Post on 26-Nov-2020
39
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Dalam rancangan sistem usulan penggajian ini yang telah dibahas dalam sub
bab sebelumnya terdapat beberapa permasalahan dalam sistem tersebut. Maka dari
itu penulis mengajukan suatu rancangan sistem komputerisasi usulan pada
penggajian karyawan Apotek K-24 Cipete.
Diharapkan dengan menggunakan sistem komputerisasi yang diusulkan ini
dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat, dan relevan. Informasi yang
akurat artinya informasi yang terbebas dari kesalahan-kesalahan. Informasi yang
tepat yaitu informasi yang sesuai dengan waktu yang diharapkan. Informasi yang
relevan adalah informasi yang dapat bermanfaat bagi penggunanya. Kelebihan dari
sistem komputerisasi yaitu mempermudah pekerjaan dan mempercepat penyajian
informasi.
Pada bab usulan ini akan dijelaskan sistem komputerisasi penggajian pada
karyawan Apotek K-24 Cipete. yang terdiri dari prosedur sistem berjalan usulan,
diagram alir data usulan, kamus data usulan, spesifikasi rancangan sistem usulan,
spesifikasi komputer dan jadwal implementasi.
40
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Dalam sistem usulan ini pada dasarnya hampir sama dengan sistem yang
sedang berjalan di Apotek K-24 Cipete, namun dengan adanya alat pengelola yang
berbasis pada komputer maka pengolahan data akan lebih cepat dan tepat, yang
pada akhirnya akan memudahkan pengguna untuk mengolah data.
Pada sistem usulan ini semua karyawan akan bisa masuk ke dalam program
dengan menggunakan NIK dan password untuk melakukan proses absensi, program
usulan ini juga mempunyai pembagian hak akses antara apoteker dan karyawan
lainnya. Yang mana apoteker bertindak sebagai admin, dan karyawan lainnya
sebagai user.
Dalam prosedur sistem berjalan ini ada beberapa tahapan yang harus
dijalankan yaitu:
1. Prosedur Absensi Masuk Usulan
Setiap karyawan melakukan absensi masuk dengan masuk ke dalam
program, kemudian mengisi data absensi, data tersebut akan tersimpan pada file
absensi. Karyawan yang terlambat akan terdapat keterangan terlambat dan denda
terlambat. Bagi karyawan yang tidak masuk kerja apoteker bisa mengubah
keterangan absensinya.
2. Prosedur Absensi Keluar Usulan
Setiap karyawan melakukan absensi keluar dengan masuk ke dalam
program, kemudian mengisi data absensi, data tersebut akan tersimpan pada file
absensi. Bagi karyawan yang ditugaskan lembur maka karyawan masuk ke dalam
program kemudian mengisi data lembur, data tersebut akan tersimpan pada file
lembur.
41
3. Prosedur Rekapitulasi Absensi Usulan
Pada akhir periode apoteker akan merekap absensi yaitu dengan melihat
data dari file absensi dan file lembur yang selanjutnya akan di masukan ke dalam
file rekap absensi.
4. Prosedur Penghitungan Gaji Usulan
Prosedur hitung gaji dilakukan dari file rekap absensi, file karyawan, file
jabatan dan file potongan, yang akan di masukan ke dalam file rekap gaji. File rekap
absensi digunakan untuk mengetahui semua tentang data hadir karyawan. File
karyawan untuk mengetahui semua tentang data karyawan. File jabatan digunakan
untuk menghitung gaji pokok, tunjangan, lembur, dan insentif. File potongan yaitu
berisi potongan gaji karyawan. selanjutnya apoteker akan memberikan ke pemilik
apotek guna untuk di cek dan di acc, data rekap gaji yang sudah di acc akan
diberikan lagi kepada apoteker.
5. Prosedur Pembayaran Gaji Usulan
Pembayaran gaji dilakukan oleh pemilik apotek berdasarkan data rekap gaji
yang sudah di acc. Kemudian apoteker akan membuat slip gaji berdasarkan file
rekap gaji rangkap dua sebagai tanda bukti rincian gaji yang diterima, selanjutnya
apoteker memberikan slip gaji tersebut kepada karyawan untuk di tanda tangani
kemudian slip gaji yang sudah di acc rangkap dua di arsipkan ke dalam arsip slip
gaji
6. Pembuatan Laporan Penggajian Usulan
Pada proses cetak laporan gaji bulanan apoteker akan membuat laporan gaji
karyawan yang datanya akan diambil dari file rekap gaji, dari laporan tersebut dapat
diketahui berapa jumlah anggaran yang di keluarkan untuk pembayaran gaji
42
Karyawan
Data Absen
Data LemburData Rekap Gaji
Data Rekap Gaji AccSlip Gaji Rangkap 2
Laporan Gaji Karyawan
Perancangan Sistem
Penggajian Usulan
Pada Apotek K-24
Cipete
0
Pemilik Saran
ApotekSlip Gaji Acc
karyawan pada periode berjalan, kemudian laporan gaji diberikan kepada pemilik
apotek.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
1. Diagram Konteks Sistem Berjalan Usulan
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Berjalan Usulan
43
D1 File Absensi KaryawanKaryawan
Data AbsensiAbsensi Masuk
1
Data Absensi
Absensi Keluar
2
Data Lembur D2 File Lembur KaryawanData Lembur
Data AbsensiData Absensi
Rekap Absensi
3
Data Absen
Data Lembur
Rekap Absensi
Perhitungan Gaji
4
D6File Rekap Absensi
Karyawan
Data Jabatan
D3 File Data Karyawan
D4 File Jabatan Karyawan
Data Karyawan
Data Rekap Absensi D5
File Potongan Gaji
KaryawanData Potongan
D7File Rekap Gaji
Karyawan
Pemilik Saran
Apotek
Pembayaran Gaji
5Data Slip Gaji
Data Rekap Gaji
Data Rekap Gaji Acc
Slip Gaji Rangkap 2
Slip Gaji Acc
D8Arsip Slip Gaji
KaryawanSlip Gaji Acc
Laporan Gaji
6
Data Gaji Acc
Laporan Gaji Karyawan
Data Rekap Gaji Acc
2. Diagram Nol Sistem Berjalan Usulan
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Berjalan Usulan
44
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data yang digunakan dalam merancang masukan dan keluaran dari
database adalah sebagai berikut:
4.4.1. Kamus Data Masukan
1. Nama arus data : Data Absensi
Alias : Absensi Karyawan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Karyawan – Proses 1
Proses 1 – File Absensi
Karyawan – Proses 2
Proses 2 – File Absensi
Penjelasan : Untuk mengetahui kehadiran karyawan
Periode : Setiap hari kerja
Volume : Dua kali dalam satu hari
Struktur Data : Header+Isi
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+
Judul+Periode+ KodeAbsensi+NIK+
Nama+Jabatan
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
45
Judul *Absensi karyawan*
Periode *Periode absensi*
KodeAbsensi *Kode untuk setiap absensi*
NIK *Nomor Induk Karyawan*
Nama *Nama karyawan*
Jabatan *Jabatan karyawan*
Isi = {No.+Tanggal+Shift+JamMasuk+JamKeluar+
Keterangan+MenitTerlambat}31.
Keterangan :
No *Nomor urut*
Tanggal *Tanggal absensi*
JamMasuk *Jam masuk kerja*
JamKeluar *Jam keluar kerja*
Keterangan *Keterangan absensi*
MenitTerlambat *Jumlah waktu terlambat*
2. Nama arus data : Data Lembur
Alias : Lembur Karyawan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Karyawan – Proses 2
Proses 2 – File Lembur
Penjelasan : Untuk mengetahui lembur karyawan
Periode : Setiap lembur dibutuhkan
Volume : Tiga kali dalam satu hari
46
Struktur Data : Header+Isi
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul+
Periode+KodeLembur+NIK+Nama+Jabatan
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
Judul *Lembur karyawan*
Periode *Periode lembur*
KodeLembur *Kode untuk setiap lembur*
NIK *Nomor Induk Karyawan*
Nama *Nama karyawan*
Jabatan *Jabatan karyawan*
Isi = {No.+Tanggal+Shift+JamMasuk+JamKeluar+
Keterangan+ MenitLembur+TotalLembur}n.
Keterangan :
No *Nomor urut*
Tanggal *Tanggal lembur*
JamMasuk *Jam masuk lembur*
JamKeluar *Jam keluar lembur*
Keterangan *Keterangan lembur*
MenitLembur *Jumlah waktu lembur*
TotalLembur *Total lembur dalam periode*
47
3. Nama arus data : Data Karyawan
Alias : -
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : File Karyawan – Proses 4
Penjelasan : Untuk mengetahui biodata karyawan
Periode : Setiap perhitungan gaji karyawan
Volume : Satu kali dalam satu periode
Struktur Data : Header+Isi
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+
Judul+Tahun
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
Judul *Data karyawan*
Tahun *Keterangan tahun*
Isi = {No.+NIK+Nama+Jabatan+Masuk+Keluar+
Status+Alamat+Telepon+Rekening+Password}n
Keterangan :
No *Nomor urut*
NIK *Nomor induk karyawan*
Nama *Nama karyawan*
Jabatan *Jabatan karyawan*
48
Masuk *Waktu karyawan masuk ke
perusahaan*
Keluar *Waktu karyawan keluar dari
perusahaan*
Status *Status aktif atau tidak aktif
Karyawan*
Alamat *Alamat karyawan*
Telepon *Telepon Karyawan*
Rekening *Nomor rekening karyawan*
Password *Password karyawan*
4. Nama arus data : Data Jabatan
Alias : Jabatan Karyawan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : File Jabatan – Proses 4
Penjelasan : Untuk mengetahui data jabatan karyawan
Periode : Setiap perhitungan gaji karyawan
Volume : Satu kali dalam satu periode
Struktur Data : Header+Isi
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
49
Fax *Fax perusahaan
Judul *Jabatan karyawan*
Isi = {No.+KodeJabatan+NamaJabatan+GajiPokok
TunjanganTetap+Insentif+}n
Keterangan :
No *Nomor urut*
KodeJabatan *Kode setiap jabatan*
NamaJabatan *Nama jabatan karyawan*
GajiPokok *Gaji pokok setiap jabatan*
TunjanganTetap *Tunjangan tetap setiap
jabatan*
Insentif *Insentif setiap jabatan*
5. Nama arus data : Data Potongan
Alisa : Potongan Gaji Karyawan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : File Potongan Gaji Karyawan – Proses 4
Penjelasan : Untuk mengetahui potongan gaji karyawan
Periode : Setiap perhitungan gaji karyawan
Volume : Satu kali dalam satu periode
Struktur Data : Header+Isi
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul+
Periode+KodePotongan+NIK+Nama+Jabatan
Keterangan :
50
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
Judul *Potongan gaji karyawan*
Periode *Periode potongan gaji*
KodePotongan *Kode potongan gaji*
NIK *Nomor induk karyawan*
Nama *Nama karyawan*
Jabatan *Jabatan karyawan*
Isi = {No.+NamaPotongan+NominalPotongan+
TotalPotongan+}n
Keterangan :
No *Nomor urut*
NamaPotongan *Nama potongan gaji*
NominalPotongan *Mominal setiap potongan*
TotalPotongan *Total potongan gaji*
4.4.2. Kamus Data Keluaran
1. Nama arus data : Data Rekap Absensi
Alias : Rekap Absensi Karyawan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3 – File Rekap Absensi Karyawan
Penjelasan : Rekap absensi dalam setiap periode
51
Periode : Setiap akhir periode
Volume : Satu kali dalam satu periode
Struktur Data : Header+Isi
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul+
Periode+KodeRekap
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
Judul *Rekap absensi karyawan*
Periode *Periode rekap absensi*
KodeRekapAbsensi *Kode untuk rekap absensi*
Isi = {No+NIK+Nama+Jabatan+Sakit+Izin+Alpa+Cuti
+Terlambat+Lembur}n
Keterangan :
No *Nomor urut*
NIK *Nomor induk karyawan*
Nama *Nama Karyawan*
Jabatan *Jabatan karyawan*
Sakit *Jumlah sakit karyawan*
Izin *Jumlah izin karyawan*
Alpa *Jumlah alpa karyawan*
Cuti *Jumlah cuti karyawan*
52
Terlambat *Jumlah terlambat karyawan*
Lembur *Jumlah lembur karyawan*
Total *Total setiap keterangan
absensi*
2. Nama arus data : Data Rekap Gaji
Alias : Rekap Gaji Karyawan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4 – Pemilik Sarana Apotek
Pemilik Sarana Apotek – Proses 4
Proses 4 – File Rekap Gaji Karyawan
Proses 3 – File Rekap Absensi
Penjelasan : Rekap gaji karyawan dalam setiap periode
Periode : Setiap akhir periode
Volume : Satu kali dalam satu periode
Struktur Data : Header+Isi
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul+
Periode
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
Judul *Rekap gaji karyawan*
53
Periode *Periode rekap gaji*
Isi = {No+NIK+Nama+Jabatan+GajiPokok+
TunjanganTetap+Insentif+Lembur+Potongan+
TotalGaji}n
Keterangan :
No *Nomor urut*
NIK *Nomor induk karyawan*
Nama *Nama Karyawan*
Jabatan *Jabatan karyawan*
GajiPokok *Total gaji pokok*
TunjanganTetap *Total tunjangan tetap*
Insentif *Total insentif*
Lembur *Total lembur*
Potongan *Total potongan*
TotalGaji *Total gaji yang diterima*
3. Nama arus data : Data Slip Gaji
Alias : Slip Gaji Karyawan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : File Rekap Gaji Karyawan – Proses 5
Proses 5 – Karyawan
Karyawan – Proses 5
Proses 5 – Arsip Slip Gaji Karyawan
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran gaji karyawan
54
Periode : Setiap akhir periode
Volume : Satu kali dalam satu periode
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul+
Periode+KodeSlipGaji+NIK+Nama+Jabatan
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
Judul *Slip gaji karyawan*
Periode *Periode slip gaji*
Isi = {No+Keterangan+Jumlah+TotalGaji}n
Keterangan :
No *Nomor urut*
Keterangan *Nama gaji*
Jumlah *Nominal gaji*
TotalGaji *Total gaji yang diterima*
Footer = TanggalPengesahan+DibuatOleh+DiterimaOleh
Keterangan:
TanggalPengesahan *Tanggal + Bulan + Tahun*
DibuatOleh *Nama + Jabatan*
DiterimaOleh *Nama*
4. Nama arus data : Laporan Gaji Karyawan
55
Alias : -
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 6 – Pemilik Sarana Apotek
Penjelasan : Sebagai laporan gaji karyawan
Periode : Setiap akhir periode
Volume : Satu kali dalam satu periode
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul+
Periode
Keterangan :
NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*
Alamat *Alamat perusahaan*
Telepon *Telepon perusahaan*
Fax *Fax perusahaan
Judul *Laporan gaji karyawan*
Periode *Periode laporan gaji*
Isi = {No+KomponenGaji+Nominal+
TotalGajiKaryawan}n
Keterangan :
No *Nomor urut*
KomponenGaji *Daftar komponen gaji*
Nominal *Nominal komponen gaji*
TotalGajiKaryawan *Total gaji karyawan*
Footer = TanggalPengesahan+DibuatOleh
56
Keterangan:
TanggalPengesahan *Tanggal + Bulan + Tahun*
DibuatOleh *Nama + Jabatan*
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Pada sub bab ini akan dijelaskan sistem yang diusulkan dengan membuat
spesifikasi rancangan sistem usulan yang meliputi bentuk dokumen masukan,
bentuk dokumen keluaran, Entity Relationship Diagram, Spesifikasi File, Struktur
Kode, dan Spesifikasi Program yang digunakan. Spesifikasi tersebut adalah:
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik yang
berasal dari lingkungan dalam perusahaan atau lingkungan luar perusahaan.
Dokumen ini akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran.
Dokumen masukan usulan ini adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Absensi Karyawan
Fungsi : Untuk bukti masuk dan keluar kerja
Sumber : Karyawan
Tujuan : File Absensi Karyawan
Frekuensi : Setiap jam masuk dan keluar kerja
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran C-1
57
2. Nama Dokumen : Lembur Karyawan
Fungsi : Untuk lembur karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : File Lembur Karyawan
Frekuensi : Setiap lembur dibutuhkan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran C-2
3. Nama Dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui biodata karyawan
Sumber : File Karyawan
Tujuan : Apoteker
Frekuensi : Setiap akhir periode
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran C-3
4. Nama Dokumen : Jabatan Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui jabatan karyawan
Sumber : File Jabatan Karyawan
Tujuan : Apoteker
Frekuensi : Setiap akhir periode
Media : Kertas
58
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran C-4
5. Nama Dokumen : Potongan Gaji Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui jabatan karyawan
Sumber : File Potongan Gaji Karyawan
Tujuan : Apoteker
Frekuensi : Setiap akhir periode
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran C-5
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen keluaran yang
mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau
laporan. Dokumen keluaran dalam usulan ini adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Rekap Absensi Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi akhir periode
Sumber : Apoteker
Tujuan : File Rekap Absensi Karyawan
Frekuensi : Setiap akhir periode
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran D-1
59
2. Nama Dokumen : Rekap Gaji Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui rekap gaji karyawan
Sumber : Apoteker
Tujuan : Pemilik Sarana Apotek
Frekuensi : Setiap akhir periode
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran D-2
3. Nama Dokumen : Slip Gaji Karyawan
Fungsi : Bukti pembayaran gaji karyawan
Sumber : Apoteker
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap akhir periode
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran D-3
4. Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan
Fungsi : Laporan besarnya gaji karyawan
Sumber : Apoteker
Tujuan : Pemilik Sarana Apotek
Frekuensi : Setiap akhir periode
Media : Kertas
60
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran D-4
61
4.5.3. Entity Relationship Diagram
1. Entity Relationship Diagram
Gambar IV.3. Entity Relationship Diagram
Karyawan
NIK
Nama
KaryawanJabatan Alamat
TTL
NoRek
Telpon
Status
1
Jabatan
Kode
Jabatan
Memiliki
Nama
Jabatan
Gaji
PokokTunjang
an
Insentif
Absensi
Kode
Absen
Periode Tanggal Shift
Jam
Keluar
Memiliki
Ket.Jam
Masuk
LemburKode
Lembur
Periode TanggalJam
Masuk
Jam
Keluar
ShiftMenit
Lembur
Memiliki
Potongan
Nama
PotongnNominal
Total
Potongn
PeriodeKode
Potongn
Memiliki
Gaji
Kode
GajiPeriode
Total
Gaji
Memiliki
1
1
N
1
N
1
N
1
1
62
2. Logical Record Structured
Gambar IV.4. Logical Record Structured
Karyawan
Jabatan Absensi
Lembur Potongan
Gaji
NIK (PK)
NamaKaryawan
KodeJabatan (FK)
Jabatan
TTL
Alamat
NoTelpon
NoRek
Status
KodeJabatan (PK)
NamaJabatan
GajiPokok
TunjanganTetap
Insentif
NIK (FK)
NamaKaryawan
1
KodeAbsensi (PK)
Periode
NIK (FK)
NamaKaryawan
Jabatan
Tanggal
Shift
Keterangan
KodeLembur (PK)
Periode
TglLembur
ShiftLembur
Kepentingan
NIK (FK)
NamaKaryawan
KodePotongan(PK)
NamaPotongan
JumlahPotongan
Periode
KodeGaji (FK)
NIK (FK)
NamaKaryawan
KodeGaji (PK)
Periode
TotalGaji
NIK (FK)
NamaKaryawan
M
M
1
M
1
1
M
1
1
63
4.5.4. Spesifikasi File
Spesifikasi File yaitu file-file yang digunakan dalam pengolahan database
pada sistem usulan ini, database yang digunakan adalah
PenggajianKaryawan.mysql sebagai media penyimpanan. Data proses yang terjadi
pada sistem usulan ini menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Di bawah ini
adalah spesifikasi file usulannya:
1. Absensi Karyawan
Nama File : File Absensi Karyawan
Akronim : Absensi
Fungsi : Untuk menyimpan data absensi karyawan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indeks Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 121 Karakter
Kunci Filed : KodeAbsen
Software : Mysql
Tabel IV.1
Spesifikasi File Absensi Karyawan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 KodeAbsen KodeAbsen Varchar 11 Primary
Key
2 Periode Periode Varchar 6
64
3 NIK NIK Varchar 8
4 Nama Nama Text 30
5 Jabatan Jabatan Text 25
6 No. No. Int 3
7 Tanggal Tanggal Date 6
8 Shift Shift Text 6
9 JamMasuk JamMasuk Time 6
10 JamKeluar JamKeluar Time 6
11 Keterangan Keterangan Text 8
12 MenitTerlambat MenitTerlambat Time 6
2. Lembur Karyawan
Nama File : File Lembur Karyawan
Akronim : Lembur
Fungsi : Untuk menyimpan data lembur karyawan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indeks Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 140 Karakter
Kunci Filed : KodeLembur
Software : Mysql
65
Tabel IV.2
Spesifikasi File Lembur Karyawan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 KodeLembur KodeLembur Varchar 11 Primary
Key
2 Periode Periode Varchar 6
3 NIK NIK Varchar 8
4 Nama Nama Text 30
5 Jabatan Jabatan Text 25
6 No. No. Int 3
7 Tanggal Tanggal Date 6
8 Shift Shift Text 6
9 JamMasuk JamMasuk Time 6
10 JamKeluar JamKeluar Time 6
11 Keterangan Keterangan Text 30
12 MenitLembur MenitLembur Int 3
3. Data Karyawan
Nama File : Data Karyawan
Akronim : Karyawan
Fungsi : Untuk menyimpan biodata karyawan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indeks Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
66
Panjang Record : 260 Karakter
Kunci Filed : NIK
Software : Mysql
Tabel IV.3
Spesifikasi File Data Karyawan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 NIK NIK Varchar 11 Primary
Key
2 Tahun Tahun Year 4
3 No. No. In 3
4 Nama Nama Text 30
5 Jabatan Jabatan Text 25
6 TempatLahir TempatLahir Text 20
7 TanggalLahir TanggalLahir Date 6
8 Alamat Alamat Text 50
9 Telepon Telepon Int 13
10 NoRekening NoRekening Int 15
11 TanggalMasuk TanggalMasuk Date 6
12 TanggalKeluar TanggalKeluar Date 6
13 Status Status Text 6
14 HakAkses HakAkses Text 5
15 Password Password Text 15
67
4. Jabatan Karyawan
Nama File : Jabatan Karyawan
Akronim : Jabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan karyawan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indeks Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : Karakter
Kunci Filed : 68 KodeJabatan
Software : Mysql
Tabel IV.4
Spesifikasi File Jabatan Karyawan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 KodeJabatan KodeJabatan Varchar 11 Primary
Key
2 No. No. Int 3
3 NamaJabatan NamaJabatan Text 30
4 GajiPokok GajiPokok Int 8
5 TunjanganTetap TunjanganTetap Int 8
6 Insentif Insentif Int 8
68
5. Potongan Gaji Karyawan
Nama File : Potongan Gaji Karyawan
Akronim : Potongan Gaji
Fungsi : Untuk menyimpan data potongan gaji karyawan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indeks Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 132 Karakter
Kunci Filed : KodePotongan
Software : Mysql
Tabel IV.5
Spesifikasi File Potongan Gaji Karyawan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 KodePotongan KodePotongan Varchar 11 Primary
Key
2 Periode Periode Date 6
3 NIK NIK Varchar 11
4 Nama Nama Text 30
5 Jabatan Jabatan Text 25
6 No. No. Int 3
7 NamaPotongan NamaPotongan Text 30
8 NominaPotongan NominaPotongan Int 8
9 TotalPotongan TotalPotongan Int 8
69
6. Rekap Absensi Karyawan
Nama File : Rekap Absensi Karyawan
Akronim : Rekap Absen
Fungsi : Untuk menyimpan data rekap absensi karyawan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indeks Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 124 Karakter
Kunci Filed : KodeRekapAbsensi
Software : Mysql
Tabel IV.6
Spesifikasi File Rekap Absensi Karyawan
No
. Elemen Data Akronim Tipe
Panja
ng
Keteran
gan
1 KodeRekapAbsensi KodeRekapAbsensi Varchar 11 Primary
Key
2 Periode Periode Date 6
3 No. No. Int 3
4 NIK NIK Varchar 11
5 NamaKaryawan NamaKaryawan Text 30
6 KodeJabatan KodeJabatan Varchar 11
7 NamaJabatan NamaJabatan Text 25
8 KodeAbsen KodeAbsen Varchar 11
9 Keterangan Keterangan Text 6
70
10 KodeLembur KodeLembur Varchar 11
7. Rekap Gaji Karyawan
Nama File : Rekap Gaji Karyawan
Akronim : Rekap Gaji
Fungsi : Untuk menyimpan data rekap gaji karyawan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indeks Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 142 Karakter
Kunci Filed : KodeRekapGaji
Software : Mysql
Tabel IV.7
Spesifikasi File Rekap Gaji Karyawan
No
. Elemen Data Akronim Tipe
Panja
ng
Keteran
gan
1 KodeRekapGaji KodeRekapGaji Varchar 11 Primary
Key
2 Periode Periode Date 6
3 No. No. Int 3
4 NIK NIK Varchar 11
5 NamaKaryawan NamaKaryawan Text 30
6 KodeJabatan KodeJabatan Varchar 11
71
1 2
1
7 NamaJabatan NamaJabatan Text 25
8 KodeRekapAbsensi KodeRekapAbsensi Varchar 11
9 KodePotongan KodePotongan Varchar 11
10 NamaPotongan NamaPotongan Text 15
11 TotalGaji TotalGaji Int 8
4.5.5. Struktur Kode
Struktur kode dibuat dengan tujuan agar proses pemasukan data lebih cepat
sehingga mempercepat proses kerja. Struktur kode sistem usulan adalah sebagai
berikut:
1. Nomor Induk Karyawan (NIK)
1 3 0 9 3 9 3 0 2 4
Keterangan :
1. Kode Perusahaan
2. Nomor Urut Karyawan / Karyawan Ke -
2. Kode Jabatan (NIK)
A P A
Keterangan : Kode untuk : Apoteker Pengelola Apotek
72
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
3. Kode Absensi Karyawan
A K 0 3 0 4 1 7 0 1 0
Keterangan :
1. Inisial Data Absen
2. Bulan Periode
3. Bulan Periode
4. Tahun Periode
5. Urutan Karyawan
4. Kode Lembur Karyawan
L K 0 3 0 4 1 7 0 1 0
Keterangan :
1. Inisial Data Lembur
2. Bulan Periode
3. Bulan Periode
4. Tahun Periode
5. Urutan Karyawan
73
1 2 3 4 5
1 2 3 4
5. Kode Potongan Gaji Karyawan
P G K 0 3 0 4 1 7 0 1 0
Keterangan :
1. Inisial Potongan Gaji Karyawan
2. Bulan Periode
3. Bulan Periode
4. Tahun Periode
5. Urutan Karyawan
6. Kode Rekap Absensi Karyawan
R A K 0 3 0 4 1 7
Keterangan :
1. Inisial Rekap Absensi Karyawan
2. Bulan Periode
3. Bulan Periode
4. Tahun Periode
74
1 2 3 4
1 2 3 4 5
7. Kode Rekap Gaji Karyawan
R G K 0 3 0 4 1 7
Keterangan :
1. Inisial Rekap Gaji Karyawan
2. Bulan Periode
3. Bulan Periode
4. Tahun Periode
8. Kode Slip Gaji Karyawan
S G K 0 3 0 4 1 7 0 1 0
Keterangan :
1. Inisial Slip Gaji Karyawan
2. Bulan Periode
3. Bulan Periode
4. Tahun Periode
5. Urutan Karyawan
75
1.1
1.0
Data
Karyawan
1.0
0.0
MASTER
1.2
1.0
Jabatan
Karyawan
0.0
MENU
UTAMA
2.0
0.0
TRANSAKSI
2.2
2.0
Lembur
Karyawan
2.1
2.0
Absensi
Karyawan
2.3
2.0
Potongan Gaji
Karyawan
2.4
2.0
Rekap Absensi
Karyawan
2.5
2.0
Rekap Gaji
Karyawan
3.0
0.0
LAPORAN
3.1
3.0
Laporan Gaji
Karyawan
4.0
0.0
KELUAR
0
LOGIN
4.5.6. Spesifikasi Program
Sebelum rincian masing-masing program dijabarkan maka terlebih dahulu
digambarkan dengan HIPO yang menggambarkan keseluruhan hirarki program. Di
bawah ini HIPO usulan spesifikasi program:
Gambar IV.5. HIPO
76
Adapun spesifikasi programnya adalah sebagai berikut:
1. Menur Login
Nama Program : Login.Frm
Akronim : Untuk masuk ke dalam menu utama
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-1
Proses : Masukan NIK dan Password kemudian klik Login,
Jika benar maka tampil menu utama, jika salah
periksa NIK dan Password lalu ulangi lagi atau
klik cancel untuk keluar.
2. Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : MainMenu.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-2
Proses : Pada menu utama terdapat empat menu pilihan
Yaitu :
1. Menu Master terdiri dari sub menu Data
Karyawan dan sub menu Jabatan Karyawan
2. Menu Transaksi terdiri dari sub menu Absensi
Karyawan, Lembur Karyawan, Potongan Gaji
Karyawan, Rekap Absensi Karyawan, dan
Rekap Gaji Karyawan
77
3. Menu Laporan terdiri dari sub menu Laporan
Gaji Karyawan
4. Menu Keluar
3. Menu Master
Nama Program : Menu Master
Akronim : MenuMaster.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-3
Proses : Pada menu Master terdapat dua pilihan yaitu:
1. Menu Data Karyawan
2. Menu Jabatan Karyawan
4. Menu Data Karyawan
Nama Program : Menu Data Karyawan
Akronim : DataKaryawan.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-4
Proses : Klik tambah untuk memasukkan data karyawan
Klik edit untuk melakukan perubahan data -
Karyawan
Klik hapus untuk menghapus karyawan
Klik simpan untuk menyimpan data karyawan
Klik close untuk menutup menu data karyawan
78
5. Menu Jabatan Karyawan
Nama Program : Menu Jabatan karyawan
Akronim : JabatanKaryawan.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-5
Proses : Klik tambah untuk memasukkan data jabatan
Klik edit untuk melakukan perubahan data -
Jabatan
Klik hapus untuk menghapus jabatan
Klik simpan untuk menyimpan data jabatan
Klik close untuk menutup menu data jabatan
6. Menu Absensi Karyawan
Nama Program : Menu Absensi
Akronim : Absensi.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-6
Proses : Klik masuk untuk absensi masuk kerja
Klik pulang untuk pulang kerja
Klik logout untuk keluar dari menu
7. Lembur Karyawan
Nama Program : Lembur Karyawan
Akronim : LemburKaryawan.Frm
79
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-7
Proses : Klik lembur untuk mulai lembur kerja
Klik pulang untuk berhenti lembur kerja
Klik logout untuk keluar dari menu
8. Rekap Absensi Karyawan
Nama Program : Rekap Absensi Karyawan
Akronim : RekapAbsensiKaryawan.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-8
Proses : Klik tambah untuk menambah rekap baru
Klik edit untuk merubah rekap baru
Klik hapus untuk manghapus rekap
Klik keluar untuk keluar dari menu
Klik simpan untuk menyimpan rekap
9. Potongan Gaji Karyawan
Nama Program : Potongan Gaji Karyawan
Akronim : PotonganGajiKaryawan.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-9
Proses : Klik tambah untuk menambah potongan baru
80
Klik edit untuk merubah potongan
Klik hapus untuk manghapus potongan
Klik simpan untuk menyimpan potongan
Klik keluar untuk keluar dari menu
10. Rekap Gaji Karyawan
Nama Program : Rekap Gaji Karyawan
Akronim : RekapGajiKaryawan.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-10
Proses : Klik tambah untuk menambah rekap gaji baru
Klik edit untuk merubah rekap gaji
Klik hapus untuk manghapus rekap gaji
Klik simpan untuk menyimpan rekap gaji
Klik keluar untuk keluar dari menu
11. Laporan Gaji Karyawan
Nama Program : Laporan Gaji Karyawan
Akronim : LaporanGajiKaryawan.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-11
Proses : Pilih Periode laporan kemudian klik cetak
81
12. Keluar
Nama Program : Keluar
Akronim : Keluar.Frm
Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E-12
Proses : Klik keluar maka akan keluar dari program
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Sub bab ini menjelaskan tentang penggunaan dari software dan hardware
yang akan digunakan dalam sistem penggajian usulan.
4.6.1. Umum
Perkembangan teknologi komputer yang semakin berkembang khususnya
dalam perangkat keras dan perangkat lunak membuat banyak unit-unit usaha baik
yang berskala nasional maupun global mengambil keputusan dengan
memanfaatkan komputer sebagai alat untuk mempermudah penerapan dalam
pekerjaannya terutama dalam proses pemasukan data. Sehingga dalam
menggunakan media komputer dapat meningkatkan kualitas waktu dan biaya bagi
keuntungan perusahaan atau badan usaha.
4.6.2. Perangkat Keras
Sistem komputerisasi tidak lepas dari perangkat keras yang terkait satu sama
lainnya. Yang dimaksud perangkat keras di sini adalah seperangkat alat yang dapat
membantu sistem yang ada untuk mampu beroperasi dengan baik dan benar. Secara
82
umum perangkat keras tersebut terdiri dari unit masukan (input), unit pusat
pemerosesan (CPU), unit keluaran (output), dan unit simpanan (memory).
Adapun penjelasan pendukung perangkat yang diusulkan sebagai berikut
1. Processor : Intel 2 Core
2. RAM : 2 GB
3. Hardisk : 80 GB
4. Disk Drive : 1 GB
5. Monitor : Standar Monitor
6. Keyboard : QWERTY
7. Printer : Standar Printer
8. Mouse : Optical Mouse
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak (Software) yang dipakai dalam sistem usulan berupa
program-program yang nantinya dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan
data. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam sistem ini adalah sebagai
berikut:
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Professional
2. Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
3. Database : MySql
83
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi merupakan suatu kegiatan di mana hasil rancangan
teoritis akan dialihkan ke dalam wujud nyata untuk dapat di operasikan dan
selanjutnya selalu di monitor untuk menjaga agar sistem selalu menghasilkan
informasi yang diharapkan secara efisien dan efektif.
Jadwal implementasi dilakukan untuk menyusun tahap-tahap implementasi
agar dihasilkan sistem yang baik. Tahap ini terdiri dari beberapa kegiatan yang
harus dilakukan sebelum sistem yang baru benar-benar dapat digunakan tahapan-
tahapan yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang telah dirancang
adalah sebagai berikut:
1. Persiapan Data Awal
Persiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan
data berdasarkan kebutuhan dan untuk menunjang langkah-langkah pemecahan
masalah yang sedang dihadapi. Persiapan data awal ini membutuhkan waktu selama
dua minggu pada minggu pertama dan kedua di bulan pertama.
2. Pembuatan dan Tes Program
Pembuatan program dalam sistem ini bertujuan agar program yang dibuat
dapat dipergunakan untuk mengolah semua data yang telah ada pada database.
Pembuatan program ini memerlukan waktu empat minggu yaitu mulai minggu
ketiga bulan pertama hingga minggu kedua bulan kedua.
84
3. Test Sistem
Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan uju coba terhadap sistem secara
keseluruhan sehingga dapat dipahami dengan baik dan benar. Waktu yang
dibutuhkan dalam kegiatan ini adalah dua minggu yaitu mulai minggu ketiga dan
keempat bulan kedua.
4. Pelatihan
Pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan petunjuk atau pengarahan
dalam berbagai bentuk pelatihan kepada user yang akan mengoperasikan sistem
yang baru, agar dapat memahami dengan baik. Waktu yang dibutuhkan dalam
kegiatan ini adalah satu minggu yaitu minggu pertama bulan ketiga.
5. Pembuatan Buku Petunjuk
Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar dapat membantu para
pengguna atau pemakai untuk memahami lebih lanjut cara pengoperasian sistem
komputer, pengisian file data, dan proses pembuatan laporan serta pemeliharaan
sistem yang harus dilakukan oleh para pengguna. Waktu yang dibutuhkan dalam
kegiatan ini adalah dua minggu yaitu minggu kedua dan ketiga bulan ketiga.
6. Evaluasi dan Operasional
Pengoperasian sistem adalah menjalankan sistem yang baru secara utuh. Di
dalam sistem pengolahan baru harus tetap diadakan evaluasi. Selama evaluasi
pemeliharaan tetap berlanjut agar sistem tetap memenuhi target kebutuhan yang
diharapkan bagi pengguna. Waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan ini adalah lima
85
minggu yaitu mulai dari minggu keempat bulan ketiga hingga minggu keempat
bulan ke empat.
Tabel IV.8
Jadwal Implementasi
No. KEGIATAN WAKTU
BULAN 1 BULAN 2 BULAN 3 BULAN 4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan
Data Awal
2
Pembuatan
dan Test
Program
3 Test Sistem
4 Pelatihan
5
Pembuatan
Buku
Petunjuk
6 Evaluasi dan
Opersional