PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1 SALAM BABARIS
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Eko Rusdiono 10.12.4523
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA 2013
DESIGN DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEM STUDENT IN SMPN 1 SALAM BABARIS
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1
SALAM BABARIS
Eko Rusdiono Heri Sismoro
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Junior High School (SMP) 1 Salam Babaris is one school that has problems in
terms of providing information. Because in this case making the report has been using a computer system, but the computer has not been used optimally so that making the report less varied so having some problems to get accurate information.
Problems experienced SMPN 1 Salam Babaris include: absence of specific applications for performance improvement in data processing and less diversity of the students reported that delays delivery of information.
How to overcome these problems, we need a way of processing the data of the students more effectively and efficiently, in order to assist in the presentation of information values among students by developing a special software for SMPN 1 Salam Babaris, which can help students score data processing, reducing accumulation of work, reducing errors.
Keywords: System, Application, Student Data Processing.
1
1. Pendahuluan
Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Salam Babaris merupakan salah satu
sekolah yang mempunyai masalah dalam hal pengelolaan data dan pemberian informasi.
Karena dalam hal ini pembuatan laporan telah menggunakan sistem komputer, tetapi
komputer belum digunakan secara maksimal sehingga pembuatan laporan kurang
bervariasi sehingga mengalami beberapa kendala untuk mendapatkan informasi yang
akurat. Masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain: Belum adanya aplikasi
khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data nilai siswa dan kurang
beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan pemberian informasi. Cara
mengatasi masalah tersebut maka diperlukan suatu cara pengolahan data nilai siswa
yang lebih efektif dan efisien, untuk dapat membantu dalam penyajian informasi nilai
siswa antara lain dengan membangun suatu perangkat lunak khusus untuk SMPN 1
Salam Babaris, yang bisa membantu proses pengolahan data nilai siswa, mengurangi
penumpukan kerja dan mengurangi kekeliruan.
2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto H.M (Pengenalan Komputer, 813 ; 1995) “Suatu sistem
dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Menurut Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai “data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.
Menurut Robert A. Leitch sistem informasi adalah suatu system di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukungoperasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.2. Karakteristik Sistem
Untuk memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu
membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Adapun karakteristik
sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yaitu: Batasan
(Boundary), Lingkungan (Environment), Masukan (Input), Keluaran (Output),
Komponen (Component), Penghubung (Interface), Penyimpanan (Storage),
2
2.3. Perangkat Lunak yang digunakan 2.3.1. SQL Server 2005 Express
SQL Server 2005 Express merupakan edisi SQL Server 2005 gratis dari
Microsoft yang memiliki fitur paling minimum jika dibandingkan dengan edisi-edisi
lainnya (Rangga Praduwiratna, 2010:7). Tetapi, meski memiliki fitur minimum,
fitur-fitur tersebut sudah lebih dari cukup untuk membangun sebuah aplikasi yang
dapat mengolah data menjadi informasi yang berguna.
2.3.2. Microsoft Visual Basic 6.0
Kata “Visual” menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat
Graphical User Interface (GUI). Dengan cara ini kita tidak lagi menuliskan
instruksi program dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah kita dapat
melakukan drag dan drop obyek-obyek yang akan kita gunakan.
Kata “Basic” merupakan bagian dari BASIC(beginners All Purpose
Symbilic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa pemrograman yang dalam
sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun
aplikasi.
Visual Basic 6.0. adalah bahasa pemrograman yang cukup popular.
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari
basic. Even driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari
pemakai berupa kejadian tertentu misalnya tombol diklik atau menu pilihan.
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Gambaran Umum
3.1.1. Sejarah
SMPN 1 Salam Babaris pada mulanya adalah SMPN 2 Tapin Selatan,
yang didirikan pada tahun 1983 dan diresmikan pada 6 April 1984 oleh Dinas
Pendidikan . Berdasarkan surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan
Republik Indonesia Nomor : 0178/1984, tanggal : 6 April 1984 terhitung mulai 18
Mei 2008, dirubah menjadi SMPN 1 Salam Babaris dan diresmikan oleh
Mendepdiknud pada hari kamis 18 Mei 2008, pukul 09.00 WITA s.d Selesai di
Lapangan Upacara SMPN 1 Salam Babaris.
3.2. Analisis Sistem 3.2.1. Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah dimulai dengan mengkaji subjek permasalahan
yang ada. Adapun masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain :
3
Belum adanya aplikasi khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data
nilai siswa dan kurang beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan
pemberian informasi. Selain itu juga menyebabkan terjadinya pemborosan waktu
dan tenaga.
Beberapa data sudah disimpan dikomputer, tetapi penyimpanannya
masih belum rapi. Hal ini sangat menyulitkan saat dilakukan pencarian data.
Raport siswa masih ditulis manual oleh wali kelas, hal ini dirasa masih banyak
kekurangannya, yaitu :
1. Waktu yang dibutuhkan terlalu lama, mulai dari proses memasukkan
nilai siswa dari setiap mata pelajaran sampai dengan pembuatan
laporan akhir
2. Adanya pemborosan ruang untuk penyimpanan data dengan jumlah
yang banyak
3. Keamanan data yang kurang karena media penyimpanan yang
digunakan mudah rusak dan mudah diakses oleh banyak orang.
Dengan adanya masalah tersebut maka untuk perawatannya
membutuhkan tenaga yang extra dan juga pemborosan kertas karena setiap
penyimpanan data menggunakan kertas.
3.2.2. Analisis Kelemahan Sistem
Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang
terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja
(Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian
(Control), efisiensi (Effeciency), dan pelayanan (Services). 3.2.2.1. Performance (Kinerja)
Dalam analisis ini, kinerja sistem dirasa masih kurang efektif dan
efisien jika dilihat dari hasil Troughput (Tp) dan respon time (Tr) yang
diberikan pengerjaan raport siswa. Semua yang dilakukan masing
menggunakan sistem manual sehingga prosesnya menjadi lama.
Troughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh
sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan respon time merupakan
keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang
diberikan terhadap transaksi tersebut. Berikut ini perhitungan mengenai
analisis perbandingan Tp dan Tr pada sistem ini:
Lama kerja : 6 jam
Jumlah permintaan pembuatan laporan : 3 bagian (misal a)
Waktu yang diperlukan : 30 menit (misal b)
4
Troughput (Tp) : a*b = 3*30 = 90 menit = 1,5 jam (misal c)
Sisa waktu = 6 jam – 1,5 jam = 4,5jam atau 270 menit
Respontime (Tr) : 270 menit
Dari analisis menunjukkan bahwa Tp >Tr, maka kinerja kurang efektif.
Tabel 3.2 Analisis Performance
Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan
Kinerja 1. Beban kerja dalam
mengerjakan raport siswa
memerlukan waktu yang lama
karena ditulis manual.
2. Pencarian data akademik
memerlukan waktu lama
karena harus mencari secara
manual
1. Pembuatan raport siswa lebih
mudah karena pengguna hanya
perlu memilih nomor induk siswa,
mengisi nilai, kemudian mencetak
raportnya.
2. Pencarian data akademik lebih
mudah dengan adanya fasilitas
pencarian data. Penggunaan
hanya harus memasukkan kata
kunci pencarian.
3.2.2.2. Information (Informasi)
Informasi yang berkualitas berpengaruh pada penentuan
keputusan. Hasil analisis informasi terhadap sistem yang sedang
berjalan pada SMPN 1 Salam Babaris dapat disimpulkan sebagai
berikut:
Tabel 3.3 Analisis Information
Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan
Akurat 1. Informasi yang dihasilkan tidak
akurat karena tidak data
pengecekan ulang dan
kesalahan dalam perhitungan
nilai raport, sehingga data tidak
dapat dipercaya
2. Keamanan data tidak terjamin
karena pencatatan dilakukan
secara manual. Resiko
dokumen hilang sangat besar
1. Dengan sistem
terkomputerisasi, maka data
yang dihasilkan akurat dan
mengurangi kesalahan dalam
perhitungan nilai raport.
2. Keamanan informasi sangat
terjamin, karena dilengkapi
sistem login.
Relevan 1. Informasi yang dihasilkan kurang
relevan, karena ditangani oleh
1. Pengelolaan data akademik
berupa nilai raport dapat
5
pihak-pihak yang benar-benar
ahli dalam bidangnya
terorganisir dengan baik dengan
bantuan komputer, sehingga
informasi dapat tersedia dengan
cepat dan tepat sesuai dengan
kebutuhan.
Tepat waktu 1. Proses penghitungan nilai raport
berlangsung lama sehingga
sering terjadi keterlambatan
dalam menghasilkan laporan
(informasi) yang dibutuhkan oleh
pihak yang bersangkutan (tidak
tepat waktu).
1. Pengelolaan data akademik
yang berbasis komputerisasi
mempercepat pembuatan
laporan nilai raport dan
penyajian informasi yang
dibutuhkan.
3.2.2.3. Economy (Ekonomi)
Analisis ekonomi sangat erat kaitannya dengan biaya dan
manfaat. Sebuah sistem informasi yang baik, apabila diterapkan sebuah
organisasi harus memiliki manfaat yang lebih besar daripada biaya yang
digunakan untuk mendapatkan sistem informasi tersebut.
Tabel 3.4 Analisis Economy
Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan
Biaya dan
Keuntungan
1. Pada sistem yang lama,
membutuhkan biaya
operasi cenderung
banyak
2. Biaya variabelnya dapat
berupa biaya ATK, biaya
copy dokumen laporan,
dan biaya listrik yang
digunakan pada saat
pengolahan data
dikomputer.
1. Dengan penerapan sistem
baru, diharapkan biaya ATK
dapat dikurangi dengan
drastis, cukup kertas saja
untuk mencetak laporan.
Tidak hanya itu, biaya listrik
juga dapat berkurang,
karena pengolahan data
melalui sistem ini akan lebih
cepat.
3.2.2.4. Control (Pengendalian) Meningkatkan pengendalian dan pengawasan untuk mendeteksi
dan menghindari apabila terjadi penyalahgunaan sistem. Keamanan data
dan informasi perlu dijaga agar tidak hilang atau digunakan oleh pihak
6
yang tidak berwenang. Dari hasil analisis dapat disimpulkan sebagai
berikut:
Tabel 3.5 Analisis Control
Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan
Perawatan 1. Pengendalian terhadap
data masih kurang.
Pencatatan data secara
manual masih sangat rentan
terhadap hilangnya data.
2. Akses terhadap proses
pencatatan dan pembentukan
laporan masih dapat
dicampuri pihak lain
1. Dalam sistem yang baru,
akan ada pengaturan hak-hak
pengguna, yaitu dengan
menggunakan user dan
password. Sehingga keamanan
data dan informasi dapat dijaga
karena tidak dapat diakses oleh
sembarang orang.
2. Dengan adanya sistem baru,
maka pengguna akan lebih
mudah dalam mengontrol dan
mengoreksi kesalahan informasi
dan laporan.
3.2.2.5. Eficiency (Efesiensi)
Analisis efisiensi berkaitan dengan peningkatan efisiensi yaitu
penghematan sumber daya yang ada diperusahaan.
Tabel 3.6 Analisis Eficiency
Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan
Waktu 1. Proses pencatatan dalam
sistem lama tidak efisien
dalam waktu dan tenaga
2. Penggunaan waktu dan
tenaga yang tidak efisien
dapat berimbas pada
efisiensi biaya operasional
1. Dengan adanya sistem
yang baru, dapat
ditingkatkan efisiensi waktu
dan tenaga.
2. Bila data yang perlu dicatat
bertambah banyak, sistem
informasi ini akan semakin
terlihat tingkat efisiensinya.
3.2.2.6. Service (Pelayanan)
Sistem baru yang dibuat harus dapat memberikan pelayanan
optimal kepada pengguna dan dapat dijadikan acuan dalam operasional
sekolah tersebut.
7
Tabel 3.7 Analisis Service
Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan
Kehandalan Pelayanan informasi data
akademik harus menunggu lama,
karena proses masih dilakukan
secara manual sehingga
menyebabkan proses data
memakan waktu lama.
Pelayanan pada proses pencatatan
data akademik dan pencetakan
laporan data-data akademik serta
raport siswa dapat lebih cepat
karena pemrosesan data dilakukan
dengan komputer, sehingga dalam
proses yang singkat.
3.3. Perancangan Sistem
Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan
rancangan secara rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Rancangan
sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara
umum kepada pengguna terutama sistem yang telah dibuat.
3.3.1. Flowchart Sistem yang diusulkan
Gambar 3.2 Flowchart yang diusulkan
8
3.3.2. Data Flow Diagram
Raport Siswa
Tata Usaha Wali KelasSistem Informasi Akademik SMPN 1
Salam Babaris
Data SiswaData OrtuData KelasData MatpelData PenggunaData Nilai
Laporan Data SiswaLaporan Data OrtuLaporan Data GuruLaporan Data KelasLaporan Data MatpelRaport Siswa
Kepala sekolah
Laporan data siswa, Laporan data guru,Laporan data ortu,Laporan data kelas,Laporan data Matpel,Raport Siswa
Gambar 3.3 DFD level 0
Tata Usaha
1
Guru
9
Pengguna
8
Kelulusan
7
Kenaikan Kelas
6
Nilai
5
Siswa
4
Ortu
3
Mapel
2
Kelas
1
9
8
7
6
5
4
3
2
Guru
Kelas
Mapel
Ortu
Siswa
Nilai
NilaiDet
Kenaikan_Kelas
Kelulusan
Pengguna
10
Pembuatan Laporan
Tata Usaha
Wali Kelas
Laporan Data SiswaLaporan Data OrtuLaporan Data GuruLaporan Data KelasLaporan Data MapelRaport Siswa
Raport Siswa
Data Guru
Data Kelas
Data Mapel
Data Ortu
Data Siswa
Data Nilai
Kenaikan Kelas
Kelulusan
Data Pengguna
Laporan Data SiswaLaporan Data OrtuLaporan Data GuruLaporan Data KelasLaporan Data Mapel
Raport SiswaKepala Sekolah
Gambar 3.4 DFD level 1
9
3.3.3. Rancangan Basis Data
Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel
3.3.4. Rancangan Menu Utama .: SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS :.
File ProfilPengaturanLaporanInput Data
“SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS” ------------- Selamat Datang, nama user
Log outKeluar
SiswaGuruKelasMata PelajaranKenaikan KelasNilaiPengguna
Data SiswaData Orang Tua/WaliData GuruData Mata PelajaranData Kelas
Ubah Password About sekolah
Data per SiswaData per Kelas
Gambar 3.6 Rancangan Menu Utama
10
4. Implementasi 4.1. Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap meletakkan
sistem supaya siap dioperasikan. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka
waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi.
4.2. Kegiatan Implementasi 4.2.1. Pemrograman
Pemrograman merupakan tahap implementasi dimana dilakukan
pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat
sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah
direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa
pemrograman Visual Basic 6.0 sedangkan database yang digunakan adalah
Windows SQL Server 2005.
4.2.2. Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari
kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap form
dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai.
4.2.3. Instalasi Hardware and Software
Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang digunakan dalam
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa ini akan di install oleh
tata usaha dan kepala sekolah.
4.2.4. Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan setelah Instalasi Hardware dan Software.
Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen-
elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai yang
diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan
atau kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pengetesan sistem juga termasuk
pengetesan program secara menyeluruh.
4.2.5. Pengujian Sistem 4.2.5.1. Uji Black Box
Pengujian yang dilakukan untuk antar muka perangkat lunak.
Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja
11
dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran
yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data
berjalan dengan baik. Salah satu bentuk Black Box Testing adalah testing
validasi. Testing ini dinyatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada pada
perangkat lunak sesuai dengan apa yang diharapkan.
4.2.5.2. Uji White Box White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam
modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis
apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output
yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program,
variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu
persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
4.2.6. Pelatihan Personil Sumber daya yang akan menempati posisi baru perlu dilatih untuk hal-hal
yang belum mereka pahami dan hal yang baru dibandingkan sistem yang lama.
4.2.7. Konversi Sistem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai
dengan hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem
merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,
diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.
4.2.8. Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem harus terus dilakukan selama sistem masih
berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan
sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem
pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontrol, sehingga ketika
dioperasikan tidak akan mengalami hambatan.
4.2.9. Manual Program
Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan dan
perancagnan database aplikasi input dan output data telah selesai. Dengan
perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan dan pemasukan
data akan lebih sempurna.
12
5. Kesimpulan
Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa yang baru diharapkan
dapat membantu menyelesaikan masalah, menghasilkan informasi dan mepercepat
kinerja dari karyawan.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Jogiyanto H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta : Penerbit Andi
Offset. Jogiyanto H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Penerbit
Andi Offset. Lipschutz, Martin. 1990. Teori dan Soal-Soal Pengolahan Data. Jakarta : Penerbit
Erlangga. Rudyanto, M. Arief. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Sunyoto,Andi.2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.
Top Related