Ana Ključarić Trening: Obzor 2020. nacionalna osoba za ... · stvarno su nastali od strane...
Transcript of Ana Ključarić Trening: Obzor 2020. nacionalna osoba za ... · stvarno su nastali od strane...
Trening:
Obzor 2020. -
financijsko
izvještavanje i
osnovne ugovorne
obveze
Ana Ključarić, Obzor 2020. nacionalna osoba za kontakt za financijska pitanja
APROGRAM DOGAĐANJA (9:30-15:00)
9:30 – 10:00 Registracija
Antonija Gladović, ravnateljica, Agencija za mobilnost i programe EU
Uvodna riječ
Ana Ključarić, NCP za financijska pitanja, Agencija za mobilnost i programe EU
Financijska pravila u programu Obzor 2020.
Financijsko izvještavanje Obzor 2020. projekata
Predstavljanje dokumenta „Smjernice za financijsku provedbu projekata iz programa Obzor
2020. u Republici Hrvatskoj“
12:00 – 13:00 Pauza
Manda Japunčić, NCP za pravna pitanja, Agencija za mobilnost i programe EU
Pravna i administrativna provedba Obzor 2020. projekata
Model ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
Konzorcijski ugovor
14:45 – 15:00 Pitanja i odgovori
FINANCIJSKA PRAVILA U
PROGRAMU OBZOR 2020.
SADRŽAJ
UVOD U U FINANCIJSKA PRAVILA:
EU FINANCIJSKI DOPRINOS I SUFINANCIRANJE OD STRANE KORISNIKA
PROJEKTNI TROŠKOVI
KATEGORIJE I OBLICI TROŠKOVA
DIREKTNI TROŠAK OSOBLJA
OSTALI DIREKTNI TROŠKOVI
DIREKTNI TROŠKOVI TREĆIH STRANA
OSTALA FINANCIJSKA PRAVILA
• Lorem ipsum dolor sit amet lorem ipsum dolor
UVOD U U FINANCIJSKA PRAVILA
The Commission considers that proposals requesting a
contribution from the EU of between EUR 3 million and
EUR 7 million would allow this specific challenge to be
addressed appropriately. Nonetheless, this does not
preclude submission and selection of proposals requesting
other amounts.
Vrsta aktivnosti Stopa financiranja od EU
Istraživačke aktivnosti (Research and Innovation Actions)
• financiranje do 100% prihvatljivih troškova
Aktivnosti usmjerene na inovacije (Innovation Action)
• NEPROFITNE INSTITUCIJE: financiranje do 100% prihvatljivih troškova
• PROFITNE INSTITUCIJE: financiranje do 70% prihvatljivih troškova
Aktivnosti koordinacije i podrške (Coordination and Support Actions)
• financiranje do 100% prihvatljivih troškova
EU FINANCIJSKI DOPRINOS I SUFINANCIRANJE OD
STRANE KORISNIKA
PRIHVATLJIVI TROŠKOVI
=
DIREKTNI + INDIREKTNI
NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI
NASTALI TROŠKOVI
Financijsko
izvještavanje
PROJEKTNI TROŠKOVI
PRIHVATLJIVI TROŠKOVI (STVARNI TROŠKOVI):
Opći uvjeti za prihvatljivost troškova (članak 6.1.):
stvarno su nastali od strane korisnika projekta
nastali su za vrijeme trajanja projekta
navedeni su u predviđenom proračunu iz Priloga 2 MGA-a
nastali su u vezi s aktivnostima kako su opisane u Prilogu 1 MGA-a i nužni su za njihovu
provedbu
moguće ih je utvrditi i provjeriti, evidentirani su u poslovnim knjigama korisnika u skladu s
važećim nacionalnim računovodstvenim propisima te su u skladu s uobičajenom
računovodstvenom praksom korisnika
u skladu su s važećim nacionalnim zakonodavstvom u području poreza, rada i socijalne
sigurnosti
razumni su, opravdani te usklađeni sa zahtjevima dobrog financijskog upravljanja, posebno u
pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti PRIHVATLJIVI TROŠKOVI
=
DIREKTNI + INDIREKTNI
NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI PROJEKTA
troškovi koji ne ispunjavaju uvjete u člancima od 6.1. do 6.4. MGA-a, kao na primjer:
• troškovi povezani s povratom na kapital
• dug i troškovi koji proizlaze iz dužničkih obveza
• rezervacije za buduće gubitke ili dugove
• kamate
• dugovanja
• gubici zbog tečajnih razlika
• bankovni troškovi koje naplaćuje banka korisnika za prijenose sredstava iz Europske unije /Euratoma/
Izvršnih agencija
• previsoki ili nepotrebni izdaci
• PDV za kojeg korisnik ima pravo na odbitak pretporeza (deductible VAT)
• troškovi nastali za vrijeme obustave provedbe aktivnosti
• ostali slični troškovi
troškovi prijavljeni u okviru druge aktivnosti za koju su dodijeljena bespovratna sredstva koja se
financiraju iz proračuna EU-a (dvostruko financiranje)
DIREKTNI TROŠKOVI
DIREKTNI TROŠKOVI su troškovi koji su izravno povezani s provedbom aktivnosti i
stoga joj se mogu izravno pripisati
A. direktni troškovi osoblja (plaće djelatnika)
B. direktni troškovi podugovaranja
C. direktni troškovi pružanja financijske potpore trećim osobama
D. ostali direktni troškovi:
− Trošak putovanja
− Trošak potrošnog materijala za istraživanje
− Trošak opreme
− Troškovi ostalih roba i usluga (prijevod, catering, lektura, izrada web stranice…)
INDIREKTNI TROŠKOVI
Indirektni troškovi su troškovi koji nisu izravno povezani s provedbom projektnih
aktivnosti
Računaju se kao postotak od prihvatljivih direktnih troškova (25% flat-rate),
• bez troškova podugovaranja te troškova doprinosa u naravi koje daju treće osobe, a koji se
ne koriste u prostorima korisnika
Indirektnim troškovima mogu se financirati troškovi poput:
• uredskog potrošnog materijala (papir za pisač, toner za pisač, kopiranje), troškovi ostalih
bankovnih usluga koje poslovna banka naplaćuje za redovno poslovanje, troškovi poštarine,
Interneta i sl.
Popratna dokumentacija za indirektne troškove koja se čuva:
• Adekvatna dokumentacija koja dokazuje nastanak i prihvatljivost troškova na koje se
primjenjuje postotak za indirektne troškove
• Nije potrebno dokazivati stvarne indirektne troškove
PARAMETRI ZA IZRAČUN PRORAČUNA/TROŠKOVA U
OBZOR 2020. PROJEKTIMA
Mogući oblici troškova:
1. Stvarni (actual costs)
2. Jedinični (unit costs)
3. Paušalni troškovi (flat-rates)
4. Jednokratni troškovi (lump-sum)
Moguće kategorije troškova:
1. Direktni troškovi (npr. trošak osoblja)
2. Indirektni troškovi
* Specifične kategorije troškova (npr. SME instrument i
MSCA projekti)
MOGUĆI OBLICI NASTANKA TROŠKOVA
I. Stvarni troškovi (actual costs)
• stvarno nastali troškovi knjiženi u poslovnim knjigama
• u skladu uvjetima za prihvatljive troškove
II. Jedinični troškovi (unit costs)
• računa se kao broj stvarno nastalih jedinica (npr. broj sati) x cijena po jedinici
• fiksni iznos po jedinici određen od strane EK (npr. troškovi po jedinici za vlasnike malih i
srednjih poduzeća)
• za prosječne troškove osoblja izračun se bazira na uobičajenoj računovodstvenoj praksi
III. Paušalni iznos (flat rate)
• određeni postotak od prihvatljivih direktnih troškova – npr. indirektni troškovi 25%
IV. Jednokratni troškovi (lump sum)
• fiksni iznos sredstava koji pokriva jednu ili više troškovnih kategorija – npr. SME
instrument u fazi 1 (50.000,00 eura)
• zadaci moraju biti odrađeni u skladu s Prilogom 1
MOGUĆE KATEGORIJE TROŠKOVA
I. Direktni troškovi
A. direktni troškovi osoblja (plaće djelatnika)
B. direktni troškovi podugovaranja
C. direktni troškovi pružanja financijske potpore trećim osobama
D. ostali direktni troškovi:
− Trošak putovanja
− Trošak potrošnog materijala za istraživanje
− Trošak opreme
− Troškovi ostalih roba i usluga (prijevod, catering, lektura, izrada web stranice…)
II. Indirektni troškovi
III. Posebne kategorije troškova (npr. SME i MSCA projekti)
Članak 6.2. propisuje posebne uvjete za svaku kategoriju troška
OBLICI
TROŠKOVA
KATEGORIJE TROŠKOVA
DIREKTNI TROŠKOVI
Indirektni
troškovi
Posebne
kategorije
troškova Trošak osoblja Podugovaranje
Direktni troškovi
pružanja
financijske
potpore trećim
osobama
Ostali direktni
troškovi
Stvarni troškovi
(actual costs)
Jedinični
troškovi
(unit costs)
DA ako je
predviđeno
odlukom EK
DA, ako je
predviđeno
odlukom EK
Paušalni iznos
(flat rate)
Jednokratni
troškovi
(lump sum)
DA, ako je
predviđeno
odlukom EK
MOGUĆI OBLICI i KATEGORIJE TROŠKOVA
KATEGORIJE TROŠKOVA: MOGUĆNOST PRIJENOSA
Prijenos sredstava Izmjena ugovora?
Između korisnika
(beneficiary 1 → beneficiary 2) NE
Iz jedne proračunske kategorije u drugu
(personnel → travel) NE
Preraspodjela zadataka između korisnika prema
Prilogu 1
(beneficiary 1 → beneficiary 2)
DA
Između različitih oblika troškova
(forms of costs: actual costs, unit costs, etc.)
DA ako u proračunu (ugovor) nije predviđen takav
oblik troška
Novo podugovaranje DA (preporučljivo)
DIREKTNI TROŠKOVI OSOBLJA
Direktni troškovi osoblja prema Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava mogu
biti:
troškovi osoblja koje radi na projektu na temelju ugovora o radu ili
jednakovrijednog akta o imenovanju
troškovi osoblja koje radi na projektu na temelju izravnog ugovora s korisnikom
koji nije ugovor o radu ili jednakovrijedni akt o imenovanju
troškovi osoblja koje je ustupila treća strana uz naknadu (članak 11. MGA-a)
troškovi vlasnika (osnivača, članova društva) malih i srednjih poduzeća koji
ne primaju plaću
troškovi korisnika koji su fizičke osobe koje ne primaju plaću
DIREKTNI TROŠKOVI OSOBLJA (1)
DIREKTNI TROŠKOVI OSOBLJA (2)
I. Standardna situacija:
osoblje zaposleno preko Ugovora o radu (prema nacionalnom zakonodavstvu)
ISKAZIVANJE TROŠKA osoblja: trošak osoblja računa se individualno kao stvarni trošak
osoblja ili na temelju jediničnih troškova (unit costs) – uobičajena praksa korisnika ili odluka EK
II. Ostale mogućnosti:
troškovi osoblja koje je uputila treća pravna osoba uz naknadu u skladu s člankom 11. (moraju se
navesti u Prilogu 1)
troškovi fizičkih osoba koje rade na temelju izravnog ugovora s korisnikom, a koji nije ugovor o
radu
Koje ugovore koristiti za troškove osoblja?
troškovi fizičkih osoba koje rade na temelju izravnog ugovora s korisnikom, a koji
nije ugovor o radu smatraju se prihvatljivim troškovima osoblja ako:
• zadovoljavaju opće uvjete za prihvatljivost troškova (članak 6.1)
• korisnik ima ugovor s fizičkom osobom, a neki od ugovorenih zadataka su i
projektni zadaci
• osoba radi na temelju uputa korisnika i, ako s korisnikom nije dogovoreno drugačije,
u poslovnim prostorima korisnika
• rezultati rada pripadaju korisniku
• troškovi tog osoblja nisu znatno drugačiji od troškova osoblja koje izvršava slične
zadaće na temelju ugovora o radu s korisnikom
• naknada za rad se temelji na radnim satima, a ne na odrađenim zadacima
(deliverables)
troškovi se računaju na isti način kao i osoblju zaposlenom preko ugovora o
radu
ova kategorija se često naziva „in-house consultants”
TROŠKOVI OSOBLJA/IZRAVNI UGOVOR S KORISNIKOM
ŠTO SE NE MOŽE PRIKAZATI KAO TROŠAK OSOBLJA?
Ugovori s pravnim osobama (npr. agencije za privremeno zapošljavanje)
Fizičke osobe (npr. konzultanti) koji ne ispunjavaju neki od uvjeta za tzv. in-house
konzultante (npr. autonoman rad na projektnom zadatku)
Fizičke osobe (npr. konzultanti) plaćene za odrađeni posao (deliverables), a ne za
radne sate
Ovi slučajevi mogu se smatrati prihvatljivim troškom pod kategorijom
„Other goods and services” ILI „Subcontracting” ali nikada kao trošak
osoblja !
TROŠAK OSOBLJA (PERSONNEL COSTS): IZRAČUN
Prihvatljivo samo za
neprofitne institucije
Sati odrađeni na
projektu
Naknada po satu
EUR/hour
Dodatna
naknada
(Additional
remuneration)
Vremenici Formula za stvarne i specifične
jedinične troškove
Vrijeme utrošeno na projektu mora imati pouzdanu popratnu
dokumentaciju! !
Prihvatljivo:
sati koji su STVARNO odrađeni za projekt
Neprihvatljivo:
planirani sati iz proračuna
procijenjeni sati (npr. pretpostavka o utrošenim satima na kraju godine)
postotak utrošenog vremena
PRIHVATLJIVI SATI RADA NA PROJEKTU
Ovise o tome radi li osoba svoje puno radno vrijeme isključivo na projektu
Rad isključivo
na projektu Vrsta evidencije
Uvjeti
(više detalja u AGA, stranica 159.)
DA
Izjava za osobe koje rade
puno radno vrijeme
(Declaration on exclusive
work for the action)
Samo jedna izjava za osobu za jedno izvještajno
razdoblje
pokriva jedan neprekidan angažman od najmanje
jednog kalendarskog mjeseca
NE
Vremenici (timesheets)
Ispunjava se i potpisuje od strane zaposlenika i
supervizora barem jednom mjesečno
Minimalni uvjeti i informacije opisane u AGA
EVIDENTIRANJE RADNIH SATI
!
Samo jedna izjava po osobi za jedno
izvještajno razdoblje
Izjava za osobe koje rade puno radno vrijeme
primjer dostupan u AGA-i
VREMENICI/TIMESHEETS
Prema MGA-u vremenik mora sadržavati:
Puni naziv korisnika kao što je navedeno u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava
Ime i prezime zaposlenika, potpis i datum
Ime, prezime i potpis osobe ovlaštene verificirati vremenike, datum
Naziv projekta i broj ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
Raspodjelu projektnih aktivnosti pojedine osobe na radne pakete s brojem sati za koji se projekt
tereti:
− Naziv O2020 projekta 1, naziv radnog paketa/zadatka, broj odrađenih sati
− Naziv O2020 projekta 2, naziv radnog paketa/zadatka, broj odrađenih sati
− Naziv O2020 projekta 3, naziv radnog paketa/zadatka, broj odrađenih sati
Dane godišnjeg odmora
Dane državnih blagdana
Dane putovanja
Dane bolovanja
Kratki opis aktivnosti
VREMENICI/TIMESHEETS (DOSTUPAN U AGA)
VREMENICI/TIMESHEETS (AMPEU)
A: generalno
pravilo/slučaj:
Način izračuna:
satnica se računa
prema pravilima u
ugovoru
B: korištenje jedničnih
troškova osoblja:
Način izračuna:
satnica se računa prema
uobičajenoj računovodstvenoj
praksi korisnika
C: situacija u kojoj
vlasnik MSP-a ne prima
plaću ili fizička osoba
bez plaće:
Način izračuna:
formula za satnicu određena je
od strane EK
JEDINIČNI TROŠKOVI
Kako izračunati satnicu?
STVARNI TROŠKOVI
NAKNADA PO SATU (SATNICA)
NAKNADA PO SATU
NAKNADA PO SATU =
STVARNI GODIŠNJI TROŠKOVI RADA ZA ODREĐENU OSOBU
(BEZ DODATNE NAKNADE, TJ. ADDITIONAL REMUNERATION)
/
PRODUKTIVNI SATI
Naknada po satu mora se računati isključivo na temelju podataka cijele financijske
godine za koju korisnik u trenutku financijskog izvještavanja ima sve podatke
NAKNADA PO SATU
NAKNADA PO SATU
=
STVARNI GODIŠNJI TROŠKOVI RADA ZA ODREĐENU OSOBU
(BEZ DODATNE NAKNADE, TJ. ADDITIONAL REMUNERATION)
/
PRODUKTIVNI SATI
GODIŠNJI TROŠAK RADA OSOBLJA
Prema članku 6.2. MGA-a godišnji trošak rada osoblja (Personnel costs) sastoji se
od: A. Ukupnog troška plaće (Basic remuneration) koji se sastoji od:
• osnovne plaće (Basic salary), i
• ostalih komponenti plaće (Complements), te
B. dodatnih naknada (Additional remuneration)
Osnovnu plaću (Basic salary) čini:
• neto iznos plaće prema hrvatskom zakonodavstvu,
• doprinosi iz plaće (mirovinsko osiguranje),
• porez na dohodak,
• prirez porezu te doprinosi na plaću (zdravstveno osiguranje, doprinos za ozljede na radu te
doprinos za zapošljavanje),
odnosno tzv. bruto 2 iznos plaće prema hrvatskoj računovodstvenoj praksi
Ostale komponente plaće (Complements) prema MGA-u mogu biti: • obvezne i
• varijabilne
OBVEZNE KOMPONENTE PLAĆE
Obvezne komponente plaće (Mandatory complements) moraju :
• ispuniti opće kriterije za prihvatljivost troškova u O2020 projektima,
• biti propisane u unaprijed određenom iznosu ili postotku,
• biti obvezne prema nacionalnom zakonodavstvu, kolektivnom ugovoru ili ugovoru o radu,
• moraju biti plaćene za uobičajeni posao i ne smiju ovisiti o pojedinom projektu
U uobičajene obvezne komponente mogu se ubrojiti:
• naknada za prijevoz,
• topli obrok,
• regres,
• božićnica, te
• ostale komponente koje se isplaćuju u skladu s nacionalnim zakonodavstvom, kolektivnim
ugovorom ili ugovorom o radu
VARIJABILNE KOMPONENTE PLAĆE
Varijabilne komponente plaće (Variable complements) moraju:
• ispuniti opće kriterije za prihvatljivost troškova u O2020 projektima,
• biti plaćene za uobičajeni posao i ne smiju ovisiti o pojedinom projektu,
• biti predviđene u nacionalnom zakonodavstvu, kolektivnom ugovoru ili ugovoru o radu,
• se temeljiti na objektivnim kriterijima definiranim npr. u internim pravilima institucije,
te
• se primjenjivati jednako na sve zaposlenike neovisno iz kojeg izvora se plaćaju, ukoliko
zaposlenik ispuni predviđene kriterije
Primjer varijabilnih komponenti plaće prema AGA-i:
Prema ugovoru o radu profesora na fakultetu uobičajeni poslovi su nastava i istraživanje. Ugovor
o radu predviđa osnovnu fiksnu plaću od 1.000,00 eura mjesečno i varijabilni dio plaće od 10,00
eura po satu za svaki sat proveden na istraživačkim aktivnostima.
DODATNE NAKNADE (ADDITIONAL REMUNERATION) (1)
DODATNE NAKNADE:
primjenjive samo za neprofitne pravne subjekte
dodatne naknade moraju ispuniti:
• opće kriterije za prihvatljivost troškova u O2020 projektima,
• moraju biti plaćene za dodatni posao ili ekspertizu različitu od uobičajenog posla,
• korisnik ih uobičajeno isplaćuje kad god se od zaposlenika traži ista vrsta posla ili
ekspertize,
• isplaćuju se na temelju objektivnih kriterija bez obzira na izvor financiranja
Dodatne naknade isplaćene zaposleniku na temelju proizvoljne odluke čelnika institucije,
voditelja projekta ili druge ovlaštene osobe na rukovodećem položaju nisu prihvatljive
Prema članku 6.2. MGA-a godišnji trošak rada osoblja (Personnel costs) sastoji se od:
A. Ukupnog troška plaće (Basic remuneration) koji se sastoji od:
• osnovne plaće (Basic salary), i
• ostalih komponenti plaće (Complements), te
B. Dodatnih naknada (Additional remuneration)
Dodatne naknade mogu iznositi maksimalno 8.000,00 eura bruto 2 godišnje za
osobe koje rade puno radno vrijeme na O2020 projektu, odnosno smanjuju se
proporcionalno satima rada na projektu:
• 8.000,00 eura bruto 2 ako osoba radi puno radno vrijeme tijekom godine isključivo na
O2020 projektu;
• ako osoba ne radi isključivo na O2020 projektu, dodatna naknada računa se prema
sljedećoj formuli:
8.000,00 EUR
podijeljeno s
brojem godišnjih produktivnih sati
i pomnoženo s
brojem sati koje je osoba utrošila radeći na projektu u kalendarskoj godini
DODATNE NAKNADE (ADDITIONAL REMUNERATION) (2)
SHEMATSKI PRIKAZ TROŠKA OSOBLJA NA O2020
PROJEKTIMA
RAZDOBLJE ZA IZRAČUN SATNICE
satnica mora biti izračunata na bazi financijske godine
ako financijska godina nije završena u vrijeme pripreme financijskog izvještaja, potrebno je
koristiti satnicu zadnje završene financijske godine za koju su dostupni podaci !
01/10/2014 31/03/2016
Satnica za 2015. za dio
2016. koji je pokriven
izvještajem
Izvještajno razdoblje (primjer)
2014 2015 2016
Satnica iz 2014. Satnica iz 2015.
Nema izmjena izvještaja radi prilagođavanja satnice stvarnom stanju
VJEŽBA 1.:
IZRAČUN GODIŠNJEG TROŠKA OSOBLJA
5 minutna vježba!
Izvještajno razdoblje za Obzor 2020. projekt je od 01/10/2014 do 31/03/2016
mjesečni troškovi su isti u svim godinama (dostupni su podaci samo za 2014. i 2015):
• Bruto 2 mjesečna plaća za osobu X iznosi 10.000,00 HRK
• Poslodavac uplaćuje prijevozne troškove 500,00 HRK mjesečno
• Poslodavac uplaćuje 3. mirovinski stup 500,00 HRK mjesečno
• Poslodavac uplaćuje stimulaciju od 1.000,00 HRK bruto mjesečno osoblju koje ima ulogu voditelja projekta
KOLIKO IZNOSI GODIŠNJI TROŠAK OSOBLJA koji se
koristi za IZRAČUN NAKNADE PO SATU?
VJEŽBA 1.:
IZRAČUN GODIŠNJEG TROŠKA OSOBLJA
RJEŠENJE
RJEŠENJE VJEŽBE 1.
(ne)prihvatljivi trošak osoblja MJESEČNO GODIŠNJE
1 Bruto 2 mjesečna plaća za osobu X 10.000,00 kn
120.000,00 kn
2 Poslodavac uplaćuje prijevozne troškove 500,00 kn
6.000,00 kn
3 Poslodavac uplaćuje 3. mirovinski stup 500,00 kn
6.000,00 kn
4 Poslodavac uplaćuje stimulaciju 1.000,00 kn
12.000,00 kn
UKUPNO GODIŠNJI TROŠAK OSOBLJA
(1+2+3) 11.000,00 kn
132.000,00 kn
nije "basic“, nego “additional remuneration”
NAKNADA PO SATU
NAKNADA PO SATU
=
STVARNI GODIŠNJI TROŠKOVI RADA ZA ODREĐENU OSOBU
(BEZ DODATNE NAKNADE, TJ. ADDITIONAL REMUNERATION)
/
PRODUKTIVNI SATI
Temeljem MGA-a korisnici mogu odabrati jednu od tri opcije za izračun godišnjih produktivnih sati:
1. 1.720 sati za osobe koje rade puno radno vrijeme (ili odgovarajući razmjerni broj sati za osobe koje ne
rade puno radno vrijeme)
• Europska komisija potiče korisnike na korištenje opcije od 1.720 sati radi jednostavnosti i smanjenja mogućnosti
pogrešaka
2. Individualni izračun produktivnih sati, tj. ukupni broj sati koje je osoba radila u danoj godini za
korisnika, a izračunava se na sljedeći način:
Produktivni sati =
godišnji radni sati osobe prema ugovoru o radu
uvećani za
prekovremeni rad
umanjeni
za izostanke (npr. bolovanje ili posebni dopust)
3. „uobičajeni broj godišnjih sati” koje korisnik obično primjenjuje za svoje zaposlenike u skladu s
uobičajenom računovodstvenom praksom (može se računati za cijelu instituciju, ili za grupu
zaposlenika)
PRODUKTIVNI SATI
VJEŽBA 2.:
IZRAČUN INDIVIDUALNIH PRODUKTIVNIH SATI
5 minutna vježba!
izvještajno razdoblje za Obzor 2020. projekt je od 01/10/2014 do 31/03/2016
dnevni broj sati rada je 7,5 sati
podaci su isti za sve godine (dostupni su podaci samo za 2014. i 2015):
Ukupan broj radnih dana: 261 (365 – 104)
Broj dana godišnjeg odmora: 30 dana
Broj dana državnih blagdana: 11 dana
Broj dana bolovanja: 10 dana
Broj dana službenog puta: 10 dana
Broj dana: 10 dana (prekovremeno po 2 sata)
KOLIKO IZNOSE GODIŠNJI PRODUKTIVNI SATI?
VJEŽBA 2.:
IZRAČUN INDIVIDUALNIH PRODUKTIVNIH SATI
RJEŠENJE
BROJ DANA
BROJ SATI
(7,5 sati
dnevno)
BROJ SATI
(8 sati
dnevno)
1 Ukupan broj radnih dana 261 1957,50 2088,00
2 Ukupan broj dana godišnjeg odmora 30 225,00 240,00
3 Ukupan broj dana državnih blagdana 11 82,50 88,00
4 Ukupan broj dana bolovanja 10 75,00 80,00
5 Ukupan broj dana prekovremenog rada 10 20,00 20,00
6 Ukupan broj dana službenog puta* 10 75,00 80,00
Ukupan PRODUKTIVNIH DANA/SATI
(1-(2+3+4)+5 220 1595,00 1700,00
*produktivan rad
Broj dana
x
7,5 sati
VJEŽBA 3.:
IZRAČUN NAKNADE PO SATU i TROŠKA OSOBLJA
5 minutna vježba!
Izvještajno razdoblje za Obzor 2020. projekt je od 01/10/2014 do 31/03/2016
Godišnji trošak osoblja: 132.000,00 kn
Godišnji produktivni sati: 1.595 sati
Osoba X utrošila je:
• 2014. godine: 150 sati
• 2015. godine: 450 sati
• 2016. godine: 150 sati
A: KOLIKO IZNOSI NAKNADA PO SATU?
B: KOLIKO IZNOSI TROŠAK OSOBLJA?
VJEŽBA 3.:
IZRAČUN NAKNADE PO SATU i TROŠKA OSOBLJA
RJEŠENJE
Godišnji trošak osoblja: 132.000,00 kn
Godišnji produktivni sati: 1.595 sati
TROŠAK OSOBLJA BEZ DODATNIH NAKNADA:
GODINA
BROJ
UTROŠENIH
SATI
CIJENA
SATA
TROŠAK
OSOBLJA
1 2014. 150 82,76 12.414,00 kn
2 2015. 450 82,76 37.242,00 kn
3 2016. 150 82,76 12.414,00 kn
UKUPNO 750 62.070,00 kn
Broj sati
x
cijena sata
NAKNADA PO SATU:
132.000,00 KN/1.595 sati = 82,76 KN
VJEŽBA 3.:
IZRAČUN NAKNADE PO SATU i TROŠKA OSOBLJA
RJEŠENJE
Godišnji trošak osoblja: 132.000,00 kn
Godišnji produktivni sati: 1.595 sati
Godišnji iznos dodatnih naknada: 12.000,00 kn
Broj sati
x
cijena sata
dodatne
naknade
DODATNA NAKNADA PO SATU: 12.000,00/1.595 sati =7,52 KN
Dodatne naknade (ADDITIONAL REMUNERATION)
Godina
UKUPNA dodatna
naknada/godina
Broj produktivnih
sati
Vrijednost dodatne
naknade po satu/HRK
Broj sati
rada
Dodatna naknada na
projektu/HRK
2014
12.000,00 kn 1595
7,52 kn 150
1.128,53 kn
2015
12.000,00 kn 1595
7,52 kn 450
3.385,58 kn
2016
12.000,00 kn 1595
7,52 kn 150
1.128,53 kn
UKUPNO
36.000,00 kn 750
5.642,63 kn
VJEŽBA 3.:
IZRAČUN NAKNADE PO SATU i TROŠKA OSOBLJA
RJEŠENJE
Godišnji trošak osoblja: 132.000,00 kn
Godišnji produktivni sati: 1.595 sati
Godišnji iznos dodatnih naknada: 12.000,00 kn
UKUPAN TROŠAK OSOBLJA:
(750 x 82,76 kn) + 5.642,63 kn = 67.712,63 kn
OSTALI DIREKTNI TROŠKOVI
OSTALI DIREKTNI TROŠKOVI
Troškovi putovanja
Troškovi nabave opreme
Troškovi ostalih roba i usluga:
• catering
• prijevod, lektura
• izrada web stranice
• potrošni materijal
• troškovi diseminacije
• zaštita rezultata/IPR
• trošak revizorskog izvješća za projekt (ako je potrebno)
• itd.
TROŠKOVI PUTOVANJA
Vode se prema uobičajenoj računovodstvenoj praksi korisnika
Prihvatljivi troškovi su:
• Troškovi prijevoza u visini stvarnih troškova (vlak, autobus, avion, automobil - 2 kn/km)
• Troškovi smještaja u visini stvarnih troškova
• Troškovi dnevnica prema uobičajenoj praksi:
− Obračun „klasičnih„ dnevnica: Pravilnik o porezu na dohodak i Odluka o visini dnevnice za
službeno putovanje u inozemstvo za korisnike koji se financiraju iz sredstava državnog proračuna
− Obračun per diem dnevnica: http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/perdiem-rate-
20150318.pdf
TROŠKOVI NABAVE OPREME
Članak 6.2.: Troškovi amortizacije opreme, infrastrukture ili drugih sredstava (novih ili rabljenih)
iskazani u poslovnim knjigama korisnika prihvatljivi su ako su sredstva nabavljena u skladu s
člankom 10. i otpisana u skladu s međunarodnim računovodstvenim standardima i
uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika
korisnici trošak opreme iskazuju u kategoriji Ostali izravni troškovi – troškovi opreme, na jedan od
sljedećih načina:
• ili kao trošak amortizacije opreme, infrastrukture ili drugih sredstava
• ili kao ukupan trošak nabave (full purchase costs) opreme, infrastrukture ili drugih sredstava (isključivo
ukoliko je ova mogućnost primjenjiva)
iskazivanje pune cijene opreme u jednoj godini nije u skladu s pravilima O2020 programa
• generalno pravilo je da korisnici ne mogu teretiti projekt za ukupnu nabavnu vrijednost opreme, osim ako
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava eksplicitno ne predviđa takvu mogućnost
TROŠKOVI OSTALIH ROBA I USLUGA:
Vode se prema:
• uobičajenoj računovodstvenoj praksi korisnika, te
• članku 10. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
Članak 10. — Nabava robe, radova ili usluga
10.1. Pravila za nabavu robe, radova ili usluga
10.1.1. Ako je to nužno za provedbu aktivnosti, korisnici mogu nabavljati robu, radove ili usluge.
Korisnici moraju osigurati da prilikom te nabave osiguraju najbolju vrijednost za novac ili, ako je
primjenjivo, najnižu cijenu. Pritom moraju izbjegavati sve vrste sukoba interesa…
DIREKTNI TROŠKOVI TREĆIH
STRANA
TREĆE STRANE:
ŠTO je treća strana?
Pravna osoba koja odrađuje dio projektne aktivnosti, isporučuje robu ili pruža
uslugu, ali ne potpisuju Grant agreement!
TIPOVI TREĆIH STRANA?
Treće strane koje rade dio glavne aktivnosti za korisnika; navedene su
Prilogu 1
Treće strane koje ne obavljaju posao, ali ustupljuju resurse, dobra i usluge
korisniku kako bi bio u mogućnosti implemetirati projekt prema Prilogu 1
Treće strane koje primaju financijsku naknadu od strane korisnika (samo
ukoliko je propisano natječajem)
TREĆE STRANE U OBZOR 2020. PROJEKTIMA
Nabava robe,
radova ili usluga
(članak 10.)
Podugovaranje
(članak 13.)
Povezane treće
strane (članak 14.)
Doprinosi ostalih
trećih strana:
a) doprinos trećih
osoba u naravi uz
plaćanje (članak 11.)
b) besplatni
doprinos trećih
strana u naravi
(članak 12.)
PROJEKTNI KONZORCIJ: potpisuje Ugovor o dodjeli
bespovratnih sredstava
PARTNER 1
PARTNER 3 PARTNER 4
PARTNER 2 PARTNER X
KOORDINATOR
NABAVA ROBE, RADOVA ILI USLUGA
članak 10. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
odnosi se na situacije u kojima korisnici nabavljaju robu, radove ili usluge koje
čine popratne aktivnosti projekta, a kako bi bili u mogućnosti provesti projekt
(npr. ugovaranje cateringa, troškovi revizije, prijevoda, zaštite intelektualnog
vlasništva i sl.)
navode se u proračunu i financijskom izvještaju kao Ostali izravni troškovi
(Other direct costs) i vežu uz određenu podkategoriju (oprema, trošak
putovanja i sl.)
institucija ima pravo na svaki ovaj trošak obračunati 25% indirektnih troškova
PODUGOVARANJE
članak 13. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
korisnici mogu podugovarati provedbu određenih zadataka koji su prema
ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava dio glavnih projektnih aktivnosti
odgovarajući troškovi podugovaranja moraju biti posebno naznačeni u prijedlogu
projekta i iskazani u proračunskoj kategoriji Podugovaranje
institucija na ovakve vrste troškova nema pravo obračunati 25% izravnih
troškova
POVEZANE TREĆE STRANE
članak 14. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
„Povezane treće strane“ mogu biti ili povezani subjekti ili treće strane s
određenom pravnom vezom s korisnikom:
• „Povezani subjekt” znači svaki pravni subjekt koji je pod izravnom ili neizravnom kontrolom
sudionika, ili je pod istom izravnom ili neizravnom kontrolom kao i sudionik, ili koji izravno ili
neizravno kontrolira sudionika
• „Treća strana pravno povezana s korisnikom” pravni je subjekt koji ima pravnu vezu s
korisnikom koja podrazumijeva suradnju koja nije ograničena samo na aktivnosti projekta.
Pravna veza može se temeljiti na ugovoru ili drugom aktu koji dokazuje pravnu vezu između
korisnika i takvih trećih strana
Povezane treće strane samostalno odrađuju određene projektne aktivnosti,
prijavljuju stvarne troškove u vlastitom financijskom izvještaju zajedno s
pripadajućim neizravnim troškovima
DOPRINOSI OSTALIH TREĆIH STRANA
članci 11. i 12. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
doprinos trećih osoba u naravi uz plaćanje (članak 11. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih
sredstava)
besplatni doprinos trećih strana u naravi (članak 12. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih
sredstava)
Treće strane u ovom slučaju ne provode glavne projektne aktivnosti već
ustupljuju određene resurse nužne za implementaciju projekta
Troškove prijavljuje korisnik u svojem financijskom izvještaju, a prema vrsti
nastalog troška (npr. trošak upućenog osoblja – Personnel costs, laboratorijski
prostor – Other goods and services, oprema – Equipment i sl.), i to samo iznos
stvarno nastalih troškova od trećih strana
TREĆE STRANE - PREGLED
TIP TREĆE STRANE
KARAKTERISTIKE
Odrađuje dio
projektne
aktivnosti?
Pružaju
resurse/usluge
/dobra?
Što je
prihvatljivo?
Mora biti
navedeno u
Prilogu 1?
Indirektni
troškovi
Način odabira trećih
strana Primjenjivi članak
Povezane treće strane DA NE Trošak DA DA
Povezani subjekti ili treće
strane s određenom
pravnom vezom s
korisnikom
Članak 14.
Podugovaratelji DA NE Cijena DA NE
Osigurati najbolju
vrijednost za novac, bez
sukoba interesa
Članak 13.
Doprinosi trećih strana
u naravi (besplatno ili
uz plaćanje)
NE DA Trošak DA
DA
Ugovorna veza s
korisnikom Članak 11. i 12.
Izvođač
radova/ugovaratelj
(Contractors)
NE DA Cijena NE DA
Osigurati najbolju
vrijednost za novac, bez
sukoba interesa
Članak 10.
Financijska potpora
trećim stranama
ISKLJUČIVO ako je propisano
natječajem DA NE
Prema uvjetima
propisanim u Prilogu 1. Članak 15.
OSTALA FINANCIJSKA PRAVILA
POREZ NA DODANU VRIJEDNOST U O2020 PROJEKTIMA
prihvatljiv trošak za sve korisnike (neprofitne pravne osobe) ukoliko korisnik nema
pravo na odbitak pretporeza
prihvatljiv ako predstavlja krajnji trošak za korisnika i kao takvog ga se knjiži u
poslovnim knjigama
Kod profitnih organizacija, koji su obveznici plaćanja i naplate PDV-a, PDV ne
predstavlja krajnji trošak, pa trošak PDV-a nije prihvatljivi trošak projekta u okviru
programa O2020
UPLATE OD STRANE EK
Prva uplata (pre-financing payment) - koordinator će primiti sredstva od EU u roku od 30 dana
od moguća dva datuma, tj. od onog koji je kasniji:
a) od stupanja ugovora na snagu (npr. ugovor stupa na snagu 1.5.2016. – uplata treba biti uplaćena koordinatoru
do 30.05.2016.), ili
b) od 10 dana prije dogovorenog datuma početka projekta - članak 3. definira datum početka projekta (npr.
početak projekta je dogovoren za 1.5.2016. – uplata mora sjesti do 20.5.2015.)
Uplate tijekom implementacije projekta (interim payments)
• plaćanje će se izvršiti u roku od 90 dana nakon prihvaćanja izvještaja
• temelje se na financijskim izvještajima (EU contribution= eligible costs approved * reimbursement rate)
Zadnja uplata (payment of the balance)
• plaćanje će se izvršiti u roku od 90 dana nakon prihvaćanja izvještaja
• Limit = 90 % od maksimalno ugovorenog iznosa (zadržavanje 10%)
‼‼ Kod trošenja projektnih sredstava UZETI U OBZIR da:
– 10% iznosa Europska komisija zadržava do odobrenja završnog izvještaja
– 5% sredstava konzorcij uplaćuje u jamstveni fond (zajedno s prvom uplatom)
TEČAJ ZA FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE
Financijski izvještaji prema EU predaju se u eurima
• Koristi se prosječni dnevni tečaj tijekom cijelog izvještajnog razdoblja
Tečaj je objavljen na stranicama Europske središnje banke:
• http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
VJEŽBA 4.: TEČAJ ZA IZVJEŠTAVANJE
Izvještajno razdoblje za Obzor 2020. projekt je od 01/10/2014 do 31/03/2016
Naknada po satu u eurima: 82,76 kn/7,6228 = 10,86 €
Dodatna naknada po satu u eurima: 7,52 kn/7,6228 = 0,99 €
Trošak osoblja (Personnel costs) u eurima: 67.712,63 kn/7,6228 = 8.882,91 €
ČUVANJE DOKUMENTACIJE
Za financijsku reviziju Obzor 2020. projekata, potrebno je čuvati svu dokumentaciju
kojom se dokazuje nastanak troška:
• 5 godina nakon zadnje uplate (payment of balance)
• 3 godine za bespovratna sredstva male vrijednosti – do 60.000,00 eura
• Dokumentacija:
• Vremenici
• Ugovori o radu
• Bankovni izvadak o plaćanju
• Odluke o godišnjem odmoru, bolovanja i sl.
• Računi, ponude i sl.
Sva dokumentacija koja se i inače čuva prema nacionalnom zakonodavstvu!!!
KONTROLE I REVIZIJE OBZOR 2020. PROJEKATA
I. CERTIFIKAT O FINANCIJSKOM IZVJEŠTAJU:
• za korisnike koji će primiti od EU više od 325.000 €
• samo JEDNOM na kraju projekta
II. REVIZIJA PROJEKTA:
• do dvije godine nakon završne uplate (payment of balance)
ZA VIŠE INFORMACIJA …
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima i
primjerima (Annotated Grant Agreement)
Smjernice za financijsku provedbu projekata iz
programa Obzor 2020. u Republici Hrvatskoj
Nacionalna mrežna stranica: www.obzor2020.hr
KONTAKT:
Ana Ključarić, nacionalna kontakt osoba za financijska pitanja - Obzor 2020.:
Adresa: Frankopanska 26
Tel: +385 (0)1 5005 961
E-mail: [email protected]
Manda Japunčić, nacionalna kontakt osoba za pravna pitanja - Obzor 2020.:
Adresa: Frankopanska 26
Tel: +385 (0)1 5005 964
E-mail: [email protected]