Surf’s Up

KennisLAB zomercongres24 juni 2010

Wim Plasteamleider DIVprovincie Zuid-Holland

Durf te surfen

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Wim Plas, teamleider Provincie Zuid-Holland

“Techniek verandert mensen & organisaties"

• EVEN VOORSTELLEN:

• Wim Plas• 49 jaar oud• Provincie Zuid-Holland• Teamleider, document

& recordmanagement• Docent SOD, secretaris Vereniging SOD• Vader van 3 dochters• Opa van een kleinzoon

“Techniek verandert mensen & organisaties"

INHOUD PRESENTATIE:

1. Programma Digitale Route 2. Transitie van "papieren" naar "digitale"

ambtenaar3. Transitie van DIV-medewerker naar E-

dossierspecialist4. Transitie van coördinator DIV naar

procesmanager DI5. Nieuwe ontwikkelingen: Informatieplan 2011-2015

“Techniek verandert mensen & organisaties"

PROVINCIE ZUID-HOLLAND:

o Zuid-Holland is één van de dichtstbevolkte en meest geïndustrialiseerde gebieden ter wereld. De provincie meet 3403 km ² en het aantal inwoners is 3.487.673

o Provinciehuis Den Haago Commissaris van de Koningin: drs. J. Fransseno Ambtelijk apparaat: 2200 medewerkers

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Stukje historie, 2005-2008:

“Onder de titel ‘Digitale Route’ steekt de provincie Zuid-Holland ruim 23 miljoen euro in een groot automatiseringstraject. De ICT-omgeving wordt vervangen, procesmanagement, een documentmanagement en workflowsysteem wordt geïntroduceerd, de dienstverlening via internet gaat op de schop en er wordt gewerkt aan centrale basisregistraties". In 2008 moet elke provincieambtenaar een ‘digitale dienstverlener’zijn.”

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Cultuur: "VERANDEREN":

VER bij mij vandaan en vooral voor ANDEREN

“Techniek verandert mensen & organisaties"

http://www.youtube.com/watch?v=pZlJ0vtUu4w

Veranderen doet wat met ons…..

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Succesvolle implementatie proces-, workflow - & documentmanagement !

"2009"• Aantal scans A 4: 1.526.458• Aantal aangemaakt e-dossiers: 25.659• Aantal IDMS-taken e-dossierspecialisten 52.946

"05-2010":• Actieve IDMS-gebruikers: 2.500 • Benaderingen van IDMS bestanden: 2.000.000

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Succes en draagvlak door:

• Visie door informatieplan " Digitale Route"• Opdrachtgever, ambassadeur, sponsor:- Politiek (Provinciale en Gedeputeerde Staten)- Ambtelijke top, directieteam- Top 100 & Proceseigenaren• Sturing vanuit het primaire proces, niet vanuit DIV!

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Strategie "Digitale Route"……

“Techniek verandert mensen & organisaties"

TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE AMBTENAAR"

TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE AMBTENAAR"

Consequenties behandelend ambtenaren:

• AO PROCESMANAGEMENT• POSTBAKJE WORKFLOWMANAGEMENT• G-SCHIJF DOCUMENTMANAGEMENT• PAPIEREN ARCHIEF RECORDMANAGEMENT• WORD SMART DOCUMENTS

en……als processpecialist eindverantwoordelijk voor kwaliteit e-dossier !

Beheer en onderhoud

Genereren van inkomstenProjectontwikkeling en uitvoering

Verantwoorden en analyserenHandhaving en toezicht

In stand houden bedrijfskapitaalVergunningverlening en plantoetsing

Verwerven en aannemenSubsidieverlening

Begroten en plannenBeleidsontwikkeling

Ondersteunende processenPrimaire Processen

PROCESMODEL PROVINCIE ZUID-HOLLAND

TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE AMBTENAAR"

“Lessons learned” veranderprogramma Digitale Route:

“Leidinggevenden in het primaire proces leggen “het probleem ” van de nieuwe werkwijze bij de medewerkers. Zij worden persoonlijk minder geconfronteerd met de veranderingen, waardoor bewustwording en begrip met enige vertraging zijn ontstaan”.

TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE AMBTENAAR"

TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE AMBTENAAR"

"Als je het mij laat zien onthoud ik het, als je het mij vertelt vergeet ik het, als je mij erbij betrekt ga ik ervoor"

TRANSITIE VAN "PAPIEREN" NAAR "DIGITALE AMBTENAAR"

Programma "Anders Werken" & documentaire informatie gericht op;

- Inzet management;- Betrokkenheid van medewerkers verhogen

door kennis (opleiding) en binding;- Inbedding Anders Werken begrippen:

“Flexibel”, “Efficiënt”, “Effectief”, “Digitaal werken ”.

“Techniek verandert mensen & organisaties"

TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR E-DOSSIERSPECIALIST

TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR E-DOSSIERSPECIALIST

• TRANSITIEFASE: 2008-2010

Papieren situatie Documentaire Informatie:

• postregistratie• dossiervorming• uitlenen van dossiers

Competenties: "veel inhoudelijke vakkennis, contacten met klanten vooral gericht op het uitlenen van dossiers"

beleidbeleid

regieregie

sturingsturing

uitvoeringuitvoering

bedrijfsproces divbedrijfsproces div--functiefunctiebedrijfsproces met bedrijfsproces met

gegeïïntegreerde divntegreerde div--functiefunctie

DIS

DIS

ECMECM

ECMECM

ECMECM

DIV EN PROCES

TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR E-DOSSIERSPECIALIST

Het wordt leuker, uitdagender………maar met minder fte (na hybride situatie) en van een hoger werk- en denkniveau!

Nieuwe taken en kansen liggen in de DI-werkprocessen:

* Postverwerking;* Monitoren en sturen van (e)dossiers;* Uitvoeren van recordmanagement;

Vaardigheden “DOSSIERVORMER” 2007

5. Kennis en vaardigheden• Inhoudelijk theoretische kennis van de verschillende ontsluitings- en

beschrijvingsmethoden en -technieken op het gebied van documentaire informatievoorziening en vaardigheid in het toe-passen daarvan.

• Kennis van wet- en regelgeving ten aanzien van beheer, selectie, vernietiging en overdracht van archieven.

• Kennis van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Wet openbaarheid van bestuur.

• Algemene kennis van de inhoud van de zich voordoende problematiek en de informatiebehoefte binnen het verzorgingsgebied;

• Kennis van de moderne talen.• Vaardigheid in het ontwerpen van neveningangen en v erwijzingen.• Vaardigheid in het samenstellen van zoekopdrachten.• Vaardigheid in het verstrekken van inlichtingen, he t bewerken van informatie

en het doen van verslag van het onderzoek door midd el van een rapportage.• Vaardigheid in het opbouwen en actueel houden van v erschillende

documentaire informatiebestanden.• Vaardigheid in het klantvriendelijk en servicegeric ht optreden en te woord

staan van derden.

Competentieprofielen E-dossierspecialist 2008-2010

Kennis en vaardigheden:• MBO+-werk- en denkniveau (SOD II), verkregen door opleiding en

aantoonbare ervaring met bovengenoemde taken;• Praktische kennis van document management methoden;• Kennis van relevante wet- en regelgeving; • Kennis van toepassingsmogelijkheden van Internet en

interactieve media;• Kennis van proces- en kwaliteitsmanagement;• Vaardigheid in het gebruiken en beheren van een Docume nt

Management Systeem;• Vaardigheid in het geven van instructies;• Adviesvaardigheden, communicatieve en sociale

vaardigheden.

TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR E-DOSSIERSPECIALIST

Competenties:Doelgericht handelen : Formuleren en uitdragen van helder doelstellingen en resultaten en deze als leidraad nemen voor heteigen handelen.Klantgerichtheid : Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant/gebruiker en hiernaar handelen.Mondelinge presentatie : Ideeën en feiten in begrijpelijke taal aan anderen duidelijk maken, gebruikmakend van ter zake doende communicatiemiddelen.Verantwoordelijkheid : De consequenties aanvaarden van gemaakte afspraken. Noch anderen, noch de omstandigheden de schuld geven wanneer afspraken niet worden nagekomen.Zorg voor kwaliteit : Hoge kwaliteitsnormen hanteren voor doelstellingen, processen en resultaten, streven naar voortdurende verbetering.

TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR E-DOSSIERSPECIALIST

TRANSITIE: VAN ARCHIEFMEDEWERKER NAAR E-DOSSIERSPECIALIST

“Partners in proces” met:

• Behandelend ambtenaar;• Sleutelgebruikers;• Tactisch/functioneel specialisten;• Functioneel beheerders;• Procesanalisten

Maar ook taak als "PROCESSPECIALIST"

"DURF TE SURFEN"

"Div-ers pak uw kansen ze zijn divers”!

• Durf te kiezen;• Durf te leren;• Durf te doen;• Durf te vragen: • Durf initiatief te tonen;• Durf je “comfort zone” te

vergroten.

Transitie van co ördinator DIV naar procesmanager

Transitie van coördinator DIV naar procesmanager

Teamleider documentaire Informatie

Competenties• Doelgericht handelen : Formuleren en uitdragen van helder

doelstellingen en resultaten en deze als leidraad nemen voor het eigen handelen.

• Individugericht leiderschap : Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens functievervulling en hem aanspreken op gemaakte afspraken en resultaten.

• Integraal werken : De eigen bijdrage afstemmen op de context van de organisatie, rekening houdend met diverse invalshoeken, vakgebieden en beleidsterreinen.

• Verantwoordelijkheid : De consequenties aanvaarden van gemaakte afspraken. Noch anderen, noch de omstandigheden de schuld geven wanneer afspraken niet worden nagekomen.

• Vertrouwen opbouwen : Is in staat bij anderen vertrouwen te wekken in de eigen professionaliteit, integriteit deskundigheid en doelmatigheid.

Transitie van coördinator DIV naar procesmanager

“Partners in proces” met:

• Proceseigenaren;• Informatiemanagers;• Procesmanagers;• Informatiearchitecten .

Maar ook taak als "PROCESMANAGER (ITIL)"

Transitie van coördinator DIV naar procesmanager

"Hoe de kloof te overbruggen tussen aanwezige en wenselijke competenties?"

Transitie van coördinator DIV naar procesmanager

Transitie van coördinator DIV naar procesmanager

TYPE COACH:

- Inspirerende coach: communiceert vanuit visie en richt zich op de ontwikkeling van medewerkers

- Confronterende coach: zet output, resultaat en het operationele proces centraal

- Structurerende coach: richt zich primair op het helder krijgen van feiten en bewaken van structuur

Transitie van coördinator DIV naar procesmanager& van archiefmedewerker naar e-dossierspecialist

1. Zelfontwikkeling en teamrolmanagement"Ik": weten wie je bent, wat je wilt en wat je kunt"Wat zijn jouw kwaliteiten, wat zijn mijn kwaliteit en"

• MBTI, 16 PF; Managementdrives • Belbin teamrolmanagement

(www.123management.nl)

2. Ontwikkel-asessment3. Coaching ( Coaching op Competenties, CoCo)4. Teamopleidingsplan5. Intervisie

Transitie van coördinator DIV naar procesmanager& van archiefmedewerker naar e-dossierspecialist

TEAMOPLEIDINGSPLAN:

MEDEWERKERS:

Proces- & kwaliteitsmanagement, communicatie, klantgerichtheid,adviesvaardigheden

MANAGEMENT:

Informatiearchitecturen, situationeel leidinggeven,proces- & kwaliteitsmanagement, ITIL, managementdrive s

www.managementdrives.nl

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Nieuwe ontwikkelingen: Informatieplan 2011 -2015

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Nieuwe ontwikkelingen komen op ons af!

STRATEGISCH:Baseline "Informatie op orde", van informatie op orde naar informatie van waarde, NUP, ambtenaar 2.0, “het nieuwe werken”, klantstrategieën: operational excellence, customer intimacy/relationshipgratis te bestellen www.ambtenaar20.nl

TACTISCH & OPERATIONEEL: Zaakgericht werken, EG-portals, e-formulieren, i-pad’s, e-readers, tracking & tracing, extranet, intelligente software…..

“Techniek verandert mensen & organisaties"

1e "houtskoolschets":

• De informatiehuishouding is gericht op het dienstverleningsmoment van de klant;

• Alle producten/diensten zijn digitaal;• Alle informatie is digitaal, virtueel, gepersonaliseerd en

mobiel• Informatie waarderen is ieders taak. Specialisten zullen

"langdurig bewaren" en beschikbaarheid regelen.

"Het is niet de sterkste noch de intelligentste die overleeft, maar degene die het beste omgaat met de verandering"

VERANDEREN……………

“Techniek verandert mensen & organisaties"

Dank voor uw aandacht!

wimplas@live.nl0641950746