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广西壮族自治区档案局 档案信息化工作处 2018年3月
广西壮族自治区档案综合管理系统
GD2016使用方法与常见问题处理
1 GD2016档案综合管理系统简介
2 GD2016系统基础使用方法说明
3 GD2016常见问题及其解决方法
1 GD2016档案综合管理系统简介
1 GD2016档案综合管理系统简介
GD2016档案综合管理系统V1.0是自治区档案局在
GD2000V3.0、V5.0系列软件基础上,从广西档案工作的
实际出发,与档案业务工作深度结合,充分考虑档案工作发
展趋势,运用新思路和新技术开发的标准化档案管理软件。
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
1.档案专业性强,体现新的档案管理规则。
2.可接收GD2000 3.0、5.0等软件目录数据。
3.使用专业数据库,数据安全、稳定。
4.具备电子文件管理、数字化件挂接等功能。
5.有网络版和单机版。
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
1.按业务分为档案馆版、档案室版。
2.按架构分为B/S版、C/S版。
3.按运行环境分为网络版、单机版。
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
档案馆版/档案室版
B/S版 C/S版
网络运行 单机运行
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
板 块 档案馆版 档案室版
归档收集 × √
档案管理 新闻档案 ——
保管鉴定 档案接收 档案移交
利用统计 一致
资料管理 一致
系统维护 区分普通用户和超级管理员
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
GD2016分利用平台和管理平台
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
利用平台
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1. 归档收集
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2.档案管理。馆版有新闻档案门类。
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
3.保管鉴定。室版有档案移交,馆版为档案接收。
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4.利用统计
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5.资料管理
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
6.系统维护:普通用户
1 GD2016档案综合管理系统简介 ◆
6.系统维护:超级管理员
2 GD2016系统基础使用方法说明
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
广西档案信息网:http:\\www.gxdaj.com.cn\
http://www.gxdaj.com.cn/
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
1.安装运行GD2016的计算机要求操作系统必须是
Windows 7以上版本,32位、64位皆可。推荐64位。
2.安装前退出或临时关闭杀毒软件,如360杀毒等。
GD2016安装时会自动进行弹出窗口、注册服务等操作,某
些杀毒软件会错误地进行拦截,导致GD2016不能正确安装。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
3.将下载的安装包解压缩,运行得到的文件夹中的
GD2016.EXE文件。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
4.GD2016安装时默认安装在C盘,建议修改为安装在
非系统盘,注意:(1)必须安装在根目录;(2)安装路径中不
能有中文字符。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
5.安装进行到系统初始化配置时,进行数据库初始化,
初始化结束并提示“数据库初始化成功后”后才能进行下一
步。(参看图2.2.5-1、2.2.5-2)
注意:GD2016已经录有数据的情况下,重新安装时不
能执行初始化。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
图2.2.5-1
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
图2.2.5-2
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
1.默认的用户名和密码
普通用户:gd2016,密码:manager
超级管理员:sysdba,密码:manager
2.如果安装GD2016的时间距离安装包打包时间超过3
个月,第一次登录系统时会强制要求修改密码,建议自行修
改为易记的非默认密码。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
图2.4.2-1
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
1.GD2016各个档案分类中的档号项默认按照相应国家
标准基本要求自动组成,不可手动更改,且档号中的各组成
项皆为必录项。
例如,归档文书类的档号构成按照《归档文件整理规则》
(DA/T 22—2015)中的要求为“全宗号-档案门类代码·年
度 -保管期限 -机构(问题)代码 -件号”,即“X000-
WS·2018-D30-BGS-0001”。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
若默认档号组成规则与实际情况不符,则需要对档案分
类档号组成规则进行修改。
例如,测试单位(X000)没有内设机构,机构(问题)
项不需要录入内容,这种情况下需要将机构(问题)项设为
非必录项,并修改档号组成规则。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2.取消录入项只读及必录项属性方法(图2.5.2-1)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2.取消录入项只读及必录项属性方法(图2.5.2-2)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2.取消录入项只读及必录项属性方法(图2.5.2-3)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
3.修改档号组成规则方法(图2.5.3-1)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
图2.5.3-2
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
下图为已经修改完档号、机构(问题)项属性的效果。
机构(问题)项设为了非必录项;档号中没有机构(问题)
代码,且以保管期限起头,同时可任意编辑。录入项的调整
必须遵循业务规范,建议在档案局指导下进行。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
1.进入【档案管理】►【归档文书】。
2.点击左侧列表选定分类。
3.点击【著录】按钮打开数据录入界面。
4.填入相应信息。录入项后带“*”的项目强制设为必
录项。(必录项调整参看修改录入项属性和档号组成规则)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
5.重要功能说明(图2.6.1-1)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(3)连续录入
在第1条记录录入完成后,点击【保存】按钮,系统会
自动进入下一条记录的录入,件号等需要递进的项目会自动
递增一位,无需手动修改。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
6.管理对应的电子文件(图2.6.6-1)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
点击【选择】按钮,找到并选择要上传的文件,可多选。
选好后点击【打开】按钮,选择的文件就会显示在页面中。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
勾选需要上传的文件后点击【上传】按钮,所选的文件
将逐一上传到GD2016系统利,并显示上传状态。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
上传完需要的文件后,关闭上传页面,回到【电子文件】
界面,左侧列表里将显示所上传的文件点击文件名在页面右
侧会出现预览画面。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
1.进入【系统维护】►【数据导入】。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2.建立数据导入批次(参看图2.7.2-1)
(1)点击建立批次新建一个数据导入任务。
(2)给该任务任意起一个名称以便识别。
(3)选择需要导入的数据类型,如GD2000 3.0数据、
5.0数据、电子表格等。
(4)选择数据导入的档案分类以及管理单位。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2.建立数据导入批次(图2.7.2-1)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(5)选择档号获取方式(图2.7.2-2)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(6)配置档号组成规则(图2.7.2-2)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(7)选择是否保留原始保管期限(图2.7.2-2)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(8)选择数据导入方式,一般选择默认的“上传数据包”
方式即可。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
选择数据文件。*.txt文本文件可直接选择导入,*.dbf
文件需要把文件打包成*.zip压缩包方可导入。
注意:此时导入的数据保存在临时数据库中,需要检查
并确认后才能导入正式数据库。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(9)检查并确认导入数据
导入完成后数据保存在临时数据库中,“导入信息”项
会显示导入成功和失败的条数。提示导入成功的条数是指导
入临时数据库成功,尚不能在分类中看到。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
点击【记录明细】按钮打开明细列表,可以检查记录导
入的具体情况,可以看到记录导入失败的具体原因。
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
导入的数据经检查确认无误后,勾选相应批次并点击
“确认”,将数据导入正式数据库,即可在相应分类档案中
查看。目前*.dbf格式导入有问题,后续将修复。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
1.进入【系统维护】►【电子文件挂接】。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
2.点击【建立批次】按钮建立批次任务(图3.8.2-1)
(1)挂接方向。原文挂条目——根据电子文件命名去匹
配条目档号。条目挂原文——根据条目的档号去匹配电子文
件。
(2)挂接方式。文件体现在文件命名上,目录体现在文
件夹命名上。
(3)文件类型。挂接电子文件的格式,不区分大小写。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
填写相关内容后,点击【下一步】按钮,提示建立成功
并弹出规则设置框。
图3.8.2-1
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
3.设置导入规则。导入规则是记录条目与电子文件的对
应关系。系统默认按电子文件的档号挂接,特殊情况可自行
调整设置,完成后点击【确定】按钮即可。(参看图3.8.3-
1)
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
【加入末位顺序号】:末位顺序号针对多份电子文件挂
一条条目。
图3.8.3-1
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
4.规则设置好之后勾选批次,点击【上传挂接包】上传
电子文件。选择【上传方式】后点【下一步】。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(1)上传数据包方式。上传的文件需要打包成*.zip压缩
包,点击【浏览】选择压缩包后点【上传】按钮。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(2)手工拷贝方式。在指定位置按要求新建文件夹后将
需要上传的电子文件拷贝进去。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
(3)库区目录方式。在【保管鉴定】►【电子库房】模块
下新建一个共享库区。如果是远程存储上的位置需要该磁盘
已经设置好共享文件的功能。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
然后新建挂接批次时将库区存储位置输入到【库区目录】
中,点击【下一步】。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
在弹出的界面中勾选记录点击【挂接】按钮即可挂接。
界面中会提示挂接结果,挂接失败会提示原因。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
1.使用sysdba账号登录GD2016。
2.进入【系统维护】 ►【系统更新】。
2 GD2016系统基础使用方法说明 ◆
3.导入更新包。(图2.9.3)
3 GD2016常见问题及其解决方法
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
GD2016安装时会自动安装免费版的MySQL数据库,
需要计算机安装的是Windows 7以上的操作系统才能正常
安装。
如果是XP系统则会出现提示“……不是有效的Win32
应用程序”,必须更换计算机操作系统。(参看图3.1-1)
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
图3.1-1
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
如果安装GD2016的时候没有退出或临时关闭杀毒软件,
容易出现安装页面、登录页面无法正常显示,此时必须退出
或临时关闭杀毒软件后,重新安装GD2016。
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
图3.3-1
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
1.检查密钥是否插上,插上密钥后重启计算机。
2.GD2016注册的系统服务有异常,需要重新启动服务,
依次运行桌面的【终止服务】【启动服务】。
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
3.计算机USB插口可能有问题。更换一个USB插口
插密钥。建议将密钥插在主机背后的USB插口上。
4.密钥本身出问题。有可能是密钥自身硬件有问题
或者是授权程序写入错误,将密钥交自治区档案局检查。
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
遇到运行【启动服务】【停止服务】程序时黑窗口
弹出后一闪而过,而不是像图3.4-1那样开始运行的问
题时,需要使用管理员权限重新运行程序(参看图3.4-
2)。
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
图3.4-1
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
使用管理员权限重新运行程序(图3.4-2)
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
1.输入错误,检查账号密码输入是否正确。
普通用户:gd2016,密码:manager
超级管理员:sysdba,密码:manager
2.安装时没有初始化数据库。卸载GD2016后重新安装。
(参看GD2016安装步骤)
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
根据国家档案局《档案信息系统安全保护基本要求》:
1.密钥:应采用两种或两种以上组合的鉴别技术对管理
用户进行身份鉴别。
2.密码:禁止单一账户多人使用,禁止使用默认账户及
默认口令。
建议密码设置应尽量包含字母(大小写)、数字、特殊
符号组成,不少于8位。
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
1.单位内部署有局域网。
2.在局域网中的服务器或其他任意一台计算机上安装
B/S版的GD2016。
3.将安装GD2016计算机的网络IP设置为固定IP,如设
成:192.168.1.3,同时建议关闭系统防火墙。GD2016可
正常使用时不需要关闭。
3 GD2016常见问题及其解决方法 ◆
4.确认 需 要 使 用 网 络 版 GD2016 的 计 算 机 与 安 装
GD2016的计算机在同一网段内。
2.GD2016安装完毕后,其他计算机即可通过在浏览器
输入访问地址http://192.168.1.3:8500 , 即 可 使 用
GD2016。
FIN 谢 谢!
广西壮族自治区档案局 档案信息化工作处 2018年3月
封面目录第一章幻灯片编号 4一、GD2016的主要特点二、GD2016版本说明二、GD2016版本说明三、GD2016板块简介三、GD2016板块简介三、GD2016板块简介:利用平台三、GD2016板块简介:管理平台三、GD2016板块简介:管理平台三、GD2016板块简介:管理平台三、GD2016板块简介:管理平台三、GD2016板块简介:管理平台三、GD2016板块简介:管理平台三、GD2016板块简介:管理平台第二章一、下载GD2016安装包一、下载GD2016安装包一、下载GD2016安装包二、GD2016安装步骤二、GD2016安装步骤二、GD2016安装步骤二、GD2016安装步骤二、GD2016安装步骤二、GD2016安装步骤三、登录GD2016四、修改全宗信息五、修改录入项属性和档号组成规则五、修改录入项属性和档号组成规则五、修改录入项属性和档号组成规则五、修改录入项属性和档号组成规则五、修改录入项属性和档号组成规则五、修改档案分类档号组成规则五、修改档案分类档号组成规则五、修改录入项属性和档号组成规则�六、数据录入,以归档文书为例六、数据录入,以归档文书为例六、数据录入,以归档文书为例六、数据录入,以归档文书为例六、数据录入,以归档文书为例六、数据录入,以归档文书为例六、数据录入,以归档文书为例七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法七、历史数据导入方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法八、电子文件批量挂接方法九、系统更新升级操作说明九、系统更新升级操作说明第三章一、安装时提示不是有效的应用程序一、安装时提示不是有效的应用程序二、安装页面、登录页面显示错误�三、登录时提示版本信息读取失败三、登录时提示版本信息读取失败三、登录时提示版本信息读取失败四、运行启动/停止服务程序闪退四、运行启动/停止服务程序闪退四、运行启动/停止服务程序闪退五、登录时提示账号密码错误六、关于密钥及密码设置问题六、如何使用网络版六、如何使用网络版封底