1

คณสมบตของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 Microsoft Excel เปนโปรแกรมหนงทท างานภายใตโปรแกรมระบบปฏบตการ วนโดวส

โดยโปรแกรมส าเรจรป Microsoft Excel จดเปนโปรแกรมทางดานการจดการกบกระดาษท าการ (Worksheet หรอ Spreadsheet) ทมขดความสามารถสง ทงในดานการค านวณ , การจดการฐานขอมล (Database), การสรางแผนภม (Chart), การใชแผนทขอมล (Data Map), และการวาดรปในแบบกราฟก ตลอดจนการเชอมโยงไปยงอนเตอรเนต ถาพจารณาลกษณะการท างานทวไปวาเราตองการอะไรกนบาง กจะพบวาหองท างานของเราจะประกอบไปดวยโตะท างาน บนโตะท างานแตละคนกจะมสมดหรอ กองเอกสาร กองกระดาษบนทกเครองคดเลข กระดาษ ดนสอ ปากกา ยางลบ ดงน งานสวนใหญมกจะตองมการจดบนทกลงบนกระดาษ มการสรางรปแบบของการเขยน มการคดค านวณ การเขยนขอความ การสรางรปแบบ หรอการคดค านวณเหลาน ถาเกดผดพลาดหรอตองการเปลยนแปลงกอาจแกไขไดโดยใชยางลบนอกจากนอาจตองมการจดเกบรวบรวมงานเหลานเปนแฟม ลกษณะการใชโปรแกรมกระดาษท าการเมอเปรยบเทยบกบโตะท างานตามรปแลวจะกลาวไดดงนคอ เราใชหนวยความจ าของเครองคอมพวเตอรในรปกระดาษท าการแทนกระดาษ โดยมจอภาพเปรยบเสมอนชองหนาตางทสองเขาสกระดาษท าการในหนวยความจ า สอบนทกขอมลของไมโครคอมพวเตอรเสมอนแฟมเอกสาร แปนพมพเปรยบเสมอนปากกา ดนสอ และหากม ขอความทเขยนลงกระดาษผดพลาดกสามารถลบออกไดเสมอนยางลบ โดยหลกการของคอมพวเตอรยอมตองมขดความสามารถในการคดค านวณได ดงนนคอมพวเตอรจงเสมอนการแทนเครองคดเลขทอยบนโตะท างาน โดยเปนเครองคดเลขทมขดความสามารถในการค านวณไดเหนอกวาเครองคดเลขธรรมดา ในเวลาท างานจะมการเรยกขอมลจากสอบนทกขอมลเขาสหนวยความจ า ซงเสมอนการดงเอกสารจากแฟมวางไวบนโตะท างาน หากมการขดเขยนใดๆ กไดโดยการใชแปนพมพ กระดาษท าการนจะใชกบงานไดหลายอยาง จงถอเปนกระดาษอเนกประสงค เชนเขยนบนทก เขยนจดหมาย ท าโจทยคดค านวณ หรองานอนๆ ตามทตองการ

แนะน าการใชโปรแกรมส าเรจรป Microsoft Excel 2007

2

ความสามารถในการเกบขอมลแบบดาตาเบส สมมตวาโรงเรยนแหงหนงตองการเกบขอมล ทะเบยนนกเรยน ซงประกอบดวยประวตของนกเรยน ผลการเรยน และขอมลการช าระเงน เมอน าขอมลมาบนทกรวมกนมากๆ กจะเปนแฟมขอมลซงผบรหารสามารถเรยกดไดวามนกเรยนใดทคางคาเทอมบาง มนกเรยนรายใดทควรไดรบรางวลเรยนด นกเรยนคนนมโรคประจ าตวอะไร และจะแกไขอยางไรเมอมอาการ ดงนนการเกบขอมลลงในคอมพวเตอรจงเปนเรองทใหความสะดวกตอการท างาน สามารถคนหาขอมลไดรวดเรวกวาการคนหาจากเอกสาร ลกษณะการเกบขอมลเปนแฟมสามารถท าไดบน เครองไมโครคอมพวเตอรและใหจอภาพเสมอนเปนกระดาษท าการจดบนทกขอมล

ความสามารถในการใชงานแบบกระดาษท าการ ขอดของกระดาษท าการเหนจะไดแกการใชงานสะดวก งาย และรวดเรว ผบรหาร หรอ ผใชคอมพวเตอรสามารถปอนตวเลขหรอสตรลงไปบนกระดาษท าการไดโดยงายและดผลลพธไดทนทโดยไมตองเขยนโปรแกรม รปแบบของกระดาษท าการตองอยในรปแบบทผใชจะก าหนดต าแหนงทจะเขยนไดงาย และคอมพวเตอรจะตองทราบต าแหนงตางๆ ของกระดาษเพอใชในการอางองการท างาน กระดาษท าการทใชจะมการแบงออกเปนคอลมน A, B, C,… และเปนแถว 1, 2, 3… ดงนนกระดาษท าการจงแบงเปนชองๆ ซงเรยกวา เซลล (Cell) เซลลแตละเซลลมชอเรยกตามต าแหนงคอลมนและแถว เชน เซลลทอยในต าแหนงคอลมน A แถว 1 จะเรยกวา เซลล A1 การเขยนขอความจะเขยนลงในเซลลตางๆ ขอความเหลานอาจเปนตวเลข ตวอกษร หรอสตรกได ลกษณะของการค านวณใดๆ จะเกดขนเองโดยอตโนมตตามสตรทก าหนด ถามการเปลยนแปลงตวเลขในเซลลทกระทบกบสตรผลลพธทเกดขนบนเซลลทใสสตรจะเปลยนไปตามขอมลใหมดวย

ความสามารถในการรายงานผลดวยกราฟ การแสดงรายงานตางๆ มกจะมการยนยอใหดเขาใจไดงาย ลองนกสภาพของกระดาษ รายงานทมแตตวอกษร และตวเลขจ านวนมาก จะพบวาการตความหมายจากขอความหรอตวเลขเหลานนบางทท าไดยากมาก แตหากไดมการยอขนาดของตวอกษรเหลานนลง หรอเขยนออกมาในรปกราฟ เราจะตความหมายจากตวเลขเหลานนไดโดยงาย วธการรายงานผลดวยรปกราฟจงเปนแบบอยางทนยมกนคอนขางมาก จากตวอยางขอมลทเกบไวในรปของผลการเรยนของนกเรยน ผสอนสามารถน าเสนอ ขอมลในรปกราฟไดโดยแยกแยะตามวชาเรยนแลวจะเปนอยางไร ในทนเราสามารถให

3

คอมพวเตอรจดรายงานใหดวยวธการสงพมพกราฟ รปกราฟทไดมามหลายแบบตามความตองการของการสงงาน เชน เปนกราฟเสน กราฟแทง กราฟวงกลม ฯลฯ

ความสามารถในเรองการจดพมพเอกสารและบนทกขอความ งานทใชกบไมโครคอมพวเตอรอกอยางหนงทนบวามความจ าเปนส าหรบการท างานทวไป คองานจดพมพเอกสาร จดหมาย บนทกขอความ การจดพมพเอกสารดวยไมโครคอมพวเตอรนสามารถน ามาแกไข แทรก ลบ เพมเตมไดโดยงาย นอกจากนยงสามารถจดเกบขอความของเอกสารไวในสอบนทก เชน บน Diskette และเรยกใชไดในภายหลง เพอจดพมพหรอแกไข เพมเตมกสามารถกระท าได จากความตองการดงกลาวนจงมผออกแบบโปรแกรมส าเรจรปใหท างานในสงตางๆ เหลาน ไดหมดและหนงในโปรแกรมส าเรจรปทกลาวถงนคอ Microsoft Excel ไดรบการพฒนาเพอใหมความสามารถในการท างานไดดและใชงาย ผใชไมจ าเปนทจะตองเรยนรภาษาคอมพวเตอรเลยกสามารถใชงานไดอยางมประสทธภาพ

มอะไรใหมใน Excel 2007 ส าหรบรปแบบของโปรแกรมและวธการใชงานค าสงตาง ๆใน Excel 2007 นนบไดวาถกปรบเปลยนไปเยอะมาก รวมทงมคณสมบตใหม ๆ ทเพมเขามาใหไดใชกนอยางเตมรปแบบ ซงคณสมบตทเพมขนมานคงจะเหมอน ๆ กนทกตวในตระกล Office 2007 เชน แถบ Ribbon ซงเปนแถบเมนของค าสงทมาแทน แถบเมนบารและแถบเครองมอใน Office 2003 / Tag ทเปนแถบค าสงพเศษ ซงจะปรากฏกตอเมอเราไดมการท างานของรปแบบใดรปแบบหนงเทานน โดยจะเปลยนค าสงไปตามสงทเราท างานอย นอกจากนชอแฟมขอมลกมการเปลยนแปลง คอ นามสกลของเวอรชน 2007 จะเพมตวอกษร X ตอทายนามสกลเดมของ Office 2003 เชน Excel มนามสกลเปน .xls ในเวอรชน 2007 จะมนามสกลเปน .xlsx

4

การเรยกใชโปรแกรม Microsoft Excel 2007

มขนตอนการปฏบตดงน

เมอสนสดค าสง โปรแกรม Microsoft Excel 2007 จะเปดขนมาพรอมกบเปดเวร คชท วาง ๆ หนงเวรคชท ดงรป

คลกปม Start

เลอกเมน Programs เลอกโปรแกรม Microsoft Office Excel 2007

เลอกค าสง Microsoft Office

5

การออกจากโปรแกรม

วธท 1 มขนตอนการปฏบตดงน

วธท 2 คลกเมาสทปมปด โปรแกรมการท างานของ Microsoft Excel 2007 ทอยดานบนขวามอของจอภาพ

คลกปม ออฟฟต (Office Button ) คลกปม ออกจาก Excel

คลกปม

6

เมอสนสดค าสงโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ถกปดและหายไปจากหนาจอดงภาพ

สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

ปมควบคมโปรแกรม (Control button)

Sheet tab แทปแผนงานแสดงชอแผนงาน

แถบชอเรอง (Title bar)

Ribbon

ชท (Sheet)

แถบสตร (Fomula bar)

แถบสถานะ (Status bar)

Office Button

Quick Access Toolbar

กลองชอ (Name Box)

7

ปมออฟฟต (Office Button) รวบรวมค าสงทใชงานกบไฟลทงหมด

ก าหนดแถบเครองมอดวนเอง (Quick Access Toolbar) แสดงปมค าสงทเราใชบอยและเพมเขามาเพอเรยกใชไดอยางรวดเรว

รบบอน (Ribbon) เปนหนาตางใหมทรวบรวมค าสงทตดตอกบผใชจาก Office เวอรชนกอนทค าสงตาง ๆ จะอยภายใตเมนทซบซอน Ribbon จะแบงเครองมอเปนแทปและมปมค าสงยอยอยภายใน ซงเราสามารถเลอกคลกทชอแทปเพอสามารถใหใชงานไดทนท

กลองชอ (Name Box) แสดงชอเซลลหรอกลมเซลลทเราท างานอย

แถบสตร (Formula bar) เปนสวนทแสดงขอมลทก าลงจะปอนเขาหรอแสดงขอมลทจะแกไข รวมทงแสดงสตรทใชในชองตารางทเลอก

ชท (Sheet) เปนพนทท างานของเรา ชทมลกษณะเปนตาราง โดยแตละชองตารางจะเรยกวา “เซลล (Cell)”

แถบสถานะ (Status bar) ใชแสดงสภาวะตางๆ ของโปรแกรม เชน การกดปมพเศษ และการพมพงานออกทางพรนเตอร เปนตน

8

สมดงาน (Workbook)

สมดงานเปนกลมของเอกสารตางๆ ทเกยวของกน ซงถกจดเกบรวมไวเปนชด เมอเขาส Excel โดยโปรแกรมจะเตรยมสมดงานชอ Book1 ไวใหเราใชโดยสมดงานนจะบรรจแผนงานเรมตนไว 3 แผนดวยกน โดยก าหนดชอเรมจาก Sheet1 , Sheet2 , Sheet3 แผนงานเหลานเราจะใชในการสรางกระดาษท าการ (Worksheet) , แผนภม (Chart) , หรอ เขยนโปรแกรม กได โดยชอของสมดงานทเปนคาเรมตนนจะปรากฏอยท แถบชอเรองของโปรแกรม โดยถามการบนทกชอแฟมขอมล ชอสมดงานนจะเปลยนไปตามชอแฟมขอมลทผเรยนบนทก

สวนประกอบของแผนงาน (Sheet)

แถบเลอนจอภาพ

แถว

หวคอลมน

คอลมน

หวแถว

ปายชอของชท

เซลล

ต าแหนงกรอกขอมล

แสดงชอสมดงานบนแถบชอเรอง

9

เซลล (Cell) เปนชองส าหรบใสขอมล ภายในหนงเซลลจะมขอมลไดตวเดยว โดยขอมลจะเปนตวเลข ตวอกษร ขอความ หรอสตรกได

ต าแหนงกรอกขอมล (Cell pointer) เปนเซลลทมกรอบเขมกวาเซลลอนเปนพเศษ เปนสวนทแสดงใหเหนเซลลทเรา

ก าลงใชอยในขณะนน คอลมน (Column)

เปนการแบงสวนของกระดาษท าการออกเปนสวนยอย ๆ ในแนวตง ใน Excel 2007 มจ านวนคอลมนของแผนงานทงหมด 16,348 คอลมน

หวคอลมน เปนชอแทนชองขอมลทอยในแนวตง ใน Excel จะใชอกษรภาษาองกฤษเปนชอ

คอลมน เรมจาก A,B,C…Z แลวตอดวย AA, AB, AC, ไปเรอย ๆ

แถว (Row) เปนการแบงสวนของกระดาษท าการออกเปนสวนยอยๆ ในแนวนอน ใน Excel

2007 มจ านวนแถวของแผนงานทงหมด 1,048,576 แถว หวแถว คอชอของชองทอยในแนวนอนเดยวกน ใน Excel ใชตวเลขแทนชอของแถว เรม

ตงแต 1 ไปเรอย ๆ แถบเลอนจอภาพ (Scroll bar)

เปนแถบทใชเลอนดสวนของชททไมสามารถแสดงไดหมดในหนาจอเดยว แถบนมทงในแนวตง และแนวนอน

ปายชอของชท (Sheet Tab) ใชแสดงชอของชททเราใชงานอยในขณะน

10

ต าแหนงอางองเซลล ในชททท างานจะมลกษณะเปนตาราง แตละชองตารางเรยกวา “เซลล” แตละเซลลจะมชอของตนเอง เพอใหผสอนสามารถบอกไดวาเซลลไหนชออะไร ชอของเซลลมาจากการน าชอของคอลมนและชอของเซลลมารวมกน เชน เซลลทอยในคอลมน C และอยในแถวท 3 จะมชอเซลลวา C3 เปนตน ตวอยางดานลางนแสดงต าแหนงอางองเซลลของ A1, B3, D6 และ G4

ผสอนสามารถจะตรวจสอบไดวาต าแหนงของเซลลคออะไร โดยการคลกทเซลลนน แลวสงเกตทดานซายสดของแถบสตร จะมขอความบอกวาคณก าลงคลกทเซลลอะไรอย

A1 B3 D6 G4

11

การใชค าสงในโปรแกรม Microsoft Excel 2007

เราสามารถทจะใชงานในโปรแกรมไดหลายวธดงน

วธท 1 เรยกจากปมออฟฟต (Office Button) ซงปมออฟฟตนจะเปนปมทเปนสญลกษณของ Microsoft Office 2007 อยดานซายบนของโปรแกรม Microsoft Excel และโปรแกรมในกลม Office 2007 ทงหมด เปนปมทเขามาแทนเมนไฟล โดยจะรวมชดค าสงตาง ๆ ไดแก สราง , เปด , บนทก , บนทกเปน , พมพ , จดเตรยม , สง , ประกาศ และ ปด ไวส าหรบการท างานทงหมดในโปรแกรม Office โดยทค าสงใดมสญลกษณรป อยดานทายของค าสง แสดงวาค าสงนนยงมค าสงยอยอยอก หากตองการใชงานกเพยงแตน าเมาสไปวางบนค าสงหลกดานซายมอ จากนนจะปรากฏค าสงยอยในดานขวามอของค าสงใหผเรยนไดเลอกใชค าสงยอยนนไดอก นอกจากนในปมออฟฟตยงสามารถทจะเกบไฟลตาง ๆ ทเราเปดใชงานมาแลว ซงหากเราตองการใชงานไฟลนน ๆ กเพยงแตคลกเมาสทชอไฟลนนกจะปรากฏเนอหาบนกระดาษท าการของโปรแกรม

2 ชอต าแหนงเซลลทเลอก

1 คลกเพอเลอกเซลล

12

คลกเมาสทค าสงทตองการใชงาน

คลกปมออฟฟต

ค าสงยอยทอยในค าสงดานซายมอ

ถาหากมการเปดไฟลขอมลไวแลวและตองการใชงานอกครงกสามารถคลกทชอไฟล

นนไดทนท

13

วธท 2 จากแถบเครองมอรบบอน (Ribbon) แถบรบบอนเปนกลมของชดเครองมอทเพมเขามาใหมในชด Office 2007 ซงชอเครองมอทอยบนแถบรบบอนคอชอของเครองมอแตละชนดซงเครองมอแตละชนดของแตละค าสงจะมรปแบบและการใชงานแตกตางกนออกไป

ส าหรบการใชงานของแถบรบบอนนหากตองการเปลยนชดของค าสงหรอเครองมอใหคลกเมาสทชอของเครองมอแตละชนด หรอ ทเรยกงาย ๆ วา แทป จากนนจะมไอคอนและค าสงตาง ๆ ทสามารถใชงานไดในการท างานของชดเครองมอนน ๆ มาปรากฏใหผเรยนไดเลอกใชงานไดอยางรวดเรวและสะดวกมากยงขน ซงในโปรแกรม Microsoft Excel 2007 มชดเครองมอในรบบอนหลากหลายเครองมอดงรายละเอยดตอไปน

เพมเตม เรยกใชจากเมนลด (Shortcut bar) คลกปมขวาของเมาส Cell ทตองการแกไข

หรอ กดปม Shift + F10

เมนนสามารถเลอกค าสงจากเมนลดได

แถบรบบอน Ribbon

14

แทป หนาแรก (Home) เปนกลมเครองมอทใชจดการและปรบเปลยนแกไขตวอกษร , ก าหนดรปแบบ , ตวเลขและขอความ รวมถงการก าหนดสไตล เชน การใสสญลกษณ หรอ แถบสตามเงอนไข การก าหนดรปแบบตารางหรอเซลล

แทป แทรก (Insert) ใชส าหรบการสรางตาราง สรางกราฟประเภทตาง ๆ รวมถงการแทรกรปภาพ สญลกษณ หรอ ไดอะแกรมลงในชทงาน

แทป เคาโครงหนากระดาษ (Page Layout)

ใชส าหรบก าหนดโครงรางและปรบแตงชทงาน เชน ขนาด , ระยะขอบขอบชทงาน ,การก าหนดขอบเขตการพมพ และการเปลยนรปแบบของ Theme เปนตน

แทป สตร (Formular) ใชส าหรบการใสฟงกชนคณตศาสตรส าเรจรปประเภทตาง ๆ เพอการค านวณหาผลลพธ รวมถงการตรวจสอบความถกตองของฟงกชนทใชดวย

15

แทป ขอมล (Data) ใชส าหรบการจดการขอมลตวเลข เชน ตวกรอง , การจดเรยงและจดกลมของขอมลทตองการ รวมถงการตดตอกบขอมลภายนอกดวย

แทป ตรวจทาน (Review) เปนกลมเครองมอทใชส าหรบตรวจเชคความถกตองของชทงาน , แปลความหมายของค าศพท , การเพมความคดเหน และปองกนความปลอดภยของชทงาน เปนตน

แทป มมมอง (View) เปนกลมเครองมอทใชส าหรบตรวจดความเรยบรอยของชทงาน , การสลบดหนาชทงาน ,การสรางมาโคร รวมถงการเปดใชเครองมอทจ าเปนตอการท างาน

16

การเรยกใชผชวยออฟฟศของ Office 2007 เราสามารถท าการเรยกผชวยออฟฟศไดดงน

คลกปมวธใช Microsoft Office Excel บนแถบรบบอนซงจะอยดานขวามอ หรอ กดปม F1 บนแปนพมพ

จะปรากฏหวขอของรายการส าหรบวธการใชงานของโปรแกรม ใหคลกเลอกหวขอทตองการทราบรายละเอยด

เลอกหวขอยอยทตองการ

** เพมเตม ** ในกรณทเราเลอนตวชต าแหนงของเมาสไปยงไอคอนบนแถบรบบอนแลววางเมาสทงไวสกคร โปรแกรมจะแสดงชอของไอคอนนนๆ พรอมค าอธบายยอ ๆ ถงคณสมบตของไอคอนนนใหเราทราบ

ภาพแสดง Tool Tips ของ ไอคอน

แสดงรายละเอยดของ หวขอทเลอก