BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · Kelebihan dari sistem komputerisasi yaitu mempermudah pekerjaan...

39

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dalam rancangan sistem usulan penggajian ini yang telah dibahas dalam sub

bab sebelumnya terdapat beberapa permasalahan dalam sistem tersebut. Maka dari

itu penulis mengajukan suatu rancangan sistem komputerisasi usulan pada

penggajian karyawan Apotek K-24 Cipete.

Diharapkan dengan menggunakan sistem komputerisasi yang diusulkan ini

dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat, dan relevan. Informasi yang

akurat artinya informasi yang terbebas dari kesalahan-kesalahan. Informasi yang

tepat yaitu informasi yang sesuai dengan waktu yang diharapkan. Informasi yang

relevan adalah informasi yang dapat bermanfaat bagi penggunanya. Kelebihan dari

sistem komputerisasi yaitu mempermudah pekerjaan dan mempercepat penyajian

informasi.

Pada bab usulan ini akan dijelaskan sistem komputerisasi penggajian pada

karyawan Apotek K-24 Cipete. yang terdiri dari prosedur sistem berjalan usulan,

diagram alir data usulan, kamus data usulan, spesifikasi rancangan sistem usulan,

spesifikasi komputer dan jadwal implementasi.

40

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Dalam sistem usulan ini pada dasarnya hampir sama dengan sistem yang

sedang berjalan di Apotek K-24 Cipete, namun dengan adanya alat pengelola yang

berbasis pada komputer maka pengolahan data akan lebih cepat dan tepat, yang

pada akhirnya akan memudahkan pengguna untuk mengolah data.

Pada sistem usulan ini semua karyawan akan bisa masuk ke dalam program

dengan menggunakan NIK dan password untuk melakukan proses absensi, program

usulan ini juga mempunyai pembagian hak akses antara apoteker dan karyawan

lainnya. Yang mana apoteker bertindak sebagai admin, dan karyawan lainnya

sebagai user.

Dalam prosedur sistem berjalan ini ada beberapa tahapan yang harus

dijalankan yaitu:

1. Prosedur Absensi Masuk Usulan

Setiap karyawan melakukan absensi masuk dengan masuk ke dalam

program, kemudian mengisi data absensi, data tersebut akan tersimpan pada file

absensi. Karyawan yang terlambat akan terdapat keterangan terlambat dan denda

terlambat. Bagi karyawan yang tidak masuk kerja apoteker bisa mengubah

keterangan absensinya.

2. Prosedur Absensi Keluar Usulan

Setiap karyawan melakukan absensi keluar dengan masuk ke dalam

program, kemudian mengisi data absensi, data tersebut akan tersimpan pada file

absensi. Bagi karyawan yang ditugaskan lembur maka karyawan masuk ke dalam

program kemudian mengisi data lembur, data tersebut akan tersimpan pada file

lembur.

41

3. Prosedur Rekapitulasi Absensi Usulan

Pada akhir periode apoteker akan merekap absensi yaitu dengan melihat

data dari file absensi dan file lembur yang selanjutnya akan di masukan ke dalam

file rekap absensi.

4. Prosedur Penghitungan Gaji Usulan

Prosedur hitung gaji dilakukan dari file rekap absensi, file karyawan, file

jabatan dan file potongan, yang akan di masukan ke dalam file rekap gaji. File rekap

absensi digunakan untuk mengetahui semua tentang data hadir karyawan. File

karyawan untuk mengetahui semua tentang data karyawan. File jabatan digunakan

untuk menghitung gaji pokok, tunjangan, lembur, dan insentif. File potongan yaitu

berisi potongan gaji karyawan. selanjutnya apoteker akan memberikan ke pemilik

apotek guna untuk di cek dan di acc, data rekap gaji yang sudah di acc akan

diberikan lagi kepada apoteker.

5. Prosedur Pembayaran Gaji Usulan

Pembayaran gaji dilakukan oleh pemilik apotek berdasarkan data rekap gaji

yang sudah di acc. Kemudian apoteker akan membuat slip gaji berdasarkan file

rekap gaji rangkap dua sebagai tanda bukti rincian gaji yang diterima, selanjutnya

apoteker memberikan slip gaji tersebut kepada karyawan untuk di tanda tangani

kemudian slip gaji yang sudah di acc rangkap dua di arsipkan ke dalam arsip slip

gaji

6. Pembuatan Laporan Penggajian Usulan

Pada proses cetak laporan gaji bulanan apoteker akan membuat laporan gaji

karyawan yang datanya akan diambil dari file rekap gaji, dari laporan tersebut dapat

diketahui berapa jumlah anggaran yang di keluarkan untuk pembayaran gaji

42

Karyawan

Data Absen

Data LemburData Rekap Gaji

Data Rekap Gaji AccSlip Gaji Rangkap 2

Laporan Gaji Karyawan

Perancangan Sistem

Penggajian Usulan

Pada Apotek K-24

Cipete

0

Pemilik Saran

ApotekSlip Gaji Acc

karyawan pada periode berjalan, kemudian laporan gaji diberikan kepada pemilik

apotek.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan Usulan

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Berjalan Usulan

43

D1 File Absensi KaryawanKaryawan

Data AbsensiAbsensi Masuk

1

Data Absensi

Absensi Keluar

2

Data Lembur D2 File Lembur KaryawanData Lembur

Data AbsensiData Absensi

Rekap Absensi

3

Data Absen

Data Lembur

Rekap Absensi

Perhitungan Gaji

4

D6File Rekap Absensi

Karyawan

Data Jabatan

D3 File Data Karyawan

D4 File Jabatan Karyawan

Data Karyawan

Data Rekap Absensi D5

File Potongan Gaji

KaryawanData Potongan

D7File Rekap Gaji

Karyawan

Pemilik Saran

Apotek

Pembayaran Gaji

5Data Slip Gaji

Data Rekap Gaji

Data Rekap Gaji Acc

Slip Gaji Rangkap 2

Slip Gaji Acc

D8Arsip Slip Gaji

KaryawanSlip Gaji Acc

Laporan Gaji

6

Data Gaji Acc

Laporan Gaji Karyawan

Data Rekap Gaji Acc

2. Diagram Nol Sistem Berjalan Usulan

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Berjalan Usulan

44

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data yang digunakan dalam merancang masukan dan keluaran dari

database adalah sebagai berikut:

4.4.1. Kamus Data Masukan

1. Nama arus data : Data Absensi

Alias : Absensi Karyawan

Bentuk : Cetakan Komputer

Arus Data : Karyawan – Proses 1

Proses 1 – File Absensi

Karyawan – Proses 2

Proses 2 – File Absensi

Penjelasan : Untuk mengetahui kehadiran karyawan

Periode : Setiap hari kerja

Volume : Dua kali dalam satu hari

Struktur Data : Header+Isi

Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+

Judul+Periode+ KodeAbsensi+NIK+

Nama+Jabatan

Keterangan :

NamaPerusahaan *APOTEK K-24 CIPETE*

Alamat *Alamat perusahaan*

Telepon *Telepon perusahaan*

Fax *Fax perusahaan

45

Judul *Absensi karyawan*

Periode *Periode absensi*

KodeAbsensi *Kode untuk setiap absensi*

NIK *Nomor Induk Karyawan*

Nama *Nama karyawan*

Jabatan *Jabatan karyawan*

Isi = {No.+Tanggal+Shift+JamMasuk+JamKeluar+

Keterangan+MenitTerlambat}31.

Keterangan :

No *Nomor urut*

Tanggal *Tanggal absensi*

JamMasuk *Jam masuk kerja*

JamKeluar *Jam keluar kerja*

Keterangan *Keterangan absensi*

MenitTerlambat *Jumlah waktu terlambat*

2. Nama arus data : Data Lembur

Alias : Lembur Karyawan


Arus Data : Karyawan – Proses 2

Proses 2 – File Lembur

Penjelasan : Untuk mengetahui lembur karyawan

Periode : Setiap lembur dibutuhkan

Volume : Tiga kali dalam satu hari

46


Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul+

Periode+KodeLembur+NIK+Nama+Jabatan

Keterangan :




Fax *Fax perusahaan

Judul *Lembur karyawan*

Periode *Periode lembur*

KodeLembur *Kode untuk setiap lembur*

NIK *Nomor Induk Karyawan*



Isi = {No.+Tanggal+Shift+JamMasuk+JamKeluar+

Keterangan+ MenitLembur+TotalLembur}n.

Keterangan :

No *Nomor urut*

Tanggal *Tanggal lembur*

JamMasuk *Jam masuk lembur*

JamKeluar *Jam keluar lembur*

Keterangan *Keterangan lembur*

MenitLembur *Jumlah waktu lembur*

TotalLembur *Total lembur dalam periode*

47

3. Nama arus data : Data Karyawan

Alias : -


Arus Data : File Karyawan – Proses 4

Penjelasan : Untuk mengetahui biodata karyawan

Periode : Setiap perhitungan gaji karyawan

Volume : Satu kali dalam satu periode


Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+

Judul+Tahun

Keterangan :




Fax *Fax perusahaan

Judul *Data karyawan*

Tahun *Keterangan tahun*

Isi = {No.+NIK+Nama+Jabatan+Masuk+Keluar+

Status+Alamat+Telepon+Rekening+Password}n

Keterangan :

No *Nomor urut*

NIK *Nomor induk karyawan*



48

Masuk *Waktu karyawan masuk ke

perusahaan*

Keluar *Waktu karyawan keluar dari

perusahaan*

Status *Status aktif atau tidak aktif

Karyawan*

Alamat *Alamat karyawan*

Telepon *Telepon Karyawan*

Rekening *Nomor rekening karyawan*

Password *Password karyawan*

4. Nama arus data : Data Jabatan

Alias : Jabatan Karyawan


Arus Data : File Jabatan – Proses 4

Penjelasan : Untuk mengetahui data jabatan karyawan




Header = NamaPerusahaan+Alamat+Telepon+Fax+Judul

Keterangan :




49

Fax *Fax perusahaan

Judul *Jabatan karyawan*

Isi = {No.+KodeJabatan+NamaJabatan+GajiPokok

TunjanganTetap+Insentif+}n

Keterangan :

No *Nomor urut*

KodeJabatan *Kode setiap jabatan*

NamaJabatan *Nama jabatan karyawan*

GajiPokok *Gaji pokok setiap jabatan*

TunjanganTetap *Tunjangan tetap setiap

jabatan*

Insentif *Insentif setiap jabatan*

5. Nama arus data : Data Potongan

Alisa : Potongan Gaji Karyawan


Arus Data : File Potongan Gaji Karyawan – Proses 4

Penjelasan : Untuk mengetahui potongan gaji karyawan





Periode+KodePotongan+NIK+Nama+Jabatan

Keterangan :

50




Fax *Fax perusahaan

Judul *Potongan gaji karyawan*

Periode *Periode potongan gaji*

KodePotongan *Kode potongan gaji*




Isi = {No.+NamaPotongan+NominalPotongan+

TotalPotongan+}n

Keterangan :

No *Nomor urut*

NamaPotongan *Nama potongan gaji*

NominalPotongan *Mominal setiap potongan*

TotalPotongan *Total potongan gaji*

4.4.2. Kamus Data Keluaran

1. Nama arus data : Data Rekap Absensi

Alias : Rekap Absensi Karyawan


Arus Data : Proses 3 – File Rekap Absensi Karyawan

Penjelasan : Rekap absensi dalam setiap periode

51

Periode : Setiap akhir periode




Periode+KodeRekap

Keterangan :




Fax *Fax perusahaan

Judul *Rekap absensi karyawan*

Periode *Periode rekap absensi*

KodeRekapAbsensi *Kode untuk rekap absensi*

Isi = {No+NIK+Nama+Jabatan+Sakit+Izin+Alpa+Cuti

+Terlambat+Lembur}n

Keterangan :

No *Nomor urut*


Nama *Nama Karyawan*


Sakit *Jumlah sakit karyawan*

Izin *Jumlah izin karyawan*

Alpa *Jumlah alpa karyawan*

Cuti *Jumlah cuti karyawan*

52

Terlambat *Jumlah terlambat karyawan*

Lembur *Jumlah lembur karyawan*

Total *Total setiap keterangan

absensi*

2. Nama arus data : Data Rekap Gaji

Alias : Rekap Gaji Karyawan


Arus Data : Proses 4 – Pemilik Sarana Apotek

Pemilik Sarana Apotek – Proses 4

Proses 4 – File Rekap Gaji Karyawan

Proses 3 – File Rekap Absensi

Penjelasan : Rekap gaji karyawan dalam setiap periode





Periode

Keterangan :




Fax *Fax perusahaan

Judul *Rekap gaji karyawan*

53

Periode *Periode rekap gaji*

Isi = {No+NIK+Nama+Jabatan+GajiPokok+

TunjanganTetap+Insentif+Lembur+Potongan+

TotalGaji}n

Keterangan :

No *Nomor urut*


Nama *Nama Karyawan*


GajiPokok *Total gaji pokok*

TunjanganTetap *Total tunjangan tetap*

Insentif *Total insentif*

Lembur *Total lembur*

Potongan *Total potongan*

TotalGaji *Total gaji yang diterima*

3. Nama arus data : Data Slip Gaji

Alias : Slip Gaji Karyawan


Arus Data : File Rekap Gaji Karyawan – Proses 5

Proses 5 – Karyawan

Karyawan – Proses 5

Proses 5 – Arsip Slip Gaji Karyawan

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran gaji karyawan

54



Struktur Data : Header+Isi+Footer


Periode+KodeSlipGaji+NIK+Nama+Jabatan

Keterangan :




Fax *Fax perusahaan

Judul *Slip gaji karyawan*

Periode *Periode slip gaji*

Isi = {No+Keterangan+Jumlah+TotalGaji}n

Keterangan :

No *Nomor urut*

Keterangan *Nama gaji*

Jumlah *Nominal gaji*

TotalGaji *Total gaji yang diterima*

Footer = TanggalPengesahan+DibuatOleh+DiterimaOleh

Keterangan:

TanggalPengesahan *Tanggal + Bulan + Tahun*

DibuatOleh *Nama + Jabatan*

DiterimaOleh *Nama*

4. Nama arus data : Laporan Gaji Karyawan

55

Alias : -


Arus Data : Proses 6 – Pemilik Sarana Apotek

Penjelasan : Sebagai laporan gaji karyawan



Struktur Data : Header+Isi+Footer


Periode

Keterangan :




Fax *Fax perusahaan

Judul *Laporan gaji karyawan*

Periode *Periode laporan gaji*

Isi = {No+KomponenGaji+Nominal+

TotalGajiKaryawan}n

Keterangan :

No *Nomor urut*

KomponenGaji *Daftar komponen gaji*

Nominal *Nominal komponen gaji*

TotalGajiKaryawan *Total gaji karyawan*

Footer = TanggalPengesahan+DibuatOleh

56

Keterangan:

TanggalPengesahan *Tanggal + Bulan + Tahun*

DibuatOleh *Nama + Jabatan*

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Pada sub bab ini akan dijelaskan sistem yang diusulkan dengan membuat

spesifikasi rancangan sistem usulan yang meliputi bentuk dokumen masukan,

bentuk dokumen keluaran, Entity Relationship Diagram, Spesifikasi File, Struktur

Kode, dan Spesifikasi Program yang digunakan. Spesifikasi tersebut adalah:

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik yang

berasal dari lingkungan dalam perusahaan atau lingkungan luar perusahaan.

Dokumen ini akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran.

Dokumen masukan usulan ini adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Absensi Karyawan

Fungsi : Untuk bukti masuk dan keluar kerja

Sumber : Karyawan

Tujuan : File Absensi Karyawan

Frekuensi : Setiap jam masuk dan keluar kerja

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk : Lampiran C-1

57

2. Nama Dokumen : Lembur Karyawan

Fungsi : Untuk lembur karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : File Lembur Karyawan

Frekuensi : Setiap lembur dibutuhkan

Media : Kertas



3. Nama Dokumen : Data Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui biodata karyawan

Sumber : File Karyawan

Tujuan : Apoteker

Frekuensi : Setiap akhir periode

Media : Kertas



4. Nama Dokumen : Jabatan Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui jabatan karyawan

Sumber : File Jabatan Karyawan

Tujuan : Apoteker


Media : Kertas

58



5. Nama Dokumen : Potongan Gaji Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui jabatan karyawan

Sumber : File Potongan Gaji Karyawan

Tujuan : Apoteker


Media : Kertas



4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen keluaran yang

mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau

laporan. Dokumen keluaran dalam usulan ini adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Rekap Absensi Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi akhir periode

Sumber : Apoteker

Tujuan : File Rekap Absensi Karyawan


Media : Kertas


Bentuk : Lampiran D-1

59

2. Nama Dokumen : Rekap Gaji Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui rekap gaji karyawan

Sumber : Apoteker

Tujuan : Pemilik Sarana Apotek


Media : Kertas



3. Nama Dokumen : Slip Gaji Karyawan

Fungsi : Bukti pembayaran gaji karyawan

Sumber : Apoteker

Tujuan : Karyawan


Media : Kertas



4. Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan

Fungsi : Laporan besarnya gaji karyawan

Sumber : Apoteker

Tujuan : Pemilik Sarana Apotek


Media : Kertas

60



61

4.5.3. Entity Relationship Diagram

1. Entity Relationship Diagram

Gambar IV.3. Entity Relationship Diagram

Karyawan

NIK

Nama

KaryawanJabatan Alamat

TTL

NoRek

Telpon

Status

1

Jabatan

Kode

Jabatan

Memiliki

Nama

Jabatan

Gaji

PokokTunjang

an

Insentif

Absensi

Kode

Absen

Periode Tanggal Shift

Jam

Keluar

Memiliki

Ket.Jam

Masuk

LemburKode

Lembur

Periode TanggalJam

Masuk

Jam

Keluar

ShiftMenit

Lembur

Memiliki

Potongan

Nama

PotongnNominal

Total

Potongn

PeriodeKode

Potongn

Memiliki

Gaji

Kode

GajiPeriode

Total

Gaji

Memiliki

1

1

N

1

N

1

N

1

1

62

2. Logical Record Structured

Gambar IV.4. Logical Record Structured

Karyawan

Jabatan Absensi

Lembur Potongan

Gaji

NIK (PK)

NamaKaryawan

KodeJabatan (FK)

Jabatan

TTL

Alamat

NoTelpon

NoRek

Status

KodeJabatan (PK)

NamaJabatan

GajiPokok

TunjanganTetap

Insentif

NIK (FK)

NamaKaryawan

1

KodeAbsensi (PK)

Periode

NIK (FK)

NamaKaryawan

Jabatan

Tanggal

Shift

Keterangan

KodeLembur (PK)

Periode

TglLembur

ShiftLembur

Kepentingan

NIK (FK)

NamaKaryawan

KodePotongan(PK)

NamaPotongan

JumlahPotongan

Periode

KodeGaji (FK)

NIK (FK)

NamaKaryawan

KodeGaji (PK)

Periode

TotalGaji

NIK (FK)

NamaKaryawan

M

M

1

M

1

1

M

1

1

63

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi File yaitu file-file yang digunakan dalam pengolahan database

pada sistem usulan ini, database yang digunakan adalah

PenggajianKaryawan.mysql sebagai media penyimpanan. Data proses yang terjadi

pada sistem usulan ini menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Di bawah ini

adalah spesifikasi file usulannya:

1. Absensi Karyawan

Nama File : File Absensi Karyawan

Akronim : Absensi

Fungsi : Untuk menyimpan data absensi karyawan

Tipe : File Master

Organisasi File : Indeks Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 121 Karakter

Kunci Filed : KodeAbsen

Software : Mysql

Tabel IV.1

Spesifikasi File Absensi Karyawan

No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 KodeAbsen KodeAbsen Varchar 11 Primary

Key

2 Periode Periode Varchar 6

64

3 NIK NIK Varchar 8

4 Nama Nama Text 30

5 Jabatan Jabatan Text 25

6 No. No. Int 3

7 Tanggal Tanggal Date 6

8 Shift Shift Text 6

9 JamMasuk JamMasuk Time 6

10 JamKeluar JamKeluar Time 6

11 Keterangan Keterangan Text 8

12 MenitTerlambat MenitTerlambat Time 6

2. Lembur Karyawan

Nama File : File Lembur Karyawan

Akronim : Lembur

Fungsi : Untuk menyimpan data lembur karyawan

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Filed : KodeLembur

Software : Mysql

65

Tabel IV.2

Spesifikasi File Lembur Karyawan


1 KodeLembur KodeLembur Varchar 11 Primary

Key

2 Periode Periode Varchar 6

3 NIK NIK Varchar 8

4 Nama Nama Text 30


6 No. No. Int 3

7 Tanggal Tanggal Date 6

8 Shift Shift Text 6

9 JamMasuk JamMasuk Time 6

10 JamKeluar JamKeluar Time 6


12 MenitLembur MenitLembur Int 3

3. Data Karyawan

Nama File : Data Karyawan

Akronim : Karyawan

Fungsi : Untuk menyimpan biodata karyawan

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk

66


Kunci Filed : NIK

Software : Mysql

Tabel IV.3

Spesifikasi File Data Karyawan


1 NIK NIK Varchar 11 Primary

Key

2 Tahun Tahun Year 4

3 No. No. In 3

4 Nama Nama Text 30


6 TempatLahir TempatLahir Text 20

7 TanggalLahir TanggalLahir Date 6

8 Alamat Alamat Text 50

9 Telepon Telepon Int 13

10 NoRekening NoRekening Int 15

11 TanggalMasuk TanggalMasuk Date 6

12 TanggalKeluar TanggalKeluar Date 6

13 Status Status Text 6

14 HakAkses HakAkses Text 5

15 Password Password Text 15

67

4. Jabatan Karyawan

Nama File : Jabatan Karyawan

Akronim : Jabatan

Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan karyawan

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : Karakter

Kunci Filed : 68 KodeJabatan

Software : Mysql

Tabel IV.4

Spesifikasi File Jabatan Karyawan


1 KodeJabatan KodeJabatan Varchar 11 Primary

Key

2 No. No. Int 3

3 NamaJabatan NamaJabatan Text 30

4 GajiPokok GajiPokok Int 8

5 TunjanganTetap TunjanganTetap Int 8

6 Insentif Insentif Int 8

68

5. Potongan Gaji Karyawan

Nama File : Potongan Gaji Karyawan

Akronim : Potongan Gaji

Fungsi : Untuk menyimpan data potongan gaji karyawan

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Filed : KodePotongan

Software : Mysql

Tabel IV.5

Spesifikasi File Potongan Gaji Karyawan


1 KodePotongan KodePotongan Varchar 11 Primary

Key

2 Periode Periode Date 6

3 NIK NIK Varchar 11

4 Nama Nama Text 30


6 No. No. Int 3

7 NamaPotongan NamaPotongan Text 30

8 NominaPotongan NominaPotongan Int 8

9 TotalPotongan TotalPotongan Int 8

69

6. Rekap Absensi Karyawan

Nama File : Rekap Absensi Karyawan

Akronim : Rekap Absen

Fungsi : Untuk menyimpan data rekap absensi karyawan

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Filed : KodeRekapAbsensi

Software : Mysql

Tabel IV.6

Spesifikasi File Rekap Absensi Karyawan

No

. Elemen Data Akronim Tipe

Panja

ng

Keteran

gan

1 KodeRekapAbsensi KodeRekapAbsensi Varchar 11 Primary

Key


3 No. No. Int 3


5 NamaKaryawan NamaKaryawan Text 30

6 KodeJabatan KodeJabatan Varchar 11


8 KodeAbsen KodeAbsen Varchar 11


70

10 KodeLembur KodeLembur Varchar 11

7. Rekap Gaji Karyawan

Nama File : Rekap Gaji Karyawan

Akronim : Rekap Gaji

Fungsi : Untuk menyimpan data rekap gaji karyawan

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Filed : KodeRekapGaji

Software : Mysql

Tabel IV.7

Spesifikasi File Rekap Gaji Karyawan

No

. Elemen Data Akronim Tipe

Panja

ng

Keteran

gan

1 KodeRekapGaji KodeRekapGaji Varchar 11 Primary

Key


3 No. No. Int 3


5 NamaKaryawan NamaKaryawan Text 30

6 KodeJabatan KodeJabatan Varchar 11

71

1 2

1


8 KodeRekapAbsensi KodeRekapAbsensi Varchar 11

9 KodePotongan KodePotongan Varchar 11

10 NamaPotongan NamaPotongan Text 15

11 TotalGaji TotalGaji Int 8

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode dibuat dengan tujuan agar proses pemasukan data lebih cepat

sehingga mempercepat proses kerja. Struktur kode sistem usulan adalah sebagai

berikut:

1. Nomor Induk Karyawan (NIK)

1 3 0 9 3 9 3 0 2 4

Keterangan :

1. Kode Perusahaan

2. Nomor Urut Karyawan / Karyawan Ke -

2. Kode Jabatan (NIK)

A P A

Keterangan : Kode untuk : Apoteker Pengelola Apotek

72

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

3. Kode Absensi Karyawan

A K 0 3 0 4 1 7 0 1 0

Keterangan :

1. Inisial Data Absen

2. Bulan Periode

3. Bulan Periode

4. Tahun Periode

5. Urutan Karyawan

4. Kode Lembur Karyawan

L K 0 3 0 4 1 7 0 1 0

Keterangan :

1. Inisial Data Lembur

2. Bulan Periode

3. Bulan Periode

4. Tahun Periode

5. Urutan Karyawan

73

1 2 3 4 5

1 2 3 4

5. Kode Potongan Gaji Karyawan

P G K 0 3 0 4 1 7 0 1 0

Keterangan :

1. Inisial Potongan Gaji Karyawan

2. Bulan Periode

3. Bulan Periode

4. Tahun Periode

5. Urutan Karyawan

6. Kode Rekap Absensi Karyawan

R A K 0 3 0 4 1 7

Keterangan :

1. Inisial Rekap Absensi Karyawan

2. Bulan Periode

3. Bulan Periode

4. Tahun Periode

74

1 2 3 4

1 2 3 4 5

7. Kode Rekap Gaji Karyawan

R G K 0 3 0 4 1 7

Keterangan :

1. Inisial Rekap Gaji Karyawan

2. Bulan Periode

3. Bulan Periode

4. Tahun Periode

8. Kode Slip Gaji Karyawan

S G K 0 3 0 4 1 7 0 1 0

Keterangan :

1. Inisial Slip Gaji Karyawan

2. Bulan Periode

3. Bulan Periode

4. Tahun Periode

5. Urutan Karyawan

75

1.1

1.0

Data

Karyawan

1.0

0.0

MASTER

1.2

1.0

Jabatan

Karyawan

0.0

MENU

UTAMA

2.0

0.0

TRANSAKSI

2.2

2.0

Lembur

Karyawan

2.1

2.0

Absensi

Karyawan

2.3

2.0

Potongan Gaji

Karyawan

2.4

2.0

Rekap Absensi

Karyawan

2.5

2.0

Rekap Gaji

Karyawan

3.0

0.0

LAPORAN

3.1

3.0

Laporan Gaji

Karyawan

4.0

0.0

KELUAR

0

LOGIN

4.5.6. Spesifikasi Program

Sebelum rincian masing-masing program dijabarkan maka terlebih dahulu

digambarkan dengan HIPO yang menggambarkan keseluruhan hirarki program. Di

bawah ini HIPO usulan spesifikasi program:

Gambar IV.5. HIPO

76

Adapun spesifikasi programnya adalah sebagai berikut:

1. Menur Login

Nama Program : Login.Frm

Akronim : Untuk masuk ke dalam menu utama

Bahasa Program : Miscrosoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lampiran E-1

Proses : Masukan NIK dan Password kemudian klik Login,

Jika benar maka tampil menu utama, jika salah

periksa NIK dan Password lalu ulangi lagi atau

klik cancel untuk keluar.

2. Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : MainMenu.Frm



Proses : Pada menu utama terdapat empat menu pilihan

Yaitu :

1. Menu Master terdiri dari sub menu Data

Karyawan dan sub menu Jabatan Karyawan

2. Menu Transaksi terdiri dari sub menu Absensi

Karyawan, Lembur Karyawan, Potongan Gaji

Karyawan, Rekap Absensi Karyawan, dan

Rekap Gaji Karyawan

77

3. Menu Laporan terdiri dari sub menu Laporan

Gaji Karyawan

4. Menu Keluar

3. Menu Master

Nama Program : Menu Master

Akronim : MenuMaster.Frm



Proses : Pada menu Master terdapat dua pilihan yaitu:

1. Menu Data Karyawan

2. Menu Jabatan Karyawan

4. Menu Data Karyawan

Nama Program : Menu Data Karyawan

Akronim : DataKaryawan.Frm



Proses : Klik tambah untuk memasukkan data karyawan

Klik edit untuk melakukan perubahan data -

Karyawan

Klik hapus untuk menghapus karyawan

Klik simpan untuk menyimpan data karyawan

Klik close untuk menutup menu data karyawan

78

5. Menu Jabatan Karyawan

Nama Program : Menu Jabatan karyawan

Akronim : JabatanKaryawan.Frm



Proses : Klik tambah untuk memasukkan data jabatan

Klik edit untuk melakukan perubahan data -

Jabatan

Klik hapus untuk menghapus jabatan

Klik simpan untuk menyimpan data jabatan

Klik close untuk menutup menu data jabatan

6. Menu Absensi Karyawan

Nama Program : Menu Absensi

Akronim : Absensi.Frm



Proses : Klik masuk untuk absensi masuk kerja

Klik pulang untuk pulang kerja

Klik logout untuk keluar dari menu

7. Lembur Karyawan

Nama Program : Lembur Karyawan

Akronim : LemburKaryawan.Frm

79



Proses : Klik lembur untuk mulai lembur kerja

Klik pulang untuk berhenti lembur kerja

Klik logout untuk keluar dari menu

8. Rekap Absensi Karyawan

Nama Program : Rekap Absensi Karyawan

Akronim : RekapAbsensiKaryawan.Frm



Proses : Klik tambah untuk menambah rekap baru

Klik edit untuk merubah rekap baru

Klik hapus untuk manghapus rekap

Klik keluar untuk keluar dari menu

Klik simpan untuk menyimpan rekap

9. Potongan Gaji Karyawan

Nama Program : Potongan Gaji Karyawan

Akronim : PotonganGajiKaryawan.Frm



Proses : Klik tambah untuk menambah potongan baru

80

Klik edit untuk merubah potongan

Klik hapus untuk manghapus potongan

Klik simpan untuk menyimpan potongan


10. Rekap Gaji Karyawan

Nama Program : Rekap Gaji Karyawan

Akronim : RekapGajiKaryawan.Frm



Proses : Klik tambah untuk menambah rekap gaji baru

Klik edit untuk merubah rekap gaji

Klik hapus untuk manghapus rekap gaji

Klik simpan untuk menyimpan rekap gaji


11. Laporan Gaji Karyawan

Nama Program : Laporan Gaji Karyawan

Akronim : LaporanGajiKaryawan.Frm



Proses : Pilih Periode laporan kemudian klik cetak

81

12. Keluar

Nama Program : Keluar

Akronim : Keluar.Frm



Proses : Klik keluar maka akan keluar dari program

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Sub bab ini menjelaskan tentang penggunaan dari software dan hardware

yang akan digunakan dalam sistem penggajian usulan.

4.6.1. Umum

Perkembangan teknologi komputer yang semakin berkembang khususnya

dalam perangkat keras dan perangkat lunak membuat banyak unit-unit usaha baik

yang berskala nasional maupun global mengambil keputusan dengan

memanfaatkan komputer sebagai alat untuk mempermudah penerapan dalam

pekerjaannya terutama dalam proses pemasukan data. Sehingga dalam

menggunakan media komputer dapat meningkatkan kualitas waktu dan biaya bagi

keuntungan perusahaan atau badan usaha.

4.6.2. Perangkat Keras

Sistem komputerisasi tidak lepas dari perangkat keras yang terkait satu sama

lainnya. Yang dimaksud perangkat keras di sini adalah seperangkat alat yang dapat

membantu sistem yang ada untuk mampu beroperasi dengan baik dan benar. Secara

82

umum perangkat keras tersebut terdiri dari unit masukan (input), unit pusat

pemerosesan (CPU), unit keluaran (output), dan unit simpanan (memory).

Adapun penjelasan pendukung perangkat yang diusulkan sebagai berikut

1. Processor : Intel 2 Core

2. RAM : 2 GB

3. Hardisk : 80 GB

4. Disk Drive : 1 GB

5. Monitor : Standar Monitor

6. Keyboard : QWERTY

7. Printer : Standar Printer

8. Mouse : Optical Mouse

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (Software) yang dipakai dalam sistem usulan berupa

program-program yang nantinya dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan

data. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam sistem ini adalah sebagai

berikut:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Professional

2. Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0

3. Database : MySql

83

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu kegiatan di mana hasil rancangan

teoritis akan dialihkan ke dalam wujud nyata untuk dapat di operasikan dan

selanjutnya selalu di monitor untuk menjaga agar sistem selalu menghasilkan

informasi yang diharapkan secara efisien dan efektif.

Jadwal implementasi dilakukan untuk menyusun tahap-tahap implementasi

agar dihasilkan sistem yang baik. Tahap ini terdiri dari beberapa kegiatan yang

harus dilakukan sebelum sistem yang baru benar-benar dapat digunakan tahapan-

tahapan yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang telah dirancang

adalah sebagai berikut:

1. Persiapan Data Awal

Persiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan

data berdasarkan kebutuhan dan untuk menunjang langkah-langkah pemecahan

masalah yang sedang dihadapi. Persiapan data awal ini membutuhkan waktu selama

dua minggu pada minggu pertama dan kedua di bulan pertama.

2. Pembuatan dan Tes Program

Pembuatan program dalam sistem ini bertujuan agar program yang dibuat

dapat dipergunakan untuk mengolah semua data yang telah ada pada database.

Pembuatan program ini memerlukan waktu empat minggu yaitu mulai minggu

ketiga bulan pertama hingga minggu kedua bulan kedua.

84

3. Test Sistem

Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan uju coba terhadap sistem secara

keseluruhan sehingga dapat dipahami dengan baik dan benar. Waktu yang

dibutuhkan dalam kegiatan ini adalah dua minggu yaitu mulai minggu ketiga dan

keempat bulan kedua.

4. Pelatihan

Pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan petunjuk atau pengarahan

dalam berbagai bentuk pelatihan kepada user yang akan mengoperasikan sistem

yang baru, agar dapat memahami dengan baik. Waktu yang dibutuhkan dalam

kegiatan ini adalah satu minggu yaitu minggu pertama bulan ketiga.

5. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar dapat membantu para

pengguna atau pemakai untuk memahami lebih lanjut cara pengoperasian sistem

komputer, pengisian file data, dan proses pembuatan laporan serta pemeliharaan

sistem yang harus dilakukan oleh para pengguna. Waktu yang dibutuhkan dalam

kegiatan ini adalah dua minggu yaitu minggu kedua dan ketiga bulan ketiga.

6. Evaluasi dan Operasional

Pengoperasian sistem adalah menjalankan sistem yang baru secara utuh. Di

dalam sistem pengolahan baru harus tetap diadakan evaluasi. Selama evaluasi

pemeliharaan tetap berlanjut agar sistem tetap memenuhi target kebutuhan yang

diharapkan bagi pengguna. Waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan ini adalah lima

85

minggu yaitu mulai dari minggu keempat bulan ketiga hingga minggu keempat

bulan ke empat.

Tabel IV.8

Jadwal Implementasi

No. KEGIATAN WAKTU

BULAN 1 BULAN 2 BULAN 3 BULAN 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan

Data Awal

2

Pembuatan

dan Test

Program

3 Test Sistem

4 Pelatihan

5

Pembuatan

Buku

Petunjuk

6 Evaluasi dan

Opersional

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · Kelebihan dari sistem komputerisasi yaitu mempermudah pekerjaan...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · Kelebihan dari sistem komputerisasi yaitu mempermudah pekerjaan...