Что может дать Корпоративный портал Вам

и Вашим сотрудникам?

Мария НикитинаПроект HRedu

Проект HRedu

101вебинаров

4235участников

7стран

56городов

Информационные партнеры

HRedu

Мария Никитина• Управляющий партнер и идейный

вдохновитель компании Quasar Systems, www.quasarsystems.ru

• Основатель Гильдии коммуникаторов https://www.facebook.com/groups/corporateportals/

• Проекты по разработке и развитию корпоративных порталов в компаниях энергетического сектора РФ

• Области знаний (опыт 10+): управление проектами, внутренние коммуникации, оптимизация бизнес-процессов

• Best Intranet Russia 2013 Project Award

• Приглашаемый лектор СПбГПУ

Давай познакомимся! Кто Вы?

Давайте оценим ясность / замерим как сейчас от 1 до 10

я

с

н

о

с

т

ь

Что хотелось бы усилить?

Корпоративный портал.Что он может дать сотрудникам и

компании?

Краткий экскурс.

Intranet - ?

• Внутренние коммуникации (опросы, форумы)

• Поиск (контакты, документы)

• Хранилище документации

• Новости компании

• Управление идеями

• Транслирование ценностей компании и их осмысление

• Вовлечение персонала (конкурсы:фото, видео и др)

Коммуникации

Тип коммуникации Содержимое

Проектные Специализированные рабочие группы.

Организационные По подразделениям.

Общекорпоративные Все сотрудники: новости, контакты, опросы и форумы.

Сервисные На всех сотрудников: заявки от пользователей HelpDesk по ИТ, АХО обеспечение, поиск информации.

Документационные Все сотрудники: обмен документами, общая библиотека, новому сотруднику, библиотекакомпании.

Инновационные Знания, идеи, предложения по улучшению работы, E-learning (обучение).

Распределение долей по типам коммуникаций (пример)

Проектные Организационные

Общекорпоративные Сервисные

Документационные Инновационные

Intranet как Алиса в Стране Чудес

Эволюция Интранет за 10 лет1 этап

Портал = Стенгазета/Справочник сотрудников

2 этап

Портал = Бизнес-инструмент (Отчеты, Рабочее место руководителя, обучение, интеграции с ИС- единая точка входа)

3 этап

Портал = Социальная сеть (общение, мотивация, ценности компании)

4 этап

Портал = База знаний и идей (улучшения), автоматизация бизнес-процессов

Portals Technologies

Платформы:

• MS SharePoint (1000-50000 сотрудников)

• 1C Bitrix (10-1000 сотрудников)

• Alfresco (10-2000 сотрудников)

Соц.сети:

Пряники, Daoffice, Битрикс24

Проектный подход

Этап 1. Концепция создания и развитияпортала – самый важный шаг. Главное, чтобыбыло понимание для чего нужен портал.

Есть понимание и цели? – ДА!Этап 2. Выбор платформы решения подбизнес-процессы, которые Заказчик планируетреализовать на Портале.

Платформа выбрана – что дальше?Этап 3. Выбор подрядной организации длявыполнения работ /своими силами.Этап 4. Выполнение этапов работ.

Выполнение этапов работ.Стартуем?

4.1 Обследование. Детальное описание бизнес-процессов (с учетом потребностей Бизнеса). Разделите функционал на очереди, если большой объем проекта.

4.2 Разработка технического задания (очередь №1, №2, №3 …)

4.3 Разработка дизайна

4.4 Разработка прототипа системы

4.5 Доработка/настройка прототипа

4.6 Тестирование

4.7 Опытная эксплуатация

4.8 Промышленная эксплуатация (запуск)

4.9 Сопровождение системы

Малому предпринимателю• 12 сотрудников бесплатно. Облачный сервис.

• Можно зарегистрироваться и сразу работать сCRM, справочником сотрудников, есть мобильнаяверсия (вся информация с собой), задачи,документы и проекты (рабочие группы),телефония (возможность позвонить с портала).

• Нет экстранет (подключение внешних пользователей из других организаций).

• https://www.bitrix24.ru/register/reg.php

Бизнес-кейсы

• День Победы на Портале (раздел с фото родных сотрудников, участвовавших в войне).

• Конкурс на Портале (викторина-опрос, 10 вопросов по истории военных лет «Помним. Любим.Скорбим.»). Призы: 1-е, 2-е, 3-е место.

• Эссе, стихи на Портале (направляем на адрес pobeda@YourDOMAIN). Далее модерируем и размещаем на Портале.

• Форум Лучшая книга/фильм о нашей Победе (обмениваемся знаниями, идеями и формируем ТОП Рейтинг -5).

• Победный ВЕБ-дизайн главной страницы Портала (или красочные баннеры – еще можно успеть !).

КЕЙС №1

Intranet – business cases

Intranet – business cases

КЕЙС №2

– Управление проектами

(рабочая группа)

• Ресурсы

• Документы

• Планы

• Новости

• Ход проекта (статус)

• Форум/обсуждения/опросы

«Шапка» (заголовок) порталаЛоготип

Основная навигация: подразделы первого уровня

Дополнительная

навигация:

сайты, библиотеки

и списки,

расположенные

на узле проекта

Новости проекта (последние 5 новостей)Основные

сведения о проекте:

Название проекта;

Заказчик проекта

Цели проекта;

Сроки проекта.

Список вопросов по проекту

(5 последних вопросов от посетителей)

Руководитель проекта

Список участников

проекта

Календарь

проекта

Ссылка на «План проекта»

Обсуждения по проекту

(5 последних вопросов от участников)

Список задач по проекту

(10 последних задач из всех)

Библиотека документов:

«Протоколы»

(последние 5 документов)

Библиотека документов:

«Закупки / конкурсная

документация»

(последние 5 документов)

Статус проекта

Библиотека документов:

«Этапы»

(последние 5 документов)

Библиотека документов:

«Руководящая информация»

(последние 5 документов)

Intranet – business cases

КЕЙС №3

Принятие решения генеральным директором

• Поиск исполнителя-профи/своими силами

• Разработайте прототип (2 недели)/ дизайн-эскизы страниц

• Покажите прототип Портала/функционал и наполнение

• Далее – одобрение генерального директора на запуск проекта (не более 6 месяцев проект 1-я очередь)

Intranet – business cases

КЕЙС №4

Запуск CRM (Битрикс24)

• База клиентов

• Стадии от первого звонка до подписания договора

• База договоров

• База контактов

• Отчетность, контроль

• Мобильность

Intranet – business cases

КЕЙС №5Рабочее место руководителя

• Информация от/для секретаря (по ответным звонкам)

• Управление поручениями (по протоколам)

• Оперативная документация

• Блог топ-менеджера для сотрудников

• Интеграции с ИС-> cпециальныеобновляемые отчеты для топ-менеджера

• Проект длительностью от 6 месяцев

Intranet – business cases

КЕЙС №6– Электронная библиотека

• Книги –в эл.виде? – ДА!

• Учет книг на портале

• Рейтинг книг

• Комментарии сотрудников/обратная связь после прочтения

• Креативные решения (лотереи, награды, волонтёрство – «принеси свою книгу- сделай вклад»)

• Хранилище книг (E-library)

E-Library.Как запустить на Портале?

1) Конкурс внутри компании – каждый сотрудник может направить одну электронную книгу, которая сильно повлияла на него, – у вас будет их много! Разыграйте призы среди отличившихся (кто напишет самую интересную рецензию на книгу на Портале –получит ПРИЗ).

2) Создайте список на Портале с полями и дайте возможность добавить книгу каждому сотруднику (Добавить книгу: ФИО автора, Название книги, Добавить вложение, Отзыв о книге).

3) Включите возможность рейтингования и отзывов.

4) Создайте Форум на Портале, на котором сотрудники будут обсуждать самые интересные книги.

5) Подключите генерального директора, топ-менеджеров к формированию эл.библиотеки (ТОР-рекомендации).

6) Откройте в 2015 (год литературы) Клуб читающих и проводите ежемесячно его собрания (т.о. вы увидите активных сотрудников-драйверов: формируйте кадровый резерв).

Интересное. Tolstoy Digital.

Может быть новостью на Корпоративном порталепрямо сегодня. Для сотрудников!

90 литературных произведений (ABBYY support)

http://tolstoy.ru/creativity/90-volume-collection-of-the-works/

Результаты:

Реализован проект Tolstoy Digital (E-books).

Анна Каренина. Live reading Google+YouTube (700человек за 3 часа). В книге рекордов Гиннеса.

Tolstoy сообщество: вовлекай больше людей для чтенияпроизведений Толстого Л.Н. (Инновационныйкраудфандинговый проект).

Intranet – business cases

КЕЙС №7– Ценности компании

(голосование)

– Транслирование сотрудникам, ассоциирование ценностей и себя в компании

– Награждение сотрудников согласно достижениям по ценностям

– Командные игры внутри компании

Как портал помогает транслировать ценности

сотрудникам? Минимум времени и максимум полезности: • Проведите опрос внутри компании: попросите сотрудников

проголосовать за более значимую для них ценность, так Вы увидите распределение долей внутри компании.

• Каждую ценность визуализируйте на Портале (картиной, животным, игрушкой, продуктом – в зависимости от Вашего бизнеса), разместите их на главной странице Портала.

• Запустите историю кейсов: сотрудник напишет историю с использованием слова-ценности «ЛИДЕРСТВО» и как ему помогла эта ценность решить внутри компании конкретную задачу. Далее – отбор лучших историй, вручение призов.

Это можно сделать и через Битрикс, и через Корпоративный портал MS SharePoint.Если Портала еще нет, опрос можно провести через GoogleFormshttps://www.google.ru/intl/ru/forms/about/ . В этом случае кейсы можно направлять по почте в HR-Блок.

Intranet – business cases

КЕЙС №8

– Скажи «СПАСИБО» (Возможность на Портале) !

– INTRA cоревнование-лотерея(вовлечение в опрос – более 90% сотрудников)

Intranet – business cases

КЕЙС №9– Корпоративная культура

– Сообщество художников внутри компании (кто-то рисует для себя, хобби помимо работы: портал объединяет)

– Новые картины ежемесячно (галерея на главной странице Портала: импрессионисты, акварелисты и т.д.): просвещение сотрудников

– Рейтингование картин на портале, обсуждения

– Информирование на портале об интересных выставках и культурных мероприятиях в городе

PR Портала внутри компании• Плакат (в первый день запуска

Портала встречает Вас при входе)• Брошюра по работе с Порталом (на

столе у каждого сотрудника)• Вирусный ролик (Портал= МЫ

КОМАНДА) – можно PR за пределами компании тоже . Важно проработать самим сценарий видео-ролика.

Если есть дизайнер внутри Вашей команды, - отлично (снижение затрат на подготовку PR-материалов)!

КЕЙС №10

Intranet – business cases

Intranet – business cases

Вовлечение производственных работников (МЫ – КОМАНДА!):

Терминалы за вертушкой с доступом к Корпоративному порталу и возможностью смотреть новости, читать форум и публиковать информацию (в т.ч. задать вопрос директору, менеджеру).

КЕЙС №11

ВыводыУСПЕХ ПОРТАЛА В КОМПАНИИ НЕУСПЕХ ПОРТАЛА В КОМПАНИИ

HR-движущая сила Портала.Залог успеха- стратегия портала на 1-3-5 лет.

НR не участвует в работе с Порталом и не чувствуют портал своим инструментом, разделы HR статичны и не обновляются.

Портал – транслирование ценностей сотрудникам, PR портала внутри, выявление драйверов портала в подразделениях.

Портал = Стенгазета/Справочник.Сотрудники заходят только посмотреть новости и контакты.

Формирование единого сообщества единомышленников и творцов.

Бюрократия процессов. Отсутствие драйверов портала в компании.

Отсутствие разделения на производственников и управленцев. ОДНА КОМАНДА!

Отсутствие концепции портала (стратегии на 1-3-5 лет) и стадии разработки прототипа в проекте.

Портал – бизнес-инструмент, управляющий знаниями, обучением, развитием персонала внутри компании, автоматизацией процессов.

Нехватка времени участников рабочейгруппы уделять время проекту, тестированию, управлению требованиями. Само не заработает!

Возможность творчески развиваться, повышать корпоративную культуру.

Вовлеченность топ-менеджеров в жизнь компании через Портал (комментирование, Блоги).

Выводы

• HR, PR & IT = ПОРТАЛЬНАЯ КОМАНДА.

• Портал необходимо развивать (1,2,3,… N очереди)

• Необходимы сотрудники-драйверы внутри («с горящими глазами»)

• Портал помогает HR в управлении внутренними коммуникациями в части формирования команды единомышленников, разделяющей ценности компании и мотивирует на достижение результатов

Вдохновения!

105

Менеджмент«Бизнес- это нечто такое, что одни люди делают для счастья других».

Работа«Не важно, насколько продвинутыми могут стать технологии, - вам нужны способы общения, передающие душевное тепло и искренние чувства».

Жизнь«Если ваше сознание открыто, вы можете учиться даже у шума ветра».

Давайте оценим ясность / замерим как сейчас от 1 до 10

я

с

н

о

с

т

ь

В чем польза сегодняшнего

вебинара лично для Вас?

Что будет первым шагом?

Остались вопросы?

Ближайшие мероприятия• 23 апреля, 19.00 Как измерить лояльность коллектива к компании,

Ирина Петракова

• 28 апреля 12.00 Создание системы карьерных лестниц/маршрутов, Мария Ковалева

Присоединяйтесь!

• Мы в социальных сетях

• Список мероприятий и регистрация

http://goo.gl/Xx1Uvm

• Голосуйте за темы вебинаров

http://goo.gl/ZIOfyU

Остались вопросы? Звоните и пишите

Александр Стома

www.hredu.ru

info@hredu.ru

+7 (925) 076-6917

Никитина Марияnikitina.m@quasarsystems.ru

www.quasarsystems.ru

Присоединяйтесь к нашей группе в Facebook (Гильдия коммуникаторов)

https://www.facebook.com/groups/corporateportals/

Очередная встреча – 29 апреля в арт-клубе «Книги и кофе» Санкт-Петербург, с 18.30 до 20.30

Остались вопросы? Пишите.