Post on 27-Nov-2015
description
Universitatea Valahia Targoviste Facultatea Stiinte Economice
Specializarea Contabilitate si Informatica de Gestiune
Profesor: Lect.univ.dr. Valentin RADU
Student:Ţenea Florina
CUPRINS
.1 Descrierea problemei de rezolvat: prezentarea problemei, prezentarea cadrului de lucru
(descrierea sumară a organizației și a compartimentelor/subdiviziunilor interesate);
2 Specificarea obiectivelor urmărite;
.3 Detalii privind modelarea datelor (culegere date, descriere documente de bază, descriere
sumară a fluxului informațional, descriere rapoarte);
.4 Descrierea succintă a modelului de rezolvare a problemei;
5/Descrierea utilizatorilor aplicației: compartimente, funcții, etc.
Descrierea problemei de rezolvat: prezentarea problemei, prezentarea cadrului de
lucru
Descrierea organizației
SILVA este persoana juridică și funcționează pe baza de gestiune economică și autonomie
financiară. SILVA este Regie Autonoma de interes Național, aflată sub autoritatea statului, prin
autoritatea publică central care răspunde de silvicultură.
Direcția Silvica Iași, cu sediul in Iași, strada Ghe. Asachi nr.2. , are ca scop principal
gestionarea durabila si unitara a fondului forestier , scop realizat pe plan intern, cu precădere in
zona Moldovei.
Activitatea principal desfășurata in SILVA este reprezintă de CAEN 0210 ,,Silvicultura si alte
activitati forestiere” iar in cadrul altor activitatea forestiere enumeram: fanatoarea, prelucrarea
lemnului (cu excepția mobilei), pescuitul si acvacultura, prelucrarea si conservarea fructelor si
legumelor, creșterea animalelor de blana, activitati veterinare, etc. Structura personalului, evident si
din organigrama, include un număr de 20 angajați, atât pe posturi de conducere cat si de execuție.
Activitatea organizației depinde foarte mult de ambele aspect in ceea ce ii privește pe furnizorii si pe
clienții săi. Despre barierele de intrare pe piața nu putem discuta pentru ca, datorita unicității
obiectului de activitate, organizația nu a întâmpinat astfel de probleme si din același motiv nu putem
vorbi nici despre concurenta, mai ales ca organizația analizata este in subordinea statului.
Principalii clienți ai organizației fac parte din aria de activitate a Direcției Silvice si sunt:
RomPest Iași, GeoStar Bacău, ForestPro Suceava, MoldoForest Iași, ForestRosier Neamț,
MobExpert Iași, MobilStar Bacău, Vaspetro Vaslui, ForestMax Iași, RomRares Iași, TeoTree
Neamț.
Furnizorii Direcției Silvice sunt reprezentați de : ROMTELECOM SA Iași, APAVITAL SA
Iași, OMV Petrom , EON Gaz Romania -> furnizori de utilizări si QUARTZMATRIX SRL
(aparatura birotica ), HUSQVARNA SRL (drujbe, piese de schimb, etc.)
1.1.1 Specificarea obiectivelor urmărite
Obţinerea de informaţii privind existentul în stoc, intrările şi ieşirile de materii prime şi materiale, cantitativ şi valoric, înregistrarea în contabilitate a operaţiilor respective.Organizatia vizeaza analiza “Sistemului informațional al gestiunii produselor finite” prin utilizarea programului de calcul tabelar: ACCES. Obiectivul vizat este reprezentat de obtinerea,
rafinarea si salvarea graficelor intr-un mod cat mai usor, executarea simularilor pe baza acestor grafice, utilizarea functiilor statistice, matematice, financiare, logice si de cautare pentru facilitarea lucrului cu baza de date precum si definirea, actualizarea, sortarea si interogarea acesteia din urma. –
SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE
Sistemele informatice de gestiune sunt definite în literatura de specialitate, urmărind două
abordări:
plecând de la informaţie şi de la suportul acesteia;
plecând de la funcţia pe care sistemul informatic de gestiune trebuie să o realizeze.
în primul caz, sistemele informatice de gestiune reprezintă ansamblul informaţiilor utilizate în
cadrul firmei, a mijloacelor şi procedurilor de identificare, culegere, stocare şi prelucrare a
informaţiilor.
în cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune se porneşte de la
scopul acestuia şi anume oferirea informaţiei solicitate de utilizator în forma dorită şi la momentul
oportun în vederea fundamentării deciziilor.
Sistemele informatice de gestiune (SIG) presupun definirea: domeniilor de gestiune, datelor,
modelelor, regulilor de gestiune.
Domeniile de gestiune corespund fiecăreia dintre activităţile omogene desfăşurate în cadrul
firmei - cercetare-dezvoltare, comercială, de producţie, de personal, financiar-contabilă - cu luarea în
considerare a interacţiunilor dintre ele. Mai mult, abordarea acestor domenii se realizează într-o
viziune ierarhică conducând la identificarea următoarelor nivele:
Tranzacţional în cadrul căruia se efectuează operaţii elementare;
Operaţional unde se desfăşoară operaţii curente, deciziile luate la acest nivel sunt curente, de
rutină;
Tactic corespunzând activităţilor de control şi deciziilor pe termen scurt;
Strategic caracteristic deciziilor pe termen lung şi/sau care angajează global firma.
Datele reprezintă "materia primă" a oricărui sistem de gestiune. Sunt avute în vedere toate
datele vehiculate şi prelucrate indiferent de natura lor, caracterul lor formal sau informal sau de
suporturile pe care se află.
Modelele de gestiune regrupează procedurile proprii unui domeniu. Putem exemplifica prin
modelul:
Contabil, specific domeniului financiar-contabil;
Tehnologiei de fabricaţie specifică domeniului producţiei;
De vânzări specific domeniului comercial.
Regulile de gestiune permit prelucrarea datelor şi utilizarea informaţiilor în conformitate cu
obiectivele sistemului.
În cadrul unei firme cu activitate de producţie şi/sau comercială pot fi identificate următoarele
reguli de gestiune:
aprovizionarea se realizează când stocul efectiv scade sub stocul normat;
o materie primă se stochează în una sau mai multe gestiuni;
pentru produsele de calitatea a doua preţul se reduce cu 5% etc.
evaluarea materialelor se realizează conform metodei FIFO;
Prin noţiunea de domeniu ajungem la conceptul de subsistem informatic de gestiune
determinat pe criterii funcţionale, pe care se grefează celelalte două concepte: modelul de gestiune şi
regulile de gestiune.
Sistemul informatic de gestiune asigură obţinerea şi furnizarea informaţiei solicitate de
utilizator, folosind mijloacele IT, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu din
cadrul firmei.
Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizează prin
aplicarea principiului introducerii unice a datelor şi prelucrării multiple a acestora în concordanţă cu
nevoile informaţionale specifice fiecărui utilizator.
SI integrat al contabilităţii se caracterizează printr-o introducere unică a datelor, preluate din
documentele primare care actualizează o bază de date unică a contabilităţii care va fi ulterior
exploatată pentru asigurarea atât a lucrărilor specifice contabilităţii financiare (consultare 2 figura
1.8) cât şi a celor specifice contabilităţii de gestiune (consultare 1 figura 1.8) răspunzându-se astfel
cerinţelor de prelucrare ale tuturor utilizatorilor.
Detalii privind modelarea datelor
Culegerea datelor, descrierea documentelor de baza, descrierea sumara a fluxului
informational precum si descrierea rapoartelor vizeaza traseul documentelor in interiorul
organizatiei urmarind tranzactiile economice intr-o anumita perioada de timp. Astfel, voi prezenta in
tabelul nr.1, documentele de iesire/rapoartele, si, in tabelul nr.2, documentele de intrare utilizate.
Tabel nr.1 Documente de iesire / Rapoarte
Denumire
IESIRE
Proces/subproces de prelucrare din care se
obține
Tipul ieșirii si momentul obținerii
Destinația ieșirii
Documentele pe baza cărora se
obține
Situația vânzărilor pe client (jurnal vânzări)
Actualizare stocuri
- Operarea situației vânzărilor
Programat lunar Birou financiar contabil
Facturi
Aviz de însoțire
Situatia comenzilor Gestiunea produselor finite
- Prelucrări comenzi
Programat, la
sfârșitul
fiecărei luni
Conducere Comanda
Note contabile Tranzacții cu material forestier
- prelucrări note contabile
Completat periodic Birou Financiar Contabil
-
Registrul stocurilor Gestiunea produselor finite
- Planificarea produselor finite
Programat, la
sfârșitul
fiecărei luni
Conducere Note contabile
Fisa magazie
Jurnal privind consumuri si alte iesiri de stocuri
Tranzacții cu material forestier
Întocmit periodic, pe măsura efectuării operațiilor
Birou Producție Comercial
Bon de consum
Facturi
- consum de produse finite
Aviz de însoțire
PV-constatare de diferențe
Balanta analitica a stocurilor
Actualizare stocuri
- obținerea balanței analitice
Programat, la sfârșitul fiecărei luni
Birou Financiar Contabil
Nota contabila
Comenzi
NIR
Liste de inventar Tranzacții cu material forestier
- diferențe inventar produse finite
Întocmite o data la 3 luni Birou Financiar Contabil
PV - Inventar
Fisa de magazie Tranzacții cu material forestier
- Listare fisa magazie
Întocmit periodic, pe măsura efectuării operațiilor
Birou Producție Comercial
NIR
Denumire INTRARE
Proces/subproces procedura
Emitent Sursa de intrare in sistem
Stocarea datelor (tabele ale BD, fișiere)de unde se obțin datele
obs
NIR Gestiunea produselor finite
- Planificare produse finite
contabil Birou Financiar Contabil
Note_contabile
Produse_finite
In cazul in care la recepție se constata diferențe, NIR-ul se întocmește in 3 exemplare.
Comenzi Gestiunea produselor finite
- Prelucrări comenzi
Client Birou Producție Comercial
Comenzi
Facturi Tranzacții cu material forestier
Agent vânzări
Birou Producție Comercial
Facturi
- Prelucrarea tranzacții cu produse finite
- vânzare produse finite
Aviz de însoțire
Tranzacții cu material forestier
- Prelucrarea tranzacții cu produse finite
- vânzare produse finite
Agent vânzări
Birou Producție Comercial
Avize Sta la baza întocmirii facturii si insoteste marfa pe parcursul transportului.
Bon de consum
Tranzacții cu material forestier
- consumul de produse finite
Administrator
Birou Producție Comercial
Produse_finite
Note_contabile
Proces Verbal de constatare diferențe
Tranzacții cu material forestier
- Diferențe de inventar
Comisia de inventar
Birou financiar-contabil
Produse_finite
Note_contabile
Proces Verbal Inventar
Tranzacții cu material forestier
- Diferențe de inventar
Comisia de inventar
Birou financiar-contabil
Note_contabile
Dispoziție de livrare
Gestiunea produselor finite
- Eliberare comenzi pentru aprobare
Responsabil la punct de lucru
Conducere Produse_finite
Comenzi
„Către”=clientul căruia ii va fi trimisa marfa;
Tabelul nr.2 Documente de intrare
Descrierea succintă a modelului de rezolvare a problemei
. Utilizand acest program ne-am observam facilitatile oferite. Astfel, utilizatorul introduce
usor date realizand selectii, construind conditii si lansand comenzi iar sistemul returneaza rezultate
si afiseaza mesaje de dialog (inclusiv de eroare).In cadrul bazei de date se disting m multe categori
de elemente-Tabele ,inerogari.formulare ,rapoarte .
In „Situatia produselor finite”, am evidentiat raportul cu acelasi nume, Situatia produselor
finite la Directia Silvica , raport in cadrul caruia am prezentat datele de identificare ale produselor
finite existente in organizatie. Cu ajutorul tabelului pivot, un tabel dinamic utilizat pentru a insuma
date, mi-am usurat aranjarea si insumarea datelor complicate si aprofundarea detaliilor din tabelul
raportului. Am evidentiat cu culoarea galbena cele mai mai 3 valori din tabel cu ajutorul formatarii
conditionate iar cu ajutorul functiilor SUM, COUNTA si COUNTIF am determinat cantitatea de
lemn din depozit, numarul speciilor de lemn si numarul speciilor de lemn foc existente. Cu ajutorul
functiei DAVERAGE am calculat media pretului unitar a tuturor produselor iar cu functiile de
cautare VLOOKUP si HLOOKUP am evidentiat elementele necesare din raport pornind de la cateva
elemente specificate sau stiind linia pe care se afla ceea ce am cautat. Totodata, am realizat o sortare
in functie de specia produsului si am trasat un grafic care sa evidentieze cantitatea existenta din
fiecare produs.
In „Situatia Clientilor”, am folosit filtrari la coloanele Adresa Client si Banca Client si am
utilizat filtrul avansat pentru a evidentia lista clientilor care au cont la BCR si lista clientilor din Iasi.
De asemenea, am grupat clientii din Iasi si am sortat raportul in functie de adresa client si denumire
client.
In tabela „Situatia Vanzarilor” am folosit formatarea conditionata, functia DCOUNT pentru a
evidentia cate facturi au valoarea mai mare de 1750 lei, functia logica IF pentru facilitarea calculului
penalizarilor, functia DSUM si am trasat un grafic care sa evidentieze valoarea facturilor si a
penalizarilor pentru clientii firmei.
In tabela „Credite”, am folosit functiile financiare FV, PMT, NPER si IRR si in cadrul functiei
PMT am realizat un tabel de simulare cu o varibila si un tabel de simulare cu 2 variabile.
Pe ultima pagina, a cincea, redenumita „Amortizari’’, am calculat, pentru un utilaj, cotele de
amortizare liniara, degresiva si insumarea anilor, respectiv functiile SLN, DDB si SYD.
Primele soluţii informatice de planificare a resurselor organizaţiei (întreprinderii) au
apărut la mijlocul anilor ’60, atunci când a fost dezvoltata tehnica MRP, ca metodă de
planificare orientată pe reducerea stocurilor de materii prime, materiale si produse finite.
Pe baza acestei tehnici de management au fost proiectate sistemele informatice de tip
MRP1 (Material Requirements Planning), care operau folosind următorii parametri :
- necesarul de fabricat, bazat pe comenzile de la clienţi;
- fisele tehnologice ;
- situaţia stocurilor pentru fiecare articol ;
- durata medie a unei aprovizionări.
La începutul anilor ’80, pe baza sistemelor MRP1 au apărut sistemele MRP2
(Manufacturer Resource Planning), care vizau, pe lângă planificarea necesarului de
materiale(MRP) :
- planificarea vânzărilor,
- planificarea producţiei ,
- planificarea aprovizionărilor,
- planificarea necesarului de capacităţi de producţie
- furnizarea unor situaţii informaţionale de natură economico - financiară
(bugete, prognoza etc.)
Sistemele ERM (Enterprise Resource Management) au început sa fie dezvoltate la
începutul anilor ’90 ca urmare a necesităţii de a furniza soluţii de planificare a resurselor
organizaţiei in condiţiile unui mediu economic extrem de dinamic. In esenţă, sistemele
informatice de tip ERM reprezintă extinderi ale sistemelor precedente MRP1 si MRP2,
extinderi care vizează transformarea organizaţiei intr-o “organizaţie virtuala”, deschisa la
modificările care survin in mediul extern.
DIRECTOR
GENERAL
OCOL SILVIC
Ciurea
OCOL SILVIC
Dobrovat
OCOL SILVIC
Padureni
OCOL SILVIC
Harlau
OCOL SILVIC
Podu-Iloaiei
OCOL SILVIC
Iasi
DIRECTOR TEHNIC
DIRECTOR ECONOMIC
BIROU 4
Programare, Informatizare
BIROU 5
Financiar
Contabil
BIROU 1
Fond Forestier Cadastru
amenajare
BIROU 2
Regenerarea Padurilor
BIROU 3
Productie si Comercial
DEPOZIT
OCOL SILVIC
Pascani
OCOL SILVIC
Raducaneni
SEF OCOL
Programare Salarizare
Contabil
Sef
Birou
Tehnic
Secretarit
Casierfigura nr.1 Organigrama Directiei Silvice Iasi
Adunarea Generala a Actionarilor (AGA) este organul de conducere a societatii, care, in
conformitate cu Actul Constitutiv al societatii, adopta politica si obiectivele. AGA numeste
Consiliul de Administratie care, prin Directorul General, aproba Regulamentul de Organizare si
Functionare, Regulamentul Intern precum si Organigrama.
Consiliul de Administratie se ocupa de administrarea societatii. Directorul General este
vicepresedintele Consiliului de Administratie in conformitate cu Actul Constitutiv al societatii.
Comitetul director are următoarele atribuții principale:
Aproba regulamente de organizare si funcționare a organizației;
Analizează si aproba programele de activitate economica, de cercetare științifica si
dezvoltare tehnologica pe termen scurt, mediu si lung;
Avizează bugetul de venituri si cheltuieli si aproba situațiile financiare;
Aproba modalitățile juridice de organizare, funcționare, coordonare si îndrumare ale
unitatilor si subunitatilor din structura ROMSILVA.
DIRECTOR ECONOMIC- are următoarele atribuții principale:
Avizează lucrări pe probleme de contabilitate a stocurilor, de urmărire , evidenta,
decontări cheltuieli-venituri din bilanț, analize de sistem, tehnica de calcul;
Participa la susținerea si discutarea lucrărilor elaborate in cadrul serviciului;
Organizează controlul asupra operațiilor patrimoniale;
Răspunde de efectuarea inventarierii generale a patrimoniului la începutul activității, cel
puțin o data pe an, pe parcursul funcționarii sale, in orice situații prevăzute de lege si de
cate ori directorul general o cere;
Asigura si răspunde de elaborarea situațiilor stocurilor la termenele stabilite.
BIROU 3 PRODUCTIE SI COMERCIAL:
Administrează sau prestează servicii de specialitate, pe baza de comanda sau contract
pentru terenuri forestiere, perdele forestiere sau terenuri din afara fondului forestier;
Pregătește produsele finite pentru expedierea către clienți;
Verifica periodic situația faptica a stocurilor din depozite;
Întocmesc cereri de oferta pentru clienți;
Identifica necesarul de utilaje pentru obținerea produselor finite;
Verifica intrările/ieșirile din depozite a produselor finite înregistrate in fisele de magazie.
Întocmește rapoarte tehnice privind stocurilor;
Elaborează si întreține aplicații software si baze de date;
Asigura accesul persoanelor autorizate la informațiile colectate cu privire la materialele
forestiere.
BIROU FINANCIAR CONTABIL:
Asigura organizarea si gestionarea, in mod eficient, integrității întregului patrimoniu
forestier;
Răspunde de stabilirea corecta a documentelor care se întocmesc privind vânzarea de
produse finite, amortizarea si salarizarea . etc.
Asigura si răspunde de elaborarea balanței analitice a stocurilor stabilite la termen de
legislația in vigoare;
Organizează si participa la întocmirea lucrărilor de închidere a exercițiului financiar-
contabil, la operațiile de inventariere a patrimoniului urmărind modul de valorificare a
rezultatelor inventarierii;
Iesirile Sistemului Informatica
Sunt reprezentate de Rezultatul prelucrarilor desfasurate.In functie de natura
prelucrarilor care le-au generat se identifica:1.iesiri obtinute in urma operatiilor de transfer
care nu-si modifica valuarea fata de momentul introduceri lor,2.iesiri obtinute in urma unei
oprati de calcul pe baza unor algoritmi predefinite.Exista m multe clasificari pt iesirile unui
sistem informatics.In functie de continutul ei si forma de prezentare ,iesirile se impart in
Rapoarte sau situatii de iesire.2.indicatori sintetici care se regasesc in tabloul de de
Bord.Situatia de Iesire sau Raporturile se pot clasifica la randul lor in m multe criteri I.Dupa
modul de agregare a adetlor identificam rapoarte sintetice –cuprind indicatori cu un nr mare
de sintetizare destinate analizei activitati si fundamentari decizilor.2. rapoarte analitice-
cuprind informati detaliate despre desfasurarea unei activitati pe un segment de
timp.Situatia vanzarilor.
II Dupa natura informatiilor rapoarte de stare Reflecta valuarea patrimoniului sau volumul
activitati la un moment dat.
III.Rapoarte statice cuprind informatii care au un character static necesar raporturilor
ierarhice.Rapoarte previzionale prin care se anticipeaza evolutia unor procese si fenomene
esconomice pe baza rapoartelor existente in perioadele anterioare.
III.Dupa destinatie identificam rapoarte de uz generalal caror continut este prestabilit
IV Dupa Forma de prezentare:avem tabele forma ce m exstinsa care grupeaza informatiile
pe colane,grafice.utilizate pt reprezentarile dinamice proceselor economice foi de calcul ale
caror date pot face obiectul operatiilor de export –import catre alte aplicati
V.Dupa fregventa de Generare pot fi sisteme zilnice,lunare,trimestriale,anuale.