Informática Administrativa
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
1
Sesión No. 3
Nombre: Procesador de texto (Microsoft Word). Parte I. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá las herramientas
(imágenes y gráficos) y componentes que conforman la aplicación de Microsoft
Word 2003, sus operaciones básicas y la configuración de documentos.
Contextualización
Microsoft Word 2003 es una versión del procesador de textos más distribuido a
nivel mundial, Un procesador de textos es un programa que permite crear
documentos de texto permitiendo a su vez agregar elementos auxiliares como
son: imágenes, tablas, gráficos, etc.
La mayoría de los procesadores de texto que ofrece el mercado se basan en el
concepto denominado WYSIWYG (What You See Is What You Get, que significa
‘lo que ves es lo que obtienes’). Garantizando que el resultado que tiene el
usuario en el documento en pantalla, es como se vera impreso en un papel.
Fuente: http://imagenes.es.sftcdn.net/blog/es/2010/09/shortcuts-head-664x374.jpg
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
2
Introducción al Tema
El procesador de texto Microsoft Word 2003 fue liberado para la suite ofimática
de Microsoft Office para el sistema operativo Windows XP, permitiendo a los
usuarios redactar documentos de texto de alta calidad, consintiendo agregar
imágenes, tablas y otros objetos a reportes y documentación profesional.
Microsoft Word 2003 permite el desarrollo de documentos de calidad básica
hasta documentos complejos de tipo informe empresarial. Al ser compatible con
el sistema operativo de Windows, se convierte casi de inmediato en el
procesador de texto más utilizado en el mundo, desplazando por mucho a otros
procesadores de texto de tipo abierto como lo es el Open Office.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
3
Explicación
3. Procesador de texto (Microsoft Word)
3.1 Componentes de la interfaz de Microsoft Word 2003. La pantalla principal de Microsoft Word es el documento sobre el cual se
trabajará, en él se muestran diferentes componentes para comenzar a trabajar,
observa la siguiente figura:
3.1.1 Las barras
Barra de título: es la barra ubicada en la parte superior de la ventana, en ella se
encuentra ubicada como valor predeterminado el titulo Documento 1, éste
cambiará hasta que el usuario guarde por primera vez el título del documento
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
4
sobre el que está trabajando, de igual forma se presentan los botones clásicos
de una ventana: minimizar, maximizar y cerrar.
Barra de menús: en esta barra se encuentra un listado de posibles acciones
sobre el documento, en estas listas se muestran diversos comandos que podrían
ejecutar acciones sobre el texto, imágenes y demás objetos del documento,
permitiendo agregar, modificar o eliminar contenido, los menús que aparecen
son:
Archivo.
Editar.
Ver.
Insertar.
Formato.
Herramientas.
Tabla.
Ventanas.
Ayuda.
Barra de herramientas: en esta barra se muestran diversos iconos que
representan comandos de acción sobre los elementos del documento, o
acciones a implementar sobre el documento. Acciones como copiar, cortar,
pegar, imprimir, buscar, insertar tabla, marcar párrafos, etc.
Barra de herramientas de texto: en ella se muestran las herramientas que
permitirán dar formato al texto que se encuentra en el documento,
configuraciones que van desde tamaño, tipo y color de letra, alineación de
párrafos, viñetas, sangrías etc.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
1
Regla: este elemento permite formatear los márgenes laterales y mantener la
referencia en medida de los distintos bloques añadidos al documento.
Barra de estado: esta barra se encuentra en la parte inferior del documento de
Word y en ella se despliega información sobre el estado actual del documento,
por ejemplo: número de palabras en el documento, número de páginas, errores
ortográficos, etc.
3.1.2 Panel de tareas
El panel de tareas permite realizar diversas acciones, dependiendo el contexto
en el que se esté trabajando, es decir, que el contenido del panel variará
dependiendo la acción que se esté llevando a cabo en el documento, por
ejemplo, en esta imagen, al abrir Word nos muestra opciones de manejo de
archivos, archivos recientes para trabajar sobre ellos o la opción de crear un
nuevo documento. Para tener una mejor referencia, el título del panel cambiará
dependiendo la acción, por ejemplo, insertar imágenes, o inserción de gráfico.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
2
3.1.3 El explorador interno
En ocasiones, cuando se trabaja con
muchos archivos y directorios, es
común extraviar la ruta de un
documento para trabajar con él, en
este tipo de situaciones se puede
recurrir al buscador interno. En el
menú archivo se encuentra la opción
de Buscar archivo con la cual se
podrán hacer búsquedas de archivos
mediante varios métodos de
búsqueda personalizados, el
formulario que despliega, correspondiente a esta figura, permite realizar
búsquedas por ubicación, contenido, fecha de creación, modificación, etc.
3.1.4 La ayuda de Word
En caso de tener cualquier duda, existe un submenú en la barra de menús
llamado ayuda, en él se encuentran un listado de tópicos ordenados y un
buscador de contenidos, en caso de tener alguna duda, sólo basta con escribirla
para obtener temas relacionados a lo indicado.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
3
3.2 Operaciones básicas con documentos:
3.2.1 Menú archivo
El menú archivo enlista las acciones correspondientes a los archivos como un
objeto y las acciones que con ellos se pueden hacer, como:
Crear nuevo/Abrir: para poder trabajar un archivo, lo principal es tenerlo
a la mano para poder agregar, modificar o simplemente, consultar la
información que en él se encuentra, para esto se puede recurrir al menú
archivo y seleccionar la opción Crear Nuevo archivo o bien abrir archivo y
localizar la ruta en la que se encuentra ubicado.
Cerrar/Guardar: una vez terminado el trabajo de la información, el
archivo debe guardarse o bien cerrar el programa si no se desea
almacenar la información. Para Guardar los cambios, se debe oprimir las
teclas Ctrl+G, esto guardará la información pidiendo el nombre del
documento, si ya existía, no será necesario reescribir el nombre del
documento, para cerrar el documento, sólo hay que dar clic en el icono de
cerrar como en cualquier ventana.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
4
Vista Previa/Imprimir: esto permitirá ver el resultado final de nuestro
documento actual y seleccionar una impresora conectada al equipo de
cómputo para imprimirlo.
3.2.2 Menú edición
Este menú, como su nombre lo indica, nos permitirá trabajar con la información
contenida en el documento abierto, las acciones principales son:
1. Copiar: para copiar algún contenido, ya sea texto o algún objeto, deberás
seleccionarlo y presionar las teclas ctrl+c o bien dar clic en el botón
copiar de la barra de herramientas.
2. Cortar: esta opción permitirá mover de lugar o eliminar contenido que no
se desee en el documento, ya sea texto u otro objeto, para hacerlo se
debe seleccionar lo que se desea cortar y oprimir las teclas Ctrl+X,
posteriormente, pegarlo donde se desee.
3. Pegar: para reubicar contenido cortado previamente, se debe ir al nuevo
destino y oprimir las teclas Ctrl+V, esto agregará la información cortada
en la nueva ubicación.
4. Deshacer: es probable que las modificaciones no resulten como
esperábamos, o que por error, se cortó información que no deseábamos
cortar, para eso existe la acción deshacer, que elimina la última acción
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
5
realizada sobre el documento, dejándolo en su estado anterior, para
lograr esto sólo se deben oprimir las teclas Ctrl + Z.
3.2.3 Menú ver
El menú ver nos permite modificar o configurar los elementos que pertenecen a
la interfaz de Word 2003, el tipo de vistas del documento y las barras de
herramientas que queramos activar o desactivar.
3.3 Configuración de documentos:
3.3.1 Menú formato
En este menú se encuentran contenidas las posibles
acciones que darán estilo al documento, tales como
son el tamaño de la letra, la división entre párrafos,
el número de columnas por página, estilos de viñetas
y numeraciones, incluso permitirá agregar imágenes
al fondo de todas las páginas.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
6
3.3.2 Menú insertar
En este menú se encuentran las acciones
que permiten agregar referencias y
objetos al documento actual, las acciones
son las siguientes:
Salto: marca un punto en el
documento que evita se corran los
párrafos o contenidos de una
página a otra.
Número de páginas: enumera las
páginas en las partes superior o
inferior de cada página del
documento activo.
Fecha y hora: inserta la fecha y la hora en la que se está trabajando en la
parte superior o inferior de cada página del documento activo.
Autotexto: inserta guías de aplicación.
Campo: en este se pueden elegir campos para automatizar con
ecuaciones o fórmulas.
Símbolo: son símbolos gramáticos como matemáticos no incluidos en el
teclado.
Comentario: se agrega al final o adjunto a un objeto o imagen.
Referencia: es parecido a agregar un pie de nota haciendo referencia a
algún documento, cita o persona.
Componente web: agrega contenido directamente de la web, como
imágenes o formularios.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
7
Imagen: permite agregar imágenes al documento ya sean prediseñadas,
desde un archivo o algún dispositivo conectado al equipo.
Diagrama: crea un diagrama para separar niveles jerárquicos
relacionales.
Cuadro de texto: crea un cuadro de texto flotante independiente del texto
general donde se puede definir un objeto.
Archivo: permite agregar archivos de otros dispositivos.
Marcador: se utiliza para hacer tablas de contenido o índices.
Hipervínculo: son direcciones creadas que apuntan a sitios web u otros
puntos definidos de documentos de Word.
3.3.3 Menú herramientas
El menú herramientas se divide en cinco secciones, la
primera brinda herramientas para el texto del
documento.
La segunda gestiona una sección del documento
para ser utilizada entre varios usuarios.
La tercera ayuda a gestionar machotes de cartas o
algún tipo de correspondencia.
La cuarta es la parte es la relacionada a las macros,
crea un tipo de grabación teniendo en cuenta que
abre un acceso a Visual Basic donde se pueden
guardar las acciones que hagamos.
La quinta sección es un kit de herramientas para agregar plantillas bases,
configurar la autocorrección ortográfica y personalizar las utilidades de Word
2003.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
8
3.4 Imágenes y gráficos:
3.4.1 Tipos de imágenes y gráficos
El manejo de imágenes y gráficos hacen de un documento, una herramienta fácil
de entender, más explicativa e incluso profesional, se pueden insertar a lo largo
del documento imágenes que hagan referencia al texto, así como gráficos que
interpreten información, Word cuenta con herramientas para manejar estos
objetos.
Imágenes. Como se comentó anteriormente, en el menú insertar se puede elegir
la opción de insertar una imagen, esto nos desplegará algunas opciones en el
panel de tareas como son:
Imágenes prediseñadas, donde mediante un
buscador se pueden conseguir imágenes
previamente cargadas en la galería de clipart y
pueden ser insertadas al documento.
Imagen desde archivo, la cual abrirá una
ventana con un inspector de carpetas donde se
puede seleccionar la imagen deseada para
insertar en el documento.
Insertar imagen vinculada, permite agregar
imágenes invocadas desde fuera del
documento, lo cual permitirá que al haber
cambios en la imagen, el documento se
actualizará automáticamente.
Para manipular las imágenes, existe una barra de tareas especial para
imágenes, se puede activar desde el menú Ver, deberá aparecer una
ventana igual a la siguiente figura:
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
9
3.4.2 Barra de dibujo
Esta barra no se encuentra por default en Word, pero puede activarse desde
el menú Ver, en barras de herramientas. Esta barra nos muestra algunas
herramientas para dibujar objetos en el documento, pueden ser figuras ya
predefinidas, flechas, líneas, cuadrados, figuras 3D etc., sólo se debe
seleccionar la opción deseada y dibujar sobre el documento con la ayuda del
mouse, la barra luce de la siguiente forma:
3.4.3 WordArt
Es una galería prediseñada que
contiene diversas tipografías con
diseño y colores que permite resaltar
títulos, para insertar un título de
WordArt debes identificar el siguiente
icono en la barra de dibujo: al dar clic
en él aparecerá la siguiente ventana:
3.4.4 Microsoft Graph
En Word es posible insertar gráficos que interpreten información numérica, esta
herramienta es conocida como Microsoft Graph, para insertar un gráfico en el
documento se debe seleccionar en el menú insertar, la opción imagen y
seleccionar la opción gráfico, ésta desplegará un par de ventanas como las que
se muestran a continuación:
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
10
El grafico corresponde a una tabla de datos ingresada en la hoja de datos que
se muestra en pantalla, sólo se debe cambiar la información para ingresar los
datos que se desean graficar, la imagen del gráfico se actualizará de forma
automática.
Se pueden seleccionar diferentes tipos de gráfico, basta con dar doble clic
sobre el mismo para desplegar las opciones de configuración como se muestra a
continuación:
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
11
Conclusión
Word 2003 es una poderosa herramienta de procesamiento de texto, con
muchas posibilidades para enriquecer los documentos. La facilidad de uso de
Word permite agregar gran cantidad de objetos que hacen más llamativos y
profesionales los reportes generados en él.
El manejo de gráficos que ayudan a soportar la información contenida en el
documento, es de gran ayuda en cuestiones estadísticas o de reporteo.
En la siguiente sesión, continuaremos viendo detalles extras sobre Word 2003
como el manejo de tablas, plantillas esquemas, macros etc.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
12
Para aprender más
Cuando se trabaja en Word, es común que se quiera ejecutar alguna acción de
forma rápida, y en muchas ocasiones es engorroso o fastidioso tener que recurrir
a la barra de menú y navegar por ellas hasta llegar a la acción que se desea,
para acortar ese procedimiento engorroso existen métodos abreviados,
combinaciones de teclas que ejecutan un comando. Esta es una lista de
comandos que se pueden aplicar en Word para realizar diversas acciones que
puedes poner en práctica:
Nuevo Documento Ctrl + N
Abrir un Documento Ctrl + O
Cerrar un Documento Ctrl + W
Cerrar la Aplicación Alt + F4
Guardar el Archivo Ctrl + S
Guardar Como F12
Imprimir Archivo Ctrl + P
Cortar Ctrl + X
Copiar Ctrl + C
Copiar Formato Ctrl + Shift + C
Pegar Ctrl + V
Verificar la Ortografía F7
Mover a la próxima falta ortográfica
Alt + F7
Ennegrecer el Texto Ctrl + B
Poner en Cursiva (Italic) el Texto
Ctrl+I
Alinear a la Izquierda Ctrl + L
Alinear en el Centro Ctrl + E
Alinear Justificado Ctrl + J
Subrayar Ctrl + U
Subrayar Doble Ctrl + Shift + D
Líneas a Espacio Sencillo Ctrl + 1
Líneas a Doble Espacio Ctrl + 2
Líneas a 1.5 de Espacio Ctrl + 5
Remover el Formato del Texto
Ctrl+Spacebar
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
1
Seleccionar el Texto Completo
Ctrl+A
Seleccionar la Pantalla hacia Abajo
Shift + Page
Down Seleccionar la Pantalla hacia
Arriba Shift + Page Up
Mover al Principio del Documento
HOME
Mover al Final del Documento END
Mover al Principio de la Línea
Shift+HOME
Mover al Final de la Línea Shift+
END
Deshacer la Acción Anterior Ctrl + Z
Rehacer la Acción Anterior Ctrl + Y
Buscar y Reemplazar Ctrl + F
Añadir Hipervínculo Ctrl + K
Endentar el Texto Seleccionado
Ctrl+M
No endentar el Texto Seleccionado
Ctrl + Shift + M
Reducir el Tamaño de la Letra
Ctrl+Shift+<
Aumentar el Tamaño de la Letra
Ctrl+Shift+>
Reducir el Tamaño de la Letra 1
Punto Ctrl + [
Aumentar el Tamaño de la Letra 1
Punto Ctrl + ]
Cambiar el Tamaño de la Letra
Ctrl+Shift+P
Cambiar el Tipo de Letra
Ctrl+Shift+F
Convertir el Texto Seleccionado en
Letra Mayúscula o Viceversa Ctrl +
Shift + A
Aplicar el encabezamiento 1 al texto
seleccionado Alt + Ctrl + 1
Aplicar el encabezamiento 2 al texto
seleccionado Alt + Ctrl + 2
Dividir (Split) el Documento
Alt+Ctrl+S
Remover el Split del Documento
Alt+Shift+C
Insertar Macros Alt + F8
Enlace para el encabezado y el pie
de la página Alt + Shift + R
Mail Merge Check Alt + Shift + K
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
2
Mostrar el Contador de Palabras
Ctrl+Shift+G
Aplicar Bullets Ctrl+Shift+L
Maximizar la Aplicación Alt + F10
Restablecer la Aplicación Alt + F5
Cancelar ESC
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
1
Actividad de Aprendizaje
“Desarrollo de un tema en Word con sus diferentes elementos”
Con el objetivo de que te familiarices con el programa de Word 2003, realiza la
siguiente actividad:
Instrucciones: Realiza un documento en Word donde desarrolles cualquier
tema de tu gusto, el documento deberá contener elementos gráficos, ya sean
imágenes, dibujos o gráficos, deberás modificar la tipografía (tipo de letra)
agregar títulos de Wordart y el documento deberá estar dividido en dos
columnas por página.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración
lo siguiente:
Carátula.
Desarrollo de tema de tu propio gusto con las especificaciones antes
citadas.
Ortografía y redacción.
Organización y estructura de la información.
Guarda tu actividad como archivo PDF y entrégala de acuerdo a las indicaciones
de tu profesor.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
2
Bibliografía
Villar, AM. (2005). Microsoft Word 2003 (OBRA COMPLETA): Nociones para el
nivel básico, intermedio y avanzado. España: Ideas Propias.