Eierstyring i prosjekterProblemer og utfordringer

Hvem er vi?

• Helge Marheim, Telenor AS

– Senior prosjektleder

– Pt allokert til utviklingsoppgaver (PMO)

– Erfaring fra større produktutviklingsprosjekter

• Tønnes Eilertsen, Metier AS

– Konsulentdirektør

– Konsulent siden 1991

– Erfaring fra større IKT- og omstillingsprosjekter

• Samarbeidet om utvikling og implementering av rammeverk for eierstyring i prosjekter i Telenor Norge

Agenda

• Innledende avgrensninger/avklaringer

• Kort om Telenor

• Eierstyring i prosjekter - metode og tilnærming til utviklingsarbeidet

• Evaluering, resultat og hypoteser

• Valgte tiltak

• Status - hva vi har oppnådd så langt

Avgrensning

Gjennomføring av prosjekterUtvelgelse av prosjekter

Vi vil fokusere på Prosjekteier og Styringsgruppens rolle i forhold til løpende styring/ledelse og støtte til

Prosjektleder/prosjektet

Rammeverk for eierstyring i prosjekter

Roller Prosesser

KompetanseSystemer

og verktøy

”Mitt” Telenor

Prosjektprosess i Telenor

Fokus på risikostyringSamspillet mellom vurdering av finansiell risiko, operasjonell risiko og prosjektgjennomføringsrisiko

B1 B2 B3 B4 B5

Pro

sje

ktg

jen

no

mfø

rin

gsr

isik

oP

rosj

ekt

gje

nn

om

føri

ng

sris

iko

P r o s j e k t r i s i k o s t y r i n g

Op

era

sjo

ne

ll ri

siko

Op

era

sjo

ne

ll risi

koF

ina

nsi

ell

risi

koF

ina

nsi

ell

risi

ko

Rapport, risikoanalyse

Verdivurdering (BC) med

sensitivitets-analyse

Gjennomføre risikoanlayse

Oppdatere risikoanalyse

Oppdatert rapport,

risikoanalyse

Oppdatert verdivurd. (BC) m. sensitivitets-

analyse

Endringer i eksterne foruts. til

verdivurd.

Utarbeide verdivurdering

Oppdatere verdivurdering

Faktisk leveranse og løsning

Leveranse- og

løsnings-beskr.

Leveranse-skisse

Kvalitetsavvik(Endringer i leveranseinnhold og løsning)

Tidplan

Budsjett

Tidsavvik

Kostnadsavvik

Prosjekt-regnskap

med samlet faktisk avvik

Rapportere tids-, kost- og kvalitetsavvik til styringsgruppen.

Besluttede risikoredus

erende tiltak

Mulige ytterligere risikored.

tiltak

Telenor realiserer det meste av sin strategi gjennom prosjekter

Ref. PMI portfolio management

Telenor har sterk fokus på kontinuerlig forbedring – også innenfor prosjektområdet

Input tilforbedrings-arbeidet

Forbedrings-agenda

Forbedrings-initiativer

Leveranser

Prosjekter

Prosesser

Ver

ktøy

Kompetanse

3 månederssykluser

Prosjekter

Prosjekter

Prosjekter

Prosjekter

Prosjekter

Prosjekter

• P3M3 self assessment• Medarbeiderundersøkelser• Eierstyringsindeks• Prosjektlederindeks• Overleveringsindeks• Erfaringsrapporter• Forbedringsworkshops• Konserninitierte initiativer, bl.a. ”Lean”

P3M3 self-assessment

Ref.: www.p3m3-officialsite.com

“Scoring” i forhold til beste praksis

illustrative

Eksempel – PjM3 Management control (level 4)

P3M3 som basis for kontinuerlig forbedring

Hvorfor fokusere på eierstyring i prosjekter

• Behov for å tydeliggjøre interne ansvarsforhold; spesielt Prosjekteier vs. Prosjektleder

• Bevisstgjøre Prosjekteiere og Styringsgruppe mht rolle, oppgaver og ansvar

• Sikre effektivitet i prosjektgjennomføringen

• Sikre fokus på realisering av gevinster/effekter

Et økende antall virksomhetskritiske initiativer i Telenor organiseres og gjennomføres som prosjekter

Hypotese 1:

• Prosjekteieren støtter seg i stor grad på Prosjektlederen mhp ledelse/styring av prosjektet

• Behov for å tydeliggjøre ansvar og rolle for Prosjekteier og Styringsgruppe

• Prosjekteier må i større grad styre/utøve ledelse

• Prosjekteier må avsette mer tid til rollen

• Prosjekteier må være i løpende dialog med Prosjektleder

Hypotese 2:

• Eierstyring i prosjekter utøves på en ikke-enhetlig måte, basert på den enkeltes personlige erfaringer

• Skape en mer enhetlig prosess for eierstyring i prosjekter

• Øke kompetanse relatert til eierstyring i prosjekter. Fokusere på viktige bidrag i forhold til usikkerhetsstyring, gevinstrealisering og endrings-/avvikshåndtering

• Etablere fora for kompetanseutvikling og læring

Hypotese 3:

• Styringsgruppen er for flere et sted å holde seg oppdatert

• Redusere antallet medlemmer i Styringsgruppen

• Tydeliggjøre ansvar/forventet bidrag fra det enkelte medlem i Styringsgruppen

• Styringsgruppe skal ha fokus på hva som er til det beste for Telenor – ikke sub-optimalisere i forhold til en enhet

• I større grad standardisere roller i Styringsgruppen

• Skape en enhetlig prosess for planlegging og gjennomføring av møter i Styringsgruppen

Plan for å komme dit :

Felles sett med Felles sett med ansvars- og ansvars- og oppgave-definisjon oppgave-definisjon

Felles sett med Felles sett med ansvars- og ansvars- og oppgave-definisjon oppgave-definisjon

Veiledning Veiledning informasjon informasjon Veiledning Veiledning informasjon informasjon

Kurs og Kurs og coachingcoachingKurs og Kurs og coachingcoaching

RevisjonRevisjonforbedringforbedringRevisjonRevisjonforbedringforbedring

MålemetodeMålemetodeMålemetodeMålemetode

Målemetode

• En av tre KPIèr

– Eierstyring/prosjektgjennomføring/overlevering

• Kvartalsvis måling

• Prosjektledere rater sine SG/PE

– QuestBack / 25 spm / kvartalsvis

Felles sett med ansvars- og oppgave-definisjon

Consider the need for a steering committee, and if needed, appoint one at D1.

Sørge for at prosjektet har en effektiv styringsgruppe som er optimalt sammensatt og at bemanningen blir revurdert minimum ved faseoverganger.

Veiledning og informasjon

Telenor Norge – prosjekt og portefølje Eierstyring - tjenestekatalog

Kontakt- og referanseinfo:Kontakt- og referanseinfo:

Denne kurspakken har som mål å adresserer en del sentrale forhold ved styringsgrupper og prosjekteiers styring av prosjekter.

Kurset belyser roller og ansvar, samhandling prosjekteier og prosjektleder, håndtering av risiko, avvik og endringer, evaluering og forbedringer av prosjekteiere og styringsgruppens arbeid.

MålgruppeKurset er rettet mot styringsgruppemedlemmer, prosjekteiere og prosjektledere i Telenor Norge

KurstilbudKurspakken består av e-læring og en 3 timers workshop. Som forberedelse til samlingen får deltakerne tilgang til et skreddersydd 5 leksjons e-læringskurs på nett.

NårDenne høsten, ta kontakt for datoer og påmelding.

Kommentarer fra siste kurs:Veldig bra! Positivt at innholdet var Telenor-orientert og ikke generelt, samt at det på mange områder var konkret ("skal") og ikke bare "bør"... Oppfordring: Ikke gi dere før alle prosjekteiere faktisk har gjennomført dette!!

Monica ØkshaugMetier Academy as

Mobil : 926 65 446E-post : monica.okshaug@metier.no

Telenor Norge – Prosjekt og PorteføljeTelenor Norge – Prosjekt og Portefølje Eierstyring - tjenestekatalogEierstyring - tjenestekatalog

Kontakt- og referanseinfo:Kontakt- og referanseinfo:

Økt fokus på prosjekteierstyring stiller sterkere krav til den enkelte prosjekteier og styringsgruppens medlemmer. Det forventes en større grad av pro-aktivitet, pågåenhet og at det tas et større, helhetlig ansvar som representant for Telenorkonsernet inn i hvert enkelt prosjekt.

Dersom du ønsker en samtalepartner utenfor prosjektet og ledergruppen du sitter i, kan Prosjekt & Portefølje tilby deg dette. Kanskje du ønsker en adferdsendring, eller kanskje du ønsker noen nye perspektiver og tankemåter rundt hvordan håndtere de nye forventningene.En coach er en konfidensiell samtalepartner som kan bistådeg i denne prosessen.

Coaching er en metode som, gjennom personlige samtaler, hjelper et individ, eller en gruppe, til å forbedre tenke-, være- og læremåter, for å overvinne barrierer og for å nå sine mål (Morten Emil Berg 2002)

P&P tilbyr:En-til-en coaching av Prosjekteiere, inntil 5 timer.

Økt fokus på prosjekteierstyring stiller sterkere krav til den enkelte prosjekteier og styringsgruppens medlemmer. Det forventes en større grad av pro-aktivitet, pågåenhet og at det tas et større, helhetlig ansvar som representant for Telenorkonsernet inn i hvert enkelt prosjekt.

Dersom du ønsker en samtalepartner utenfor prosjektet og ledergruppen du sitter i, kan Prosjekt & Portefølje tilby deg dette. Kanskje du ønsker en adferdsendring, eller kanskje du ønsker noen nye perspektiver og tankemåter rundt hvordan håndtere de nye forventningene.En coach er en konfidensiell samtalepartner som kan bistådeg i denne prosessen.

Coaching er en metode som, gjennom personlige samtaler, hjelper et individ, eller en gruppe, til å forbedre tenke-, være- og læremåter, for å overvinne barrierer og for å nå sine mål (Morten Emil Berg 2002)

P&P tilbyr:En-til-en coaching av Prosjekteiere, inntil 5 timer.

Vibeke Thunes OlsenTelenor Mobil ASSertifisert Coach (ACC, CPCC)Senior ProsjektlederMobil : 41510750E-post : vibeke-thunes.olsen@telenor.com

Telenor Norge – Prosjekt og PorteføljeTelenor Norge – Prosjekt og Portefølje Eierstyring - tjenestekatalogEierstyring - tjenestekatalog

Kontakt- og referanseinfo:Kontakt- og referanseinfo:

Effektiv og vellykket styring fra prosjekteier/styringsgruppe er en forutsetning for suksess i prosjektleveransene. Prosjekt & Portefølje har etablert en tjeneste for å bidra til effektiv oppstart av arbeidet i styringsgrupper.

Effektiv og vellykket styring fra prosjekteier/styringsgruppe er en forutsetning for suksess i prosjektleveransene. Prosjekt & Portefølje har etablert en tjeneste for å bidra til effektiv oppstart av arbeidet i styringsgrupper.

Tjenesten :• Bidrar til å klargjøre roller og ansvar for Prosjekteier og

de ulike medlemmene i Styringsgruppen• Bidrar til å skape felles forståelse av hva som er mål,

risikofaktorer og kritiske suksessfaktorer for prosjektet• Bidrar til å heve kvaliteten i Styringsgruppemøtene

Tjenesten :• Bidrar til å klargjøre roller og ansvar for Prosjekteier og

de ulike medlemmene i Styringsgruppen• Bidrar til å skape felles forståelse av hva som er mål,

risikofaktorer og kritiske suksessfaktorer for prosjektet• Bidrar til å heve kvaliteten i Styringsgruppemøtene

P&P tilbyr:”Gjør det selv”-pakke med veiledning og innhold som Prosjekteier kan fasilitere selv. P&P kan også bidra med fasilitator som forbereder og drar kick-off på vegne av Prosjekteier.

P&P tilbyr:”Gjør det selv”-pakke med veiledning og innhold som Prosjekteier kan fasilitere selv. P&P kan også bidra med fasilitator som forbereder og drar kick-off på vegne av Prosjekteier.

Helge Marheim

Senior ProsjektlederMobil : 950 24 260E-post : helge.marheim @telenor.com

Telenor Norge – Prosjekt og PorteføljeTelenor Norge – Prosjekt og Portefølje Eierstyring - tjenestekatalogEierstyring - tjenestekatalog

Kontakt- og referanseinfo:Kontakt- og referanseinfo:Vibeke Thunes OlsenTelenor Mobil ASTjenesteansvarlig:

Egen-evaluering av SGSenior ProsjektlederMobil : 41510750E-post : vibeke-thunes.olsen@telenor.com

Prosessen :• Informasjon til Prosjekteier om tilbud fra P&P• Forberedelse :

PE bestiller egen-evaluering ihht tilbud.Questback besvares av alle SG-medlemmer

• Preshop : Møte mellom PE og tjenesteansvarlig (og/eller evt

fasilitator) fra P&P for å planlegge gjennomføring • Gjennomføring av workshop ihht metode• Dokumentasjon :

Konklusjoner Tiltak til forbedring

• Måling

P&P tilbyr:- Questback- Fasilitator til gjennomføring av WS, inkl. for- og etterarbeid- Verktøy for gjennomføring, om PE selv ønsker å fasilitere.

Prosessen :• Informasjon til Prosjekteier om tilbud fra P&P• Forberedelse :

PE bestiller egen-evaluering ihht tilbud.Questback besvares av alle SG-medlemmer

• Preshop : Møte mellom PE og tjenesteansvarlig (og/eller evt

fasilitator) fra P&P for å planlegge gjennomføring • Gjennomføring av workshop ihht metode• Dokumentasjon :

Konklusjoner Tiltak til forbedring

• Måling

P&P tilbyr:- Questback- Fasilitator til gjennomføring av WS, inkl. for- og etterarbeid- Verktøy for gjennomføring, om PE selv ønsker å fasilitere.

SIT i TnN har besluttet gjennomføring av flere tiltak for å øke fokus på effektiv eierstyring av prosjekter. Ett av tiltakene er å innføre krav om obligatorisk egenevaluering av styringsgrupper. Prosjekt & Portefølje tilbyr assistanse til dette.

SIT i TnN har besluttet gjennomføring av flere tiltak for å øke fokus på effektiv eierstyring av prosjekter. Ett av tiltakene er å innføre krav om obligatorisk egenevaluering av styringsgrupper. Prosjekt & Portefølje tilbyr assistanse til dette.

Telenor Norge – Prosjekt og PorteføljeTelenor Norge – Prosjekt og Portefølje Eierstyring - tjenestekatalogEierstyring - tjenestekatalog

Kontakt- og referanseinfo:Kontakt- og referanseinfo:

Det er et prosesskrav i TnNorge at Prosjekteier skal sørge for ideell sammensetning av styringsgruppen.

Klipp fra beslutning i SIT lyder : Sørge for at prosjektet har en effektiv styringsgruppe som er optimalt sammensatt og at bemanningen blir revurdert minimum ved faseoverganger.

Kompletthet i kompetanse og myndighet og effektiv samhandling er vesentlig for god styring. I en hektisk hverdag kan det å gjøre en fullverdig ressursvurdering være en tung oppgave som ofte blir saldert på.

P&P tilbyr :Veiledning og verktøy for egenvurdering som gjør at du som prosjekteier på egen hånd kan vurdere kvalitet i sammensetning og deltakere av Styringsgruppen. Dersom du er noe usikker på oppgaven, eller ønsker støtte/avlastning, vil P&P gjøre tilgjengelig gode rådgivere som kan bistå deg i gjennomgangen, med dokumentasjon og tiltaksforslag.

Det er et prosesskrav i TnNorge at Prosjekteier skal sørge for ideell sammensetning av styringsgruppen.

Klipp fra beslutning i SIT lyder : Sørge for at prosjektet har en effektiv styringsgruppe som er optimalt sammensatt og at bemanningen blir revurdert minimum ved faseoverganger.

Kompletthet i kompetanse og myndighet og effektiv samhandling er vesentlig for god styring. I en hektisk hverdag kan det å gjøre en fullverdig ressursvurdering være en tung oppgave som ofte blir saldert på.

P&P tilbyr :Veiledning og verktøy for egenvurdering som gjør at du som prosjekteier på egen hånd kan vurdere kvalitet i sammensetning og deltakere av Styringsgruppen. Dersom du er noe usikker på oppgaven, eller ønsker støtte/avlastning, vil P&P gjøre tilgjengelig gode rådgivere som kan bistå deg i gjennomgangen, med dokumentasjon og tiltaksforslag.

Helge Marheim

Senior ProsjektlederMobil : 950 24 260E-post : helge.marheim @telenor.com

Kurs o

g ”co

ach

ing

”K

urs o

g ”co

ach

ing

”K

urs o

g ”co

ach

ing

”K

urs o

g ”co

ach

ing

”

Revisjon og forbedring

• Porteføljestyringsfunskjon som følger opp prosjektene.

• Neste inkrement er i inkubatoren nå…..