Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
Universidad de los Andes - DSIA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS (DSIA) MRIDA - VENEZUELA Proyecto:
Desarrollo de un Sistema de Emisin y Control de Pagos
Modelo de Negocio validado
Equipo del Proyecto:
Julio 2007
Coordinadora: Lic. Mara Cecilia Ramrez Lder: Lic. Lena Snchez Bor Especialista de Procesos: Ing. Nancy Bonavino de Garca
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
Universidad de los Andes - DSIA
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................... 2 1.- INTRODUCCIN ............................................................................................................... 4
1.1.- JUSTIFICACIN DEL PROYECTO ....................................................................................... 4 1.2.- OBJETIVOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 4 1.3.- OBJETIVOS DEL MODELADO DE NEGOCIO ....................................................................... 4
2.- SISTEMA DE NEGOCIO .............................................................................................. 5 2.1.- CONTEXTO DEL SISTEMA DE NEGOCIO............................................................................ 5 2.2.- INTERACCIN CON OTROS SISTEMAS ............................................................................... 6
3.- INVENTARIO DE PROCESOS ....................................................................................... 7 4.- MODELO DE OBJETIVOS .............................................................................................. 7 5.- MODELO DE PROCESOS ............................................................................................ 10
5.1 Cadena de Valor ..................................................................................................... 10 5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros................................. 11
5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias ......................................................... 11 5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas .................................................................. 12 Actividades del Proceso Registro de Cuentas .......................................................... 13 5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos........................................................ 14 Actividades del Proceso Transferencia de fondos.................................................... 15 5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones........................................................ 16 Actividades del Proceso Control de Colocaciones................................................... 17 5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ......................... 18 Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ............... 19
5.2.2 Proceso Control de Caja...................................................................................... 20 Actividades del Proceso Control de Caja................................................................. 21
5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos ............................................................ 22 5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago ........................................................... 23
5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago........................................................ 24 5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias .......................................................... 24
5.3.2.1 Proceso Pago de Personal............................................................................. 25 Actividades del Proceso Pago de Personal............................................................... 26 5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones...................................................................... 27 Actividades del Proceso Pago de Deducciones........................................................ 28 5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones............................................................ 29 Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones.............................................. 30
5.3.3 Proceso Control de Pagos.................................................................................... 31 5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal ......................................................... 31 5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago........................................................ 32 Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago.......................................... 33
5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras................................................................. 34
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
3
5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados.................................................................... 34 Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados ........................................ 35 5.4.3.2 Pago de Cp pendientes ................................................................................. 36 Actividades del Proceso Pago de CP pendientes ..................................................... 37
6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES .......................................................................... 37 6.1.- ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS .......................................................... 38 6.2.- DEFINICIN DE ACTORES Y ROLES................................................................................ 39 6.3 MATRIZ ACTORES PROCESOS ....................................................................................... 43
7.- MODELO DE REGLAS .................................................................................................. 44 8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS .................................................... 47
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
4
1.- INTRODUCCIN
El presente documento contiene los productos entregados en Diciembre como parte
del informe de avance del Proyecto SIPAGO, los cuales fueron validados por el Usuario
segn exigencias de la metodologa que se est aplicando en el desarrollo del proyecto y
modificados de acuerdo a las observaciones del caso.
1.1.- Justificacin del Proyecto
Durante la etapa de levantamiento de informacin de los procesos del Departamento
de Tesorera de la Universidad de Los Andes, se pudo constatar que no existe integracin de
los sistemas de informacin que estn en produccin en el nombrado Departamento. Esto,
unido a la gran cantidad de informacin que se origina en las Dependencias de la Universidad
en relacin con el pago tanto del Personal que labora en la Universidad de Los Andes, como
de Proveedores y Organismos gubernamentales, trae como consecuencia que, a medida que
las exigencias aumentan el trabajo manual es cada vez mayor, los mecanismos de control son
ms engorrosos y el suministro de informacin para la toma de decisiones de ndole
administrativo conlleva un esfuerzo an mayor. Por tal motivo, es necesario dotar al
Departamento de Tesorera de un sistema de informacin que permita agilizar y controlar
adecuadamente los procesos inherentes no solo a la gestin de pagos sino tambin todo lo
referente al manejo de las cuentas bancarias que estn bajo la responsabilidad de este
Departamento, bajo la premisa de permitir la captura y generacin de informacin para los
sistemas relacionados en los diferentes proceso.
1.2.- Objetivos del Sistema Sistematizar los procesos de ejecucin y control de pagos, as como tambin el control de las
cuentas bancarias que maneja el Departamento de Tesorera de la Universidad de los Andes y
a travs de las cuales se realizan los pagos.
1.3.- Objetivos del Modelado de Negocio 1.- Documentar los procesos que integran la emisin y control de pagos que ejecuta el
Departamento de Tesorera, a fin de apoyar y facilitar la automatizacin de los procesos que
en la nombrada Dependencia se ejecutan.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
5
2.- Realizar una reingeniera de los procesos actuales, a fin de reducir la complejidad de los
mismos.
2.- SISTEMA DE NEGOCIO
El Sistema de Tesorera se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la Universidad
de Los Andes, relacionndose en forma directa con los sistemas de Nmina, Control de
Bienes y Contabilidad. En la Fig. 1 se muestra el Sistema de Tesorera, sus relaciones y
jerarqua de los sistemas.
Sistema Financiero
Sistema de
Tesorera
Sistema de
Contabilidad
Sistema de
Control de Bienes
Suprasistema
Sistema GerencialFinanciero
Sistemas
INTRAINTER
Ambiente Externo
ULA
Sistema de
Nmina
SubSistemaSistema Financiero
Sistema de
Tesorera
Sistema de
Contabilidad
Sistema de
Control de Bienes
Suprasistema
Sistema GerencialFinanciero
Sistemas
INTRAINTER
Ambiente Externo
ULA
Sistema de
Nmina
SubSistema
Fig. 1: Contexto del Sistema de Tesorera
2.1.- Contexto del Sistema de Negocio Se puede decir que el Sistema de Tesorera constituye el sistema de actividades
administrativas que permiten recaudar y distribuir los recursos financieros asignados a los
programas presupuestarios de acuerdo a las normas establecidas para tal fin. Dentro de este
sistema de actividades, las inherentes a la distribucin que se manejan bajo la figura de pagos,
son las que constituyen el contexto donde el Sistema de Emisin y Control de Pagos,
SIPAGO, opera.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
6
2.2.- Interaccin con otros sistemas El Sistema de Emisin y Control de Pagos, SIPAGO, interacta con otros sistemas de acuerdo
a la siguiente relacin:
Fig. 2: Interaccin del Sistema de Emisin y Control de pagos con otros sistemas
CP OP de las UAD
CP revisadas y procesadas por Ppto (estadp=EF)
Ingresos
Cuadre de bancosCuadre de nmina
Asientos de ingresos
Asientos de egresos
Archivos DAES
Cuadre de bancos(pago prep. y bec.preg.)
Cp FinancierasArchivos retenciones
CP pagadas(recibidas notasde dbito)
Archivos Dpto.
Nmina
SistemaSUAS UAD
SAFEPSistemade Nmina
SAR Caja Central
Sistema ULA-Contab
SAR Facultades
SistemaSIPAGO
Sistema deIngresos
Sistema deIngresos
CP OP de las UAD
CP revisadas y procesadas por Ppto (estadp=EF)
Ingresos
Cuadre de bancosCuadre de nmina
Asientos de ingresos
Asientos de egresos
Archivos DAES
Cuadre de bancos(pago prep. y bec.preg.)
Cp FinancierasArchivos retenciones
CP pagadas(recibidas notasde dbito)
Archivos Dpto.
Nmina
SistemaSUAS UAD
SAFEPSistemade Nmina
SAR Caja Central
Sistema ULA-Contab
SAR Facultades
SistemaSIPAGO
Sistema deIngresos
Sistema deIngresos
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
7
3.- INVENTARIO DE PROCESOS
Cancelar nmina de Personal D y ATO 2.2.1.1
ADMINIST RAC ION
DE
RECURSOS
FINANCIEROS
D E
LA
ULA
Control de Recursos Financieros
1
Gestin de Pagos2
Control de Pagos2.3
Custodia de Valores3
Recepcin de Ingresos1.2
Control de cuentas bancarias
1.3
Transferencia de fondos a las Cuentas1.3.2
Tramitacin de rdenes de Pago
2.1
Elaboracin de rdenes de Pago2.1.1
Ingresar rdenes de Pago2.1.2
Control de pagos ejecutados2.3.1
Anular rdenes de Pago2.3.2
Iniciar ejercicio de pago financiero 2.4.1
Distribucin de RecursosFinancieros
1.5
INVENTARIO DE LOS PROCESOS DE TESORERA
Pago de rdenes Financieras
2.4
Control de Movimientos en Cuentas1.3.4
Elaboracin del Plan deEjecucin Financiera
1.1
Control de Colocaciones1.3.3
Pago de rdenes Presupuestarias
2.2
Pago de Personal2.2.1
Pago de Decucciones2.2.2
Pago de Otras Obligaciones2.2.3
Control de Funcionarios1.3.1.4
Cancelar Cuenta bancaria1.3.1.3
Abrir Cuenta bancaria UAA1.3.1.1
Realizar Depsito en Cuenta1.3.2.2
Realizar traslado entre cuentas1.3.2.1
Procesar abono global1.3.3.5
Abrir Instrumento Financiero1.3.3.3
Negociar condiciones1.3.3.2
Procesar abono de Capital e intereses1.3.3.6
Conciliar cuentas de ahorro1.3.4.3
Registrar movimientos de egreso1.3.4.2
Registrar movimientos de ingreso1.3.4.1
Cancelar adelantos de Prestaciones Sociales2.2.3.2
Cancelar Aportes Institucionales2.2.3.3
Cancelar OP por conceptos varios2.2.3.1
Cancelar nmina de Vigilantes Eventuales2.2.1.4
Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en $)2.2.1.2
Cancelar pagos financieros varios2.4.3.3
Cancelar deducciones de LPH2.2.2.2
Cancelar Aportes Personales2.2.2.3
Cancelar rdenes de pago de nmina anuladas2.4.3.2
Cancelar Pensiones y embargos2.2.2.1
Cancelar nmina de Sobrevivientes2.2.1.6
Nancy de Garca y Lena Snchez Bor
Controlar vencimiento del Inst. Financiero1.3.3.4
Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en BS)2.2.1.3
Cancelar nmina de Becarios y Preparadores2.2.1.5
Cancelar Retenciones ISLR2.2.3.4
Cancelar Retenciones IVA2.2.3.5
Pagos financieros adelantados2.4.2
Pago de CP pendientes2.4.3
Procesos y Subprocesos que sern considerados como parte del Dominio de la Aplicacin Sistema de emisin y Control de PagosProcesos y Subprocesos que sern considerados en la segunda etapa para completar el Sistema de TesoreraProcesos y Subprocesos que faltan por clarificar con el usuario
Analizar disponibilidad financiera1.3.3.1
Renovar Instrumento Financiero 1.3.3.7
Control de Caja1.4 Realizar Apertura de Caja
1.4.1
Realizar Reposicin de Caja1.4.2
Realizar Cierre de Caja1.4.3
Cancelar rdenes de pago a Desincorporados 2.4.3.1
Realizar compra de Divisas1.3.2.3
Abrir Cuenta bancaria de Tesorera1.3.1.2
Registro de Cuentas1.3.1
Procesos y Subprocesos que se ejecutan fuera de Tesorera
Conciliar cuentas corrientes1.3.4.4
Autorizar el pago financiero2.4.2.1
Cancelar pagos financieros2.4.2.2
Controlar reemplazo de CP2.4.2.3
Realizar ajustes contables1.3.4.5Elaborar orden de pago
2.1.1.1Autorizar orden de pago
2.1.1.2Enviar orden de pago
2.1.1.3
Fig. 3: rbol de procesos de Tesorera
NOTA: Los procesos que forman parte del dominio de la aplicacin se identificaron con el
color azul.
4.- MODELO DE OBJETIVOS
El modelo de objetivos se dise a partir del anlisis de las funciones actuales del Dpto. de
Tesorera y las secciones adscritas, por cuanto no existe documentacin al respecto. Se
definieron los objetivos generales relacionados con la recaudacin de ingresos, control de
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
8
disponibilidad financiera y ejecucin de pagos. A partir de los objetivos generales
identificados, se definieron los objetivos especficos.
Fig. 4: Modelo de objetivos
Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los compromisos
contrados por la Institucin
Controlar la disponibilidad en las diferentes cuentas bancarias, mediante el registro y
conciliacin de los movimientos realizados en las mismas
Recaudar los ingresos propios, de acuerdo a los programas establecidos
dentro del Presupuesto
MODELO DE OBJETIVOSDirigir controlar y supervisar las actividades
financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes
que regulan la materia, mediante la aplicacin de mecanismos de control y supervisin adecuados
y eficientes
MisinDireccin Finanzas
MisinDpto. Tesorera
Objetivos Generales
Objetivos Especficos
Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas presupuestarios
Mantener un registro actualizado de los ingresos del Ejecutivo, ingresos propios e
ingresos propios sujetos a condiciones especiales
Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y egreso que se
realizan en las diferentes cuentas bancarias que maneja la Direccin de Finanzas
Mantener actualizada la informacin de los Funcionarios de la ULA
responsables del manejo de recursos financieros, as como tambin la
referente a la caucin que los ampara
Ejecutar y controlar la movilizacin de fondos a las diferentes cuentas
bancarias, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin.
Mantener un registro actualizado de las cuentas bancarias que mantienen
las UAA y la Direccin de Finanzas en las diferentes Instituciones financieras
OE 2.1 OE 2.2 OE 2.3 OE 2.4
OE 2.5
OG 1 OG 2 OG 3Controlar la ejecucin de pagos, a fin de
dar cumplimiento a los compromisos contrados por la Institucin
Controlar la disponibilidad en las diferentes cuentas bancarias, mediante el registro y
conciliacin de los movimientos realizados en las mismas
Recaudar los ingresos propios, de acuerdo a los programas establecidos
dentro del Presupuesto
MODELO DE OBJETIVOSMODELO DE OBJETIVOSDirigir controlar y supervisar las actividades
financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes
que regulan la materia, mediante la aplicacin de mecanismos de control y supervisin adecuados
y eficientes
Dirigir controlar y supervisar las actividades financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes
que regulan la materia, mediante la aplicacin de mecanismos de control y supervisin adecuados
y eficientes
MisinDireccin Finanzas
MisinDpto. Tesorera
Objetivos Generales
Objetivos Especficos
Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas presupuestarios
Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas presupuestarios
Mantener un registro actualizado de los ingresos del Ejecutivo, ingresos propios e
ingresos propios sujetos a condiciones especiales
Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y egreso que se
realizan en las diferentes cuentas bancarias que maneja la Direccin de Finanzas
Mantener actualizada la informacin de los Funcionarios de la ULA
responsables del manejo de recursos financieros, as como tambin la
referente a la caucin que los ampara
Ejecutar y controlar la movilizacin de fondos a las diferentes cuentas
bancarias, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin.
Mantener un registro actualizado de las cuentas bancarias que mantienen
las UAA y la Direccin de Finanzas en las diferentes Instituciones financieras
OE 2.1 OE 2.2 OE 2.3 OE 2.4
OE 2.5
OG 1 OG 2 OG 3
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
9
Fig. 5: Continuacin del Modelo de objetivos
El siguiente nivel de objetivos est incluido en el Documento de Requisitos.
Controlar la disponibilidad en las diferentes cuentas bancarias, mediante el registro y
conciliacin de los movimientos realizados en las mismas
Recaudar los ingresos propios, de acuerdo a los programas establecidos
dentro del Presupuesto
MODELO DE OBJETIVOS
(continuacin de Objetivos Especficos)....MisinDpto. Tesorera
Objetivos Generales
Objetivos Especficos
Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas presupuestarios
.
.
.
Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los
compromisos contrados por la Institucin
Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se
reciben en la Direccin de Finanzas
Ejecutar los pagos aprobados por las autoridades universitarias, de
acuerdo a los programas presupuestarios.
Ejecutar el pago de las obligaciones contradas por el
Personal de la ULA
Ejecutar los pagos presupuestados y no
cancelados,de acuerdo a la normativa vigente.
Mantener un registro actualizado de los pagos pendientes y ejecutados
.
.
OE 3.1 OE 3.2 OE 3.3 OE 3.4
OE 3.5
OG 1 OG 2 OG 3Controlar la disponibilidad en las diferentes
cuentas bancarias, mediante el registro y conciliacin de los movimientos realizados
en las mismas
Recaudar los ingresos propios, de acuerdo a los programas establecidos
dentro del Presupuesto
MODELO DE OBJETIVOS
(continuacin de Objetivos Especficos)
MODELO DE OBJETIVOS
(continuacin de Objetivos Especficos)....MisinDpto. Tesorera
Objetivos Generales
Objetivos Especficos
Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas presupuestarios
Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas presupuestarios
.
.
.
Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los
compromisos contrados por la Institucin
Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se
reciben en la Direccin de Finanzas
Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se
reciben en la Direccin de Finanzas
Ejecutar los pagos aprobados por las autoridades universitarias, de
acuerdo a los programas presupuestarios.
Ejecutar el pago de las obligaciones contradas por el
Personal de la ULA
Ejecutar el pago de las obligaciones contradas por el
Personal de la ULA
Ejecutar los pagos presupuestados y no
cancelados,de acuerdo a la normativa vigente.
Mantener un registro actualizado de los pagos pendientes y ejecutados
.
.
OE 3.1 OE 3.2 OE 3.3 OE 3.4
OE 3.5
OG 1 OG 2 OG 3
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
10
5.- MODELO DE PROCESOS
Para realizar el modelado de procesos de negocio, se tom como punto de partida la
cadena de valor de Michael Porter para los procesos de ms alto nivel, para luego
descomponer cada uno de los procesos fundamentales en subprocesos de ms bajo nivel, los
cuales se representaron mediante Diagramas de Jerarqua de Procesos. Para el siguiente nivel
de descomposicin se utiliz la notacin de Eriksson y Penker para describir el proceso.
Debido a que no exista documentacin de los procesos de Tesorera, tuvo que realizarse el
levantamiento de informacin y documentacin de los procesos actuales mediante diagramas
a nivel de tareas, por lo que no fue posible realizar el diagrama de actividades ms detallados.
5.1 Cadena de Valor
Para efectos del presente estudio, se denomin Administracin de Recursos
Financieros de la Universidad de Los Andes al macro proceso que engloba el conjunto de
procesos referidos a la administracin de los recursos financieros.
Fig. 6 : Cadena de Valor
Los procesos se clasificaron de acuerdo a su objetivo, resultando de ello tres procesos
fundamentales: Control de Recursos Financieros, Gestin de Pagos y Custodia de Valores
PA 1
PA 2
PA 3
PF 1
CONTROL DE RECURSOS
FINANCIEROS
PF
ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA ULA
PF 2
GESTIN DE PAGOS
PF 3
CUSTODIA DE VALORES
Planificacin Institucional
Gestin de Tecnologa de Informacin
Administracin de RRHH
PA 1
PA 2
PA 3
PF 1
CONTROL DE RECURSOS
FINANCIEROS
PF
ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA ULA
PF 2
GESTIN DE PAGOS
PF 3
CUSTODIA DE VALORES
PF 3
CUSTODIA DE VALORES
Planificacin Institucional
Gestin de Tecnologa de Informacin
Administracin de RRHH
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
11
5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros
El proceso Control de Recursos Financieros est conformado por cinco subprocesos, dos de
los cuales: Control de Cuentas bancarias y Control de Caja, forman parte del dominio de la
aplicacin por encontrarse relacionados con la emisin y control de pagos.
A continuacin se muestra el primer nivel de descomposicin del proceso: Control de
Recursos Financieros.
5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias El proceso Control de Cuentas Bancarias abarca el registro y control de la informacin tanto
de las cuentas bancarias que maneja Tesorera como de las operaciones que se realizan sobre
los fondos financieros de las mismas, permitiendo as mantener actualizada la data sobre la
disponibilidad, colocaciones, cuentas activas y cuentas canceladas, esta ltima informacin se
extiende tambin para las cuentas bancarias pertenecientes a las Unidades Administradoras
Desconcentradas y sus respectivos Cuentadantes.
En el segundo nivel de descomposicin se tienen los siguientes subprocesos:
CONTROL DE CUENTAS
BANCARIAS
Registro de Cuentas
1.3.1Control de
Movimientos en Cuentas bancarias
1.3.4Control de
Colocaciones
1.3.3Transferencia de
fondos
1.3.2
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
12
5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas
Cubre los requerimientos de informacin de las cuentas bancarias tanto de Tesorera como de
las Unidades Administradoras Desconcentradas al permitir el ingreso, consulta y
modificacin de los datos bsicos tanto de las cuentas bancarias como de los Cuentadantes y
sus plizas de caucin respectivas.
REGISTRO DE CUENTAS
Ministerio de FinanzasVicerrector AdministrativoDirector de Finanzas
Unidades de Apoyo Administrativo Entidad BancariaDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y Valores
Monto y vigencia de las cauciones Informacin de Cuentadantes y firmas mancomunadas asociados a cada cta. bancariaInformacin sobre cuentas por banco
Reporte de plizas de caucinReporte de cuentas activas por bancoReporte de cuentas canceladasReporte de Funcionarios sujetos a caucinReporte de cuentas por Dependencia
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio Control de Cuentas Bancarias
Cambio de CuentadanteApertura de cuentasCancelacin de cuentasSolicitud de Firma mancomunadaCreacin de nueva dependenciaCambio de cuenta Cambio de banco
PF 1.3.1
>
La contenida en:Planilla Registro de funcionarios sujetos a caucinSolicitud de apertura de cuentasSolicitud de cancelacin de cuentasSolicitud de cdigo ONT
>>
>
>
>>
>>
Mantener actualizada la informacin de los Cuentadantes de las Unidades de Apoyo Administrativo, as como tambin de las
cuentas bancarias activas y las cuentas canceladas tanto por lasUAA y como por la Direccin de Finanzas.
>
Monto de la pliza Cdigo de la dependencia
> SIPAGOSUAS de UAASISTEMA DE INGRESOSULA CONTAB
REGISTRO DE CUENTAS
Ministerio de FinanzasVicerrector AdministrativoDirector de Finanzas
Unidades de Apoyo Administrativo Entidad BancariaDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y Valores
Monto y vigencia de las cauciones Informacin de Cuentadantes y firmas mancomunadas asociados a cada cta. bancariaInformacin sobre cuentas por banco
Reporte de plizas de caucinReporte de cuentas activas por bancoReporte de cuentas canceladasReporte de Funcionarios sujetos a caucinReporte de cuentas por Dependencia
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio Control de Cuentas Bancarias
Cambio de CuentadanteApertura de cuentasCancelacin de cuentasSolicitud de Firma mancomunadaCreacin de nueva dependenciaCambio de cuenta Cambio de banco
PF 1.3.1
>
La contenida en:Planilla Registro de funcionarios sujetos a caucinSolicitud de apertura de cuentasSolicitud de cancelacin de cuentasSolicitud de cdigo ONT
>>
>
>
>>
>>
Mantener actualizada la informacin de los Cuentadantes de las Unidades de Apoyo Administrativo, as como tambin de las
cuentas bancarias activas y las cuentas canceladas tanto por lasUAA y como por la Direccin de Finanzas.
>
Monto de la pliza Cdigo de la dependencia
> Monto de la pliza Cdigo de la dependencia
> SIPAGOSUAS de UAASISTEMA DE INGRESOSULA CONTAB
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
13
Actividades del Proceso Registro de Cuentas
.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
14
5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos Permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los traslados, depsitos y
transferencias a cuentas bancarias de la ULA, as como tambin a cuenta de terceros,
manteniendo la data de disponibilidad actualizada
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
15
Actividades del Proceso Transferencia de fondos
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
16
5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones 5.2.1.4 Permite mantener el control sobre las colocaciones financieras que tiene bajo su
responsabilidad el Dpto. de Tesorera, a travs del ingreso de informacin, consulta y control
de vencimiento de las mismas.
.
CONTROL DE COLOCACIONES
Vicerrector AdministrativoDecanos
Vicerrector AdministrativoDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresUAA
Rango de tasas ofertadasColocaciones vigentes, vencidas y canceladasMonto de los intereses devengados
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de colocaciones
Disponibilidad financiera en cta. BancariaSolicitud de colocacin PF 1.3.3
>
La contenida en:Disponibilidad por cta. Por Banco Asignaciones recibidas por el Ejecutivo NacionalPagos pendientes Monto que se va a colocarPlazo deseado Tasa de inters ofertada por el BancoIntereses generadosOficio de solicitud de las UAA
>
>
>
>>
>
> >
Controlar la apertura, vencimiento, cancelacin y renovacin de las colocaciones de dinero efectuadas por la Direccin de Finanzas, ascomo mantener el registro actualizado de los ingresos obtenidos por
tal concepto.
>
Tasas de inters vigentesCuentas bancarias de Tesorera por Banco
> SIPAGOSISTEMA DE INGRESOS
Cuadro comparativo de tasasReporte de Participaciones vigentesReporte de vencimiento de ParticipacionesReporte de Participaciones canceladasReporte de dividendos
CONTROL DE COLOCACIONES
Vicerrector AdministrativoDecanos
Vicerrector AdministrativoDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresUAA
Rango de tasas ofertadasColocaciones vigentes, vencidas y canceladasMonto de los intereses devengados
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de colocaciones
Disponibilidad financiera en cta. BancariaSolicitud de colocacin PF 1.3.3
>
La contenida en:Disponibilidad por cta. Por Banco Asignaciones recibidas por el Ejecutivo NacionalPagos pendientes Monto que se va a colocarPlazo deseado Tasa de inters ofertada por el BancoIntereses generadosOficio de solicitud de las UAA
>
>
>
>>
>
> >
Controlar la apertura, vencimiento, cancelacin y renovacin de las colocaciones de dinero efectuadas por la Direccin de Finanzas, ascomo mantener el registro actualizado de los ingresos obtenidos por
tal concepto.
Controlar la apertura, vencimiento, cancelacin y renovacin de las colocaciones de dinero efectuadas por la Direccin de Finanzas, ascomo mantener el registro actualizado de los ingresos obtenidos por
tal concepto.
>
Tasas de inters vigentesCuentas bancarias de Tesorera por Banco
>Tasas de inters vigentesCuentas bancarias de Tesorera por Banco
> SIPAGOSISTEMA DE INGRESOS
Cuadro comparativo de tasasReporte de Participaciones vigentesReporte de vencimiento de ParticipacionesReporte de Participaciones canceladasReporte de dividendos
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
17
Actividades del Proceso Control de Colocaciones
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
18
5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias Cubre los requerimientos de manejo e informacin de las diferentes cuentas bancarias que
maneja el Dpto. de Tesorera en las diferentes entidades bancarias, permitiendo obtener
informacin veraz y oportuna de los ingresos, egresos y disponibilidad financiera.
CONTROL DE MOVIMIENTOS EN
CUENTAS BANCARIAS
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y Valores
Movimientos conciliadosMontos disponiblesMonto deficitario
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Control de Movimientos entre cuentas
Solicitud de pagoDepsitosND,N, edos. de cta. PF 1.3.4
>La contenida en:Planillas de DepsitoNotas de Dbito,Notas de Crdito, edos. de cta
>>
>
>>
>
>>
Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso yegreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias, as como de las conciliaciones y ajustes contables requeridos en las mismas.
>
>Estado de cuenta de bancosCuentas bancarias de Tesorera
SIPAGO
Reporte de Cuentas conciliadasReporte de movimientos por cuenta Reporte de disponibilidad financiera por cuentaReporte de ajustes contables
Dpto. de Tesorera
CONTROL DE MOVIMIENTOS EN
CUENTAS BANCARIAS
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y Valores
Movimientos conciliadosMontos disponiblesMonto deficitario
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Control de Movimientos entre cuentas
Solicitud de pagoDepsitosND,N, edos. de cta. PF 1.3.4
>La contenida en:Planillas de DepsitoNotas de Dbito,Notas de Crdito, edos. de cta
>>
>
>>
>
>>
Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso yegreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias, as como de las conciliaciones y ajustes contables requeridos en las mismas.
>
>Estado de cuenta de bancosCuentas bancarias de Tesorera
SIPAGO
Reporte de Cuentas conciliadasReporte de movimientos por cuenta Reporte de disponibilidad financiera por cuentaReporte de ajustes contables
Dpto. de Tesorera
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
19
Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
20
5.2.2 Proceso Control de Caja
Otro de los procesos de Control de Recursos Financieros que forma parte del dominio de la
aplicacin es Control de Caja. Permite manejar la informacin de los pagos que se ejecutan en
Caja Chica, as como tambin llevar el control de las reposiciones de Caja, devolucin de
cheques caducos y la apertura y cierre de Caja en los perodos de inicio y finalizacin de
actividades respectivamente. No tiene niveles de descomposicin.
CONTROL DE CAJA
Dpto. de Tesorera
Direccin de FinanzasDpto. de TesoreraSeccin de Caja y Valores
Disponibilidad en efectivoPagos realizados en efectivo
Reporte de pagos cancelados por Caja ChicaCuadre de Caja diarioReporte de cierre de Caja
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del negocio
Inicio de actividades administrativas de la Universidad de Los AndesEntrega de cheques a CajaRequerimiento de efectivo para realizar los pagosCierre de actividades administrativasEntrega de cheques a Caja
PF 1.4
>
La contenida en:Memorando de solicitud de fondos para apertura de Caja ChicaMemorando de solicitud de fondos para reposicin de Caja ChicaPlanilla de depsitoRecibo de ingreso por reintegro de fondosListado de cheques
>>
>
>>
>
>>
Controlar la disponibilidad en Caja Central de los recursos financieros y la oportuna reposicin de efectivo, mediante el registro de los movimientos de egreso.
>
Relacin de pagos en efectivo
> SIPAGOSUASSAR
CONTROL DE CAJA
Dpto. de Tesorera
Direccin de FinanzasDpto. de TesoreraSeccin de Caja y Valores
Disponibilidad en efectivoPagos realizados en efectivo
Reporte de pagos cancelados por Caja ChicaCuadre de Caja diarioReporte de cierre de Caja
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del negocio
Inicio de actividades administrativas de la Universidad de Los AndesEntrega de cheques a CajaRequerimiento de efectivo para realizar los pagosCierre de actividades administrativasEntrega de cheques a Caja
PF 1.4
>
La contenida en:Memorando de solicitud de fondos para apertura de Caja ChicaMemorando de solicitud de fondos para reposicin de Caja ChicaPlanilla de depsitoRecibo de ingreso por reintegro de fondosListado de cheques
>>
>
>>
>
>>
Controlar la disponibilidad en Caja Central de los recursos financieros y la oportuna reposicin de efectivo, mediante el registro de los movimientos de egreso.
>
Relacin de pagos en efectivo
> SIPAGOSUASSAR
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
21
Actividades del Proceso Control de Caja
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
22
5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos
El proceso Gestin de Pagos provee los mecanismos para recibir, tramitar, ejecutar y
controlar todo lo concerniente al pago de las obligaciones contradas por la Universidad de
Los Andes.
Se relaciona con los subprocesos Control de Cuentas Bancarias y Control de Caja.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
23
5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago
Este proceso permite controlar las relaciones de pago que ingresan a Finanzas as como
verificar su documentacin anexa, con lo cual se minimizan las devoluciones tardas por
documentos faltantes.
El proceso Elaboracin de rdenes de pago se realiza en otras Dependencias, razn por la
cual no forma parte del dominio de la aplicacin.
El proceso Recepcin de solicitud de pago permite el registro de las relaciones de pago que
llegan a la Direccin de Finanzas, previa la revisin de la documentacin anexa. No tiene un
tercer nivel de descomposicin.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
24
5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago
5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias
Permite realizar el proceso de elaboracin de documentos de pago contra una orden de pago
presupuestario (CP-OP) de manera rpida y efectiva, al automatizar de forma total o parcial
las tareas de carga, verificacin de datos y emisin de instrumentos de pago.
RECEPCIN DE RDENES DE PAGO
Dpto. de Tesorera
Recepcin de la Direccin de FinanzasDireccin de PresupuestoDpto. de Nmina
Nro. de Orden de pagoCdigo y nombre de la Dependencia emisoraBeneficiarioMontoFecha de recepcinRecaudos anexosStatus de la orden actualizado
rdenes de pago registradasRecaudos verificadosReporte de rdenes de pago recibidas
Entrega de las relaciones depago y documentacin anexa
PF 2.1.2
>La contenida en :Ordenes de pagoListadosHojas de codificacinSoportes
>>
>
>>
>
>>
Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se reciben en la Direccin de Finanzas
>
Dpto. de NminaDireccin de Presupuesto
> SIPAGO
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor Agregado Ley del trabajo y sus reglamentosNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoResoluciones Decretos.
RECEPCIN DE RDENES DE PAGO
Dpto. de Tesorera
Recepcin de la Direccin de FinanzasDireccin de PresupuestoDpto. de Nmina
Nro. de Orden de pagoCdigo y nombre de la Dependencia emisoraBeneficiarioMontoFecha de recepcinRecaudos anexosStatus de la orden actualizado
rdenes de pago registradasRecaudos verificadosReporte de rdenes de pago recibidas
Entrega de las relaciones depago y documentacin anexa
PF 2.1.2
>La contenida en :Ordenes de pagoListadosHojas de codificacinSoportes
>>
>
>>
>
>>
Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se reciben en la Direccin de Finanzas
>
Dpto. de NminaDireccin de Presupuesto
>Dpto. de NminaDireccin de Presupuesto
> SIPAGO
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor Agregado Ley del trabajo y sus reglamentosNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoResoluciones Decretos.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
25
5.3.2.1 Proceso Pago de Personal Cubre los requerimientos de ingreso, consulta y control de los pagos del Personal tanto
Ordinario como Contratado.
PAGO DE PERSONAL
Dpto. de TesoreraDireccin de PersonalDAESOAPDpto. de NminaDpto. de Vigilancia
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y ValoresDpto. de NminaDSIA
Monto cancelado por BeneficiarioStatus de la orden actualizado
Movimiento diario para ContabilidadPagos de nmina ejecutados
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal
Cronograma de pago de personal por tipo de pagos
PF 2.2.1
>
Informacin contenida en:Ordenes de Pago OficiosTrasladosHojas de codificacinDiskette
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar los pagos del Personal que labora en la Institucin.
>
Cuadre de bancosCP-OP enviadas a FinanzasListados de nminaCuentas de personal ULACuentas de Tesorera dentro y fuera del Pas
> SIPAGOSAFEP
PAGO DE PERSONAL
Dpto. de TesoreraDireccin de PersonalDAESOAPDpto. de NminaDpto. de Vigilancia
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y ValoresDpto. de NminaDSIA
Monto cancelado por BeneficiarioStatus de la orden actualizado
Movimiento diario para ContabilidadPagos de nmina ejecutados
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal
Cronograma de pago de personal por tipo de pagos
PF 2.2.1
>
Informacin contenida en:Ordenes de Pago OficiosTrasladosHojas de codificacinDiskette
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar los pagos del Personal que labora en la Institucin.
>
Cuadre de bancosCP-OP enviadas a FinanzasListados de nminaCuentas de personal ULACuentas de Tesorera dentro y fuera del Pas
>Cuadre de bancosCP-OP enviadas a FinanzasListados de nminaCuentas de personal ULACuentas de Tesorera dentro y fuera del Pas
> SIPAGOSAFEP
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
26
Actividades del Proceso Pago de Personal
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
27
5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones
Este proceso permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los pagos de las
deducciones que por diversos conceptos se le hace al Personal de la Universidad de Los
Andes.
PAGO DE DEDUCCIONES
Dpto. de TesoreraDpto. de Nmina
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias
Monto cancelado por BeneficiarioImpuestos enterados
Movimiento diario para Contabilidad Pagos a Proveedores de bienes y de servicios ejecutadosAportes de aportes personalesImpuestos canceladosPagos a beneficiarios de pensin de alimentosPagos a Caja de Ahorro y Fondo de Jubilacin
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey de Impuesto Sobre la RentaLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal
Entrega de las relaciones de pago de Nmina y documentacin anexa
PF 2.2.2
>
Ordenes de Pago OficiosTrasladosListados de NminaHojas de codificacinReportes de Deducciones
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar el pago de las obligaciones contraidas por el Personal de la ULA
>
Hojas de codificacinCP-OP enviadas a la Direccin de FinanzasListados de nminaReportes de deducciones
> SIPAGOSAFEP
PAGO DE DEDUCCIONES
Dpto. de TesoreraDpto. de Nmina
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias
Monto cancelado por BeneficiarioImpuestos enterados
Movimiento diario para Contabilidad Pagos a Proveedores de bienes y de servicios ejecutadosAportes de aportes personalesImpuestos canceladosPagos a beneficiarios de pensin de alimentosPagos a Caja de Ahorro y Fondo de Jubilacin
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey de Impuesto Sobre la RentaLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal
Entrega de las relaciones de pago de Nmina y documentacin anexa
PF 2.2.2
>
Ordenes de Pago OficiosTrasladosListados de NminaHojas de codificacinReportes de Deducciones
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar el pago de las obligaciones contraidas por el Personal de la ULA
>
Hojas de codificacinCP-OP enviadas a la Direccin de FinanzasListados de nminaReportes de deducciones
>Hojas de codificacinCP-OP enviadas a la Direccin de FinanzasListados de nminaReportes de deducciones
> SIPAGOSAFEP
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
28
Actividades del Proceso Pago de Deducciones
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
29
5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones
Por medio de este proceso se realiza la tramitacin y cancelacin del resto de los pagos
presupuestarios. Los mismos se especifican en el tercer nivel de descomposicin.
PAGO DE OTRAS OBLIGACIONES
Dpto. de TesoreraSeccin de HabilitaduraSeccin Cajas y Valores
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:
Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias
Monto cancelado por elBeneficiario
Movimiento diario para Contabilidad Pagos segn su modalidadAportes Institucionales cancelados
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey del Trabajo y sus ReglamentosLey del bono alimentario y sus ReglamentosKey de Donaciones y SucesionesReglamento de ComprasReglamento de VentasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de otras obligaciones
Fecha fijada para el pago del ISLR e IVAEntrega de ordenes de pago por conceptos varios
PF 2.2.3
>Ordenes de Pago OficiosInformacin de retencionesHojas de codificacin
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar los pagos de las obligaciones adquiridas por la Institucin con Proveedores de Bienes y Servicios y Organismos gubernamentales.
>
Hojas de codificacinOrdenes de pago
> SIPAGOSAFEP
PAGO DE OTRAS OBLIGACIONES
Dpto. de TesoreraSeccin de HabilitaduraSeccin Cajas y Valores
Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:
Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias
Monto cancelado por elBeneficiario
Movimiento diario para Contabilidad Pagos segn su modalidadAportes Institucionales cancelados
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey del Trabajo y sus ReglamentosLey del bono alimentario y sus ReglamentosKey de Donaciones y SucesionesReglamento de ComprasReglamento de VentasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de otras obligaciones
Fecha fijada para el pago del ISLR e IVAEntrega de ordenes de pago por conceptos varios
PF 2.2.3
>Ordenes de Pago OficiosInformacin de retencionesHojas de codificacin
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar los pagos de las obligaciones adquiridas por la Institucin con Proveedores de Bienes y Servicios y Organismos gubernamentales.
>
Hojas de codificacinOrdenes de pago
>Hojas de codificacinOrdenes de pago
> SIPAGOSAFEP
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
30
Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
31
5.3.3 Proceso Control de Pagos
Este Proceso cubre los requerimientos de controles de pagos ejecutados y pagos pendientes,
as como la anulacin de las rdenes de pago.
5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal
CONTROL DE PAGOS DE PERSONAL
Dpto. de TesoreraSeccin de HabilitaduraSeccin Cajas y Valores
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Pagos realizados
rdenes de pago anuladasCheques anuladosMovimiento diario para Contabilidad
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico
Entrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito
PF 2.3.1
>Informacin contenida en:rdenes der pago no cobradasNotas de Dbito y/o Notas de Crdito
>>
>
>>
>
>>
Mantener un registro actualizado de los pagos ejecutados, ascomo tambin de los pagos pendientes.
>
Instituciones bancariasCaja CentralDpto. de Contabilidad
> SIPAGOSUASSAFEP
CONTROL DE PAGOS DE PERSONAL
Dpto. de TesoreraSeccin de HabilitaduraSeccin Cajas y Valores
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Pagos realizados
rdenes de pago anuladasCheques anuladosMovimiento diario para Contabilidad
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico
Entrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito
PF 2.3.1
>Informacin contenida en:rdenes der pago no cobradasNotas de Dbito y/o Notas de Crdito
>>
>
>>
>
>>
Mantener un registro actualizado de los pagos ejecutados, ascomo tambin de los pagos pendientes.
>
Instituciones bancariasCaja CentralDpto. de Contabilidad
>Instituciones bancariasCaja CentralDpto. de Contabilidad
> SIPAGOSUASSAFEP
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
32
5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago
ANULACIN DE RDENES DE PAGO
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Pagos pendientesCheques anuladosRelacin de cheques anulados
rdenes de pago anuladasCheques anuladosMovimiento diario para Contabilidad
Solicitud de anulacin de rdenes de pagoEntrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito y/o Notas de CrditoEntrega de cheques caducos
PF 2.3.2
>
Informacin contenida en:Solicitud de anulacin de orden de pago
>>
>
>>
>
>>
Mantener el control sobre las rdenes de pago anuladas, bien sea por no haber sido cobradas por el Beneficiario o por solicitud de
la Unidad Administradora Desconcentrada emisora.
>
Dpto. de TesoreraCaja Central
> SIPAGOSUASSAFEP
Jefe Seccin Emisin y Control de pagos
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del trabajo y sus reglamentosLey de donaciones y sucesionesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de compras de la ULAReglas del negocioCircular 1528-04
ANULACIN DE RDENES DE PAGO
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Pagos pendientesCheques anuladosRelacin de cheques anulados
rdenes de pago anuladasCheques anuladosMovimiento diario para Contabilidad
Solicitud de anulacin de rdenes de pagoEntrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito y/o Notas de CrditoEntrega de cheques caducos
PF 2.3.2
>
Informacin contenida en:Solicitud de anulacin de orden de pago
>>
>
>>
>
>>
Mantener el control sobre las rdenes de pago anuladas, bien sea por no haber sido cobradas por el Beneficiario o por solicitud de
la Unidad Administradora Desconcentrada emisora.
Mantener el control sobre las rdenes de pago anuladas, bien sea por no haber sido cobradas por el Beneficiario o por solicitud de
la Unidad Administradora Desconcentrada emisora.
>
Dpto. de TesoreraCaja Central
>Dpto. de TesoreraCaja Central
> SIPAGOSUASSAFEP
Jefe Seccin Emisin y Control de pagos
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del trabajo y sus reglamentosLey de donaciones y sucesionesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de compras de la ULAReglas del negocioCircular 1528-04
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
33
Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
34
5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras
Este proceso permite iniciar el ejercicio del pago financiero as como realizar la cancelacin
de pagos que ya fueron afectados presupuestariamente y los pagos financieros adelantados.
5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados
PAGO FINANCIEROS ADELANTADOS
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Monto cancelado por BeneficiarioReemplazo de CP
Pago a la Dependencia
Movimiento diario para Contabilidad
Solicitud de pago de rdenes financierasAutorizacin de pago financieroGeneracin CP presupuestaria
PF 2.4.2
>CP FinancieraOficios de autorizacin
>>
>
>
>
>
>>
Controlar los pagos financieros que puedan ser requeridos antes del inicio de la ejecucin del presupuesto anual
>
Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central
> SIPAGOSAFEP
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoReglamento de compras de la ULA Decretos.Reglas del negocioCirular 1528-04
Dpto. de TesoreraSeccin de Habilitadura
PAGO FINANCIEROS ADELANTADOS
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Monto cancelado por BeneficiarioReemplazo de CP
Pago a la Dependencia
Movimiento diario para Contabilidad
Solicitud de pago de rdenes financierasAutorizacin de pago financieroGeneracin CP presupuestaria
PF 2.4.2
>CP FinancieraOficios de autorizacin
>>
>
>
>
>
>>
Controlar los pagos financieros que puedan ser requeridos antes del inicio de la ejecucin del presupuesto anual
>
Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central
>Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central
> SIPAGOSAFEP
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoReglamento de compras de la ULA Decretos.Reglas del negocioCirular 1528-04
Dpto. de TesoreraSeccin de Habilitadura
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
35
Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
36
5.4.3.2 Pago de Cp pendientes
PAGO DE CP PENDIENTES
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Monto cancelado por BeneficiarioRelacin de montos pagados y pendientes
Pago financieroMovimiento diario para Contabilidad
Entrega de rdenes de pago presupuestarias pendientes de pago al 31/12 del ao inmediato anterior
PF 2.4.3
>Informacin contenida en:Ordenes de Pago presupuestarias y financierasOficios
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar y controlar los pagos pendientes al 31/12 del ao inmediato anterior, de acuerdo con la normativa establecida paratal fin.
>
Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central
> SIPAGOSAFEP
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del trabajo y sus reglamentosLey de donaciones y sucesionesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de compras de la ULAReglas del negocioCircular 1528-04
Dpto. de TesoreraSeccin de Habilitadura
PAGO DE CP PENDIENTES
Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera
Monto cancelado por BeneficiarioRelacin de montos pagados y pendientes
Pago financieroMovimiento diario para Contabilidad
Entrega de rdenes de pago presupuestarias pendientes de pago al 31/12 del ao inmediato anterior
PF 2.4.3
>Informacin contenida en:Ordenes de Pago presupuestarias y financierasOficios
>>
>
>>
>
>>
Ejecutar y controlar los pagos pendientes al 31/12 del ao inmediato anterior, de acuerdo con la normativa establecida paratal fin.
>
Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central
>Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central
> SIPAGOSAFEP
Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del trabajo y sus reglamentosLey de donaciones y sucesionesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de compras de la ULAReglas del negocioCircular 1528-04
Dpto. de TesoreraSeccin de Habilitadura
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
37
Actividades del Proceso Pago de CP pendientes
6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES
Actor son todos aquellos objetos que interactan con un sistema. Pueden ser dispositivos,
personas u otros sistemas (Montilva J. y Besembel I. en Modelado de Sistemas usando
UML, Curso TS-01).
Para el caso que nos ocupa, los actores que ejecutan los procesos del Dpto. de Tesorera e
interactan con el sistema, estn organizados en estructuras de trabajo denominadas
Secciones. A continuacin se muestra la estructura organizativa jerrquica de la Direccin de
Finanzas y dentro de ella la del Dpto. de Tesorera.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
38
6.1.- Organigrama de la Direccin de Finanzas
Fig. 7: Organigrama de la Direccin de Finanzas
Misin del Dpto. de Tesorera
Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los recursos financieros
aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas
presupuestarios
Divisin interna del Dpto. de Tesorera. Hoy en da este Dpto. est conformado por dos
Secciones:
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
39
Habilitadura: tiene como objetivo procesar la documentacin que ingresa al Dpto. a fin de
realizar el pago correspondiente.
Caja y Valores: actualmente est fusionado en una nica seccin, la cual tiene como objetivo
la recaudacin de los ingresos y la cancelacin de los pagos, as como tambin mantener el
control sobre los valores del Departamento de Tesorera.
6.2.- Definicin de Actores y Roles
Actor Rol Responsabilidades
Director de Finanzas
Supervisor de Finanzas Consultar y emitir informes estadsticos financieros de la Direccin de Finanzas.
Tesorera Es el actor principal que tiene bajo su responsabilidad la supervisin y el control de los procesos que se ejecutan en el Dpto de Tesorera.
Supervisor de Tesorera
Solicitar aperturas de cuentas que estarn bajo la responsabilidad de la Direccin de Finanzas
Autorizar Colocaciones y transferencias de fondos entre cuentas de la ULA
Consultar disponibilidad financiera de las ctas bancarias controladas por la Direccin de Finanzas.
Rendir informes de la situacin financiera en cuentas bancarias
Administrador Tiene bajo su responsabilidad controlar y ejecutar el pago de adelantos de Prestaciones Sociales
Gestor de pagos de prestaciones
Ejecutar y controlar el pago de adelantos de prestaciones sociales
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
40
Actor Rol Responsabilidades
Jefe de Emisin de Pagos Tiene bajo su responsabilidad la supervisin y control de los procesos de pago, la conciliacin de cuentas, pago en divisas y control de la cuenta en divisas.
Controlador Financiero
Consultar disponibilidad para ejecutar pagos
Recibir y distribuir las solicitudes de pago que se reciben en el Dpto.
Ejecutar y controlar el pago del Personal Docente Becario.
Conciliar movimientos de las cuentas de ahorro manejadas por la Direccin de Finanzas
Controlar movimientos, pagos en divisas, compra de divisas y conciliacin de movimientos de la cuentas en divisas de la ULA.
Verificar pagos realizados, anulacin de pagos y reemplazo de CP.
Controlar conciliacin de cuentas y emitir reportes de conciliacin
Coordinador de Caja y Valores Tiene bajo su responsabilidad la supervisin y control de Caja Chica, as como tambin el control de todo lo referente a los Funcionarios, las plizas de caucin y cuentas activas de las UAD.
Gestor de cuentas
Registrar Funcionarios sujetos a caucin de las cuentas que abre la Direccin de Finanzas
Controlar el registro de Funcionarios de las cuentas de las UAD.
Controlar las plizas para los Funcionarios. Controlar las cuentas activas y canceladas
de las UAD. Controlar la apertura, cierre y reposicin de
Caja Chica Controlar la devolucin de cheques
caducos.
Asistente de Tesorera Tiene bajo su responsabilidad la revisin de los documentos de pago y sus soportes
Revisor de documentos Verificar los documentos de pagos vs
soportes Marcar CP devueltas por errores
Tiene bajo su responsabilidad la emisin de documentos de pago
Emisor de pagos Elaborar los documentos de pago
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
41
Actor Rol Responsabilidades
Tiene bajo su responsabilidad la tramitacin de los pagos de deducciones
Gestor de Deducciones
Verificar los pagos de deducciones Elaborar relacin de pagos por banco y
forma de pago Elaborar los documentos de pago de
deducciones Tiene bajo su responsabilidad la conciliacin de las cuentas corrientes
Conciliador de movimientos
Conciliar los movimientos de cuentas corriente
Emitir reportes de errores
Contabilista Tiene bajo su responsabilidad la tramitacin de los pagos de Personal Docente y ATO.
Gestor de pagos de Personal
Controlar y ejecutar los pagos de nmina de Personal de la ULA
Controlar los pagos de deducciones
Tiene bajo su responsabilidad el registro y control de los movimientos en cuentas bancarias
Registrador financiero
Registrar los movimientos en cuentas de la ULA
Registrar la apertura y cancelacin de cuentas bancarias manejadas por la Direccin de Finanzas
Reversar movimientos errados Realizar ajustes contables
Secretaria de Tesorera Tiene bajo su responsabilidad
Tramitador de cuentas Tramitar el cdigo ONT Solicitar apertura de una cuenta al Banco
Cajero Pagador Tiene bajo su responsabilidad entregar los pagos por Caja Chica
Cajero Pagador
Registrar la apertura de Caja Solicitar reposicin de fondos para la Caja
Chica Realizar la entrega y registro de los
documentos de pago recibidos y de los pagos en efectivo
Controlar la caducidad y devolucin de ls cheques recibidos
Recepcionista Tiene bajo su responsabilidad verificar las solicitudes de pago, recaudos y soportes que las acompaan y registrar su entrada
Recepcionista Revisar las solicitudes de pago y registrar su entrada
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
42
Actor Rol Responsabilidades
Dpto. de Contabilidad Tiene bajo su responsabilidad el control contable de los procesos que se ejecutan en el Dpto. de Tesorera.
Controlador Contable
Asignar el cdigo contable correspondiente a las cuentas que maneja la Direccin de Finanzas.
Controlar contablemente los movimientos financieros registrados por el Dpto. de Tesorera.
Dpto. de Nmina Tiene bajo su responsabilidad la emisin de la informacin requerida para la ejecucin de pagos
Dpto. de Nmina
Suministrar la informacin de pagos para el Personal que labora en la ULA.
Suministrar la informacin de deducciones y retenciones aplicados al Personal de la ULA.
Suministrar la informacin de pagos de ISLR e IVA.
Dpto. de Presupuesto Tiene bajo su responsabilidad emitir las rdenes de pago presupuestarias.
Dpto. de Presupuesto Suministrar la informacin de las rdenes de pago presupuestarias emitidas.
Sistema de emisin y control de pagos
SIPAGO Apoyar la gestin de cuentas bancarias,
control de Caja chica y pagos.
Tabla 1: Definicin de Actores y Roles
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
43
6.3 Matriz Actores Procesos A continuacin se muestran los procesos en los cuales intervienen los actores arriba descritos. Para el caso del actor Director de Finanzas, no est incluido en la siguiente tabla por cuanto su intervencin ser en el subsistema Apoyo a la Gestin de Recursos Financieros.
ACTOR ROL P 1.3.1 P 1.3.2 P 1.3.3 P 1.3.4 P 1.4 P 2.1.1 P 2.1.2 P 2.2.1 P 2.2.2 P 2.2.3 P 2.3 P 2.4Tesorera Supervisor de Tesorera X X X X X X X X XSecretaria Tesorera Tramitador transferencias X X X X XAdministradora XJefe Emisin de pagos Controlador Financiero X X X X X X X XCoordinador Caja y Valores X X X X X X X XAsistente de Caja y Valores XAsistente Tesorera 1 Revisor de Documentos X X X X X X XAsistente Tesorera 2 Emisor documentos de pago X X X X XAsistente Tesorera 3 Gestor de deducciones XAsistente Tesorera 4 Conciliador de movimientos XContabilista 1 Gestor pagos de personal X X X X XContabilista 2 Registrador financiero X X X X X X X XCajero Pagador Cajero pagador X X X X XCajero Recaudador XRecepcionista Recepcionista X X XUnidades Administradoras DesconcentradasUAD X X X X XDireccin de Presupuesto X X X X XDepartamento de Nmina X X X X XDepartamento de Contabilidad Controlador Contable X X X X X X XSistema de Emisin y control de pagos SIPAGO X X X X X X X X X X X X
Tabla 2 : Matriz Actores vs Procesos
NOTA: a fin de facilitar la tarea de diagramar las tareas actuales de cada actor, aquellos que tenan la misma denominacin de cargo se diferenciaron aplicando la numeracin que se ve en la tabla 2. Por razones de tiempo se dejaron los actores con la misma descripcin que tenan en los primeros diagramas para los propuestos y en la tabla de descripcin se colocaron en el mismo orden como estn numerados.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
44
7.- MODELO DE REGLAS Proceso Tipo de
Regla Identificador Nombre Descripcin
1.3.2 Transferen- cia de Fondos
Definicin RN-17 Traslado _ entre_ cuentas
Es un movimiento bancario que consiste en trasladar dinero dentro del mismo banco y entre cuentas de la ULA, a fin de habilitar un pago.
1.3.3 Control de Colocaciones
Frmula RN-18 Disponibilidad _ neta_ ppto_caja
La disponibilidad neta por banco viene dada por la sumatoria de la disponibilidad de cada cuenta de ese banco menos las deducciones, menos todos los pagos pendientes.
Definicin RN-19 Disponibilidad_ provisional
La disponibilidad es provisional si se solicita an cuando no se ha realizado el cierre diario de operaciones.
Frmula RN-20 Montos _ estimados_ ppto_caja
Si no existe la cifra global de nminas o deducciones canceladas, el usuario debe estimarla. Para el caso de pago de deudas como homologacin, aguinaldos y bono vacacional, no se realiza estimacin por cuanto no se cancelan hasta que no llegue el dinero.
Si se quiere estimar el monto de una nmina o pago de deduccin, se debe contar con la base para la estimacin; sta se deriva del ltimo mes, siempre y cuando no se engloben otros pagos dentro de la misma nmina; en caso contrario, el sistema mostrar la serie de los ltimos 3 meses para que el usuario estime la cifra.
Definicin RN-21 Participacin_ autorizacin
Una participacin puede ser autorizada por la Tesorera con el aval del Vicerrector Administrativo, o puede ser autorizada por una Facultad o Ncleo. En el caso de estos ltimos, no pueden abrir la participacin directamente, sino autorizar a Tesorera para que abra y controle las participaciones de su dinero. La autorizacin la hace el decano y/o el administrador, mediante un oficio.
Versin 1.0 Fecha: 15 / 3 / 2007 Autores Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca Fuentes Departamento de Tesorera
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
45
Proceso Tipo de
Regla Identificador Nombre Descripcin
1.3.3 Control de Colocaciones
Restriccin RN-22 Participacin _ estado
Una participacin se apertura, se renueva o se cancela. Se puede renovar n veces, pero se apertura o cancela una sola vez.
Definicin RN-23 Ppto_caja_ consolidado
El ppto de caja consolidado se obtiene a partir del ppto de caja, extrayendo los totales por cada tipo de concepto: disponibilidad, pagos pendientes, desglosados en: nminas, deducciones, aportes y otros conceptos pendientes por pagar
Frmula RN-24 Deducciones_ pendientes _ pago_ ppto_ caja
Para el Presupuesto de caja el monto que se coloca en la seccin para deducciones pendientes de pago, provienen de la relacin del total de las deducciones pendientes por mes, para cada nmina pendiente.
Definicin RN-25 Pasivos Pagos retenidos en Tesorera: pensiones alimenticias de poco monto que se pagan por Caja Chica y no son cobradas; embargos en los cuales el Tribunal no enva decisin de quien debe cobrarlos o embargos preventivos; prestaciones que no fueron cobradas; pagos a colegios que no se presentan a cobrar.
Definicin RN-26 Colocaciones _ otras_ dependencias
Las Facultades pueden pedir a Tesorera colocar su dinero. Para ello, envan el dinero a Finanzas como un reintegro o devolucin. Esto incluye dinero que llega del Banco Central, y la facultad lo ingresa como ingreso propio. Para pedirlo, deben hacer una CP Presupuestaria de manera que el dinero ingrese a su cuenta presupuestariamente (bajo el proceso de Conceptos varios) , una vez que baja la CP, Tesorera procesa el pago.
1.3.4 Control de movimientos en Cuentas
Definicin RN-27 Movilizacin_cuentas
Todas las cuentas de tesorera y de las UAA debern tener al menos un movimiento en un perodo de 3 meses, de lo contrario, corre el riesgo de ser retirado el dinero por la ONT
Versin 1.0 Fecha: 15 / 3 / 2007 Autores Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca Fuentes Departamento de Tesorera
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
46
Proceso Tipo de
Regla Identificador Nombre Descripcin
1.3.4 Control de movimientos en Cuentas
Definicin RN-28 Movimientos_cuentas_bancarias
Todos los movimientos dentro de las cuentas de Tesorera se clasifican en mov. de ingreso y de egreso; para los primeros, se incluyen notas de crdito y depsitos; para los segundos, notas de dbito y retiros
Requerimiento RN-29 Comparacin_ conciliacin_ automtica
Cada banco tiene una codificacin de siglas, la cual debe usarse para comparar los estados de cuenta que sean bajados por internet y guardados en formato .txt o .xls.
Restriccin RN-30 Cuenta _ finanzas_ bloqueada
Una cuenta de la Direccin de Finanzas se puede bloquear circunstancialmente para emitir pagos pendientes de aos anteriores y para garantizar que no se sobregire por cargo de pagos del ao en curso. Al emitirse todos los pagos pendientes, la cuenta se desbloquear.
Definicin RN-31 Registro_mov_ ingreso
Los registros de movimientos de ingreso incluyen tanto las notas de crdito como los depsitos e intereses generados en las cuentas y por concepto de colocaciones.
Restriccin RN-32 Situacin_cuenta_ dlares
Se pueden hacer pagos a proveedores fuera de Venezuela utilizando los dlares remanentes en la cuenta en dlares, siempre y cuando la dependencia solicitante entregue los dlares a Tesorera o su equivalente en bolvares.
Definicin RN-33 Tipos_traslado
Los traslados pueden ser de tres tipos: Traslados Tipo 1: para procesar pagos de Deducciones, Nmina PDI y ATO, Becas y Preparadores y Vigilantes eventuales. Traslados Tipo2: para procesar pagos de PDI becarios en el pas y en el exterior. Traslados Tipo 3: son traslados internos y para cualquier otro caso.
Definicin RN-34 Ajustes _ contables
Los ajustes contables pueden ser movimientos de ingreso o egreso que permiten cuadrar las cuentas de la Direccin de Finanzas vs bancos.
Versin 1.0 Fecha: 15 / 3 / 2007 Autores Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca Fuentes Departamento de Tesorera NOTA: Las reglas del negocio aqu descritas fueron completadas a medida que se avanz en el proceso de validacin. Por razones de tiempo, no fue posible continuar con la codificacin de las reglas, por tal motivo el listado completo fue incluido por la Lic. Lena Snchez B. en el Documento de diseo.
Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
47
8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS
Los diagramas de actividades de los procesos detallados en este documento se desarrollaron a nivel de tareas, involucrando al Sistema de Emisin y Control de Pagos (SIPAGO). Estos diagramas de entregan en archivo digitalizado.
Top Related