• Einführung - Uwe Ulrich

• Pause (5 min.)

• Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender

• Pause (20 min.)

• Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski

• Pause (5min.)

• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich

• Diskussion / Fragen

Browserbasiertes, intuitives und intelligentes

Erfassen und Scannen mit

Info Activate

Meike Walther

Steffen Bossack

Axel Schlender

Was erwartet Sie in diesem Webinar:

Teil 1: Einführung

1. Warum Browserbasiertes, verteiltes Erfassen?

2. Architektur und Grundelemente von Info Activate.

3. Anwendungsbeispiele. Mobiles Erfassen.

4. Info Activate Live

Teil 2: Neuigkeiten V 2.0

1. Neue Features und Funktionen.

2. Preismodell

3. Fazit und Ihre Fragen

Die Themen von Document Imaging

30.07.2015

• Einführung - Uwe Ulrich

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• Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender

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• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich

• Diskussion / Fragen

Erstaunliche Vielfalt!

Das Hardware - Portfolio 2013

Für jede Anwendung die passende Komponente!

Trūper

3210/3610

ScanMate

i1120

i1405 Scan Station

500 i2400

i2600

i2800

sceye

i920

i2900

i4200

i4600

i1860

Ngenuity

9090/9125/

9150

ImageTrac

i5200

i5600

ii5800

i3200

i3400

30.07.2015

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• Pause (5min.)

• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich

• Diskussion / Fragen

Papierdokumente in SharePoint integrieren

Verteiltes Erfassen unternehmensweit

Logistik Service Personal Rechnungen

Niederlassung

Agenturen Kunden

Niederlassung

Lieferanten AD Mitarbeiter

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• Diskussion / Fragen

Papierdokumente in SharePoint integrieren (2)

Verteiltes Erfassen weltweit

2 Medienbruch soweit wie möglich zur Entstehung verschieben

3 Flexibilität. Mobilität. Anpassungsfähigkeit. Einfachheit.

4 Perfekte Ergänzung für jedes ECM oder SharePoint.

5 Scanner, Smartphones, Multifunktionsgeräte sind nahezu überall verfügbar.

6 Sehr einfach, schnell und administrationsarm realisierbar.

1 Die Trends: 1. Verteiltes, dezentrales Scannen & Erfassen.

2. Automatisierung von Geschäftsvorfällen und Prozessen.

Warum ist verteiltes Erfassen eines der “Hype” Themen?

30.07.2015

Branchenübergreifende Anwendungen

Wirtschaftsprüfer

Kanzleien

Steuerbüros

Praxen

Handwerk

• Verträge

• Verwaltungsakten

• Prüfungsunterlagen

• Beweismittel

• Forderungsprozesse

• Juristische Genehmi-

gungsverfahren

Mittelstand

Industrie, Zulieferer

Kommunen

Kliniken

Behörden, etc.

• Kaufmännische Belege

• Rechnungen, Lieferscheine

• Posteingang

• Verträge

• Entwicklungsunterlagen

Versicherungen

Krankenkassen

Banken

Industrie

Behörden

Retail

• Formulare

• Serviceunterlagen

• Personalunterlagen

• Einstellungsmanagement

• Mahnungen, AD Abrechnungen

• Zahlungsfreigaben

• Genehmigungsworflows

30.07.2015

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• Diskussion / Fragen

Warum ein Produkt für SP 2010/2013?

Größter Wachstumsbereich bei Microsoft

Zentrale Business Plattform für Unternehmen

Zentrale Installation, leichte Administration

Trend zu browserbasierten Systemen

Kein eigener Erfassungsclient enhalten

30.07.2015

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• Diskussion / Fragen

Drei verschiedene Anforderungen:

Knowledge Worker

Entscheider

IT Administrator

• einfach, intuitiv

• Metadaten sicher u. einfach mitgeben

• in der gewohnten Software bleiben

• NULL Training

• ortsunabhängig, jederzeit einsetzbar

• zentrale Installation (SP Server) und Admin

• NULL Software auf den Clients

• Browser basiert (Browser unabhängig)

• simple Erstellung der Apps und Workflows

• Kosten deutlich senken, IT Resourcen

• Standard Tools

• klare, übersichtliche Infrastruktur

• Ausbaufähigkeit

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Accounting

Legal

Human Resources

Customer Service

Order Processing

Customers Supply

Government

Resellers / Agents

Sales

Geschäftsvorfälle / Workflows

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Kodak Info Activate Solution

Legal

Human Resources

Customer Service

Order Processing

Sales

Accounting

Streamlines Dokumentenerfassung und Prozesse

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Info Activate

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Die Info Activate Bedieneroberfläche

30.07.2015

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Der Info Activate Scan Client

30.07.2015

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Der integrierte Viewer:

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• Diskussion / Fragen

Die Info Activate Ausgabe nach SharePoint

… oder FileShare !

30.07.2015

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• Diskussion / Fragen

Smart, Intelligent, Einfach! I

Die Möglichkeiten im Überblick:

Barcode Erkennung integriert • Matching mit Content Types

• Splitting auf Content Types

• Alle wichtigen 1D + 2D Codes

Indexierung • direkt beim Erfassen oder separat

• SP Content Types

• manuell, Lasso OCR, Datenbank Anbindung

Volltext PDF/A • komplette Nuance (Omnipage) Integration

• Volltextrecherche

Viewer

• optional

• > 300 Formate

• Thumbnail-, Vollansicht, Annotationen, etc.

Workflowmodul

• optional

• Ninetex

30.07.2015

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Ganz genau hingeschaut!

Bestechende Bildqualität am Beispiel einer Rechnung (schwarz/weiss)

45 KByte 250 KByte

1 1

Info Activate Version 2.0

Neue Funktionen und Features

Infrastruktur:

Unterstützung von

SharePoint 2013

Info Activate

Versions-Upgrade (V1.2 auf

2.0)

Erfassen von mobilen Endgeräten (Android + iOS)

1. Job auswählen 2. Fotografieren

und korrigieren

3. Indexieren

Unterstützung von Multifunktionsgeräten

Multifunktionsgerät Email Server

Accounting

Legal

Human Resources

Customer Service

Order Processing

Sales

Info Activate

Definierte Mail Adresse pro Job

Managed Metadata (Verwaltete Metadaten)

Im Managed Metadatenfeld werden angezeigt:

a) Verschiedene Treffer bei Eingabe

b) Vordefinierte Werte/Felder stehen zur Auswahl

SharePoint Inhaltstypen (Content Types / Lookup Fields)

Document Sets (Dokumentenmappen)

One Click OCR (“Point & Shoot”)

• Automatisches

Weiterspringen

in das nächste

Index-Feld

• “Rechts Click”

Auswahl der OCR Sprache

Erweiterte Bildbearbeitungsmöglichkeiten

Import / Export von Aufträgen

Importieren

Exportieren

Verschieben / Kopieren von Aufträgen

verschieben

kopieren

Verschieben und kopieren

von Dokumenten während

der Ausgabe

• Bisher nur mit Hilfe von

Workflows möglich

• Nun im Ausgabe-Setup

integriert

Indexieren nach dem Scannen (“Index later”)

ANHALTEN/HOLD

Anpassung an Benutzertypen

1. Bearbeiten und übertragen (skip

indexing)

2. Indexieren und übertragen (skip

editing)

3. Direkt-Scan zu SharePoint

Manueller Import von Dokumenten

Integration in Capture Pro Version 4.5

Batch-orientierte

Erfassungs-Lösung

• Schnelles, effektives Erfassen von

Business Dokumenten in hoher

Qualität

• Hohe Produktivität und erweiterte

Index-Möglichkeiten

• Kritische Dokumente und

Datenbankanbindung

• Unterstützt Kodak und 3rd-Party

Scanner

Scan- und Workflow-Lösung für

Microsoft SharePoint

• Business-Dokumente erfassen mit

“One-Click” erfassen

• Volle Integrieration in die SharePoint

Plattform

• Browser basierend und leicht zu

bedienen

• Beständigkeit und Exaktheit von

Business Daten

• On-Premise und zukünftig SaaS

(Cloud-basierend)

Erfordert Kodak Alaris Capture Pro Version 4.5 und Auto-Import Modul

Integration in Capture Pro

KIAS Job 1

Capture Pro 4.5

Scanner

Input Split Docs Send to KCP Save Temp Doc Delete Temp Docs

Read Docs Fill in Index fields Send to

KIAS OCR Zones Delete Temp Images

Verify

Index

Data

Output to SharePoint

Library Rename

Initiate workflow for

approval

KIAS Job 2

Beispiel Flow chart für KIAS 2.0 / CSPro 4.5 Zonal OCR

Info Activate Lizensierungsmodell

Volumen und Transaktionsfrei, unbegrenzte Scanmengen, Scannerunabhängig

„Named CAL`s, Lizensierung pro Anwender (20, 50,100 ,200, 500, unlimitiert)

CAL`s werden Benutzern zugewiesen, nicht Geräten

CAL`s können wiederbenutzt werden (Anmelden/Abmelden/Neue Benutzer)

Basispaket: Server + 20 CAL`s

Erweiterung: CAL`s (20, 50, 100, 200, 500, unlimitiert)

und/ oder Server nach Bedarf

Software Assurance 1 Jahr inclusive (3/5 Jahre optional)

Vizit Viewer und Nintex Workflow als Option

CAL = Client Access Licence

30.07.2015

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Die Architektur: Info Activate Solution

QC client

Kodak Perfect Page Post-scan

Bildoptimierung

Dashboard client

Reporting Statistic

Management Scan client

Browser Shortcuts / Profile

TWAIN

Index client

Manueller Index Metadaten Validierung Lasso OCR

Admin client

Scanner Setup Applikations Setup

Info Activate Clients

Capture Workflow OCR

Bildverarbeitung Ausgabe /Option. Module

Info Activate Server

Browser basierter Drag n`Drop Workflow Designer

Einfache Verteilung und Verwaltung

Info Activate Workflow Modul

Info Activate Server

Technische Vorausetzungen (minimum Voraussetzungen)

Server hardware 64-bit, four core CPU; 8 GB RAM; 80 GB hard drive

Server operating system Microsoft Windows Server 2008 Enterprise R2 SP1, Server 2012

SharePoint requirement SharePoint Foundation 2010 SP1, 6/2011 CU, SP 2013 ein oder mehrere Server

Database requirement Microsoft SQL Server 2008 R2 (64 bit), Server 2012

Client PC requirement 2 GB RAM

Scanner requirement TWAIN-compliant driver

Browser requirement Internet Explorer 7, 8 or 9; Silverlight 5 (andere Browser möglich)

30.07.2015

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Was tun bei sehr großen Dokumentenmengen?

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SharePoint mit ECM oder FileShare verbinden

slight powered by

• bei sehr großen Datenmengen gerät SharePoint schnell an seine Grenzen

• Dokumente können mit SP nicht in externe FileShare`s oder Archive geschrieben werden

• hohe Geschwindigkeiten und sicheres, robustes Handling großer Datenmengen mit

detaillierter Protokollierung erforderlich

• revisionskonforme und mandantenfähige Ablage erforderlich

Die Lösung: Active Migration und Active Repository Manager von Tecmasters

Verlinkung von SharePoint mit beliebigen Repository Systemen

Metadaten Erfassung Bilder

File System extern

Fazit:

30.07.2015

www.kodakalaris.com/go/infoactivate

Präsentation auf: www.scanloesungen.de

Download der Aufzeichnung auf YouTube

meike.walther@kodakalaris.com

steffen.bossack@kodakalaris.com

axel.schlender@kodakalaris.com

Informationen unter: www.kodakalaris.com/go/events

Capture

Software

Pro

Info

Activate Info

Insight

Vielen Dank für Ihr Interesse!