PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP … · Berdasarkan hasil analisa pengamatan yang...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

SHELI MEDITA FANNI

D1509081

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

i

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

SHELI MEDITA FANNI

D1509081

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : SHELI MEDITA FANNI

NIM : D1509081

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN

PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA” adalah betul-betul karya

sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda

citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2012

Yang membuat pernyataan,

SHELI MEDITA FANNI


commit to user

v

MOTTO

Hidup tidak menghadiahkan barang sesuatupun kepada manusia

tanpa bekerja keras.

Bersikaplah kukuh seperti batu karang yang tidak putus-putusnya

dipukul ombak. Ia tidak saja tetap berdiri kokoh bahkan ia

menemtramkan amarah ombak dengan gelombang itu.

Persahabatan terdiri atas telinga yang mau mendengar, hati yang

mau memahami dan tangan yang siap menolong. (Frank Tyger)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Kedua Orang tuaku yang selalu

memberikan dukungan dan doa

Teman-teman & Sahabat-sahabatku

Seseorang yang selalu menemani suka

dan dukaku

Almamater tercinta


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

memberikan rahmat dan karunia-Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan

tugas akhir ini berjudul ”PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada :

1. Ibu Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama

yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan

dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi.

3. Ibu Dra. Kristina Setyowati, M.Si selaku Pembimbing Akademis yang

telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga

dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Ibu Siti Muryati, M.M selaku Kepala Kantor di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Kota Surakarta.

6. Bapak Sri Wahyudi, S.Sos, M.Si selaku Kepala Seksi Pengelolaan

Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

7. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material.


commit to user

viii

8. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III

Manajemen Administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, untuk itu

penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi

meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi

pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, Juni 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................. ii

PENGESAHAN ............................................................................................. iii

PERNYATAAN .............................................................................................. iv

MOTTO ......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiii

ABSTRAK ..................................................................................................... xiv

ABSTRACT ................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................ 1

B. Perumusan Masalah ............................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan .............................................................. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5

A. Tinjauan Pustaka ................................................................... 5

1. Pengertian Pengelolaan .................................................. 5

2. Pengertian Arsip ............................................................ 7

3. Arsip Dinamis Inaktif...................................................... 10

4. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ............................... 11

a. Pengelolaan arsip ..................................................... 11

b. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif .......................... 12

1. Pemindahan Arsip ............................................ 13


commit to user

x

2. Penataan dan Penyimpanan Arsip .................... 14

3. Pelayanan Arsip ............................................... 16

4. Pemusnahan ..................................................... 18

B. Metode Pengamatan .............................................................. 19

1. Lokasi Pengamatan ......................................................... 19

2. Jenis Pengamatan ........................................................... 20

3. Sumber Data ................................................................... 20

4. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 21

5. Teknik Analisis Data ...................................................... 21

BAB III DESKRIPSI LOKASI ................................................................ 24

A. Lokasi pengamatan ............................................................... 24

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta ........................................................................ 24

C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ................................................................................ 26

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta .......................................................... 27

E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta ...................................................................... 28

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ......................................... 32

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ..................... 36

A. Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ....... 36

1. Memindahkan Arsip .......................................................... 38

2. Penataan dan Penyimpanan ................................................ 43

3. Pelayanan Arsip ................................................................ 48

4. Pemusnahan Arsip ............................................................. 49

B. Pembahasan .......................................................................... 52


commit to user

xi

C. Hambatan-Hambatan yang muncul Dalam Pengelolaan

Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta .......................................................... 56

D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Hambatan dalam

Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta .................................... 57

BAB V PENUTUP ................................................................................... 58

A. Kesimpulan ........................................................................... 58

B. Saran ...................................................................................... 59

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota

Surakarta Pada Tahun 2012 ............................................................. 34

Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Dinamis Inaktif ..................................... 43

Tabel 4.2 Kartu Fisis ........................................................................................ 44

Tabel 4.3 Daftar Pertelaan Arsip ..................................................................... 47

Tabel 4.4 Lembar Peminjaman Arsip .............................................................. 49

Tabel 4.5 Daftar Pemusnahan Arsip ................................................................ 50

Tabel 4.6 Berita Acara Pemusnahan Arsip ...................................................... 51

Tabel 4.7 Daftar Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ........................................ 52


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gb. 2.1 Klasifikasi Arsip ................................................................................. 9

Gb. 2.2 Model Analisis Interaktif ................................................................... 23

Gb. 3.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ............................................................................................. 29


commit to user

xiv

ABSTRAK

Sheli Medita Fanni, D1509081, PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA

SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma

III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, 2012,

59 halaman.

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip

dinamis inaktif dan hambatan-hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Pengamatan ini menggunakan metode deskripsi kualitatif yang bersifat

mengumpulkan data dengan menggunakan langsung analisa setelah mendapatkan

data. Sedangkan untuk tehnik pengumpulan data menggunakan observasi,

wawancara dan dokumentasi. Dalam analisis data menggunakan model analisis

interaktif yang terdiri dari 4 komponen utama, yaitu pengumpulan, reduksi data,

sajian data dan penarikan kesimpulan.

Berdasarkan hasil analisa pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan

Perpustakaan daerah Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip dinamis

inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Surakarta telah dilaksanakan

sesuai prosedur, sudah dikelola dengan baik tapi belum optimal penanganannya,

ini dapat dilihat dari banyaknya arsip inaktif unit pengolah yang diserahkan

namun masih ada arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta yang belum ditangani. Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip

dinamis inaktif telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Optimalisasi, efisiensi, dan efektifitas belum bisa diperoleh karena adanya faktor

yang menghambat dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut, antara lain:

dalam hal penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena kurangnya

sumber daya manusia yang mengelola arsip, pemeliharaan dan perawatan yang

masih belum memadai dan masih tradisional, belum adanya sarana penunjang

seperti peralatan elektronik yang belum semuanya terpenuhi dalam pengelolaan

arsip.


commit to user

xv

ABSTRACT

Sheli Medita Fanni, D1509081, INACTIVE DYNAMIC ARCHIVE

MANAGEMENT IN SURAKARTA CITY’S LOCAL LIBRARY AND

ARCHIVE OFFICE, Administration Management Study Program, Diploma

III Program, Social and Political Sciences Faculty of Sebelas Maret

University, 2012, 59 pages.

This observation aims to find out how to find out how the inactive

dynamic archive management and the obstacles emerging in inactive archive

management in the Surakarta City’s Local Library and Archive Office.

This observation employed a descriptive qualitative method, namely to

collect the data using analysis directly after obtaining the data. Meanwhile,

techniques of collecting data used were observation, interview and

documentation. The data analysis was done using an interactive model of analysis

consisting of 4 main components: data collection, data reduction, data display and

conclusion drawing.

Based on the result of observation analysis conducted in the Surakarta

City’s Local Library and Archive Office it could be found that the inactive

dynamic management in Surakarta City’s Local Library and Archive Office had

worked according to the procedure, had been managed well but the management

had not been optimal. It could be seen from many given inactive archive of

processing unit but there were still inactive dynamic archives unmanaged in

Surakarta City’s Local Library and Archive Office. The inactive dynamic archive

management had implemented according to the rule prevailing. Optimization,

efficiency, and effectiveness had not been obtained due to some factors inhibiting

the management of inactive dynamic archive, among others, in the terms of:

archive arrangement storage that had not been optimal because of limited human

resource managing the archive, the maintenance that had not been adequate and

still traditional, there had no supporting infrastructure such as electronic fixture

that has not been fulfilled in archive management.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta

memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam

maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan.

Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Arsip yang

dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik, sebab keunggulan pada

bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu

mekanisme kerja dari seluruh pihak yang bersangkutan dalam pencapaian

tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui

arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi

pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.

Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan

bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan

kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk

meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah

ditetapkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal (1) ayat 2 yang

mendefinisikan arsip sebagai berikut :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis

dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip

aktif dan inaktif.

1


commit to user

2

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus

menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip (Basir Barthos, 1991:4). Pusat

Arsip atau yang disebut Lembaga Kearsipan Daerah berfungsi mengelola

arsip dinamis inaktif di Surakarta adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan

sebuah instansi pemerintah yang merupakan salah satu lembaga teknis daerah

kota Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu Walikota dalam

penyelenggaraan pemerintahan daerah khususnya di bidang Kearsipan.

Dalam hal ini penyelenggara pemerintah daerah yaitu Satuan Kerja Perangkat

Daerah (SKPD) Kota Surakarta.

SKPD adalah Unit Kerja Pemerintah Daerah yang mempunyai tugas

menyelenggarakan urusan pemerintah daerah Kota Surakarta, misalnya

pembuat rumusan rencana kerja yang akan dilakukan selama satu tahun.

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kota Surakarta meliputi Lembaga

Badan, Sekertariat Daerah, Lembaga Dinas, Lembaga Kantor, Inspektorat,

Kecamatan dan Kelurahan. Pelaksanaan SKPD berupa penyelenggaraan

pemerintahan daerah dan selanjutnya pengelolaan kearsipan merupakan

tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk

meningkatkan kinerja maupun kualitas pengelolaan arsip pemerintah kota

Surakarta.

Arsip-arsip inaktif yang terus dihasilkan dari kegiatan administrasi

suatu organisasi atau lembaga Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam

sehari-hari akan terus bertambah. Masalah yang kemudian timbul di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dari keadaan ini adalah

penyerahan arsip semakin banyak yang mengakibatkan menumpuknya arsip

inaktif dari SKPD yang tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan

cara pengelolaannya karena sudah jarang digunakan, dan tidak tertata rapi

akibatnya apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan


commit to user

3

pelaksanaan tugas atau pengambilan keputusan, arsip menjadi sulit

diketemukan atau memerlukan waktu yang cukup lama.

Penyerahan arsip inaktif dalam keadaan tidak rapi mengakibatkan

semakin besarnya masalah kearsipan yang dihadapi oleh Kantor Arsip.

Tumpukan arsip inaktif menjadi semacam penyakit yang menyebar keseluruh

badan, yang menjadikan kesan kondisi kantor semakin berantakan karena

arsip tersebar dimana-mana dan tidak dikelola dengan baik. Hal ini

mengakibatkan hilangnya aset organisasi berupa informasi yang tidak ternilai

harganya, disamping menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang

semakin besar. Permasalahan tersebut merupakan permasalahan yang

kompleks, karena melibatkan berbagai unsur yang saling terkait yaitu ruangan

untuk penyimpanan, peralatan dan sumber daya manusia, dimana akhirnya

bermuara pada pembiayaan.

Berdasarkan latar belakang masalah diatas penulis mencoba untuk

meneliti bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar

pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, sehingga penulis

tertarik untuk menyusun Tugas Akhir mengenai “PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

DAERAH KOTA SURAKARTA”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah

yang akan penulis ambil dari pengamatan tersebut adalah :

a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Kota Surakarta?

b. Apa sajakah hambatan-hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta?


commit to user

4

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis inaktif di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam

pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan


c. Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Pengamatan ini dilakukan agar dapat memberikan masukan

berupa langkah-langkah untuk mengatasi hambatan yang muncul dalam

usaha peningkatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

3. Tujuan Individual

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya

(A.Md.) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut ;

1. Mampu menyediakan arsip-arsip inaktif yang benar, pada waktu yang

tepat, untuk orang yang tepat, serta dengan biaya yang seefisien

mungkin.

2. Sebagai media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan

terutama dalam masalah kearsipan.

3. Memberikan solusi atas hambatan-hambatan yang muncul dalam

pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan



commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengelolaan

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki satu

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan suatu organisasi. Pengelolaan

diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan

oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam

mencapai tujuan tertentu.

Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan pengaturan informasi

atau data yang bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali.

Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang

dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan

usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya–

sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang

telah ditetapkan (Handoko T. Hani, 1997 : 8).

Definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh beberapa ahli

terdapat perbedaan-perbedaan, hal ini disebabkan karena para ahli

meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang

meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada

prinsipnya definisi-definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan

yang sama.

Berikut ini pendapat beberapa para ahli mengenai pengelolaan:

a). Wardoyo (1980:41) memberikan definisi pengelolaan :

Pengelolaan adalah suatu rangkaian yang beriintikan

perencanaan, pengorganisasian penggerakan dan pengawasan dalam

mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

5


commit to user

6

b). Menurut Harsoyo (1997:121)

Pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata

“kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk

menggali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara

efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah

direncanakan sebelumnya.

Sumber online : Zulfikar Putra, 2011, Pengertian Pengelolaan,

http: www.shvoong.com. diakses pada tanggal 23 Maret 2012.

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994:444) sebagai berikut:

a. Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses.

b. Jalannya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:411)

memaparkan pengertian sebagai berikut:

a. Proses cara pembuatan mengelola

b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga

orang lain.

c. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan

organisasi.

d. Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali

dan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif untuk

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

http://www.shvoong.com/


commit to user

7

2. Pengertian Arsip

Perkembangan kearsipan sebenarnya tidak dapat dilepaskan dari

perkembangan sejarah ketatanegaraan dan administrasi pemerintah. Untuk

mengetahui lingkup kearsipan perlu ditelusuri terlebih dahulu pengetahuan

mengenai asal usul munculnya istilah arsip itu sendiri.

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda

disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata ini

berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”.

Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti

“catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-

cheion yang berati “gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa

Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini

dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” sampai saat ini. Disamping

pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File

(dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang

masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan (Suraja

Yohannes, 2006:32).

Pengertian arsip menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 ayat 2 adalah:

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (ANRI, 2009:3).

Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip

adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak

semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi

persyaratan sebagai berikut:


commit to user

8

1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,

organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk

masa yang akan datang, dan

2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai harus disimpan dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan

cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali

(Wursanto, 1991:13).

Disamping itu pengertian arsip dalam Kamus Administrasi

Perkantoran (Wursanto, 1991:13), arsip adalah kumpulan warkat yang

disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar

setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip

harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,

2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana,

3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila

diperlukan kembali.

Menurut Ig. Wursanto dalam buku Kearsipan I arsip disebutkan

dalam Seminar Dokumentasi atau Arsip Kementrian-Kementrian

diselenggarakan di Jakarta pada 28 Februari – 2 Maret 1957, telah

memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:

1. Arsip adalah kumpulan surat menyurat yang terjadi karena

pekerjaan, aksi, transaksi, tindak tanduk, dokumenter, yang

disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan,

untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.

2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan,

penyimpanan, serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat,

baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam

maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat

dipertanggungjawabkan (Wursanto, 1991:17).


commit to user

9

Sedangkan pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi

Negara (LAN) (Wursanto, 1991:18) memberikan rumusan tentang arsip

sebagai berikut:

Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm,

rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam

segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan

segala cara penciptannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu

badan sebagai bukti atau tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-

kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-

pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya

informasi yang terkandung didalamnya.

Gambar di bawah ini menyajikan pengklasifikasian arsip yang

menjelaskan pembahasan lebih lanjut:

Gb. 2. 1. Klasifikasi arsip

Sumber: Badri Munir Sukoco dalam Manajemen Administrasi

Perkantoran Modern, 2007:82

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip

dinamis dan statis adalah sebagai berikut:

Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah arsip-

Arsip

Arsip dinamis

Arsip statis

aktif

inaktif


commit to user

10

arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada

penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara. Dengan

demikian arsip statis tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip

tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (Wursanto, 1991:29).

Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan

arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih

sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu kerja

(unit pengolah) pada suatu organisasi. Arsip dinamis inaktif adalah arsip

dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan

hanya digunakan sebagai referensi.

Arsip aktif digunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya

dan digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif yang

secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam

penyelenggaraan administrasi.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah rekaman

kegiatan yang dapat memberi keterangan tentang kejadian-kejadian dan

pelaksanaan organisasi yang berupa surat menyurat dan tata bahan yang

dapat memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan

tersebut dapat berupa cetakan, buku catatan yang berisi korespondensi,

hasil penelitian, skripsi, dan latihan-latihan serta laporan mengenai suatu

hal.

3. Arsip Dinamis Inaktif

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

berkebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip dinamis dilihat dari kegunaanya dibedakan atas:


commit to user

11

1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus

menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan

administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.

2. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan

tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam

penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat

Arsip (Basir Barthos, 1990:4).

Sedangkan pengertian arsip dinamis dinamis inaktif menurut Arsip

Nasional adalah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk

menyelenggarakan administrasi telah menurun (Arnas RI, 2005:3).

Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dinamis

inaktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya sudah menurun dan

dipakai hanya untuk referensi atau rujukan dalam penyusunan pelaksanaan

organisasi serta dikelola di Pusat Arsip.

Ciri-ciri arsip dinamis inaktif :

1. Penyimpanan ada di pusat arsip

2. Frekwensi penggunaannya kurang dari sepuluh kali dalam satu tahun

3. Hanya untuk referensi atau rujukan.

4. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

a. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi

dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Pengelolaan

arsip perlu dilakukan secara benar untuk mencapai tujuan

penyimpanan arsip. Mengenai tujuan pengelolaan arsip (Basir

Barthos,1989:12) menyebutkan bahwa tujuan pengelolaan arsip

adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan berkebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.


commit to user

12

Untuk mengetahui keberhasilan pengelolaan arsip dapat diukur

dengan:

1. Volume arsip

a). Ada tidaknya pemindahan arsip

b). Ada tidaknya pemusnahan arsip

c). Ada tidaknya penyerahan arsip

2. Keamanan

a). Kondisi fisik dan informasi arsip

b). Peralatan arsip

c). Kondisi ruang arsip

3. Efisiensi

a). Kecepatan waktu yang digunakan untuk penemuan arsip

b). Berkurangnya biaya

c). Kondisi ruangan arsip

4. Efektifitas

a). Ketepatan penemuan kembali arsip

b). Ketepatan sarana terhadap penggunaan arsip

b. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Pengelolaan arsip inaktif perlu dilaksanakan secara tepat untuk

mencapai tujuannya yaitu untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan berkebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Terkait dengan usaha pencapaian tujuan pengelolaan arsip

inaktif tersebut, maka perlu diciptakan pusat arsip yang memiliki

sasaran:

a. Pengurangan volume arsip organisasi dan pengurangan biaya

ruang simpan, alat, dan sumber daya manusia.

b. Penciptaan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari

tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.

c. Pembebasan ruangan kerja atau kantor dari tumpukan arsip.


commit to user

13

d. Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang

efektif dan efisien.

e. Pengamanan arsip seluruh organisasi.

Pencapaian tujuan pengelolaan arsip inaktif dan penciptaan

pusat arsip dalam Manajemen Arsip Inaktif (ANRI:4), senantiasa harus

memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan inaktif, yang meliputi :

a. Pengelolaan inaktif harus murah

b. Pengelolaan inaktif harus accesible

c. Pengelolaan inaktif harus menjamin keamanan

Untuk mencapai keberhasilan dalam suatu organisasi maka

perlu adanya pengelolaan arsip inaktif dengan baik, meliputi kegiatan-

kegiatan antara lain :

1. Pemindahan arsip

Pemindahan arsip ini dilakukan dari unit kearsipan pada

unit kerja ke Pusat Arsip. Pemindahan ini adalah kegiatan fisik

yang telah dirancang dalam periode waktu yang telah ditentukan.

Langkah-langkah pemindahan yang perlu dilakukan adalah sebagai

berikut :

a. Menetapkan periode pemindahan arsip

Periode pemindahan arsip ditentukan oleh kebijakan

perusahaan atau kantor, dapat bersifat berkala artinya arsip

dipindahkan berdasar jadwal reguler (berdasar jangka waktu

tertentu). Pemindahan rutin adalah prinsip yang

memperbolehkan pemindahan arsip dari unit-unit kerja ke

Pusat Arsip setiap saat (tidak menentukan waktunya).

Untuk pemindahan ini juga berpedoman pada Jadwal Retensi

Arsip (JRA) yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota

Surakarta.

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan


commit to user

14

yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip

yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan

arsip.

b. Menetapkan arsip yang dipindah

Arsip diidentifikasikan berdasarkan jadwal retensi arsip (jadwal

yang memuat berapa lama arsip harus disimpan), sepanjang

telah memenuhi syarat untuk dipindah ke Kantor Pusat Arsip

segera dipindahkan.

c. Menyiapkan arsip yang dipindah

Setelah adanya penyelesaian dan pimpinan sudah menyetujui,

maka dibuatkan daftar pertelaan arsip, yang memuat tentang

series (jenis) arsip, volume arsip, tahun, nomor boks dan

retensi.

d. Penyiapan ruang simpan

Pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan alat simpan

secara antisipasif, sehingga tidak terjadi arsip yang dipindah

tidak tersedia ruang dan alat penyimpannya.

e. Penerimaan arsip

Arsip yang diterima harus dicocokkan dengan daftar pertelaan

arsip yang dipindahkan, serta diperiksa kelengkapannya,

sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman dikemudian hari,

dan dibuatkan berita acara pemindahan arsip.

2. Penataan dan Penyimpanan Arsip

Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui tahapan-

tahapan sebagai berikut:

a. Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus

dilaksanakan dalam menyimpan arsip. Perlu dicek, apakah

arsip tersebut benar-benar telah inaktif. Selanjutnya perlu dicek

kondisi fisik disetiap lembar arsip, khususnya untuk series arsip


commit to user

15

yang memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip

vital. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka

perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.

b. Pendiskripsian.

Setelah semua series arsip diperiksa dengan teliti, maka

langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip

berdasarkan series arsip. Kegiatan ini harus dilakukan untuk

menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh

arsiparis. Pendeskripsian yang dilakukan dipusat arsip harus

senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal

dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar

kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi

arsip yang dimiliki organisasi. Kegiatan deskripsi akan

menghasilkan suatu tunjuk silang karena arsip dari unit yang

satu berkaitan dengan arsip dari unit lainnya. Penciptaan tunjuk

silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide, atau

folder yang diletakkan di dalam box, namun dapat pula

dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu

penemuan arsip.

c. Sortir.

Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan

untuk mengelompokkan antara arsip dengan non arsip,

kelompok series arsip yang satu dengan kelompok series yang

lain, berdasarkan urutan kode nomor dan lain-lain, sehingga

akan memudahkan dalam rangka memasukkan arsip ke dalam

box atau menata box dalam rak.

d. Penataan arsip dan box

Penataan arsip dalam setiap boks sebagaimana telah diatur

senantiasa harus memperhatikan penataan arsip ketika masih

aktif. Setelah semua arsip dimasukkan ke dalam box dan box

tersebut diberi nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi


commit to user

16

penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata box

dalam rak arsip.

e. Membuat daftar pertelaan arsip

Daftar pertelaan arsip adalah alat bantu untuk menemukan

kembali arsip yang telah disimpan dalam box arsip. Daftar

Pertelaan Arsip yaitu suatu daftar yang berisi uraian susunan

berkas sesuai dengan seri arsip yang disusun berdasarkan hasil

deskripsi arsip/kartu pencatatan berkas yang dilakukan pada

saat pendataan.

3. Pelayanan arsip

Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau

pemberian pelayanan informasi yang terkandung didalam arsip

yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur

tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur

penggunaannya.

a. Permintaan

Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip

dapat dilaksanakan melalui lisan maupun tertulis, akan lebih

baik lagi apabila permintaan menggunakan formulir permintaan

dan dapat berfungsi pula sebagai pemesanan arsip. Formulir ini

minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya, arsip yang

dipinjam, untuk kepentingan apa, berapa lama dipinjam.

b. Pencarian

Pencarian arsip dilaksanakan melalui Daftar Pertelaan Arsip.

Pertama kali harus kita ketahui masalah apa yang dipinjam,

kemudian dicari series arsipnya. Series arsip yang ada dalam

daftar akan merujuk pada nomor box yang menunjukkan lokasi

penyimpanan arsip yang bersangkutan.


commit to user

17

c. Pengambilan arsip

Setelah box arsip yang dicari ketemu, maka langkah berikutnya

adalah mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum arsip diambil,

terlebih dahulu harus kita siapkan out indicator (semacam

tanda keluarnya arsip). Bila yang diambil satu folder/map,

maka perlu disiapkan out indicator berupa guide atau folder.

Bila yang diambil satu box, maka perlu disiapkan out indikator

berupa box. Out indicator ini kecuali memiliki label yang

ditulisi kata out atau keluar, juga memuat formulir yang

didalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa

yang meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan ia

meminjam. Setelah out indicator disiapkan dan telah diisi

formulirnya secara benar, maka arsip yang bersangkutan di

ambil dari tempatnya, kemudian tempat tersebut diganti dengan

out indicator tadi.

d. Pencatatan

Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam

dalam sarana peminjaman baik berupa buku atau formulir atau

sarana lainnya. Hal-hal yang perlu dicatat adalah nama

peminjam, jenis arsip, jumlahnya, keasliannya, kapan dipinjam

dan kapan kembali.

e. Pengendalian

Pengendalian terutama dilakukan tentang batas waktu

peminjaman arsip. Jika batas waktu diatur maksimal satu

minggu dan perpanjangannya juga satu minggu dan semua itu

telah dilampaui maka bila seseorang masih membutuhkan arsip

tersebut, prosedur peminjaman perlu dilaksanakan kembali.

f. Penyimpanan kembali

Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan

pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah

kembali segera perlu dilaksanakan agar tidak menimbulkan


commit to user

18

kesalahan dikemudian hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke

tempat semula, maka out indikator perlu diambil dan diberi

catatan bahwa arsip telah kembali kemudian arsip

dikembalikan ke tempat semula.

4. Pemusnahan

Pemusnahan arsip pada umumnya dilaksanakan ketika masa

penyimpanan arsip inaktif telah selesai. Beberapa tahap yang perlu

dilaksanakan adalah :

a. Penyeleksian

Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis

dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip. Setelah

arsip tersebut terseleksi maka perlu dibuat daftarnya, yang

kemudian diajukan ke Panitia pemusnahan untuk diadakan

penilaian kembali. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan

dimusnahkan ini, kemungkinan akan menghasilkan suatu

keputusan arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu

tertentu, dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke ANRI,

karena ternyata bernilai guna sekunder (memiliki kandungan

informasi sejarah).

b. Pelaksanaan pemusnahan

Setelah suatu arsip ditentukan musnah oleh pimpinan, maka

pelaksanaan pemusnahan segera dilaksanakan dengan cara

dibakar, dicacah, dibubur atau dengan larutan kimia lainnya

sehingga fisik dan informasi arsip sudah tidak dapat dikenali

lagi. Kemudian setiap pelaksanaan pemusnahan harus

disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari

bagian perundang-undangan.

c. Dokumentasi pemusnahan

Sebagaimana diatur dalam PP Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus

berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. Artinya harus ada SK


commit to user

19

(Surat Keputusan) tentang arsip yang dimusnahkan. Kemudian

harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daftar arsip

yang dimusnahkan. Pengaturan pemusnahan arsip keuangan

dan kepegawaian terutama arsip instansi pemerintah diatur

secara khusus dalam Peraturan Pemerintah. Semua

dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan

sebagai arsip vital, khususnya SK pimpinan, berita acara dan

daftarnya. Karena dokumentasi tersebut akan menjadi

pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai memory

organisasi.

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Suatu pengamatan memerlukan lokasi yang dijadikan obyek untuk

memperoleh data, diperlukan sehubungan dengan pelaksanaan

pengamatan itu. Lokasi yang dipilih sebagai tempat pengamatan adalah

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di

Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Adapun

alasan penelitian tersebut, diantaranya :

a. Dalam lokasi penelitian terdapat masalah yang dikaji dalam

pengamatan, yaitu banyaknya penumpukan arsip dinamis inaktif

tidak teratur yang melibatkan banyak unsur saling berkaitan yaitu

ruangan penyimpanan, sumber daya manusia, yang akhirnya

menjadi permasalahan yang kompleks di Kantor Arsip dan


b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan

pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data

yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.


commit to user

20

2. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang

pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah

Kota Surakarta. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah penelitian

diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran

atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan

fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana mestinya (H.B Sutopo:2006).

3. Sumber Data

Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan

bagian penting bagi penulis karena ketetapan dan kekayaan data atau

informasi bahan yang akan diteliti. Adapun jenis sumber data secara

menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a. Informan

Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia

(narasumber) sangat penting peranannya sebagai individu yang

memiliki informasinya. Sumber data itu disebut sebagai informan. Jadi

data yang dipergunakan dalam pengamatan ini berasal dari beberapa

sumber, diantaranya adalah Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta, Kepala seksi pengelola arsip, Staff pengelola

arsip dan pegawai lain di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.

b. Dokumen dan Arsip

Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang

berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa

rekaman tertulis. Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan

terjadi pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

biasa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-

arsip.


commit to user

21

4. Tehnik Pengumpulan Data

Tehnik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini

berpedoman dari H.B Sutopo adalah:

a. Wawancara

Wawancara merupakan suatu interaksi yang didalamnya terdapat

pertukaran aturan, tanggungjawab, perasaan, kepercayaan, motif dan

informasi. Dalam hal ini wawancara bersifat lentur dan terbuka serta

tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan

berulang pada informan yang sama.

b. Observasi

Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali

data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat

atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis

melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan

fenomena yang dijumpai secara sistematis di Kantor Arsip dan


c. Dokumentasi

Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan

menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau

oleh orang lain tentang subjek.

5. Tehnik Analisis Data

Menurut H.B Sutopo tehnik analisis data yang dipakai dalam

pengamatan ini adalah tehnik analisis data kualitatif yaitu secara khusus

kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap

unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data,

dan memproses akhir.

Ada 4 tahapan teknis analisi data, yaitu:

1. Pengumpulan

Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat

pengamatan dan di akhir pengamatan.


commit to user

22

2. Reduksi data

Proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua

jenis informasi yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan.

3. Sajian data

Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi

lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan

dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pokok yang terdapat

dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat

bahasa yang sistematis.

4. Penarikan kesimpulan dan verifikasi

Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari

pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan “what” dan

“how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan

aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data

kembali dengan cepat.

Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung

sehingga membentuk interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga

menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan. Keseluruhan proses

tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang

kali sehingga analisis yang didapat cukup memuaskan. Keempat

komponen diatas akan saling menunjang dan berada dalam satu sistem

yang mendukung analisis pengamatan sebagaimana terlihat dalam bagan

di bawah ini :


commit to user

23

Gambar 2.2 Model Analisis Interaktif

Sumber : Milles dan Heberman dalam H.B Sutopo (2006:115)

Penarikan kesimpulan/verifikasi

Sajian data Reduksi data

Pengumpulan

data

(3)

(1)

(2)


commit to user

24

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah

Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan

No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta yang sebelumnya bertempat di Jalan Kolonel Sutarto

No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat untuk

menyimpan) arsip, karena ada perbaikan maka Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan tempat di Jalan Kepatihan

No. 3 Surakarta. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor: 6 Tahun

2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang

Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin

oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah

dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk

berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan

pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah

Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada

keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan

organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota

Surakarta menjadi pola maksimal.

Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan

jawaban atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal

24


commit to user

25

28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan

tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II

yang merupakan kelanjutan dari surat Walikota Madya Kepala Daerah

Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan

permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat

Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban

atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan

atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah

Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8

Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.

Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut

disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1

Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal

tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6

tanggal 22 April 1993, yang disahkan dengan keputusan Gubernur Kepala

Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.

Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan

sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya

Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan

Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan

Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian

Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah

Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan Kedua Peraturan

Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan

Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah

ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No.

31 Seri: D No. 12.


commit to user

26

Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II

Surakarta Tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II

Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta

tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih

ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota

Surakarta.

Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999

tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan

otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab, maka demi

kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya

penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan

Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi

Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta

No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta

Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Surakarta Perangkat Daerah Kota Surakarta.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001

tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang

kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan

Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian muncul

Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas

Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.

C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut

adalah sebagai berikut :


commit to user

27

1. Visi

“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur

bertumpu pada informasi”

2. Misi

a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan

ilmiah.

b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar

membaca.

c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang

modern.

d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan

dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta

pendidikan.

e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai

Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

1. Tugas Pokok

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang

berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang

pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah.

Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang

Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab

kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan

pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.


commit to user

28

2. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

c. Pengelolaan dan pelayanan arsip

d. Pengelolaan perpustakaan

e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

f. Penyelenggaraan sosialisasi

g. Pembinaan jabatan fungsional

E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi

secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan

suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan

tanggung jawab dalam suatu organisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah

Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja

Kota Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran

Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota

Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi

dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,

mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:


commit to user

29

Gambar 3.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2012

SEKSI

PELAYANAN

PERPUSTAKAAN

SEKSI

PENGELOLAAN

ARSIP

SEKSI

PENGELOLAAN

PERPUSTAKAAN

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF STAF

STAF

STAF

KEPALA

JABATAN FUNGSIONAL

SUB BAGIAN

TATA USAHA

STAF

STAF

STAF

PUSTAKAWAN

PUSTAKAWAN


commit to user

30

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-

masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut:

a. Kepala Kantor

Seorang kepala kantor mempunyai tugas melaksanakan urusan

pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan, kegiatan utama yakni

memberikan pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi

yang bersumber dari buku, dokumen ataupun media informasi lainnya.

Kepala kantor sangat berperan penting dalam menggerakkan seluruh sendi

sendi kehidupan instansi, baik dari segi sumber daya manusia,

penyelenggaraan dana, maupun segi lainnya untuk dapat dikelola dengan

baik sehingga memajukan instansi yang dipimpin.

b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pembinaan

pegawai, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu sesuai

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor, pelayanan

administrasi umum dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi:

Perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan umum serta kepegawaian.

c. Seksi Pengelolaan Arsip

Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan

pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis inaktif dan statis

serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh kepala kantor.

d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan

pembinaan dan pelaksanaan dibidang pengelolaan perpustakaan, meliputi:

pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.


commit to user

31

e. Seksi Pelayanan Perpustakaan

Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan

pembinaan dan pelaksanaan dibidang pelayanan perpustakaan, meliputi :

pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai penyebarluasan

informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis

yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

f. Jabatan Fungsional

Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan

Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.

Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :

a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan

kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.

b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya

memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi

perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi

dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.

c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian,

Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip

koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun

horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam

lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan

tugas pokoknya masing-masing.

d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung

jawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan

bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas

bawahannya masing-masing.


commit to user

32

e. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti

dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan

masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.

f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan,

tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain

di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan

kerja.

g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian

dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan

sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan

untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.

h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional

menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal

tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala

Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.

Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada

di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :

a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat

fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh

pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis inaktif, tentu

membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut.

Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu:


commit to user

33

1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Kepala seksi pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Bapak Sri

Wahyudi, S.Sos,M.Si. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis

inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.

b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip

berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

c. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas.

d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas.

e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan.

f. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan

hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

g. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.

h. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.

i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan

tahunan.

j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Staff Pengelola Arsip

Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta terdiri dari:

1) Arief Heri Wiyana, S.Si

2) Budi Sofyan Hadi

3) Damayanti Mieke


commit to user

34

4) Mahalani SE

Adapun mengenai tugas dari staff pengelola arsip adalah sebagai berikut:

a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta

melaksanakan penyusutan arsip.

b. Melaksanakan layanan kearsipan.

c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dibawah ini adalah daftar pegawai beserta jabatan-jabatannya di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta sebagai berikut :

Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta Pada Tahun 2012

No Nama Jabatan/Pangkat Gol Pendidikan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Dra. Siti Muryati, MM

M. Ndandung Kusumo, SH

Sri Wahyudi,S.Sos,M.Si

Dra.Hasti D.S, M.T

Muh.Arif Mutaqin, S.Sos

Warsito

Suparsi

Kurniawati A.Ma

Haryanto, S.Sos, M.Si

Anis Widyaningsih, SE

Tri Suyanto

Daryana

Agus Sunaryo

Sriyati

Sri Mulyani

Selvia Berthisari

Nina Dewi S.

Kepala Kantor Arpusda

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Seksi Peng. Arsip

Kepala Seksi Peng.Perpustakaan

KaSi Pelayanan Perpustakaan

Fungsional Pustakawan



Pengolahan Data Kearsipan

Pemb. Bendahara Pembukuan

Bendahara Pengeluaran

Pembukuan SPJ

Pengelola Barang

Agendaris Surat Masuk

Agendaris Surat Keluar

Bendahara Gaji

Pengelola Kepegawaian

IV/b

III/d

III/d

III/d

III/d

III/d

III/c

III/c

III/c

III/c

III/b

III/b

III/b

III/c

III/b

III/b

III/b

Magister Manajemen

Sarjana Hukum

Magister Sains

Magister Tehnik

Sarjana Sos&Pol

SLTA

SLTA

Ahli Madya

Magister Sains

Sarjana Ekonomi

SMEA

SMEA

D III

D III

SLTA

Sarjana Ekonomi

SLTA


commit to user

35

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

Budi Sofyan Hadi

Arief Heri Wiyana, S.Si

Damayanti Mieke

Mahalani, SE

Reni Wahyuningsih, SH

Fatimah Rohaniwati

Agus Madiyono

Trining Tyastuti

Slamet

Nanik Aminah, A.Md

Pengelola Arsip

Pengelola Arsip

Pengelola Arsip

Pengelola Arsip

Katalog Bahan Pustaka

Pengolah Bahan Pustaka

Sirkulasi Layanan

Pelayanan Perpustakaan



III/b

III/b

III/a

III/a

II/d

II/d

II/b

II/b

II/a

III/a

SLTA

Sarjana Sosiologi

SLTA

Sarjana Ekonomi

Sarjana Hukum

SLTA

SLTA

SLTA

SLTA

Ahli madya


commit to user

36

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan,

pengaturan dan penataan informasi-informasi yang dianggap penting agar

tertata rapi dan bisa ditemukan kembali. Pengelolaan arsip dinamis inaktif di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta dilakukan dengan baik dan

benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi target yang diharapkan.

Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif,

adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain :

Menurut Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Ibu Dra. Siti Muryati

,MM (wawancara tanggal 6 Feb 2012), yang dimaksud dengan pengelolaan

arsip dinamis inaktif adalah :

“Suatu cara menata arsip menjadi berkas yang dapat dibaca sehingga

menjadi satu kesatuan yang utuh dan menjadi informasi yang betul-betul

terbaca dengan jelas mulai dari masalah awal sampai akhir suatu masalah

tersebut terjadi, meliputi serangkaian penerimaan, penataan, pemeliharaan,

pelayanan serta pemusnahan dengan cara pembakaran atau bisa juga

dengan pencacahan.”

Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yakni Bapak Sri Wahyudi

S.Sos, M.Si (wawancara tanggal 6 Feb 2012) yang dimaksud dengan

pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah :

“Suatu cara menangani arsip-arsip yang sudah jarang dipergunakan

menjadi suatu berkas arsip yang terbentuk strategis sehingga akan mudah

dicari atau diketemukan apabila diperlukan, dimana penanganan tersebut

meliputi penerimaan, penataan, pemeliharaan, pelayanan dan

pemusnahan.”

Menurut Staff Pengelola Arsip Ibu Mahalani (wawancara tanggal 15

Feb 2012), yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah :

“suatu cara memberkaskan arsip-arsip yang sama masalahnya

kemungkinan tempatnya berbeda dijadikan satu kesatuan berkas, sehingga

36


commit to user

37

arsip tersebut bisa terbaca sehingga orang yang membacanya akan

mengerti kejadian tempo dulu dengan lembaran bukti yang jelas dan

pengelolaan arsip ini dimulai dari penerimaan sampai dengan

pemusnahan.”

Menurut para pengguna arsip (wawancara tanggal 15 Feb 2012)

bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah:

“menata arsip-arsip yang jarang dipakai/ sudah tidak digunakan ke dalam

boks arsip yang ditata di rak arsip sehingga terlihat rapi.”

Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan

arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta adalah

proses menata dan mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah

diketemukan apabila dibutuhkan kembali.

Pengelolaan arsip dinamis inaktif Pemerintah Kota Surakarta pada

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilaksanakan dengan

berpedoman pada Pola Klasifikasi Departemen dalam negeri yaitu

pengelolaan arsip yang di tata berdasarkan pada pokok permasalahan. Pola

Klasifikasi di lingkungan Departemen dalam negeri telah ditetapkan menjadi

10 perincian dasar yang didasarkan pada beberapa prinsip dasar tertentu,

antara lain prinsip dasar desimal. Dalam prinsip dasar desimal, klasifikasi

kearsipan Departemen Dalam negeri membagi seluruh subjek yang

mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas lingkungan

pemerintahan dalam negeri ke dalam 10 kelas pokok permasalahan yang

utama yaitu:

000 umum

100 pemerintahan

200 politik

300 keamanan/ketertiban

400 kesejahteraan rakyat

500 perekonomian

600 pekerjaan umum/ketenagaan

700 pengawasan


commit to user

38

800 kepegawaian

900 keuangan

Seperti yang diungkapkan Bapak Sri Wahyudi S.Sos, M.Si

(wawancara tanggal 15 Feb 2012) selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan

bahwa:

“Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta berdasarkan keputusan Walikota No.01 Tahun 2006

dengan menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pada pokok

permasalahan, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik

Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang ada di Pemerintah Kota Surakarta.”

Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan

arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pokok permasalahan.

Pola Klasifikasi sebagai pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah

secara sistematis, dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda

khusus yang berfungsi sebagai kode. Kode klasifikasi adalah tanda yang

terdiri dari angka (ada juga yang terdiri dari huruf dan angka) untuk

membedakan beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.

Kode klasifikasi mempunyai fungsi sebagai:

a. Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer

sampai dengan rinciannya.

b. Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas.

Adapun mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan cara sebagai

berikut:

1. Memindahkan arsip

Pemindahan arsip adalah proses awal dari pengelolaan arsip dinamis

inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip

dinamis yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori


commit to user

39

arsip dinamis inaktif. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit

kearsipan pada unit kerja yakni Satuan Kerja Perangkat Daerah

(SKPD) ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut.

Dalam pemindahan arsip inaktif ini dilakukan oleh petugas

pengelola arsip unit pengolah SKPD dengan petugas pengelola arsip di

unit kearsipan (Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta).

Pemindahan dilakukan dengan cara :

a) Menentukan waktu

Untuk pemindahan ini selain berpedoman pada Jadwal Retensi

Arsip (JRA) yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota

Surakarta, juga mengingat keadaan ruang penyimpanan yang ada

di unit pengolah. JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi

rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang

dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan

arsip. Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkat

kepentingan arsip tersebut. Sebagai contoh dari SKPD Bagian

Umum , arsip dinamis mengenai ucapan bela sungkawa disimpan

sebagai arsip aktif selama 1 tahun, kemudian menjadi arsip

inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya dimusnahkan. Sebaliknya

arsip dinamis mengenai sertifikat barang tidak bergerak/tanah

disimpan sebagai arsip aktif selama 2 tahun, kemudian menjadi

arsip inaktif selama 8 tahun selanjutnya dipermanenkan.

Pemindahan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan

beberapa metode :

1) Metode pemindahan berkala

Metode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari

unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan hanya pada

waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun, misalnya arsip

dari SKPD bagian umum mengenai dokumen-dokumen


commit to user

40

penting. Pemindahan berkala adalah pada selang waktu

tertentu dilakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke

lemari arsip inakif ataupun ke ruangan penyimpanan. Dalam

jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah

ditentukan berakhir, kemudian seluruh arsip dipindahkan dari

lemari arsip aktif ke ruang penyimpanan inaktif.

2) Minimum dan maximum

Pemindahan arsip ditentukan waktu maksimal dan minimal.

Setelah mencapai waktu yang ditentukan menurut JRA maka

arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan arsip di setiap

satuan kerja ke lembaga kearsipan daerah. Pemindahan

minimum 5 tahun dan maksimum 10 tahun sekali.

3) Metode berulang-ulang.

Cara ini dilakukan bagi unit pengolah yang volume arsipnya

banyak tetapi tidak mempunyai depo arsip, sehingga setiap

kali melihat retensi arsipnya sudah habis maka langsung

dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta dengan tidak mengingat waktu. Dan ini hanya

boleh dilakukan jika persoalan yang terkandung dalam arsip

itu sudah selesai diproses seluruhnya.

Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

pemindahan arsip dari SKPD Bagian Umum Kota Surakarta ke Kantor

Arsip dan Perpustakaan dilakukan secara berkala, yakni dalam jangka

waktu 1 tahun sekali. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Sri

Wahyudi, S,Sos, M.Si (wawancara tanggal 26 April 2012) selaku Kepala

Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta, mengungkapkan bahwa :

“Proses awal dari pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa

aktifnya sudah habis. Pemindahan arsip dari SKPD Kota Surakarta

dilakukan dengan metode berkala setiap setahun sekali.”


commit to user

41

Pemindahan arsip dengan metode berkala setiap setahun sekali

dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari SKPD ke Kantor Arsip

dan Perpustakaan hanya pada waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun,

misalnya arsip dari SKPD bagian umum mengenai masalah urusan dalam,

misalnya arsip rekening telepon, perabotan alat tulis kantor, dll.

b) Menentukan arsip yang akan dipindahkan

Menentukan arsip yang akan dipindah dengan cara menyeleksi

arsip yang ada berdasarkan dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA),

untuk menentukan mana arsip yang masa simpannya di unit

pengolah sudah habis, sehingga arsip tersebut perlu dipindahkan ke

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dengan

membuat daftar pertelaan arsip untuk mendapatkan persetujuan

kepada pimpinan, apakah arsip tersebut sudah boleh dipindahkan.

c) Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan

Arsip arsip yang sudah dibuatkan daftar pertelaan dan

mendapatkan persetujuan atasan, bahwa arsip bisa dipindahkan

maka arsip tersebut disiapkan dengan cara memasukkan ke dalam

boks arsip sesuai dengan nomor yang tercantum dalam daftar

pertelaan. Daftar Pertelaan Arsip yaitu suatu daftar yang berisi

uraian susunan berkas sesuai dengan seri arsip yang disusun

berdasarkan hasil deskripsi arsip/kartu pencatatan berkas yang

dilakukan pada saat pendataan.

d) Persiapan ruang simpan

Pemindahan arsip sebelumnya harus diadakan koordinasi antara

unit pengolah dengan Kantor Arsip dan Perpustakaan apakah depo

pada Kantor Arsip dan Perpustakaan masih bisa menampung arsip

yang akan diserahkan dari unit pengolah dan mendapat persetujuan

dari Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan bahwa masih

menerima arsip yang akan dititipkan, maka disiapkanlah ruangan


commit to user

42

untuk menampung arsip tersebut sesuai lokasi yang ada di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

e) Penerimaan Arsip

Dengan sudah adanya persetujuan bahwa arsip yang akan

diserahkan dari unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan,

maka diterimalah arsip tersebut dengan penandatanganan berita

acara serah terima arsip yang ditandatangani oleh kedua belah

pihak yang mengakibatkan tanggungjawab arsip tersebut beralih

kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

memeriksa apakah arsip tersebut kondisi fisiknya masih baik,

bersih dan tidak sobek serta kelengkapan informasi arsip yang

diserahkan telah sesuai dengan daftar pertelaan arsip dan berita

acaranya.

Menurut Ibu Mahalani (wawancara tanggal 26 April 2012) selaku

Staff Pengelola Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta mengungkapkan bahwa:

“ Penerimaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta dari tahun ke tahun mengalami peningkatan, tetapi

belum semua arsip dapat dikelola karena tenaga staff pengelola arsip di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih sedikit. “

Untuk mengetahui jumlah penerimaan arsip dinamis inaktif yang

ada di Kantor Arsip Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :


commit to user

43

Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

No TAHUN

JUMLAH ARSIP

TEKSTUAL NON TEKSTUAL

KASET FOTO PETA ARSITEKTUR

1 2009 625 Boks - 462 Lb 106 55

2 2010 645 Boks - - - -

3 2011 807 Boks - - - -

Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta

2. Penataan dan penyimpanan

Penataan arsip dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah

Kota Surakarta setelah berita acara serah terima ditandatangani oleh

kedua belah pihak. Langkah-langkah penataan dan penyimpanan arsip

inaktif adalah :

a) Pemeriksaan

Langkah awal yang dilakukan dalam penataan arsip di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah unit

pengelola pemeriksaan arsip yang diterima, untuk mengulang

kembali apakah arsip tersebut sudah benar-benar sesuai dengan

yang tercantum dalam daftar pertelaan. Pemeriksaan juga

dilakukan untuk memilahkan arsip jangka panjang waktu simpan

pendek yaitu 1 tahun dan jangka panjang yaitu selama 8 tahun. Jika

sudah sesuai maka dilanjutkan pada tahap pendeskripsian, namun

jika tidak sesuai dengan daftar pertelaan maka arsip akan

dikembalikan pada unit pengolah.

b) Pendeskripsian

Apabila arsip yang diterima tersebut sudah sesuai maka tahap

berikutnya adalah mendeskripsikan arsip kedalam fieches (kartu)

yang mempunyai fungsi untuk mencatat permasalahan arsip sesuai

dengan klasifikasi arsip berdasarkan kode klasifikasi yang ada.


commit to user

44

Dalam pembuatan deskripsi pada fieches , ada 5 (lima) unsur yang

harus diperhatikan, yaitu:

1) Bentuk redaksi

2) Isi informasi

3) Tingkat perkembangan

4) Tanggal

5) Bentuk luar

Tabel 4.2 Kartu fieches

Kode klasifikasi Hasil pelaksanaan Nomor

Definitive

Isi berkas :

Unit pengolah :

Bulan/Tahun :

Media :

Kelengkapan :

Tingkat perkembangan

Asli : Eksemplar/Lembar/Berkas

Tembusan : Eksemplar/Lembar/Berkas

Salinan/Ganda : Eksemplar/Lembar/Berkas

Fotocopy : Eksemplar/Lembar/Berkas

Masalah :

Nilai guna :

Aktif :

Inaktif :

Jml Retensi:

Retensi JRA :

DK / P / M

Tahun :

Nama Korektor:

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta


commit to user

45

c) Sortir

Apabila arsip tersebut didiskripsikan, maka dikelompok-

kelompokkan sesuai dengan jangka simpanannya yaitu dinilai

kembali (inaktif) dengan yang bernilai guna permanen (statis).

Setelah diadakan penyortiran maka dibuatlah skema arsip, yaitu

mengelompokkan arsip menurut masalah (klasifikasinya),

kemudian diberi nomor definitive. Untuk lebih jelasnya dapat

dilihat skema arsip unit pengolah Tata Usaha Kantor Arsip dan

Perpustakaaan Daerah Kota Surakarta.

POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN TATA USAHA

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

000 Umum

010 URUSAN DALAM

020 PERALATAN

030 KEKAYAAN DAERAH

040 KEARSIPAN

050 PERENCANAAN

060 ORGANISASI

070 PENELITIAN

080 KOMPENSASI

090 PERJALANAN DINAS

091 Perjalanan Presiden/Wakil Presiden

092 Perjalanan Menteri

093 Perjalanan Pejabat Tinggi

094 Perjalanan Pegawai

100 PEMERINTAHAN

200 POLITIK

300 KEAMANAN/KETERTIBAN

400 KESEJAHTERAAN RAKYAT


commit to user

46

500 PEREKONOMIAN

600 PEKERJAAN UMUM/KETENAGAAN

700 PENGAWASAN

800 KEPEGAWAIAN

900 KEUANGAN

910 ANGGARAN

911 Rutin

912 Pembangunan

d) Penataan arsip dalam boks

Setelah dibuat skema dan arsip telah ditata berdasarkan skema

yang ada, maka arsip tersebut diterima nomor definitif. Arsip

tersebut diurutkan sesuai dengan fieches yang ada dan ditata dalam

boks arsip. Dalam penataan arsip ke dalam boks arsip tersebut

disesuaikan dengan kemampuan boks dalam menampung bendel

arsip, diupayakan agar di dalam boks arsip tersebut tetap ada

sirkulasi udara sehingga arsip tidak cepat lembab. Usaha yang

dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta agar arsip tidak lembab adalah memberikan lubangan

pada tiap boks yang berisi arsip, supaya ada sirkulasi udara dan

arsip tidak lembab. Setelah arsip sudah ditata dalam boks maka

boks tersebut ditata dalam rak arsip yang telah disediakan dalam

nomor urut terkecil ke nomor yang besar dengan penyusunan dari

kiri paling atas ke kanan, dan selanjutnya. Demikian seterusnya

sampai dengan rak yang paling bawah (terakhir).

e) Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip

Daftar pertelaan arsip ini dibuat setelah tahap pemeriksaan sampai

dengan penataan arsip dalam boks telah dilaksanakan. Pembuatan

daftar pertelaan arsip dilakukan untuk penemuan kembali arsip

yang ada di rak dan didalam boks tersebut apabila sewaktu-waktu

diperlukan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh daftar

pertelaan arsip dibawah ini


commit to user

47

Tabel 4.3 DAFTAR PERTELAAN ARSIP DINILAI KEMBALI

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

DAERAH KOTA SURAKARTA

SKPD : Bagian Umum Sekda Kota Surakarta

NO

BERKAS MASALAH RINCIAN MASALAH

RETENSI KLASIFIKASI DALAM JRA JUMLAH

KET

AKTIF INAKTIF PERMANEN/DINILAI

KEMBALI/MUSNAH

SATUAN

BERKAS

RAK/

BOKS

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1

000 UMUM

KEAMANAN

DAN TATA

TERTIB

KANTOR

017. SK Walikota Ska

tentang pembukuan team

penertiban terpadu kodya Dati

II Ska Bulan Nopember 1983

2 8 Dinilai Kembali

1

2/1 Baik

2

PERALATAN

KANTOR

038. Laporan inventaris

barang/peralatan kantor bulan

Januari 1983

2 5 Dinilai Kembali 1 2/1 Baik


commit to user

48

Keterangan tabel:

Di dalam bagian umum tentang masalah Keamanan dan Tata tertib kantor

yaitu Surat Keputusan Walikota Surakarta mengenai pembukuan team penertiban

terpadu Kodya Dati II Surakarta Bulan November 1983, usia arsip aktif di unit

pengolah selama 2 tahun. Setelah dipindahkan di Kantor Arsip menjadi arsip

inaktif selama 8 tahun, setalah itu ditinjau kembali apakah termasuk arsip

permanen/dinilai kembali/ musnah. Arsip ini memiliki nilai guna DK (Dinilai

Kembali) dan jumlah berkasnya sebanyak 1 lembar disimpan di dalam boks yang

diberi label 1,2,3,dst. Arsip ini disimpan di Rak 2 Boks 1, dan dibagian

keterangan adalah tentang keadaan fisik arsip dalam keadaan baik. Begitu juga di

Bagian Umum tentang masalah Peralatan Kantor yaitu Laporan Inventaris

barang/peralatan kantor bulan Januari tahun 1983, usia aktif di unit pengolah

selama 2 tahun setelah dipindahkan di Kantor Arsip menjadi arsip inaktif selama 5

tahun, setelah itu ditinjau kembali, arsip ini termasuk arsip Dinilai Kembali dan

jumlah berkasnya sebanyak 1 lembar disimpan dalam Rak 2 Boks 1 dan di bagian

keterangan adalah tentang keadaan fisik arsip tersebut, arsip tersebut dalam

keadaan baik.

3. Pelayanan Arsip

Pelayanan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta hanya dilakukan apabila sudah ada ijin dari

pihak yang bersangkutan (pemilik arsip) karena arsip dinamis inaktif

yang disimpan di tempat penyimpanan arsip/ pusat arsip ini bersifat

tertutup dan tidak semua orang bisa mengakses informasi tanpa ijin

dari pihak yang bersangkutan.Untuk mempermudah dalam

pertanggungjawabannya perlu diatur peminjamannya antara lain:

a. Pihak yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip

b. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip

c. Lamanya jangka waktu peminjaman

Hal-hal yang perlu diketahui peminjam:

a. Peminjaman hanya untuk keperluan dinas


commit to user

49

b. Tidak boleh menambah dan mengurangi isi

c. Setiap perpanjangan harus mendapat ijin

d. Harus dikembalikan dalam keadaan utuh

Berikut ini contoh lembar peminjaman arsip:

Tabel 4.4 Lembar Peminjaman Arsip

DEPARTEMEN:................... No.:...........

PUSAT PENYIMPANAN ARSIP.

LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP

*Arsip-arsip tercantum dibawah ini dipinjamkan hanya untuk keperluan dinas.

*tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatu apapun dari berkas.

*harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada pusat Penyimpanan Arsip

Nomor

Urut

Indeks Kode& Pokok

Masalah

Kode &

Masalah

Jumlah

Berkas

Lokasi

penyimpanan

catatan

Nama peminjam:.............. Tanggal Peminjaman:.................

Jabatan :.............. Tanggal Pengembalian:.............

Unit Pengolah :.............. (Tiap perpanjangan peminjam harus

seijin Pusat Penyimpanan Arsip)

..................................................

Kepala Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Ska

Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

4. Pemusnahan arsip

Memusnahkan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah

habis guna. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan jalan

mengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan menggunakan bahan

kimia. Sebelum dimusnahkan dilakukan penyeleksian terhadap arsip

yang retensinya telah habis berdasarkan jadwal retensi arsip. Setelah


commit to user

50

arsip tersebut diseleksi maka perlu dibuat daftarnya, yang kemudian

diajukan ke Panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali.

Untuk melakukan pemusnahan hendaknya dibuatkan berita acara, yang

didalamnya disebutkan golongan warkat, jumlahnya, dan pejabat yang

langsung mengurusi arsip, serta di bawah tanggung jawab seorang

kepala bagian dan pejabat yang setingkat lebih tinggi. Contoh daftar

pemusnahan arsip sebagai berikut :

Tabel 4.5 Daftar Pemusnahan Arsip

PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

DAFTAR PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor:................

Nomor

Urut

Tgl/Bln/

Tahun

Berkas

Kode&

Pokok

Masalah

Kode&

Masalah

Jenis

Fisik

Jumlah

Berkas

Ket

Tanggal :............

Pemusnahan dilakukan pada tanggal:............

.................................

(Kepala Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta)


Sedangkan contoh berita acara pemusnahan arsip adalah sebagai

berikut:

Tabel 4.6 Berita acara pemusnahan arsip


commit to user

51

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor:.................................

Pada hari ini...................tanggal.............yang bertanda tangan dibawah ini,

berdasarkan Surat Keputusan Menteri No.....tanggal.....dan Surat Tugas

No......tanggal......telah melakukan pemusnahan Arsip-arsip tercantum dalam daftar

terlampir dengan cara*)

- Penghancuran

- Pembakaran

- Peleburan secara kimia

*coret yang tidak perlu

..................................

Kepala Bagian Umum Petugas Kearsipan Sekretaris Lembaga

............................... ............................... ..............................



commit to user

52

B. Pembahasan

Untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif

pemerintah Kota Surakarta yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam bentuk arsip tekstual dan non

tekstual, dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel 4.7 Daftar Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

No Tahun

Jumlah Arsip

Penerimaan Penataan Pemusnahan

Tekstual

Non

Tekstual Tekstual Non Tekstual

Tekstual

Non

Tekstual

Kaset Foto Kaset Foto Kaset/Foto

1

2

3

2009

2010

2011

625 boks

645 boks

807 boks

-

-

-

462 lb

1640 bks

2150 bks

4020 bks

-

-

-

462 lb

-

-

-

-

-

-


Dari data diatas dapat kita simpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis

inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur tetapi

belum efektif, karena belum semua arsip dinamis inaktif arsip dapat dikelola

dengan baik. Untuk mengetahui keberhasilan didalam pengelolaan dapat diukur

dengan:

1. Volume arsip

Volume arsip adalah berapa besar arsip dinamis inaktif yang dapat

disimpan di unit kearsipan adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan pada

Seksi Pengelolaan Arsip. Indikator yang ada pada volume arsip adalah:

a) Pemindahan arsip

Pemindahan arsip adalah arsip-arsip dinamis inaktif yang berada di

unit kerja dipindahkan ke unit kearsipan. Pemindahan arsip di

Pemerintah Kota Surakarta dari tahun 2009 sampai 2011 sebanyak


commit to user

53

2077 Boks, dari tahun ke tahun semakin meningkat, ini berarti

kepedulian dari suatu instansi atau lembaga terhadap arsip

mengalami peningkatan.

b) Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif

yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah

sampai isi informasi benar-benar tidak bisa diketahui lagi.

Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif

yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah

sampai informasinya tidak kelihatan ataupun didaur ulang.

c) Penyerahan arsip

Penyerahan arsip adalah menyerahkan arsip ke Badan Arsip

Propinsi Jawa Tengah atau ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pemerintah Kota Surakarta selama Kantor Arsip dan Perpustakaan

berdiri belum pernah menyerahkan arsipnya.

2. Keamanan

Arsip harus dijaga keamanannya baik fisik maupun informasi, baik itu dari

serangan hama maupun pengguna arsip. Indikator yang ada pada

keamanan arsip adalah:

a) Kondisi fisik dan informasi arsip

Di Kantor Arsip dan Perpustakaan selama ini belum pernah

dilakukan fumigasi (penyemprotan terhadap hama) maka ada

sebagian arsip yang lengket akibat lama. Di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta arsip perawatan arsip

dibungkus dengan samak payung agar terhindar dari debu.

b) Peralatan arsip

Peralatan arsip adalah alat atau sarana untuk menata dan

menyimpan arsip. Alat yang digunakan di Kantor Arsip dan

Perpustakaan adalah boks arsip dan rak terbuka, seharusnya rak

tertutup serta belum ada komputer di depo penyimpanan arsip

untuk menyimpan data arsip.


commit to user

54

c) Kondisi ruang arsip

Ruang arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan kecil, serta tidak

ada AC untuk menstabilkan suhu pada ruang penyimpanan arsip,

yang mengakibatkan kerusakan arsip oleh serangan hama.

3. Efisiensi

Indikator yang ada pada efisiensi adalah:

a) Kecepatan penemuan arsip

Untuk menemukan arsip yang dicari berada dimana adalah dengan

menggunakan daftar pertelaan arsip baru mencari diruang

penyimpanan arsip sesuai dengan nomor pada daftar pertelaan

arsip. Kantor Arsip dan Perpustakaan dalam mencari arsip butuh

waktu berkisar antara lima sampai dengan 10 menit.

b) Berkurangnya biaya

Biaya yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam

penganganan arsip dinamis inaktif hanya untuk Kantor Arsip dan

Perpustakaan, tidak semua unit kerja mendapatkannya karena arsip

dinamis inaktif dari unit kerja pemerintah daerah dipindahkan ke

unit kearsipan dan menjadi tanggungjawab Kantor Arsip dan

Perpustakaan.

c) Kondisi ruang arsip

Penyediaan ruangan untuk penataan dan penyimpanan arsip

dinamis inaktif hanya ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan, serta

semua unit kerja tidak ada ruangan khusus untuk penataan dan

penyimpanan, karena arsip dinamis inaktifnya dipindahkan ke

Kantor Arsip dan Perpustakaan.

4. Efektifitas

Indikator yang ada pada efektifitas adalah:

a. Ketepatan penemuan kembali arsip

Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, dengan melihat

daftar pertelaan arsip sesuai masalah arsip yang dibutuhkan, maka

petugas arsip langsung menuju ke depo penyimpanan arsip dan


commit to user

55

mengambil boks arsip sesuai dengan nomor dalam daftar pertelaan

arsip.

b. Ketepatan sasaran terhadap pengguna arsip

Arsip yang dikehendaki oleh pengguna diambilkan oleh petugas

arsip, tidak boleh pengguna mencari arsip sendiri, sebab arsip yang

tidak dikehendaki informasinya tidak boleh diketahui oleh orang

lain, serta arsip tersebut sudah menjadi berkas, jadi pengguna arsip

bisa memanfaatkan berkas tersebut untuk kepentingan organisasi.

Dari uraian-uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa

pengelolaan arsip-arsip dinamis inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah

sesuai prosedur, tetapi belum optimal pengelolaannya dimana terlihat bahwa

semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum tertangani

semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali berkas tidak bisa dilakukan

dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai dan kurangnya sumber

daya manusia yang mengelola arsip.

Kesimpulan dari tabel pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Surakarta telah dilaksanakan

sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum optimal. Hal

ini senada dengan pernyataan dari Bapak Sri Wahyudi S,Sos, M.Si

(wawancara tanggal 26 April 2012 ) selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang mengatakan

bahwa:

“ Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta ini sudah dilakukan sesuai prosedur yang telah

ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal. Bisa dilihat dari arsip belum

dikelola secara baik karena sarana dan prasarana yang kurang memadai

sehingga penemuan kembali arsip yang dicari memerlukan waktu yang agak

lama. “


commit to user

56

C. Hambatan-hambatan yang Muncul Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan

arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta telah dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah

ditentukan, tetapi masih ada sedikit hambatan yang dihadapi sehingga

menghambat terciptanya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis inaktif di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun kendala-

kendala yang ada antara lain:

1. Dalam hal pengelolaan arsip dinamis inaktif belum mencapai

optimalisasi, efisiensi dan efektifitas, karena masih kurangnya sumber

daya manusia yang mengelola arsip. Di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta baru terdapat 1 orang arsiparis

dan 4 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat

dipastikan pengelolaan arsip belum optimal.

2. Dalam hal sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau

gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai.

Sehingga mengakibatkan arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya

oleh bagian pengelola arsip inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan


3. Dalam hal perawatan arsip yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta juga masih belum optimal karena

perawatan hanya dilakukan dengan cara yang sederhana saja, hanya

diberi kapur barus, dibungkus samak payung dan dibersihkan dari

debu yang menempel, tidak dilakukan fumigasi terhadap hama.

4. Dalam hal penemuan kembali arsip, kurangnya efisensi waktu dan

efektifitas ketepatan penemuan arsip yang mengakibatkan kelancaran

tugas terhambat karena dalam pencarian arsip dilakukan secara

manual, hal ini sangat lama karena daftar pertelaan arsip yang sangat

banyak dan memakan waktu yang lama.


commit to user

57

D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Hambatan dalam Pengelolaan Arsip

Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

Untuk mengatasi hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

langkah-langkahnya antara lain :

1. Dalam hal pengelolaan arsip, Kantor Arsip mengambil langkah

menambah sumber daya manusia dalam mengelola arsip dan para

staff mengikuti diklat kearsipan, karena masih kurangnya unit

pengelola arsip dan staff yang membantu arsiparis untuk

menyelesaikan tugas-tugasnya.

2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana

terbatas, Kantor Arsip mengajukan permohonan menambah

peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap.

Untuk tempat penyimpanan dan pengelolaan arsip, karena

tempatnya terbatas maka mengoptimalkan tempat tersebut dengan

cara menyingkirkan barang-barang yang sudah tidak berguna agar

dapat menghemat tempat.

3. Dalam hal perawatan arsip, Kantor Arsip dan Perpustakaan

mengambil langkah untuk menggabungkan cara tradisional dan

modern. Yaitu dengan cara pemeliharaan dan perawatan modern

tanpa meninggalkan cara tradisonal, misalnya melakukan

pembersihan boks arsip dengan kemoceng, penyemprotan terhadap

hama. Dengan begitu maka pemeliharaan dan perawatan arsip bisa

dilakukan dengan lebih baik.

4. Dalam hal efisiensi dan efektifitas penemuan kembali arsip, di

bagian pengelola arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan membuat

aplikasi tehnologi pada kegiatan pengelolaan arsip, agar

memperlancar pekerjaan sehingga pencarian arsip tidak lagi

dilakukan secara manual.


commit to user

58

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur

yang ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal, dimana terlihat bahwa

semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta belum tertangani semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali

berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai

dan kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Pengelolaan arsip

dinamis inaktif di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

dilakukan dengan tahap sebagai berikut:

1. Memindahkan arsip

a. Menentukan waktu

b. Menentukan arsip yang dipindahkan

c. Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan

d. Persiapan ruang simpan

e. Penerimaan arsip

2. Penataan dan penyimpanan

a. Pemeriksaan

b. Pendeskripsian

c. Sortir

d. Penataan arsip dalam boks

e. Membuat DPA

3. Pelayanan Arsip

4. Pemusnahan Arsip

58


commit to user

59

Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah antara lain:

a. Masih kurangnya sumber daya pengelola arsip di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

b. Sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta kurang lengkap.

c. Dalam hal perawatan arsip, minimnya peralatan untuk merawat

arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

d. Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, kurangnya

efisiensi waktu dan ketepatan efektifitas yang mengakibatkan

kelancaran tugas terhambat.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya,

penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan

masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip antara lain:

1. Perlu adanya penambahan sarana dan prasarana misalnya komputer untuk

mendukung pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar bisa

mendukung kelancaran tugas.

2. Dalam hal perawatan arsip hendaknya dilakukan dengan pemasangan AC

agar suhu udara didalam ruangan tetap stabil dan dilakukan fumigasi, agar

arsip terjaga kelengkapannya baik fisik maupun isi informasinya.

3. Dalam hal efisiensi waktu dan ketepatan efektifitas penemuan kembali

arsip, sebaiknya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah memperbaiki

sistem aplikasi tehnologi pada kegiatan pengelolaan arsip, agar

memperlancar pekerjaan sehingga pencarian arsip tidak lagi dilakukan

secara manual.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP … · Berdasarkan hasil analisa pengamatan yang...

Documents

Transcript of PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP … · Berdasarkan hasil analisa pengamatan yang...