PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PETA PADA BADAN...

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PETA PADA BADAN

INFORMASI DAN GEOPASIAL (BIG)

CIBINONG-BOGOR

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S. IP)

oleh:

Wildan Firdaus

NIM. 1111025100016

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1438 H/2017

i

ABSTRAK

Wildan Firdaus. (NIM: 1111025100016). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Peta pada Badan Informasi dan Geopasial (BIG) Cibinong Bogor. Skripsi. Dibawah bimbingan Lilik Istiqoriyah, M.Hum. Jakarta: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2017.

Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif peta pada BIG. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif yang dilakukan meliputi pemindahan, pengorganisasian, pemeliharaan dan penyusutannya, serta mengetahui upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip tersebut. Penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan pada penelitian ini yakni, Kepala Subbag Kearsipan, arsiparis dan staf kearsipan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan dengan reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menujukan pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG sudah baik dan optimal menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah dengan azas kombinasi. Fasilitas kearsipan digunakan seperti rak baja terbuka, roll o’pack, lemari arsip gantung. Ruang penyimpanan arsip sangat baik dengan suhu dan kelembaban yang stabil dan sejuk menggunakan fire alarm system dan CCTV untuk keamanan arsip. Kendala ruang dan fasilitas penyimpanan tidak dapat menampung jumlah arsip yang terus bertambah. Pemeliharaan arsip peta sudah dilakukan dengan sangat optimal sebanyak dua kali dalam setahun. Pemusnahan arsip dilakukan dengan menghancurkannya menjdi bubur kertas. Sebaiknya Sub Bagian Kearsipan merealisasikan gedung penyimpanan baru untuk penyimpanan arsip inaktif peta yang semakin bertambah, serta mensosialisasikan secara rutin mekanisme pelayanan arsip di BIG secara formal ataupun informal.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Pengelolaan Arsip, Peta, Badan Informasi Geopasial Cibinong-Bogor.

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah

melipahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-nya kepada penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi persyaratan dalam

mencapai gelar sarjana. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih

terdapat banyak kelemahan dan kekurangan dalam penulisannya. Sehingga

penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

Penulis menyadari penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan

semua pihak yang meluangkan waktunya dalam membantu penulis. Maka pada

kesempatan yang ada ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebanyak-

banyaknya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora UIN Syarif Hidayaullah Jakarta.

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum. sebagai dosen pembimbing sekripsi saya,

yang sudah membimbing saya selama mengerjakan skripsi.

5. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya

yang bermanfaat.

6. Seluruh informan dalam penelitian ini, baik dari pegawai Badan Informasi dan

Geospasial (BIG) Cibinong Bogor.

7. Kedua Orang tua penulis, Ayah Rachmat Setiawan dan Mamah Elih Sholihat yang saya

cintai dan banggakan dan keluarga penulis yang tak henti-hentinya memberikan motivasi,

semangat maupun do’a baik secara lahir maupun batin kepada penulis dalam

penyelesaian skripsi ini.

8. Terima Kasih kepada Kawan-Kawan JIPERS UIN Jakarta, Zulfikar Arman, Febri Nurul

Huda, Eko Raharjo, Yogi Bilowo, Bintang, Syarif, Kibar Sumanja, Hasbi Fikri, Arief

Dwi Hermawan, Ahmad Jauzi, Firly Hidayat, Eko Raharjo, M. Syafiq Kumala Putra,

Bang Al Muhdil Karim, Septian Nur Arif, M. Zihan Saragih, Lana, Radit, M. Agustina,

yang telah memberikan semangat maupun motivasi dan memberikan masukan kepada

penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

9. Terima Kasih kepada Rekanan dari Najah Photography, Karyabera Cireng Kriwil,

Sekutstik, Roda liar Vespa, Yuka Wisata, yang telah memberikan semangat dan selalu

mendukung penulis.

10. Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan tugas akhir

sebagai mahasiswa strata satu ini, yang tidak dapat diucapkan satu persatu, terimakasih

untuk semuanya, Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan dan doa yang sudah

diberikan kepada penulis. Amin.

Penulis

Wildan Firdaus

iv

DAFTAR ISI

ABSTRAK ..................................................................................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................. iv

DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. viii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .................................................................................... 1

B. Pembatasan dan Rumusan Masalah .................................................... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................ 4

D. Definisi Istilah .................................................................................... 4

E. Sistematika Penulisan .......................................................................... 6

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Arsip .................................................................................. 8

B. Arsip Dinamis .................................................................................... 9

1. Arsip Dinamis .............................................................................. 9

2. Fungsi Arsip Dinamis ................................................................... 11

C. Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................................. 12

1. Siklus Hidup Arsip ....................................................................... 12

2. Manajemen Arsip Dinamis ........................................................... 14

3. Proses Manajemen Arsip .............................................................. 16

4. Manajemen Arsip Inaktif ............................................................. 19

5. Sistem Informasi Kearsipan ......................................................... 37

6. Sistem Temu Kembali Arsip ........................................................ 39

D. Penelitian Relevan ............................................................................... 41

v

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .......................................................... 43

B. Sumber Data ......................................................................................... 43

C. Pemilihan Informan ............................................................................. 44

D. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 44

E. Teknik Analisis Data ........................................................................... 46

F. Jadwal Penelitian ................................................................................. 47

BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN

A. Sejarah Obyek Penelitian .................................................................... 48

1. Sejarah Badan Informasi Geopasial Cibinong-Bogor ................... 48

2. Visi dan Misi BIG Cibinong-Bogor .............................................. 52

3. Kedudukan, Tugas dan Fungsi ...................................................... 52

4. Program ......................................................................................... 54

5. Struktur Organisasi ....................................................................... 55

B. Hasil Penelitian .................................................................................... 61

1. Pengelolaan Arsip Inaktif Peta di BIG Cibinong Bogor .............. 61

2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Peta di Sub Bagian Kearsipan BIG ............................................... 88

C. Pembahasan .......................................................................................... 90

1. Pengelolaan Arsip Inaktif Peta di BIG CibinongBogor ............... 90

2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Peta di Sub Bagian Kearsipan BIG ................................................ 105

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan .................................................................................... 107

B. Saran .................................................................................... 109

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 110

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

vii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lembar Dosen Pembimbing

Lampiran 2 Lembar Bimbingan

Lampiran 3 Pedoman Wawancara

Lampiran 4 Dokumentasi Hasil Observasi

Lampiran 5 Sistem Manajemen Kearsipan BIG Cibinong-Bogor

Lampiran 6 KeputusanKepala BIG no. 34.1 tahun 2013tentang Pedoman Tata

Kearsipan

Lampiran 7 Keputusan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 34.2

Tahun2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG

Lampiran 8 Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 19 tahun 2013

tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi

Geospasial

Lampiran 9 PeraturanKepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015

tentangSistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis

di Lingkungan Badan Informasi Geospasial

vi

DAFTAR TABEL

1. Tabel 1 Jadwal Penelitian ............................................................................ 47

2. Tabel 2 Jumlah Rak Arsip ........................................................................... 68

3. Tabel 3 Jumlah Boks Arsip di Ruang Penyimpanan .................................. 70

4. Tabel 4 Jumlah total boks arsip yang disimpan ........................................... 71

5. Tabel 5 Ruang Penyimpanan 1 .................................................................... 75

6. Tabel 6 Ruang Penyimpanan 2 .................................................................... 75

7. Tabel 7 Suhu dan Kelembaban Ruang Penyimpanan Arsip Peta ................ 76

8. Tabel 8 Petugas Kearsipan Pusat Kearsipan BIG ....................................... 77

9. Tabel 9 Keterampilan Petugas Kearsipan .................................................... 78

10. Tabel 10 Kecekatan Penemuan Kembali Arsip ........................................... 80

1

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap lembaga, instansi atau perusahaan pasti mempunyai tujuan yang

ingin dicapai dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan

dan tentunya menghasilkan dokumen-dokumen, file-file, arsip atau bahkan aset

penting yang perlu dikelola dengan baik pada bidang kearsipan secara khusus.

Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi

dari suatu lembaga/organisasi. Arsip dinamis merupakan arsip yang akan terus

mengalami dinamika. Seiring dengan perkembangan organisasi maka arsip

tersebut akan mengalami perkembangan juga. Dalam mengatasi perkembangan

arsip dinamis organisasi melakukan pengelolaan arsip dinamis meliputi

penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.1

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi,

serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap lembaga/organisasi

dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan. Demi terpeliharanya

dokumen/arsip, maka diperlukan cara pengelolaan, pengaturan dan penanganan

kearsipan yang benar, sehingga dokumen/arsip dapat tertata dengan baik dan

benar untuk memudahkan proses temu kembali dokumen secara cepat, tepat dan

teliti. Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam suatu

lembaga/organisasi, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Hal tersebut

tanpa terkecuali dilakukan oleh Badan Informasi Goespasial.

Badan Informasi Geospasial adalah salah satu lembaga pemerintah

non kementerian di Indonesia yang bertugas melaksanakan survei dan

1 Undang Undang Republik Indonesia no 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

2

pemetaan nasional untuk menyediakan infrastruktur data spasial sebagai

dasar bagi pengembangan data dan informasi sumber daya alam dan

lingkungan. BIG menciptakan dokumen/arsip seperti dokumen-dokumen

standar dalam bidang informasi geografi/geomatika, data jaringan kontrol

geodesi dan peta-peta dari berbagai program-program atau kegiatan-

kegiatan yang dilakukannya. Salah satu jenis dokumen/arsip peta yang

dimiliki oleh BIG yaitu peta kelautan, peta tematik dan peta rupabumi.

Data-data geodesi dimanfaatkan oleh pemerintah maupun swasta sebagai

referensi untuk pekerjaan pemetaan dan survei rekayasa dan sebagai

landasan pengembangan Infrastruktur Data Spasial Nasional (ISDN).2

BIG menjadi tulang punggung untuk menjamin ketersediaan akses terhadap

informasi geospasial yang dapat dipertanggungjawabkan, mewujudkan

penyelenggaraan informasi geospasial yang berdaya guna (efisien) dan berhasil

guna (efektif) melalui kerja sama, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, dan

mendorong penggunaan informasi geospasial dalam penyelenggaraan

pemerintahan dan dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat. Permasalahan

tersebut mengharuskan BIG melaksanakan pengelolaan dokumen/arsipnya dengan

baik di mulai dari penciptaannya, penerimaan, penyimpanan/pengorganisasian,

pengaksesan, pemeliharaan hingga penyusutan/pemusnahannya. Terlebih lagi BIG

menjadi naungan bagi lembaga-lembaga dalam bidang goespasial yang tersebar di

wilayah/provinsi se-Indonesia.

Berdasarkan hasil observasi awal yang telah dilakukan pada unit arsip di

BIG Cibinong diketahui bahwa arsip peta yang dimiliki diperoleh dari berbagai

program-program atau kegiatan-kegiatan yang dilakukannya, baik dalam bentuk

tercetak, elektronik maupun digital. Akan tetapi masih terdapat kendala-kendala

yang dihadapi oleh BIG, yakni kurangnya fasilitas penyimpanan yang

mengakibatkan terdapat arsip-arsip yang diletakkan dilantai karena tidak

tertampung oleh roll o’pack, rak baja terbuka dua muka dan lemari arsip gantung

2 BIG (Badan Informasi dan Geopasial). Profile. http://www.bakosurtanal.go.id/. Diakses

pada tanggal 27 Januari 2016

http://www.bakosurtanal.go.id/

3

kecil. Ruang penyimpanan yang semakin sempit seiiring dengan bertambahnya

arsip-arsip inaktif peta yang tersimpan. Serta kurangnya pemahaman user dari

pihak eksternal BIG terhadap peraturan hak akses, alur pelayanan arsip dan

mekanisme peminjaman arsip di BIG.

Berdasarkan permasalahan diatas peneliti tertarik untuk melihat lebih dalam

lagi pengelolaan arsip dinamis inaktif peta meliputi pemindahan,

pengorganisasian, pemeliharaan, pelayanan dan penyusutan/pemusnahan arsip

dinamis inaktif peta di BIG, Kemudian hasil penelitian tersebut akan dituangkan

ke dalam skripsi dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Peta pada

Badan Informasi dan Geopasial (BIG) Cibinong Bogor”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Dalam penelelitian ini peneliti hanya membatasi masalah pada:

a. Pengelolaan arsip dinamis inaktif peta yang dilakukan oleh BIG

meliputi pemindahan, pengorganisasian, pemeliharaan dan penyusutan.

b. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang ada dalam

pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di BIG.

2. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan maka rumusan

masalahnya adalah sebagai berikut:

a. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis inaktif peta yang

dilakukan di BIG ?

b. Bagaimana upaya mengatasi kendala-kendala yang terjadi dalam proses

pengelolaan arsip dinamis inaktif di BIG?

4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan penelitian

Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan permasalhan

diatas maka tujuan penelitian ini adalah

a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di BIG

meliputi penciptaan pengorganisasian dan penyusutan dokumen

b. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala-kendala yang terjadi dalam

proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di BIG.

2. Manfaat Penelitian

a. Diharapkan dari penelitian ini dapat diperoleh tambahan informasi bagi

khasanah ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang ilmu kearsipan

terkait dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif pada BIG Cibinong

Bogor.

b. Sebagai pengalaman penulis ketika suatu saat harus terjun ke lapangan

yang selama ini hanya belajar teori dari dunia perkuliahan.

D. Defenisi Istilah

1. Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses yang memberikan pengawasan pada semua

hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian

tujuan.

2. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu3.

3 Universitas Negeri Semarang, Pedoman Aktif Dinamis, (Semarang: UNS, 2013), hal. 14.

5

Arsip dinamis yang dimaksud dalam penelitian ini adalah peta

rupabumi, peta tematik dan peta kelautan.

6

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

BAB I Pendahuluan

Bab ini membahas tentang latar belakang, pembatasan dan

perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi

istilah, dan sistematika penulisan.

BAB II Tinjauan Literatur

Bab ini berisi tinjauan literatur. Tinjauan literatur memuat

beberapa teori yang berkaitan dengan pengelolaan arsip

dinamis di lembaga pemerintah yang akan digunakan

sebagai landasan utama untuk melakukan penelitian

mengenai pengelolaan arsip dinamis

BAB III Metode Penelitian

Dalam bab ini menjelaskan tentang jenis dan pendekatan

penelitian, sumber data, populasi dan sampel, teknik

pengumpulan data, teknik analisis data, tempat dan waktu

penelitian.

BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini berisikan tentang sejarah singkat Kantor Badan

Informasi dan Geopasial (BIG) Cibinong Bogor meliputi:

visi dan misi, lokasi, struktur organisasi, kemudian

menyajikan hasil penelitian dan pembahasan tentang

pengelolaan arsip dinamis di BIG Cibinong Bogor.

7

BAB V Penutup

Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian yaitu penarikan

kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran-saran.

Baik kesimpulan dan saran wajib menjawab tujuan

penelitian secara singkat dan padat.

8

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Arsip

Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat

ditemukan kembali.1

Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2

Menurut NARA (National Archives and Records Administration),

record/arsip adalah buku, kertas, peta, foto, material terbacakan mesin, atau

materi dokumenter lain, tanpa memperhatikan bentuk fisik atau

karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh agensi Amerika Serikat di

bawah hukum federal atau hubungannya dengan transaksi kepentingan

publik dan dipreservasi oleh agensi tersebut sebagai bukti organisasi,

fungsi, kebijakan, keputusan, prosedur, operasi, atau aktivitas lain

pemerintahan atau karena alasan nilai informasi di dalamnya.3

Dari definisi tertang arsip di atas dapat diartikan bahwa arsip

merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media seperti buku, kertas, peta, foto atau materi dokumenter lain, tanpa

terbatas oleh bentuk fisik atau karakteristiknya. Arsip sesuai dengan

perkembangan zaman dan teknologi informasi dibuat dan diterima oleh

perorangan ataupun organisasi masyarakat, lembaga pemerintah maupun

1 Sutarto. Sekretaris Dan Tata Warkat. Cet. III (Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press,

1999).h.200 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

3 NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture

RecordsManagement Profile. http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses

pada tanggal 2 Februari 2016

9

swasta untuk kepentingan publik dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sebagai bukti pertanggungjawaban

organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan, prosedur, dan pelaksanaan kegiatan

yang telah dilakukan atau karena alasan nilai informasi di dalamnya.

Menurut A.W Widjaya, pengertian arsip adalah

“Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan

tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat

berwujud surat, data dan bahan-bahan keterangan yang jelas dan

tepat. Bahan-bahan keterangan itu dapat berupa kartu-kartu, buku

cetakan, hasil penelitian, skripsi dan sebagainya.”4

Dari beberapa definisi tentang arsip di atas dapat disimpulkan bahwa arsip

merupakan suatu rekaman peristiwa/dokumentasi yang tercipta dan diterima dari

perorangan ataupun organisasi masyarakat, lembaga pemerintah maupun

swasta, baik tercetak maupun digital, yang dikelompokkan/disimpan

berdasarkan ketentuan kearsipan untuk kepentingan publik dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara karena nilai informasi

yang terkandung di dalamnya. Dan arsip dapat berupa kartu, buku cetakan, surat

dan sebagainya.

B. Arsip dinamis

1. Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis atau yang disebut dengan rekod yaitu “informasi

terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima

oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau

4 A.W Widjaya. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT. Raja Grafindo

Pustaka, 1993), h. 8.

10

melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.”5 Pengertian lain juga

mengungkapkan arsip dinamis sebagai arsip yang digunakan secara langsung

untuk penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih

aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi sehari-

hari.6 Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit

pengolahan arsip.

Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah,

swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnya.7

Sedangkan Boedi Martono mengungkapkan bahwa “arsip dinamis adalah

arsip yang masih berada pada setiap organisasi yang dipelihara karena secara

fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan. Arsip dinamis

dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Arsip dinamis aktif : Arsip yang frekuensi kegunaaanya untuk

penyelenggaraan kerja masih tinggi. Dalam arti, arsip masih sering

digunakan sebagai berkas kerja.

b. Arsip dinamis inaktif : Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan

mengalami penurunan kegunaan. Arsip tidak lagi secara terus-menerus

sebagai berkas kerja. Tetapi hanya digunakan sekali waktu sebagai

referensi atau alasan non operasional lainnya.”8

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis

adalah arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses

penyelenggaraan kegiatan administrasi, baik perorangan dan kalangan

instansi pemerintah maupun swasta, baik dalam bentuk tercetak, elektronik

5 Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola

Informasi dan Dokumen. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 13. 6 International Councial on Archives. Electronic Record: A Workbook for Archivist. Paris:

ICA, 2005. 7 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003). h. 2

8 Boedi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan.

Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1990), h. 21.

11

maupun digital. Arsip dinamis juga dibedakan menjadi dua yaitu arsip

dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

2. Fungsi Arsip Dinamis

Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi menjadi dua yaitu arsip

aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan

dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan

keputusan dan sebagai bahan kerja.9 Sedangkan arsip inaktif adalah arsip

yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kegiatan keseharian organisasi.

Dalam pelaksanaannya seharusnya arsip inaktif ini disimpan di pusat arsip.

Arsip dinamis biasanya dikelola oleh badan pengelola arsip sendiri,

selain itu arsip dinamis juga mempunyai beberapa fungsi dasar, yaitu:

a. Sebagai bukti (evidence).

b. Sebagai bahan referens (reference material) bagi badan korporasi

untuk fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam

proses pengambilan keputusan.

c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam

penjadwalan retensi arsip.10

Kegunaan arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi

atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat dengan teratur, sehingga

setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan

perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.

Menurut Basir Bartos, nilai guna arsip dinamis mempunyai delapan (8)

nilai kegunaan meliputi :

a. Nilai kegunaan administrasi.

b. Nilai kegunaan dokumentasi.

9 Krihanta. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi dalam rangka Meningkatkan Layanan

kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h. 66 10

Ira A. Penn “Records Management Handbook”.(England: Gower House, 1992). h. 107

12

c. Nilai kegunaan hukum.

d. Nilai kegunaan fiskal (berkaitan dengan keuangan)

e. Nilai kegunaan perorangan.

f. Nilai kegunaan pemeriksaan.

g. Nilai kegunaan penunjang.

h. Nilai kegunaan penelitian.11

C. Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Siklus Hidup Arsip

Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan.

Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini

dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan.12

Philip C. Bantin mendeskripsikan model daur-hidup sebuah rekod ke

dalam beberapa tahap atau periode, mirip seperti organisme hidup. Pada

tahap pertama, rekod diciptakan. Pada tahap kedua rekod memasuki masa

aktif dengan nilai primer maksimum, aktif dan sering digunakan oleh institusi

pembuatnya serta digunakan untuk pengambilan keputusan di Indonesia biasa

disebut arsip dinamis aktif. Pada tahap ini rekod biasanya disimpan di

kantor/unit kerja tempat penciptanya atau di mana rekod tersebut aktif

digunakan.13

Pada akhir tahap kedua rekod akan dievaluasi dan ditentukan apakah

dimusnahkan atau memasuki tahap berikutnya (ketiga) dan diubah statusnya

menjadi semi-aktif, artinya rekod tersebut masih mempunyai nilai tetapi tidak

diperlukan untuk pengambilan keputusan sehari-hari (di Indonesia biasa

11

Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 115. 12

Ira A. Penn. dkk,. Records Management Handbook. (2nd ed.). (Cambridge:

Gower,1994). h. 12 13

Philip C Bantin. n.d. Strategies for Managing Elecrtonic Records: A New Archival

Paradigm? An Affirmation of Our Archival Traditions?

http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal 30 April 2015

http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf

13

disebut arsip dinamis inaktif). Karena rekod tidak digunakan secara reguler,

maka biasanya disimpan di tempat berbeda (pusat penyimpanan) yang

disebut record center.

Akhir tahap ketiga, dilakukan evaluasi kembali untuk menentukan

apakah rekod akan dimusnahkan atau memasuki tahap keempat yaitu

disimpan menjadi rekod permanen, atau biasa disebut archives (di Indonesia

biasa disebut arsip statis). Biasanya hanya sekitar 5-10% rekod yang

menjadi arsip. Pada umumnya disimpan di pusat arsip setempat seperti

pusat arsip provinsi atau nasional. Dilakukan aktifitas khusus dalam rangka

preservasi dan mendeskripsikan archives yang disimpan.14

Di dalam setiap fase ini ada berberapa elemen dan aktifitas. Di akhir

siklus, sebuah rekod bisa menuju siklus berikutnya sebagai arsip statis.

Arsiparis mengidentifikasi dan menilai guna rekod, mengakuisisinya,

mendokumentasikan, memelihara dan menyediakan akses ke arsip tersebut.15

Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan yang dialami rekod dalam

siklus hidupnya secara beragam. Penn menyebutkan bahwa siklus hidup

terdiri dari tahap lahir (fase penciptaan), hidup (fase pemeliharaan dan

penggunaan) dan mati (fase pemusnahan).16

Menurut Kennedy, siklus hidup rekod terbagi menjadi lima fase

yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.17

14

Ibid 15

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record

Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).h.9 16

Ira A. Penn. dkk, Records Management Handbook. (Cambridge:Gower,1994) h. 12. 17

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record

Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998). h. 9

14

Gambar 1 : Model Siklus Hidup Rekod menurut Patricia Wallace18

Sedangkan menurut Wallace terdapat delapan fase yaitu penciptaan,

distribusi, penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan

rekod inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama

sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan

oleh unit kerja penciptanya. Pada fase lima dan enam, rekod sudah menjadi

rekod inaktif yang menjadi tanggung jawab dan disimpan di pusat rekod.

Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan organisasi itu sendiri atau

outsorcing ke pusat rekod komersial. Pada fase terakhir, rekod in aktif dinilai

untuk dimusnahkan atau disimpan permanen di lembaga kearsipan atau

depo/repository arsip.19

2. Manajemen Arsip Dinamis

Menurut ISO 15489-1, manajemen rekod (arsip dinamis) didefinisikan

sebagai bagian dari kajian manajemen yang membahas pengelolaan rekod

18

Patricia E. Wallace. Record Management: Integrated Information System.( Englewood

Cliff, NJ: Prentince Hall,1992). h. 16 19

Patricia E. Wallace. Record Management: Integrated Information System.( Englewood

Cliff, NJ: Prentince Hall,1992). h. 4

15

yang efisien dan sistematis yakni :

“Field of management responsible for the efficient and systematic

control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of

records,including processes for capturing and maintaining evidence of

and information about business activities and transactions in the form

of records.”20

“Pengawasan secara sistematis dan efisien yang bertanggung jawab

untuk mengontrol penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan

dan disposisi rekod, termasuk proses untuk megumpulkan dan

mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan

transaksi dalam bentuk rekod.”

Menurut Judith Read-Smith manajemen rekod adalah pengawasan

sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu tahap

pemprosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan, dan temu kembali,

sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.21

Wallace menjelaskan bahwa

manajemen rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten

mencakup keseluruhan daur hidup rekod.22

Terdapat keterkaitan antara arsip dan aktivitas organisasi. Hal ini

karena arsip adalah bukti dari kegiatan dalam sebuah organisasi. Oleh karena

itu arsip merupakan hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Untuk

itu diperlukan pengelolaan arsip yang baik pada setiap organisasi,

pengelolaan arsip ini biasanya disebut manajemen kearsipan. Menurut

Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo, hubungan antara kegiatan, arsip, dan

manajemen arsip terlihat pada gambar berikut.23

20 ISO 15489-1: 2001. Information and Documentation-Records Management. First edition.

4.3 21

Read-Smith,dkk. “Record Management”. (USA: South Western,2002). h. 2. 22

Patricia E. Wallace. “Record Management: Integrated Information System”. (Englewood

Cliff, NJ: Prentince Hall, 1992). 23

Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: A Handbook of Principles and

Practice”. (London:Facet Publishing, 2003). h. 24

16

Activites

generate determine

the structure of

are evidence of support

are organized in are used to manage

Record Management

Gambar 3 Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo hubungan antara

kegiatan, arsip, dan manajemen arsip

Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut, yaitu:

a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang

dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,

b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,

c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah,

d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau

pengguna rekod.24

3. Proses Manajemen Arsip

Manajemen kearsipan sangat penting, dimana kita harus mengerti

bagaimana melaksanakan manajemen kearsipan tersebut. Terdapat delapan

tahap proses manajemen kearsipan, yaitu: 25

a. Coding (pencatatan)

Proses pencatatan adalah proses awal yang harus dilakukan sebelum

rekod disimpan. Ini berlaku baik untuk rekod yang dibuat maupun

diterima oleh organisasi. Di dalam sistem rekod berbasis tercetak,

pencatatan dapat berjalan efektif apabila menempatkan dokumen dalam

24

Robek, dkk. “Information and Record Management”. (California: Glencoe, 1987). h. 8. 25

ISO 15489-1: 2001. Information and Documentation — Records Management. First

edition. 4.3.

17

urutan kronologis dengan file atau folder yang dilengkapi judul.

Pengelompokkan ini menghubungkan dokumen-dokumen yang saling

berhubungan dan memungkinkan pengguna untuk mendapatkan informasi

yang saling berhubungan dengan mudah. Sistem yang menangkap rekod

harus juga menangkap metadata yang berkaitan dengan rekod tersebut

yang dapat menggambarkan konteks, isi dan struktur. Tujuan dari

pencatatan rekod ke dalam sistem rekod adalah untuk menciptakan

hubungan antara rekod dengan pencipta dan konteks kegiatan bisnis,

menempatkan rekod dan hubungan dalam sistem rekod, dan

menghubungkan kerekod-rekod lain.

b. Registration (registrasi)

Registrasi adalah kegiatan untuk memberikan rekod sebuah

identifikasi unik ketika berada dalam sistem. Dalam sistem-sistem yang

menggunakan sistem registrasi, bertujuan untuk menyediakan bukti

bahwa rekod telah diciptakan dan sudah masuk dalam sistem rekod. Di

dalamnya tercakup deskripsi informasi singkat. Proses registrasi biasanya

jarang digunakan dalam sistem berbasis tercetak.

c. Clasification (Klasifikasi/Pengkategorian)

Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan

pengaturan aktivitas bisnis dan atau rekod ke dalam kategori menurut

perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai

dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi.

d. Access and Security Clasification (akses dan kategori keamanan)

Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat

18

mencari, menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam

rekod dan memastikan keamanan rekod tersebut.

e. Identification of disposition status (identifikasi status penyusutan)

Pada sistem rekod, mengidentifikasi status pemindahan dan

periode retensi dari suatu rekod dilakukan pada saat proses penerimaan

dan registrasi. Proses ini, khususnya pada sistem rekod elektronik,

dapat dihubungkan dengan kegiatan klasifikasi dan otomasi sebagai

suatu bagian dari desain sistem.

f. Storage (penyimpanan)

Pengambilan keputusan untuk menangkap sebuah rekod berarti

berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang baik

memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses, dan

diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan

rekod dapat dilihat dari format fisik, kegunaan, dan nilai rekod

tersebut. Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan

pelayanan yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama

diperlukan. Keefesienan dan keefektifan sebagai tujuan dari pengaturan,

penanganan, dan penyimpanan adalah hal yang penting.

Akan tetapi, yang tidak kalah penting adalah menyediakan

pilihan sistem penyimpanan di dalam program manajemen rekod.

Organisasi akan melakukan hal ini dengan melakukan analisi resiko

untuk memilih menyimpan secara fisik dan memilih penanganan yang

sesuai atau memungkinkan untuk rekod mereka. Rekod yang penting bagi

kelangsungan bisnis membutuhkan metode perlindungan dan duplikasi

19

sebagai tambahan untuk memastikan bahwa rekod tersebut aman dan

dapat diakses kembali jika terjadi becana.

Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan

penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod,

kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitif,

karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu

kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan, dan

keperluan akses.

g. Use and tracking (penggunaan dan pelacakan)

Penggunaan rekod adalah suatu transaksi manajemen rekod yang

dibutuhkan untuk ditangkap oleh suatu sistem untuk membentuk

bagian dari metadata.

h. Implementation of disposition (implementasi dari pemusnahan)

Penyusutan adalah proses yang berhubungan dengan

pengimplementasian retensi rekod, penghancuran atau keputusan

pemindahan rekod yang didokumentasikan dalam aturan pemusnahan

atau alat yang lain.

4. Manajemen Arsip Inaktif

Dalam menjalankan manajemen arsip inaktif terdapat beberapa proses

yang harus dilakukan yaitu :

a. Pemindahan Arsip Inaktif

Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File)

yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center)

merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan

20

pengelolaan arsip inaktif. 26

Prosedur pemindahan arsip inaktif sebagai berikut: 27

1) Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan

lembaga induknya mengadakan penelitian untuk menentukan arsip

yang sudah mencapai masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip (JRA).

2) Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan

pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip

yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip

3) Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip

yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar

tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti

dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip

yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan arsip

yang akan dipindah, dibuatkan daftar. Arsip yang dipindah

selanjutnya ditata dan bisa dibungkus dengan kertas chasing atau

dimasukkan dalam folder sesuai serinya dan diberi nomor kode

kemudian dimasukkan dalam boks arsip, kemudian boks diberi

nomor sebagai label. Nomor ini harus sesuai dengan nomor yang

terdapat pada daftar arsip pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi

satu jenis arsip saja bila memungkinkan.

4) Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali

melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records

26

Ida Bagus Oka Suarta. Pengelolaan Arsip Dinamis In Aktif. http://puskopditbag.org/wp-

content/uploads/2016/11/PENGELOLAAN_ARSIP_PEMPROVKAB.ppt diakses pada tanggal 4

Maret 2016. 27

Ibid

http://puskopditbag.org/wp-content/uploads/2016/11/PENGELOLAAN_ARSIP_PEMPROVKAB.ppt

http://puskopditbag.org/wp-content/uploads/2016/11/PENGELOLAAN_ARSIP_PEMPROVKAB.ppt

21

Center).

5) Penyiapan ruang simpan arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan

ruang dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip (Records Center).

6) Penerimaan arsip. Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan

dari central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau

pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center). Arsip

tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan kesesuaiannya

dengan daftar arsip pindah yang dilengkapi dengan Berita Acara

Pemindahan Arsip.

b. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif

Sistem penyimpanan arsip dapat diartikan sebagai suatu sistem yang

teratur dalam penyimpanan arsip, sehingga apabila diperlukan dapat

ditemukan dengan cepat, supaya penyimpanan arsip dapat ditata dengan

baik maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan

penyimpanan arsip secara efektif. Menurut A.W. Widjaja, “sistem

penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut

suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat

sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat.”28

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem

penyimpanan arsip sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan

pengelolaan arsip, sehingga efektifitas pengelolaan arsip dapat tercapai

untuk penelusuran kembali.

Menurut A.W. Widjaja, ada lima macam sistem penyimpanan,

28

A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,

1993), h. 103.

22

yaitu:29

1) Sistem Abjad Sistem

Abjad yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau dokumen

diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau kantor.

2) Sistem Pokok

Soal Sistem pokok soal yaitu semua naskah atau dokumen disusun

dan dikelompokan berdasarkan pokok soal atau masalah. Arsip atau

dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau

lebih folder yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan

terletak dikanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik

yang terdapat pada guide, folder atau map hendaknya mengikuti

tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk

masalah utama dan selanjutnya masalah kedua (sub masalah) sampai

ke sebelah kiri laci filing cabinet untuk masalah ketiga (sub-sub

masalah)

3) Sistem Nomor atau Angka Sistem Nomor merupakan sistem

penyimpanan arsip yang sering juga disebut kode klasifikasi

persepuluh. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor

yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

4) Sistem Wilayah atau Daerah Sistem wilayah atau daerah yaitu sistem

yang susunan arsipnya diatur berdasarkan judul nama wilayah

daerah. Susunan guide atau foldernya menurut tingkat judul wilayah

29

Ibid, h. 105

23

seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan. Dalam tempat

penyimpanannya sistem ini harus dibantu dengan sistem lain seperti

sistem abjad atau sistem tanggal.

5) Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem yang susunan arsipnya

diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, tanggal. Hal yang

dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Cara kronologis dipergunakan dalam filing jika arsip merupakan

rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal

dari instansi yang sama pula.

Berdasarkan kelima sistem penyimpanan tersebut, tidak ada salah

satu sistem penyimpanan yang paling baik. Hal ini terjadi karena baik

tidaknya suatu sistem penyimpanan tergantung dari tepat tidaknya suatu

sistem itu diterapkan pada suatu lembaga atau instansi. Jadi, setiap sistem

penyimpanan tersebut mempunyai karakteristik yang dapat diterapkan

secara maksimal untuk lembaga tertentu.

Penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip yang baik diperlukan

suatu prinsip sebagai dasar penyimpanan arsip “Prinsip penyimpanan arsip

adalah aman, awet, up to date, dan efisien. Oleh karena itu, diperlukan

suatu azas tertentu dalam penyimpanan arsip supaya dapat berjalan dengan

baik dan sesuai dengan prinsip penyimpanan itu sendiri. Kegiatan

penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi tidak hanya menerapkan

sistem penyimpanan arsip, tetapi juga menerapkan azas penyimpanan

24

arsip. Menurut Sularso, terdapat beberapa azas penyimpanan arsip, yaitu:30

a) Azas Sentralisasi

Penyimpanan arsip dilakukan dengan memusatkan penyimpanan

arsip pada suatu unit tersendiri untuk semua arsip yang ada pada

organisasi. meskipun suatu organisasi memiliki beberapa unit atau

bagian tetapi unit kerja tersebut tidak melaksanakan kegiatan

kearsipannya sendiri-sendiri.

b) Azas Desentralisasi

Dalam azas desentralisasi berarti tiap unit kerja yang ada pada

organisasi menyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri

dan oleh karena itu tidak ada unit-unit kerja yang khusus

menyelenggarakan kegiatan kearsipan organisasi. Namun unit

penyelenggara kearsipan ini ada di setiap unit kerja organisasi.

c) Azas kombinasi Sentralisas-Desentralisasi

Dalam azas ini pemyimpanan arsip pada sutau organisasi yang

sebagian unit kerjanya menggunakan azas sentralisasi dan

sebagian unit lainnya menggunakan azas desentralisasi. Jadi

dalam suatu organisasi terdapat suatu pemusatan kegitan

kearsipan dan penyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri

yang mempunyai pola kombinasi beragam. Penyimpanan arsip

dengan menggunakan azas gabungan ini dimaksudkan agar

kelemahan-kelemahan pada penyelenggaraan kedua azas tersebut

di atas dapat ditiadakan.

30

Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 32.

25

Berdasarkan ketiga azas penyimpanan tersebut, dalam

penyelenggaraan di tiap-tiap organisasai atau kantor berbeda-beda

sesuai dengan kebutuhannya dan pelaksanaannya pun tergantung dari

tujuan penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh

organisasi tersebut.

Terdapat tempat penyimpanan arsip yang dikenal dengan nama

records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis

merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk

melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan,31

yaitu:

a) Penyimpanan Onsite

Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang

tersedia di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut

harus memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk

menyimpan arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang

memiliki arsip dinamis dalam jumlah sedikit.

b) Penyimpanan Off-site

Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan

ruangan untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi

penyimpanan jauh dari kota dengan maksud untuk menghemat

biaya. Pusat arsip dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip

dinamis dalam jumlah besar.

31

Elizabeth and Geoffrey Yeo, “Managing Records: a handbook of principles and

practice” (London: Facet Publishing, 2003).

26

c) Penyimpanan Komersial

Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan

dapat membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang

menyediakan layanan tersebut atau menyewa tempat yang

dikelola suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat

penyimpanan arsip dinamis.

c. Fasilitas Penyimpanan Arsip

Memahami tentang fasilitas kearsipan perlu diketahui terlebih

dahulu definisi dari fasilitas menurut sudut pandang administrasi.

”Fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk

menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerjasama

manusia.”32

Fasilitas penyimpanan arsip tentu saja berkaitan dengan peralatan

kearsipan yang dipakai. Menurut Zulkifli Amsyah, dalam pemilihan

peralatan yang dipakai, terdapat beberapa kriteria yang perlu diperhatikan,

yaitu :

1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,

jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.

2) Frekuensi penggunaan arsip

3) Lama arsip disimpan

4) Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)

5) Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan

kemungkinan untuk perluasan

6) Tipe dan letak penyimpanan

7) Bentuk organisasi

8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.33

32


1993), h. 103. 33

Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.

179.

27

Sehubungan dengan pendapat mengenai pemilihan kriteria peralatan

kearsipan di atas, maka peralatan yang digunakan dalam penyimpanan

arsip dapat dipilih secara tepat. Beberapa fasilitas yang sering digunakan

untuk penyimpanan arsip inaktif antara lain:

1) Guide (Petunjuk dan Pemisah)

“Guide mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dam

melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam

file.”34

2) Lemari Arsip (Filing Cabinet)

Lemari arsip digunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi

lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Lemari arsip ada

yang terbuat dari kayu dan logam, yang terbaik dan dianjurkan

adalah terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta

praktis.”35

3) Folder

“Folder adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup.

Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas

untuk menempatkan file yang bersangkutan.36

4) Rak Arsip

Rak arsip yaitu : Tempat penyimpanan yang paling banyak

digunakan adalah rak terbuka terdiri atas dua bagian, saling bertolak

belakang untuk memaksimalkan penggunaan ruangan. Ukuran

34 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.

191. 35



1993), h. 112.

28

panjang rak 5,2 meter dan tinggi 3,04 meter.37

5) Boks arsip

“Boks arsip terbuat dari kertas tebal (karton) bertutup. Ukuran boks

arsip yaitu panjang 37,5 cm, lebar 3 cm dan tinggi 26,5 cm. Sisi

depan ada keterangan untuk memasang judul arsip yang disimpan.”38

d. Ruangan Penyimpanan Arsip

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan kering

dan bersih agar arsip dapat aman dari berbagai kerusakan. Pengamanan

(konservasi) dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pencegahan sebelum

terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah terjadi kerusakan

(restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur,

kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya

matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan

dan fumigasi.

Suhu ruang penyimpanan arsip yang baik yaitu : temperatur

penyimpanan yang ideal untuk menyimpan kertas dan benda-benda arsip

lainnya dengan suhu 60˚F sampai 70˚F atau antara 22˚C sampai 25˚C

dengan kelembaban udara antara 45% sampai 55% RH (Relative

Humidity) serta untuk keamanan dilengkapi dengan alat pemadam api

dengan menggunakan Fire Alarm System dan tabung pemadam.

Cahaya matahari baik langsung maupun tidak langsung terhadap

arsip harus dihindari karena sinar matahari yang mengandung ultraviolet

37

Sulistiyo Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),

h. 297. 38

Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 205.

29

sangat merusak kertas, lebih- lebih sangat merusak tulisan yang tertera

pada kertas atau arsip tersebut. Oleh karena itu bila akan membangun

tempat penyimpanan arsip buatlah jendela-jendela, pintu-pintu tidak

langsung menghadap datangnya matahari. Penting juga jendela-jendela

dan pintu diberi jaring-jaring kawat yang halus, disamping berguna untuk

menyaring udara masuk juga dapat menyaring serangga, hewan kecil dan

lain-lain.39

e. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali

arsip dalam bentuk fiisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang

terkandung di dalam arsip tersebut, karena akan dipergunakan dalam

proses penyelenggaraan administrasi. Wursanto mengemukakan bahwa

yang dimaksud penemuan kembali arsip yaitu “Kegiatan memastikan di

mana warkat atau arsip yang akan dipergunakan disimpan, dalam

kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara

mengambilnya.”40

Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan

cepat, faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :

1) Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan

dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.

2) Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang

sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.

3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan

kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri

dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap tinggi,

39

Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. (Jakarta: Arikha

Media Cipta,1994), h. 124. 40

Ignasius Wursanto. Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 187.

30

cepat, mau dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.41

Penemuan kembali merupakan hal utama dalam pengelolaan arsip,

karena penyimpanan dan penataan arsip tidak akan berarti apabila arsip

tidak dapat ditemukan kembali. Adapun parameternya :42

1) Adanya ketentuan yang mengatur kecepatan penemuan kembali

Arsip.

2) Tidak ada ketentuan mengatur penemuan kembali arsip

3) Ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip

antara > 1 jam s/d < 2 jam


antara 16 – 59 menit


< 15 menit

Adanya ketentuan yang mengatur ketepatan penemuan kembali

arsip, seperti :43

1) Tidak ada ketentuan yang mengatur ketepatan penemuan

kembali arsip

2) Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan 60-

100 % tidak sesuai dengan permintaan

3) Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan 20-

50 % tidak sesuai dengan permintaan

4) Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan

< 10 % tidak sesuai dengan permintaan.

Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa kecepatan

penemuan kembali arsip dapat dipengaruhi oleh :

1) Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip harus sesuai

dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor.

2) Peralatan haruslah sesuai dengan sistem penataan berkas yang

dipergunakan.

41

Ibid, h. 193. 42

Noerhadi Margetaarl. Organisasi dan Layanan Kearsipan. Vol. 3 No. 1, Desember

2008.h. 74 43

Ibid

31

3) Tenaga-tenaga bidang kearsipan yang terlatih, mempunyai daya

tangkap yang tinggi, cepat, tekun, dan suka bekerjaa secara detail

mengenai kearsipan.

f. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif

Arsip-arsip yang disimpan tentu memerlukan pemeliharaan agar

informasi yang terkandung di dalamnya dapat terjaga dengan baik. Tidak

hanya pemeliharaan yang diperhatikan tetapi juga pengamanan arsip

inaktif. Menurut Sularso, secara umum yang dimaksud dengan

pengamanan arsip adalah “Menjaga arsip dari kehilangan maupun dari

kerusakan, jadi secara fisik arsip inaktif harus dijaga keamanannya dari

segi kehilangan maupun kerusakan.”44

“Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara :

1) Pengaturan Ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga tetap kering (tidak terlalu

lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai

terkena sinar secara langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai

ventilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan air

maupun serangan serangga pemakan kertas.

2) Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat yang terbuka, misalnya

dengan menggunkan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat

tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus

sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban, juga penataan

arsip di lemari tersebut diatur secara renggang agar ada udara

diantara berkas-berkas yang disimpan itu tetap terjaga

kelembabannya. Apabila tingkat kelembaban terlalu tinggi dapat

menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya, yang sudah pasti

akan merusak arsip yang disimpan.

3) Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan secara

preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan pencegah

kerusakan. Baik mencegah serangan serangga maupun

kemungkinan-kemungkinan yang lain. Agar tingkat kelembaban

tetap seperti yang diinginkan, maka dapat menaruhkan kapur barus

44


32

(kanfer) di kotak-kotak penyimpanan.

4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

Larangan yang tidak boleh dilanggar misalnya, petugas atau

siapapun dilarang membawa dan atau makan di tempat penyimpanan

arsip karena sisa-sisa makanan dapat merupakan daya tarik serangga

dan hewan lain yang dapat membahayakan arsip. Didalam ruangan

penyimpanan arsip dilarang merokok sebab percikan api dapat

menimbulkan bahaya kebakaran.

5) Kebersihan

Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaanya adalah menjaga

kebersihannya. Ruangan maupun arsip hendaknya senantiasa bersih

dari segala macam debu. Cara membersihkan ruangan maupun arsip

dari debu sebaiknya menggunkan alat yang cukup memadai

relevansinya.”45

Menurut Mulyono, ada beberapa faktor-faktor yang dapat

menyebabkan kerusakan arsip, antara lain :

1) Faktor Internal

a) Kualitas kertas

Untuk kertas yang berkualitas kurang baik maka kerusakan itu

akan lebih cepat dibandingkan kertas yang berkualitas baik.

b) Tinta

Tinta yang kurang baik akan mengakibatkan kerusakan pada

warkat lebih cepat.

c) Bahan perekat

Arsip yang pemberkasannya menggunakan bahan perekat maka

arsip tersebut dapat hancur.

2) Faktor Eksternal

a) Lingkungan

Tingkat kelembaban udara lebih dari 75% dimana arsip disimpan

dapat mengakibatkan lekas rusaknya arsip.

b) Sinar Matahari

Sinar ultra violet sangat merusak kertas dan tulisan pada kertas.

c) Debu

Debu yang menempel pada kertas dapat merusak arsip.

d) Serangga dan kutu

e) Jamur dan sejenisnya.46

“Menurut Supardjati dkk, pemeliharaan dan pengamanan arsip

45

Ibid, h. 48. 46

Ibid, h. 46.

33

meliputi beberapa hal, yaitu :

Alat-alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (vacuum

cleaner), thermohigrometer (alat pengukur temperatur dan

kelembaban udara), alat pendeteksi api atau asap (fire and sinoce

detector), dan alat pemadam kebakaran. Upaya yang dilakukan

untuk mencegah adanya organism perusak, setiap enam (6) bulan

ruangan hendaknya disemprot dengan acun serangga. Laci almari,

rak dan sudut-sudut tumpukan kertas diberi kapur barus untuk

mencegah tikus, kecoak dan serangga lainnya. Untuk mencegah

rayap digunakan sodium arsenit yang dituangkan kecelah-celah

lantai, sedangkan untuk membunuh kutu buku dilakukan dengan

jalan fumigasi yaitu memasukan berkas arsip ke dalam suatu ruang

tertutup, kemudian disemprotkan bahan kimia selama 3 jam”.47

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa

pemeliharaan dan pengamanan arsip dilaksanakan dengan cermat sehingga

arsip tersebut tidak cepat rusak. Selain itu, arsip dapat terjamin kualitas

dan kuantitasnya serta terhindar dari kerusakan yang diakibatkan oleh

manusia, hewan dan faktor perusak lainnya.

g. Pelayanan Arsip Inaktif

Layanan arsip inaktif adalah suatu aktivitas memberikan bantuan

untuk menyiapkan arsip inaktif yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua

pihak yang berkaitan dengan kegiatan layanan arsip inaktif, yaitu pihak

yang membutuhkan arsip inaktif (user) dalam hal ini pimpinan unit kerja

atau instansi dan pihak yang memberikan/menyediakan arsip inaktif

adalah pengelola Pusat Arsip.

Tujuan layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang

diperlukan oleh pengguna (pimpinan unit kerja atau pimpinan instansi)

dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga dapat mendukung aktivitas dan

pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang

47

Supardjati dkk. Tata Usaha Kearsipan. (Yogyakarta: Kanisius,2000), h. 32.

34

telah ditentukan.

Ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup

pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh

pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari

permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip

sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.

Menurut Zulkifli, “peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena

dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman unit kerja, ataupun oleh kolega

pekerja dari unit lain dalam organisasi.”48

Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam

peminjaman arsip perlu diatur tata tertib peminjaman tentang siapa yang

bertanggung jawab atas pemberian ijin peminjaman, siapa yang boleh

meminjam dan menetapkan jangka waktu peminjaman.

h. Penilaian dan Penyusutan Arsip Inaktif

“Prinsip-prinsip penilaian digolongkan menjadi tiga, yaitu “prinsip

manfaat, prinsip kecepatan dan prinsip efisiensi.”49

Melalui pinsip manfaat

dapat digunakan untuk mengetahui masih cukup bermanfaat atau tidak

pengelolaan kearsipan yang telah dilaksanakan. Prinsip kecepatan

digunakan untuk mengetahui kecepatan dan penemuan kembali suatu

warkat. Sedangkan prinsip efisiensi digunkan untuk mngetahui masih

efisien atau tidak pengelolaan kearsipan yang dilaksanakan.

Penilaian arsip dapat dilakukan dengan mengukur angka pemakaian,

48


202. 49


35

yaitu presentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan surat-

surat terpakai dengan jumlah surat-surat dalam arsip.

Rumus pemakaian adalah :

jumlah permintaan warkat x 100%

Angka pemakaian =

jumlah warkat dalam arsip

Dari rumus pemakaian diatas maka semakin besar presentase angka

pemakaian, maka arsip tersebut semakin baik karena masih mempunyai

kegunaan, sebaliknya presentase angka pemakaian yang semakin kecil

berarti arsip tersebut sudah menurun nilai gunanya, atau mungkin sudah

tidak berguna lagi, sehingga perlu diadakan penyusutan.50

Penyusutan arsip memungkinkan organisasi untuk dapat

membedakan arsip yang dapat dimusnahkan dan asip yang disimpan

permanen. Supaya penyusutan arsip dilakukan dengan baik, perlu dibuat

adanya jadwal retensi.

“Jadwal retensi arsip dipergunakan sebagai pedoman penyusutan

arsip, Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)

ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas”. Jadwal retensi arsip

memuat informasi tentang jenis-jenis arsip berdasarkan nilai pentingnya

berikut jangka waktu penyimpananannya sebelum dimusnahkan atau

dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.51

Penyusutan arsip

melingkupi tiga cara yaitu :

50

Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 40. 51

Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 103.

36

1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki

nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan, dan

3) Penyerahan arsip dinamis oleh pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.”52

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa

penyusutan arsip perlu dilakukan oleh setiap organisasi supaya tidak

terjadi penumpukan arsip. Penyusutan arsip secara garis besar dapat

dilakukan dengan dua cara yaitu berdasarkan jadwal retensi dan nilaiguna

arsip.

i. Pemusnahan Arsip

Menurut Endang, pemusnahan arsip berarti “Menghapus keberadaan

arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan

menghancurkan fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak

memiliki nilai kegunaan lagi.” Mengenai pemusnahan arsip, “Dalam

melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan

yang berlaku, seperti perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip

yang dimusnahkan, membuat berita acara pemusnahan, dan disaksikan

oleh dua orang pejabat yang berwenang.”53

Menurut Badri, terdapat 4 metode pemusnahan arsip, yaitu :

52

Ibid, h. 101. 53


Media Cipta,1994), h. 93.

37

1) Pencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan arsip

dalam bentuk kertas dengan menggunakan mesin pencacah yang

dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk

memotong, menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan

kecil dimana hasil potongnnya akan bervariasi mulai dari 0,8 sampai

dengan 2,5cm.

2) Pembakaran

Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang

bersahabat dengan lingkungan.

3) Pemusnahan kimiawi

Metode ini memusnahkan arsip dengan menggunakan bahan

kimiawi yang dapat melunakan kertas dan melenyapkan tulisan.

Walaupun metode ini lebih efisien dibandingkan metode

pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu. Volume

arsip cukup besar digunakan untuk mencapai tingkat efisien yang

diinginkan.

4) Pembuburan

Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih

nyaman, dan tak terulangkan, dokumen yang akan dimusnahkan

dimasukan ke bak penampungan yang diisi air kemudian dicacah

dan dialirkan melalui saringan. Hasil pembuburan berupa residu,

kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga

hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi

lalu dibuang”.54

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa

pemusnahan arsip dilakukan apabila arsip yang bersangkutan sudah tidak

mempunyai nilai kegunaan lagi dan telah mempunyai jangka waktu

penyimpanan yang cukup lama. Pemusnahan arsip diperlukan untuk

memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan

pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai

nilaiguna.

5. Sistem Informasi Kearsipan

Untuk mengelola arsip tidak hanya dibutuhkan suatu teknik-teknik

manajemen secara umum, tetapi juga diperlukan suatu sikap tertentu.

54

Badri M Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. (Jakarta: Erlangga,

2006), h. 105.

38

Pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian suatu sistem yang terdiri

masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam tahap input seluruh

pengaturan arsip harus dapat menentukan taksiran untuk memastikan materi

yang ada dapat dikelola dan diawasi. Arsip yang masuk ketempat

penyimpanan sebelumnya harus melalui suatu penilaian untuk memastikan

transfer di pusat arsip.55

Dalam tahap proses, secara normal materi arsip ditata menurut

pengelompokannya, dibuat deskripsinya dan dikonservasi. Tujuan dari

deskripsi arsip adalah sebagai kontrol administrasi (pengawasan atas materi

melalui pengolahan secara fisik dan dalam penyimpanan) atau kontrol

intelektual untuk memudahkan pencarian mekanis maupun dengan data

layanan dapat dipromosikan dengan menyajikan materi yang tersedia.

Kegiatan ini akan berlanjut, dengan penyediaan fasilitas akses bagi pengguna

yang datang. Untuk hal yang lebih khusus perlu dirancang suatu sarana

temu kembali yang di dasarkan atas deskripsi arsip, dan kalau mungkin

menerbitkannya.56

Elemen-elemen yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan arsip

secara institusional (termasuk dalam hal ini program-program kearsipan

guna mendukung sistem informasi kearsipan)57

, meliputi :

a. Penetapan tujuan (mission statement)

b. Sumber finansial yang cukup memadai

55

Michael Cook “Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller

Organization and Local Gonvernment”. (Kent: WM Dawson& son Ltd. 1977). h.37. 56

Toto Widyarsono “Evaluasi Aksebilitas Arsip: Studi Kasus di Unit Layanan Informasi

Arsip Nasional Republik Indonesia”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas

Indonesia, 2002). h.14 57

Ricard J. Cox “Managing of Institational Archives Foundational Principles and

Practices”. (New York : Greenwood Press.1992).h.26-27

39

c. Prosedur tertulis untuk melindungi materi kearsipan

d. Arsiparis yang professional

e. Komitmen untuk melayani dan pembelajaran berkelanjutan

f. Fasilitas yang memadai untuk penyimpanan dan penggunaan materi

kearsipan

g. Program kerja sama dengan pihak lain dalam pengelolaan kearsipan.

Sedangkan menurut James, sistem informasi kearsipan terdiri dari

beberapa komponen kunci yang kesemuanya harus dapat bekerja sama untuk

membentuk komunikasi yang efektif dengan pengguna. Dalam hal ini ada

tiga bagian yang penting dari sistem informasi kearsipan. Pertama, informasi

tentang rekod dan mereka yang menciptakannya. Kedua, alat-alat yang

digunakan untuk menunjukkan informasi. Ketiga, suatu standar dan aturan-

aturan yang menindaklanjuti dan penciptaan alat-alat tersebut.58

Dalam

hal ini harus ada uraian yang menerangkan bagian khusus atas informasi

tentang rekod dan asal-usulnya. Penggambaran selanjutnya mengenai isi

intelektual atas rekod, penyediaan informasi tentang bagaimana

menemukannya termasuk aksesnya dan hubungannya dengan rekod lain.

Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod

adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup

registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelurusan, temu kembali,

pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.59

58

James M. O’Toole. “Understanding archives and manuscripts”. (Tian Xia Wenhua

Chuban,1996), h.80. 59

Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record

40

6. Sistem Temu Kembali Arsip

Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh

pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan

memungkinkan untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan.

Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan

temu kembali arsip. Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan

efektif, kecuali jika sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat

mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap

baik dilihat dari kemampuan temu kembali arsipnya. Prosedur untuk

meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama

temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan

sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.60

Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali, yaitu:

a. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.

b. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.

c. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang

memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.

d. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam

bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database.

e. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.

f. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.

g. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.61

Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998), h.199. 60

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: GramediaPustaka Utama, 2003).

h.16 61

G. G. Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London: Facet

Publishing, 2004). h. 3

41

D. Penelitian Relevan

Penelitian yang relevan dengan judul penelitian ini diantaranya diambil dari

dua judul skripsi. Skripsi pertama karya Diah Safitri, mahasiswi UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta tahun 2015 yang berjudul “Pengelolaan Dokumen

Perbankan: Studi Kasus pada Bidang Regional Financing Opration PT Bank

Syariah Mandiri Jakarta”. Penelitian yang dilakukannya bertujuan untuk

mengetahui pelaksanaan pengelolaan dokumen perbankan. Teknik pengumpulan

data yang digunakan ialah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan

teknik analisis data yang digunakan yakni reduksi data, penyajian data dan

penarikan kesimpulan. Jenis penelitiannya adalah deskriptif dengan pendekatan

kualitatif. Hasil penelitian yang diperoleh mengungkap bahwa pengelolaan

dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM masih mengalami beberapa

hambatan dalam proses pelaksanaannya. Kesimpulan yang diperoleh dari

penelitiannya adalah terdapat 3 bentuk pengelolaan dokumen yaitu : 1) penciptaan

yaitu RFO 2 BSM tidak menciptakan dokumen sendiri tetapi mengelola dokumen

dari KC dan KCP; 2) Pengorganisasian yaitu menggunakan sistem sentralisasi,

meliputi kegiatan : penyimpanan, temu kembali, pemeliharaan dan pencegahan;

dan 3) penyusutan yaitu pelaksanaan penyusutan disana belum dilakukan.

Skripsi ke dua, karya Siwi Indarwati mahasiswi Universitas Negeri

Yogyakarta tahun 2014 yang berjudul “Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan

Gamping Kabupaten Seleman Yogyakarta”. Kedua skripsi ini hampir memiliki

kesamaan pada rumusan masalah akan tetapi yang membedakan dari kedua

penelitian/skripsi diatas adalah pada tempat pelaksanaan penelitiannya.

Penelitiannya merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.

42

Informan penelitian dalam penelitian ini berjumlah lima orang yaitu, satu orang

Kepala Bagian Sekretariat, dan empat orang petugas kearsipan pada Bagian

Sekretariat, Seksi Pelayanan Umum, Seksi Perekonomian dan Pembangunan,

serta Seksi Kesejahteraan Masyarakat. Teknik pengumpulan data yang digunakan

adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam

menganalisis data adalah menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data,

penyajian data, dan pengambilan kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan data

dilakukan dengan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip dinamis pada Kantor

Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta meliputi: 1) Penciptaan arsip dinamis

yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat keluar. 2) Penggunaan arsip yang

meliputi peminjaman arsip yang menggunakan lembar pinjam arsip dan

penemuan kembali arsip yang menggunakan kartu kendali serta daftar pencarian

arsip. 3) Pemeliharaan arsip dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu

menggunakan kemoceng. 4) Penyusutan arsip yang dilakukan setiap satu tahun

sekali. 5) Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi: a) sistem

yang digunakan adalah sistem kartu kendali dengan sistem penyimpanan nomor

kode klasifikasi serta menggunakan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi, b)

fasilitas belum mencukupi karena masih kurangnya dana yang dianggarkan untuk

pengadaan fasilitas, b) kurangnya pegawai kearsipan, dan latar belakang

pendidikan yang belum lulusan kearsipan, c) pencahayaan ruangan arsip sudah

cukup, tetapi suhu udara masih belum kondusif.

43

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis mengambil jenis penelitian deskriptif dengan

tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari pengelolaan

arsip dinamis. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang mendeskripsikan

dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa

adanya.1 Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif.

Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengetahui

“makna” (meaning) yang sebenarnya di balik fakta-fakta.2

Bodgan dan Taylor mengemukakan bahwa metodelogi kualitatif sebagai

prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis

atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.3

B. Sumber Data

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa adanya perantara

atau langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini data primer diperoleh

langsung dari lapangan (tempat penelitian) yaitu dari Kepala, arsiparis dan

para staff Sub Bagian Kearsipan BIG.

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data pendukung data primer. Data sekunder

adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya. Data

1 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.

2 Ibid h. 61.

3 Lexy J. Moleong. Metodelogi Penelitian Kualitatif. (Bandung: Remaja Rosdakarya,2001).

h.3

44

sekunder diambil dari dokumen-dokumen seperti laporan, karya tulis,

Keputusan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman Tata Kearsipan,

Peraturan Kepala BIG No 19 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di

Lingkungan BIG berdasarkan wilayah, Peraturan Kepala BIG No 3 tahun

2015 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di

lingkungan BIG, Keputusan Kepala BIG Nomor 34.2 Tahun 2013 tentang

Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG.4

C. Pemilihan Informan

Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih orang-

orang yang akan diwawancarai (informan).5 Peneliti memilih informan yaitu Dra.

Eti Hermayanti, M.Si. sebagai Kepala Sub Bagian Kearsipan di BIG Cibinong

bogor, dengan alasan yang bersangkutan merupakan penanggung jawab dan

sekaligus sebagai penentu pelaksana dari kebijakan Bagian Pusat Kearsipan di

BIG yang telah ditentukan. Serta arsiparis dan Staf Sub Bagian Kearsipan sebagai

petugas pengelola arsip di BIG yaitu Edi Marfatah I, S.Sos dan Indra Suryatna.

E. Teknik Pengumpulan Data

Adapun tenik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Observasi (Pengamatan)

Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian atau

peristiwa yang terjadi di lapangan dan untuk menjawab pertanyaan. Observasi

merupakan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap suatu

4 Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. (Jakarta: STIA-LAN, 1999).h.87.

5 Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h. 53.

45

gejala yang tampak pada objek penelitian.6 Hal ini dilakukan dengan harapan

dapat memperoleh data yang lengkap dan dapat membantu penelitian ini.

Peneliti berperan sebagai pengamat yang mencoba mempelajari dan

memahami hal-hal yang terjadi dan berkenan dengan objek penelitian.

Peneliti melakukan observasi tentang proses pengelolaan arsip peta pada Sub

Bagian Kearsipan di BIG Cibinong bogor.

2. Wawancara

Wawancara merupakan instrumen penelitian utama dalam proses

penelitian ini. Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang

memberikan jawaban atas pertanyaan itu.7 Wawancara yang akan dilakukan

oleh peneliti adalah wawancara secara mendalam dan terstruktur. Dengan

adanya wawancara ini, peneliti mengajukan pertanyaan-pertanyaan sesuai

dengan pedoman wawancara agar dapat memberikan informasi mengenai

proses pengelolaan arsip peta yang dilakukan pada Sub Bagian Kearsipan di

BIG Cibinong bogor. Pihak yang terkait dalam penelitian ini akan menjadi

informasi dalam kegiatan wawancara yang dilakukan.

3. Dokumentasi

Dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang berisi

penjelasan dari objek penelitian yang diteliti agar dapat membantu penelitian

ini, baik dari sumber-sumber yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian,

kebijakan, maupun sumber-sumber yang berbentuk gambar, misalnya foto,

gambar hidup dan lain-lain. Dokumentasi digunakan untuk memperoleh data

6 Ibid h.20.

7 Sofian Effendi, Metode Penulisan Survei, (Jakarta: LP3ES, 2012), h. 135.

46

nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian yaitu tentang proses

pengelolaan arsip peta yang dilakukan pada Sub Bagian Kearsipan di BIG

Cibinong bogor.

F. Teknik Analisis Data

Menurut Tripp analisis data merupakan proses mengurai (memecah) sesuatu

ke dalam bagian-bagiannya. Terdapat tiga langkah penting dalam alanisis data,

yaitu (1) identifikasi apa yang ada dalam data, (2) melihat pola-pola, dan (3)

membuat interpretasi.8 Teknik analisis data yang penulis gunakan merupakan

teknik analisis data yang dikemukakan oleh Miles dan Huberman yang mencakup

tiga kegiatan, yaitu (1) reduksi data, (2) penyajian data, dan (3) penarikan

kesimpulan (verifikasi). Berikut ini merupakan teknik analisis data yang akan

dilakukan dalam penelitian ini:

1. Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian,

pengabstraksian, dan pentransformasian data kasar dari lapangan. Data

yang diperoleh melalui wawancara, observasi dan kajian kepustakaan

dicatat secara rinci, dikelompokkan, dipilih, dan difokuskan pada hal yang

penting.

2. Penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberi

kemungkinan untuk menarik kesimpulan dan pengambilan tindakan.9

Setelah data direduksi penulis akan melakukan penyajian data dalam

bentuk teks bersifat naratif, tabel, dan skema.

8 Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif. (Jakarta : Rineka Cipta, 2008).

9 Ibid., h. 209

47

3. Penarikan kesimpulan, data yang terangkum kemudian dijabarkan dalam

bentuk naratif sebagai sebuah kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk

menjawab rumusan masalah dari penelitian.

G. Jadwal Penelitian

No. Jenis Kegiatan 2016 2017

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Mei Jun Jul Ags Sep

1 Observasi awal

dan pembuatan

proposal skripsi

2 Penyerahan

proposal skripsi

3 Bimbingan

skripsi

4 Pengumpulan

literatur dan

pembuatan

skripsi

5 Wawancara

dengan

informan

6 Penyelesaian

Skripsi

7 Sidang Skripsi

48

48

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Sejarah Obyek Penelitian

1. Sejarah Badan Informasi Geopasial (BIG) Cibinong-Bogor

“Pada masa pemerintahan Hindia Belanda, terdapat banyak jawatan

pengukuran, yang kemudian dijadikan satu badan, disebut dengan Permante

Kaarterings-Commissie (Komisi Tetap untuk Pemetaan), pada tahun 1938.

Kenyataannya, badan tersebut tidak dapat memenuhi harapan semula.

Melalui Gouvernements Besluit van 17 Januari 1948 (Keputusan Pemerintah

No. 3 tanggal 17 Januari 1948), komisi itu dibubarkan dan dibentuk Raad en

Directorium voor het Meet en Kaarteerwezen in Nederlands Indies (Dewan

dan Direktorium untuk Pengukuran dan Pemetaan Hindia Belanda).

Setelah pengakuan kedaulatan Republik Indonesia tahun 1949,

pemerintah membubarkan Raad en Directorium voor het Meet en

Kaarteerwezwn (Peraturan Pemerintah nomor 71 tahun 1951), selanjutnya

membentuk Dewan dan Direktorium Pengukuran dan Penggambaran Peta.

Badan ini memiliki pola organisasi yang sama seperti bentukan Hindia

Belanda. Dewan bertugas membuat kebijakan dan pengambilan keputusan,

sedangkan pelaksananya adalah Direktorium.

Di lain pihak, dibentuk pula Panitia „Pembuatan Atlas Sumber-sumber

Kemakmuran Indonesia‟, dengan tugas menunjang rencana pembangunan

nasional. Panitia ini berada di bawah Biro Ekonomi dan Keuangan-Menteri

Pertama. Pada tahun 1964, status Panitia Atlas ditingkatkan menjadi Badan

49

Atlas Nasional (Batnas), berdasarkan Keputusan Kabinet Kerja No.

Aa/D57/1964, yang ditandatangani oleh Wakil Perdana Menteri II, Ir.

Chaerul Saleh.

Kinerja Dewan dan Direktorium dinilai Presiden Soekarno, lamban

dan koordinasinya tidak berfungsi, hingga akhirnya dibubarkan dan

dibentuk organisasi berbentuk komando, yaitu Komando Survei dan

Pemetaan Nasional (Kosurtanal) serta Dewan Survei dan Pemetaan Nasional

(Desurtanal), melalui Keppres No. 263 tahun 1965 tanggal 2 September

1965. Hingga peristiwa G-30-S/PKI 1965, Desurtanal dan Kosurtanal belum

bekerja sebagaimana mestinya. Maka secara khusus untuk survei dan

pemetaan nasional dibentuk organisasi baru yang disebut

BAKOSURTANAL (Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional).

BAKOSURTANAL dibentuk berdasar Keppres No. 63 tahun 1969

tanggal 17 Oktober 1969 (diperingati sebagai ulang tahun

BAKOSURTANAL). Pertimbangan pembentukan BAKOSURTANAL,

yaitu:

a. Perlu adanya koordinasi dalam kegiatan dan pelaksanaan tugas surta

(survei dan pemetaan) sehingga dapat tercapai adanya effisiensi serta

penghematan pengeluaran keuangan negara;

b. Terkait dengan itu, dalam rangka penertiban aparatur pemerintahan,

dipandang perlu untuk meninjau kembali kedudukan tugas dan fungsi

badan-badan yang melakukan kegiatan surta untuk dipersatukan dalam

suatu badan koordinasi surta nasional.

50

Dengan dibentuknya BAKOSURTANAL maka badan-badan yang

masih ada seperti Desurtanal serta Badan Atlas Nasional dibubarkan dan

fungsi-fungsi kedua badan tersebut ditampung BAKOSURTANAL. Hingga

kini BAKOSURTANAL telah dipimpin oleh 6 kepala (dahulu ketua), yaitu :

Ir. Pranoto Asmoro (1969-1984), Prof. Dr. Ir. Jacub Rais, M.Sc. (1984-

1993), Dr. Ir. Paul Suharto (1993-1999), Prof. Dr. Ir. Joenil Kahar (1999-

2002), Ir. Rudolf Wennemar Matindas, M.Sc. (2002-2010), Dr. Asep

Karsidi, M.Sc. (2010-2014) dan Dr. Priyadi Kardono, M.Sc (2014-

sekarang).

Di antara masa itu, badan koordinasi ini pernah berkantor di beberapa

tempat berbeda. Pada awalnya di Jalan Wahidin Sudirohusodo I/11, dan

Jalan Merdeka Selatan No. 11, pernah pula di Gondangdia, dan terakhir

(hingga sekarang) di Kompleks Cibinong Science Center. Badan Informasi

Geospasial (BIG) lahir untuk menggantikan Badan Koordinasi Survei dan

Pemetaan Nasional (BAKOSURTANAL) sebagai penuaian amanat pasal 22

Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial (IG).

UU ini disetujui Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia pada

tanggal 15 April 2011 dan disahkan oleh Presiden Republik Indonesia,

Susilo Bambang Yudhoyono, pada tanggal 21 April 2011. Lahirnya BIG

ditandai dengan ditandatanganinya Peraturan Presiden Nomor 94 tahun

2011 mengenai Badan Informasi Geospasial pada tanggal 27 Desember

2011.

Berdasarkan Bab XI Pasal 69 UU tentang Informasi Geospasial yang

kemudian dijabarkan lebih lanjut ke dalam Ketentuan Peralihan Bab VII

51

Pasal 40 Peraturan Presiden tentang Badan Informasi Geospasial,

dinyatakan bahwa bidang tugas yang terkait dengan informasi geospasial

tetap dilaksanakan oleh BAKOSURTANAL sampai dengan selesainya

penataan organisasi BIG. BAKOSURTANAL wajib menyerahkan seluruh

arsip dan dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya kepada

BIG dan seluruh hak dan kewajiban BAKOSURTANAL, kecuali ditentukan

lain oleh peraturan perundangan, beralih kepada BIG.

BIG menjadi tulang punggung dalam mewujudkan tujuan UU tentang

Informasi Geospasial untuk :

a. Menjamin ketersediaan akses terhadap informasi geospasial yang dapat

dipertanggungjawabkan;

b. Mewujudkan penyelenggaraan informasi geospasial yang berdaya guna

(efisien) dan berhasil guna (efektif) melalui kerja sama, koordinasi,

integrasi dan sinkronisasi; dan

c. Mendorong penggunaan informasi geospasial dalam penyelenggaraan

pemerintahan dan dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat.

Dengan kerja keras dan dukungan seluruh pemangku kepentingan di

bidang informasi geospasial, dari unsur pemerintah, akademisi, pengusaha,

profesional dan segenap masyarakat, BIG siap mengemban amanah sebagai

institusi terdepan dalam mengoptimalkan penyelenggaraan informasi

geospasial untuk negeri.

52

2. Visi dan Misi BIG

a. Visi:

"Menjadi integrator penyelenggaraan informasi geospasial sebagai

landasan pembangunan Indonesia".

b. Misi:

1) Meningkatkan sinergi proaktif dalam penyelenggaraan informasi

geospasial nasional.

2) Mengintegrasikan informasi geospasial agar dapat memberikan nilai

tambah bagi pembangunan nasional.

3) Meningkatkan kapastas dan kapabilitas penyelenggaraan informasi

geospasial nasional.

3. Kedudukan, Tugas dan Fungsi

a. Kedudukan :

Berdasarkan Bab 1 Pasal 1 ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 94

Tahun 2011, Badan Informasi Geospasial adalah Lembaga Pemerintah

Non Kementerian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Presiden. BIG dipimpin oleh seorang Kepala.

b. Tugas :

Badan Informasi Geospasial mempunyai tugas melaksanakan tugas

pemerintahan di bidang informasi geospasial.

c. Fungsi :

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2

Perpres Nomor 94 Tahun 2011, BIG menyelenggarakan fungsi :

53

1) Perumusan dan pengendalian kebijakan teknis di bidang informasi

geospasial;

2) Penyusunan rencana dan program di bidang informasi geospasial;

3) Penyelenggaraan informasi geospasial dasar yang meliputi

pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan data dan informasi,

dan penggunaan informasi geospasial dasar;

4) Pengintegrasian informasi geospasial tematik yang diselenggarakan

oleh instansi pemerintah dan/atau pemerintah daerah sesuai dengan

peraturan perundang-undangan;

5) Penyelenggaraan informasi geospasial tematik yang belum

diselenggarakan selain BIG meliputi pengumpulan data, pengolahan,

penyimpanan data dan informasi, dan penggunaan informasi

geospasial tematik;

6) Penyelenggaraan infrastruktur informasi geospasial meliputi

penyimpanan, pengamanan, penyebarluasan data dan informasi, dan

penggunaan informasi geospasial;

7) Penyelenggaraan dan pembinaan jaringan informasi geospasial;

8) Akreditasi kepada lembaga sertifikasi di bidang informasi

geospasial;

9) Pelaksanaan kerjasama dengan badan atau lembaga pemerintah,

swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar negeri;

10) Pelaksanaan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi di lingkungan

BIG;

54

11) Pelaksanaan koordinasi perencanaan, pelaporan, penyusunan

peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum;

12) Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, organisasi

dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, keprotokolan, kehumasan,

kerjasama, hubungan antar lembaga, kearsipan, persandian, barang

milik negara, perlengkapan, dan rumahtangga BIG;

13) Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, penelitian dan

pengembangan, serta promosi dan pelayan produk dan jasa di bidang

informasi geospasial;

14) Perumusan, penyusunan rencana, dan pelaksanaan pengawasan

fungsional.

4. Program

a. Survei dan Pemetaan Nasional

1) Pembangunan dan Pemutakhiran Informasi Geospasial Dasar

(IGD).

2) Pembangunan dan Pemutakhiran Jaring Kontrol Geodesi Nasional.

3) Pembangunan dan Pemutakhiran Peta Dasar

b. Pembinaan dan Pengintegrasian Informasi Geospasial Tematik

1) Pembangunan IGT Strategis yang Merespon Program

Pembangunan Nasional.

a) Pengintegrasian IGT Nasional Menuju Kebijakan "One Map"

2) Pembangunan Infrastruktur Informasi Geospasial

a) Pembangunan dan Pengembangan Infrastruktur Informasi

Geospasial (IIG).

55

b) Pembangunan dan Pengembangan Simpul Jaringan Secara

Nasional.

c) Peningkatan Aksesibilitas Data dan Informasi Geospasial

c. Dukungan Manajemen

1) Pembinaan Kelembagaan Informasi Geospasial (IG)

a) Pembinaan dan Peningkatan Kualitas Sumberdaya Manusia

(SDM) IG Melalui Pembinaan Jabatan Fungsional, Diklat, dan

Litbang IG.

b) Sertifikasi SDM dan Badan Usaha IG.

5. Struktur Organisasi

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi

Sub Bagian

Kearsipan

56

Keterangan garis :

: Garis Tanggungjawab

------------------ : Garis Koordinasi

Keterangan gambar struktur organisasi :

a. Kepala Badan Informasi Geopasial

Kepala Badan Informasi Geopasial.

b. Sekretariat Utama

Tugas :

Sekretariat Utama mempunyai tugas mengkoordinasikan

perencanaan, pembinaan, dan pengendalian terhadap program,

administrasi, dan sumber daya di lingkungan BIG.

Fungsi :

1) Pelaksanaan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi di lingkungan

BIG;

2) Pelaksanaan koordinasi perencanaan, pelaporan, penyusunan

peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum;

3) Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, organisasi

dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, keprotokolan,

kehumasan, kerja sama, hubungan antar lembaga, kearsipan,

persandian, barang milik negara, perlengkapan, dan rumah tangga

BIG; dan

4) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.

57

Sekretariat Utama terdiri atas:

a) Biro Perencanaan, Kepegawaian, dan Hukum; dan

b) Biro Umum dan Keuangan.

c. Inspektorat

1) Tugas Pokok :

Inspektorat mempunyai tugas melaksanakan pengawasan intern

di lingkungan BIG.

2) Fungsi :

a) Perumusan dan penyusunan rencana pengawasan fungsional;

b) Pelaksanaan pengawasan fungsional sesuai dengan ketentuan

peraturan Perundang-undangan;

c) Pelaksanaan urusan administrasi inspektorat; dan

d) Penyusunan laporan hasil pengawasan.

d. Deputi Bidang Informasi Geospasial Dasar.

1) Tugas :

Deputi Bidang Informasi Geospasial Dasar mempunyai tugas

merumuskan, melaksanakan, dan mengendalikan pelaksanaan

kebijakan teknis di bidang Informasi Geospasial Dasar (IGD).

2) Fungsi :

a) Perumusan dan pengendalian kebijakan teknis di bidang

informasi geospasial dasar;

b) Penyusunan rencana dan program di bidang informasi

geospasial dasar;

58

c) Penyelenggaraan informasi geospasial dasar yang meliputi

pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan data dan

informasi, dan penggunaan informasi geospasial dasar;

d) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga pemerintah,

swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar negeri; dan

e) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.

3) Deputi Bidang Informasi Geospasial Dasar terdiri atas:

a) Pusat Jaring Kontrol Geodesi dan Geodinamika;

b) Pusat Pemetaan Rupabumi dan Toponim;

c) Pusat Pemetaan Kelautan dan Lingkungan Pantai; dan

d) Pusat Pemetaan Batas Wilayah.

e. Deputi Bidang Informasi Geospasial Tematik

1) Tugas :

Deputi Bidang Informasi Geospasial Tematik mempunyai tugas

merumuskan, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan

kebijakan teknis di bidang Informasi Geospasial Tematik (IGT).

2) Fungsi :


informasi geospasial tematik;

b) Penyusunan rencana dan program di bidang informasi

geospasial tematik;

c) Pengintegrasian informasi geospasial tematik yang

diselenggarakan oleh instansi pemerintah dan/atau pemerintah

daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

59

d) Penyelenggaraan informasi geospasial tematik yang belum

diselenggarakan selain BIG meliputi pengumpulan data,

pengolahan, penyimpanan data dan informasi, dan penggunaan

informasi geospasial tematik;

e) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga pemerintah,

swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar negeri; dan

f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.

3) Deputi Bidang Informasi Geospasial Tematik terdiri atas:

a) Pusat Pemetaan dan Integrasi Tematik; dan

b) Pusat Pemetaan Tata Ruang dan Atlas.

f. Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial

1) Tugas :

Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial mempunyai

tugas merumuskan, melaksanakan, dan mengendalikan pelaksanaan

kebijakan teknis di bidang Infrastruktur Informasi Geospasial (IIG).

2) Fungsi :


infrastruktur informasi geospasial;

b) Penyusunan rencana dan program di bidang infrastruktur


c) Penyelenggaraan infrastruktur informasi geospasial meliputi

penyimpanan, pengamanan, penyebarluasan data dan informasi,

dan penggunaan informasi geospasial;

d) Penyelenggaraan dan pembinaan jaringan informasi geospasial;

60

e) Akreditasi kepada lembaga sertifikasi di bidang informasi

geospasial;

f) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga

pemerintah,swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar

negeri; dan

g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.

3) Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial terdiri atas:

a) Pusat Pengelolaan dan Penyebarluasan Informasi Geospasial;

dan

b) Pusat Standardisasi dan Kelembagaan Informasi Geospasial.

g. Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial

1) Tugas :

Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial mempunyai

tugas merumuskan, melaksanakan, dan mengendalikan pelaksanaan

kebijakan teknis di bidang Infrastruktur Informasi Geospasial (IIG).

2) Fungsi :


infrastruktur informasi geospasial;

b) Penyusunan rencana dan program di bidang infrastruktur


c) Penyelenggaraan infrastruktur informasi geospasial meliputi

penyimpanan, pengamanan, penyebarluasan data dan informasi,

dan penggunaan informasi geospasial;

d) Penyelenggaraan dan pembinaan jaringan informasi geospasial;

61

e) Akreditasi kepada lembaga sertifikasi di bidang informasi

geospasial;

f) Pelaksanaan kerja sama dengan badan atau lembaga

pemerintah,swasta, dan masyarakat di dalam dan/atau luar

negeri; dan

g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.

3) Deputi Bidang Infrastruktur Informasi Geospasial terdiri atas:

a) Pusat Pengelolaan dan Penyebarluasan Informasi Geospasial;

dan

b) Pusat Standardisasi dan Kelembagaan Informasi Geospasial.”1

B. Hasil Penelitian

1. Pengelolaan Arsip Inaktif Peta di Badan Informasi dan Geopasial

BIG merupakan suatu instansi yang bergerak dalam bidang informasi

dan geopasial yang banyak menciptakan dalam menyelenggarakan fungsi

dan kegiatan-kegiatannya. Arsip-arsip yang dikelola di Sub Bagian

Kearsipan BIG adalah arsip-arsip dinamis inaktif seperti geopasial dan

geodisi, keuangan, peta tematik, peta rupabumi, peta kelautan, peta

pemetaan batas wilayah, peta pemetaan tata ruang dan atlas. Penciptaaan

arsip peta di masing-masing unit kerja BIG melalui proses yang rumit, teliti

dan dalam jangka waktu yang lama, tergantung dari jenis peta apa yang

diciptakan, terutama peta datar pemetaan tata ruang. Proses penciptaan arsip

peta sangat bergantung pada perkembangan tata ruang, faktor alam dan

anggaran. Sebagai contoh, untuk satu jenis peta datar pemetaan tata ruang

1 Badan Informasi Geopasial. Sejarah dan Profil Badan Informasi Geopasial.

http://www.big.go.id/sejarah/ . diakses pada tanggal 4 Agustus 2017.

http://www.big.go.id/sejarah/

62

proses penciptaannya bisa menghabiskan waktu 5-6 tahun, karena melalui

proses pembagian dan pembedaan cetakan warna serta simbol seperti jalur

transportasi, area pegunungan, hutan, pemukiman, perkantoran dan lain-lain

yang harus dilakukan satu persatu pada setiap prosesnya.

Seperti yang dikatakan oleh salah satu informan :

Peta-peta yang tercipta di BIG dihasilkan dari masing-masing unit

kerja disini. Ada peta tematik, peta rupabumi, peta kelautan, peta batas

wilayah, peta tata ruang dan atlas. Arsip peta disini tercipta melalui

proses yang rumit dan lama, tergantung dari jenis petanya sih, yang

terbilang paling rumit dan lama itu peta datar. Penciptaan arsip peta di

BIG tergantung pada perkembangan tata ruang, faktor alam itu sendiri

dan juga anggaran. Bisa sampai 5-6 tahun proses penciptaannya, karena

harus melalui proses pembagian ini itu.2

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di BIG adalah berdasarkan

wilayah atau daerah. Arsip yang disimpan berdasarkan wilayah ini telah

diatur dalam Keputusan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman

Tata Kearsipan dan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 19

tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi

Geospasial. Penyimpanan arsip di Sub Bagian Kearsipan juga mengacu pada

Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan

Badan Informasi Geospasial, yang terbagi menjadi tiga kategori yakni arsip

biasa, terbatas, dan rahasia.

Azas penyimpanan arsip yang digunakan di BIG adalah azas

kombinasi. Azas kombinasi merupakan azas penyimpanan yang dilakukan

dengan memusatkan kegiatan kearsipan di Sub Bagian Kearsipan dan

penyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri pada masing-masing

2 Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016

63

unit, akan tetapi tetap dilakukan pengawasan secara rutin oleh Sub Bagian

Kearsipan BIG melalui aplikasi sistem manajemen kearsipan.

Hal ini dipertegas dengan pernyataan informan mengenai sistem

penyimpanan dan azas penyimpanan yang digunakan oleh Sub Bagian

Kearsipan BIG :

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan disini adalah berdasarkan

wilayah, pokok soal dan tahun. Mengacu pada Peraturan Kepala Badan

Informasi Geospasial No 19 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis

di Lingkungan Badan Informasi Geospasial.3

Hal Ini juga diungkapkan informan lainnya tentang azas penyimpanan

yang digunakan :

Azas penyimpanan yang diterapkan disini kita menerapkan azas

kombinasi. Arsip peta disimpan di ruang penyimpanan disini dan

disimpan di masing-masing unit juga wilayah. Arsip peta disimpan di

masing-masing unit dan wilayah pada saat arsip-arsip masih aktif, tapi

diawasi secara rutin oleh kita melalui aplikasi sistem manajemen

kearsipan BIG dari sini dan arsip peta yang disimpan disini itu kalau

setelah arsip peta masuk dalam kategori inaktif. Pemindahan arsip peta

dilakukan setahun sekali.4

a. Pemindahan

Proses kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif peta yang

dilakukan Sub Bagian Kearsipan BIG menggunakan Jadwal Retensi

Arsip (JRA). Proses pemindahan arsip dinamis inaktif peta dilakukan

dari setiap unit yang sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh

petugas yang bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-masing

unit. Unit-unit kerja yang melakukan pemindahan arsip-arsip peta ke Sub

Bagian Kearsipan ialah Pusat Jaringan Kontrol Geodesi dan

Geodinamika, Pusat Pemetaan Rupabumi dan Toponim, Pusat Pemetaan


4 Wawancara pribadi dengan dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016

64

Kelautan dan Lingkungan Pantai, Pusat Pemetaan Batas Wilayah, Pusat

Pemetaan dan Integrasi Tematik, Pusat Pemetaan Tataruang dan Atlas,

Pusat Pengelolaan dan Penyebaran Informasi Geopasial, Pusatk

Standarisasi dan Kelembagaan Informasi Geopasial. Penentuan kapan

suatu arsip dinamis peta akan dipindahkan adalah ketika arsip dinamis

peta tersebut telah masuk tiga tahun setelah inaktif, kemudian unit

tersebut bersurat ke Sub Bagian Kearsipan.

Tindakan selanjutnya yang dilakukan ialah, arsiparis melakukan

pemeriksaan arsip dinamis inaktif peta yang sudah dipindahkan dari

setiap unit. Sebelum melakukan pemindahan ke ruang penyimpanan arsip

dinamis inaktif, arsiparis menyiapkan database berisikan keterangan

arsip yang akan dipindahkan dari setiap unit dan terlebih dahulu

melakukan pemeriksaan kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip

tersebut dengan daftar yang diserahkan (berita acara penyerahan). Dalam

hal ini tugas arsiparis adalah menentukan dan menyeleksi arsip-arsip peta

yang layak untuk dipindahkan ke ruang penyimpanan arsip dinamis

inaktif.

Hal ini juga dipertegas dengan pernyataan informan mengenai

ketentuan pemindahan arsip ke ruang penyimpanan Sub Bagian

Kearsipan di BIG :

Kita sudah menggunakan JRA untuk memindahkan arsip dari

masing-masing unit di BIG. Sebelum arsip dipindahkan, petugas

pengelola arsip di setiap unit memilah-milah terlebih dulu. Proses

pemindahan arsip peta yang akan kita lakukan kalau arsip peta di

setiap unit telah masuk setahun setelah inaktif, lalu dari pihak

mereka bersurat ke kita (Sub Bagian Kearsipan BIG).5

5 Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016

65

Hal ini diungkapkan oleh informan lainnya tentang pemindahan arsip

peta :

Kalau sudah dipindahkan ke sini, harus diperiksa lagi sama kita, kita

persiapkan terlebih dulu database yang isinya adalah keterangan

arsip yang akan dipindahkan dari setiap unit, baru setelah itu kita

melakukan pemeriksaan perihal kelengkapan, kondisi, kesesuaian

arsip-arsip tersebut dengan daftar arsip yang diserahkan.6

b. Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta

Tahap-tahap penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta

di Sub Bagian Kearsipan BIG sebagi berikut :

1) Pemeriksaan

Sebelum melakukan tahap penyimpanan arsip inaktif peta yang

sudah dipindahkan dari setiap unit ke Sub Bagian Kearsipan, terlebih

dahulu dilakukan proses pemeriksaan oleh arsiparis yang bertujuan

sebagai pengecekan kembali arsip peta yang dipindahkan sudah benar-

benar termasuk dalam kategori inaktif. Setelah sudah dipastikan masa

aktifnya telah berakhir kemudian arsip tersebut diperiksa kelengkapan

arsip agar tidak terdapat berkas yang sama atau double berkas, karena

terkadang masing-masing unit lalai pada tahap pengecekan. Arsiparis

juga melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah

lengkap dan sesuai dengan daftar pemindahan arsip peta, kemudian

menyatukan menjadi satu berdasarkan kelompok wilayah dan tahun.

Selanjutnya arsiparis mengecek kondisi fisik arsip peta, untuk

memastikan bahwa arsip-arsip tersebut tidah ada yang rusak.


66

2) Sortir

Setelah melakukan pemeriksaan tahap selanjutnya yang

dilakukan adalah penyortiran. Penyortiran dilakukan untuk memilah

antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain. Di

Sub Bagian Kearsipan penyortiran berdasarkan unit kerja, wilayah dan

tahun, sebagai contoh arsip yang dipindahkan oleh unit Pusat

Pemetaan Batas Wilayah terdapat berapa wilayah antara lain Jawa

Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Sumatra Selatan, Sumatra Barat dan

lain-lainnya.

3) Klasifikasi dan Pendeskripsian

Arsip yang sudah melalui penyortiran selanjutnya akan melalui

tahap klasifikasi. Pengklasifikasian yang dilakukan di Sub Bagian

Kearsipan sudah menggunakan sistem pengklasifikasian arsip yang

baku untuk setiap arsip yang disimpan sesuai dengan Keputusan

Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman Tata Kearsipan.

Sistem pengklasifikasian yang kita pakai untuk arsip-arsip

dinamis inaktif peta sesuai dengan Peraturan Kepala BIG no.

34.1 tahun 2013 tentang pedoman tata kearsipan Badan

Informasi Geospasial.7

Pengklasifikasian arsip peta yang dilakukan BIG berdasarkan

wilayah atau daerah. Klasifikasi berdasarkan wilayah selanjutnya

dilengkapi dengan sub kode klasifikasi seperti G1, G2, G3 dan lainnya

adalah singkatan dari (Grafitek 1, Grafitek 2, Grafitek 3). Singkatan

tersebut merupakan keterangan dari jenis peta yang biasanya

7 Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah, Bogor 4 Agustus 2016

67

dilengkapi dengan keterangan skala dari arsip peta. (gambar

terlampir).

Dari hasil pengklasifikasian arsip kemudian arsiparis menginput

ke sistem menejemen kearsipan BIG. Pada aplikasi ini arsiparis dan

staf kearsipan mengisi data-data sebagai berikut: judul/isi berkas, unit

pencipta, tahun, kode klasifikasi, sub kode klasifikasi, sub-sub kode

klasifikasi, klasifikasi BIG, jenis fisik, kondisi, sifat, nomor urut,

nomor folder, lokasi, ruang, dan jumlah.

Selanjutnya setelah arsip selesai di input, arsiparis melapiskan

arsip dinamis inaktif peta per-peta dengan kertas putih/paper mint agar

tidak merekat satu sama lainnya, kemudian dilapisi kembali dengan

plastik putih, selanjutnya arsip-arsip peta tersebut dimasukan ke dalam

map plastik berwarna biru menjadi satu bundel dengan master

negative magnetic tape/film arsip-arsip peta tersebut berdasarkan

wilayah dan tahunnya. Setelah itu arsip-arsip tersebut menunggu

proses klasifikasi. Arsip peta yang belum dilakukan pengklasifikasian

disimpan di dalam lemari arsip gantung.

Setelah arsip-arsip dinamis inaktif peta selesai di klasifikasi,

kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-

masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi

merupakan sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan

arsip dinamis inaktif peta yang berisi keterangan unit pencipta,

klasifikasi, nomor urut box, lokasi, dan ruang.

68

Selanjutnya boks disimpan pada rak baja 2 muka, lemari roll

o’pack ataupun lemari arsip gantung. Arsip-arsip dinamis inaktif peta

yang bersifat penting atau rahasia disimpan di lemari roll o’pack.

Boks-boks arsip ditata dengan rapi berdasarkan penomeran

klasifikasinya. Pada rak baja dua muka dan roll o’pack ditempelkan

kertas penanda penyimpanan arsip peta yang disimpan berdasarkan

wilayah seperti: Jawa, Bali, Sumatera, Sulawesi dan lain-lainnya

beserta keterangan skala arsip peta tersebut.

4) Fasilitas Kearsipan di Sub Bagian Kearsipan BIG

Fasilitas penyimpanan arsip yang memadai akan menunjang

kemudahan dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktif

peta yang dimiliki. Fasilitas penyimpanan arsip yang ada di Sub

Bagian Kearsipan BIG sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan

Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem

Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan

Badan Informasi Geospasial antara lain :

a) Rak Arsip

Penggunaan rak arsip akan memudahkan petugas ketika

mencari arsip yang diperlukan, selain itu penggunaan rak arsip juga

akan membantu penyimpanan boks arsip menjadi tertata dan rapi.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada tanggal 4 Agustus

2016 diperoleh data mengenai rak arsip sebagai berikut :

69

Table 2. Jumlah Rak Arsip

NO Jenis Rak Jumlah Ruang Penyimpanan

1 Rak baja dua muka 20 buah Ruang Penyimpanan 1

2 Roll o’pack 6 unit Ruang Penyimpanan 1

3 Roll o’pack 10 unit Ruang Penyimpanan 2

4 Roll o’pack model gantung 1 unit Ruang Penyimpanan 2

5 Lemari arsip gantung kecil 12 buah Ruang Penyimpanan 1

6 Lemari arsip gantung kecil 8 buah Ruang Penyimpanan 2

Total 40 buah

17 Unit

2 Ruang

Berdasarkan tabel 1, rak arsip yang ada terdiri dari rak baja dua

muka yang terbuat dari baja berjumlah 20 buah, roll o’pack tahan api

6 unit dan lemari arsip gantung kecil 12 buah terletak di ruang

penyimpanan 1, lemari roll o’pack tahan api berjumlah 10 unit, 1 unit

roll o’pack peta gantung dan 8 buah lemari arsip gantung kecil terletak

di ruang penyimpanan 2. Kondisi rak serta lemari arsip sangat baik

dan sangat layak digunakan.

Penempatan rak arsip baja dua muka dalam ruangan dengan

posisi berjajar kesamping dan juga saling berhadap-hadapan. Lemari

tahan api roll o’pack model geser dalam ruangan dengan posisi

berbaris kebelakang dan juga saling berhadap-hadapan. Sedangkan

lemari arsip gantung kecil dengan posisi saling membelakangi dan

terdapat juga yang dijajarkan kesamping bersandar pada tembok. Hal

ini dimaksudkan untuk efisiensi penggunaan ruangan.

1) Boks Arsip

Ruang penyimpanan pada Sub Bagian Kearsipan BIG

menggunakan boks arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.

Dengan menggunakan boks arsip, arsip yang disimpan menjadi tertata

70

dengan rapi sehingga akan memudahkan pencarian arsip jika sewaktu-

waktu dibutuhkan. Boks arsip yang disimpan pada rak arsip

mempunyai jumlah yang berbeda-beda, hal ini dikarenakan ukuran

boks arsip yang digunakan berbeda yaitu ukuran besar (37x19x27cm),

ukuran kecil (37x9x27cm). Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4

Agustus 2016 diperoleh data mengenai boks arsip sebagai berikut :

Tabel 3. Jumlah boks arsip di ruang penyimpanan

No Jenis dan Jumlah Rak Jumlah Boks Per

Rak Jumlah Boks

1 Rak Baja Dua Muka 190 boks 3.800 boks

2 Lemari Roll o’pack 190 boks 1.140 boks

3 Lemari Roll o’pack 960 boks 9.600 boks

4 Lemari Roll o’pack peta

gantung 200 lembar 2.400 lembar

5 Lemari arsip gantung kecil 200 lembar 2.400 lembar

6 Lemari arsip gantung kecil 40 bundel 320 bundel

Berdasarkan tabel 3, boks arsip yang disimpan pada ruang

penyimpanan satu (1) dan dua (2) untuk penyimpanan arsip inaktif

(peta) di BIG yang berjumlah 14.540 boks, dengan rincian 20 rak baja

dua muka berisi 3.800 boks, lemari roll o’pack berisi 1.140 boks arsip

ukuran besar dan kecil dan lemari arsip gantung kecil 2.400 lembar

arsip peta. Pada ruang penyimpanan dua (2), 10 lemari roll o’pack

tahan api berisi 9.600 boks ukuran kecil, 8 lemari arsip gantung kecil

berisi 320 bundel, 1 lemari roll o’pack tahan api arsip dinamis inaktif

peta gantung berisi 2.400 lembar. Boks arsip yang tidak dapat

tertampung rak baja di ruang penyimpanan satu (1) berjumlah 44 boks

ukuran besar, boks arsip tersebut diletakan di lantai. Arsip dinamis

inaktif peta yang belum selesai dalam proses pengolahan dan

71

pengklasifikasian dan pembagian wilayah di ruang penyimpanan dua

(2) berjumlah 120 bundel, arsip dinamis inaktif peta tersebut

diletakkan di lantai. Hal tersebut dapat dilihat pada hasil dokumentasi

gambar (terlampir). Berdasarkan hasil observasi mengenai jumlah

boks arsip yang disimpan pada ruangan penyimpanan Sub Bagian

Kearsipan BIG diperoleh data sebagai berikut :

Tabel 4. Jumlah total boks arsip yang disimpan

No Ruang Penyimpanan arsip dinamis

inaktif peta

Jumlah Boks

1 Ruang Penyimpanan 1 4.940 boks

2.400 lembar

2 Ruang Penyimpanan 2 9.600 boks

320 bundel

2.400 lembar

Berdasarkan tabel 4, jumlah keseluruhan boks arsip yang

disimpan di Sub Bagian Kearsipan BIG yaitu 14.540 boks yang

terbagi menjadi dua (2) ruangan penyimpanan arsip yaitu ruang

penyimpanan satu (1) berjumlah 4.940 boks dan 2.400 lembar, ruang

penyimpanan dua (2) berjumlah 9.600 boks, 320 bundel, 2.400

lembar.

Muatan tiap boks arsip berbeda-beda tergantung banyaknya arsip

yang masuk dalam kategori wilayah yang sama. Boks arsip tersebut

berwarna coklat, serta boks arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu

karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium

bergelombang dengan kertas liner sebagai penyekat dan pelapisnya.

Selain itu, Boks arsip juga mempunyai lubang sirkulasi udara

berukuran diameter 3 cm untuk ukuran boks besar dan diameter 2 cm

72

untuk ukuran boks kecil. Pada boks arsip tertulis unit pencipta,

klasifikasi, nomor urut box, lokasi, dan ruang. Boks arsip yang

digunakan sudah sesuai dengan ketentuan standar yang ditentukan.

2) Lemari Arsip (Filing Cabinet)

Setiap unit kerja di BIG memiliki filing cabinet untuk

menyimpan arsip-arsip yang masih tergolong arsip aktif. Filing

cabinet yang ada di setiap unit jumlahnya empat buah, masing-masing

filing cabinet mempunyai empat laci. Filing cabinet digunakan untuk

menyimpan arsip dinamis aktif, setelah satu tahun arsip tersebut akan

dipindahkan ke ruangan penyimpanan Sub Bagian Kearsipan BIG dan

menjadi arsip inaktif.

3) Kartu Deskripsi

Kartu deskripsi merupakan sarana pencatatan yang digunakan

untuk mendeskripsikan arsip inaktif, yang berisi unit pencipta,


4) Sistem Manajemen Kearsipan

Sistem Manajemen Kearsipan merupakan aplikasi pengelolaan

arsip yang dimiliki oleh BIG. Sitem manajemen diterapkan di Sub

Bagian Kearsipan BIG pada tahun 2011. Arsip-arsip yang dimiliki

oleh BIG di input/dideskripsikan pada aplikasi ini.

Pendeskripsian/penginputan yang dilakukan berupa keterangan isi

informasi arsip-arsip yang dimiliki seperti owner, judul/isi berkas, asal

berkas, pencipta, tahun, kode klasifikasi, sub kode klasifikasi, sub-sub

kode klasifikasi, klasifikasi BIG, jenis fisik, kondisi, sifat, nomor urut,

73

nomor folder, lokasi, ruang, dan jumlah. Hanya arsip penting saja

yang dimasukan foto/gambar pada aplikasi tersebut.

5) Daftar Arsip Dinamis Inaktif Peta

Daftar arsip dinamis inaktif peta berbentuk lembaran-lembaran

kertas yang dijilid menjadi buku, berfungsi sebagai sarana penemuan

kembali arsip. Daftar arsip dinamis inaktif peta memuat owner,

judul/isi berkas, asal berkas, pencipta, tahun, kode klasifikasi, sub

kode klasifikasi, sub-sub kode klasifikasi, klasifikasi BIG, jenis fisik,

kondisi, sifat, nomor urut, nomor folder, lokasi, ruang, dan jumlah.

Penciptaan Daftar Arsip Terbatas dan Arsip Rahasia Penciptaan daftar

arsip terbatas dan daftar arsip rahasia termasuk kedalam pengamanan

informasi arsip. Tujuannya sebagai acuan pembatasan akses yang

digunakan oleh penyedia informasi yang berada di Records Centre

dan unit pengolah.

Berdasarkan hasil dokumentasi bentuk dari daftar arsip inaktif

dapat dilihat pada gambar (terlampir), dan folder tempat menyimpan

daftar arsip. Akan tetapi pada tahun 2015 Sub Bagian Kearsipan BIG

menerapkan aplikasi sistem manajemen kearsipan untuk pengelolaan

arsip-arsip yang mereka miliki. Aplikasi sistem manejemen kearsipan

tersebut juga bertujuan untuk mempermudah proses temu kembali

arsip-arsip apabila dalam waktu-waktu tertentu diperlukan.

6) Paper Mint (kertas pembungkus arsip dinamis inaktif peta)

Paper Mint adalah kertas yang digunakan untuk membungkus

arsip dinamis inaktif peta agar tetap terjaga keutuhannya dan tidak

74

merekat pada arsip lainnya, kertas ini berwarna putih dan bertekstur

kasar. Pada kertas yang digunakan untuk membungkus arsip dinamis

inaktif peta dicantumkan nomor urut arsip yang disimpan dan kode

klasifikasi di sudut kanan atas. Setelah dilapisi paper mint arsip

dinamis inaktif peta dilapisi plastik bening. Berdasarkan hasil

dokumentasi bentuk dari paper mint dan plastik pelapis dapat dilihat

pada lampiran gambar.

7) Ruang Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta

Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanakan tanggal 4

Agustus 2016 pada Sub Bagian Kearsipan BIG mempunyai dua 2

ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta. Ruang penyimpanan

satu (1) yang berukuran 15x20 meter. Ruang penyimpanan satu (2)

yang berukuran 20x20 meter. Ruang penyimpanan arsip dinamis

inaktif peta masih satu gedung atau satu atap (on site) dengan kantor,

terletak disamping ruangan arsiparis dan staf Sub Bagian Kearsipan

lainnya, hal tersebut dapat dilihat dari hasil dokumentasi gambar

(terlampir). Kondisi ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif peta

dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel. 5

Ruang penyimpanan 1

No Aspek Keterangan

1 Jendela 12 buah

2 Exhaust 12 buah, ukuran 40x40 cm

3 AC 5 buah

4 Fire Alarm System Tersedia

5 Tabung Pemadam Kebakaran 3 buah

6 Alat Ukur Suhu 1 buah

7 Finger Print 1 buah

8 CCTV 1 unit

75

Berdasarkan tabel 5, ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif

peta satu (1) mempunyai 12 jendela kaca permanen yang tidak dapat

dibuka, ruang penyimpanan ini juga mempunyai 12 exhaust,

penerangan ruangan menggunakan lampu neon TL sepanjang ruangan,

ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta menggunakan 5 Air

Conditioning (AC), tersedianya 3 tabung alat pemadam kebakaran,

alat pendeteksi api (fire alarm system), terdapat alat ukur suhu, finger

print yang terletak pada masing-masing pintu ruang penyimpanan dan

1 unit CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta.

Tabel. 6

Ruang penyimpanan 2

No Aspek Keterangan

1 Jendela 12 buah

2 Exhaust 12 buah, ukuran 40x40 cm

3 AC Blower 6 buah

4 Fire Alarm System Tersedia

5 Tabung Pemadam Kebakaran 3 buah

6 Alat Ukur Suhu 1 buah

7 Finger Print 1 buah

8 CCTV 1 unit

Berdasarkan tabel 6, ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif

peta satu (1) mempunyai 12 jendela kaca permanen yang sama dengan

ruang penyimpanan satu, ruang penyimpanan ini juga mempunyai 12

exhaust, penerangan ruangan menggunakan lampu neon TL sepanjang

ruangan, ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta

menggunakan 6 Air Conditioning Blower (AC) yang terletak pada atap

ruangan, tersedianya 3 tabung alat pemadam kebakaran, alat

pendeteksi api (fire alarm system), terdapat alat ukur suhu, finger print

76

yang terletak pada masing-masing pintu ruang penyimpanan dan 1

unit CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta.

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya mempunyai suhu dan

kelembaban yang selalu tetap, sehingga arsip yang disimpan terjaga

keutuhannya. Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4 Agustus

2016, diperoleh data sebagai berikut :

Tabel. 7

Suhu dan Kelembaban Ruang Penyimpanan

Arsip dinamis inaktif peta

No Ruang Penyimpanan Suhu Kelembaban

1 Ruang Penyimpanan 1 16˚C 35%

2 Ruang Penyimpanan 2 16˚C 35%

Berdasarkan tabel 7, mengenai suhu dan kelembaban ruangan

penyimpanan arsip inaktif dari pengukuran yang dilakukan sebanyak

satu kali oleh peneliti menghasilkan data pada pengukuran pertama

suhu ruangan 16˚C dan kelembaban udara 35% dengan demikian suhu

dan kelembaban ruangan penyimpanan sudah optimal karena suhu

yang baik untuk menyimpan arsip adalah antara 16˚C sampai dengan

35˚C dan kelembaban 35% sampai dengan 40%.

c. Petugas Kearsipan

Petugas kearsipan yang ada di BIG berjumlah 5 orang, terdiri dari 1

orang arsiparis terampil dan 1 orang arsiparis ahli.

Tabel. 8

Petugas Kearsipan Sub Bagian Kearsipan BIG

Jenjang Pendidikan Jumlah Persentase

D3 Kearsipan 1 12,5%

S1 3 75%

S2 1 12,5%

Jumlah 100%

77

Berdasarkan tabel 6, mengenai pendidikan disimpulkan bahwa

jumlah persentase petugas kearsipan yang berasal dari jenjang D3

kearsipan sebesar 12,5%, dari jenjang S1 sebesar 75 %, dan dari S2

sebesar 12,5%, dari data tersebut dapat diketahui bahwa Sub Bagian

Kearsipan BIG sudah memiliki petugas kearsipan sesuai dengan

kebutuhan dalam pengelolaan arsip. Pejabat Fungsional Arsiparis dan

atau petugas pengolah arsip yang bertugas mengelola arsip dipilih

berdasarkan profesionalisme kerja baik dalam substansi kearsipan

maupun dalam dedikasi dan integritas. Berdasarkan Peraturan Kepala

Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015, pengelola arsip tersebut

harus ditetapkan melalui surat keputusan yang dikeluarkan serendah-

rendahnya oleh Pimpinan Tinggi Pratama.

Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4 Agustus 2016, diperoleh

data mengenai keterampilan petugas kearsipan dalam melaksanakan

pekerjaan kearsipan yang biasa dilakukan setiap hari, berikut ini aspek

keterampilan tersebut :

78

Tabel 9. Deskripsi keterampilan petugas kearsipan

No Nama Aspek Ya Tidak

1. EH (51 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip dinamis

inaktif peta ke dalam kartu deskripsi.

b. Dapat menyusun kartu deskripsi

dengan sistematis sesuai skema

pegaturan arsip.

c. Dapat membungkus arsip dinamis

inaktif peta dengan kertas / paper

mint dan plastik pelapis.

d. Dapat menata arsip dinamis inaktif

peta ke dalam boks sesuai urutan.

V

2. SS (57 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip dinamis

inaktif peta ke dalam kartu deskripsi.



pegaturan arsip.

c. Dapat membungkus arsip dengan

kertas / paper mint dan plastik

pelapis.


peta ke dalam boks sesuai urutan.

e. Kecekatan dan cermat dalam temu

kembali arsip peta.

f. Dapat menilaian arsip dinamis inaktif

peta proses penyusutan

V

3. IS (35 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip

ke dalam aplikasi sistem

manejemen kearsipan.



pegaturan arsip.



pelapis.


peta ke dalam boks sesuai urutan


kembali arsip peta.



V

79

4. IR (33 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip





pegaturan arsip.



pelapis.




kembali arsip peta.



V

5. EM (30 th) a. Dapat mendeskripsikan arsip





pegaturan arsip.



pelapis.




kembali arsip peta.



V

Berdasarkan tabel 9, kemampuan petugas kearsipan dari aspek

ketrampilan yaitu dapat mendeskripsikan arsip dinamis inaktif peta ke

dalam kartu deskripsi dengan benar, dapat menyusun kartu deskripsi

dengan sistematis sesuai skema pengaturan arsip, dapat membungkus

arsip dinamis inaktif peta dengan kertas/paper mint (kertas pembungkus

arsip dinamis inaktif peta) dan dapat menata arsip dinamis inaktif peta ke

80

dalam boks sesuai urutan sudah dapat dipenuhi dengan baik oleh petugas

kearsipan.

Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 4 Agustus 2016, diperoleh

data mengenai kecekatan penemukan kembali arsip yang disimpan,

praktik penemuan kembali dilaksanakan oleh tiga (3) petugas kearsipan.

Tabel 10. Kecekatan Penemuan Kembali Arsip

No. Nama Durasi Waktu

1. EH (51 Tahun) 13 menit 11 detik

2. EM (57 Tahun) 11 menit 9 detik

3. IS (30 tahun) 12 menit 10 detik

Berdasarkan tabel 10, mengenai kecekatan penemuan kembali arsip

oleh Kepala Sub Bagian Kearsipan dan arsiparis dapat disimpulkan

bahwa EH (51 tahun) memerlukan waktu 13 menit 11 detik dalam

penemuan kembali arsip dinamis inaktif peta yang disimpan, EM (57

tahun) memerlukan waktu 11 menit 9 detik dalam penemuan kembali

arsip, dan IS (30 tahun) memerlukan waktu 12 menit 10 detik dalam

penemuan kembali arsip. Dari tiga petugas kearsipan rata-rata waktu

yang diperlukan untuk menemukan kembali arsip yaitu 10-15 menit. Hal

ini sudah optimal karena waktu penemuan kembali arsip yaitu kurang

dari lima belas (15) menit.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 4 Agustus 2016, mengenai

kerapihan petugas kearsipan diperoleh data bahwa kerapihan petugas

baik, meja kerja petugas tertata rapi, semua dokumen-dokumen yang

diperlukan dalam bekerja diletakan diatas meja di dalam ordner, dan alat

81

tulis sudah dimasukan kedalam tempatnya. Kerapihan mengenai arsip

yang disimpan di dalam boks juga sudah tertata dengan rapi, arsip-arsip

yang dibungkus dengan kertas/paper mint dan dimasukan kedalam boks

arsip dengan rapi, begitu juga dengan boks arsip yang disimpan pada rak

arsip tertata dengan rapi sesuai urutan yang telah ditentukan.

d. Pemeliharaan Arsip Inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG

Arsip yang disimpan hendaknya dipelihara dengan baik agar

terjaga keutuhan fisiknya dan terjaga informasi yang terkandung

didalamnya. Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan oleh Sub

Bagian Kearsipan BIG berupa pemberian kanfer yang diletakan di

dalam boks-boks arsip, penyemprotan anti rayap pada bagian luar boks

arsip yang dilakukan satu bulan sekali atau dua bulan sekali untuk

mencegah serangga yang mungkin masuk ke dalam boks arsip dan

fumigasi dilakukan dua kali dalam satu tahun. Sedangkan untuk

pembersihan arsip dari debu dilakukan satu minggu satu kali oleh

petugas kearsipan dibantu dengan cleaning service. Pembersihan debu

tidak hanya dilakukan menggunakan kemoceng atau sulak, akan tetapi

pembersihan debu dilakukan menggunakan vacum cleaner, baik dalam

maupun luar boks arsip dan pembersihan juga dilakukan pada rak arsip

dinamis inaktif peta. Perbaikan arsip dinamis inaktif peta yang rusak

jarang dilakukan, karena keutuhan arsip dinamis inaktif peta yang asli

terjaga dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak peminjam.

Sama halnya seperti apa yang dikemukakan oleh ke-dua informan :

82

Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan di tempat kita berupa

pemberian kanfer yang diletakan di dalam boks-boks arsip,

penyemprotan anti rayap pada bagian luar boks arsip yang

dilakukan itu satu bulan sekali atau dua bulan sekali untuk

mencegah serangga yang mungkin masuk ke dalam boks arsip

dan fumigasi juga dilakukan dua kali dalam satu tahun. Kalau

pembersihan arsip dari debu dilakukan satu minggu satu kali oleh

petugas kearsipan dibantu sama cleaning service yang bertugas

disini. Pembersihan debu dilakukan memakai kemoceng dan

vacum cleaner, baik dalam maupun luar boks arsip dan

pembersihan juga dilakukan pada rak arsip dinamis inaktif peta.

Kalau perbaikan arsip dinamis inaktif peta yang rusak jarang

dilakukan, karena keutuhan arsip dinamis inaktif peta yang asli

terjaga dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak peminjam.8

e. Pelayanan Arsip Inaktif peta

Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian

layanan informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan.

Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya memberikan kebutuhan kepada

pengguna arsip sesuai dengan prosedur penggunanya. Sub Bagian

Kearsipan BIG juga melayani peminjaman arsip yang dimiliki.

Peminjaman arsip peta dilakukan oleh masing-masing unit kerja internal

BIG dan juga pihak eksternal yang membutuhkan. Akan tetapi publik/

pihak eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan

kategori biasa/terbuka, terkecuali pihak pengawas eksternal seperti BPK

dan aparat penegak hukum. Hak akses atau pelayanan arsip telah diatur

berdasarkan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun

2015 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip

Dinamis di lingkungan Badan Informasi Geospasial. Berikut pernyataan

salah satu informan mengenai pelayanan arsip.


83

Pelayanan arsip dinamis telah diatur berdasarkan Peraturan Kepala

Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem

Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan

Badan Informasi Geospasial. Peminjaman arsip dinamis inaktif peta

dilakukan lebih banyaknya dari pihak intern instansi (BIG). Yang

bertanggungjawab dalam pelayanan arsip yaitu kita disini sebagai

petugas kearsipan.9

Dari pernyataan diatas bahwa peminjaman arsip dinamis inaktif peta

di Sub Bagian Kearsipan lebih sering dilakukan oleh pihak intern yaitu dari

setiap unit kerja di BIG sendiri. Petugas kearsipan yang bertanggungjawab

penuh untuk kegiatan pelayanan arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG.

Pihak yang akan meminjam arsip mengisi formulir atau blangko

peminjaman terlebih dulu dan petugas kearsipan akan mencatat

pada buku peminjaman arsip dan pada sistem manajemen

kearsipan.10

1) Permintaan

Pada tahap permintaan arsip, pengguna yang akan meminjam arsip

harus datang ke Sub Bagian Kearsipan BIG, tidak bisa melakukan

permintaan melalui telepon. Berdasarkan hasil observasi, lembar

peminjaman terdiri dari 3 (tiga) lembar yaitu lembar pinjam warna

putih, merah dan biru. Lembar pinjam warna putih diserahkan kepada

peminjam arsip, lembar warna merah sebagai pengganti arsip dan

disimpan ditempat arsip yang dipinjam, sedangkan warna biru

disimpan oleh Sub Bagian Kearsipan sebagai register peminjaman dan

alat kontrol peminjaman arsip. Hal tersebut diperjelas oleh pernyataan

salah satu informan.

Untuk pelayanan arsip dinamis inaktif peta disini, pihak luar

BIG harus melalui prosedur peminjaman langsung dengan

mengajukan surat peminjaman yang ditujukan kepada kepala


10 Wawancara pribadi dengan Bapak Indra Suryatna, Bogor 4 Agustus 2016

84

biro umum yang kemudian akan didisposisikan permintaan

peminjamannya kepada kita. Peminjaman arsip dinamis inaktif

peta berjangka waktu 3 hari, apabila ingin diperpanjang maka

harus melakukan permohonan ulang kembali. Kalau untuk arsip

dinamis inaktif peta yang penting hanya dipinjamkan copy-an

dari arsip dinamis inaktif peta tersebut.11

Setiap unit kerja di BIG yang meminjam hanya cukup melakukan

pengisian lembar/form peminjaman, yang kemudian akan dicatat pada

buku induk peminjaman dan juga dicatat menggunakan sistem

manajemen kearsipan. Akan tetapi untuk pihak luar BIG harus ada

surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Kepala Biro

Umum BIG, yang nantinya akan didisposisikan kepada Sub Bagian

Kearsipan BIG. Hal ini bertujuan untuk mempermudah arsiparis untuk

melakukan pencarian dan penelusuran arsip yang akan dipinjam,

karena surat permohonan dan lembar/form peminjaman sebagai bukti

peminjaman, bukti bahwa unit tersebut telah menyimpan arsipnya di

Sub Bagian Kearsipan BIG dan juga sebagai alat kontrol peminjaman.

Informasi surat peminjaman yang diberikan pengguna kepada

arsiparis atau petugas kearsipan sebagai berikut: nomor peminjaman,

nomor surat permohonan peminjaman, tanggal peminjaman, nama,

NIP, unit kerja, instansi/perusahaan, nomor telpon/HP, nama

dokumen/arsip, jumlah dokumen/arsip dan keterangan tujuan

peminjaman arsip yang dipinjam.

2) Pencarian

Proses pencarian/penelusuran arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG

dilakukan dengan dua cara, secara manual dan melalui sistem

11

Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016

85

manajemen kearsipan. kedua cara tersebut memudahkan arsiparis

dalam melakukan proses temu kembali arsip yang dibutuhkan.

Pernyataan ini dipertegas oleh salah satu informan.

Disini kami melakukan proses pencarian bisa dengan 2 cara,

yaitu secara manual atau menggunakan sistem manajemen

kearsipan yang ada. Tergantung pribadi kita masing-masing mau

dan terbiasa menggunakan yang mana, setelah mendapatkan

data yang dimaksud baru selanjutnya kita melakukan

penelusuran ke ruang penyimpanan.12

Pencarian arsip menggunakan sistem manajemen kearsipan yang

diterapkan berdasarkan deskripsi data yang sebelumnya sudah

diisi/diinput oleh petugas kearsipan pada saat penyerahan arsip, karena

arsip-arsip yang sudah terdata pada buku induk daftar arsip dan sistem

sudah mencakup secara lengkap informasi arsip-arsip yang disimpan.

Jadi arsiparis bisa melakukan penelusuran pada sistem dengan keyword

subjek, unit kerja, nomor urut arsip, nomor klasifikasi, wilayah ataupun

tahun. Setelah itu arsiparis atau petugas kearsipan bisa langsung

melakukan penelusuran ke ruang penyimpanan dan mencari pada rak

ataupun lemari roll o’pack.

3) Pengambilan

Setelah arsip yang dicari telah berhasil ditemukan maka langkah

selanjutnya adalah mengambil arsip dari tempatnya. Pada saat

pengambilan, arsiparis menyiapkan daftar peminjaman sebagai penanda

arsip yang dipinjam. Kemudian arsiparis melakukan pencatatan tanggal

peminjaman, nama peminjam, berkas arsip yang dipinjam, unit

peminjam, nama peminjam dan tanda tangan peminjam.

12

Wawancara pribadi dengan Bapak Indra Suryatna, Bogor 4 Agustus 2016

86

4) Pengendalian

Proses pengendalian dilakukan untuk mengamankan arsip baik

secara fisik maupun informasinya. Dalam upaya pengamanan arsip

tentunya tidak sembarang orang yang dapat mengakses arsip-arsip yang

dimiliki. Di Sub Bagian Kearsipan dalam pengendalian setiap pengguna

yang akan meminjam arsip, harus mengisi lembar/form peminjaman dan

mengajukan surat bagi peminjam dari pihak eksternal BIG. Hal ini

menandakan bahwa pihak Sub Bagian Kearsipan BIG sangat menyadari

akan pentingnya informasi dan kerahasiaan arsip-arsip yang dimiliki

tetap terjaga dengan baik.

5) Penyimpanan Kembali

Setelah arsip yang dipinjam oleh pengguna, kemudian

dikembalikan oleh petugas kearsipan Sub Bagian BIG. Selanjutnya

arsiparis akan mencatat di buku induk peminjaman bahwa arsip yang

dipinjam telah dikembalikan dan setelah itu segera menata kembali pada

ruang penyimpanan. Hal tersebut dilakukan sebagaimana prosedur yang

ada agar tidak disalah gunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab

dan tidak menimbulkan kesalah pahaman di kemudian hari.

f. Penilaian Arsip Inaktif peta

Prinsip penilaian arsip dinamis inaktif peta yang digunakan oleh

Sub Bagian Kearsipan BIG adalah prinsip nilai guna. Penggunaan

pinsip nilai guna karena arsip-arsip dinamis inaktif peta yang telah

disimpan selama periode waktu sepuluh tahun akan disusutkan. Dalam

melakukan penilaian arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG terlebih

87

dahulu dibentuknya tim penilai. Berikut penjelasan spesifik dari salah

satu informan:

Penilaian yang kita lakukan di sini yaitu dengan cara

mendeskripsikan arsip atau naskah yang memuat informasi

mengenai jenis kegiatan, isi informasi, wilayah, tahun dan kurun

waktu penyimpanan. Dibentuk tim penilai terlebih dulu,

kemudian kita himpun kartu deskripsi dari kegiatan yang sama

dalam satu berkas, kita kumpulkan berkas dalam satu seri arsip,

kemudian lakukan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi

aspek fungsi maupun informasinya.13

g. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif peta

Pemusnahan arsip-arsip dinamis inaktif peta dilakukan oleh Sub

Bagian Kearsipan BIG apabila arsip-arsip tersebut memasuki jadwal

retensinya. Jadwal retensi arsip telah diatur dalam Keputusan Kepala

Badan Informasi Geospasial Nomor 34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal

Retensi Arsip di Lingkungan BIG. Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta

sudah dilakukan empat kali sejak diterbitkannya Keputusan Kepala BIG

No. 34.2 Tahun 2013 tersebut. Jadwal retensi arsip dinamis inaktif peta

adalah tiga tahun. Pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan

arsip-arsip dinamis inaktif peta tersebut menggunakan mesin penghancur

kertas hingga menjadi bubur kertas. Hal ini sesuai dengan yang

dikemukakan oleh Kepala Sub Bagian Kearsipan sebagai pejabat yang

mempunyai wewenang dan pengambil keputusan dalam semua kegiatan

pada Sub Bagian Kearsipan BIG.

Untuk penyusutan arsip inaktif peta yang kami lakukan adalah

arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak lagi

memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan.

Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta yang dilakukan oleh Sub

Bagian Kearsipan BIG dengan menghancurkan arsip-arsip dinamis

13

Wawancara pribadi dengan Bapak Edi Marfatah I, Bogor 4 Agustus 2016

88

inaktif peta tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga

menjadi bubur kertas. Pernah juga dalam proses pemusnahan

arsip-arsip yang dimiliki dengan bekerja sama oleh pihak ke-tiga.14

2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di BIG.

Berdasarkan hasil wawancara, terdapat kendala yang dihadapi dalam

pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di BIG.

Kendala untuk saat ini yang kami hadapi adalah fasilitas kearsipan

seperti rak arsip, lemari roll o’pack untuk media penyimpanan arsip

yang BIG miliki sudah tidak mampu menampung pertumbuhan arsip

yang disimpan. Ruang penyimpanan yang kita miliki juga sudah

semakin sempit. Ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG

terhadap peraturan hak akses arsip, prosedur peminjaman arsip di

BIG.15

Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa kendala yang ada di

Sub Bagian Kearsipan BIG yaitu: ruang penyimpanan yang semakin sempit,

fasilitas penyimpanan seperti rak arsip dan lemari roll o’pack yang sudah

tidak dapat menampung jumlah arsip yang terus bertambah. Sehingga

terdapat boks-boks arsip yang tergeletak di lantai karena kekurangan rak

arsip dan lemari roll o’pack. Bundel-bundel arsip-arsip peta yang diletakkan

di lantai karena kekurangan lemari arsip gantung kecil sebagai media

penyimpanan dan SDM dalam proses pengklasifikasian penginputan dan

pembagian wilayah. Protes yang dilakukan oleh pihak ekternal dalam

pelayananan peminjaman arsip yang dimiliki oleh BIG, karena

ketidakpahaman hak akses arsip yang telah ditentukan dalam Peraturan


Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan Badan

Informasi Geospasial.

14

Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016 15

Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016

89

Upaya yang dilakukan oleh Sub Bagian Kearsipan dalam mengatasi

kendala sebagai berikut :

Tahun 2017 kita akan realisasikan renstra dan rencana anggaran

belanja (RAB) untuk pembangunan gedung penyimpanan arsip yang

baru beserta pengadaan fasilitas dan sarana prasarana tambahan

untuk dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip-arsip BIG. Karena

sudah di setujui juga oleh Kepala Biro Umum dan Kepala Badan

Informasi dan Geopasial, tapi masih belum tau waktu, tanggal dan

bulan pelaksanaan yang pastinya kapan. Sosialisai dalam bentuk

kegiatan maupun alat publikasi lainnya secara formal ataupun

informal16

Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa upaya yang dilakukan

oleh Sub Bagian Kearsipan dalam mengatasi kendala ruangan penyimpanan

dan fasilitas kearsipan yang sudah tidak dapat menampung jumlah arsip-arsip

yang terus bertambah untuk disimpan adalah pembangunan gedung

penyimpanan (record center) yang baru berserta pengadaan fasilitas dan

sarana prasarana penyimpanan dan pengelolaan arsip-arsip sesuai dengan

Rencana Anggaran Belanja yang telah disetujui oleh Kepala Biro Umum dan

Kepala Badan Informasi dan Geopasial yang akan segera di realisasikan pada

tahun 2017 ini. Mensosialisasikan peraturan hak akses arsip, alur pelayanan

arsip dan mekanisme peminjaman arsip dalam bentuk kegiatan maupun alat

publikasi lainnya secara formal ataupun informal.

C. Pembahasan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan

observasi yang diselaraskan dengan di Sub Bagian Kearsipan BIG maka diperoleh

data sebagai berikut :

16

Wawancara pribadi dengan Ibu Eti Hermayanti, Bogor 4 Agustus 2016

90

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif peta di BIG

Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur

menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-

warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara

cepat.”17

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di BIG telah diatur

dalam Keputusan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013 tentang Pedoman Tata

Kearsipan dan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 19 tahun

2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi

Geospasial berdasarkan wilayah. Penyimpanan arsip di Sub Bagian Kearsipan

juga mengacu pada Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun

2015 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di

Lingkungan Badan Informasi Geospasial yakni arsip biasa, terbatas, dan

rahasia.

Penggunaaan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah sangat

mempermudah petugas kearsipan Sub Bagian Kearsipan BIG dalam

penemuan kembali arsip dinamis inaktif peta yang dibutuhkan, jika

dibandingkan menggunakan sistem lain misalnya sistem tanggal, maka

petugas akan kesulitan dalam penemuan kembali karena arsip setiap hari terus

bertambah, dengan demikian penggunaan sistem wilayah cocok diterapkan di

Sub Bagian Kearsipan BIG karena ada kesesuaian dengan karakteristik arsip

dinamis inaktif peta yang disimpan.

Kegiatan penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi tidak hanya

menerapkan sistem penyimpanan arsip, tetapi juga menerapkan azas

17


1993), h. 103.

91

penyimpanan arsip. Menurut Sularso, terdapat beberapa azas penyimpanan

arsip yaitu, azas sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi. Azas kombinasi

merupakan pemyimpanan arsip pada sutau organisasi yang sebagian unit

kerjanya menggunakan azas sentralisasi dan sebagian unit lainnya

menggunakan azas desentralisasi. Jadi dalam suatu organisasi terdapat suatu

pemusatan kegitan kearsipan dan penyelenggaraan kegiatan kearsipan

sendiri-sendiri yang mempunyai pola kombinasi beragam. Penyimpanan arsip

dengan menggunakan azas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-

kelemahan pada penyelenggaraan kedua azas tersebut di atas dapat

ditiadakan.18

Penggunaan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi di BIG dipilih

karena setiap bagian atau unit kerja melaksanakan kegiatan kearsipan sendiri-

sendiri walaupun pada akhirnya arsip-arsip dinamis inaktif peta tersebut akan

dipusatkan ke sentral arsip yang ada di Sub Bagian Kearsipan BIG.

Penggunaan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi ini cocok diterapkan

karena kantor ini termasuk instansi yang besar, sehingga akan lebih efektif

dan efisien dalam hal pengelolaanya. Arsip dinamis inaktif peta yang sudah

tergolong inaktif dapat dikelola dengan lebih khusus dan tidak menganggu

kegiatan kearsipan di masing-masing unit kerja dan efisien ruangan karena

arsip dinamis inaktif peta yang sudah tergolong inaktif akan dipindahkan ke

ruang penyimpanan arsip inaktif peta sehingga ruangan kerja menjadi tertata

dengan rapi dan tidak ada tumpukan arsip-arsip yang tidak terpakai lagi.

18


92

Pemindahan arsip inaktif pada umumnya bisa diartikan kegiatan

memindahkan arsip inaktif dari unit-unit kerja ke pusat arsip dengan tujuan

mengurangi volume penyimpanan arsip. Menurut Read-Smith et all, proses

pemindahan arsip inaktif dari unit-unit kerja merupakan langkah awal yang

harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif di suatu

organisasi. Kegiatan pemindahan ini dilakukan secara bersama-sama oleh

arsiparis di Pusat Arsip. Langkah-langkah yang harus dilalui dalam kegiatan

pemindahan arsip inaktif adalah: menentukan kapan suatu arsip dapat

dipindahkan, menentukan arsip yang akan dipindahkan, menyiapkan yang

akan dipindahkan, penyiapan ruang penyimpanan dan penerimaan.19

Prose kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif peta yang dilakukan

Sub Bagian Kearsipan BIG menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Proses pemindahan arsip dinamis inaktif peta dilakukan dari setiap unit yang

sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh petugas yang

bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-masing unit. Arsip

dinamis inaktif peta akan dipindahkan adalah ketika arsip dinamis inaktif peta

telah masuk tiga tahun setelah inaktif, kemudian unit tersebut bersurat dan

menyiapkan berita acara penyerahan arsip ke Sub Bagian Kearsipan.

Sebelum melakukan pemindahan ke ruang penyimpanan arsip dinamis

inaktif, arsiparis menyiapkan daftar arsip berisikan keterangan arsip yang

dipindahkan dari setiap unit. Akan tetapi terlebih dahulu dilakukan

pemeriksaan kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut dengan

daftar yang diserahkan (berita acara penyerahan). Dalam hal ini tugas

19

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 304.

93

arsiparis adalah menentukan dan menyeleksi arsip-arsip peta yang layak

untuk dipindahkan ke ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif.

a. Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta di BIG

Tahap-tahap penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif peta

di Sub Bagian Kearsipan BIG adalah pemeriksaan, penyortiran,

pengklasifikasian dan penataan boks arsip pada rak/lemari arsip yang

tersedia. Berdasarkan hasil observasi, Sub Bagian Kearsipan BIG

melakukan proses pemeriksaan oleh arsiparis yang bertujuan sebagai

pengecekan kembali arsip peta yang dipindahkan sudah benar-benar

termasuk dalam kategori inaktif. Setelah itu arsiparis juga melakukan

pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah lengkap dan sesuai dengan

daftar pemindahan arsip peta. Setelah memeriksa masa aktif dan

kelengkapan, kesesuaian data dengan daftar, kemudian dilakukan

penyortiran.

Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang

satu dengan kelompok arsip yang lain. Di Sub Bagian Kearsipan

penyortiran berdasarkan wilayah dan tahun, sebagai contoh arsip yang

dipindahkan oleh unit Pusat Pemetaan Batas Wilayah terdapat berapa

wilayah antara lain Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Sumatra

Selatan, Sumatra Barat dan lain-lainnya. Arsip peta yang belum dilakukan

pengelompokan berdasarkan wilayah disimpan di dalam lemari roll

o’pack gantung.

Dari hasil mengelompokan arsip yang berdasarkan wilayah dan

tahun, kemudian arsiparis menginput ke sistem menejemen kearsipan

94

BIG. Pada aplikasi ini arsiparis dan staf kearsipan mengisi data-data

sebagai berikut: unit kerja, nomor urut, nomor folder, nomor klasifikasi,

tanggal, tahun, deskripsi dan jumlah. Selanjutnya setelah arsip selesai di

input, arsiparis melapiskan arsip dinamis inaktif peta per-peta dengan

kertas putih/paper mint agar tidak merekat satu sama lainnya, kemudian

dilapisi kembali dengan plastik putih, selanjutnya arsip-arsip peta tersebut

dimasukan ke dalam map plastik berwarna biru menjadi satu bundel

dengan master negative film arsip-arsip peta tersebut berdasarkan wilayah

dan tahunnya. Setelah itu arsip-arsip tersebut menunggu proses

klasifikasi.

Pengklasifikasian yang dilakukan di Sub Bagian Kearsipan sudah

menggunakan sistem pengklasifikasian arsip yang baku untuk setiap arsip

yang disimpan sesuai dengan Peraturan Kepala BIG no. 34.1 tahun 2013

Tentang Pedoman Tata Kearsipan. Penggunaan sistem pengklasifikasian

yang digunakan dianggap sangat tepat untuk penataan dan memudahkan

temu kembali arsip yang dimiliki. Sama halnya dengan pendapat yang

disampaikan oleh Mustari Irawan bahwa, satu fungsi dari pengelolaan

arsip adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga dapat

ditemukan kembali secara cepat dan tepat, arsip dalam keadaan lengkap

dan utuh, arsip merupakan satu kesatuan informasi.20

Setelah arsip-arsip dinamis inaktif peta selesai di klasifikasi,

kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-

masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi merupakan

20

Mustari Irawan, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia,

2001), h. 47.

95

sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan arsip dinamis

inaktif peta yang berisi keterangan unit pencipta arsip peta, nomor urut,

jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode klasifikasi.

Boks disimpan pada rak baja 2 muka ataupun lemari roll o’pack.

Arsip-arsip dinamis inaktif peta yang bersifat penting disimpan di lemari

roll o’pack. Boks-boks arsip ditata dengan rapi berdasarkan penomeran

klasifikasinya. Pada rak baja dua muka dan roll o’pack ditempelkan

kertas penanda penyimpanan arsip peta yang disimpan berdasarkan

wilayah seperti: Jawa, Bali, Sumatera, Sulawesi dan lain-lainnya.

b. Fasilitas Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif peta di Sub Bagian

Kearsipan BIG

Fasilitas kearsipan sangat diperlukan dalam menunjang pengelolaan

arsip. Ketersediaan fasilitas yang memadai dalam segi kualitas dan

kuantitas dapat mempermudah pengelolaan arsip. Fasilitas diartikan

sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-

pekerjaan dalam suatu usaha kerjasama manusia.21

Menurut Zulkifli

Amsyah, dalam pemilihan peralatan yang dipakai, terdapat beberapa

kriteria yang perlu diperhatikan, yaitu :

1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,

jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.

2) Frekuensi penggunaan arsip.

3) Lama arsip disimpan.

4) Lokasi dari fasilitas penyimpanan Sentralisasi dan desentralisasi).

5) Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan

kemungkinan untuk perluasan.

6) Tipe dan letak penyimpanan.

7) Bentuk organisasi.

21


1993), h. 103.

96

8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.22

Berdasarkan hasil observasi fasilitas yang digunakan dalam

menyimpan arsip dinamis inaktif peta pada Sub Bagian Kearsipan BIG

adalah rak terbuka dua muka, roll o’pack dan lemari arsip gantung kecil.

Lemari roll o’pack tahan api digunakan untuk arsip-arsip dinamis inaktif

peta yang bersifat penting, vital atau rahasia. Jumah rak arsip yang ada di

Sub Bagian Kearsipan BIG masih kurang untuk menyimpan boks arsip

sehingga masih terdapat boks arsip yang diletakan dilantai. Apabila arsip

tersebut tersimpan dalam jangka waktu yang lama, boks arsip akan menjadi

lembab dan dapat menimbulkan jamur, serta mudah rusak karena saling

bertumpukan satu sama lain yang dapat mengakibatkan kerusakan fisik

pada arsip-arsip dinamis inaktif peta tersebut. Jumlah arsip yang terus

bertambah dan mengakibatkan kurangnya rak penyimpanan arsip dinamis

inaktif peta.

Dalam penyediaan fasilitas penyimpanan arsip tidak hanya cukup

mempertimbangkan kualitasnya saja, akan tetapi juga penting untuk

mempertimbangkan kuantitas pun sangatlah perlu agar pengelolaan arsip

dinamis inaktif peta pada Sub Bagian Kearsipan BIG berjalan dengan

baik. Jarak antar rak arsip di ruang penyimpanan 1 dan 2 pada Sub Bagian

Kearsipan BIG adalah 100cm. Menurut Keputuan Kepala ANRI Nomor

03 Tahun 2000 mengenai Standar Gedung dan Ruangan Penyimpanan

Arsip Inaktif. Jarak antara rak arsip seharusnya 100 cm-110 cm, hal ini

dimaksudkan agar sirkulasi udara diantara rak-rak arsip lancar dan tidak

22


179.

97

terlalu lembab, selain itu juga akan mempermudah pergerakan petugas

kearsipan dalam proses temu kembali arsip.

Selain rak arsip, sarana yang digunakan untuk menyimpan arsip di

Sub Bagian Kearsipan BIG adalah boks arsip. Boks arsip terbuat dari

kertas tebal (karton) bertutup. Ukuran boks arsip yaitu panjang 37,5 cm,

lebar 3 cm dan tinggi 26,5 cm, di sisi depan terdapat keterangan untuk

memasang judul arsip yang disimpan.23

Berdasarkan hasil observasi yang

diperoleh boks arsip yang digunakan yaitu ukuran besar (37x19x27cm),

ukuran kecil (37x9x27cm). Kondisi boks arsip terjaga dengan baik,

terhindar dari masuknya serangga dan debu yang dapat mengancam

kerusakan fisik pada arsip-arsip dinamis inaktif peta yang dimiliki. Pada

sisi depan boks terdapat tulisan yang berisikan unit pencipta, nomor


Temperatur penyimpanan yang ideal untuk menyimpan kertas dan

benda-benda arsip lainnya dengan suhu 60˚F sampai 70˚F atau antara 22˚C

sampai 25˚C dengan kelembaban udara antara 45% sampai 55% RH

(Relative Humidity). Selain itu ketersediaan alat pemadam kebakaran dan

pendeteksi api juga diperlukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Arsip

dinamis inaktif peta yang disimpan juga tidak boleh terkena langsung

paparan sinar matahari karena sinar matahari yang mengandung

ultraviolet akan merusak arsip.24

Berdasarkan hasil observasi yang

dilakukan oleh peneliti suhu ruangan tempat penyimpanan arsip di Sub

Bagian Kearsipan BIG sudah memenuhi standar. Ruangan penyimpanan

23




98

menggunakan AC (Air Conditioning) sehingga suhu ruangan menjadi

terkontrol dan stabil, suhu udara di dalam ruang penyimpanan arsip 1

ketika diadakan pengukuran sebanyak satu kali dan menghasilkan rata-rata

suhu yaitu 16˚C dan kelembaban 35%, ruang penyimpanan 2 dengan suhu

rata-rata 16˚C dan kelembaban 35%. Suhu tersebut sudah sesuai dengan

standar suhu ruang penyimpanan arsip. Hal ini menyebabkan ruangan

tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif peta menjadi tidak terlalu

pengap dan sirkulasi udara baik. Tersedianya alat ukur suhu menyebabkan

suhu menjadi terkontrol dan stabil, suhu yang dingin dan stabil sangat baik

untuk arsip yang disimpan dalam jangka waktu lama, arsip dinamis

inaktif peta tidak akan cepat rapuh.

c. Petugas Kearsipan

Pengelolaan arsip oleh seorang petugas yang profesional sangat

berpengaruh besar terhadap keberhasilan pengelolaan arsip pada suatu

organisasi atau instansi. Salah satu aspek yang harus dimiliki petugas

kearsipan adalah kecekatan. Aspek kecekatan dapat dilihat salah satunya

dari penemuan kembali arsip yang dilakukan petugas kearsipan,

berdasarkan teori yang dikemukakan Wursanto, kecepatan penemuan arsip

dipengaruhi tiga hal yaitu sistem penyimpanan, peralatan yang membantu

pencarian arsip dan tenaga arsiparis. 25

Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan

cepat, faktor-faktor yang perlu diperhatikan sistem penemuan kembali

harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai

dan sistem penyimpanan dokumen. Sistem penemuan kembali harus

didukung dengan peralatan yang sesuai dengan sistem penataan

berkas yang digunakan. Faktor personil juga memegang peranan

25

Ignasius Wursanto, Kearsipan 3 (Yogyakarta: Kanisius, 2003), h. 20.

99

penting dalam penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang

kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih,

mempunyai daya tangkap tinggi, cepat, mau dan suka bekerja secara

detail tentang kearsipan.26

Penemuan kembali merupakan hal utama dalam pengelolaan arsip,

karena penyimpanan dan penataan arsip tidak akan berarti apabila

arsip tidak dapat ditemukan kembali. Adapun Parameternya sebagai

berikut : Adanya ketentuan yang mengatur kecepatan penemuan

kembali arsip, tidak ada ketentuan mengatur penemuan kembali arsip,

ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip antara > 1 jam

s/d < 2 jam, ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip

antara 16 – 59 menit dan ada ketentuan yang mengatur penemuan

kembali arsip < 15 menit

Berdasarkan data yang diperoleh melalui observasi, petugas

kearsipan yang ada di Sub Bagian Kearsipan BIG dalam penemuan

kembali arsip sudah baik, aspek kecekatan diuji dengan praktik penemuan

kembali arsip. Rata-rata memerlukan waktu satu menit lebih. Hal ini

disebabkan karena dalam proses temu kembali arsip dinamis inaktif peta

yang disimpan dilakukan dengan penelusuran menggunakan sistem

manajemen kearsipan, sehingga hal tersebut sangat membantu dan

mengefisiensikan petugas arsip dalam proses penemuan kembali arsip

dinamis inaktif peta.

Aspek pengetahuan petugas kearsipan sudah baik karena sebagian

besar berasal dari pendidikan khusus kearsipan dan diklat kearsipan.

Pengelolaan arsip sudah baik dari penerimaan/pemindahan arsip dari

masing-masing unit sampai dengan pemeliharaannya, sudah dilakukan

berdasarkan pedoman yang telah ditentukan. Aspek ketrampilan petugas

kearsipan yang ada di Sub Bagian Kearsipan BIG sudah baik, karena

petugas kearsipan dapat melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan

26

Ibid, h. 193.

100

tugasnya seperti mendeskripsikan arsip ke dalam kartu deskripsi dan

Sistem Manajemen Kearsipan. Menyusun kartu deskripsi dengan

sistematis sesuai skema pengaturan arsip membungkus arsip dengan

kertas kessing/paper mint (kertas pelapis arsip inaktif), membungkus

arsip dinamis inaktif peta dengan plastik khusus dan menata arsip ke

dalam boks sesuai urutan sudah dapat dipenuhi dengan baik oleh petugas

kearsipan. Kerapihan petugas arsiparis di Sub Bagian Kearsipan BIG juga

sudah baik. Hal ini terlihat dari tatanan boks arsip yang diletakan pada

rak arsip, rapi, dan sesuai dengan urutan boks arsip.

d. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis Inaktif Peta

Arsip-arsip yang disimpan tentu memerlukan pemeliharaan agar

informasi yang terkandung di dalamnya dapat terjaga dengan baik. Tidak

hanya pemeliharaan yang diperhatikan tetapi juga pengamanan arsip

inaktif. Menurut Sularso, secara umum yang dimaksud dengan

pengamanan arsip adalah Menjaga arsip dari kehilangan maupun dari

kerusakan, jadi secara fisik arsip inaktif harus dijaga keamanannya dari

segi kehilangan maupun kerusakan. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat

dilakukan dengan cara pengaturan ruangan, pemeliharaan tempat

penyimpanan, penggunaan bahan-bahan pencegah, larangan-larangan

yang tidak bisa dilanggar dan kebersihan.27

Berdasarkan hasil observasi, pemeliharaan arsip dinamis inaktif peta

pada Sub Bagian Kearsipan BIG sudah sangat optimal dikarenakan sarana

pemeliharaan tersedia dengan baik, ruang penyimpanan harus dijaga tetap

27

Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 45-48.

101

kering dan terang tidak terkena cahaya matahari secara langsung. Ruang

penyimpanan arsip dinamis inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG

memiliki jendela kaca bias sehingga terhindar dari cahaya matahari secara

langsung serta boks-boks arsip dinamis inaktif peta terjaga dengan baik,

karena sinar ultraviolet dapat merusak kertas arsip. Gedung tempat

menyimpan arsip dinamis inaktif peta berdiri kokoh dan kuat terjaga dari

kebocoran dari hujan. Ruang penyimpanan juga dilengkapi oleh lemari

roll o’pack tahan api, exhaust, lampu neon TL sepanjang ruangan, Suhu

Air Conditioning (AC) yang terjaga selama 24 jam, tersedianya tabung

alat pemadam kebakaran, alat pendeteksi api (fire alarm system), terdapat

alat ukur suhu, finger print yang terletak pada masing-masing pintu ruang

penyimpanan dan unit CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta.

Membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng dan vaccum

cleaner agar dapat dibersihkan secara maksimal, sehingga arsip-arsip

dinamis inaktif peta yang disimpan pun terjaga keutuhan fisiknya baik dari

warna maupun kekuatan kertasnya dan pengelolaan arsip menjadi optimal.

Sub Bagian Kearsipan BIG belum mengalami kerusakan pada arsip-arsip

peta yang dimiliki, maka dari itu Sub Bagian Kearsipan BIG belum pernah

melakukan pemeliharaan fisik yang disebabkan dari kerusakan arsip peta.

e. Pelayanan Arsip

Ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup

pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh

pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari

permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip

102

sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.

Menurut Zulkifli, “peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena

dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman unit kerja, ataupun oleh kolega

pekerja dari unit lain dalam organisasi.”28

Peminjaman arsip sering terjadi

dalam kegiatan sehari-hari di lingkup satu organisasi maupun antar

organisasi. Oleh karena itu peminjaman harus diatur sesuai dengan

prosedur yang berlaku di masing-masing instansi. Prosedur peminjaman

arsip sangat penting karena dengan adanya prosedur maka arsip yang

dipinjam dapat terhindar dari resiko terselip dan hilang.

Peminjaman arsip peta dilakukan oleh masing-masing unit kerja

internal BIG dan juga pihak eksternal yang membutuhkan. Akan tetapi

publik/ pihak eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip

dengan kategori biasa/terbuka, terkecuali pihak pengawas eksternal

seperti BPK dan aparat penegak hukum. Hak akses atau pelayanan arsip

telah diatur berdasarkan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial

No 3 tahun 2015 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses

Arsip Dinamis di lingkungan BIG. Setiap unit kerja di BIG yang

meminjam hanya cukup melakukan pengisian lembar/form peminjaman,

yang kemudian akan dicatat pada buku induk peminjaman dan juga

dicatat menggunakan sistem manajemen kearsipan. Akan tetapi untuk

pihak luar BIG harus ada surat permohonan peminjaman yang ditujukan

kepada Kepala Biro Umum BIG, yang nantinya akan didisposisikan

kepada Sub Bagian Kearsipan BIG.

28


202.

103

Berdasarkan hasil observasi, lembar peminjaman terdiri dari 3 (tiga)

lembar yaitu lembar pinjam warna putih, merah dan biru. Lembar pinjam

warna putih diserahkan kepada peminjam arsip, lembar warna merah

sebagai pengganti arsip dan disimpan ditempat arsip yang dipinjam,

sedangkan warna biru disimpan oleh Sub Bagian Kearsipan sebagai

register peminjaman dan alat kontrol peminjaman arsip. Proses

pencarian/penelusuran arsip di Sub Bagian Kearsipan BIG dilakukan

dengan dua cara, secara manual dan melalui sistem manajemen kearsipan.

kedua cara tersebut memudahkan arsiparis dalam melakukan proses temu

kembali arsip yang dibutuhkan. Penelusuran pada Sistem Manajemen

Kearsipan dengan keyword : subjek, unit kerja, nomor urut arsip, nomor

klasifikasi, wilayah ataupun tahun. Setelah itu arsiparis atau petugas

kearsipan langsung melakukan penelusuran ke ruang penyimpanan dan

mencari pada rak ataupun lemari roll o’pack.

Apabila arsip yang dipinjam dikembalikan oleh petugas arsip Sub

Bagian Kearsipan BIG, selanjutnya arsiparis akan mencatat di buku induk

peminjaman bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan dan setelah itu

segera menata kembali pada ruang penyimpanan. Proses pelayanan arsip

pada Sub Bagian Kearsipan BIG berjalan dengan baik karena sesuai

dengan Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015

Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di

lingkungan BIG.

f. Penilaian dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif peta

104

Salah satu dari kegiatan pengelolaan arsip adalah melakukan

pengurangan atau penyusutan arsip, dengan adanya penyusutan arsip

maka diharapkan dapat menghemat atau menghindari adanya pemborosan

ruangan, tenaga dan biaya serta peralatan pengelolaan. Jadwal retensi

arsip dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, Penentuan jangka

waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai

kegunaan tiap-tiap berkas”. Jadwal retensi arsip memuat informasi

tentang jenis-jenis arsip berdasarkan nilai pentingnya berikut jangka

waktu penyimpananannya sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke

Arsip Nasional Republik Indonesia.29

Sub Bagian Kearsipan BIG melakukan penyusutan arsip dinamis

inaktif peta sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah diatur dalam

Keputusan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 34.2 Tahun 2013

tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG. Sebagian besar arsip

yang disimpan sudah memiliki jadwal retensi arsip dan dipisahkan ke

ruangan khusus yang dikumpulkan untuk proses pemusnahan. Hal ini

bertujuan untuk membantu dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif peta

menjadi agar lebih optimal.

Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan

ketentuan-ketentuan yang berlaku, seperti perlu membuat daftar pertelaan

untuk arsip-arsip yang dimusnahkan, membuat berita acara pemusnahan,

dan disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang.”30

Terdapat 4

29




105

metode pemusnahan arsip yaitu, pencacahan, pembakaran, pemusnahan

kimiawi dan pembuburan.31

Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta yang

dilakukan oleh Sub Bagian Kearsipan BIG dengan menghancurkan arsip-

arsip dinamis inaktif peta tersebut menggunakan mesin penghancur kertas

hingga menjadi bubur kertas. Pernah juga dalam proses pemusnahan

arsip-arsip yang dimiliki dengan bekerja sama oleh pihak ke-tiga.

2. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Sub

Bagian Kearsipan BIG.

Kendala yang ada di Sub Bagian Kearsipan Big adalah ruang

penyimpanan yang semakin menyempit, fasilitas penyimpanan seperti rak

arsip dan lemari roll o’pack yang sudah tidak dapat menampung jumlah arsip

yang terus bertambah serta ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG

terhadap peraturan hak akses arsip, prosedur peminjaman arsip di BIG

Upaya yang dilakukan oleh Sub Bagian Kearsipan dalam mengatasi

kendala ruangan penyimpanan dan fasilitas kearsipan adalah, pembangunan

gedung penyimpanan (record center) yang baru berserta pengadaan fasilitas

dan sarana prasarana penyimpanan dan pengelolaan arsip-arsip sesuai dengan

Rencana Anggaran Belanja yang telah disetujui oleh Kepala Biro Umum dan

Kepala Badan Informasi dan Geopasial yang akan segera di realisasikan pada

tahun 2017 ini. Agar boks-boks dan bundel-bundel arsip dinamis inaktif peta

yang diletakkan di lantai tertata dengan rapi pada rak, lemari roll o’pack

maupun lemari arsip gantung kecil walaupun masih dalam antrian proses

pengklasifikasian penginputan dan pembagian wilayah. Mensosialisasikan

31

Badri M Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. (Jakarta: Erlangga,

2006), h. 105.

106

peraturan hak akses arsip, alur pelayanan arsip dan mekanisme peminjaman

arsip dalam bentuk kegiatan maupun alat publikasi lainnya secara formal

ataupun informal.

107

BABV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya,

dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif peta di Sub Bagian

Kearsipan BIG sebagai berikut :

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Peta di Sub Bagian Kearsipan BIG.

Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem wilayah atau daerah,

hal tersebut sudah baik karena sesuai dengan karakteristik arsip yang

disimpan. Azas penyimpanan arsip yang digunakan di BIG adalah azas

kombinasi dengan memusatkan kegiatan kearsipan di Sub Bagian

Kearsipan dan penyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri pada

masing-masing unit. Fasilitas kearsipan yang digunakan sudah sangat

memadai berdasarkan kualitas, namun tidak berdasarkan kuantitas.

Penggunaan rak baja dua muka, lemari tahan api lemari roll o’pack dan

lemari baja arsip gantung) sangat mengefisiensi penggunaan ruangan.

Ruangan penyimpanan yang sesuai standar, karena dilengkapi dengan Air

Conditioning AC), fire alarm system, alat pemadam kebakaran, alat

pengukur suhu, suhu dan kelembaban udara yang baik, serta finger print

yang digunakan pada masing-masing pintu ruang penyimpanan untuk

keamanan arsip-arsip peta/kartografi yang penting (vital).

Petugas kearsipan dinilai sudah baik dalam pengelolaan arsip dinamis

inaktif peta/kartografi yang dimiliki. Pemeliharaan arsip inaktif peta yang

108

dilakukan Sub Bagian Kearsipan BIG sudah sangat optimal berupa

pemberian kanfer yang diletakkan didalam boks arsip, penyemprotan anti

rayap satu bulan sekali dan fumigasi dilakukan dua kali dalam setahun.

Hak akses atau pelayanan arsip telah diatur berdasarkan Peraturan


Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan BIG.

Publik/pihak eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip

dengan kategori biasa/terbuka, terkecuali pihak pengawas eksternal

seperti BPK dan aparat penegak hukum. Penilaian dan pemusnahan arsip

inaktif peta di Sub Bagian Kearsipan BIG sudah optimal dan sudah

dilaksanakan dengan baik, karena sudah memiliki jadwal retensi arsip

masing-masing yang telah diatur dalam Keputusan Kepala BIG Nomor

34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG.

2. Kendala yang dihadapi dan upaya yang dilakukan dalam pengelolaan

arsip dinamis inaktif di BIG.

Ruang dan fasilitas penyimpanan arsip dinamis inaktif peta BIG tidak

lagi dapat menampung jumlah arsip yang semakin bertambah. Hal

tersebut diupayakan dengan penyegeraan realisasi pembangunan gedung

penyimpanan record center) yang baru sesuai dengan Rencana Anggaran

Belanja yang telah disetujui oleh Kepala Biro Umum dan Kepala BIG

pada tahun 2017. Kurangnya fasilitas penyimpanan seperti rak baja

terbuka dua muka, roll o’pack, lemari arsip gantung kecil. Upaya yang

dilakukan adalah pengadaan fasilitas dan sarana prasarana penyimpanan

109

dan pengelolaan arsip-arsip yang menjadi datu dengan anggaran belanja

pembangunan gedung penyimpanan baru tahun 2017. Masih terdapat

ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG perihal pelayanan arsip

BIG, peraturan hak akses arsip, alur pelayanan arsip dan mekanisme

peminjaman arsip di BIG. Upaya yang dilakukan yakni mensosialisasikan

hal-hal tersebut dalam bentuk kegiatan maupun alat publikasi lainnya

secara formal ataupun informal.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, peneliti memberikan beberapa saran

sebagai berikut :

1. Sub Bagian Kearsipan Badan Informasi Geopasial, disarankan segera

merealisasi pembangunan gedung penyimpanan record center) yang baru

sesuai dengan Rencana Anggaran Belanja yang telah disetujui oleh Kepala

Biro Umum dan Kepala BIG pada tahun 2017.

2. Petugas Kearsipan, disarankan mengalokasikan arsip dinamis inaktif peta

yang masih dalam proses pembagian wilayah ke tempat yang lebih layak

dan terlebih dahulu memasukan arsip-arsip peta tersebut ke dalam boks

agar lebih rapi dan guna mencegah kerusakan. Mensosialisasikan secara

rutin perihal pelayanan arsip, peraturan hak akses arsip, alur pelayanan

arsip dan mekanisme peminjaman arsip di BIG dalam bentuk kegiatan

maupun alat publikasi lainnya secara formal ataupun informal.

110

DAFTAR PUSTAKA

A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja

Grafindo, 1993.

Badan Informasi dan Geopasial. Profile. http://www.bakosurtanal.go.id/. Diakses

pada tanggal 27 Januari 2016.

Badri M Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga, 2006

Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2003.

Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta : Rineka Cipta,

2008.

Boedi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen

Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1990.

Bradsher,

JamesGregory.“ManagingArchivesandArchivalInstitutions”.TheUniversity

ChicagoPress,1991.

Chowdurry, G.G.“IntroductiontoModernInformationRetrieval”.London: Facet

Publishing, 2004.

Cook, Michael.“Archives AdministrationAManualfotIntermediate andSmaller

Organization and LocalGonvernment”.Kent:WMDawson&sonLtd,1977.

Cox, Ricard J.“Managing of InstitationalArchives FoundationalPrinciples

andPractices”.New York : GreenwoodPress, 1992.

ElizabetandGeoffreyYeo. “ManagingRecords:AHandbook of Principles

andPractice”. London:FacetPublishing, 2003.

Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers,

2011.

Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. Jakarta:

Arikha Media Cipta,1994.

G. G. Chowdurry.“IntroductiontoModernInformationRetrieval”.London: Facet

Publishing, 2004.

Ignasius Wursanto. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius, 1991.

-------.Kearsipan 3. Yogyakarta: Kanisius, 2003.

http://www.bakosurtanal.go.id/

111

InternationalCouncial onArchives.Electronic Record:AWorkbook for

Archivist.Paris:ICA, 2005.

-------., at.al,.Records ManagementHandbook.(2nded.).Cambridge: Gower,1994.

James M O’Toole.“Understanding archives andmanuscripts”.TianXia Wenhua

Chuban,1996.

Kennedy,Jay andCherrySchauder.RecordManagement:AGuide toCorporate

RecordKeeping.2nded. Sydney:LongmanAustralia,1998.

Krihanta.“AkreditasiLembagaKearsipanProvinsi dalam rangka

MeningkatkanLayanan

kepadaMasyarakat”.JurnalKearsipanANRIvol.3No.1Desember 2008.

Lexy J. Moleong. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja

Rosdakarya,2001.

Mustari Irawan. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Arsip Nasional Republik

Indonesia, 2001.

NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise

Architecture RecordsManagement Profile.

http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses pada

tanggal 2 Februari 2016.

Penn, Ira A.“Records ManagementHandbook”. England:GowerHouse,1992.

PhilipCBanting.a.n.d.Strategies for ManagingElecrtonicRecords:A

NewArchivalParadigm?An AffirmationofOur ArchivalTraditions?

http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal

30April2015.

Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

Read-Smith,dkk. “RecordManagement”.USA: SouthWestern,2002.

Robek, dkk. “InformationandRecordManagement”.California: Glencoe, 1987.

Sofian Effendi. Metode Penulisan Survei. Jakarta: LP3ES, 2012.

Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty, 1985.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan

Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.

Supardjati, dkk. Tata Usaha Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius,2000.

http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf

112

Suzan Z. Diamond. Records Management. Second edition. Newyork: Amacom.

1991.

TotoWidyarsono.“EvaluasiAksebilitasArsip: StudiKasus

diUnitLayananInformasiArsip Nasional Republik Indonesia”. Tesis

S2Fakultas IlmuPengetahuanBudaya, Universitas Indonesia,2002.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Pasal 2 Tahun 1971 tentang Fungsi

Arsip.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Universitas Negeri Semarang. Pedoman Aktif Dinamis. Semarang : UNS, 2013.

Wallace,

PatriciaE.RecordManagement:IntegratedInformationSystem.EnglewoodCliff

,NJ :Prentince Hall, 1992.

Withdrawn. ISO 15489-1:2001.InformationandDocumentation-Records

Management.Firstedition. 4.3

Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama,

1998.

-------.ManajemenKearsipan.Jakarta:Gramedia Pustaka Utama, 2003.

HASIL OBSERVASIPENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

(PETA / KARTOGRAFI) DIPUSAT KEARSIPAN BIG

NO ASPEK INDIKATOR YA TIDAK KET

1 Sistem Penyimpanan

arsip

Sistem penyimpanan

yangterterapadaboks arsip

sesuai dengan

kodeklasifikasiyang ditentukan.

Sistem

penyimpanan

menggunakan

sistem

penyimpanan

berdasarkan

wilayah, terlihat

pada

keteranganyang

ditempel pada boks

arsip.

2 Peralatanpenyimpan

an arsip inaktif

a. Kondisi rak arsip layak

digunakan.

Rakyang terbuat

dari baja kokoh dan

tidak berkarat, rak

kayu kondisi baik

dan tidak keropos

c. Rak baja terbuka (dua muka) 20rak

d. Rak roll o’pack gantung 1 rak

e. Rak roll o’pack 16 unit

f. Lemari arsip gantung kecil 20 unit

g. Jumlah seluruh boks arsip 14.540 boks

h. Boks arsip terbuatdari

karton dan mempunyai

lubang sirkulasi udara

Boks besar

diameter3cm, boks

kecil 2cm

h. Kondisi boks arsiplayak

digunakan.

Sebagian besar

boks arsip

kondisinyabaik

3 Ruangan

penyimpanan arsip 1

a. Kondisi ruangan

penyimpanan

12 jendela, akan

tetapi memiliki

Exhaust 12 buah,

ukuran 40x40

cm

b. Ketersediaan

alatpemadam

kebakaran

3 buah tabung

c. Ketersediaan alatpendeteksi

api(FireAlarm System) Tersedia

d. Pencahayaan berasaldari

lampu dan masuknya sinar

matahari.

Pencahayaanberasa

l dari lampu

e. Sirkulasi udara lancar

Sirkulasi

udaralancar hanya

berasal dari

Exhaust

f. Penggunaan Air

Conditioning (AC) Tersedia5 buah

g. Suhu ruangan penyimpanan Rata-rata16˚C

h. Ketersediaan alatukursuhu Tersedia

i. Jarak antararakyangsatu

dengan yanglain 100-110

cm

100cm

j. Jarak rak dengantembok 70-

80 cm 100 cm

k. Penempatan unit rak

belakangdengan rak

belakang

Penempatan

rakbelakangd

engan

belakangagar

efisien ruang

4. Ruangan

penyimpanan arsip 2

a. Kondisi ruangan

penyimpanan

12 jendela, akan

tetapi memiliki

Exhaust 12 buah,

ukuran 40x40 cm

b. Ketersediaan alatpemadam

kebakaran

Tersedia 3 buah

tabung

c. Ketersediaan alatpendeteksi

api(FireAlarm System) Tersedia

d. Pencahayaan berasaldari

lampu dan masuknya sinar

matahari.

Pencahayaandari

penggunaan lampu

neon.

e. Sirkulasi udara lancar

Sirkulasi udara

lancar hanya

berasal dari

Exhaust f. Penggunaan AirConditioning

(AC) Tersedia6 buah

g. Suhu ruangan Rata-rata16˚C

h. Ketersediaan alatukursuhu Tersedia

i. Jarak

antararakyangsatudengan

yanglain 100-110 cm

100cm

j. Jarak rak dengantembok 70-

80 cm 100cm

k. Penempatan unit

rakbelakangdengan rak

belakang

Penempatan

rakmenempel pada

tembok.

5. a. Kondisi meja arsiparis tertata

dengan rapi Rapi

Pegawai Kearsipan

b. Menataarsipyang akan

dimasukan kedalam boks

dengan rapi

Iya

c. Dapatmendeskripsikan

arsipkedalamkartu

deskripsidengan benar

Iya

d. Dapatmenyusun kartu

deskripsi dengan sistematis

sesuai skema

pegaturanarsip.

Iya

e. Dapat Mendeskripsikan

arsip pada aplikasi sistem

manejemen kearsipan yang

digunakan

Iya

f. Dapat membungkus arsip

dengan kertas kessing/paper

mintdengan rapi

Iya

f. Dapat menata arsip ke

dalamboks sesuai urutan Iya

7.

Fasilitas

pemeliharaan arsip

inaktif

a. Tersediavacuumclenner Tersedia

b. Tersediakanfer

Tersediakanfer

yangdimasukan

kedalam boks arsip

c.

Tersediabahankimiapembas

mi serangga(baygon)

Iya

8 Aplikasi Sistem Manajemen Kearsipan Iya

No Nama Aspek Ya Tidak Ket

1. EH(51 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip

dinamis inaktif peta/kartografi

kedalam kartu deskripsi.

b. Dapatmenyusunkartu deskripsi

dengansistematis sesuai

skemapegaturanarsip.

c. Dapatmembungkus arsip

dinamis inaktif peta/kartografi

dengan kertas / paper

mintdan plastik pelapis.

d. Dapatmenataarsip dinamis

inaktif

peta/kartografikedalam boks

sesuai urutan.

2. SS(57 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip

dinamis inaktif

peta/kartografi kedalam kartu

deskripsi.

b. Dapatmenyusun kartu

deskripsi dengansistematis

sesuai skemapegaturanarsip.

c. Dapatmembungkusarsip

dengan kertas / paper

mintdan plastik pelapis.


inaktif


sesuai urutan.

3. IS (35 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip

kedalam aplikasi sistem





c.

Dapatmembungkusarsipdenga

n kertas / paper mintdan

plastik pelapis.


inaktif


sesuai urutan

4. IR (33 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip






c.



plastik pelapis.


inaktif peta/kartografikedalam

boks sesuai urutan

5. EM(30 th) a. Dapatmendeskripsikanarsip






c.



plastik pelapis.


inaktif peta/kartografikedalam

boks sesuai urutan

HASILWAWANCARA

Nama : Dra. Eti Hermayanti, M.Si.(51Tahun)

Jabatan : Arsiparis

Wawancara tanggal 4 Agustus 2016, pukul 08.30 WIB

No. Deskripsi

1.

2.

Tanya Bagaimana arsip peta tercipta?

Jawab Arsip peta-peta yang tercipta di BIG dihasilkan dari masing-masing

unit kerja disini. Ada peta tematik, peta rupabumi, peta kelautan,

peta batas wilayah, peta tata ruang dan atlas. Arsip peta disini

tercipta melalui proses yang rumit dan lama, tergantung dari jenis

petanya sih, yang terbilang paling rumit dan lama itu peta datar.

Penciptaan arsip peta di BIG tergantung pada perkembangan tata

ruang, faktor alam itu sendiri dan juga anggaran. Bisa sampai 5-6

tahun proses penciptaannya, karena harus melalui proses pembagian

ini itu. Tanya Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Pusat Kearsipan BIG untuk

penyimpanan arsip inaktif peta?

Jawab Sistem penyimpanan arsip yang digunakan disini adalah berdasarkan

wilayah, pokok soal dan tahun.

3. Tanya Mengapa menggunakan sistem penyimpanan arsip inaktif peta

tersebut?

Jawab Penggunaan sistem wilayah yang sudah ditentukan dik

berdasarkan Peraturan Kepala BIG No. 34.1 tahun 2013 Tentang

Pedoman Tata Kearsipan, Peraturan Kepala Badan Informasi

Geospasial No 19 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di

Lingkungan Badan Informasi Geospasial.

4. Tanya Azas penyimpanan apa yang digunakan oleh Pusat Kearsipan BIG?

Jawab Itu lhooh dik,kan masing-masing unit kerja disini melakukan tugas

Kearsipan sendiri,tapi nantinya setelah 2 tahun arsip-arsip peta yang

di kelola oleh masing-masing unit akan diserahkan ke Sub Bagian

Kearsipan sini, azas kombinasi yaa dik sebutannya.

5. Tanya Mengapa menggunakan azas tersebut?

Jawab Sistem ini cocok disini, sesuai dengan karakteristik arsip disini.

6.

Tanya Apakah Sub Bagian Kearsipan BIG sudah melaksanakan pelayanan

arsip inaktif jika masyarakat membutuhkan? Jikasudah,

bagaimanakah prosedur pelayanan arsip inaktif pada Sub Bagian

Kearsipan BIG?

9.

Jawab Sudah dong, untuk pelayanan arsip dinamis inaktif peta/kartografi

disini biasanya lebih sering dilakukan dari masing-masing unit kerja

internal BIG, mereka harus isi form peminjaman terlebih dahulu, lalu

kita nyatet di buku peminjaman. Kalau pihak luar BIG harus melalui

prosedur peminjaman langsung dengan mengajukan surat peminjaman

yang ditujukan kepada Kepala Biro Umum yang kemudian akan

didisposisikan permintaan peminjamannya kepada kita.

Peminjaman arsip dinamis inaktif (peta/kartografi) berjangka waktu 3

hari, apabila ingin diperpanjang maka harus melakukan permohonan

ulang kembali. Kalau untuk arsip dinamis inaktif (peta/kartografi)

yang penting hanya dipinjamkan copy-an dari arsip dinamis inaktif

(peta/kartografi) tersebut.

Pelayananarsip dinamis telah diatur berdasarkan Peraturan Kepala

Badan Informasi Geospasial No 3 tahun 2015 Tentang Sistem

Klasifikasi Keamanan Dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan

Badan Informasi Geospasial, publik/ pihak eksternal mempunyai hak

untuk mengakses seluruh arsip dengan kategori biasa/terbuka,

terkecuali pihak pengawas eksternal seperti BPK dan aparat penegak

hukum

7.

Tanya Siapa yang bertanggungjawab dalam pelayanan arsip inaktif?

Jawab Kepala Sub Bagian Kearsipan, arsiparis dan staf kearsipan lainnya dik

8.

Tanya Bagaimana penyusutan arsip yang dilakukan di Sub Bagian Kearsipan

BIG?

Jawab Untuk penyusutan kami sudah lakukan secara rutin,karena seluruh

arsip sudah mempunyai JRA, penyusutan berupa pemindahan dari unit

kerja keunit kearsipan sesuai dengan Keputusan Kepala Badan

Informasi Geospasial Nomor 34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi

Arsip di Lingkungan BIG

9.

Tanya Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan di Sub Bagian

Kearsipan BIG?

10.

Jawab Proses penyusutan arsip dinamis inaktif peta/kartografi disini

menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan lakukan secara rutin

berdasarkan Keputusan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor

34.2 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BIG.

Proses pemindahan arsip dinamis inaktif peta/kartografi dilakukan

dari setiap unit yang sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh

petugas yang bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-

masing unit. Penentuan kapan suatu arsip dinamis peta/kartografi

akan dipindahkan adalah ketika arsip dinamis peta/kartografi tersebut

telah masuk tiga tahun setelah inaktif, kemudian unit tersebut bersurat

ke Sub Bagian Kearsipan, kemudian unit tersebut bersurat dan

menyiapkan berita acara penyerahan arsip ke Sub Bagian Kearsipan.

Sebelum melakukan pemindahan ke ruang penyimpanan arsip dinamis

inaktif, kita menyiapkan daftar arsip berisikan keterangan arsip yang

dipindahkan dari setiap unit. Akan tetapi terlebih dahulu kita

pemeriksa kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut

dengan daftar yang diserahkan berita acara penyerahan. Dari unit

kerja nantinya arsip dikelompokan berdasarkan pokok soalnya, terus

manuverkartu, setelah maneuver kartu selesai, kemudian diberkaskan

yaitu menggabungkan berkas yang isinya saja, dibungkus sama kertas

casing kemudian di beri label nomor sama kode klasifikasi terus

dimasukan dalam boks. Tanya

Apakah pemusnahan arsip sudah dilaksanakan oleh Sub Bagian

Kearsipan BIG? Jawab

Pemusnahan itu kan berdasarkan jadwal retensi arsip dik, arsip peta

disini sudah punya jadwal retensi arsip, jadi alhamdulillah sudah

optimal.

11.

Tanya

Jawab

Bagaimana pelaksanaan pemusnahan arsip diSub Bagian Kearsipan

BIG?

Jawab Kita sudah melakukan penyusutan arsip dinamis inaktif

peta/kartografi, sebagian besar arsip yang disimpan sudah memiliki

jadwal retensi arsip kita dipisahkan ke ruangan khusus yang

dikumpulkan untuk proses pemusnahan. Hal ini tentu sangat membantu

kita dik dalam pengelolaan arsip inaktif menjadi agar lebih optimal.

Pemusnahan arsip dinamis inaktif peta/kartografi yang dilakukan

disini dengan menghancurkan arsip-arsip dinamis inaktif

peta/kartografi tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga

menjadi bubur kertas. Pernah juga pemusnahan arsip-arsip yang disini

dengan bekerja sama oleh pihak ke-tiga.

12.

Tanya Kendala apa yang dihadapi Sub Bagian Kearsipan BIG dalam

pengelolaan arsip peta?

Jawab Kendala yang kita hadapi sampai saat ini sih fasilitas kearsipan

seperti rak arsip, lemari roll o’pack untuk media penyimpanan arsip

yang BIG miliki sudah tidak mampu menampung pertumbuhan arsip

yang disimpan. Ruang penyimpanan yang kita miliki juga sudah

semakin sempit. Ketidakpahaman user dari pihak ekternal BIG

terhadap peraturan hak akses arsip, prosedur peminjaman arsip disini

cukup merepotkan untuk ngejelasinnya, terutama klo yang ngeyel dan

bersikeras mau meminjam arsip peta.

13

Tanya Upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang ada?

Jawab Tahun 2017 kita akan realisasikan renstra dan rencana anggaran

belanja (RAB) untuk pembangunan gedung penyimpanan arsip yang

baru beserta pengadaan fasilitas dan sarana prasarana tambahan

untuk dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip-arsip BIG.

Karena sudah di setujui juga oleh Kepala Biro Umum dan Kepala

Badan Informasi dan Geopasial, tapi masih belum tau waktu, tanggal

dan bulan pelaksanaan yang pastinya kapan. Sosialisai dalam bentuk

kegiatan maupun alat publikasi lainnya secara formal ataupun

informal.

HASILWAWANCARA

Nama : Edi Marfatah I (57Tahun)

Jabatan : Arsiparis

Wawancaratanggal 4 Agustus, pukul 09.30 WIB

No. Deskripsi

1.

Tanya Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan di Sub

Bagian Kearsipan BIG?

Jawab Proses penyusutan arsip kita awali dengan proses pemindahan.

Pemindahan arsip dinamis inaktif peta/kartografi disini dari setiap

unit yang sudah melakukan pemilihan terlebih dahulu oleh petugas

yang bertanggungjawab untuk mengelola arsip di masing-masing unit

dik. Arsip dinamis inaktif peta/kartografi akan dipindahkan kalau

arsip dinamis inaktif peta/kartografi telah masuk satu tahun setelah

inaktif, kemudian unit tersebut bersurat dan menyiapkan berita acara

penyerahan arsip ke Sub Bagian Kearsipan. Sebelum melakukan

pemindahan ke ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif, kita

menyiapkan daftar arsip berisikan keterangan arsip yang

dipindahkan dari setiap unit. Akan tetapi terlebih dahulu kita

pemeriksa kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut

dengan daftar yang diserahkan berita acara penyerahan. Dari unit

kerja nantinya arsip dikelompokan berdasarkan pokok soalnya, terus

maneuver kartu, setelah manuverkartu selesai, kemudian diberkaskan

yaitu menggabungkan berkas yang isinya saja, dibungkus sama kertas

kesing kemudian di berilabel nomor sama kode klasifikasi terus

dimasukan dalam boks.

2.

Tanya Bagaimana klasifikasi/pengkategorian arsip peta yang di lakukan di

BIG?

Jawab Sistem pengklasifikasian yang kita pakai untuk arsip-arsip dinamis

inaktif peta/kartografi sesuai dengan Peraturan Kepala BIG no. 34.1

tahun 2013 tentang pedoman tata kearsipan Badan Informasi

Geospasial dik. Pengklasifikasian arsip disini berdasarkan nama/jenis

kegiatan-kegiatan dan jenis peta. Dari tiga kategori klasifikasi masih

terdapat 2 turunan yaitu sub kode klasifikasi dan sub-sub kode

klasifikasi. Sub kode klasifikasi biasa disingkat seperti RT, RS, LK, PR

dan lainnya. Sedangkan sub-sub kode klasifikasi biasa disingkat

seperti G1, G2, G3 dan lainnya.

3.

Tanya

Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang

penyimpanan arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang

dilakukan di BIG?

Jawab Kita pakai aplikasi sistem menejemen kearsipan dik

Tanya Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip

inaktif (peta) di BIG 4. Jawab Fasilitas penyimpanan yang ada disini banyak sih, kaya ruang

penyimpanan, rak baja terbuka (2 muka), lemari roll o’pack, lemari

arsip gantung kecil, server, boks, filling cabinet dik.

5.

Tanya Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif yang dimiliki oleh

BIG? Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan

yang telah ditentukan dalam bidang kearsipan Jawab Kalau menurut kami sudah

6

Tanya Peralatan apa saja yang digunakan untuk pengamanan arsip yang

dimiliki oleh BIG

Jawab Peralatan keamanan yang kita gunakan disini ada lemari tahan api

(roll o’pack), tabung alat pemadam kebakaran, alat pendeteksi api (fire

alarm system), finger print yang terletak pada masing-masing pintu

ruang penyimpanan dan CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif

peta/kartografi

7.

Tanya Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan

di BIG?

Jawab Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan di tempat kitasih berupa

pemberian kanfer yang diletakan didalam boks-boks arsip,

penyemprotan anti rayap pada bagian luar boks arsip yang dilakukan itu

satu bulan sekali atau dua bulan sekali untuk mencegah serangga yang

mungkin masuk ke dalam boks arsip dan fumigasi juga dilakukan dua

kali dalam satu tahun. Kalau pembersihan arsipdari debu dilakukan satu

minggu satu kali oleh petugas kearsipan dibantu sama cleaning service

yang bertugas disini. Pembersihan debu dilakukan memakai kemoceng

dan vacum cleaner, baik dalam maupun luar boks arsip dan

pembersihan juga dilakukan pada rak arsip dinamis inaktif peta. Kalau

perbaikan arsip dinamis inaktif peta yang rusak belum pernah

dilakukan, karena keutuhan arsip dinamis inaktif peta yang asli terjaga

dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak peminjam.

8.

Tanya Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan

di BIG?

Jawab Penilaian yang kita lakukan di sini yaitu dengan cara mendeskripsikan

arsip atau naskah yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi

informasi, wilayah, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Dibentuk tim

penilai terlebih dulu, kemudian kita himpun kartu deskripsi dari

kegiatan yang sama dalam satu berkas, kita kumpulkan berkas dalam

satu seri arsip, kemudian lakukan penilaian untuk setiap serinya, baik

dari segi aspek fungsi maupun informasinya.

HASILWAWANCARA

Nama : Indra Suryatna(35Tahun)

Jabatan : Arsiparis

Wawancaratanggal 4 Agustus, pukul 08.30 WIB.

No. Deskripsi

1.

Tanya

Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang

penyimpanan arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang

dilakukan di BIG? Jawab Kita menggunakan aplikasi sistem menejemen kearsipan pengadaan

dari BIG dik

2.

Tanya Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip

inaktif (peta) di BIG

Jawab Fasilitas penyimpanan yang ada itu ruang penyimpanan, rak baja

terbuka, lemari roll o’pack, lemari arsip gantung kecil, server, boks,

filling cabinet dik.

3.

Tanya Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif yang dimiliki oleh

BIG? Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan

yang telah ditentukan dalam bidang kearsipan?

Jawab Kalau menurut kami sudah

Tanya Peralatan apa saja yang digunakan untuk pengamanan arsip yang

dimiliki oleh BIG? 4. Jawab Peralatan keamanan disini yaa itu lemari tahan api (roll o’pack),

tabung alat pemadam kebakaran, alat pendeteksi api (fire alarm

system), finger print ada di masing-masing pintu ruang penyimpanan

dan CCTV untuk keamanan arsip dinamis inaktif peta/kartografi

5.

Tanya Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan

di BIG?

Jawab Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan di tempat kita sih berupa

pemberian kanfer, penyemprotan anti rayap satu bulan sekali atau dua

bulan sekali dan fumigasi juga dilakukan dua kali dalam satu tahun.

Sama pembersihan arsip dari debu dilakukan satu minggu satu kali kita

dibantu sama cleaning service. Kalau arsip peta yang rusak terus

diperbaiki itu belum pernah dilakukan, karena alhamdulillah keutuhan

arsip disini terjaga dengan baik oleh petugas kearsipan dan pihak

peminjam.

6

Tanya Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan

di BIG?

Jawab Penilaian yaa? kita sih melakukannya dengan cara mendeskripsikan

arsip atau naskah yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi

informasi, wilayah, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Dibentuk tim

penilai terlebih dulu, kemudian kita himpun kartu deskripsi dari

kegiatan yang sama dalam satu berkas, kita kumpulkan berkas dalam

satu seri arsip, kemudian lakukan penilaian untuk setiap serinya, baik

dari segi aspek fungsi maupun informasinya.

PEDOMAN WAWANCARA

Kepala Sub Bagian Kearsipan BIG

1. Bagaimana arsip peta tercipta?

2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip inaktif peta peta yang dilakukan di

BIG?

3. Mengapa menggunakan sistem penyimpanan tersebut?

4. Menerapkan azas penyimpanan arsip apakah yang dilakukan di BIG?

5. Mengapa menggunakan azas penyimpanan tersebut?

6. Sistem temu kembali seperti apa yang dimiliki?

7. Apakah SDM yang ditugaskan untuk pengelolaan arsip di sub bidang

kearsipan BIG merupakan Tenaga ahli dalam bidang kearsipan (arsiparis)?

8. Apakah tenaga ahli (arsiparis) yang ada di sub bagian kearsipan sudah

sesuai dengan kebutuhan pengelolaan arsip yang dimiliki?

9. Siapa yang bertanggung jawab dalam pelayanan arsip inaktif peta peta?

10. Siapa saja yang diperkenankan untuk mengakses/meminjam arsip inaktif

peta peta yang dimiliki BIG?

11. Bagaimana jadwal retensi arsip inaktif peta peta yang ditentukan di BIG

untuk proses pemusnahan?

12. Kendala apa yang dihadapi Sub Bagian Kearsipan BIG dalam pengelolaan

arsip peta?

13. Upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang ada?

PEDOMAN WAWANCARA

Arsiparis

1. Bagaimana proses penyusutan arsip inaktif peta peta yang dilakukan di

BIG?

2. Bagaimana klasifikasi/pengkategorian arsip peta yang di lakukan di BIG?

3. Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang penyimpanan

arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang dilakukan di BIG?

4. Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip

inaktif peta peta di BIG?

5. Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif peta yang dimiliki oleh

BIG? Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan yang

telah ditentukan dalam bidang kearsipan?

6. Peralatan apa saja yang digunakan untuk pengamanan arsip yang dimiliki

oleh BIG?

7. Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan di

BIG?

8. Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan di

BIG?

PEDOMAN WAWANCARA

Staf Kearsipan

1. Sistem penyimpanan apa yang digunakan untuk menunjang penyimpanan

arsip yang dimiliki untuk proses temu kembali yang dilakukan di BIG?

2. Fasilitas penyimpanan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip

inaktif (peta) di BIG?

3. Bagaimanankah ruang penyimpanan arsip inaktif yang dimiliki oleh BIG?

Apakah sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan yang telah

ditentukan dalam bidang kearsipan?

4. Peralatan Apa saja yang digunakan untuk pemeliharaan arsip peta yang

dimiliki oleh BIG?

5. Bagaimana bentuk pemeliharaan arsip peta secara fisik yang dilakukan di

BIG?

6. Bagaimana penilaian dan penyusutan arsip inaktif peta yang dilakukan di

BIG?

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PETA PADA BADAN...

Documents

Transcript of PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PETA PADA BADAN...