Manual
Portal de Logística e
Armazenagem
ÍNDICE
Acesso ao Site 01
Relatórios 14
Pesquisas 03
Solicitações 04
Planilhamento de Caixas 09
Liberação de Solicitações 08
1. Clicar no link exclusivo para clientes Área Restrita que se encontra no canto esquerdo da tela e selecionar o serviço Portal de Logística e Armazenagem.
O planilhamento do conteúdo das caixas custodiadas, assim como as pesquisas e assolicitações deverão ser efetuadas no portal www.stokgd.com.br
Acesso ao Site
01
2. Selecionar um link.
02
3. Preencher os campos Login e Senha.
4. Alteração de Senha
O usuário poderá alterar sua senha preenchendo os seguintes campos que estarãodisponíveis após clicar no link Alterar Senha.
1. Para iniciar uma Pesquisa, é necessário escolher o departamento a ser consultado epreencher os campos de pesquisa.
Tipos de Pesquisa:
EXATA: Modo de pesquisa que trará como resultado os registros que contenham asinformações exatamente como solicitadas. Nesta opção, a pesquisa é mais rápida, noentanto o usuário deve ter total conhecimento da formatação dos campos.
GERAL: Habilita o modo de pesquisa que trará como resultado os registros que contenhampelo menos as informações solicitadas. Ou seja, pode-se digitar somente uma parte docampo e o sistema irá localizar todas as mídias que contêm aquela parte de texto.
2. Ao acionar o botão Pesquisar aparecerá no lado direito da tela o resultado da pesquisarealizada.
3. O botão Limpar apaga o conteúdo dos campos de pesquisa, para uma nova consultaser realizada.
Pesquisas
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Campos de
Pesquisa
Selecione a opção Documento para solicitar um ou mais itens pertencentes à caixa.Posteriormente clique na imagem Observações e abrirá uma caixa de texto para especificarqual o documento a ser entregue.
1. Solicitação de Caixa
Para solicitar a caixa completa, marque a opção Completa da caixa desejada.
Solicitações
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2. Solicitação de Documento
Selecione a opção Imagem para solicitar a imagem de um ou mais itens pertencentes à caixa.Posteriormente clique na imagem Observações e abrirá uma caixa de texto para especificarqual a imagem a ser enviada.
3. Solicitação de Imagem
4. Armazenamento dos Itens marcados
Depois de escolhidos os itens desejados, o usuário deverá acionar o botão no final da telaanterior Armazenar Itens Selecionados com a finalidade de armazenar as solicitaçõestemporariamente antes de liberá-las.
A seguinte tela informa queos itens escolhidos foramarmazenados e o usuáriopode fazer outra solicitação.
Desta forma, quando finalizartodas as pesquisas, pode-seliberá-las em um únicoprotocolo.
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06
5. Solicitação de Retirada de Mídias
Ao clicar no botão Retirar Mídia aparecerá uma tela no lado direito do monitor com a lista decaixas que poderão ser retiradas do cliente.
Para selecionar a caixa que seráretirada basta clicar no box aolado do número da caixa.
Clicar no botão Armazenar ItensSelecionados para concluir asolicitação.
6. Solicitação de Retirada de Documentos
Ao selecionar a opção Retirar Doc.informe os documentos que serãoretirados e reinseridos na devidacaixa.
Para finalizar, basta clicar no botão Confirmar.
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7. Solicitação de Caixas Novas
Após selecionar a opção Mídia Nova, informe a quantidade e o tipo de mídia que desejasolicitar.
Em seguida, clique em Solicitar e na página seguinte confirme a solicitação realizada.
1. Liberação
Após as solicitações terem sido realizadas e armazendas, deve-se clicar em Liberar e,imediatamente, estarão disponíveis no lado direito da tela para serem conferidas eliberadas após clicar em Confirmar Liberação.
Se o usuário for tipo Master, imediatamente, será enviado um aviso para a Stok egerado o número da solicitação para que se possa acompanhar o andamento da mesmano item Relatórios.
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Caso contrário, o usuário Master será notificado via e-mail para efetuar a autorização no portal, selecionando a opção Autorizar.
Liberação de Solicitações
1. Planilhamento
1.1. Ao acionar o botão Planilhar abrirá no lado direito da tela os campos a serempreenchidos.
a) Digite o Número da Caixa.
b) Clique no botão Pesquisar no lado direito da tela. Logo abaixo aparecerão os campos a sereminformados.
c) Clique no botão Gravar para armazenar as informações.
Planilhamento de Caixas
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1.2. Campos de Planilhamento
a) DestruiçãoExistem dois campos para selecionar: ano e mês em que a caixa poderá ser descartada.Se a guarda for permanente marque a opção Nunca Destruir.Se não souber qual a data de destruição considere a caixa como permanente.A data de destruição é a mesma para todos os itens de uma mesma caixa.
b) DepartamentoCampo para escolha do departamento.Se a caixa foi solicitada por um departamento específico, aparecerá apenas este departamento.Se a caixa foi solicitada sem departamento específico, aparecerão os departamentos aos quais ousuário tem acesso.Se for um departamento novo, deve ser solicitado ao suporte Stok a criação deste departamento.O departamento é o mesmo para todos os itens da caixa.
c)Os campos são personalizados para cada cliente que tem direito a 20 campos alfanuméricose mais 03 campos data.
Exemplos:Descrição:Deve ser preenchida segundo as especificações existentes. (Ex.: Notas Fiscais)
Data Inicial e Data Final:É o período de abrangência dos documentos. (Ex.: 12/06/2009 a 31/12/2009)
Referência Inicial e Referência Final:Correspondem aos documentos armazenados na caixa. (Ex.: Notas Fiscais de 1 a 100).
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2.1. Escolha a operação Alterar e informe o Número da Caixa e o Item a ser alterado.
2.2. Clique no botão Pesquisar para alterar os campos com as informações anteriores.
2.3. Terminada a digitação deste Item aperte o botão Alterar.
2.4. Ficará registrado em nosso sistema informações sobre o usuário que executou a operaçãoe a data em que esta foi realizada.
2. Alteração de Cadastro
3.1. Escolha a operação Excluir e informe o Número da Caixa e o Item a ser excluído.
3.2. Clique no botão Pesquisar.
3.3. Verificado o conteúdo do item e confirmada sua exclusão aperte o botão Excluir.
3.4. Este registro será apagado do arquivo e os itens serão renumerados para manter aseqüência. Caso a caixa selecionada contenha apenas um item, o sistema não permitirá aexclusão do mesmo. Neste caso, deve solicitar à Stok a destruição da caixa.
3. Exclusão de Item de uma caixa
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4. Alocação de caixa para um Departamento
4.1. A alocação de departamento só pode ser realizado para caixas novas e caixas que não tenham sido planilhadas.
4.2. Para fazer a alocação de uma caixa, escolha a operação Alocar Departamento e preecha oNúmero da Caixa.
4.3. Clique no botão Pesquisar para alterar o departamento de acordo com a lista disponível.
4.4. Terminada a escolha do departamento aperte o botão Gravar.
Relatórios Gerenciais
Ao clicar no botão Relatórios o usuário pode gerar e imprimir relatórios que ofereceminformações sobre o acervo custodiado.
Relatórios
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Relatórios - Exemplos
Histórico de movimentação da caixa.
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Relatórios - Exemplos
Histórico de Planilhamento / Alteração por Data
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Relatórios - Exemplos
Caixas em consulta até a data.
17
Relatórios - Exemplos
Caixas novas não retornadas ao arquivo até a data.
18
Relatórios - Exemplos
Caixas recepcionadas sem planilhamento.
19
Relatórios - Exemplos
Expurgos.
20
Relatórios - Exemplos
Movimentação no período.
21
Relatórios - Exemplos
Planilhamento sem retorno de caixas até a data.
22
Relatórios - Exemplos
23
Conferência de planilhamento.
Relatórios - Exemplos
24
Solicitações liberadas ainda não autorizadas.
Relatórios - Exemplos
25
Solicitações autorizadas.
Relatórios - Exemplos
26
Solicitações negadas.
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