Post on 10-Mar-2019
BAB
1
2
KONSEP DASARSISTEM INFORMASI MANAJEMEN
nformasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang penting bagi manajer.
Seorang manajer harus mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri
dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar.
Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan
suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu disebut Sistem Informasi Manajemen
(SIM) terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi
dan menggambarkan sumber daya fisik.
IKonsep SIM berkembang seiring dengan perkembangan penggunaan teknologi
komputer. Sistem informasi yang lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer
diharapkan agar dapat diperoleh informasi yang lebih akurat, berkualitas, dan tepat
waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.
Perkembangan teknologi komputer telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi
komputer harus diterapkan untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan
sebagai alat pengambilan keputusan manajemen. Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah
Sistem Informasi Manajemen (SIM) akan diperoleh dengan lebih memadai apabila
mampu memahami tentang : sistem, informasi dan manajemen.
Tujuan Pembelajaran
Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat :
1. Memahami konsep dasar sistem informasi manajemen2. Mengenal unsur penting sistem informasi manajemen3. Memahami peranan sistem informasi dalam konteks fungsi
organisasi dan aktifitas manajemen 4. Memahami klasifikasi dalam sistem informasi
manajemen5. Memahami jenis-jenis dan komponen sistem informasi
3
1. Sistem
Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal /kegiatan/ elemen/
subsistem yang saling bekerja sama (yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga
membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan. Sistem
adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang
teratur.
Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai : 1) Komponen
(components), 2)Batas (boundary), 3) Lingkungan (environment), 4) antar komponen
(interface), 5) Masukan (input), 6) Pengolahan (processing), 7) Keluaran (output), 8)
Sasaran (objectives) dan tujuan (goal), 9) Kendali (control), 10) Umpan balik (feed back)
Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input) melibatkan penangkapan dan
perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses, pengolahan (pemrosesan)
melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output dan keluaran (output)
yang melibatkan. Umpan balik menyangkut mengenai kinerja sistem , pengendalian
melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem
bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak . Perpindahan elemen yang telah diproduksi
oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya., seperti ditunjukkan dalam gambar berikut :
Gambar 1.1. Model Umum Sistem
Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik
(phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara
phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain
sebagainya.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan
manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui
Umpan Balik
outputprosesInput
4
proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan
manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan
human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem
informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut
penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak
tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh
dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-
program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya
tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka
(open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur
tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya
tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed
system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem
yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya,
maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem
yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena
sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik
saja.
2. Informasi
Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan
keputusan. Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang
kita hadapi.
5
Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian
dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu
informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari
berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus; dikenal sebagai ‘raw material of
information’. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk
dihasilkan informasi.
Jadi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang
penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk
memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.
Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar berikut.
Gambar 1.2. Transformasi data menjadi informasi
Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang
berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model
dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi
(information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data
(data processing cycles).
Masukan(data yang akan diolah)
Keluaran (informasi)UnitPengolah
Unit Penyimpan
Output(Information)
Proses (Model)
Input(Data)
6
Gambar 1.3. Siklus Informasi
2.1. Nilai Informasi
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berati bahwa bila
tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan
dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis
jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi
tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu Manfaat (benefit) dan Biaya (cost).
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat
ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan
lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit
2.2. Kualitas Informasi
Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 5 hal
pokok, yaitu relevancy, accuracy, completeness, correctness, timelinness
a. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran
nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message
used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika
memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap
orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil
penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer
teknik, tetapi akan sangat relevan bila
Penerima
KeputusanTindakan
HasilTindakan
Data(Ditangkap)
Basis Data
7
disampaikan pada manajer pemasaran.
b. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau
menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan
maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber
informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak
atau merubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh
terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :
c. Kelengkapan (completeness) informasi.
“Are necessary message items present ?” Informasi yang komplet, berarti
informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang
baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan
mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan
secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya
untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
d. Kebenaran (correctness) informasi.
“Are message items correct ?” Informasi yang dihasilkan oleh proses
pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang
ada dalam proses tersebut. Sebgai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan
total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi
tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis
yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan
potongan dan sebagainya.
e. Keamanan (security) informasi.
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the
message reach all or only the intended systems users ? “
f. Tepat waktu (timeliness) “How quickly is input transformed to correct
output?” Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data,
datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan
mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang
akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi iulah yang
pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu
8
dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi
terbaru.
3. Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber
daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemenjuga dapat dimaksudkan
sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orangmenjalankan
pekerjaan. Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material,
dan modal. Dalam sistem manajemen, sumber daya manajemen meliputi ketiga
sumber daya tadi ditambah dengan sumber daya berupa informasi. Dalam upaya
memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, manajer akanmelakukan tiga
macam proses manajemen yaitu: a) Perencanaan Strategis, b) Pengendalian (meliputi
pengorganisasian, penggerakan dan koordinasi) , c) Pengambilan keputusan.
Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam
organisasi, maka dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat atas,
tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing-masing
tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh karena itu perlu dipahami kegiatan apa
yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut, yaitu :
a. Perencanaan strategis
b. Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen
c. Perencanaan dan pengendalian operasional
Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai sebuah
piramida seperti ditunjukkan pada gambar berikut.
9
Gambar 1.4. tingkatan kegiatan manajemen
3.1. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis (strategic planning) merupakan kegiatan dari manajemen
tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategis meliputi hal-hal sebagai
berikut :
a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi .
Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan
tersebut mungkin saja dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi
organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-
kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan
sebagainya.
b. Penetapan tujuan.
Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan organisasi
ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategi
yang bersifat jangka panjang .
c. Penentuan strategi.
Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi
dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi semua kemampuan
berupa sumber-sumber daya dikerahkan agar dapat mencapai tujuan yang
Perencanaan Taktis danPengendalian Manajemen
Perencanaan dan Pengendalian
Operasional
Perencana-an strategis
10
dikehendaki. Sumber daya organisasi dapat berupa modal, personil, material
dan sebagainya.
3.2. Perencanaan Taktis dan Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi
telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Dalam
pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang menunjukkan apa yang harus
dilakukan oleh manajer. Proses dalam pengendalian manajemen menyangkut
komunikasi informal dan formal. Komunikasi informal, misalnya berupa pertemuan-
pertemuan dan diskusi. Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen misalnya
dalam hal pemrograman (programming), penyusunan anggaran (budgeting),
pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan dan
analisis (reporting and analysis).
Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang akan
dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya yang akan
dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah kegiatan – kegiatan
prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud
untuk menerapkan strategi yang telah disusun. Contoh, program penelitian dan
pengembangan, program latihan karyawan dan sebagainya.
Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuantitas
(nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam proses penyusunan
anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung
jawab masing-masing manajer yang diberi beban untuk melaksanakan program atau
beberapa bagian dari program. Dalam proses penyususnan anggaran rencana –
rencana diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan diselenggarakan
untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari sumber-sumber daya dan
pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan ini sifatnya terstruktur sehingga data
beaya-beaya dan pendapatan-pendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan
menurut pusat-pusat pertanggungjawaban.
Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa yang
sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-
masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan secara koordinatif. Laporan-
laporan digunakan sebagai dasar pengendalian, yaitu dengan cara membandingkan
11
kinerja sesungguhnya dengan rencana yang sudah ditetapkan. Perbedaan- perbedaan
yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan dasar yang digunakan oleh manajer
untuk melakukan tindakan perubahan dan perbaikan, dan pertimbangan strategi
baru.
3.3. Perencanaan dan Pengendalian operasional
Pengendalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap
tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini
merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam pengendalian
manajemen . Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian
manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.
Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam
manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan
penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah dan bawah
, lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional.
Menurut Gordon B Davis menguraikan lebih lanjut tentang ciri-ciri
operasional dan kebutuhan informasi yang berbeda pada setiap level kegiatan
manajemen sebagaimana terlihat dalam tabel 1 berikut.
Tabel 1.
Ciri-ciri Operasional Dan Kebutuhan Informasi
Pada Tiga Tingkatan Kegiatan Manajemen
Tingkat Kegiatan Informasi Yang
Diperlukan
Tipe dukungan
Sistem informasi
Kegiatan-kegiatan
Perencanaan Strategis
Informasi untuk perencanaan strategis jangka panjang dan perencanaan untuk
Komitmen mendatang pada sumber daya perusahaan.
Sistem pendukung keputusan (Decission Support System /DSS)
Definisi tujuan jangka Panjang, kebijakan dan garis besar kegiatan organisasi
Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen
Informasi untuk perencanaan taktis jangka menengah dan pengendalian dalam operasi dengan mem-
Sistem informasi manajemen
Meliputi penjelasan tentang sumber – sumber informasi
12
bandingkan hasil operasi dengan rencana
Perencanaan dan pengendalian operasional
Informasi untuk perencanaan operasio-
nal jangka pendek dan
pengendalian dengan
melakukan pemeliha-
raan dan
penyediaan
fasilitas aliran kerja
dalam perusahaan
Pengolahan data (data processing)
Meliputi penggunaan
Sumber daya dan fasilitas secara efisien untuk
melaksanakan kegiatan .
4. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan,
saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan
cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan
(input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran
(output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna
dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu maupun
dimasa mendatang, mendukung kegiatan
operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai
sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.
Suatu sistem informasi pada umunya dikembangkan untuk tujuan tertentu
sesuai kebutuhan pemakainya. Dengan begitu maka setiap sistem informasi
mempunyai tujuan yang spesifik. Sistem informasi yang sederhana, biasanya
dikembangkan dengan tujuan memenuhi kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit
fungsional organisasi. Sistem informasi yang lebih kompleks dikembangkan untuk
menangani pengolahan data transaksi pada tingkat operasional dan penekanan tingkat
pengendalian manajemen.
Permasalahan yang dihadapi pada pengembangan suatu sistem informasi
adalah bagaimana sistem informasi yang dirancang dapat mendukung secara optimal
13
pada setiap unit fungsional dan sekaligus pada semua tingkat kegiatan manajemen.
Suatu basis data yang lengkap dan kemampuan menampilkan kembali dengan cepat
dan mudah terhadap data yang tersimpan dalam basis data merupakan hal penting
yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem informasi.
4.1. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Secara umum suatu SIM (sistem informasi manajemen ) dikembangkan
dengan tujuan sebagai berikut :
a. Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien. Sistem informasi
manajemen mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan
mudah. Efisensi dapat dicapai berkat prestasi sistem pengolahan transaksi
( Transaction Processing System), contoh sistem penerimaan gaji, sistem
akuntasi, sistem personalia, sistem persediaan dan sebagainnya.
b. Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif. Efektifitas ini dimaksudkan
agar dapat mencapai target dari sistem pendukung keputusan ( Decision
Suport System / DSS). DSS ini memberikan informasi khusus kepada para
pembuat keputusan dengan informasi dan model-model tersebut dapat
ditampilkan setiapkali dibutuhkan, sehingga para manajer dapat mengambil
keputusan dengan lebih baik.
c. Agar organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Dengan sistem
informasi manajemen maka kebutuhan terhadap informasi dapat segera
dipenuhi dengan mudah yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan
kualitas pelayanan kepada konsumen. Contoh, penggunaan perangkat sistem
Auto matic Teller Machine (ATM) pada Bank.
d. Agar organisasi dapat meningkatkan kreasi / improvisasi terhadap produk
yang dihasilkan. Hal ini sangat dimungkinkan karena Sistem informasi
manajemen akan mengintegrasikan informasi – informasi dalam organisasi
sehingga dapat membantu pengembangan usahanya melalui kreasi-kreasi
produk baik barang maupun jasa. Misalnya suatu Bank yang melebarkan
usahanya dalam bidang pelayanan jasa asuransi, pelayanan pembayaran
rekening telepon, listrik dan sebagainya.
e. Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya. Sistem informasi manajemen
yang baik akan meningkatkan pangsa pasar terhadap produk yang
14
dihasilkannya. Sistem informasi manajemen akan dapat mengakibatkan
terjadinya ketergantungan konsumen terhadap pelayanan yang diberikan
organisasi tertentu sehingga konsumen merasa enggan untuk berpindah
pada organisasi / perusahaan lain.
4.2. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dalam Kegiatan Manajemen
Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi
setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi
yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada.
Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan
keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan
manajemen. Dengan demikian suatu SIM harus mampu memberikan dukungan
pada proses-proses perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.
Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data
masukan,dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu
rencana. Peranan SIM dalam proses penyusunan rencana dapat dilihat pada
tabel 2 berikut :
Tabel. 2.
Dukungan SIM pada proses perencanaan.
Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi
Dukungan analitik dalam pengembangan
struktur dan persamaan model. Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan
dan Perencanaan Suatu penggerak model perencanaan untuk
dijalankan pada suatu komputer.
Datamasukan
Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.
Manipulasimodel
Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model.Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.
15
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan
data-data. Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan
memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Teknik analisis data
historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain:
a. Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan
b. Teknik penghalusan data
c. Analisis musiman
d. Analisis korelasi
e. Analisis korelasi secara otomatis (auto correlaton analysis)
f. Analisis penyebaran
Teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya
menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa
lampau dan mendatang.
4.3. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-
kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk
pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman
manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:
a. Unit masukan
b. Kegiatan
c. Keluaran yang dihasilkan
Siklus pengendalian manajemen pada organisasi ditunjukkan oleh gambar 1.5 .
Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model
perencanaan.
Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
c. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang
Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus
menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.
16
Gambar 1.5. Siklus Pengendalian Manajemen Pada Organisasi
4.4. Peranan Sistem Informasi Pada Pengambilan Keputusan
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan,
yaitu :
a. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memerlukan
keputusan
Pengakuan adanya masalah
b. Disain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah
c. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya
Pengambilan keputusan merupakan tindakan manajemen dalam pemilihan
alternatif untuk mencapai sasaran. Secara ringkas, keputusan oleh
manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu :
a. Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak
terstruktur ( unstructured decision). Keputusan ini sifatnya tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh
manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengmbilan keputusan tidak
terstruktur tidak mudah didapatkan dan tidak mudah tersedia dan
biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman seorang manajer
Gangguan
Pengolahan
Ukuran Evaluasi
Kriteria Hasil Keputusan
Alokasi (variabel)Pengendalian
RencanaManajemen
17
merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan tidak
terstruktur.
b. Keputusan setengah terprogram (semi programed decision) atau setengah
terstruktur (semi structured decision).
Keputusan setengah terstruktur sifatnya adalah sebagian yang dapat
diprogram, sehingga masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan
dari pengambilan keputusan. Keputusan ini lebih sering bersifat rumit
dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci.
c. Keputusan terprogram (programed decision) atau terstruktur (structured
decision).
Keputusan ini sifatnya berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat
diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada
manajemen tingkat bawah.
Jika digambarkan secara ringkas, maka tipe-tipe keputusan manajemen tersebut
dapat dilihat dalam gambar 1.6. berikut ini.
Gambar 1.6. Tipe Keputusan Manajemen
5. Jenis – jenis Sistem Informasi Manajemen
Menurut James A O’Brien secara garis besar sistem informasi dikelompokkan
menjadi dua jenis, yaitu sistem informasi digunakan untuk mendukung operasional dan
sistem informasi yang mendukung manajemen.
1. Tidak berulang-ulang
2. Tidak terprogram
1. Berulang-ulang 3. Tidak terstruktur
2. Terprogram 4. Tidak mudah diprediksi
3. Terstruktur 5. Informasi tidak
4. Mudah diprediksi mudah tersedia
5. Informasi Mudah tersedia
mudah
Manajemen Atas
Manajemen Menengah
Manajemen Bawah
18
5.1. Sistem Pendukung Operasional.
Jenis sistem ini terkait dengan operasional sehari-hari yang berlangsung di dalam
suatu organisasi :
1) Sistem pemrosesan transaksi, sistem ini memproses data hasil transaksi bisnis,
memperbaharui basis data operasional, menghasilkan dokumen bisnis. Contoh :
pemrosesan penjualan dan persedian serta sistem akuntansi.
2) Sistem pengendalian proses, sistem ini terkait dengan proses mengawasi dan
mengendalikan proses industri, misalnya : sistem produksi baja, penyulingan
minyak dengan sensor yang terhubung komputer.
3) Sistem kerjasama antar tim/bagian perusahaan, sistem ini terkait dengan dukungan
komunikasi dan kerjasama tim/bagian/kelompok kerja disuatu
organisasi/perusahaan dengan memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya,
misalnya e-mail, fax, teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi
perkantoran.
5.2. Sistem Pendukung Manajemen
1) Sistem Informasi Manajemen, sistem ini memberikan informasi dalam bentuk
laporan yang sudah ditentukan sebelumnya untuk mendukung pengambilan
keputusan bisnis. Contoh : analisis penjualan, kinerja produksi, dan sistem
pelaporan tren biaya.
2) Sistem pendukung keputusan, sistem ini memberikan duungan interaktif khusus
untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi bisnis. Contoh :
penetapan harga produk : perkiraan tingkat laba, sistem analisis resiko.
3) Sistem informasi eksekutif, sistem ini dibnetuk untuk memenuhi kebutuhan
eksekutif yang diperoleh dari SIM maupun Sistem Pendukung Keputusan
(decision Support System). Contoh : Sistem akses yang mudah untuk menganalisis
kinerja bisnis, tindakan para pesaing, perkembangan ekonomi untuk mendukung
perencanaan trategis.
Gambaran umum jenis-jenis sistem informasi ini menekankan tujuan
utama Sistem informasi yang mendukung Operasi bisnis dan pengambilan
keputusan manajerial. Gambar 1.7. menggambarkan klasifikasi konseptual
aplikasi sitem informasi. Sistem Informasi dikatagorikan dalam cara ini untuk
menekankan peran-peran utama yang dimainkan dalam setiap operasi dan
manajemen suatu bisnis. Selain memiliki banyak peranan , sistem informasi
19
memiliki banyak kemampuan juga, dimana dengan kemampuan yang dimiliki
diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu,
meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah
adanya peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki
oleh sistem informasi, antara lain :
a. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi
b. Menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan
mudah diakses.
c. Menyajikan informasi dengan jelas
d. Mengotomatisasi proses-proses yang manual
e. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan
cepat
Gambar 1.7. Klasisifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi
Katagori lainnya dalam klasifikasi Sistem Informasi antara lain :
1) Sistem Pakar (expert System) : Sistem berbasis pengetahuan yang
menyediakan saran pakar sebagai konsultan pakar bagi pemakai. Contoh :
penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, sistem pemeliharaan
diagnosis
2) Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) :
Sistem berbasis pengetahuan yang menduung pembuatan, pengaturan dan
penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. Contoh : akses
SISTEM INFORMASI
Sistem Pendukung Operasi
Sistem Pendukung Manajemen
Sistem Pemroses Transaksi
Sistem Pengendalian
Proses
Sistem Kerjasama
Perusahaan
Sistem Informasi
Manajemen
Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Informasi eksekutif
20
internet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan,
sistem pemecah masalah pelanggan.
3) Sistem Informasi Strategis (strategy Information System) : Sistem yang
mendukung operasi dan proses manajemen yang memeberi perusahaan
berupa produk, layanan, kemampuan strategis sebagai keunggulan
kompetitif. Contoh : perdagangan saham on line, penelusuran pengiriman,
sistem web e- commerce
4) Sistem bisnis fungsional (Functional Business System) : sistem yang
mendukung operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnia
perusahaan. Contoh : Sistem informasi yang mendukung aplikasi
akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, manajemen sumber
daya manusia.
6. Komponen Sistem Informasi
Setelah kita mempelajari beberapa konsep penting dalam sistem informasi
selanjutnya bagaimanakah sebuah sistem informasi bekerja ? Komponen dan aktifitas
apa saja yang terlibat di dalamnya ? Dalam gambar 1.8. mengilustrasikan model sistem
informasi yang menunjukkan kerangka konsep untuk berbagai komponen dan aktifitas
sistem informasi.
6.1. Sumber Daya Manusia
Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya
manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi
a. Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi
atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka adalah para
pelanggan, tenaga penjualan, teknisis, staf administrasi, akuntan atau para
manajer. Sebagian besar dari pemakai sistem informasi dalam dunia bisnis
adalah pekerja ahli, yaitu orang yang sebagian besar waktunya untuk
berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja yang
membuat, menggunakan dan menyebarkan informasi.
b. Pakar Sistem Informasi adalah orangorang yang mengembangkan dan
mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah analis sistem, pembuat
software, operator sistem, personal tingkat manajerial, teknisis dan staf
administrasi sistem informasi lainnya. Analis sistem bertugas sebagai
pendesain sistem berdasarkan pada kebutuhan informasi dari pemakai
21
akhir. Pembuat software bertugas membuat program komputer yang di
berdasarkan pada spesifikasi yang di peroleh dari analis sistem. Operator
bertugas membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan
jaringan yang besar.
6.2. Sumber Daya Hardware
Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang
digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh hardware dalam sistem
komputer ini adalah :
a. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemroses pusat yang berisi
pemroses mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan.
Misalnya sistem komputer palmtop, laptop, desktop sistem komputer
berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar.
b. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard, layar video,
mouse elektronik untuk input data dan perintah, printer untuk output
informasi, dan disk magnetis atau optizal untuk menyimpak sumber daya
data.
6.3. Sumber Daya Software
Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan
informasi. Konsep umum software ini meliputi rangkaian perintah operasi
dengan hardware komputer yang disebut program, rangkaian perintah
pemrosesan informasi yang disebut prosedur. Berikut ini contoh sumber daya
informasi :
a. Software system, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta
mendukung operasi sistem komputer.
b. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi
penggunaan tertentu dalam sistem komputer oleh penguna akhir. Contoh :
program analisis penjualan, program pengolah kata.
c. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan
menggunakan sistem informasi. Contoh ; perintah untuk mengisi formulir
kertas atau menggunakan software.
6.4. Sumber Daya Data
22
Sumber daya data dapat berupa angka, huruf serta karater lainnnya
yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks
berupa kalimat yang digunakan untuk menulis komunikasi, data gambar,
seperti grafik dan angka-angka. Serta data dalam bentuk audio video.
Sumber daya data pada umumnya disimpan, diatur dan diakses oleh berbagai
teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam :
a. Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
b. Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai
bentuknya seperti fakta, peraturan.
6.5. Sumber Daya Jaringan
Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti Internet, Intranet, dan ekstranet
telah menjadi hal yang mendasar bagi operasi e-business dan e-commerce yang
berhasil untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis
komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi
danperalatan lainnya yang dihubungkan antara satu dengan lainnya melalui media
komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Sumber daya
jaringan meliputi :
a. Media komunikasi, misalnya kabel twisted-pair, kabel tembaga, kabel
serat optik, teknologi gelombang mikro, seluler dan satelit yang
tanpamenggunakan kabel.
b. Dukungan Jaringan, dalam hal ini diperlukan banyak dukunga hardware,
software, dan teknologi data untuk mendukung operasi dan penggunaan
jaringan komunikasi. Contoh : pemroseskomunikasi seperti modem,
prosesor antar jaringan,sofware pengendali, seperti software sistem
operasi jaringan dan penjelajah internet.
23
Sumber Daya JaringanMedia Komunikasi dan dukungan Jaringan
Aktivitas SistemPengendalian Kinerja Sistem
Input Sumber
Daya Data
Output Produk
Informasi
Pemrosesan Data
ke dalam Informasi
Penyimpanan Sumber Daya Data
Gambar 1.8. Komponen-komponen sistem Informasi
7. Daftar Istilah Penting
1) Masukan (input), pengolahan (processing), keluaran (output), penyimpanan
(storage) pengendalian (control)
2) Pemakai akhir (end user)
3) Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
4) Kualitas informasi meliputi relevan ( relevancy) Akurat ,(accuracy) dan tepat
waktu (timeliness), Lengkap ( completeness) , Benar (correctness)
5) Sistem Informasi (information System) ; Siklus informasi (information cycle)
6) Siklus pengolahan data (data processing cycles).
7) Perencanaan strategis (strategic planning)
8) Sistem pendukung keputusan (Decision Support System / DSS)
24
9) Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak terstruktur
( unstructured decision)
10) Sumber daya software (Software resources), Sumber daya hardware (hardware
resources)
11) Sistem pendukung manajemen (management support System)
12) Sistem Pendukung Operasional (Operations Support System )
8. Rangkuman
1) Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolahan (proses) dan
keluaran (output)
2) Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan sub sistem
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu
kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang
lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data,
menerima masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan
menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan
keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan
akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan
operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai
sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.
3) Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi informasi,
biaya informasi, nilai informasi dan mutu informasi
4) Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi
setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen.
5) Katagori aplikasi sistem informasi meliputi sistem penduung operasi yang
meliputi sistem pemroses transaksi, sistem pengendalian proses dan sistem
kerjasma perusahaan. Sistem pendukung manajemen yang meliputi sistem
informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, sistem informasi eksekutif.
6) Komponen Sistem informasi meliputi sumber daya manusia, hardware, software,
data, jaringan yang dikendalikan untuk mengubah sumber daya data menjadi
produk informasi.
25
9. Latihan Soal
1) Jelaskan mengapa SIM sangat diperlukan oleh para manajer dalam melakukan
kegiatannya !
2) Apa yang dimaksud dengan sistem ?
3) Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan
contohnya masing-masing ?
4) Apakah data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan !
5) Jelaskan tugas dari seorang manajer ?
6) Berikanlah contoh kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk
penyajian informasi !
7) Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan
berorientasi tujuan.
8) Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan tugas dari seorang
manajer !
9) Jelaskan jenis dan komponen dalam sistem informasi .