Trening:

Obzor 2020. -

financijsko

izvještavanje i

osnovne ugovorne

obveze

Ana Ključarić, Obzor 2020. nacionalna osoba za kontakt za financijska pitanja

PROGRAM DOGAĐANJA (9:30-15:00)

9:30 – 10:00 Registracija

Antonija Gladović, ravnateljica, Agencija za mobilnost i programe EU

Uvodna riječ

Ana Ključarić, NCP za financijska pitanja, Agencija za mobilnost i programe EU

Financijska pravila u programu Obzor 2020.

Financijsko izvještavanje Obzor 2020. projekata

Predstavljanje dokumenta „Smjernice za financijsku provedbu projekata iz programa Obzor

2020. u Republici Hrvatskoj“

12:00 – 13:00 Pauza

Manda Japunčić, NCP za pravna pitanja, Agencija za mobilnost i programe EU

Pravna i administrativna provedba Obzor 2020. projekata

Model ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Konzorcijski ugovor

14:45 – 15:00 Pitanja i odgovori

FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE

OBZOR 2020. PROJEKATA

SADRŽAJ

IZVJEŠTAJNA RAZDOBLJA

NAČIN I FORMA IZVJEŠTAVANJA

PORTAL ZA SUDIONIKE

Izvještajno razdoblje 1

Financijski izvještaj

Objašnjenje troškova

Start

Period 1

Period 2

Period n

60 days 60 days 60 days

IZVJEŠTAJNA RAZDOBLJA

Svaki projekt ima:

– n službenih izvještajnih razdoblja (članak 20. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava)

• Izvještaji se obično predaju nakon 12, odnosno 18 mjeseci

– 60 dana od kraja službenog izvještajnog razdoblja kao rok za podnošenje izvještaja

– n nesluženih izvještajnih razdoblja (konzorcijski ugovor)

Izvještajno razdoblje 2

Financijski izvještaj

Objašnjenje troškova

Izvještajno razdoblje n

Financijski izvještaj

Objašnjenje troškova

NAČIN I FORMA IZVJEŠTAJA

Periodički i završni financijski izvještaji sastoje se od:

a) Financijskog obrasca: Individual Financial Statement (Annex IV to the Grant Agreement)

– obrazac koji se ispunjava na Portalu za sudionike (Research Participant Portalu) u svrhu

financijskog izvještavanja prema Europskoj komisiji

– uključuje sve prihvatljive troškove (direktni + indirektni) za svaku proračunsku kategoriju

b) Obrasca za objašnjenje troškova: Explanation of the use of the resources and financial

statements

– sadržava objašnjenje svih troškova učinjenih od strane partnera na projektu

– ne radi se o zasebnom dokumentu koji se učita na portal nego se pritiskom na određenu vrstu

troška (npr. Other direct costs) unose podaci

– ako ostali direktni troškovi (other direct costs) iznose 15% od troškova osoblja, ne treba detaljno

objašnjenje; u suprotnome potrebno je objasniti glavne troškove projekta (major costs)

• svi izvještaji podnose se isključivo elektronički preko Portala za sudionike

• nadležna osoba za potpisivanje financijskih izvještaja elektronički potpisuje izvještaj

FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ

PRIMJER OBJAŠNJENJA TROŠKOVA

PERSONNEL, SUBCONTRACTING AND OTHER MAJOR COST ITEMS FOR BENEFICIARY 1 FOR THE PERIOD

Work

Package

Item description Amount in €

with 2 decimals

Explanations

2,5, 6 Personnel direct costs 235000.00 € Salaries of 2 postdoctoral students and one

lab technician for 18 months each

5 Subcontracting 11000.02 € Maintenance of the web site and printing of

brochure

2, 4 Major cost item 'X' 75000.23 € NMR spectrometer

5 Major cost item 'Y' 27000.50 € Expensive chemicals xyz for experiment abc

2, 4 Remaining direct

costs

15000.10 €

TOTAL 363.000.85 €

PORTAL ZA SUDIONIKE

• svi korisnici dobivaju obavijest da je potrebno ispuniti izvještaj

• svi korisnici moraju se ulogirati na Portal za sudionike

• Svi korisnici:

• ispunjavaju vlastiti financijski izvještaj,

• elektronički ga potpisuju, i

• elektronički šalju koordinatoru

• koordinator pregledava izvještaje, i šalje ih u EK

• EK pregledava izvještaje te ih odobrava ili odbija

• U slučaju odobravanja, slijedi uplata (Interim Payment)

10

KORACI ZA UNOS IZVJEŠTAJA

11

Potrebno je ulogirati se na

Portal za sudionike: (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html)

12

Odabir:

• „My Area”

• “My Projects”

• „MP” kako bi se

pristupilo „Grants

Management

Services”

Svaki korisnik ispunjava svoj izvještaj:

13

Financial

Neki kategorije imaju

polja koja se mogu

mijenjati

Neke kategorije imaju link

za unos

Neke kategorije imaju

mogućnost unosa „Use of

Resources”

„read only” polje – informacija

dolazi iz potpisanog GA

FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ (ACTUAL COSTS)

16

FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ (UNIT COSTS)

FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ (SUBCONTRACTING)

18

FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ (OTHER DIRECT COSTS)

FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ (VALIDATION REPORT)

• Nakon ispunjavanja podataka, izvještaj se sprema pritiskom na „Save”

• Pritiskom na „Lock for Review” zaključavamo podatke i generiramo pdf dokument (stvaranje pdf

dokumenta može potrajati nekoliko minuta)

Financijski izvještaj može biti pregledan u pdf obliku pritiskom na pdf

• Samo osobe s ulogama Participant Contacts, Project Financial Signatories i Task Managers mogu vidjeti pdf

dokument

Elektronički potpis vrši se pritiskom na „Sign & Submit”

• Samo osobe s ulogom Project Financial Signatory (PFSIGN) mogu elektronički potpisati izvještaj

POTPISIVANJE FINANCIJSKOG IZVJEŠATAJA

• Koordinator pregledava izvještaje i šalje u EK

KONTAKT:

Ana Ključarić, nacionalna kontakt osoba za pravna i financijska pitanja - Obzor

2020.:

Adresa: Frankopanska 26

Tel: +385 (0)1 5005 961

E-mail: ana.kljucaric@mobilnost.hr

Manda Japunčić, nacionalna kontakt osoba za pravna pitanja i financijska pitanja -

Obzor 2020.:

Adresa: Frankopanska 26

Tel: +385 (0)1 5005 964

E-mail: manda.japuncic@mobilnost.hr