Professionelles Projekt-Management in der Praxis

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Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der PraxisFachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald WehnesProf. Dr. P. Tran-Gia

Professionelles Projekt-Management in der Praxis

Veranstaltung 2 – Teil 2 (28.04.2003) :

Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg

Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg

Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern

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Arbeitstechniken Kreativitätstechniken

Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting

Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren

Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra

Entscheidungstechniken Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse

Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken

Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung

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9-Punkte-Problem

Problemstellung: Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen?

O O O

O O O

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Kreativitätstechniken Kreativitätstechniken

Brainstorming Brainwriting / 635-Methode 6-Hüte-Methode Umkehrungstechnik Mind Mapping (Vortrag am 05.05.2003)

Rahmenbedingungen! Klare Aufgabenstellung und Zielstellung Ungezwungene Arbeitsatmosphäre Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen Meeting außerhalb der täglichen Routine

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BrainstormingBekannteste Methode der Ideenfindung (Erfinder: A. S. Osborn)

Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln1. Keine Kritik oder Bewertung von Ideen2. Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee ist erlaubt3. Freie Entfaltung der Phantasie4. Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter entwickeln

Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten

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Brainwriting (6-3-5-Methode)Schriftliche Form des Brainstorming (Erfinder: Prof. Rohrbach)

6-3-5-Methode6 Teilnehmer3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer 5 Minuten Zeit

Erhöhung der Anzahl der Vorschläge Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen

Vorteile+ Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming+ Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert+ Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung

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Brainwriting-Formular

1. Idee 2. Idee 3. Idee

1. Teilnehmer

2. Teilnehmer

3. Teilnehmer

4. Teilnehmer

5. Teilnehmer

6. Teilnehmer

Problemstellung: Datum:

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6-Hüte-MethodeErfinder: Edward de Bono objektiv/neutral

emotional

objektiv negativ

objektiv positiv

neue Ideen

Dirigent

Prinzip der 6 Hüte Methode Jeder „Denkhut“ hat eine Farbe und symbolisiert eine

Denkrichtung / Betrachtungsart 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig Jede beteiligte Person setzt jeden Hut auf Erkenntnisse werden notiert Jeder erhält ein umfassendes Problembild

Verbesserung der Problemlösung

Vorteile Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte auf das Wesentliche

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UmkehrungstechnikMethode

Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan:

Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM

Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0

Beispiel

Bisherige bekannte Lösung

Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil

Schlittschuhe für den Winter

Schlittschuhe für den Sommer

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Referat 2: Mind Mapping Kreativitäts- und Visualisierungstechnik

(Erfinder: Toni Buzan) Vortragsinhalte (beispielhaft)

Grundprinzip Beispiele Vor- und Nachteile der Methode Einsatzmöglichkeiten Tools (z.B Mind Manager 2002)

Arbeitsmaterial: Div. Artikel Links:

mindmap.ch Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion) Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland)

Termin: 05.05.2003

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Ist-Analysetechniken Auswertung vorhandener Unterlagen Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung)

muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner) relativ hoher Aufwand

Fragebogen Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit Regeln

» Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten» Ausfüllzeit max. 15 Minuten» Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis

Selbstaufschreibung Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden

Vorgängen Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein!

z.B. über einfache Web-Applikation

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Problemlösungstechniken Delphi-Methode

Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander – Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem

Anonyme Verteilung der Vorschläge Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des

eigenen Vorschlags Auswahl der besten Alternative

Pro-und-Kontra-Spiel Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen

bereits vor Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams 1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra-

Argumente vor 2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde

trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt. Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet

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Entscheidungstechniken

Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen

TechnikenPunktebewertungsverfahrenABC-AnalyseNutzwertanalysePortfolio-Analyse

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Punktebewertungsverfahren

1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen

2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungs-alternativen verteilt

3. Schritt:Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge

Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet; Priorisierung der Funktionalitäten

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ABC-Analyse (1)

Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte, Prozessen in drei Klassen:

A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach

Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel: Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil (Klasse A)

Motto „Konzentration auf das Wesentliche“

Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll

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ABC-Analyse (2)Klasse Mengenanteil Wertanteil

A ca. 10 % ca. 70 %

B ca. 25 % ca. 15 %

C ca. 65 % ca. 15 %

10 35 100

70

100

85

Wertanteil (%)

Mengen-anteil (%)

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Nutzwertanalyse (1)

Kriterium Gewicht Alternative 1 Alternative 2 Alternative 3

G Note G x Note Note G x Note Note G x Note

Gesamt-

Nutzen100

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Nutzwertanalyse: Beispiel

KriteriumGewicht Alternative 1 Alternative 2 Alternative 3

G Note G x Note Note G x Note Note G x Note

K1 10 3 30 5 50 4 40

K2 40 8 320 5 200 5 200

K3 30 5 150 3 90 3 90

K4 20 4 80 10 200 7 140

Gesamt-

Nutzen100 580 540 470

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Effizientes Zeitmanagement„Nimm Dir Zeit zum Planen,

dann hast Du Zeit für die anderen Dinge“

Zielesetzen

Neuen Tagvorbereiten

Prioritätensetzen

Gleichartigeszusammen-

fassen

SchwierigesaufteilenDelegieren

Abschirmen

Besprechungs-Regeln beachten

KonsequentesZeitmanagement

Erfolggenießen

Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995.

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Eisenhower-Prinzip Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien

Wichtig oder unwichtig Dringend oder nicht dringend

In Zeitplanungaufnehmen

In Zeitplanungaufnehmen

Sofort erledigen

Sofort erledigen

Papier-korb

Papier-korb

Möglichst deligierenMöglichst deligieren

dringend

wic

hti

g

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Präsentationstechniken (1) Gründliche Vorbereitung

Thema Ziel und Zielgruppe

Botschaft und Inhalte der Präsentation Visualisierung Organisation und Zeitplan Technische Hilfsmittel

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Präsentationstechniken (2) Medieneinsatz

PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer Overheadprojektor und Transparentfolien Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer) Flipchart, Tafel, ...

Kombi-Technik (z.B. Beamer und Overheadprojektor) häufig zweckmäßig

Tipps zur Folienerstellung Gute Lesbarkeit Kurz und treffend Einheitlicher Aufbau Einfache Bilder statt vieler Worte Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie

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Präsentationstechniken (3) Körpersprache

Blickkontakt! Festes authentisches Auftreten – gleichzeitig

entspannt sein Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen;

sparsam einsetzen

Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, Proben, Welche Fragen sind zu erwarten?, ...

Stimme Rhythmuswechsel Lautstärke und Tonlage variieren Gezielt Pausen einsetzen Fragen Humor

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Präsentationstechnik (4) Präsentationsdurchführung

Eröffnung • Anlass• Thema• Ziel

Hauptteil

• Inhalte einfach und übersichtlich vermitteln• Zusammenfassung

Schluss

• Appell• Dank• Fragen/Diskussion

Präsentationsnachbereitung Ziel erreicht? Was ist gut gelaufen? Wo gab es Probleme? Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden?

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Aufgabe 2: Projektantrag für eine inno-vative soziale Internet-Dienstleistung

1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projekt-ideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse (hohe Gewichtung auf „sozial“ und „innovativ“!) durch

2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten

Aufgaben des (neuen) Projektleiters Koordination und Moderation Dokumentation (ppt-Datei: „Antrag-Team_x.ppt“) der

einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des Ergebnisses (Abgabetermin: 02.05.2003 für alle Teams)» An: [email protected]» CC: [email protected]

Präsentation in der nächsten Vorlesung (05.05.2003):Teams 1 – 4

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Gliederungsvorschlag zu A2 Nutzwertanalyse für die in A1 entwickelten Projektideen Projektantrag

1. Projektname (aussagekräftiger Name)2. Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens)3. Projektziele (Meßbarkeit!)

1. Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele

4. ProjektorganisationProjektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte

5. Ressourcen und Kosten 1. Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/

Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges2. Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges

6. Nutzenbetrachtung7. Interessenanalyse8. Meilensteine mit Terminen9. Projektrisiken

Erfahrungen in der Projektarbeit

Vortragsdauer: ca. 7 - 8 Minuten

Datei: Antrag-Team_x.ppt

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A1: Idee für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung Vorgehen und Ergebnisse

1. Zieldefinition

2. Lösungsalternativen

3. Entscheidungskriterien

4. Bewertungsverfahren

5. Commitment: „Ergebnis“

6. To-Do-Liste

Erfahrungen in der ProjektarbeitVortragsdauer: max. 10 Minuten

Datei: Idee-Team_x.ppt

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