Recife que Anda
Trabalho de Aquisição
PJ – 12 - Recife
Empresa LW Associados LTDA é uma empresa especializada em Consultorias e Prestação de Serviços de Engenharia como Estudos, Projetos Básicos e Projetos Executivos. Empresa consolidada com 15 anos de atuação no mercado.
A crescente dificuldade de mobilidade urbana da cidade de Recife, aliado ao crescimento constante da frota de veículos demandou a contratação de um Plano de melhoria para a Mobilidade em Recife. A LW foi contratada com este propósito e apresenta no Projeto “Recife que Anda” como solução.
Projeto
Integrantes
• Lucas Ximenes Trajano Bezerra
• Hugo Everaldo Salvador Bezerra
• Jorge Alexandre Alencar Fotius
• Júlio César Silva Becher
• Écliton de Vasconcelos Pessoa Ramos
• Renato Martins Ribeiro Pessoa de Melo
• Wilton Justino Magnabosco
Integrantes
Hugo Salvador Renato Melo
Ecliton Ramos
Wilton JustinoLucas XimenesJulio BecherJorge Fotius
ObjetivoO objetivo deste projeto é apresentar o Plano de Gerenciamento de Aquisições para o Projeto de melhoria do transporte público para a cidade de Recife. Foram utilizados os conhecimentos adquiridos em sala de aula e as boas técnicas de Gerenciamento de Projeto para definir o planejamento, execução e controle das aquisições necessárias para a empresa LW executar o Projeto “Recife que anda”.
WBS do Projeto
EAP – Pacotes Make-or-Buy
B
BB
B
BB
B
MM
M
MMM
MM
MM
MM
M
MM
M
B – Pacote Buy M – Pacote Make
BB
Critérios Make-or-BuyCritério Justificativa
Necessidade de fornecimento especializado
Nossa empresa não possui a expertise necessária para elaborar os projetos.
Foco core business da empresa Pelo planejamento estratégico, a empresa pretende manter o foco no desenvolvimento de soluções e gerenciar projetos.
Restrição de prazoOs prazos são curtos e limitam as opções de escolha da empresa, portanto deverão ser contratadas empresas que sejam ágeis.
Existência de fornecedores confiáveisDevido a existência de várias empresas confiáveis, podemos considerar o fornecimento de projetos por terceiros sem risco para a empresa.
Capacidade da equipe Ausência de quadro de pessoal suficiente para desenvolvimento das atividades.
Compartilhamentos de Riscos Cláusulas contratuais para atrelar responsabilidade nas análises e propostas apresentadas pelas contratadas.
Restrição de custo O orçamento do projeto é bastante limitado, devendo procurar o melhor custo beneficio.
Mapa de Aquisições
Número Item a ser Contratado REF. EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Make-or-Buy
1 Estudo de Trânsito Atual 2.1* Trânsito Estatística* Recife Trans* Fluir Estudos
R$ 700.000,00 01/10/2012 Restrição de custo
Restrição de prazo
2 Estudo de Experiência de Sucesso 2.2* Trânsito Estatística* Recife Trans* Fluir Estudos
R$ 400.000,00 01/10/2012 Restrição de custo
Restrição de prazo
3 Análise de Viabilidade 2.3* GENPRO* Viabilidade LTDA* VPL Estudos
R$ 200.000,00 30/11/2012 Fornecimento
especializado;
4 Projeto de Transporte Público 3.1* CERPEL* GENPRO* COG
R$ 2.000.000,00 28/02/2013
Foco core business;fornecedores confiáveis;
5 Projeto de Reestruturação das Vias 3.2
* CERPEL* GEnPRO* COG
R$ 3.000.000,00 28/02/2013 Foco core business;
fornecedores confiáveis;
6 Projeto de Conscientização 3.3* Comunica LTDA* Divulga Comunicações* SMP&B
R$ 1.000.000,00 28/02/2013 Foco core business;
fornecedores confiáveis;
WBS com pacotes de aquisição
Eventos de Risco Resposta ao RiscoMomento da Resposta ao
Risco
Entrega de Avaliação de Viabilidade do Projeto mal dimensionado, resultando em seleção incorreta de projeto mais viável
* Selecionar empresa com maior credibilidade* Termo de garantia na contratação com multa devido a erro
SEL ESP
CONT
Insolvência da contratada, * Capital circulante em termos aceitáveis SELESP
CONT
Não cumprimento do prazo* Histórico de entregas no prazo * Acompanhamento constante da evolução do projeto
SELESP
CONT ADM
Mão de obra desqualificada* Exigir Especialização dos funcionários;* Acompanhamento constante da evolução do projeto
SELESP
CONT ADM
Registro de Risco
CONT - ContrataçãoADM - AdministraçãoENC - Encerramento
Legenda:PLAN- Planejamento do ProjetoESP - EspecificaçõesPQ - Pré-QualificaçãoSEL - Seleção
Declaração de Trabalho - DT
Pacote de trabalgo: (3.1) Projeto de Transporte Público
Especificação Funcional: No projeto deve constar adequação de rotas e pardas de ônibus, dimensionamento de frota e sistema de controle de localização de veículos
Qualidade: Empresa qualificada em ISO 9.004 e ISO 14.000. O projeto deve seguir normativo municipal de transporte público, bem como normas ABNT aplicáveis.
Prazo: 28/02/2013
Suporte: Apresentação do projeto e profissional qualificado disponível durante 30 dias após a entrega do projeto para sanar dúvidas da documentação entregada
Treinamento: Não se aplica para o referido pacote.
Manutenção: Não se aplica para o referido pacote.
Garantia: Termo de confidencialidade
Local de Entrada: Sede da LW Associados
Número DESCRIÇÃO PESO QUANT CRITÉRIO AVANÇO FÍSICO
1 Adequação de Rotas 25% 1 0%/100% 2 Adequação de Paradas 25% 1 0%/100% 3 Dimensionamento de frota 25% 1 10%/40%/50%
4 Sistema de Controle de Localização de Veículos 15% 1 20%/40%/40%
5 Apresentação do Projeto 10% 1 0%/100% TOTAL
Declaração de Trabalho - DT
Tabela modelo para Peso, Critério de Medição e Avanço Físico:
Critérios Eliminatórios
Atende aos critérios eliminatórios? CERPEL GENPRO COG
Apresentação do balanço financeiro dos últimos 3 anos SIM SIM SIM
Apresentação dos Certidões de Atestado Técnico SIM SIM SIM
Apresentação das certidões negativas (INSS e receita municipal) SIM SIM SIM
Apresentar currículo dos responsáveis técnicos SIM SIM SIM
Entrega da proposta completa no prazo SIM SIM SIM
Executou projeto equivalente ou de mesmo porte nos últimos 2 anos? SIM SIM SIM
Critérios Classificatórios
Histórico de Fornecimento Pontuação
O Proponente apresentou 5 ou mais atestados técnicos de obras similares 10
O Proponente apresentou 3 a 4 atestados técnicos de obras similares 6
O Proponente apresentou 2 atestados técnicos de obras similares 4
O Proponente apresentou nenhum ou 1 atestado técnico de obras similares 0
Histórico Financeiro Pontuação
A empresa possui histórico financeiro bom nos últimos 3 anos 10
A empresa possui histórico financeiro favorável nos últimos 3 anos 6
A empresa possui histórico financeiro favorável nos últimos 2 anos 4
Demais casos 0
Certificações e Prêmios Pontuação
A empresa possui a certificação ISSO 9001 e uma premiação por seus projetos 5
A empresa possui a certificação ISSO 9001 2
Demais Casos 0
Garantias PontuaçãoA empresa aceita apresentar garantias bancárias relativas a 20% do valor da proposta
5
A empresa aceita apresentar garantias bancárias relativas a 10% do valor da proposta
2
Demais Casos 0
Critérios Classificatórios
Antecipação do Prazo Pontuação
O Proponente antecipa seu prazo de conclusão em 15 dias 5
O Proponente antecipa seu prazo de conclusão em 5 dias 2
O Proponente não antecipa o prazo de conclusão 0
Sistema de Pontuação
Atende aos critérios eliminatórios? Peso CERPEL GENPRO COG
Histórico de Fornecimento 30% 6 1.8 4 1.2 10 3
Histórico Financeiro 20% 6 1.2 10 2 0 0
Certificações e Prêmios 20% 2 0.4 0 0 2 0.4
Garantias 20% 2 0.4 5 1 0 0
Antecipação do Prazo 10% 2 0.2 2 0.2 0 0
Total 100% 4 4.4 3.4
Nota técnica 0.91 1 0.77
Valor das propostas (reais) 2.050.000 1.750.000 1.500.000
Nota de preço 0,73 0,86 1
Critérios Classificatórios
Pontuação Final Pontuação
CERPEL 8.02
GENPRO 9.16
COG 9.08
Portanto a empresa GENPRO foi classificada com a maior nota entre as concorrentes.
Divulgar Critérios?
Os critérios de avaliação não serão divulgados para evitar os questionamentos sobre o processo. O processo deverá ser rápido devido ao requisito de prazo e portanto não poderá existir tempo para debater a formulação dos critérios classificatórios.
Documentos de Aquisição Adotados
Para aquisição do pacote de trabalho “Projeto de Transporte Público” será feita solicitação de proposta RFP (Request For Proposet).
O processo de contratação de um projeto exige quais os requisitos, mas o produto final poderá variar de acordo com o fornecedor. Portanto a RFP servirá para receber propostas diferenciadas ficando à disposição da LW a escolha da melhor proponente. Não apenas o preço é verificado, mas também a qualidade da empresa e sua referência de serviços prestados, além da possibilidade de escolha de uma melhor proposta de fornecimento.
Meio utilizado para enviar convite
- O convite deve ser enviado por e-mail para todos os fornecedores cadastrados na Vendor List.
- Selecionamos nossos possíveis fornecedores levando em consideração projetos anteriores para garantir o bom desempenho.
- As propostas dos fornecedores também devem ser enviadas via e-mail. Importante enviar separado a proposta técnica da proposta comercial.
Espécie e tipo do contrato
Contrato Formal ou Tácito?O contrato será formal, pois é um projeto que envolve muitas cláusulas e o não cumprimento do que foi acordado pode gerar penalidades ao contratado.
Espécie do ContratoSerá efetivado um contrato de prestação de serviços onde estamos adquirindo o desenvolvimento de um projeto de melhorias ao transporte público de Recife.
Tipo de ContratoContrato de preço fixo. Como o escopo está bem definido e pretende-se repassar os riscos ao contratado, optou-se por fixar o preço.
Concorrência privada para contratação de serviços.
Necessidade de Contratação
Enviar RFP por e-mail
Receber Propostas
Criar Vendor List
RFP
Existe Vendor
List?
Não
Sim
Análisar Propostas
Classificar Propostas
Alguma Proposta
Rejeitadas?
Sim
Não
Solicitar Revisão de Propostas
Assinar Contrato
Contrato Assinado
Escolher Fonecedor
Fornecedor aceita
Contrato?
Sim
Não
Fornecedor Revisou
Proposta?
Sim
Não
Rejeitar Proposta
Fluxograma de Contratação
Atitude e Fiscalização para administração das aquisições
ATITUDE• Verificação e análise do cumprimento da contratada em outros projetos de mesmo porte;• Selecionar possíveis fornecedores levando em consideração projetos anteriores para garantir o bom desempenho;• Respeito ao contrato.
FISCALIZAÇÃO• Análise mensal do relatório e Ocorrência e Medição• Reuniões mensais com o Gerente do Projeto para apresentação do andamento do cronograma de andamento;• Administração de possíveis “Claims”;• Avaliação periódica do fornecedor;• Auditorias internas (Qualidade e Segurança).
Relatórios para Administração
Data Relatório:
Data Prevista Data Relizada Status
Data Status Responsável
Marcos do Projeto:
DescriçãoRiscos e Problemas
Relatório Mensal de Ocorrência e Medição
Projeto Recife que Anda
Entrega
PeríodoStatus do Projeto:
Objetivos do Projeto:
Data de Início: Data Final:
Realização do Mês: Previsão Próximo Mês:
Relatórios para Administração
Data de Início: Início do Período do Relatório
Data Final: Final do período do Relatório
Data do Relatório: Data de emissão do mesmo
Status do Projeto: Indicar situação (Em dia, atrasado, crítico)
Objetivos do Projeto: Elencar os principais objetivos do projeto, em
especial a etapa em andamento
Realização do mês: Principais marcos de atividades realizadas
Previsão Próximo mês: Previsão das principais atividades a serem
executadas no próximo período
Marcos do Projeto: Registro das principais Entregas, com a
comparação entre as datas previstas e realizadas.
Riscos e Problemas: Registro dos principais Riscos e Problemas
encontrados, assinalando a data do registro, o responsável e a situação
atual
Relatórios para Administração
Responsável: Data da Ata:% Conclusão:Desembolso:
Riscos:
Participantes:
Próximas Etapas
Reunião de Acompanhamento
Projeto Recife que Anda
Status
Realizações:
Problemas encontrados:
Relatórios para Administração
Responsável: Gerente de Contrato ou substituto
Participantes: Participantes da reunião
Data da Ata: Data de realização da mesma
% Conclusão: Porcentagem já concluído do contrato
Desembolso: Desembolsos já realizados
Status: Situação atual da contratação
Realizações: Registros das principais realizações
Riscos: Registro dos principais riscos vislumbrados
Problemas Encontrados: Registro dos principais Problemas encontrados
Próximas Etapas: Previsão das principais atividades a serem executadas no
próximo período
Contrato Encerrado
Solicitar Ações Corretivas
Contrato Assinado
Relatório com Não-
Conformidade?
Não
Sim
Definição de Gestor de Contrato
Análise do Contrato
Reunião de Kick-off
Recebimento de Relatório Mensal de Ocorrência e
Medição
Análise de Relatório Mensal de Ocorrência e
Medição
Projeto Concluído?
Não
SimRealizar Pagamento
Coleta de Lições Aprendidas
Reunião de Acompanhamento
Comunicar Stakeholders
Fluxograma de Administração de Aquisições
Conclusão do Contrato
Assinatura do Termo de Aceite
Definitivo
Pacote Concluído?
Não
Sim
Encerramento do Contrato
Possibilidade de Resolução de Pendências?
Não
Sim
Assinatura de Termo de Aceite
Provisório
Resolução de Pendências
Possibilidade de Acordo?
Não
Sim
Análise Jurídica
Rescisão Contratual
Resilição Contratual
Arquivamento e Documentação
do Contrato
Registro de Lições
Aprendidas
Fluxograma de Encerramento
Sumário do Plano de Gerenciamento de Aquisições
1) PROJETO2) OBJETIVO3) NORMAS E PROCEDIMENTOS4) EQUIPE DE DESENVOLVIMENTO5) LISTA DE AQUISIÇÃO6) MAPA DE AQUISIÇÃO7) FORNECEDORES CADASTRADOS8) ITENS DE FORNECIMENTO CRÍTICO9) MATRIZ DE RESPONSABILIDADE10) CONTROLE DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO 11) CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO DOS FORNECEDORES12) FORMULÁRIO – SOW PARA REALIZAÇÕES DAS AQUISIÇÕES13) FORMULÁRIO – MINUTA CONTRATUAL14) FORMULÁRIO – TERMO DE ACEITE15) FORMULÁRIO – AVALIAÇÃO DE QUALIDADE DO FORNECEDOR
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