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Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der PraxisFachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald WehnesProf. Dr. P. Tran-Gia
Professionelles Projekt-Management in der Praxis
Veranstaltung 2 – Teil 2 (28.04.2003) :
Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg
Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg
Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern
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Arbeitstechniken Kreativitätstechniken
Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting
Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren
Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra
Entscheidungstechniken Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse
Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken
Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung
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9-Punkte-Problem
Problemstellung: Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen?
O O O
O O O
O O O
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Kreativitätstechniken Kreativitätstechniken
Brainstorming Brainwriting / 635-Methode 6-Hüte-Methode Umkehrungstechnik Mind Mapping (Vortrag am 05.05.2003)
Rahmenbedingungen! Klare Aufgabenstellung und Zielstellung Ungezwungene Arbeitsatmosphäre Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen Meeting außerhalb der täglichen Routine
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BrainstormingBekannteste Methode der Ideenfindung (Erfinder: A. S. Osborn)
Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln1. Keine Kritik oder Bewertung von Ideen2. Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee ist erlaubt3. Freie Entfaltung der Phantasie4. Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter entwickeln
Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten
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Brainwriting (6-3-5-Methode)Schriftliche Form des Brainstorming (Erfinder: Prof. Rohrbach)
6-3-5-Methode6 Teilnehmer3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer 5 Minuten Zeit
Erhöhung der Anzahl der Vorschläge Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen
Vorteile+ Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming+ Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert+ Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung
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Brainwriting-Formular
1. Idee 2. Idee 3. Idee
1. Teilnehmer
2. Teilnehmer
3. Teilnehmer
4. Teilnehmer
5. Teilnehmer
6. Teilnehmer
Problemstellung: Datum:
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6-Hüte-MethodeErfinder: Edward de Bono objektiv/neutral
emotional
objektiv negativ
objektiv positiv
neue Ideen
Dirigent
Prinzip der 6 Hüte Methode Jeder „Denkhut“ hat eine Farbe und symbolisiert eine
Denkrichtung / Betrachtungsart 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig Jede beteiligte Person setzt jeden Hut auf Erkenntnisse werden notiert Jeder erhält ein umfassendes Problembild
Verbesserung der Problemlösung
Vorteile Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte auf das Wesentliche
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UmkehrungstechnikMethode
Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan:
Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM
Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0
Beispiel
Bisherige bekannte Lösung
Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil
Schlittschuhe für den Winter
Schlittschuhe für den Sommer
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Referat 2: Mind Mapping Kreativitäts- und Visualisierungstechnik
(Erfinder: Toni Buzan) Vortragsinhalte (beispielhaft)
Grundprinzip Beispiele Vor- und Nachteile der Methode Einsatzmöglichkeiten Tools (z.B Mind Manager 2002)
Arbeitsmaterial: Div. Artikel Links:
mindmap.ch Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion) Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland)
Termin: 05.05.2003
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Ist-Analysetechniken Auswertung vorhandener Unterlagen Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung)
muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner) relativ hoher Aufwand
Fragebogen Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit Regeln
» Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten» Ausfüllzeit max. 15 Minuten» Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis
Selbstaufschreibung Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden
Vorgängen Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein!
z.B. über einfache Web-Applikation
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Problemlösungstechniken Delphi-Methode
Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander – Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem
Anonyme Verteilung der Vorschläge Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des
eigenen Vorschlags Auswahl der besten Alternative
Pro-und-Kontra-Spiel Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen
bereits vor Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams 1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra-
Argumente vor 2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde
trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt. Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet
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Entscheidungstechniken
Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen
TechnikenPunktebewertungsverfahrenABC-AnalyseNutzwertanalysePortfolio-Analyse
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Punktebewertungsverfahren
1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen
2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungs-alternativen verteilt
3. Schritt:Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge
Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet; Priorisierung der Funktionalitäten
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ABC-Analyse (1)
Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte, Prozessen in drei Klassen:
A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach
Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel: Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil (Klasse A)
Motto „Konzentration auf das Wesentliche“
Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll
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ABC-Analyse (2)Klasse Mengenanteil Wertanteil
A ca. 10 % ca. 70 %
B ca. 25 % ca. 15 %
C ca. 65 % ca. 15 %
10 35 100
70
100
85
Wertanteil (%)
Mengen-anteil (%)
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Nutzwertanalyse (1)
Kriterium Gewicht Alternative 1 Alternative 2 Alternative 3
G Note G x Note Note G x Note Note G x Note
Gesamt-
Nutzen100
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Nutzwertanalyse: Beispiel
KriteriumGewicht Alternative 1 Alternative 2 Alternative 3
G Note G x Note Note G x Note Note G x Note
K1 10 3 30 5 50 4 40
K2 40 8 320 5 200 5 200
K3 30 5 150 3 90 3 90
K4 20 4 80 10 200 7 140
Gesamt-
Nutzen100 580 540 470
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Effizientes Zeitmanagement„Nimm Dir Zeit zum Planen,
dann hast Du Zeit für die anderen Dinge“
Zielesetzen
Neuen Tagvorbereiten
Prioritätensetzen
Gleichartigeszusammen-
fassen
SchwierigesaufteilenDelegieren
Abschirmen
Besprechungs-Regeln beachten
KonsequentesZeitmanagement
Erfolggenießen
Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995.
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Eisenhower-Prinzip Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien
Wichtig oder unwichtig Dringend oder nicht dringend
In Zeitplanungaufnehmen
In Zeitplanungaufnehmen
Sofort erledigen
Sofort erledigen
Papier-korb
Papier-korb
Möglichst deligierenMöglichst deligieren
dringend
wic
hti
g
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Präsentationstechniken (1) Gründliche Vorbereitung
Thema Ziel und Zielgruppe
Botschaft und Inhalte der Präsentation Visualisierung Organisation und Zeitplan Technische Hilfsmittel
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Präsentationstechniken (2) Medieneinsatz
PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer Overheadprojektor und Transparentfolien Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer) Flipchart, Tafel, ...
Kombi-Technik (z.B. Beamer und Overheadprojektor) häufig zweckmäßig
Tipps zur Folienerstellung Gute Lesbarkeit Kurz und treffend Einheitlicher Aufbau Einfache Bilder statt vieler Worte Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie
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Präsentationstechniken (3) Körpersprache
Blickkontakt! Festes authentisches Auftreten – gleichzeitig
entspannt sein Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen;
sparsam einsetzen
Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, Proben, Welche Fragen sind zu erwarten?, ...
Stimme Rhythmuswechsel Lautstärke und Tonlage variieren Gezielt Pausen einsetzen Fragen Humor
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Präsentationstechnik (4) Präsentationsdurchführung
Eröffnung • Anlass• Thema• Ziel
Hauptteil
• Inhalte einfach und übersichtlich vermitteln• Zusammenfassung
Schluss
• Appell• Dank• Fragen/Diskussion
Präsentationsnachbereitung Ziel erreicht? Was ist gut gelaufen? Wo gab es Probleme? Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden?
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Aufgabe 2: Projektantrag für eine inno-vative soziale Internet-Dienstleistung
1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projekt-ideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse (hohe Gewichtung auf „sozial“ und „innovativ“!) durch
2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten
Aufgaben des (neuen) Projektleiters Koordination und Moderation Dokumentation (ppt-Datei: „Antrag-Team_x.ppt“) der
einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des Ergebnisses (Abgabetermin: 02.05.2003 für alle Teams)» An: [email protected]» CC: [email protected]
Präsentation in der nächsten Vorlesung (05.05.2003):Teams 1 – 4
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Gliederungsvorschlag zu A2 Nutzwertanalyse für die in A1 entwickelten Projektideen Projektantrag
1. Projektname (aussagekräftiger Name)2. Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens)3. Projektziele (Meßbarkeit!)
1. Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele
4. ProjektorganisationProjektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte
5. Ressourcen und Kosten 1. Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/
Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges2. Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges
6. Nutzenbetrachtung7. Interessenanalyse8. Meilensteine mit Terminen9. Projektrisiken
Erfahrungen in der Projektarbeit
Vortragsdauer: ca. 7 - 8 Minuten
Datei: Antrag-Team_x.ppt
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A1: Idee für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung Vorgehen und Ergebnisse
1. Zieldefinition
2. Lösungsalternativen
3. Entscheidungskriterien
4. Bewertungsverfahren
5. Commitment: „Ergebnis“
6. To-Do-Liste
Erfahrungen in der ProjektarbeitVortragsdauer: max. 10 Minuten
Datei: Idee-Team_x.ppt
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