Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-

процессами

2

Содержание

• Проблема: запутанная предметная область• Платформа Microsoft• Технологии Microsoft и ее партнеров для

– Делопроизводства– Для управления содержанием– Для управления бизнес-процессами

• Видение Microsoft: – Управление содержанием в Office 12– Новые технологии для управления бизнес-

процессами

3

Проблема: запутанная терминология в предметной области

ДокументооборотДелопроизводство

Управление записями (RM)

Управление документами (DM)

Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление жизненным циклом документов (DLCM)

Управление электронным содержанием (ECM)

WorkflowСЭД

DocFlow EDMS

Электронный архив

EAI

4

Российское делопроизводство

1. Документирование

2. Работа с документами– Движение (документооборот)– Учет (регистрация)– Оперативное хранение– Поиск– Ограничение использования

3. Систематизация архивного хранения

• В Office 12 Microsoft предлагает похожую парадигму:– Управление жизненным циклом документов (DLM)

• Создание• Использование• Хранение

5

Проблемы

• Российское делопроизводство как метод было создано в 19 веке в условиях иерархической системы управления государством и плохих коммуникаций .

• Охватывает, в основном ОРД и управление кадрами

• Управление современным предприятием обеспечивается не только документо-ориентированными бизнес-процессами.

6

Определения

• Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

• Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.– Документирование представляет собой создание документов, т. е. их

составление, оформление, согласование и изготовление.– Организация работы с документами - обеспечение движения, учета,

поиска, оперативного хранения и использования документов.• Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

– Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

• Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов, 1997http://www.devbusiness.ru/startup/docman/national_dm.htm

7

Западный подход: управление электронным содержанием (ECM)

• Управление документами (DM)• Web Content Management (WCM)• Records Management (RM)• Document Imaging (DI)• Digital Asset Management (DAM)• Workflow

Source: Forrester, 2005

8

Управление бизнес-процессами

• Управление бизнес-процессами (BPM) = Workflow

• Процесс (бизнес-процесс)– Связанный набор повторяющихся действий

(функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами

– Шеер, «Бизнес-процессы»

Платформа Microsoft

10

Microsoft Office System – среда для совместной работы и автоматизации БП

Асинхронная СР, ad-hoc БП

СР в рамках формальных

бизнес-процессов

Инфраструктура

Работа в реальном времени

Windows MediaServices

Windows SharePointServices

Windows RightsManagement Services

Существующие технологии Microsoft для

делопроизводства

12

Делопроизводство

• Документирование• Движение (документооборот)• Поиск и использование• Хранение

13

Документирование

• Word• Excel• PowerPoint• Visio• Office Imaging

14

Движение документов

15

Персональный поиск

16

Корпоративный поиск

SharePoint Portal корпоративный

поиск

SharePoint Portal корпоративный

поиск

Поиск при помощи веб сервиса из

Office

Поиск при помощи веб сервиса из

Office

17

Ограничение использования

Передача конфиденциальной информации в Office 2003 ограничивается при помощи технологии Information Rights Management

• Управление переадресацией

• Защита от копирования и печати

• Использование до указанной даты…

18

Организация хранения документов

• Платформа– Windows Storage

Server 2003 – Microsoft SQL

Server 2000/2005– SharePoint Portal

Server 2003

19

Решения партнеров

• Гарант Эффект-Офис• Ланит LanDocs• НТЦ ИРМ DIS:class• СофтИнтегро ДокМенеджер• ЭОС Дело• Directum• DocsVision• PayDocs• TopS Exchange Docflow• …

Существующие технологии Microsoft для управления

содержанием

21

Управление содержанием

• Управление документами (DM)• Web Content Management (WCM)• Records Management (RM)• Document Imaging (DI)• Digital Asset Management (DAM)• Workflow

22

Управление документами (DM)

• Windows SharePoint Services– Библиотеки документов– Реляционное хранилище– Настраиваемые свойства– Check-in/check-out– Управление версиями

23

Web Content Management (WCM)

• Microsoft Content Management Server 2002:– Создание и управление динамическими

веб-сайтами– Содержание отделено от шаблонов– Настраиваемая модель безопасности

• Права авторов• Утверждение содержания перед публикацией

(workflow)

24

Records Management (RM)

• Решение Microsoft для Sarbanes-Oxley• Решения партнеров

– Merido– Tower Software– MDY Advanced Technologies– Interwoven

25

Document Imaging (DI)

• Только клиентские средства Microsoft Office Imaging

• Решения партнеров:– ScanSoft– Hewlett-Packard

26

Digital Asset Management (DAM)

• Технологии Microsoft– Windows Media Services– Windows Media Rights Manager– Microsoft SharePoint – Microsoft SQL Server

• Решения партнеров– Extensis– Canto

27

Сценарии workflow

Формальный“Процессы по дизайну”

Разработка модели

B2B EAIAd-hoc

Совместная работаУправляемая

Совместная работа

Управляемый“Процессы из групп операций”

Составление потоков

Ad hoc“Процессы из операций”

Мониторинг деятельности

BizTalk Server WWF*

Решенияпартнеров

SharePoint Exchange

*) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений

28

BizTalk Server 2004

• Объединение – информационных систем, – людей и – организаций

• …при помощи Управляемых Бизнес Процессов:– S2S (внутренние и межкорпоративные)– S2H– H2H

29

Схемы процессов для BizTalk в Visio

30

Workflow

• Решения партнеров– Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint– Captaris Teamplay– DocsVision– IBS Monitoring– K2.Net– Nintex Smart Workflow– Optima Workflow– Skelta– TopS DocHouse– …

Куда мы идем?

Работа с информациейУправление бизнес-процессами

32

Видение Microsoft

• Переход к работе с информацией (information working) и совместной работе в рамках бизнес процессов при помощи технологий:– Workflow и Business Process Automation (S2S, S2H,

H2H)– Office как «умный клиент» для ERP, CRM…– Управление жизненным циклом документов

• Предоставление платформы для реализации партнерских решений– В рамках концепции Service Oriented Architecture

33

Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией

Встречи20%

Создание и обмен

информацией40%

Перерывы10%Поиск и чтение

информации30%

34

Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 97

Встречи20%

Создание и обмен

информацией40%

Перерывы10%Поиск и чтение

информации30%

35

Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2000

Office 97Office 2000

Встречи20%

Создание и обмен

информацией40%

Перерывы10%Поиск и чтение

информации30%

36

Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office XP

Office 97

Office 2000Office XP

Встречи20%

Создание и обмен

информацией40%

Перерывы10%Поиск и чтение

информации30%

37

Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2003

Встречи20%

Создание и обмен

информацией40%

Перерывы10%Поиск и чтение

информации30%

38

Преимущества Office System2003

• Бизнес – 11-16% прирост личной и командной

эффективности по сравнению с Office ХР

• ИТ – 25-65% уменьшение затрат на внедрение и

повышение эффективности работы ИТ

39

Кто пользователи?

• Руководители– Высшее руководство– Среднее руководство– Руководители проектов

• “Knowledge workers”– Создание и работа с документами– Бизнес анализ и моделирование– Управление проектами и работами

• “Information workers”– Участвуют в информационном обмене

40

Mendocino 1.0 – Office как «умный клиент» для SAP

Управление временемУчет и утверждение отработанных часов

Мониторинг бюджетовПоддержка ежегодного планирования бюджетов, мониторинг исполнения, анализ затрат и корректировки

Управление отпусками, болезнями и командировкамиПоддержка запросов на отсутствие на рабочем месте и получения подтверждений

Организационное управлениеПомогает руководителям быстрее и проще выполнять задачи из области управления персоналом: планирование, отчетность и т.д.

41

Windows Workflow Foundation

• Платформа для разработкиприложений с поддержкой Workflow

• Дизайнер workflow в Visual Studio 2005• Поддерживаемые типы workflow: 

– между бизнес-приложениями, – ролевые задачи для пользователей (АРМы), – документооборот, – между людьми,– составное workflow для приложений поддерживающих

сервисную архитектуру (service oriented applications),– на основании бизнес-правил и – для управления информационными системами.

http://www.msdn.microsoft.com/windowsvista/building/workflow/

42

Office “12” Content Management

• Управление документами• Политики и соответствие

требованиям регулирующих органов• Workflow• Управление веб-представлением

43

Электронные архив документов (записей)

Систематизация, обслуживание и уничтожение

Менеджер архива

Поиск иизвлечение

Юристы

Exchange

Send To

SharePoint

Документы

Почта

KnowledgeWorker

Личные артефакты

«Загрузка»

Нецифровые записи

Сотрудникархива

Сканирование

Архив

ПолитикиРегламенты

Реги

стр

ац

ия

Windows SharePointServices

Вы

пи

ска

44

Единая поисковая технология

Клиент Сервер

• Одно ядро для клиентов и серверов

• Встраивается в WSS, SQL, Exchange, Office Servers

• Компонент платформы в Windows XP & Windows Vista

• Общие способы расширения для всех продуктов

Единый полнотекстовый индекс

45

Технологии Microsoft для работы с документами и управления БП

Управление электронным содержанием

(ECM)

Делопроизводство

Документооборот

Архивирование

Совместная работа и информационный обмен

Хранение, поиск, интеграция

Управление бизнес-

процессами (workflow)

Решения партнеров

46

Решения Партнеров

• Гарант Эффект-Офис• Дело• Ланит LanDocs• НТЦ ИРМ DIS:class• СофтИнтегро ДокМенеджер• Directum• PayDocs• TopS Exchange Docflow

• Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint• Captaris Teamplay• DocsVision• IBS Monitoring• K2.Net• Optima Workflow• Skelta• TopS DocHouse• …

http://www.microsoft.com/Rus/IsvSolutions/Default.mspx

47

Преимущества

“Управление бизнес процессами дает сразу три преимущества: – экономия средств, – экономия времени и – добавление ценности.

Оно также закрывает разрыв между бизнесом и информационными технологиями с доказанными результатами.”

Gartner, “The Business Process Management Scenario” June 2003