip dapat diartikan sebagai suatu sistem yang
teratur dalam penyimpanan arsip, sehingga apabila diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat, supaya penyimpanan arsip dapat ditata dengan
baik maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan
penyimpanan arsip secara efektif. Menurut A.W. Widjaja, “sistem
penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut
suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat
sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat.”28
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
penyimpanan arsip sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan
pengelolaan arsip, sehingga efektifitas pengelolaan arsip dapat tercapai
untuk penelusuran kembali.
Menurut A.W. Widjaja, ada lima macam sistem penyimpanan,
28
A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 103.
22
yaitu:29
1) Sistem Abjad Sistem
Abjad yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau dokumen
diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau kantor.
2) Sistem Pokok
Soal Sistem pokok soal yaitu semua naskah atau dokumen disusun
dan dikelompokan berdasarkan pokok soal atau masalah. Arsip atau
dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau
lebih folder yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan
terletak dikanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik
yang terdapat pada guide, folder atau map hendaknya mengikuti
tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk
masalah utama dan selanjutnya masalah kedua (sub masalah) sampai
ke sebelah kiri laci filing cabinet untuk masalah ketiga (sub-sub
masalah)
3) Sistem Nomor atau Angka Sistem Nomor merupakan sistem
penyimpanan arsip yang sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluh. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor
yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
4) Sistem Wilayah atau Daerah Sistem wilayah atau daerah yaitu sistem
yang susunan arsipnya diatur berdasarkan judul nama wilayah
daerah. Susunan guide atau foldernya menurut tingkat judul wilayah
29
Ibid, h. 105
23
seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan. Dalam tempat
penyimpanannya sistem ini harus dibantu dengan sistem lain seperti
sistem abjad atau sistem tanggal.
5) Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem yang susunan arsipnya
diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, tanggal. Hal yang
dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Cara kronologis dipergunakan dalam filing jika arsip merupakan
rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal
dari instansi yang sama pula.
Berdasarkan kelima sistem penyimpanan tersebut, tidak ada salah
satu sistem penyimpanan yang paling baik. Hal ini terjadi karena baik
tidaknya suatu sistem penyimpanan tergantung dari tepat tidaknya suatu
sistem itu diterapkan pada suatu lembaga atau instansi. Jadi, setiap sistem
penyimpanan tersebut mempunyai karakteristik yang dapat diterapkan
secara maksimal untuk lembaga tertentu.
Penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip yang baik diperlukan
suatu prinsip sebagai dasar penyimpanan arsip “Prinsip penyimpanan arsip
adalah aman, awet, up to date, dan efisien. Oleh karena itu, diperlukan
suatu azas tertentu dalam penyimpanan arsip supaya dapat berjalan dengan
baik dan sesuai dengan prinsip penyimpanan itu sendiri. Kegiatan
penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi tidak hanya menerapkan
sistem penyimpanan arsip, tetapi juga menerapkan azas penyimpanan
24
arsip. Menurut Sularso, terdapat beberapa azas penyimpanan arsip, yaitu:30
a) Azas Sentralisasi
Penyimpanan arsip dilakukan dengan memusatkan penyimpanan
arsip pada suatu unit tersendiri untuk semua arsip yang ada pada
organisasi. meskipun suatu organisasi memiliki beberapa unit atau
bagian tetapi unit kerja tersebut tidak melaksanakan kegiatan
kearsipannya sendiri-sendiri.
b) Azas Desentralisasi
Dalam azas desentralisasi berarti tiap unit kerja yang ada pada
organisasi menyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri
dan oleh karena itu tidak ada unit-unit kerja yang khusus
menyelenggarakan kegiatan kearsipan organisasi. Namun unit
penyelenggara kearsipan ini ada di setiap unit kerja organisasi.
c) Azas kombinasi Sentralisas-Desentralisasi
Dalam azas ini pemyimpanan arsip pada sutau organisasi yang
sebagian unit kerjanya menggunakan azas sentralisasi dan
sebagian unit lainnya menggunakan azas desentralisasi. Jadi
dalam suatu organisasi terdapat suatu pemusatan kegitan
kearsipan dan penyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri
yang mempunyai pola kombinasi beragam. Penyimpanan arsip
dengan menggunakan azas gabungan ini dimaksudkan agar
kelemahan-kelemahan pada penyelenggaraan kedua azas tersebut
di atas dapat ditiadakan.
30
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 32.
25
Berdasarkan ketiga azas penyimpanan tersebut, dalam
penyelenggaraan di tiap-tiap organisasai atau kantor berbeda-beda
sesuai dengan kebutuhannya dan pelaksanaannya pun tergantung dari
tujuan penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh
organisasi tersebut.
Terdapat tempat penyimpanan arsip yang dikenal dengan nama
records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis
merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk
melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan,31
yaitu:
a) Penyimpanan Onsite
Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang
tersedia di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut
harus memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk
menyimpan arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang
memiliki arsip dinamis dalam jumlah sedikit.
b) Penyimpanan Off-site
Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan
ruangan untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi
penyimpanan jauh dari kota dengan maksud untuk menghemat
biaya. Pusat arsip dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip
dinamis dalam jumlah besar.
31
Elizabeth and Geoffrey Yeo, “Managing Records: a handbook of principles and
practice” (London: Facet Publishing, 2003).
26
c) Penyimpanan Komersial
Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan
dapat membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang
menyediakan layanan tersebut atau menyewa tempat yang
dikelola suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat
penyimpanan arsip dinamis.
c. Fasilitas Penyimpanan Arsip
Memahami tentang fasilitas kearsipan perlu diketahui terlebih
dahulu definisi dari fasilitas menurut sudut pandang administrasi.
”Fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerjasama
manusia.”32
Fasilitas penyimpanan arsip tentu saja berkaitan dengan peralatan
kearsipan yang dipakai. Menurut Zulkifli Amsyah, dalam pemilihan
peralatan yang dipakai, terdapat beberapa kriteria yang perlu diperhatikan,
yaitu :
1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,
jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.
2) Frekuensi penggunaan arsip
3) Lama arsip disimpan
4) Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5) Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan
kemungkinan untuk perluasan
6) Tipe dan letak penyimpanan
7) Bentuk organisasi
8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.33
32
A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 103. 33
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.
179.
27
Sehubungan dengan pendapat mengenai pemilihan kriteria peralatan
kearsipan di atas, maka peralatan yang digunakan dalam penyimpanan
arsip dapat dipilih secara tepat. Beberapa fasilitas yang sering digunakan
untuk penyimpanan arsip inaktif antara lain:
1) Guide (Petunjuk dan Pemisah)
“Guide mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dam
melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam
file.”34
2) Lemari Arsip (Filing Cabinet)
Lemari arsip digunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi
lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Lemari arsip ada
yang terbuat dari kayu dan logam, yang terbaik dan dianjurkan
adalah terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta
praktis.”35
3) Folder
“Folder adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup.
Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas
untuk menempatkan file yang bersangkutan.36
4) Rak Arsip
Rak arsip yaitu : Tempat penyimpanan yang paling banyak
digunakan adalah rak terbuka terdiri atas dua bagian, saling bertolak
belakang untuk memaksimalkan penggunaan ruangan. Ukuran
34 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.
191. 35
Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 201. 36
A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 112.
28
panjang rak 5,2 meter dan tinggi 3,04 meter.37
5) Boks arsip
“Boks arsip terbuat dari kertas tebal (karton) bertutup. Ukuran boks
arsip yaitu panjang 37,5 cm, lebar 3 cm dan tinggi 26,5 cm. Sisi
depan ada keterangan untuk memasang judul arsip yang disimpan.”38
d. Ruangan Penyimpanan Arsip
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan kering
dan bersih agar arsip dapat aman dari berbagai kerusakan. Pengamanan
(konservasi) dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pencegahan sebelum
terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah terjadi kerusakan
(restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur,
kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya
matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan
dan fumigasi.
Suhu ruang penyimpanan arsip yang baik yaitu : temperatur
penyimpanan yang ideal untuk menyimpan kertas dan benda-benda arsip
lainnya dengan suhu 60˚F sampai 70˚F atau antara 22˚C sampai 25˚C
dengan kelembaban udara antara 45% sampai 55% RH (Relative
Humidity) serta untuk keamanan dilengkapi dengan alat pemadam api
dengan menggunakan Fire Alarm System dan tabung pemadam.
Cahaya matahari baik langsung maupun tidak langsung terhadap
arsip harus dihindari karena sinar matahari yang mengandung ultraviolet
37
Sulistiyo Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),
h. 297. 38
Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 205.
29
sangat merusak kertas, lebih- lebih sangat merusak tulisan yang tertera
pada kertas atau arsip tersebut. Oleh karena itu bila akan membangun
tempat penyimpanan arsip buatlah jendela-jendela, pintu-pintu tidak
langsung menghadap datangnya matahari. Penting juga jendela-jendela
dan pintu diberi jaring-jaring kawat yang halus, disamping berguna untuk
menyaring udara masuk juga dapat menyaring serangga, hewan kecil dan
lain-lain.39
e. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali
arsip dalam bentuk fiisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut, karena akan dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi. Wursanto mengemukakan bahwa
yang dimaksud penemuan kembali arsip yaitu “Kegiatan memastikan di
mana warkat atau arsip yang akan dipergunakan disimpan, dalam
kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya.”40
Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan
cepat, faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
1) Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan
dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2) Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang
sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan
kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri
dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap tinggi,
39
Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. (Jakarta: Arikha
Media Cipta,1994), h. 124. 40
Ignasius Wursanto. Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 187.
30
cepat, mau dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.41
Penemuan kembali merupakan hal utama dalam pengelolaan arsip,
karena penyimpanan dan penataan arsip tidak akan berarti apabila arsip
tidak dapat ditemukan kembali. Adapun parameternya :42
1) Adanya ketentuan yang mengatur kecepatan penemuan kembali
Arsip.
2) Tidak ada ketentuan mengatur penemuan kembali arsip
3) Ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip
antara > 1 jam s/d < 2 jam
4) Ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip
antara 16 – 59 menit
5) Ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip
< 15 menit
Adanya ketentuan yang mengatur ketepatan penemuan kembali
arsip, seperti :43
1) Tidak ada ketentuan yang mengatur ketepatan penemuan
kembali arsip
2) Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan 60-
100 % tidak sesuai dengan permintaan
3) Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan 20-
50 % tidak sesuai dengan permintaan
4) Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan
< 10 % tidak sesuai dengan permintaan.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa kecepatan
penemuan kembali arsip dapat dipengaruhi oleh :
1) Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip harus sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor.
2) Peralatan haruslah sesuai dengan sistem penataan berkas yang
dipergunakan.
41
Ibid, h. 193. 42
Noerhadi Margetaarl. Organisasi dan Layanan Kearsipan. Vol. 3 No. 1, Desember
2008.h. 74 43
Ibid
31
3) Tenaga-tenaga bidang kearsipan yang terlatih, mempunyai daya
tangkap yang tinggi, cepat, tekun, dan suka bekerjaa secara detail
mengenai kearsipan.
f. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif
Arsip-arsip yang disimpan tentu memerlukan pemeliharaan agar
informasi yang terkandung di dalamnya dapat terjaga dengan baik. Tidak
hanya pemeliharaan yang diperhatikan tetapi juga pengamanan arsip
inaktif. Menurut Sularso, secara umum yang dimaksud dengan
pengamanan arsip adalah “Menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan, jadi secara fisik arsip inaktif harus dijaga keamanannya dari
segi kehilangan maupun kerusakan.”44
“Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara :
1) Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga tetap kering (tidak terlalu
lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai
terkena sinar secara langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai
ventilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan air
maupun serangan serangga pemakan kertas.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat yang terbuka, misalnya
dengan menggunkan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat
tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus
sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban, juga penataan
arsip di lemari tersebut diatur secara renggang agar ada udara
diantara berkas-berkas yang disimpan itu tetap terjaga
kelembabannya. Apabila tingkat kelembaban terlalu tinggi dapat
menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya, yang sudah pasti
akan merusak arsip yang disimpan.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan secara
preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan pencegah
kerusakan. Baik mencegah serangan serangga maupun
kemungkinan-kemungkinan yang lain. Agar tingkat kelembaban
tetap seperti yang diinginkan, maka dapat menaruhkan kapur barus
44
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 45.
32
(kanfer) di kotak-kotak penyimpanan.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Larangan yang tidak boleh dilanggar misalnya, petugas atau
siapapun dilarang membawa dan atau makan di tempat penyimpanan
arsip karena sisa-sisa makanan dapat merupakan daya tarik serangga
dan hewan lain yang dapat membahayakan arsip. Didalam ruangan
penyimpanan arsip dilarang merokok sebab percikan api dapat
menimbulkan bahaya kebakaran.
5) Kebersihan
Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaanya adalah menjaga
kebersihannya. Ruangan maupun arsip hendaknya senantiasa bersih
dari segala macam debu. Cara membersihkan ruangan maupun arsip
dari debu sebaiknya menggunkan alat yang cukup memadai
relevansinya.”45
Menurut Mulyono, ada beberapa faktor-faktor yang dapat
menyebabkan kerusakan arsip, antara lain :
1) Faktor Internal
a) Kualitas kertas
Untuk kertas yang berkualitas kurang baik maka kerusakan itu
akan lebih cepat dibandingkan kertas yang berkualitas baik.
b) Tinta
Tinta yang kurang baik akan mengakibatkan kerusakan pada
warkat lebih cepat.
c) Bahan perekat
Arsip yang pemberkasannya menggunakan bahan perekat maka
arsip tersebut dapat hancur.
2) Faktor Eksternal
a) Lingkungan
Tingkat kelembaban udara lebih dari 75% dimana arsip disimpan
dapat mengakibatkan lekas rusaknya arsip.
b) Sinar Matahari
Sinar ultra violet sangat merusak kertas dan tulisan pada kertas.
c) Debu
Debu yang menempel pada kertas dapat merusak arsip.
d) Serangga dan kutu
e) Jamur dan sejenisnya.46
“Menurut Supardjati dkk, pemeliharaan dan pengamanan arsip
45
Ibid, h. 48. 46
Ibid, h. 46.
33
meliputi beberapa hal, yaitu :
Alat-alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (vacuum
cleaner), thermohigrometer (alat pengukur temperatur dan
kelembaban udara), alat pendeteksi api atau asap (fire and sinoce
detector), dan alat pemadam kebakaran. Upaya yang dilakukan
untuk mencegah adanya organism perusak, setiap enam (6) bulan
ruangan hendaknya disemprot dengan acun serangga. Laci almari,
rak dan sudut-sudut tumpukan kertas diberi kapur barus untuk
mencegah tikus, kecoak dan serangga lainnya. Untuk mencegah
rayap digunakan sodium arsenit yang dituangkan kecelah-celah
lantai, sedangkan untuk membunuh kutu buku dilakukan dengan
jalan fumigasi yaitu memasukan berkas arsip ke dalam suatu ruang
tertutup, kemudian disemprotkan bahan kimia selama 3 jam”.47
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa
pemeliharaan dan pengamanan arsip dilaksanakan dengan cermat sehingga
arsip tersebut tidak cepat rusak. Selain itu, arsip dapat terjamin kualitas
dan kuantitasnya serta terhindar dari kerusakan yang diakibatkan oleh
manusia, hewan dan faktor perusak lainnya.
g. Pelayanan Arsip Inaktif
Layanan arsip inaktif adalah suatu aktivitas memberikan bantuan
untuk menyiapkan arsip inaktif yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua
pihak yang berkaitan dengan kegiatan layanan arsip inaktif, yaitu pihak
yang membutuhkan arsip inaktif (user) dalam hal ini pimpinan unit kerja
atau instansi dan pihak yang memberikan/menyediakan arsip inaktif
adalah pengelola Pusat Arsip.
Tujuan layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang
diperlukan oleh pengguna (pimpinan unit kerja atau pimpinan instansi)
dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga dapat mendukung aktivitas dan
pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang
47
Supardjati dkk. Tata Usaha Kearsipan. (Yogyakarta: Kanisius,2000), h. 32.
34
telah ditentukan.
Ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup
pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh
pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari
permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip
sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.
Menurut Zulkifli, “peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena
dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman unit kerja, ataupun oleh kolega
pekerja dari unit lain dalam organisasi.”48
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam
peminjaman arsip perlu diatur tata tertib peminjaman tentang siapa yang
bertanggung jawab atas pemberian ijin peminjaman, siapa yang boleh
meminjam dan menetapkan jangka waktu peminjaman.
h. Penilaian dan Penyusutan Arsip Inaktif
“Prinsip-prinsip penilaian digolongkan menjadi tiga, yaitu “prinsip
manfaat, prinsip kecepatan dan prinsip efisiensi.”49
Melalui pinsip manfaat
dapat digunakan untuk mengetahui masih cukup bermanfaat atau tidak
pengelolaan kearsipan yang telah dilaksanakan. Prinsip kecepatan
digunakan untuk mengetahui kecepatan dan penemuan kembali suatu
warkat. Sedangkan prinsip efisiensi digunkan untuk mngetahui masih
efisien atau tidak pengelolaan kearsipan yang dilaksanakan.
Penilaian arsip dapat dilakukan dengan mengukur angka pemakaian,
48
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.
202. 49
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 40.
35
yaitu presentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan surat-
surat terpakai dengan jumlah surat-surat dalam arsip.
Rumus pemakaian adalah :
jumlah permintaan warkat x 100%
Angka pemakaian =
jumlah warkat dalam arsip
Dari rumus pemakaian diatas maka semakin besar presentase angka
pemakaian, maka arsip tersebut semakin baik karena masih mempunyai
kegunaan, sebaliknya presentase angka pemakaian yang semakin kecil
berarti arsip tersebut sudah menurun nilai gunanya, atau mungkin sudah
tidak berguna lagi, sehingga perlu diadakan penyusutan.50
Penyusutan arsip memungkinkan organisasi untuk dapat
membedakan arsip yang dapat dimusnahkan dan asip yang disimpan
permanen. Supaya penyusutan arsip dilakukan dengan baik, perlu dibuat
adanya jadwal retensi.
“Jadwal retensi arsip dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip, Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)
ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas”. Jadwal retensi arsip
memuat informasi tentang jenis-jenis arsip berdasarkan nilai pentingnya
berikut jangka waktu penyimpananannya sebelum dimusnahkan atau
dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.51
Penyusutan arsip
melingkupi tiga cara yaitu :
50
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 40. 51
Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 103.
36
1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan, dan
3) Penyerahan arsip dinamis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.”52
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa
penyusutan arsip perlu dilakukan oleh setiap organisasi supaya tidak
terjadi penumpukan arsip. Penyusutan arsip secara garis besar dapat
dilakukan dengan dua cara yaitu berdasarkan jadwal retensi dan nilaiguna
arsip.
i. Pemusnahan Arsip
Menurut Endang, pemusnahan arsip berarti “Menghapus keberadaan
arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan
menghancurkan fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak
memiliki nilai kegunaan lagi.” Mengenai pemusnahan arsip, “Dalam
melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan
yang berlaku, seperti perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip
yang dimusnahkan, membuat berita acara pemusnahan, dan disaksikan
oleh dua orang pejabat yang berwenang.”53
Menurut Badri, terdapat 4 metode pemusnahan arsip, yaitu :
52
Ibid, h. 101. 53
Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. (Jakarta: Arikha
Media Cipta,1994), h. 93.
37
1) Pencacahan
Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan arsip
dalam bentuk kertas dengan menggunakan mesin pencacah yang
dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk
memotong, menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan
kecil dimana hasil potongnnya akan bervariasi mulai dari 0,8 sampai
dengan 2,5cm.
2) Pembakaran
Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang
bersahabat dengan lingkungan.
3) Pemusnahan kimiawi
Metode ini memusnahkan arsip dengan menggunakan bahan
kimiawi yang dapat melunakan kertas dan melenyapkan tulisan.
Walaupun metode ini lebih efisien dibandingkan metode
pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu. Volume
arsip cukup besar digunakan untuk mencapai tingkat efisien yang
diinginkan.
4) Pembuburan
Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih
nyaman, dan tak terulangkan, dokumen yang akan dimusnahkan
dimasukan ke bak penampungan yang diisi air kemudian dicacah
dan dialirkan melalui saringan. Hasil pembuburan berupa residu,
kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga
hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi
lalu dibuang”.54
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa
pemusnahan arsip dilakukan apabila arsip yang bersangkutan sudah tidak
mempunyai nilai kegunaan lagi dan telah mempunyai jangka waktu
penyimpanan yang cukup lama. Pemusnahan arsip diperlukan untuk
memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan
pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai
nilaiguna.
5. Sistem Informasi Kearsipan
Untuk mengelola arsip tidak hanya dibutuhkan suatu teknik-teknik
manajemen secara umum, tetapi juga diperlukan suatu sikap tertentu.
54
Badri M Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. (Jakarta: Erlangga,
2006), h. 105.
38
Pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian suatu sistem yang terdiri
masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam tahap input seluruh
pengaturan arsip harus dapat menentukan taksiran untuk memastikan materi
yang ada dapat dikelola dan diawasi. Arsip yang masuk ketempat
penyimpanan sebelumnya harus melalui suatu penilaian untuk memastikan
transfer di pusat arsip.55
Dalam tahap proses, secara normal materi arsip ditata menurut
pengelompokannya, dibuat deskripsinya dan dikonservasi. Tujuan dari
deskripsi arsip adalah sebagai kontrol administrasi (pengawasan atas materi
melalui pengolahan secara fisik dan dalam penyimpanan) atau kontrol
intelektual untuk memudahkan pencarian mekanis maupun dengan data
layanan dapat dipromosikan dengan menyajikan materi yang tersedia.
Kegiatan ini akan berlanjut, dengan penyediaan fasilitas akses bagi pengguna
yang datang. Untuk hal yang lebih khusus perlu dirancang suatu sarana
temu kembali yang di dasarkan atas deskripsi arsip, dan kalau mungkin
menerbitkannya.56
Elemen-elemen yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan arsip
secara institusional (termasuk dalam hal ini program-program kearsipan
guna mendukung sistem informasi kearsipan)57
, meliputi :
a. Penetapan tujuan (mission statement)
b. Sumber finansial yang cukup memadai
55
Michael Cook “Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller
Organization and Local Gonvernment”. (Kent: WM Dawson& son Ltd. 1977). h.37. 56
Toto Widyarsono “Evaluasi Aksebilitas Arsip: Studi Kasus di Unit Layanan Informasi
Arsip Nasional Republik Indonesia”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas
Indonesia, 2002). h.14 57
Ricard J. Cox “Managing of Institational Archives Foundational Principles and
Practices”. (New York : Greenwood Press.1992).h.26-27
39
c. Prosedur tertulis untuk melindungi materi kearsipan
d. Arsiparis yang professional
e. Komitmen untuk melayani dan pembelajaran berkelanjutan
f. Fasilitas yang memadai untuk penyimpanan dan penggunaan materi
kearsipan
g. Program kerja sama dengan pihak lain dalam pengelolaan kearsipan.
Sedangkan menurut James, sistem informasi kearsipan terdiri dari
beberapa komponen kunci yang kesemuanya harus dapat bekerja sama untuk
membentuk komunikasi yang efektif dengan pengguna. Dalam hal ini ada
tiga bagian yang penting dari sistem informasi kearsipan. Pertama, informasi
tentang rekod dan mereka yang menciptakannya. Kedua, alat-alat yang
digunakan untuk menunjukkan informasi. Ketiga, suatu standar dan aturan-
aturan yang menindaklanjuti dan penciptaan alat-alat tersebut.58
Dalam
hal ini harus ada uraian yang menerangkan bagian khusus atas informasi
tentang rekod dan asal-usulnya. Penggambaran selanjutnya mengenai isi
intelektual atas rekod, penyediaan informasi tentang bagaimana
menemukannya termasuk aksesnya dan hubungannya dengan rekod lain.
Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod
adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup
registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelurusan, temu kembali,
pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.59
58
James M. O’Toole. “Understanding archives and manuscripts”. (Tian Xia Wenhua
Chuban,1996), h.80. 59
Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record
40
6. Sistem Temu Kembali Arsip
Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh
pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan
memungkinkan untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan.
Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan
temu kembali arsip. Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan
efektif, kecuali jika sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat
mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap
baik dilihat dari kemampuan temu kembali arsipnya. Prosedur untuk
meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama
temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan
sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.60
Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali, yaitu:
a. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.
b. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
c. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang
memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.
d. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam
bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database.
e. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
f. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.
g. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.61
Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998), h.199. 60
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: GramediaPustaka Utama, 2003).
h.16 61
G. G. Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London: Facet
Publishing, 2004). h. 3
41
D. Penelitian Relevan
Penelitian yang relevan dengan judul penelitian ini diantaranya diambil dari
dua judul skripsi. Skripsi pertama karya Diah Safitri, mahasiswi UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta tahun 2015 yang berjudul “Pengelolaan Dokumen
Perbankan: Studi Kasus pada Bidang Regional Financing Opration PT Bank
Syariah Mandiri Jakarta”. Penelitian yang dilakukannya bertujuan untuk
mengetahui pelaksanaan pengelolaan dokumen perbankan. Teknik pengumpulan
data yang digunakan ialah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan
teknik analisis data yang digunakan yakni reduksi data, penyajian data dan
penarikan kesimpulan. Jenis penelitiannya adalah deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Hasil penelitian yang diperoleh mengungkap bahwa pengelolaan
dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM masih mengalami beberapa
hambatan dalam proses pelaksanaannya. Kesimpulan yang diperoleh dari
penelitiannya adalah terdapat 3 bentuk pengelolaan dokumen yaitu : 1) penciptaan
yaitu RFO 2 BSM tidak menciptakan dokumen sendiri tetapi mengelola dokumen
dari KC dan KCP; 2) Pengorganisasian yaitu menggunakan sistem sentralisasi,
meliputi kegiatan : penyimpanan, temu kembali, pemeliharaan dan pencegahan;
dan 3) penyusutan yaitu pelaksanaan penyusutan disana belum dilakukan.
Skripsi ke dua, karya Siwi Indarwati mahasiswi Universitas Negeri
Yogyakarta tahun 2014 yang berjudul “Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan
Gamping Kabupaten Seleman Yogyakarta”. Kedua skripsi ini hampir memiliki
kesamaan pada rumusan masalah akan tetapi yang membedakan dari kedua
penelitian/skripsi diatas adalah pada tempat pelaksanaan penelitiannya.
Penelitiannya merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
42
Informan penelitian dalam penelitian ini berjumlah lima orang yaitu, satu orang
Kepala Bagian Sekretariat, dan empat orang petugas kearsipan pada Bagian
Sekretariat, Seksi Pelayanan Umum, Seksi Perekonomian dan Pembangunan,
serta Seksi Kesejahteraan Masyarakat. Teknik pengumpulan data yang digunakan
adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam
menganalisis data adalah menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data,
penyajian data, dan pengambilan kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan data
dilakukan dengan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip dinamis pada Kantor
Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta meliputi: 1) Penciptaan arsip dinamis
yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat keluar. 2) Penggunaan arsip yang
meliputi peminjaman arsip yang menggunakan lembar pinjam arsip dan
penemuan kembali arsip yang menggunakan kartu kendali serta daftar pencarian
arsip. 3) Pemeliharaan arsip dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu
menggunakan kemoceng. 4) Penyusutan arsip yang dilakukan setiap satu tahun
sekali. 5) Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi: a) sistem
yang digunakan adalah sistem kartu kendali dengan sistem penyimpanan nomor
kode klasifikasi serta menggunakan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi, b)
fasilitas belum mencukupi karena masih kurangnya dana yang dianggarkan untuk
pengadaan fasilitas, b) kurangnya pegawai kearsipan, dan latar belakang
pendidikan yang belum lulusan kearsipan, c) pencahayaan ruangan arsip sudah
cukup, tetapi suhu udara masih belum kondusif.
43
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis mengambil jenis penelitian deskriptif dengan
tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari pengelolaan
arsip dinamis. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang mendeskripsikan
dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa
adanya.1 Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengetahui
“makna” (meaning) yang sebenarnya di balik fakta-fakta.2
Bodgan dan Taylor mengemukakan bahwa metodelogi kualitatif sebagai
prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis
atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.3
B. Sumber Data
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa adanya perantara
atau langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini data primer diperoleh
langsung dari lapangan (tempat penelitian) yaitu dari Kepala, arsiparis dan
para staff Sub Bagian Kearsipan BIG.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data pendukung data primer. Data sekunder
adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya. Data
1 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.
2 Ibid h. 61.
3 Lexy J. Moleong. Metodelogi Penelitian Kualitatif. (Bandung: Remaja Rosdakarya,2001).
h.3
44
sekunder diambil dari dokumen-dokumen seperti laporan, karya tulis,
Keputusan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman Tata Kearsipan,
Peraturan Kepala BIG No 19 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di
Lingkungan BIG berdasarkan wilayah, Peraturan Kepala BIG No 3 tahun
2015 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di
lingkungan BIG, Keputusan Kepala BIG Nomor 34.2 Tahun 2013 tentang
Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG.4
C. Pemilihan Informan
Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih orang-
orang yang akan diwawancarai (informan).5 Peneliti memilih informan yaitu Dra.
Eti Hermayanti, M.Si. sebagai Kepala Sub Bagian Kearsipan di BIG Cibinong
bogor, dengan alasan yang bersangkutan merupakan penanggung jawab dan
sekaligus sebagai penentu pelaksana dari kebijakan Bagian Pusat Kearsipan di
BIG yang telah ditentukan. Serta arsiparis dan Staf Sub Bagian Kearsipan sebagai
petugas pengelola arsip di BIG yaitu Edi Marfatah I, S.Sos dan Indra Suryatna.
E. Teknik Pengumpulan Data
Adapun tenik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi (Pengamatan)
Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian atau
peristiwa yang terjadi di lapangan dan untuk menjawab pertanyaan. Observasi
merupakan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap suatu
4 Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. (Jakarta: STIA-LAN, 1999).h.87.
5 Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h. 53.
45
gejala yang tampak pada objek penelitian.6 Hal ini dilakukan dengan harapan
dapat memperoleh data yang lengkap dan dapat membantu penelitian ini.
Peneliti berperan sebagai pengamat yang mencoba mempelajari dan
memahami hal-hal yang terjadi dan berkenan dengan objek penelitian.
Peneliti melakukan observasi tentang proses pengelolaan arsip peta pada Sub
Bagian Kearsipan di BIG Cibinong bogor.
2. Wawancara
Wawancara merupakan instrumen penelitian utama dalam proses
penelitian ini. Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh
pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang
memberikan jawaban atas pertanyaan itu.7 Wawancara yang akan dilakukan
oleh peneliti adalah wawancara secara mendalam dan terstruktur. Dengan
adanya wawancara ini, peneliti mengajukan pertanyaan-pertanyaan sesuai
dengan pedoman wawancara agar dapat memberikan informasi mengenai
proses pengelolaan arsip peta yang dilakukan pada Sub Bagian Kearsipan di
BIG Cibinong bogor. Pihak yang terkait dalam penelitian ini akan menjadi
informasi dalam kegiatan wawancara yang dilakukan.
3. Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang berisi
penjelasan dari objek penelitian yang diteliti agar dapat membantu penelitian
ini, baik dari sumber-sumber yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian,
kebijakan, maupun sumber-sumber yang berbentuk gambar, misalnya foto,
gambar hidup dan lain-lain. Dokumentasi digunakan untuk memperoleh data
6 Ibid h.20.
7 Sofian Effendi, Metode Penulisan Survei, (Jakarta: LP3ES, 2012), h. 135.
46
nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian yaitu tentang proses
pengelolaan arsip peta yang dilakukan pada Sub Bagian Kearsipan di BIG
Cibinong bogor.
F. Teknik Analisis Data
Menurut Tripp analisis data merupakan proses mengurai (memecah) sesuatu
ke dalam bagian-bagiannya. Terdapat tiga langkah penting dalam alanisis data,
yaitu (1) identifikasi apa yang ada dalam data, (2) melihat pola-pola, dan (3)
membuat interpretasi.8 Teknik analisis data yang penulis gunakan merupakan
teknik analisis data yang dikemukakan oleh Miles dan Huberman yang mencakup
tiga kegiatan, yaitu (1) reduksi data, (2) penyajian data, dan (3) penarikan
kesimpulan (verifikasi). Berikut ini merupakan teknik analisis data yang akan
dilakukan dalam penelitian ini:
1. Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian,
pengabstraksian, dan pentransformasian data kasar dari lapangan. Data
yang diperoleh melalui wawancara, observasi dan kajian kepustakaan
dicatat secara rinci, dikelompokkan, dipilih, dan difokuskan pada hal yang
penting.
2. Penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberi
kemungkinan untuk menarik kesimpulan dan pengambilan tindakan.9
Setelah data direduksi penulis akan melakukan penyajian data dalam
bentuk teks bersifat naratif, tabel, dan skema.
8 Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif. (Jakarta : Rineka Cipta, 2008).
9 Ibid., h. 209
47
3. Penarikan kesimpulan, data yang terangkum kemudian dijabarkan dalam
bentuk naratif sebagai sebuah kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk
menjawab rumusan masalah dari penelitian.
G. Jadwal Penelitian
No. Jenis Kegiatan 2016 2017
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Mei Jun Jul Ags Sep
1 Observasi awal
dan pembuatan
proposal skripsi
2 Penyerahan
proposal skripsi
3 Bimbingan
skripsi
4 Pengumpulan
literatur dan
pembuatan
skripsi
5 Wawancara
dengan
informan
6 Penyelesaian
Skripsi
7 Sidang Skripsi
48
48
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah Obyek Penelitian
1. Sejarah Badan Informasi Geopasial (BIG) Cibinong-Bogor
“Pada masa pemerintahan Hindia Belanda, terdapat banyak jawatan
pengukuran, yang kemudian dijadikan satu badan, disebut dengan Permante
Kaarterings-Commissie (Komisi Tetap untuk Pemetaan), pada tahun 1938.
Kenyataannya, badan tersebut tidak dapat memenuhi harapan semula.
Melalui Gouvernements Besluit van 17 Januari 1948 (Keputusan Pemerintah
No. 3 tanggal 17 Januari 1948), komisi itu dibubarkan dan dibentuk Raad en
Directorium voor het Meet en Kaarteerwezen in Nederlands Indies (Dewan
dan Direktorium untuk Pengukuran dan Pemetaan Hindia Belanda).
Setelah pengakuan kedaulatan Republik Indonesia tahun 1949,
pemerintah membubarkan Raad en Directorium voor het Meet en
Kaarteerwezwn (Peraturan Pemerintah nomor 71 tahun 1951), selanjutnya
membentuk Dewan dan Direktorium Pengukuran dan Penggambaran Peta.
Badan ini memiliki pola organisasi yang sama seperti bentukan Hindia
Belanda. Dewan bertugas membuat kebijakan dan pengambilan keputusan,
sedangkan pelaksananya adalah Direktorium.
Di lain pihak, dibentuk pula Panitia „Pembuatan Atlas Sumber-sumber
Kemakmuran Indonesia‟, dengan tugas menunjang rencana pembangunan
nasional. Panitia ini berada di bawah Biro Ekonomi dan Keuangan-Menteri
Pertama. Pada tahun 1964, status Panitia Atlas ditingkatkan menjadi Badan
49
Atlas Nasional (Batnas), berdasarkan Keputusan Kabinet Kerja No.
Aa/D57/1964, yang ditandatangani oleh Wakil Perdana Menteri II, Ir.
Chaerul Saleh.
Kinerja Dewan dan Direktorium dinilai Presiden Soekarno, lamban
dan koordinasinya tidak berfungsi, hingga akhirnya dibubarkan dan
dibentuk organisasi berbentuk komando, yaitu Komando Survei dan
Pemetaan Nasional (Kosurtanal) serta Dewan Survei dan Pemetaan Nasional
(Desurtanal), melalui Keppres No. 263 tahun 1965 tanggal 2 September
1965. Hingga peristiwa G-30-S/PKI 1965, Desurtanal dan Kosurtanal belum
bekerja sebagaimana mestinya. Maka secara khusus untuk survei dan
pemetaan nasional dibentuk organisasi baru yang disebut
BAKOSURTANAL (Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional).
BAKOSURTANAL dibentuk berdasar Keppres No. 63 tahun 1969
tanggal 17 Oktober 1969 (diperingati sebagai ulang tahun
BAKOSURTANAL). Pertimbangan pembentukan BAKOSURTANAL,
yaitu:
a. Perlu adanya koordinasi dalam kegiatan dan pelaksanaan tugas surta
(survei dan pemetaan) sehingga dapat tercapai adanya effisiensi serta
penghematan pengeluaran keuangan negara;
b. Terkait dengan itu, dalam rangka penertiban aparatur pemerintahan,
dipandang perlu untuk meninjau kembali kedudukan tugas dan fungsi
badan-badan yang melakukan kegiatan surta untuk dipersatukan dalam
suatu badan koordinasi surta nasional.
50
Dengan dibentuknya BAKOSURTANAL maka badan-badan yang
masih ada seperti Desurtanal serta Badan Atlas Nasional dibubarkan dan
fungsi-fungsi kedua badan tersebut ditampung BAKOSURTANAL. Hingga
kini BAKOSURTANAL telah dipimpin oleh 6 kepala (dahulu ketua), yaitu :
Ir. Pranoto Asmoro (1969-1984), Prof. Dr. Ir. Jacub Rais, M.Sc. (1984-
1993), Dr. Ir. Paul Suharto (1993-1999), Prof. Dr. Ir. Joenil Kahar (1999-
2002), Ir. Rudolf Wennemar Matindas, M.Sc. (2002-2010), Dr. Asep
Karsidi, M.Sc. (2010-2014) dan Dr. Priyadi Kardono, M.Sc (2014-
sekarang).
Di antara masa itu, badan koordinasi ini pernah berkantor di beberapa
tempat berbeda. Pada awalnya di Jalan Wahidin Sudirohusodo I/11, dan
Jalan Merdeka Selatan No. 11, pernah pula di Gondangdia, dan terakhir
(hingga sekarang) di Kompleks Cibinong Science Center. Badan Informasi
Geospasial (BIG) lahir untuk menggantikan Badan Koordinasi Survei dan
Pemetaan Nasional (BAKOSURTANAL) sebagai penuaian amanat pasal 22
Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (IG).
UU ini disetujui Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia pada
tanggal 15 April 2011 dan disahkan oleh Presiden Republik Indonesia,
Susilo Bambang Yudhoyono, pada tanggal 21 April 2011. Lahirnya BIG
ditandai dengan ditandatanganinya Peraturan Presiden Nomor 94 tahun
2011 mengenai Badan Informasi Geospasial pada tanggal 27 Desember
2011.
Berdasarkan Bab XI Pasal 69 UU tentang Informasi Geospasial yang
kemudian dijabarkan lebih lanjut ke dalam Ketentuan Peralihan Bab VII
51
Pasal 40 Peraturan Presiden tentang Badan Informasi Geospasial,
dinyatakan bahwa bidang tugas yang terkait dengan informasi geospasial
tetap dilaksanakan oleh BAKOSURTANAL sampai dengan selesainya
penataan organisasi BIG. BAKOSURTANAL wajib menyerahkan seluruh
arsip dan dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya kepada
BIG dan seluruh hak dan kewajiban BAKOSURTANAL, kecuali ditentukan
lain oleh peraturan perundangan, beralih kepada BIG.
BIG menjadi tulang punggung dalam mewujudkan tujuan UU tentang
Informasi Geospasial untuk :
a. Menjamin ketersediaan akses terhadap informasi geospasial yang dapat
dipertanggungjawabkan;
b. Mewujudkan penyelenggaraan informasi geospasial yang berdaya guna
(efisien) dan berhasil guna (efektif) melalui kerja sama, koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi; dan
c. Mendorong penggunaan informasi geospasial dalam penyelenggaraan
pemerintahan dan dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat.
Dengan kerja keras dan dukungan seluruh pemangku kepentingan di
bidang informasi geospasial, dari unsur pemerintah, akademisi, pengusaha,
profesional dan segenap masyarakat, BIG siap mengemban amanah sebagai
institusi terdepan dalam mengoptimalkan penyelenggaraan informasi
geospasial untuk negeri.
52
2. Visi dan Misi BIG
a. Visi:
"Menjadi integrator penyelenggaraan informasi geospasial sebagai
landasan pembangunan Indonesia".
b. Misi:
1) Meningkatkan sinergi proaktif dalam penyelenggaraan informasi
geospasial nasional.
2) Mengintegrasikan informasi geospasial agar dapat memberikan nilai
tambah bagi pembangunan nasional.
3) Meningkatkan kapastas dan kapabilitas penyelenggaraan informasi
geospasial nasional.
3. Kedudukan, Tugas dan Fungsi
a. Kedudukan :
Berdasarkan Bab 1 Pasal 1 ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 94
Tahun 2011, Badan Informasi Geospasial adalah Lembaga Pemerintah
Non Kementerian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Presiden. BIG dipimpin oleh seorang Kepala.
b. Tugas :
Badan Informasi Geospasial mempunyai tugas melaksanakan tugas
pemerintahan di bidang informasi geospasial.
c. Fungsi :
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
Perpres Nomor 94 Tahun 2011, BIG menyelenggarakan fungsi :
53
1) Perumusan dan pengendalian kebijakan teknis di bidang informasi
geospasial;
2) Penyusunan rencana dan program di bidang informasi geospasial;
3) Penyelenggaraan informasi geospasial dasar yang meliputi
pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan data dan informasi,
dan penggunaan informasi geospasial dasar;
4) Pengintegrasian informasi geospasial tematik yang diselenggarakan
oleh instansi pemerintah dan/atau pemerintah daerah sesuai dengan
peraturan perundang-undangan;
5) Penyelenggaraan informasi geospasial tematik yang belum
diselenggarakan selain BIG meliputi pengumpulan data, pengolahan,
penyimpanan data dan informasi, dan penggunaan informasi
geospasial tematik;
6) Penyelenggaraan infrastruktur informasi geospasial meliputi
penyimpanan, pengamanan, penyebarluasan data dan informasi, dan
penggunaan informasi geospasial;
7) Penyelenggaraan dan pembinaan jaringan informasi geospasial;
8) Akreditasi kepada lembaga sertifikasi di bidang informasi
geospasial;
9) Pelaksanaan kerjasama dengan badan atau lembaga pemerintah,
swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar negeri;
10) Pelaksanaan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi di lingkungan
BIG;
54
11) Pelaksanaan koordinasi perencanaan, pelaporan, penyusunan
peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum;
12) Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, organisasi
dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, keprotokolan, kehumasan,
kerjasama, hubungan antar lembaga, kearsipan, persandian, barang
milik negara, perlengkapan, dan rumahtangga BIG;
13) Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, penelitian dan
pengembangan, serta promosi dan pelayan produk dan jasa di bidang
informasi geospasial;
14) Perumusan, penyusunan rencana, dan pelaksanaan pengawasan
fungsional.
4. Program
a. Survei dan Pemetaan Nasional
1) Pembangunan dan Pemutakhiran Informasi Geospasial Dasar
(IGD).
2) Pembangunan dan Pemutakhiran Jaring Kontrol Geodesi Nasional.
3) Pembangunan dan Pemutakhiran Peta Dasar
b. Pembinaan dan Pengintegrasian Informasi Geospasial Tematik
1) Pembangunan IGT Strategis yang Merespon Program
Pembangunan Nasional.
a) Pengintegrasian IGT Nasional Menuju Kebijakan "One Map"
2) Pembangunan Infrastruktur Informasi Geospasial
a) Pembangunan dan Pengembangan Infrastruktur Informasi
Geospasial (IIG).
55
b) Pembangunan dan Pengembangan Simpul Jaringan Secara
Nasional.
c) Peningkatan Aksesibilitas Data dan Informasi Geospasial
c. Dukungan Manajemen
1) Pembinaan Kelembagaan Informasi Geospasial (IG)
a) Pembinaan dan Peningkatan Kualitas Sumberdaya Manusia
(SDM) IG Melalui Pembinaan Jabatan Fungsional, Diklat, dan
Litbang IG.
b) Sertifikasi SDM dan Badan Usaha IG.
5. Struktur Organisasi
Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi
Sub Bagian
Kearsipan
56
Keterangan garis :
: Garis Tanggungjawab
------------------ : Garis Koordinasi
Keterangan gambar struktur organisasi :
a. Kepala Badan Informasi Geopasial
Kepala Badan Informasi Geopasial.
b. Sekretariat Utama
Tugas :
Sekretariat Utama mempunyai tugas mengkoordinasikan
perencanaan, pembinaan, dan pengendalian terhadap program,
administrasi, dan sumber daya di lingkungan BIG.
Fungsi :
1) Pelaksanaan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi di lingkungan
BIG;
2) Pelaksanaan koordinasi perencanaan, pelaporan, penyusunan
peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum;
3) Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, organisasi
dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, keprotokolan,
kehumasan, kerja sama, hubungan antar lembaga, kearsipan,
persandian, barang milik negara, perlengkapan, dan rumah tangga
BIG; dan
4) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.
57
Sekretariat Utama terdiri atas:
a) Biro Perencanaan, Kepegawaian, dan Hukum; dan
b) Biro Umum dan Keuangan.
c. Inspektorat
1) Tugas Pokok :
Inspektorat mempunyai tugas melaksanakan pengawasan intern
di lingkungan BIG.
2) Fungsi :
a) Perumusan dan penyusunan rencana pengawasan fungsional;
b) Pelaksanaan pengawasan fungsional sesuai dengan ketentuan
peraturan Perundang-undangan;
c) Pelaksanaan urusan administrasi inspektorat; dan
d) Penyusunan laporan hasil pengawasan.
d. Deputi Bidang Informasi Geospasial Dasar.
1) Tugas :
Deputi Bidang Informasi Geospasial Dasar mempunyai tugas
merumuskan, melaksanakan, dan mengendalikan pelaksanaan
kebijakan teknis di bidang Informasi Geospasial Dasar (IGD).
2) Fungsi :
a) Perumusan dan pengendalian kebijakan teknis di bidang
informasi geospasial dasar;
b) Penyusunan rencana dan program di bidang informasi
geospasial dasar;
58
c) Penyelenggaraan informasi geospasial dasar yang meliputi
pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan data dan
informasi, dan penggunaan informasi geospasial dasar;
d) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga pemerintah,
swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar negeri; dan
e) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.
3) Deputi Bidang Informasi Geospasial Dasar terdiri atas:
a) Pusat Jaring Kontrol Geodesi dan Geodinamika;
b) Pusat Pemetaan Rupabumi dan Toponim;
c) Pusat Pemetaan Kelautan dan Lingkungan Pantai; dan
d) Pusat Pemetaan Batas Wilayah.
e. Deputi Bidang Informasi Geospasial Tematik
1) Tugas :
Deputi Bidang Informasi Geospasial Tematik mempunyai tugas
merumuskan, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan
kebijakan teknis di bidang Informasi Geospasial Tematik (IGT).
2) Fungsi :
a) Perumusan dan pengendalian kebijakan teknis di bidang
informasi geospasial tematik;
b) Penyusunan rencana dan program di bidang informasi
geospasial tematik;
c) Pengintegrasian informasi geospasial tematik yang
diselenggarakan oleh instansi pemerintah dan/atau pemerintah
daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
59
d) Penyelenggaraan informasi geospasial tematik yang belum
diselenggarakan selain BIG meliputi pengumpulan data,
pengolahan, penyimpanan data dan informasi, dan penggunaan
informasi geospasial tematik;
e) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga pemerintah,
swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar negeri; dan
f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.
3) Deputi Bidang Informasi Geospasial Tematik terdiri atas:
a) Pusat Pemetaan dan Integrasi Tematik; dan
b) Pusat Pemetaan Tata Ruang dan Atlas.
f. Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial
1) Tugas :
Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial mempunyai
tugas merumuskan, melaksanakan, dan mengendalikan pelaksanaan
kebijakan teknis di bidang Infrastruktur Informasi Geospasial (IIG).
2) Fungsi :
a) Perumusan dan pengendalian kebijakan teknis di bidang
infrastruktur informasi geospasial;
b) Penyusunan rencana dan program di bidang infrastruktur
informasi geospasial;
c) Penyelenggaraan infrastruktur informasi geospasial meliputi
penyimpanan, pengamanan, penyebarluasan data dan informasi,
dan penggunaan informasi geospasial;
d) Penyelenggaraan dan pembinaan jaringan informasi geospasial;
60
e) Akreditasi kepada lembaga sertifikasi di bidang informasi
geospasial;
f) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga
pemerintah,swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar
negeri; dan
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.
3) Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial terdiri atas:
a) Pusat Pengelolaan dan Penyebarluasan Informasi Geospasial;
dan
b) Pusat Standardisasi dan Kelembagaan Informasi Geospasial.
g. Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial
1) Tugas :
Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial mempunyai
tugas merumuskan, melaksanakan, dan mengendalikan pelaksanaan
kebijakan teknis di bidang Infrastruktur Informasi Geospasial (IIG).
2) Fungsi :
a) Perumusan dan pengendalian kebijakan teknis di bidang
infrastruktur informasi geospasial;
b) Penyusunan rencana dan program di bidang infrastruktur
informasi geospasial;
c) Penyelenggaraan infrastruktur informasi geospasial meliputi
penyimpanan, pengamanan, penyebarluasan data dan informasi,
dan penggunaan informasi geospasial;
d) Penyelenggaraan dan pembinaan jaringan informasi geospasial;
61
e) Akreditasi kepada lembaga sertifikasi di bidang informasi
geospasial;
f) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga
pemerintah,swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar
negeri; dan
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.
3) Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial terdiri atas:
a) Pusat Pengelolaan dan Penyebarluasan Informasi Geospasial;
dan
b) Pusat Standardisasi dan Kelembagaan Informasi Geospasial.”1
B. Hasil Penelitian
1. Pengelolaan Arsip Inaktif Peta di Badan Informasi dan Geopasial
BIG merupakan suatu instansi yang bergerak dalam bidang informasi
dan geopasial yang banyak menciptakan dalam menyelenggarakan fungsi
dan kegiatan-kegiatannya. Arsip-arsip yang dikelola di Sub Bagian
Kearsipan BIG adalah arsip-arsip dinamis inaktif seperti geopasial dan
geodisi, keuangan, peta tematik, peta rupabumi, peta kelautan, peta
pemetaan batas wilayah, peta pemetaan tata ruang dan atlas. Penciptaaan
arsip peta di masing-masing unit kerja BIG melalui proses yang rumit, teliti
dan dalam jangka waktu yang lama, tergantung dari jenis peta apa yang
diciptakan, terutama peta datar pemetaan tata ruang. Proses penciptaan arsip
peta sangat bergantung pada perkembangan tata ruang, faktor alam dan
anggaran. Sebagai contoh, untuk satu jenis peta datar pemetaan tata ruang
1 Badan Informasi Geopasial. Sejarah dan Profil Badan Informasi Geopasial.
http://www.big.go.id/sejarah/ . diakses pada tanggal 4 Agustus 2017.
62
proses penciptaannya bisa menghabiskan waktu 5-6 tahun, karena melalui
proses pembagian dan pembedaan cetakan warna serta simbol seperti jalur
transportasi, area pegunungan, hutan, pemukiman, perkantoran dan lain-lain
yang harus dilakukan satu persatu pada setiap prosesnya.
Seperti yang dikatakan oleh salah satu informan :
Peta-peta yang tercipta di BIG dihasilkan dari masing-masing unit
kerja disini. Ada peta tematik, peta rupabumi, peta kelautan, peta batas
wilayah, peta tata ruang dan atlas. Arsip peta disini tercipta melalui
proses yang rumit dan lama, tergantung dari jenis petanya sih, yang
terbilang paling rumit dan lama itu peta datar. Penciptaan arsip peta di
BIG tergantung pada perkembangan tata ruang, faktor alam itu sendiri
dan juga anggaran. Bisa sampai 5-6 tahun proses penciptaannya, karena
harus melalui proses pembagian ini itu.2
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di BIG adalah berdasarkan
wilayah atau daerah. Arsip yang disimpan berdasarkan wilayah ini telah
diatur dalam Keputusan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman
Tata Kearsipan dan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 19
tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi
Geospasial. Penyimpanan arsip di Sub Bagian Kearsipan juga mengacu pada
Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan
Badan Informasi Geospasial, yang terbagi menjadi tiga kategori yakni arsip
biasa, terbatas, dan rahasia.
Azas penyimpanan arsip yang digunakan di BIG adalah azas
kombinasi. Azas kombinasi merupakan azas penyimpanan yang dilakukan
dengan memusatkan kegiatan kearsipan di Sub Bagian Kearsipan dan
penyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri pada masing-masing
2 Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016
63
unit, akan tetapi tetap dilakukan pengawasan secara rutin oleh Sub Bagian
Kearsipan BIG melalui aplikasi sistem manajemen kearsipan.
Hal ini dipertegas dengan pernyataan informan mengenai sistem
penyimpanan dan azas penyimpanan yang digunakan oleh Sub Bagian
Kearsipan BIG :
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan disini adalah berdasarkan
wilayah, pokok soal dan tahun. Mengacu pada Peraturan Kepala Badan
Informasi Geospasial No 19 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis
di Lingkungan Badan Informasi Geospasial.3
Hal Ini juga diungkapkan informan lainnya tentang azas penyimpanan
yang digunakan :
Azas penyimpanan yang diterapkan disini kita menerapkan azas
kombinasi. Arsip peta disimpan di ruang penyimpanan disini dan
disimpan di masing-masing unit juga wilayah. Arsip peta disimpan di
masing-masing unit dan wilayah pada saat arsip-arsip masih aktif, tapi
diawasi secara rutin oleh kita melalui aplikasi sistem manajemen
kearsipan BIG dari sini dan arsip peta yang disimpan disini itu kalau
setelah arsip peta masuk dalam kategori inaktif. Pemindahan arsip peta
dilakukan setahun sekali.4
a. Pemindahan
Proses kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif peta yang
dilakukan Sub Bagian Kearsipan BIG menggunakan Jadwal Retensi
Arsip (JRA). Proses pemindahan arsip dinamis inaktif peta dilakukan
dari setiap unit yang sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh
petugas yang bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-masing
unit. Unit-unit kerja yang melakukan pemindahan arsip-arsip peta ke Sub
Bagian Kearsipan ialah Pusat Jaringan Kontrol Geodesi dan
Geodinamika, Pusat Pemetaan Rupabumi dan Toponim, Pusat Pemetaan
3 Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016
4 Wawancara pribadi dengan dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016
64
Kelautan dan Lingkungan Pantai, Pusat Pemetaan Batas Wilayah, Pusat
Pemetaan dan Integrasi Tematik, Pusat Pemetaan Tataruang dan Atlas,
Pusat Pengelolaan dan Penyebaran Informasi Geopasial, Pusatk
Standarisasi dan Kelembagaan Informasi Geopasial. Penentuan kapan
suatu arsip dinamis peta akan dipindahkan adalah ketika arsip dinamis
peta tersebut telah masuk tiga tahun setelah inaktif, kemudian unit
tersebut bersurat ke Sub Bagian Kearsipan.
Tindakan selanjutnya yang dilakukan ialah, arsiparis melakukan
pemeriksaan arsip dinamis inaktif peta yang sudah dipindahkan dari
setiap unit. Sebelum melakukan pemindahan ke ruang penyimpanan arsip
dinamis inaktif, arsiparis menyiapkan database berisikan keterangan
arsip yang akan dipindahkan dari setiap unit dan terlebih dahulu
melakukan pemeriksaan kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip
tersebut dengan daftar yang diserahkan (berita acara penyerahan). Dalam
hal ini tugas arsiparis adalah menentukan dan menyeleksi arsip-arsip peta
yang layak untuk dipindahkan ke ruang penyimpanan arsip dinamis
inaktif.
Hal ini juga dipertegas dengan pernyataan informan mengenai
ketentuan pemindahan arsip ke ruang penyimpanan Sub Bagian
Kearsipan di BIG :
Kita sudah menggunakan JRA untuk memindahkan arsip dari
masing-masing unit di BIG. Sebelum arsip dipindahkan, petugas
pengelola arsip di setiap unit memilah-milah terlebih dulu. Proses
pemindahan arsip peta yang akan kita lakukan kalau arsip peta di
setiap unit telah masuk setahun setelah inaktif, lalu dari pihak
mereka bersurat ke kita (Sub Bagian Kearsipan BIG).5
5 Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016
65
Hal ini diungkapkan oleh informan lainnya tentang pemindahan arsip
peta :
Kalau sudah dipindahkan ke sini, harus diperiksa lagi sama kita, kita
persiapkan terlebih dulu database yang isinya adalah keterangan
arsip yang akan dipindahkan dari setiap unit, baru setelah itu kita
melakukan pemeriksaan perihal kelengkapan, kondisi, kesesuaian
arsip-arsip tersebut dengan daftar arsip yang diserahkan.6
b. Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta
Tahap-tahap penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta
di Sub Bagian Kearsipan BIG sebagi berikut :
1) Pemeriksaan
Sebelum melakukan tahap penyimpanan arsip inaktif peta yang
sudah dipindahkan dari setiap unit ke Sub Bagian Kearsipan, terlebih
dahulu dilakukan proses pemeriksaan oleh arsiparis yang bertujuan
sebagai pengecekan kembali arsip peta yang dipindahkan sudah benar-
benar termasuk dalam kategori inaktif. Setelah sudah dipastikan masa
aktifnya telah berakhir kemudian arsip tersebut diperiksa kelengkapan
arsip agar tidak terdapat berkas yang sama atau double berkas, karena
terkadang masing-masing unit lalai pada tahap pengecekan. Arsiparis
juga melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah
lengkap dan sesuai dengan daftar pemindahan arsip peta, kemudian
menyatukan menjadi satu berdasarkan kelompok wilayah dan tahun.
Selanjutnya arsiparis mengecek kondisi fisik arsip peta, untuk
memastikan bahwa arsip-arsip tersebut tidah ada yang rusak.
6 Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016
66
2) Sortir
Setelah melakukan pemeriksaan tahap selanjutnya yang
dilakukan adalah penyortiran. Penyortiran dilakukan untuk memilah
antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain. Di
Sub Bagian Kearsipan penyortiran berdasarkan unit kerja, wilayah dan
tahun, sebagai contoh arsip yang dipindahkan oleh unit Pusat
Pemetaan Batas Wilayah terdapat berapa wilayah antara lain Jawa
Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Sumatra Selatan, Sumatra Barat dan
lain-lainnya.
3) Klasifikasi dan Pendeskripsian
Arsip yang sudah melalui penyortiran selanjutnya akan melalui
tahap klasifikasi. Pengklasifikasian yang dilakukan di Sub Bagian
Kearsipan sudah menggunakan sistem pengklasifikasian arsip yang
baku untuk setiap arsip yang disimpan sesuai dengan Keputusan
Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman Tata Kearsipan.
Sistem pengklasifikasian yang kita pakai untuk arsip-arsip
dinamis inaktif peta sesuai dengan Peraturan Kepala BIG no.
34.1 tahun 2013 tentang pedoman tata kearsipan Badan
Informasi Geospasial.7
Pengklasifikasian arsip peta yang dilakukan BIG berdasarkan
wilayah atau daerah. Klasifikasi berdasarkan wilayah selanjutnya
dilengkapi dengan sub kode klasifikasi seperti G1, G2, G3 dan lainnya
adalah singkatan dari (Grafitek 1, Grafitek 2, Grafitek 3). Singkatan
tersebut merupakan keterangan dari jenis peta yang biasanya
7 Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah, Bogor 4 Agustus 2016
67
dilengkapi dengan keterangan skala dari arsip peta. (gambar
terlampir).
Dari hasil pengklasifikasian arsip kemudian arsiparis menginput
ke sistem menejemen kearsipan BIG. Pada aplikasi ini arsiparis dan
staf kearsipan mengisi data-data sebagai berikut: judul/isi berkas, unit
pencipta, tahun, kode klasifikasi, sub kode klasifikasi, sub-sub kode
klasifikasi, klasifikasi BIG, jenis fisik, kondisi, sifat, nomor urut,
nomor folder, lokasi, ruang, dan jumlah.
Selanjutnya setelah arsip selesai di input, arsiparis melapiskan
arsip dinamis inaktif peta per-peta dengan kertas putih/paper mint agar
tidak merekat satu sama lainnya, kemudian dilapisi kembali dengan
plastik putih, selanjutnya arsip-arsip peta tersebut dimasukan ke dalam
map plastik berwarna biru menjadi satu bundel dengan master
negative magnetic tape/film arsip-arsip peta tersebut berdasarkan
wilayah dan tahunnya. Setelah itu arsip-arsip tersebut menunggu
proses klasifikasi. Arsip peta yang belum dilakukan pengklasifikasian
disimpan di dalam lemari arsip gantung.
Setelah arsip-arsip dinamis inaktif peta selesai di klasifikasi,
kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-
masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi
merupakan sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan
arsip dinamis inaktif peta yang berisi keterangan unit pencipta,
klasifikasi, nomor urut box, lokasi, dan ruang.
68
Selanjutnya boks disimpan pada rak baja 2 muka, lemari roll
o’pack ataupun lemari arsip gantung. Arsip-arsip dinamis inaktif peta
yang bersifat penting atau rahasia disimpan di lemari roll o’pack.
Boks-boks arsip ditata dengan rapi berdasarkan penomeran
klasifikasinya. Pada rak baja dua muka dan roll o’pack ditempelkan
kertas penanda penyimpanan arsip peta yang disimpan berdasarkan
wilayah seperti: Jawa, Bali, Sumatera, Sulawesi dan lain-lainnya
beserta keterangan skala arsip peta tersebut.
4) Fasilitas Kearsipan di Sub Bagian Kearsipan BIG
Fasilitas penyimpanan arsip yang memadai akan menunjang
kemudahan dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktif
peta yang dimiliki. Fasilitas penyimpanan arsip yang ada di Sub
Bagian Kearsipan BIG sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan
Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan
Badan Informasi Geospasial antara lain :
a) Rak Arsip
Penggunaan rak arsip akan memudahkan petugas ketika
mencari arsip yang diperlukan, selain itu penggunaan rak arsip juga
akan membantu penyimpanan boks arsip menjadi tertata dan rapi.
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada tanggal 4 Agustus
2016 diperoleh data mengenai rak arsip sebagai berikut :
69
Table 2. Jumlah Rak Arsip
NO Jenis Rak Jumlah Ruang Penyimpanan
1 Rak baja dua muka 20 buah Ruang Penyimpanan 1
2 Roll o’pack 6 unit Ruang Penyimpanan 1
3 Roll o’pack 10 unit Ruang Penyimpanan 2
4 Roll o’pack model gantung 1 unit Ruang Penyimpanan 2
5 Lemari arsip gantung kecil 12 buah Ruang Penyimpanan 1
6 Lemari arsip gantung kecil 8 buah Ruang Penyimpanan 2
Total 40 buah
17 Unit
2 Ruang
Berdasarkan tabel 1, rak arsip yang ada terdiri dari rak baja dua
muka yang terbuat dari baja berjumlah 20 buah, roll o’pack tahan api
6 unit dan lemari arsip gantung kecil 12 buah terletak di ruang
penyimpanan 1, lemari roll o’pack tahan api berjumlah 10 unit, 1 unit
roll o’pack peta gantung dan 8 buah lemari arsip gantung kecil terletak
di ruang penyimpanan 2. Kondisi rak serta lemari arsip sangat baik
dan sangat layak digunakan.
Penempatan rak arsip baja dua muka dalam ruangan dengan
posisi berjajar kesamping dan juga saling berhadap-hadapan. Lemari
tahan api roll o’pack model geser dalam ruangan dengan posisi
berbaris kebelakang dan juga saling berhadap-hadapan. Sedangkan
lemari arsip gantung kecil dengan posisi saling membelakangi dan
terdapat juga yang dijajarkan kesamping bersandar pada tembok. Hal
ini dimaksudkan untuk efisiensi penggunaan ruangan.
1) Boks Arsip
Ruang penyimpanan pada Sub Bagian Kearsipan BIG
menggunakan boks arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.
Dengan menggunakan boks arsip, arsip yang disimpan menjadi tertata
70
dengan rapi sehingga akan memudahkan pencarian arsip jika sewaktu-
waktu dibutuhkan. Boks arsip yang disimpan pada rak arsip
mempunyai jumlah yang berbeda-beda, hal ini dikarenakan ukuran
boks arsip yang digunakan berbeda yaitu ukuran besar (37x19x27cm),
ukuran kecil (37x9x27cm). Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4
Agustus 2016 diperoleh data mengenai boks arsip sebagai berikut :
Tabel 3. Jumlah boks arsip di ruang penyimpanan
No Jenis dan Jumlah Rak Jumlah Boks Per
Rak Jumlah Boks
1 Rak Baja Dua Muka 190 boks 3.800 boks
2 Lemari Roll o’pack 190 boks 1.140 boks
3 Lemari Roll o’pack 960 boks 9.600 boks
4 Lemari Roll o’pack peta
gantung 200 lembar 2.400 lembar
5 Lemari arsip gantung kecil 200 lembar 2.400 lembar
6 Lemari arsip gantung kecil 40 bundel 320 bundel
Berdasarkan tabel 3, boks arsip yang disimpan pada ruang
penyimpanan satu (1) dan dua (2) untuk penyimpanan arsip inaktif
(peta) di BIG yang berjumlah 14.540 boks, dengan rincian 20 rak baja
dua muka berisi 3.800 boks, lemari roll o’pack berisi 1.140 boks arsip
ukuran besar dan kecil dan lemari arsip gantung kecil 2.400 lembar
arsip peta. Pada ruang penyimpanan dua (2), 10 lemari roll o’pack
tahan api berisi 9.600 boks ukuran kecil, 8 lemari arsip gantung kecil
berisi 320 bundel, 1 lemari roll o’pack tahan api arsip dinamis inaktif
peta gantung berisi 2.400 lembar. Boks arsip yang tidak dapat
tertampung rak baja di ruang penyimpanan satu (1) berjumlah 44 boks
ukuran besar, boks arsip tersebut diletakan di lantai. Arsip dinamis
inaktif peta yang belum selesai dalam proses pengolahan dan
71
pengklasifikasian dan pembagian wilayah di ruang penyimpanan dua
(2) berjumlah 120 bundel, arsip dinamis inaktif peta tersebut
diletakkan di lantai. Hal tersebut dapat dilihat pada hasil dokumentasi
gambar (terlampir). Berdasarkan hasil observasi mengenai jumlah
boks arsip yang disimpan pada ruangan penyimpanan Sub Bagian
Kearsipan BIG diperoleh data sebagai berikut :
Tabel 4. Jumlah total boks arsip yang disimpan
No Ruang Penyimpanan arsip dinamis
inaktif peta
Jumlah Boks
1 Ruang Penyimpanan 1 4.940 boks
2.400 lembar
2 Ruang Penyimpanan 2 9.600 boks
320 bundel
2.400 lembar
Berdasarkan tabel 4, jumlah keseluruhan boks arsip yang
disimpan di Sub Bagian Kearsipan BIG yaitu 14.540 boks yang
terbagi menjadi dua (2) ruangan penyimpanan arsip yaitu ruang
penyimpanan satu (1) berjumlah 4.940 boks dan 2.400 lembar, ruang
penyimpanan dua (2) berjumlah 9.600 boks, 320 bundel, 2.400
lembar.
Muatan tiap boks arsip berbeda-beda tergantung banyaknya arsip
yang masuk dalam kategori wilayah yang sama. Boks arsip tersebut
berwarna coklat, serta boks arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu
karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium
bergelombang dengan kertas liner sebagai penyekat dan pelapisnya.
Selain itu, Boks arsip juga mempunyai lubang sirkulasi udara
berukuran diameter 3 cm untuk ukuran boks besar dan diameter 2 cm
72
untuk ukuran boks kecil. Pada boks arsip tertulis unit pencipta,
klasifikasi, nomor urut box, lokasi, dan ruang. Boks arsip yang
digunakan sudah sesuai dengan ketentuan standar yang ditentukan.
2) Lemari Arsip (Filing Cabinet)
Setiap unit kerja di BIG memiliki filing cabinet untuk
menyimpan arsip-arsip yang masih tergolong arsip aktif. Filing
cabinet yang ada di setiap unit jumlahnya empat buah, masing-masing
filing cabinet mempunyai empat laci. Filing cabinet digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis aktif, setelah satu tahun arsip tersebut akan
dipindahkan ke ruangan penyimpanan Sub Bagian Kearsipan BIG dan
menjadi arsip inaktif.
3) Kartu Deskripsi
Kartu deskripsi merupakan sarana pencatatan yang digunakan
untuk mendeskripsikan arsip inaktif, yang berisi unit pencipta,
klasifikasi, nomor urut box, lokasi, dan ruang.
4) Sistem Manajemen Kearsipan
Sistem Manajemen Kearsipan merupakan aplikasi pengelolaan
arsip yang dimiliki oleh BIG. Sitem manajemen diterapkan di Sub
Bagian Kearsipan BIG pada tahun 2011. Arsip-arsip yang dimiliki
oleh BIG di input/dideskripsikan pada aplikasi ini.
Pendeskripsian/penginputan yang dilakukan berupa keterangan isi
informasi arsip-arsip yang dimiliki seperti owner, judul/isi berkas, asal
berkas, pencipta, tahun, kode klasifikasi, sub kode klasifikasi, sub-sub
kode klasifikasi, klasifikasi BIG, jenis fisik, kondisi, sifat, nomor urut,
73
nomor folder, lokasi, ruang, dan jumlah. Hanya arsip penting saja
yang dimasukan foto/gambar pada aplikasi tersebut.
5) Daftar Arsip Dinamis Inaktif Peta
Daftar arsip dinamis inaktif peta berbentuk lembaran-lembaran
kertas yang dijilid menjadi buku, berfungsi sebagai sarana penemuan
kembali arsip. Daftar arsip dinamis inaktif peta memuat owner,
judul/isi berkas, asal berkas, pencipta, tahun, kode klasifikasi, sub
kode klasifikasi, sub-sub kode klasifikasi, klasifikasi BIG, jenis fisik,
kondisi, sifat, nomor urut, nomor folder, lokasi, ruang, dan jumlah.
Penciptaan Daftar Arsip Terbatas dan Arsip Rahasia Penciptaan daftar
arsip terbatas dan daftar arsip rahasia termasuk kedalam pengamanan
informasi arsip. Tujuannya sebagai acuan pembatasan akses yang
digunakan oleh penyedia informasi yang berada di Records Centre
dan unit pengolah.
Berdasarkan hasil dokumentasi bentuk dari daftar arsip inaktif
dapat dilihat pada gambar (terlampir), dan folder tempat menyimpan
daftar arsip. Akan tetapi pada tahun 2015 Sub Bagian Kearsipan BIG
menerapkan aplikasi sistem manajemen kearsipan untuk pengelolaan
arsip-arsip yang mereka miliki. Aplikasi sistem manejemen kearsipan
tersebut juga bertujuan untuk mempermudah proses temu kembali
arsip-arsip apabila dalam waktu-waktu tertentu diperlukan.
6) Paper Mint (kertas pembungkus arsip dinamis inaktif peta)
Paper Mint adalah kertas yang digunakan untuk membungkus
arsip dinamis inaktif peta agar tetap terjaga keutuhannya dan tidak
74
merekat pada arsip lainnya, kertas ini berwarna putih dan bertekstur
kasar. Pada kertas yang digunakan untuk membungkus arsip dinamis
inaktif peta dicantumkan nomor urut arsip yang disimpan dan kode
klasifikasi di sudut kanan atas. Setelah dilapisi paper mint arsip
dinamis inaktif peta dilapisi plastik bening. Berdasarkan hasil
dokumentasi bentuk dari paper mint dan plastik pelapis dapat dilihat
pada lampiran gambar.
7) Ruang Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta
Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanakan tanggal 4
Agustus 2016 pada Sub Bagian Kearsipan BIG mempunyai dua 2
ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta. Ruang penyimpanan
satu (1) yang berukuran 15x20 meter. Ruang penyimpanan satu (2)
yang berukuran 20x20 meter. Ruang penyimpanan arsip dinamis
inaktif peta masih satu gedung atau satu atap (on site) dengan kantor,
terletak disamping ruangan arsiparis dan staf Sub Bagian Kearsipan
lainnya, hal tersebut dapat dilihat dari hasil dokumentasi gambar
(terlampir). Kondisi ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif peta
dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel. 5
Ruang penyimpanan 1
No Aspek Keterangan
1 Jendela 12 buah
2 Exhaust 12 buah, ukuran 40x40 cm
3 AC 5 buah
4 Fire Alarm System Tersedia
5 Tabung Pemadam Kebakaran 3 buah
6 Alat Ukur Suhu 1 buah
7 Finger Print 1 buah
8 CCTV 1 unit
75
Berdasarkan tabel 5, ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif
peta satu (1) mempunyai 12 jendela kaca permanen yang tidak dapat
dibuka, ruang penyimpanan ini juga mempunyai 12 exhaust,
penerangan ruangan menggunakan lampu neon TL sepanjang ruangan,
ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta menggunakan 5 Air
Conditioning (AC), tersedianya 3 tabung alat pemadam kebakaran,
alat pendeteksi api (fire alarm system), terdapat alat ukur suhu, finger
print yang terletak pada masing-masing pintu ruang penyimpanan dan
1 unit CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta.
Tabel. 6
Ruang penyimpanan 2
No Aspek Keterangan
1 Jendela 12 buah
2 Exhaust 12 buah, ukuran 40x40 cm
3 AC Blower 6 buah
4 Fire Alarm System Tersedia
5 Tabung Pemadam Kebakaran 3 buah
6 Alat Ukur Suhu 1 buah
7 Finger Print 1 buah
8 CCTV 1 unit
Berdasarkan tabel 6, ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif
peta satu (1) mempunyai 12 jendela kaca permanen yang sama dengan
ruang penyimpanan satu, ruang penyimpanan ini juga mempunyai 12
exhaust, penerangan ruangan menggunakan lampu neon TL sepanjang
ruangan, ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta
menggunakan 6 Air Conditioning Blower (AC) yang terletak pada atap
ruangan, tersedianya 3 tabung alat pemadam kebakaran, alat
pendeteksi api (fire alarm system), terdapat alat ukur suhu, finger print
76
yang terletak pada masing-masing pintu ruang penyimpanan dan 1
unit CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya mempunyai suhu dan
kelembaban yang selalu tetap, sehingga arsip yang disimpan terjaga
keutuhannya. Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4 Agustus
2016, diperoleh data sebagai berikut :
Tabel. 7
Suhu dan Kelembaban Ruang Penyimpanan
Arsip dinamis inaktif peta
No Ruang Penyimpanan Suhu Kelembaban
1 Ruang Penyimpanan 1 16˚C 35%
2 Ruang Penyimpanan 2 16˚C 35%
Berdasarkan tabel 7, mengenai suhu dan kelembaban ruangan
penyimpanan arsip inaktif dari pengukuran yang dilakukan sebanyak
satu kali oleh peneliti menghasilkan data pada pengukuran pertama
suhu ruangan 16˚C dan kelembaban udara 35% dengan demikian suhu
dan kelembaban ruangan penyimpanan sudah optimal karena suhu
yang baik untuk menyimpan arsip adalah antara 16˚C sampai dengan
35˚C dan kelembaban 35% sampai dengan 40%.
c. Petugas Kearsipan
Petugas kearsipan yang ada di BIG berjumlah 5 orang, terdiri dari 1
orang arsiparis terampil dan 1 orang arsiparis ahli.
Tabel. 8
Petugas Kearsipan Sub Bagian Kearsipan BIG
Jenjang Pendidikan Jumlah Persentase
D3 Kearsipan 1 12,5%
S1 3 75%
S2 1 12,5%
Jumlah 100%
77
Berdasarkan tabel 6, mengenai pendidikan disimpulkan bahwa
jumlah persentase petugas kearsipan yang berasal dari jenjang D3
kearsipan sebesar 12,5%, dari jenjang S1 sebesar 75 %, dan dari S2
sebesar 12,5%, dari data tersebut dapat diketahui bahwa Sub Bagian
Kearsipan BIG sudah memiliki petugas kearsipan sesuai dengan
kebutuhan dalam pengelolaan arsip. Pejabat Fungsional Arsiparis dan
atau petugas pengolah arsip yang bertugas mengelola arsip dipilih
berdasarkan profesionalisme kerja baik dalam substansi kearsipan
maupun dalam dedikasi dan integritas. Berdasarkan Peraturan Kepala
Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015, pengelola arsip tersebut
harus ditetapkan melalui surat keputusan yang dikeluarkan serendah-
rendahnya oleh Pimpinan Tinggi Pratama.
Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4 Agustus 2016, diperoleh
data mengenai keterampilan petugas kearsipan dalam melaksanakan
pekerjaan kearsipan yang biasa dilakukan setiap hari, berikut ini aspek
keterampilan tersebut :
78
Tabel 9. Deskripsi keterampilan petugas kearsipan
No Nama Aspek Ya Tidak
1. EH (51 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip dinamis
inaktif peta ke dalam kartu deskripsi.
b. Dapat menyusun kartu deskripsi
dengan sistematis sesuai skema
pegaturan arsip.
c. Dapat membungkus arsip dinamis
inaktif peta dengan kertas / paper
mint dan plastik pelapis.
d. Dapat menata arsip dinamis inaktif
peta ke dalam boks sesuai urutan.
V
2. SS (57 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip dinamis
inaktif peta ke dalam kartu deskripsi.
b. Dapat menyusun kartu deskripsi
dengan sistematis sesuai skema
pegaturan arsip.
c. Dapat membungkus arsip dengan
kertas / paper mint dan plastik
pelapis.
d. Dapat menata arsip dinamis inaktif
peta ke dalam boks sesuai urutan.
e. Kecekatan dan cermat dalam temu
kembali arsip peta.
f. Dapat menilaian arsip dinamis inaktif
peta proses penyusutan
V
3. IS (35 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip
ke dalam aplikasi sistem
manejemen kearsipan.
b. Dapat menyusun kartu deskripsi
dengan sistematis sesuai skema
pegaturan arsip.
c. Dapat membungkus arsip dengan
kertas / paper mint dan plastik
pelapis.
d. Dapat menata arsip dinamis inaktif
peta ke dalam boks sesuai urutan
e. Kecekatan dan cermat dalam temu
kembali arsip peta.
f. Dapat menilaian arsip dinamis inaktif
peta proses penyusutan
V
79
4. IR (33 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip
ke dalam aplikasi sistem
manejemen kearsipan.
b. Dapat menyusun kartu deskripsi
dengan sistematis sesuai skema
pegaturan arsip.
c. Dapat membungkus arsip dengan
kertas / paper mint dan plastik
pelapis.
d. Dapat menata arsip dinamis inaktif
peta ke dalam boks sesuai urutan
e. Kecekatan dan cermat dalam temu
kembali arsip peta.
f. Dapat menilaian arsip dinamis inaktif
peta proses penyusutan
V
5. EM (30 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip
ke dalam aplikasi sistem
manejemen kearsipan.
b. Dapat menyusun kartu deskripsi
dengan sistematis sesuai skema
pegaturan arsip.
c. Dapat membungkus arsip dengan
kertas / paper mint dan plastik
pelapis.
d. Dapat menata arsip dinamis inaktif
peta ke dalam boks sesuai urutan
e. Kecekatan dan cermat dalam temu
kembali arsip peta.
f. Dapat menilaian arsip dinamis inaktif
peta proses penyusutan
V
Berdasarkan tabel 9, kemampuan petugas kearsipan dari aspek
ketrampilan yaitu dapat mendeskripsikan arsip dinamis inaktif peta ke
dalam kartu deskripsi dengan benar, dapat menyusun kartu deskripsi
dengan sistematis sesuai skema pengaturan arsip, dapat membungkus
arsip dinamis inaktif peta dengan kertas/paper mint (kertas pembungkus
arsip dinamis inaktif peta) dan dapat menata arsip dinamis inaktif peta ke
80
dalam boks sesuai urutan sudah dapat dipenuhi dengan baik oleh petugas
kearsipan.
Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4 Agustus 2016, diperoleh
data mengenai kecekatan penemukan kembali arsip yang disimpan,
praktik penemuan kembali dilaksanakan oleh tiga (3) petugas kearsipan.
Tabel 10. Kecekatan Penemuan Kembali Arsip
No. Nama Durasi Waktu
1. EH (51 Tahun) 13 menit 11 detik
2. EM (57 Tahun) 11 menit 9 detik
3. IS (30 tahun) 12 menit 10 detik
Berdasarkan tabel 10, mengenai kecekatan penemuan kembali arsip
oleh Kepala Sub Bagian Kearsipan dan arsiparis dapat disimpulkan
bahwa EH (51 tahun) memerlukan waktu 13 menit 11 detik dalam
penemuan kembali arsip dinamis inaktif peta yang disimpan, EM (57
tahun) memerlukan waktu 11 menit 9 detik dalam penemuan kembali
arsip, dan IS (30 tahun) memerlukan waktu 12 menit 10 detik dalam
penemuan kembali arsip. Dari tiga petugas kearsipan rata-rata waktu
yang diperlukan untuk menemukan kembali arsip yaitu 10-15 menit. Hal
ini sudah optimal karena waktu penemuan kembali arsip yaitu kurang
dari lima belas (15) menit.
Berdasarkan hasil observasi tanggal 4 Agustus 2016, mengenai
kerapihan petugas kearsipan diperoleh data bahwa kerapihan petugas
baik, meja kerja petugas tertata rapi, semua dokumen-dokumen yang
diperlukan dalam bekerja diletakan diatas meja di dalam ordner, dan alat
81
tulis sudah dimasukan kedalam tempatnya. Kerapihan mengenai arsip
yang disimpan di dalam boks juga sudah tertata dengan rapi, arsip-arsip
yang dibungkus dengan kertas/paper mint dan dimasukan kedalam boks
arsip dengan rapi, begitu juga dengan boks arsip yang disimpan pada rak
arsip tertata dengan rapi sesuai urutan yang telah ditentukan.
d. Pemeliharaan Arsip Inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG
Arsip yang disimpan hendaknya dipelihara dengan baik agar
terjaga keutuhan fisiknya dan terjaga informasi yang terkandung
didalamnya. Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan oleh Sub
Bagian Kearsipan BIG berupa pemberian kanfer yang diletakan di
dalam boks-boks arsip, penyemprotan anti rayap pada bagian luar boks
arsip yang dilakukan satu bulan sekali atau dua bulan sekali untuk
mencegah serangga yang mungkin masuk ke dalam boks arsip dan
fumigasi dilakukan dua kali dalam satu tahun. Sedangkan untuk
pembersihan arsip dari debu dilakukan satu minggu satu kali oleh
petugas kearsipan dibantu dengan cleaning service. Pembersihan debu
tidak hanya dilakukan menggunakan kemoceng atau sulak, akan tetapi
pembersihan debu dilakukan menggunakan vacum cleaner, baik dalam
maupun luar boks arsip dan pembersihan juga dilakukan pada rak arsip
dinamis inaktif peta. Perbaikan arsip dinamis inaktif peta yang rusak
jarang dilakukan, karena keutuhan arsip dinamis inaktif peta yang asli
terjaga dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak peminjam.
Sama halnya seperti apa yang dikemukakan oleh ke-dua informan :
82
Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan di tempat kita berupa
pemberian kanfer yang diletakan di dalam boks-boks arsip,
penyemprotan anti rayap pada bagian luar boks arsip yang
dilakukan itu satu bulan sekali atau dua bulan sekali untuk
mencegah serangga yang mungkin masuk ke dalam boks arsip
dan fumigasi juga dilakukan dua kali dalam satu tahun. Kalau
pembersihan arsip dari debu dilakukan satu minggu satu kali oleh
petugas kearsipan dibantu sama cleaning service yang bertugas
disini. Pembersihan debu dilakukan memakai kemoceng dan
vacum cleaner, baik dalam maupun luar boks arsip dan
pembersihan juga dilakukan pada rak arsip dinamis inaktif peta.
Kalau perbaikan arsip dinamis inaktif peta yang rusak jarang
dilakukan, karena keutuhan arsip dinamis inaktif peta yang asli
terjaga dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak peminjam.8
e. Pelayanan Arsip Inaktif peta
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian
layanan informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan.
Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya memberikan kebutuhan kepada
pengguna arsip sesuai dengan prosedur penggunanya. Sub Bagian
Kearsipan BIG juga melayani peminjaman arsip yang dimiliki.
Peminjaman arsip peta dilakukan oleh masing-masing unit kerja internal
BIG dan juga pihak eksternal yang membutuhkan. Akan tetapi publik/
pihak eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan
kategori biasa/terbuka, terkecuali pihak pengawas eksternal seperti BPK
dan aparat penegak hukum. Hak akses atau pelayanan arsip telah diatur
berdasarkan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun
2015 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip
Dinamis di lingkungan Badan Informasi Geospasial. Berikut pernyataan
salah satu informan mengenai pelayanan arsip.
8 Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016
83
Pelayanan arsip dinamis telah diatur berdasarkan Peraturan Kepala
Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan
Badan Informasi Geospasial. Peminjaman arsip dinamis inaktif peta
dilakukan lebih banyaknya dari pihak intern instansi (BIG). Yang
bertanggungjawab dalam pelayanan arsip yaitu kita disini sebagai
petugas kearsipan.9
Dari pernyataan diatas bahwa peminjaman arsip dinamis inaktif peta
di Sub Bagian Kearsipan lebih sering dilakukan oleh pihak intern yaitu dari
setiap unit kerja di BIG sendiri. Petugas kearsipan yang bertanggungjawab
penuh untuk kegiatan pelayanan arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG.
Pihak yang akan meminjam arsip mengisi formulir atau blangko
peminjaman terlebih dulu dan petugas kearsipan akan mencatat
pada buku peminjaman arsip dan pada sistem manajemen
kearsipan.10
1) Permintaan
Pada tahap permintaan arsip, pengguna yang akan meminjam arsip
harus datang ke Sub Bagian Kearsipan BIG, tidak bisa melakukan
permintaan melalui telepon. Berdasarkan hasil observasi, lembar
peminjaman terdiri dari 3 (tiga) lembar yaitu lembar pinjam warna
putih, merah dan biru. Lembar pinjam warna putih diserahkan kepada
peminjam arsip, lembar warna merah sebagai pengganti arsip dan
disimpan ditempat arsip yang dipinjam, sedangkan warna biru
disimpan oleh Sub Bagian Kearsipan sebagai register peminjaman dan
alat kontrol peminjaman arsip. Hal tersebut diperjelas oleh pernyataan
salah satu informan.
Untuk pelayanan arsip dinamis inaktif peta disini, pihak luar
BIG harus melalui prosedur peminjaman langsung dengan
mengajukan surat peminjaman yang ditujukan kepada kepala
9 Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016
10 Wawancara pribadi dengan Bapak Indra Suryatna, Bogor 4 Agustus 2016
84
biro umum yang kemudian akan didisposisikan permintaan
peminjamannya kepada kita. Peminjaman arsip dinamis inaktif
peta berjangka waktu 3 hari, apabila ingin diperpanjang maka
harus melakukan permohonan ulang kembali. Kalau untuk arsip
dinamis inaktif peta yang penting hanya dipinjamkan copy-an
dari arsip dinamis inaktif peta tersebut.11
Setiap unit kerja di BIG yang meminjam hanya cukup melakukan
pengisian lembar/form peminjaman, yang kemudian akan dicatat pada
buku induk peminjaman dan juga dicatat menggunakan sistem
manajemen kearsipan. Akan tetapi untuk pihak luar BIG harus ada
surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Kepala Biro
Umum BIG, yang nantinya akan didisposisikan kepada Sub Bagian
Kearsipan BIG. Hal ini bertujuan untuk mempermudah arsiparis untuk
melakukan pencarian dan penelusuran arsip yang akan dipinjam,
karena surat permohonan dan lembar/form peminjaman sebagai bukti
peminjaman, bukti bahwa unit tersebut telah menyimpan arsipnya di
Sub Bagian Kearsipan BIG dan juga sebagai alat kontrol peminjaman.
Informasi surat peminjaman yang diberikan pengguna kepada
arsiparis atau petugas kearsipan sebagai berikut: nomor peminjaman,
nomor surat permohonan peminjaman, tanggal peminjaman, nama,
NIP, unit kerja, instansi/perusahaan, nomor telpon/HP, nama
dokumen/arsip, jumlah dokumen/arsip dan keterangan tujuan
peminjaman arsip yang dipinjam.
2) Pencarian
Proses pencarian/penelusuran arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG
dilakukan dengan dua cara, secara manual dan melalui sistem
11
Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016
85
manajemen kearsipan. kedua cara tersebut memudahkan arsiparis
dalam melakukan proses temu kembali arsip yang dibutuhkan.
Pernyataan ini dipertegas oleh salah satu informan.
Disini kami melakukan proses pencarian bisa dengan 2 cara,
yaitu secara manual atau menggunakan sistem manajemen
kearsipan yang ada. Tergantung pribadi kita masing-masing mau
dan terbiasa menggunakan yang mana, setelah mendapatkan
data yang dimaksud baru selanjutnya kita melakukan
penelusuran ke ruang penyimpanan.12
Pencarian arsip menggunakan sistem manajemen kearsipan yang
diterapkan berdasarkan deskripsi data yang sebelumnya sudah
diisi/diinput oleh petugas kearsipan pada saat penyerahan arsip, karena
arsip-arsip yang sudah terdata pada buku induk daftar arsip dan sistem
sudah mencakup secara lengkap informasi arsip-arsip yang disimpan.
Jadi arsiparis bisa melakukan penelusuran pada sistem dengan keyword
subjek, unit kerja, nomor urut arsip, nomor klasifikasi, wilayah ataupun
tahun. Setelah itu arsiparis atau petugas kearsipan bisa langsung
melakukan penelusuran ke ruang penyimpanan dan mencari pada rak
ataupun lemari roll o’pack.
3) Pengambilan
Setelah arsip yang dicari telah berhasil ditemukan maka langkah
selanjutnya adalah mengambil arsip dari tempatnya. Pada saat
pengambilan, arsiparis menyiapkan daftar peminjaman sebagai penanda
arsip yang dipinjam. Kemudian arsiparis melakukan pencatatan tanggal
peminjaman, nama peminjam, berkas arsip yang dipinjam, unit
peminjam, nama peminjam dan tanda tangan peminjam.
12
Wawancara pribadi dengan Bapak Indra Suryatna, Bogor 4 Agustus 2016
86
4) Pengendalian
Proses pengendalian dilakukan untuk mengamankan arsip baik
secara fisik maupun informasinya. Dalam upaya pengamanan arsip
tentunya tidak sembarang orang yang dapat mengakses arsip-arsip yang
dimiliki. Di Sub Bagian Kearsipan dalam pengendalian setiap pengguna
yang akan meminjam arsip, harus mengisi lembar/form peminjaman dan
mengajukan surat bagi peminjam dari pihak eksternal BIG. Hal ini
menandakan bahwa pihak Sub Bagian Kearsipan BIG sangat menyadari
akan pentingnya informasi dan kerahasiaan arsip-arsip yang dimiliki
tetap terjaga dengan baik.
5) Penyimpanan Kembali
Setelah arsip yang dipinjam oleh pengguna, kemudian
dikembalikan oleh petugas kearsipan Sub Bagian BIG. Selanjutnya
arsiparis akan mencatat di buku induk peminjaman bahwa arsip yang
dipinjam telah dikembalikan dan setelah itu segera menata kembali pada
ruang penyimpanan. Hal tersebut dilakukan sebagaimana prosedur yang
ada agar tidak disalah gunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab
dan tidak menimbulkan kesalah pahaman di kemudian hari.
f. Penilaian Arsip Inaktif peta
Prinsip penilaian arsip dinamis inaktif peta yang digunakan oleh
Sub Bagian Kearsipan BIG adalah prinsip nilai guna. Penggunaan
pinsip nilai guna karena arsip-arsip dinamis inaktif peta yang telah
disimpan selama periode waktu sepuluh tahun akan disusutkan. Dalam
melakukan penilaian arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG terlebih
87
dahulu dibentuknya tim penilai. Berikut penjelasan spesifik dari salah
satu informan:
Penilaian yang kita lakukan di sini yaitu dengan cara
mendeskripsikan arsip atau naskah yang memuat informasi
mengenai jenis kegiatan, isi informasi, wilayah, tahun dan kurun
waktu penyimpanan. Dibentuk tim penilai terlebih dulu,
kemudian kita himpun kartu deskripsi dari kegiatan yang sama
dalam satu berkas, kita kumpulkan berkas dalam satu seri arsip,
kemudian lakukan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi
aspek fungsi maupun informasinya.13
g. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif peta
Pemusnahan arsip-arsip dinamis inaktif peta dilakukan oleh Sub
Bagian Kearsipan BIG apabila arsip-arsip tersebut memasuki jadwal
retensinya. Jadwal retensi arsip telah diatur dalam Keputusan Kepala
Badan Informasi Geospasial Nomor 34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal
Retensi Arsip di Lingkungan BIG. Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta
sudah dilakukan empat kali sejak diterbitkannya Keputusan Kepala BIG
No. 34.2 Tahun 2013 tersebut. Jadwal retensi arsip dinamis inaktif peta
adalah tiga tahun. Pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan
arsip-arsip dinamis inaktif peta tersebut menggunakan mesin penghancur
kertas hingga menjadi bubur kertas. Hal ini sesuai dengan yang
dikemukakan oleh Kepala Sub Bagian Kearsipan sebagai pejabat yang
mempunyai wewenang dan pengambil keputusan dalam semua kegiatan
pada Sub Bagian Kearsipan BIG.
Untuk penyusutan arsip inaktif peta yang kami lakukan adalah
arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak lagi
memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan.
Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta yang dilakukan oleh Sub
Bagian Kearsipan BIG dengan menghancurkan arsip-arsip dinamis
13
Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016
88
inaktif peta tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga
menjadi bubur kertas. Pernah juga dalam proses pemusnahan
arsip-arsip yang dimiliki dengan bekerja sama oleh pihak ke-tiga.14
2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di BIG.
Berdasarkan hasil wawancara, terdapat kendala yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di BIG.
Kendala untuk saat ini yang kami hadapi adalah fasilitas kearsipan
seperti rak arsip, lemari roll o’pack untuk media penyimpanan arsip
yang BIG miliki sudah tidak mampu menampung pertumbuhan arsip
yang disimpan. Ruang penyimpanan yang kita miliki juga sudah
semakin sempit. Ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG
terhadap peraturan hak akses arsip, prosedur peminjaman arsip di
BIG.15
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa kendala yang ada di
Sub Bagian Kearsipan BIG yaitu: ruang penyimpanan yang semakin sempit,
fasilitas penyimpanan seperti rak arsip dan lemari roll o’pack yang sudah
tidak dapat menampung jumlah arsip yang terus bertambah. Sehingga
terdapat boks-boks arsip yang tergeletak di lantai karena kekurangan rak
arsip dan lemari roll o’pack. Bundel-bundel arsip-arsip peta yang diletakkan
di lantai karena kekurangan lemari arsip gantung kecil sebagai media
penyimpanan dan SDM dalam proses pengklasifikasian penginputan dan
pembagian wilayah. Protes yang dilakukan oleh pihak ekternal dalam
pelayananan peminjaman arsip yang dimiliki oleh BIG, karena
ketidakpahaman hak akses arsip yang telah ditentukan dalam Peraturan
Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan Badan
Informasi Geospasial.
14
Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016 15
Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016
89
Upaya yang dilakukan oleh Sub Bagian Kearsipan dalam mengatasi
kendala sebagai berikut :
Tahun 2017 kita akan realisasikan renstra dan rencana anggaran
belanja (RAB) untuk pembangunan gedung penyimpanan arsip yang
baru beserta pengadaan fasilitas dan sarana prasarana tambahan
untuk dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip-arsip BIG. Karena
sudah di setujui juga oleh Kepala Biro Umum dan Kepala Badan
Informasi dan Geopasial, tapi masih belum tau waktu, tanggal dan
bulan pelaksanaan yang pastinya kapan. Sosialisai dalam bentuk
kegiatan maupun alat publikasi lainnya secara formal ataupun
informal16
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa upaya yang dilakukan
oleh Sub Bagian Kearsipan dalam mengatasi kendala ruangan penyimpanan
dan fasilitas kearsipan yang sudah tidak dapat menampung jumlah arsip-arsip
yang terus bertambah untuk disimpan adalah pembangunan gedung
penyimpanan (record center) yang baru berserta pengadaan fasilitas dan
sarana prasarana penyimpanan dan pengelolaan arsip-arsip sesuai dengan
Rencana Anggaran Belanja yang telah disetujui oleh Kepala Biro Umum dan
Kepala Badan Informasi dan Geopasial yang akan segera di realisasikan pada
tahun 2017 ini. Mensosialisasikan peraturan hak akses arsip, alur pelayanan
arsip dan mekanisme peminjaman arsip dalam bentuk kegiatan maupun alat
publikasi lainnya secara formal ataupun informal.
C. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan
observasi yang diselaraskan dengan di Sub Bagian Kearsipan BIG maka diperoleh
data sebagai berikut :
16
Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016
90
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif peta di BIG
Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-
warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara
cepat.”17
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di BIG telah diatur
dalam Keputusan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman Tata
Kearsipan dan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 19 tahun
2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi
Geospasial berdasarkan wilayah. Penyimpanan arsip di Sub Bagian Kearsipan
juga mengacu pada Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun
2015 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di
Lingkungan Badan Informasi Geospasial yakni arsip biasa, terbatas, dan
rahasia.
Penggunaaan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah sangat
mempermudah petugas kearsipan Sub Bagian Kearsipan BIG dalam
penemuan kembali arsip dinamis inaktif peta yang dibutuhkan, jika
dibandingkan menggunakan sistem lain misalnya sistem tanggal, maka
petugas akan kesulitan dalam penemuan kembali karena arsip setiap hari terus
bertambah, dengan demikian penggunaan sistem wilayah cocok diterapkan di
Sub Bagian Kearsipan BIG karena ada kesesuaian dengan karakteristik arsip
dinamis inaktif peta yang disimpan.
Kegiatan penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi tidak hanya
menerapkan sistem penyimpanan arsip, tetapi juga menerapkan azas
17
A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 103.
91
penyimpanan arsip. Menurut Sularso, terdapat beberapa azas penyimpanan
arsip yaitu, azas sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi. Azas kombinasi
merupakan pemyimpanan arsip pada sutau organisasi yang sebagian unit
kerjanya menggunakan azas sentralisasi dan sebagian unit lainnya
menggunakan azas desentralisasi. Jadi dalam suatu organisasi terdapat suatu
pemusatan kegitan kearsipan dan penyelenggaraan kegiatan kearsipan
sendiri-sendiri yang mempunyai pola kombinasi beragam. Penyimpanan arsip
dengan menggunakan azas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-
kelemahan pada penyelenggaraan kedua azas tersebut di atas dapat
ditiadakan.18
Penggunaan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi di BIG dipilih
karena setiap bagian atau unit kerja melaksanakan kegiatan kearsipan sendiri-
sendiri walaupun pada akhirnya arsip-arsip dinamis inaktif peta tersebut akan
dipusatkan ke sentral arsip yang ada di Sub Bagian Kearsipan BIG.
Penggunaan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi ini cocok diterapkan
karena kantor ini termasuk instansi yang besar, sehingga akan lebih efektif
dan efisien dalam hal pengelolaanya. Arsip dinamis inaktif peta yang sudah
tergolong inaktif dapat dikelola dengan lebih khusus dan tidak menganggu
kegiatan kearsipan di masing-masing unit kerja dan efisien ruangan karena
arsip dinamis inaktif peta yang sudah tergolong inaktif akan dipindahkan ke
ruang penyimpanan arsip inaktif peta sehingga ruangan kerja menjadi tertata
dengan rapi dan tidak ada tumpukan arsip-arsip yang tidak terpakai lagi.
18
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 32.
92
Pemindahan arsip inaktif pada umumnya bisa diartikan kegiatan
memindahkan arsip inaktif dari unit-unit kerja ke pusat arsip dengan tujuan
mengurangi volume penyimpanan arsip. Menurut Read-Smith et all, proses
pemindahan arsip inaktif dari unit-unit kerja merupakan langkah awal yang
harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif di suatu
organisasi. Kegiatan pemindahan ini dilakukan secara bersama-sama oleh
arsiparis di Pusat Arsip. Langkah-langkah yang harus dilalui dalam kegiatan
pemindahan arsip inaktif adalah: menentukan kapan suatu arsip dapat
dipindahkan, menentukan arsip yang akan dipindahkan, menyiapkan yang
akan dipindahkan, penyiapan ruang penyimpanan dan penerimaan.19
Prose kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif peta yang dilakukan
Sub Bagian Kearsipan BIG menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Proses pemindahan arsip dinamis inaktif peta dilakukan dari setiap unit yang
sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh petugas yang
bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-masing unit. Arsip
dinamis inaktif peta akan dipindahkan adalah ketika arsip dinamis inaktif peta
telah masuk tiga tahun setelah inaktif, kemudian unit tersebut bersurat dan
menyiapkan berita acara penyerahan arsip ke Sub Bagian Kearsipan.
Sebelum melakukan pemindahan ke ruang penyimpanan arsip dinamis
inaktif, arsiparis menyiapkan daftar arsip berisikan keterangan arsip yang
dipindahkan dari setiap unit. Akan tetapi terlebih dahulu dilakukan
pemeriksaan kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut dengan
daftar yang diserahkan (berita acara penyerahan). Dalam hal ini tugas
19
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 304.
93
arsiparis adalah menentukan dan menyeleksi arsip-arsip peta yang layak
untuk dipindahkan ke ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif.
a. Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta di BIG
Tahap-tahap penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta
di Sub Bagian Kearsipan BIG adalah pemeriksaan, penyortiran,
pengklasifikasian dan penataan boks arsip pada rak/lemari arsip yang
tersedia. Berdasarkan hasil observasi, Sub Bagian Kearsipan BIG
melakukan proses pemeriksaan oleh arsiparis yang bertujuan sebagai
pengecekan kembali arsip peta yang dipindahkan sudah benar-benar
termasuk dalam kategori inaktif. Setelah itu arsiparis juga melakukan
pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah lengkap dan sesuai dengan
daftar pemindahan arsip peta. Setelah memeriksa masa aktif dan
kelengkapan, kesesuaian data dengan daftar, kemudian dilakukan
penyortiran.
Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang
satu dengan kelompok arsip yang lain. Di Sub Bagian Kearsipan
penyortiran berdasarkan wilayah dan tahun, sebagai contoh arsip yang
dipindahkan oleh unit Pusat Pemetaan Batas Wilayah terdapat berapa
wilayah antara lain Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Sumatra
Selatan, Sumatra Barat dan lain-lainnya. Arsip peta yang belum dilakukan
pengelompokan berdasarkan wilayah disimpan di dalam lemari roll
o’pack gantung.
Dari hasil mengelompokan arsip yang berdasarkan wilayah dan
tahun, kemudian arsiparis menginput ke sistem menejemen kearsipan
94
BIG. Pada aplikasi ini arsiparis dan staf kearsipan mengisi data-data
sebagai berikut: unit kerja, nomor urut, nomor folder, nomor klasifikasi,
tanggal, tahun, deskripsi dan jumlah. Selanjutnya setelah arsip selesai di
input, arsiparis melapiskan arsip dinamis inaktif peta per-peta dengan
kertas putih/paper mint agar tidak merekat satu sama lainnya, kemudian
dilapisi kembali dengan plastik putih, selanjutnya arsip-arsip peta tersebut
dimasukan ke dalam map plastik berwarna biru menjadi satu bundel
dengan master negative film arsip-arsip peta tersebut berdasarkan wilayah
dan tahunnya. Setelah itu arsip-arsip tersebut menunggu proses
klasifikasi.
Pengklasifikasian yang dilakukan di Sub Bagian Kearsipan sudah
menggunakan sistem pengklasifikasian arsip yang baku untuk setiap arsip
yang disimpan sesuai dengan Peraturan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013
Tentang Pedoman Tata Kearsipan. Penggunaan sistem pengklasifikasian
yang digunakan dianggap sangat tepat untuk penataan dan memudahkan
temu kembali arsip yang dimiliki. Sama halnya dengan pendapat yang
disampaikan oleh Mustari Irawan bahwa, satu fungsi dari pengelolaan
arsip adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga dapat
ditemukan kembali secara cepat dan tepat, arsip dalam keadaan lengkap
dan utuh, arsip merupakan satu kesatuan informasi.20
Setelah arsip-arsip dinamis inaktif peta selesai di klasifikasi,
kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-
masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi merupakan
20
Mustari Irawan, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia,
2001), h. 47.
95
sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan arsip dinamis
inaktif peta yang berisi keterangan unit pencipta arsip peta, nomor urut,
jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode klasifikasi.
Boks disimpan pada rak baja 2 muka ataupun lemari roll o’pack.
Arsip-arsip dinamis inaktif peta yang bersifat penting disimpan di lemari
roll o’pack. Boks-boks arsip ditata dengan rapi berdasarkan penomeran
klasifikasinya. Pada rak baja dua muka dan roll o’pack ditempelkan
kertas penanda penyimpanan arsip peta yang disimpan berdasarkan
wilayah seperti: Jawa, Bali, Sumatera, Sulawesi dan lain-lainnya.
b. Fasilitas Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta di Sub Bagian
Kearsipan BIG
Fasilitas kearsipan sangat diperlukan dalam menunjang pengelolaan
arsip. Ketersediaan fasilitas yang memadai dalam segi kualitas dan
kuantitas dapat mempermudah pengelolaan arsip. Fasilitas diartikan
sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-
pekerjaan dalam suatu usaha kerjasama manusia.21
Menurut Zulkifli
Amsyah, dalam pemilihan peralatan yang dipakai, terdapat beberapa
kriteria yang perlu diperhatikan, yaitu :
1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,
jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.
2) Frekuensi penggunaan arsip.
3) Lama arsip disimpan.
4) Lokasi dari fasilitas penyimpanan Sentralisasi dan desentralisasi).
5) Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan
kemungkinan untuk perluasan.
6) Tipe dan letak penyimpanan.
7) Bentuk organisasi.
21
A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993), h. 103.
96
8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.22
Berdasarkan hasil observasi fasilitas yang digunakan dalam
menyimpan arsip dinamis inaktif peta pada Sub Bagian Kearsipan BIG
adalah rak terbuka dua muka, roll o’pack dan lemari arsip gantung kecil.
Lemari roll o’pack tahan api digunakan untuk arsip-arsip dinamis inaktif
peta yang bersifat penting, vital atau rahasia. Jumah rak arsip yang ada di
Sub Bagian Kearsipan BIG masih kurang untuk menyimpan boks arsip
sehingga masih terdapat boks arsip yang diletakan dilantai. Apabila arsip
tersebut tersimpan dalam jangka waktu yang lama, boks arsip akan menjadi
lembab dan dapat menimbulkan jamur, serta mudah rusak karena saling
bertumpukan satu sama lain yang dapat mengakibatkan kerusakan fisik
pada arsip-arsip dinamis inaktif peta tersebut. Jumlah arsip yang terus
bertambah dan mengakibatkan kurangnya rak penyimpanan arsip dinamis
inaktif peta.
Dalam penyediaan fasilitas penyimpanan arsip tidak hanya cukup
mempertimbangkan kualitasnya saja, akan tetapi juga penting untuk
mempertimbangkan kuantitas pun sangatlah perlu agar pengelolaan arsip
dinamis inaktif peta pada Sub Bagian Kearsipan BIG berjalan dengan
baik. Jarak antar rak arsip di ruang penyimpanan 1 dan 2 pada Sub Bagian
Kearsipan BIG adalah 100cm. Menurut Keputuan Kepala ANRI Nomor
03 Tahun 2000 mengenai Standar Gedung dan Ruangan Penyimpanan
Arsip Inaktif. Jarak antara rak arsip seharusnya 100 cm-110 cm, hal ini
dimaksudkan agar sirkulasi udara diantara rak-rak arsip lancar dan tidak
22
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.
179.
97
terlalu lembab, selain itu juga akan mempermudah pergerakan petugas
kearsipan dalam proses temu kembali arsip.
Selain rak arsip, sarana yang digunakan untuk menyimpan arsip di
Sub Bagian Kearsipan BIG adalah boks arsip. Boks arsip terbuat dari
kertas tebal (karton) bertutup. Ukuran boks arsip yaitu panjang 37,5 cm,
lebar 3 cm dan tinggi 26,5 cm, di sisi depan terdapat keterangan untuk
memasang judul arsip yang disimpan.23
Berdasarkan hasil observasi yang
diperoleh boks arsip yang digunakan yaitu ukuran besar (37x19x27cm),
ukuran kecil (37x9x27cm). Kondisi boks arsip terjaga dengan baik,
terhindar dari masuknya serangga dan debu yang dapat mengancam
kerusakan fisik pada arsip-arsip dinamis inaktif peta yang dimiliki. Pada
sisi depan boks terdapat tulisan yang berisikan unit pencipta, nomor
klasifikasi, nomor urut box, lokasi, dan ruang.
Temperatur penyimpanan yang ideal untuk menyimpan kertas dan
benda-benda arsip lainnya dengan suhu 60˚F sampai 70˚F atau antara 22˚C
sampai 25˚C dengan kelembaban udara antara 45% sampai 55% RH
(Relative Humidity). Selain itu ketersediaan alat pemadam kebakaran dan
pendeteksi api juga diperlukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Arsip
dinamis inaktif peta yang disimpan juga tidak boleh terkena langsung
paparan sinar matahari karena sinar matahari yang mengandung
ultraviolet akan merusak arsip.24
Berdasarkan hasil observasi yang
dilakukan oleh peneliti suhu ruangan tempat penyimpanan arsip di Sub
Bagian Kearsipan BIG sudah memenuhi standar. Ruangan penyimpanan
23
Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 205. 24
Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. (Jakarta: Arikha
Media Cipta,1994), h. 124.
98
menggunakan AC (Air Conditioning) sehingga suhu ruangan menjadi
terkontrol dan stabil, suhu udara di dalam ruang penyimpanan arsip 1
ketika diadakan pengukuran sebanyak satu kali dan menghasilkan rata-rata
suhu yaitu 16˚C dan kelembaban 35%, ruang penyimpanan 2 dengan suhu
rata-rata 16˚C dan kelembaban 35%. Suhu tersebut sudah sesuai dengan
standar suhu ruang penyimpanan arsip. Hal ini menyebabkan ruangan
tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif peta menjadi tidak terlalu
pengap dan sirkulasi udara baik. Tersedianya alat ukur suhu menyebabkan
suhu menjadi terkontrol dan stabil, suhu yang dingin dan stabil sangat baik
untuk arsip yang disimpan dalam jangka waktu lama, arsip dinamis
inaktif peta tidak akan cepat rapuh.
c. Petugas Kearsipan
Pengelolaan arsip oleh seorang petugas yang profesional sangat
berpengaruh besar terhadap keberhasilan pengelolaan arsip pada suatu
organisasi atau instansi. Salah satu aspek yang harus dimiliki petugas
kearsipan adalah kecekatan. Aspek kecekatan dapat dilihat salah satunya
dari penemuan kembali arsip yang dilakukan petugas kearsipan,
berdasarkan teori yang dikemukakan Wursanto, kecepatan penemuan arsip
dipengaruhi tiga hal yaitu sistem penyimpanan, peralatan yang membantu
pencarian arsip dan tenaga arsiparis. 25
Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan
cepat, faktor-faktor yang perlu diperhatikan sistem penemuan kembali
harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai
dan sistem penyimpanan dokumen. Sistem penemuan kembali harus
didukung dengan peralatan yang sesuai dengan sistem penataan
berkas yang digunakan. Faktor personil juga memegang peranan
25
Ignasius Wursanto, Kearsipan 3 (Yogyakarta: Kanisius, 2003), h. 20.
99
penting dalam penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang
kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih,
mempunyai daya tangkap tinggi, cepat, mau dan suka bekerja secara
detail tentang kearsipan.26
Penemuan kembali merupakan hal utama dalam pengelolaan arsip,
karena penyimpanan dan penataan arsip tidak akan berarti apabila
arsip tidak dapat ditemukan kembali. Adapun Parameternya sebagai
berikut : Adanya ketentuan yang mengatur kecepatan penemuan
kembali arsip, tidak ada ketentuan mengatur penemuan kembali arsip,
ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip antara > 1 jam
s/d < 2 jam, ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip
antara 16 – 59 menit dan ada ketentuan yang mengatur penemuan
kembali arsip < 15 menit
Berdasarkan data yang diperoleh melalui observasi, petugas
kearsipan yang ada di Sub Bagian Kearsipan BIG dalam penemuan
kembali arsip sudah baik, aspek kecekatan diuji dengan praktik penemuan
kembali arsip. Rata-rata memerlukan waktu satu menit lebih. Hal ini
disebabkan karena dalam proses temu kembali arsip dinamis inaktif peta
yang disimpan dilakukan dengan penelusuran menggunakan sistem
manajemen kearsipan, sehingga hal tersebut sangat membantu dan
mengefisiensikan petugas arsip dalam proses penemuan kembali arsip
dinamis inaktif peta.
Aspek pengetahuan petugas kearsipan sudah baik karena sebagian
besar berasal dari pendidikan khusus kearsipan dan diklat kearsipan.
Pengelolaan arsip sudah baik dari penerimaan/pemindahan arsip dari
masing-masing unit sampai dengan pemeliharaannya, sudah dilakukan
berdasarkan pedoman yang telah ditentukan. Aspek ketrampilan petugas
kearsipan yang ada di Sub Bagian Kearsipan BIG sudah baik, karena
petugas kearsipan dapat melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan
26
Ibid, h. 193.
100
tugasnya seperti mendeskripsikan arsip ke dalam kartu deskripsi dan
Sistem Manajemen Kearsipan. Menyusun kartu deskripsi dengan
sistematis sesuai skema pengaturan arsip membungkus arsip dengan
kertas kessing/paper mint (kertas pelapis arsip inaktif), membungkus
arsip dinamis inaktif peta dengan plastik khusus dan menata arsip ke
dalam boks sesuai urutan sudah dapat dipenuhi dengan baik oleh petugas
kearsipan. Kerapihan petugas arsiparis di Sub Bagian Kearsipan BIG juga
sudah baik. Hal ini terlihat dari tatanan boks arsip yang diletakan pada
rak arsip, rapi, dan sesuai dengan urutan boks arsip.
d. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis Inaktif Peta
Arsip-arsip yang disimpan tentu memerlukan pemeliharaan agar
informasi yang terkandung di dalamnya dapat terjaga dengan baik. Tidak
hanya pemeliharaan yang diperhatikan tetapi juga pengamanan arsip
inaktif. Menurut Sularso, secara umum yang dimaksud dengan
pengamanan arsip adalah Menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan, jadi secara fisik arsip inaktif harus dijaga keamanannya dari
segi kehilangan maupun kerusakan. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara pengaturan ruangan, pemeliharaan tempat
penyimpanan, penggunaan bahan-bahan pencegah, larangan-larangan
yang tidak bisa dilanggar dan kebersihan.27
Berdasarkan hasil observasi, pemeliharaan arsip dinamis inaktif peta
pada Sub Bagian Kearsipan BIG sudah sangat optimal dikarenakan sarana
pemeliharaan tersedia dengan baik, ruang penyimpanan harus dijaga tetap
27
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 45-48.
101
kering dan terang tidak terkena cahaya matahari secara langsung. Ruang
penyimpanan arsip dinamis inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG
memiliki jendela kaca bias sehingga terhindar dari cahaya matahari secara
langsung serta boks-boks arsip dinamis inaktif peta terjaga dengan baik,
karena sinar ultraviolet dapat merusak kertas arsip. Gedung tempat
menyimpan arsip dinamis inaktif peta berdiri kokoh dan kuat terjaga dari
kebocoran dari hujan. Ruang penyimpanan juga dilengkapi oleh lemari
roll o’pack tahan api, exhaust, lampu neon TL sepanjang ruangan, Suhu
Air Conditioning (AC) yang terjaga selama 24 jam, tersedianya tabung
alat pemadam kebakaran, alat pendeteksi api (fire alarm system), terdapat
alat ukur suhu, finger print yang terletak pada masing-masing pintu ruang
penyimpanan dan unit CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta.
Membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng dan vaccum
cleaner agar dapat dibersihkan secara maksimal, sehingga arsip-arsip
dinamis inaktif peta yang disimpan pun terjaga keutuhan fisiknya baik dari
warna maupun kekuatan kertasnya dan pengelolaan arsip menjadi optimal.
Sub Bagian Kearsipan BIG belum mengalami kerusakan pada arsip-arsip
peta yang dimiliki, maka dari itu Sub Bagian Kearsipan BIG belum pernah
melakukan pemeliharaan fisik yang disebabkan dari kerusakan arsip peta.
e. Pelayanan Arsip
Ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup
pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh
pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari
permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip
102
sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.
Menurut Zulkifli, “peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena
dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman unit kerja, ataupun oleh kolega
pekerja dari unit lain dalam organisasi.”28
Peminjaman arsip sering terjadi
dalam kegiatan sehari-hari di lingkup satu organisasi maupun antar
organisasi. Oleh karena itu peminjaman harus diatur sesuai dengan
prosedur yang berlaku di masing-masing instansi. Prosedur peminjaman
arsip sangat penting karena dengan adanya prosedur maka arsip yang
dipinjam dapat terhindar dari resiko terselip dan hilang.
Peminjaman arsip peta dilakukan oleh masing-masing unit kerja
internal BIG dan juga pihak eksternal yang membutuhkan. Akan tetapi
publik/ pihak eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip
dengan kategori biasa/terbuka, terkecuali pihak pengawas eksternal
seperti BPK dan aparat penegak hukum. Hak akses atau pelayanan arsip
telah diatur berdasarkan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial
No 3 tahun 2015 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses
Arsip Dinamis di lingkungan BIG. Setiap unit kerja di BIG yang
meminjam hanya cukup melakukan pengisian lembar/form peminjaman,
yang kemudian akan dicatat pada buku induk peminjaman dan juga
dicatat menggunakan sistem manajemen kearsipan. Akan tetapi untuk
pihak luar BIG harus ada surat permohonan peminjaman yang ditujukan
kepada Kepala Biro Umum BIG, yang nantinya akan didisposisikan
kepada Sub Bagian Kearsipan BIG.
28
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.
202.
103
Berdasarkan hasil observasi, lembar peminjaman terdiri dari 3 (tiga)
lembar yaitu lembar pinjam warna putih, merah dan biru. Lembar pinjam
warna putih diserahkan kepada peminjam arsip, lembar warna merah
sebagai pengganti arsip dan disimpan ditempat arsip yang dipinjam,
sedangkan warna biru disimpan oleh Sub Bagian Kearsipan sebagai
register peminjaman dan alat kontrol peminjaman arsip. Proses
pencarian/penelusuran arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG dilakukan
dengan dua cara, secara manual dan melalui sistem manajemen kearsipan.
kedua cara tersebut memudahkan arsiparis dalam melakukan proses temu
kembali arsip yang dibutuhkan. Penelusuran pada Sistem Manajemen
Kearsipan dengan keyword : subjek, unit kerja, nomor urut arsip, nomor
klasifikasi, wilayah ataupun tahun. Setelah itu arsiparis atau petugas
kearsipan langsung melakukan penelusuran ke ruang penyimpanan dan
mencari pada rak ataupun lemari roll o’pack.
Apabila arsip yang dipinjam dikembalikan oleh petugas arsip Sub
Bagian Kearsipan BIG, selanjutnya arsiparis akan mencatat di buku induk
peminjaman bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan dan setelah itu
segera menata kembali pada ruang penyimpanan. Proses pelayanan arsip
pada Sub Bagian Kearsipan BIG berjalan dengan baik karena sesuai
dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015
Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di
lingkungan BIG.
f. Penilaian dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif peta
104
Salah satu dari kegiatan pengelolaan arsip adalah melakukan
pengurangan atau penyusutan arsip, dengan adanya penyusutan arsip
maka diharapkan dapat menghemat atau menghindari adanya pemborosan
ruangan, tenaga dan biaya serta peralatan pengelolaan. Jadwal retensi
arsip dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, Penentuan jangka
waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai
kegunaan tiap-tiap berkas”. Jadwal retensi arsip memuat informasi
tentang jenis-jenis arsip berdasarkan nilai pentingnya berikut jangka
waktu penyimpananannya sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke
Arsip Nasional Republik Indonesia.29
Sub Bagian Kearsipan BIG melakukan penyusutan arsip dinamis
inaktif peta sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah diatur dalam
Keputusan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 34.2 Tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG. Sebagian besar arsip
yang disimpan sudah memiliki jadwal retensi arsip dan dipisahkan ke
ruangan khusus yang dikumpulkan untuk proses pemusnahan. Hal ini
bertujuan untuk membantu dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif peta
menjadi agar lebih optimal.
Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan
ketentuan-ketentuan yang berlaku, seperti perlu membuat daftar pertelaan
untuk arsip-arsip yang dimusnahkan, membuat berita acara pemusnahan,
dan disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang.”30
Terdapat 4
29
Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 103. 30
Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. (Jakarta: Arikha
Media Cipta,1994), h. 93.
105
metode pemusnahan arsip yaitu, pencacahan, pembakaran, pemusnahan
kimiawi dan pembuburan.31
Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta yang
dilakukan oleh Sub Bagian Kearsipan BIG dengan menghancurkan arsip-
arsip dinamis inaktif peta tersebut menggunakan mesin penghancur kertas
hingga menjadi bubur kertas. Pernah juga dalam proses pemusnahan
arsip-arsip yang dimiliki dengan bekerja sama oleh pihak ke-tiga.
2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Sub
Bagian Kearsipan BIG.
Kendala yang ada di Sub Bagian Kearsipan Big adalah ruang
penyimpanan yang semakin menyempit, fasilitas penyimpanan seperti rak
arsip dan lemari roll o’pack yang sudah tidak dapat menampung jumlah arsip
yang terus bertambah serta ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG
terhadap peraturan hak akses arsip, prosedur peminjaman arsip di BIG
Upaya yang dilakukan oleh Sub Bagian Kearsipan dalam mengatasi
kendala ruangan penyimpanan dan fasilitas kearsipan adalah, pembangunan
gedung penyimpanan (record center) yang baru berserta pengadaan fasilitas
dan sarana prasarana penyimpanan dan pengelolaan arsip-arsip sesuai dengan
Rencana Anggaran Belanja yang telah disetujui oleh Kepala Biro Umum dan
Kepala Badan Informasi dan Geopasial yang akan segera di realisasikan pada
tahun 2017 ini. Agar boks-boks dan bundel-bundel arsip dinamis inaktif peta
yang diletakkan di lantai tertata dengan rapi pada rak, lemari roll o’pack
maupun lemari arsip gantung kecil walaupun masih dalam antrian proses
pengklasifikasian penginputan dan pembagian wilayah. Mensosialisasikan
31
Badri M Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. (Jakarta: Erlangga,
2006), h. 105.
106
peraturan hak akses arsip, alur pelayanan arsip dan mekanisme peminjaman
arsip dalam bentuk kegiatan maupun alat publikasi lainnya secara formal
ataupun informal.
107
BABV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya,
dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di Sub Bagian
Kearsipan BIG sebagai berikut :
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Peta di Sub Bagian Kearsipan BIG.
Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem wilayah atau daerah,
hal tersebut sudah baik karena sesuai dengan karakteristik arsip yang
disimpan. Azas penyimpanan arsip yang digunakan di BIG adalah azas
kombinasi dengan memusatkan kegiatan kearsipan di Sub Bagian
Kearsipan dan penyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri pada
masing-masing unit. Fasilitas kearsipan yang digunakan sudah sangat
memadai berdasarkan kualitas, namun tidak berdasarkan kuantitas.
Penggunaan rak baja dua muka, lemari tahan api lemari roll o’pack dan
lemari baja arsip gantung) sangat mengefisiensi penggunaan ruangan.
Ruangan penyimpanan yang sesuai standar, karena dilengkapi dengan Air
Conditioning AC), fire alarm system, alat pemadam kebakaran, alat
pengukur suhu, suhu dan kelembaban udara yang baik, serta finger print
yang digunakan pada masing-masing pintu ruang penyimpanan untuk
keamanan arsip-arsip peta/kartografi yang penting (vital).
Petugas kearsipan dinilai sudah baik dalam pengelolaan arsip dinamis
inaktif peta/kartografi yang dimiliki. Pemeliharaan arsip inaktif peta yang
108
dilakukan Sub Bagian Kearsipan BIG sudah sangat optimal berupa
pemberian kanfer yang diletakkan didalam boks arsip, penyemprotan anti
rayap satu bulan sekali dan fumigasi dilakukan dua kali dalam setahun.
Hak akses atau pelayanan arsip telah diatur berdasarkan Peraturan
Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan BIG.
Publik/pihak eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip
dengan kategori biasa/terbuka, terkecuali pihak pengawas eksternal
seperti BPK dan aparat penegak hukum. Penilaian dan pemusnahan arsip
inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG sudah optimal dan sudah
dilaksanakan dengan baik, karena sudah memiliki jadwal retensi arsip
masing-masing yang telah diatur dalam Keputusan Kepala BIG Nomor
34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG.
2. Kendala yang dihadapi dan upaya yang dilakukan dalam pengelolaan
arsip dinamis inaktif di BIG.
Ruang dan fasilitas penyimpanan arsip dinamis inaktif peta BIG tidak
lagi dapat menampung jumlah arsip yang semakin bertambah. Hal
tersebut diupayakan dengan penyegeraan realisasi pembangunan gedung
penyimpanan record center) yang baru sesuai dengan Rencana Anggaran
Belanja yang telah disetujui oleh Kepala Biro Umum dan Kepala BIG
pada tahun 2017. Kurangnya fasilitas penyimpanan seperti rak baja
terbuka dua muka, roll o’pack, lemari arsip gantung kecil. Upaya yang
dilakukan adalah pengadaan fasilitas dan sarana prasarana penyimpanan
109
dan pengelolaan arsip-arsip yang menjadi datu dengan anggaran belanja
pembangunan gedung penyimpanan baru tahun 2017. Masih terdapat
ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG perihal pelayanan arsip
BIG, peraturan hak akses arsip, alur pelayanan arsip dan mekanisme
peminjaman arsip di BIG. Upaya yang dilakukan yakni mensosialisasikan
hal-hal tersebut dalam bentuk kegiatan maupun alat publikasi lainnya
secara formal ataupun informal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, peneliti memberikan beberapa saran
sebagai berikut :
1. Sub Bagian Kearsipan Badan Informasi Geopasial, disarankan segera
merealisasi pembangunan gedung penyimpanan record center) yang baru
sesuai dengan Rencana Anggaran Belanja yang telah disetujui oleh Kepala
Biro Umum dan Kepala BIG pada tahun 2017.
2. Petugas Kearsipan, disarankan mengalokasikan arsip dinamis inaktif peta
yang masih dalam proses pembagian wilayah ke tempat yang lebih layak
dan terlebih dahulu memasukan arsip-arsip peta tersebut ke dalam boks
agar lebih rapi dan guna mencegah kerusakan. Mensosialisasikan secara
rutin perihal pelayanan arsip, peraturan hak akses arsip, alur pelayanan
arsip dan mekanisme peminjaman arsip di BIG dalam bentuk kegiatan
maupun alat publikasi lainnya secara formal ataupun informal.
110
DAFTAR PUSTAKA
A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja
Grafindo, 1993.
Badan Informasi dan Geopasial. Profile. http://www.bakosurtanal.go.id/. Diakses
pada tanggal 27 Januari 2016.
Badri M Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga, 2006
Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2003.
Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta : Rineka Cipta,
2008.
Boedi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1990.
Bradsher,
JamesGregory.“ManagingArchivesandArchivalInstitutions”.TheUniversity
ChicagoPress,1991.
Chowdurry, G.G.“IntroductiontoModernInformationRetrieval”.London: Facet
Publishing, 2004.
Cook, Michael.“Archives AdministrationAManualfotIntermediate andSmaller
Organization and LocalGonvernment”.Kent:WMDawson&sonLtd,1977.
Cox, Ricard J.“Managing of InstitationalArchives FoundationalPrinciples
andPractices”.New York : GreenwoodPress, 1992.
ElizabetandGeoffreyYeo. “ManagingRecords:AHandbook of Principles
andPractice”. London:FacetPublishing, 2003.
Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers,
2011.
Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. Jakarta:
Arikha Media Cipta,1994.
G. G. Chowdurry.“IntroductiontoModernInformationRetrieval”.London: Facet
Publishing, 2004.
Ignasius Wursanto. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius, 1991.
-------.Kearsipan 3. Yogyakarta: Kanisius, 2003.
111
InternationalCouncial onArchives.Electronic Record:AWorkbook for
Archivist.Paris:ICA, 2005.
-------., at.al,.Records ManagementHandbook.(2nded.).Cambridge: Gower,1994.
James M O’Toole.“Understanding archives andmanuscripts”.TianXia Wenhua
Chuban,1996.
Kennedy,Jay andCherrySchauder.RecordManagement:AGuide toCorporate
RecordKeeping.2nded. Sydney:LongmanAustralia,1998.
Krihanta.“AkreditasiLembagaKearsipanProvinsi dalam rangka
MeningkatkanLayanan
kepadaMasyarakat”.JurnalKearsipanANRIvol.3No.1Desember 2008.
Lexy J. Moleong. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya,2001.
Mustari Irawan. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Arsip Nasional Republik
Indonesia, 2001.
NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise
Architecture RecordsManagement Profile.
http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses pada
tanggal 2 Februari 2016.
Penn, Ira A.“Records ManagementHandbook”. England:GowerHouse,1992.
PhilipCBanting.a.n.d.Strategies for ManagingElecrtonicRecords:A
NewArchivalParadigm?An AffirmationofOur ArchivalTraditions?
http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal
30April2015.
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Read-Smith,dkk. “RecordManagement”.USA: SouthWestern,2002.
Robek, dkk. “InformationandRecordManagement”.California: Glencoe, 1987.
Sofian Effendi. Metode Penulisan Survei. Jakarta: LP3ES, 2012.
Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty, 1985.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Supardjati, dkk. Tata Usaha Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius,2000.
112
Suzan Z. Diamond. Records Management. Second edition. Newyork: Amacom.
1991.
TotoWidyarsono.“EvaluasiAksebilitasArsip: StudiKasus
diUnitLayananInformasiArsip Nasional Republik Indonesia”. Tesis
S2Fakultas IlmuPengetahuanBudaya, Universitas Indonesia,2002.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Pasal 2 Tahun 1971 tentang Fungsi
Arsip.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Universitas Negeri Semarang. Pedoman Aktif Dinamis. Semarang : UNS, 2013.
Wallace,
PatriciaE.RecordManagement:IntegratedInformationSystem.EnglewoodCliff
,NJ :Prentince Hall, 1992.
Withdrawn. ISO 15489-1:2001.InformationandDocumentation-Records
Management.Firstedition. 4.3
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama,
1998.
-------.ManajemenKearsipan.Jakarta:Gramedia Pustaka Utama, 2003.
HASIL OBSERVASIPENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
(PETA / KARTOGRAFI) DIPUSAT KEARSIPAN BIG
NO ASPEK INDIKATOR YA TIDAK KET
1 Sistem Penyimpanan
arsip
Sistem penyimpanan
yangterterapadaboks arsip
sesuai dengan
kodeklasifikasiyang ditentukan.
Sistem
penyimpanan
menggunakan
sistem
penyimpanan
berdasarkan
wilayah, terlihat
pada
keteranganyang
ditempel pada boks
arsip.
2 Peralatanpenyimpan
an arsip inaktif
a. Kondisi rak arsip layak
digunakan.
Rakyang terbuat
dari baja kokoh dan
tidak berkarat, rak
kayu kondisi baik
dan tidak keropos
c. Rak baja terbuka (dua muka) 20rak
d. Rak roll o’pack gantung 1 rak
e. Rak roll o’pack 16 unit
f. Lemari arsip gantung kecil 20 unit
g. Jumlah seluruh boks arsip 14.540 boks
h. Boks arsip terbuatdari
karton dan mempunyai
lubang sirkulasi udara
Boks besar
diameter3cm, boks
kecil 2cm
h. Kondisi boks arsiplayak
digunakan.
Sebagian besar
boks arsip
kondisinyabaik
3 Ruangan
penyimpanan arsip 1
a. Kondisi ruangan
penyimpanan
12 jendela, akan
tetapi memiliki
Exhaust 12 buah,
ukuran 40x40
cm
b. Ketersediaan
alatpemadam
kebakaran
3 buah tabung
c. Ketersediaan alatpendeteksi
api(FireAlarm System) Tersedia
d. Pencahayaan berasaldari
lampu dan masuknya sinar
matahari.
Pencahayaanberasa
l dari lampu
e. Sirkulasi udara lancar
Sirkulasi
udaralancar hanya
berasal dari
Exhaust
f. Penggunaan Air
Conditioning (AC) Tersedia5 buah
g. Suhu ruangan penyimpanan Rata-rata16˚C
h. Ketersediaan alatukursuhu Tersedia
i. Jarak antararakyangsatu
dengan yanglain 100-110
cm
100cm
j. Jarak rak dengantembok 70-
80 cm 100 cm
k. Penempatan unit rak
belakangdengan rak
belakang
Penempatan
rakbelakangd
engan
belakangagar
efisien ruang
4. Ruangan
penyimpanan arsip 2
a. Kondisi ruangan
penyimpanan
12 jendela, akan
tetapi memiliki
Exhaust 12 buah,
ukuran 40x40 cm
b. Ketersediaan alatpemadam
kebakaran
Tersedia 3 buah
tabung
c. Ketersediaan alatpendeteksi
api(FireAlarm System) Tersedia
d. Pencahayaan berasaldari
lampu dan masuknya sinar
matahari.
Pencahayaandari
penggunaan lampu
neon.
e. Sirkulasi udara lancar
Sirkulasi udara
lancar hanya
berasal dari
Exhaust f. Penggunaan AirConditioning
(AC) Tersedia6 buah
g. Suhu ruangan Rata-rata16˚C
h. Ketersediaan alatukursuhu Tersedia
i. Jarak
antararakyangsatudengan
yanglain 100-110 cm
100cm
j. Jarak rak dengantembok 70-
80 cm 100cm
k. Penempatan unit
rakbelakangdengan rak
belakang
Penempatan
rakmenempel pada
tembok.
5. a. Kondisi meja arsiparis tertata
dengan rapi Rapi
Pegawai Kearsipan
b. Menataarsipyang akan
dimasukan kedalam boks
dengan rapi
Iya
c. Dapatmendeskripsikan
arsipkedalamkartu
deskripsidengan benar
Iya
d. Dapatmenyusun kartu
deskripsi dengan sistematis
sesuai skema
pegaturanarsip.
Iya
e. Dapat Mendeskripsikan
arsip pada aplikasi sistem
manejemen kearsipan yang
digunakan
Iya
f. Dapat membungkus arsip
dengan kertas kessing/paper
mintdengan rapi
Iya
f. Dapat menata arsip ke
dalamboks sesuai urutan Iya
7.
Fasilitas
pemeliharaan arsip
inaktif
a. Tersediavacuumclenner Tersedia
b. Tersediakanfer
Tersediakanfer
yangdimasukan
kedalam boks arsip
c.
Tersediabahankimiapembas
mi serangga(baygon)
Iya
8 Aplikasi Sistem Manajemen Kearsipan Iya
No Nama Aspek Ya Tidak Ket
1. EH(51 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip
dinamis inaktif peta/kartografi
kedalam kartu deskripsi.
b. Dapatmenyusunkartu deskripsi
dengansistematis sesuai
skemapegaturanarsip.
c. Dapatmembungkus arsip
dinamis inaktif peta/kartografi
dengan kertas / paper
mintdan plastik pelapis.
d. Dapatmenataarsip dinamis
inaktif
peta/kartografikedalam boks
sesuai urutan.
2. SS(57 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip
dinamis inaktif
peta/kartografi kedalam kartu
deskripsi.
b. Dapatmenyusun kartu
deskripsi dengansistematis
sesuai skemapegaturanarsip.
c. Dapatmembungkusarsip
dengan kertas / paper
mintdan plastik pelapis.
d. Dapatmenataarsip dinamis
inaktif
peta/kartografikedalam boks
sesuai urutan.
3. IS (35 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip
kedalam aplikasi sistem
manejemen kearsipan.
b. Dapatmenyusunkartu deskripsi
dengansistematis sesuai
skemapegaturanarsip.
c.
Dapatmembungkusarsipdenga
n kertas / paper mintdan
plastik pelapis.
d. Dapatmenataarsip dinamis
inaktif
peta/kartografikedalam boks
sesuai urutan
4. IR (33 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip
kedalam aplikasi sistem
manejemen kearsipan.
b. Dapatmenyusunkartu deskripsi
dengansistematis sesuai
skemapegaturanarsip.
c.
Dapatmembungkusarsipdenga
n kertas / paper mintdan
plastik pelapis.
d. Dapatmenataarsip dinamis
inaktif peta/kartografikedalam
boks sesuai urutan
5. EM(30 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip
kedalam aplikasi sistem
manejemen kearsipan.
b. Dapatmenyusunkartu deskripsi
dengansistematis sesuai
skemapegaturanarsip.
c.
Dapatmembungkusarsipdenga
n kertas / paper mintdan
plastik pelapis.
d. Dapatmenataarsip dinamis
inaktif peta/kartografikedalam
boks sesuai urutan
HASILWAWANCARA
Nama : Dra. Eti Hermayanti, M.Si.(51Tahun)
Jabatan : Arsiparis
Wawancara tanggal 4 Agustus 2016, pukul 08.30 WIB
No. Deskripsi
1.
2.
Tanya Bagaimana arsip peta tercipta?
Jawab Arsip peta-peta yang tercipta di BIG dihasilkan dari masing-masing
unit kerja disini. Ada peta tematik, peta rupabumi, peta kelautan,
peta batas wilayah, peta tata ruang dan atlas. Arsip peta disini
tercipta melalui proses yang rumit dan lama, tergantung dari jenis
petanya sih, yang terbilang paling rumit dan lama itu peta datar.
Penciptaan arsip peta di BIG tergantung pada perkembangan tata
ruang, faktor alam itu sendiri dan juga anggaran. Bisa sampai 5-6
tahun proses penciptaannya, karena harus melalui proses pembagian
ini itu. Tanya Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Pusat Kearsipan BIG untuk
penyimpanan arsip inaktif peta?
Jawab Sistem penyimpanan arsip yang digunakan disini adalah berdasarkan
wilayah, pokok soal dan tahun.
3. Tanya Mengapa menggunakan sistem penyimpanan arsip inaktif peta
tersebut?
Jawab Penggunaan sistem wilayah yang sudah ditentukan dik
berdasarkan Peraturan Kepala BIG No. 34.1 tahun 2013 Tentang
Pedoman Tata Kearsipan, Peraturan Kepala Badan Informasi
Geospasial No 19 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di
Lingkungan Badan Informasi Geospasial.
4. Tanya Azas penyimpanan apa yang digunakan oleh Pusat Kearsipan BIG?
Jawab Itu lhooh dik,kan masing-masing unit kerja disini melakukan tugas
Kearsipan sendiri,tapi nantinya setelah 2 tahun arsip-arsip peta yang
di kelola oleh masing-masing unit akan diserahkan ke Sub Bagian
Kearsipan sini, azas kombinasi yaa dik sebutannya.
5. Tanya Mengapa menggunakan azas tersebut?
Jawab Sistem ini cocok disini, sesuai dengan karakteristik arsip disini.
6.
Tanya Apakah Sub Bagian Kearsipan BIG sudah melaksanakan pelayanan
arsip inaktif jika masyarakat membutuhkan? Jikasudah,
bagaimanakah prosedur pelayanan arsip inaktif pada Sub Bagian
Kearsipan BIG?
9.
Jawab Sudah dong, untuk pelayanan arsip dinamis inaktif peta/kartografi
disini biasanya lebih sering dilakukan dari masing-masing unit kerja
internal BIG, mereka harus isi form peminjaman terlebih dahulu, lalu
kita nyatet di buku peminjaman. Kalau pihak luar BIG harus melalui
prosedur peminjaman langsung dengan mengajukan surat peminjaman
yang ditujukan kepada Kepala Biro Umum yang kemudian akan
didisposisikan permintaan peminjamannya kepada kita.
Peminjaman arsip dinamis inaktif (peta/kartografi) berjangka waktu 3
hari, apabila ingin diperpanjang maka harus melakukan permohonan
ulang kembali. Kalau untuk arsip dinamis inaktif (peta/kartografi)
yang penting hanya dipinjamkan copy-an dari arsip dinamis inaktif
(peta/kartografi) tersebut.
Pelayananarsip dinamis telah diatur berdasarkan Peraturan Kepala
Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan
Badan Informasi Geospasial, publik/ pihak eksternal mempunyai hak
untuk mengakses seluruh arsip dengan kategori biasa/terbuka,
terkecuali pihak pengawas eksternal seperti BPK dan aparat penegak
hukum
7.
Tanya Siapa yang bertanggungjawab dalam pelayanan arsip inaktif?
Jawab Kepala Sub Bagian Kearsipan, arsiparis dan staf kearsipan lainnya dik
8.
Tanya Bagaimana penyusutan arsip yang dilakukan di Sub Bagian Kearsipan
BIG?
Jawab Untuk penyusutan kami sudah lakukan secara rutin,karena seluruh
arsip sudah mempunyai JRA, penyusutan berupa pemindahan dari unit
kerja keunit kearsipan sesuai dengan Keputusan Kepala Badan
Informasi Geospasial Nomor 34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi
Arsip di Lingkungan BIG
9.
Tanya Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan di Sub Bagian
Kearsipan BIG?
10.
Jawab Proses penyusutan arsip dinamis inaktif peta/kartografi disini
menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan lakukan secara rutin
berdasarkan Keputusan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor
34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG.
Proses pemindahan arsip dinamis inaktif peta/kartografi dilakukan
dari setiap unit yang sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh
petugas yang bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-
masing unit. Penentuan kapan suatu arsip dinamis peta/kartografi
akan dipindahkan adalah ketika arsip dinamis peta/kartografi tersebut
telah masuk tiga tahun setelah inaktif, kemudian unit tersebut bersurat
ke Sub Bagian Kearsipan, kemudian unit tersebut bersurat dan
menyiapkan berita acara penyerahan arsip ke Sub Bagian Kearsipan.
Sebelum melakukan pemindahan ke ruang penyimpanan arsip dinamis
inaktif, kita menyiapkan daftar arsip berisikan keterangan arsip yang
dipindahkan dari setiap unit. Akan tetapi terlebih dahulu kita
pemeriksa kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut
dengan daftar yang diserahkan berita acara penyerahan. Dari unit
kerja nantinya arsip dikelompokan berdasarkan pokok soalnya, terus
manuverkartu, setelah maneuver kartu selesai, kemudian diberkaskan
yaitu menggabungkan berkas yang isinya saja, dibungkus sama kertas
casing kemudian di beri label nomor sama kode klasifikasi terus
dimasukan dalam boks. Tanya
Apakah pemusnahan arsip sudah dilaksanakan oleh Sub Bagian
Kearsipan BIG? Jawab
Pemusnahan itu kan berdasarkan jadwal retensi arsip dik, arsip peta
disini sudah punya jadwal retensi arsip, jadi alhamdulillah sudah
optimal.
11.
Tanya
Jawab
Bagaimana pelaksanaan pemusnahan arsip diSub Bagian Kearsipan
BIG?
Jawab Kita sudah melakukan penyusutan arsip dinamis inaktif
peta/kartografi, sebagian besar arsip yang disimpan sudah memiliki
jadwal retensi arsip kita dipisahkan ke ruangan khusus yang
dikumpulkan untuk proses pemusnahan. Hal ini tentu sangat membantu
kita dik dalam pengelolaan arsip inaktif menjadi agar lebih optimal.
Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta/kartografi yang dilakukan
disini dengan menghancurkan arsip-arsip dinamis inaktif
peta/kartografi tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga
menjadi bubur kertas. Pernah juga pemusnahan arsip-arsip yang disini
dengan bekerja sama oleh pihak ke-tiga.
12.
Tanya Kendala apa yang dihadapi Sub Bagian Kearsipan BIG dalam
pengelolaan arsip peta?
Jawab Kendala yang kita hadapi sampai saat ini sih fasilitas kearsipan
seperti rak arsip, lemari roll o’pack untuk media penyimpanan arsip
yang BIG miliki sudah tidak mampu menampung pertumbuhan arsip
yang disimpan. Ruang penyimpanan yang kita miliki juga sudah
semakin sempit. Ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG
terhadap peraturan hak akses arsip, prosedur peminjaman arsip disini
cukup merepotkan untuk ngejelasinnya, terutama klo yang ngeyel dan
bersikeras mau meminjam arsip peta.
13
Tanya Upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang ada?
Jawab Tahun 2017 kita akan realisasikan renstra dan rencana anggaran
belanja (RAB) untuk pembangunan gedung penyimpanan arsip yang
baru beserta pengadaan fasilitas dan sarana prasarana tambahan
untuk dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip-arsip BIG.
Karena sudah di setujui juga oleh Kepala Biro Umum dan Kepala
Badan Informasi dan Geopasial, tapi masih belum tau waktu, tanggal
dan bulan pelaksanaan yang pastinya kapan. Sosialisai dalam bentuk
kegiatan maupun alat publikasi lainnya secara formal ataupun
informal.
HASILWAWANCARA
Nama : Edi Marfatah I (57Tahun)
Jabatan : Arsiparis
Wawancaratanggal 4 Agustus, pukul 09.30 WIB
No. Deskripsi
1.
Tanya Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan di Sub
Bagian Kearsipan BIG?
Jawab Proses penyusutan arsip kita awali dengan proses pemindahan.
Pemindahan arsip dinamis inaktif peta/kartografi disini dari setiap
unit yang sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh petugas
yang bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-masing unit
dik. Arsip dinamis inaktif peta/kartografi akan dipindahkan kalau
arsip dinamis inaktif peta/kartografi telah masuk satu tahun setelah
inaktif, kemudian unit tersebut bersurat dan menyiapkan berita acara
penyerahan arsip ke Sub Bagian Kearsipan. Sebelum melakukan
pemindahan ke ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif, kita
menyiapkan daftar arsip berisikan keterangan arsip yang
dipindahkan dari setiap unit. Akan tetapi terlebih dahulu kita
pemeriksa kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut
dengan daftar yang diserahkan berita acara penyerahan. Dari unit
kerja nantinya arsip dikelompokan berdasarkan pokok soalnya, terus
maneuver kartu, setelah manuverkartu selesai, kemudian diberkaskan
yaitu menggabungkan berkas yang isinya saja, dibungkus sama kertas
kesing kemudian di berilabel nomor sama kode klasifikasi terus
dimasukan dalam boks.
2.
Tanya Bagaimana klasifikasi/pengkategorian arsip peta yang di lakukan di
BIG?
Jawab Sistem pengklasifikasian yang kita pakai untuk arsip-arsip dinamis
inaktif peta/kartografi sesuai dengan Peraturan Kepala BIG no. 34.1
tahun 2013 tentang pedoman tata kearsipan Badan Informasi
Geospasial dik. Pengklasifikasian arsip disini berdasarkan nama/jenis
kegiatan-kegiatan dan jenis peta. Dari tiga kategori klasifikasi masih
terdapat 2 turunan yaitu sub kode klasifikasi dan sub-sub kode
klasifikasi. Sub kode klasifikasi biasa disingkat seperti RT, RS, LK, PR
dan lainnya. Sedangkan sub-sub kode klasifikasi biasa disingkat
seperti G1, G2, G3 dan lainnya.
3.
Tanya
Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang
penyimpanan arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang
dilakukan di BIG?
Jawab Kita pakai aplikasi sistem menejemen kearsipan dik
Tanya Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip
inaktif (peta) di BIG 4. Jawab Fasilitas penyimpanan yang ada disini banyak sih, kaya ruang
penyimpanan, rak baja terbuka (2 muka), lemari roll o’pack, lemari
arsip gantung kecil, server, boks, filling cabinet dik.
5.
Tanya Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif yang dimiliki oleh
BIG? Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan
yang telah ditentukan dalam bidang kearsipan Jawab Kalau menurut kami sudah
6
Tanya Peralatan apa saja yang digunakan untuk pengamanan arsip yang
dimiliki oleh BIG
Jawab Peralatan keamanan yang kita gunakan disini ada lemari tahan api
(roll o’pack), tabung alat pemadam kebakaran, alat pendeteksi api (fire
alarm system), finger print yang terletak pada masing-masing pintu
ruang penyimpanan dan CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif
peta/kartografi
7.
Tanya Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan
di BIG?
Jawab Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan di tempat kitasih berupa
pemberian kanfer yang diletakan didalam boks-boks arsip,
penyemprotan anti rayap pada bagian luar boks arsip yang dilakukan itu
satu bulan sekali atau dua bulan sekali untuk mencegah serangga yang
mungkin masuk ke dalam boks arsip dan fumigasi juga dilakukan dua
kali dalam satu tahun. Kalau pembersihan arsipdari debu dilakukan satu
minggu satu kali oleh petugas kearsipan dibantu sama cleaning service
yang bertugas disini. Pembersihan debu dilakukan memakai kemoceng
dan vacum cleaner, baik dalam maupun luar boks arsip dan
pembersihan juga dilakukan pada rak arsip dinamis inaktif peta. Kalau
perbaikan arsip dinamis inaktif peta yang rusak belum pernah
dilakukan, karena keutuhan arsip dinamis inaktif peta yang asli terjaga
dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak peminjam.
8.
Tanya Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan
di BIG?
Jawab Penilaian yang kita lakukan di sini yaitu dengan cara mendeskripsikan
arsip atau naskah yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi
informasi, wilayah, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Dibentuk tim
penilai terlebih dulu, kemudian kita himpun kartu deskripsi dari
kegiatan yang sama dalam satu berkas, kita kumpulkan berkas dalam
satu seri arsip, kemudian lakukan penilaian untuk setiap serinya, baik
dari segi aspek fungsi maupun informasinya.
HASILWAWANCARA
Nama : Indra Suryatna(35Tahun)
Jabatan : Arsiparis
Wawancaratanggal 4 Agustus, pukul 08.30 WIB.
No. Deskripsi
1.
Tanya
Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang
penyimpanan arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang
dilakukan di BIG? Jawab Kita menggunakan aplikasi sistem menejemen kearsipan pengadaan
dari BIG dik
2.
Tanya Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip
inaktif (peta) di BIG
Jawab Fasilitas penyimpanan yang ada itu ruang penyimpanan, rak baja
terbuka, lemari roll o’pack, lemari arsip gantung kecil, server, boks,
filling cabinet dik.
3.
Tanya Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif yang dimiliki oleh
BIG? Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan
yang telah ditentukan dalam bidang kearsipan?
Jawab Kalau menurut kami sudah
Tanya Peralatan apa saja yang digunakan untuk pengamanan arsip yang
dimiliki oleh BIG? 4. Jawab Peralatan keamanan disini yaa itu lemari tahan api (roll o’pack),
tabung alat pemadam kebakaran, alat pendeteksi api (fire alarm
system), finger print ada di masing-masing pintu ruang penyimpanan
dan CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta/kartografi
5.
Tanya Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan
di BIG?
Jawab Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan di tempat kita sih berupa
pemberian kanfer, penyemprotan anti rayap satu bulan sekali atau dua
bulan sekali dan fumigasi juga dilakukan dua kali dalam satu tahun.
Sama pembersihan arsip dari debu dilakukan satu minggu satu kali kita
dibantu sama cleaning service. Kalau arsip peta yang rusak terus
diperbaiki itu belum pernah dilakukan, karena alhamdulillah keutuhan
arsip disini terjaga dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak
peminjam.
6
Tanya Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan
di BIG?
Jawab Penilaian yaa? kita sih melakukannya dengan cara mendeskripsikan
arsip atau naskah yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi
informasi, wilayah, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Dibentuk tim
penilai terlebih dulu, kemudian kita himpun kartu deskripsi dari
kegiatan yang sama dalam satu berkas, kita kumpulkan berkas dalam
satu seri arsip, kemudian lakukan penilaian untuk setiap serinya, baik
dari segi aspek fungsi maupun informasinya.
PEDOMAN WAWANCARA
Kepala Sub Bagian Kearsipan BIG
1. Bagaimana arsip peta tercipta?
2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip inaktif peta peta yang dilakukan di
BIG?
3. Mengapa menggunakan sistem penyimpanan tersebut?
4. Menerapkan azas penyimpanan arsip apakah yang dilakukan di BIG?
5. Mengapa menggunakan azas penyimpanan tersebut?
6. Sistem temu kembali seperti apa yang dimiliki?
7. Apakah SDM yang ditugaskan untuk pengelolaan arsip di sub bidang
kearsipan BIG merupakan Tenaga ahli dalam bidang kearsipan (arsiparis)?
8. Apakah tenaga ahli (arsiparis) yang ada di sub bagian kearsipan sudah
sesuai dengan kebutuhan pengelolaan arsip yang dimiliki?
9. Siapa yang bertanggung jawab dalam pelayanan arsip inaktif peta peta?
10. Siapa saja yang diperkenankan untuk mengakses/meminjam arsip inaktif
peta peta yang dimiliki BIG?
11. Bagaimana jadwal retensi arsip inaktif peta peta yang ditentukan di BIG
untuk proses pemusnahan?
12. Kendala apa yang dihadapi Sub Bagian Kearsipan BIG dalam pengelolaan
arsip peta?
13. Upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang ada?
PEDOMAN WAWANCARA
Arsiparis
1. Bagaimana proses penyusutan arsip inaktif peta peta yang dilakukan di
BIG?
2. Bagaimana klasifikasi/pengkategorian arsip peta yang di lakukan di BIG?
3. Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang penyimpanan
arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang dilakukan di BIG?
4. Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip
inaktif peta peta di BIG?
5. Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif peta yang dimiliki oleh
BIG? Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan yang
telah ditentukan dalam bidang kearsipan?
6. Peralatan apa saja yang digunakan untuk pengamanan arsip yang dimiliki
oleh BIG?
7. Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan di
BIG?
8. Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan di
BIG?
PEDOMAN WAWANCARA
Staf Kearsipan
1. Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang penyimpanan
arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang dilakukan di BIG?
2. Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip
inaktif (peta) di BIG?
3. Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif yang dimiliki oleh BIG?
Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan yang telah
ditentukan dalam bidang kearsipan?
4. Peralatan Apa saja yang digunakan untuk pemeliharaan arsip peta yang
dimiliki oleh BIG?
5. Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan di
BIG?
6. Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan di
BIG?