Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Legale
L’obbligo di fatturazione elettronica
alla PA, il nuovo Decreto Legislativo
n.127, ultime novità in ambito
conservazione digitale
Trento – 2 Ottobre 2015
Riproduzione vietata
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Copyright © 2015 Umberto Zanini
Agenda
• Introduzione
• La fattura elettronica
• L’obbligo di fatturazione elettronica alla PA
• Il Decreto Legislativo n.127 del 5 agosto 2015
• La conservazione digitale
• La conservazione digitale delle scritture contabili
• La conservazione digitale dei dichiarativi dell’intermediario
• La conservazione digitale della corrispondenza (e-mail e PEC)
• Le regole tecniche sui sistemi di conservazione
• Il Regolamento UE n.910/2014 eIDAS
Introduzione
Conservazione
digitale DPCM
3 dicembre 2013
DMEF
17 giugno 2014
Documento
informatico
Documento
cartaceo
Fattura
elettronica
Fattura elettronica
Fattura elettronica
obbligatoria per la PA
Fattura elettronica
per inviare i dati
Art. 21 del DPR
633/72 (A.I.L.)
Legge 24 dicembre
2007 n. 244
Decreto Legislativo
n.127 del 5/8/2015
La fattura elettronica
Legge 24 dicembre 2012 n.228 - Art.1 comma 325 (GU n.302 del 29 dicembre 2012)
“Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un
qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato
all’accettazione da parte del destinatario”
Modifiche all’art. 21 DPR 633/72
“La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna,
spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente ”
“Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e
la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo
periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto
possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino
un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di
servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica
qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione
elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità
dell’origine e l’integrità dei dati. ”
“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità
alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze emanato ai
sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le
fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate
elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei
registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni,
può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno
strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo
stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso
automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti,
compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui
all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto
informatico.”
Modifiche all’art. 39 DPR 633/72
Legge 24 dicembre 2012 n.228 - Art.1 comma 325 (GU n.302 del 29 dicembre 2012)
La Circolare 18/E del 24 Giugno 2014
Comportamento concludente
Il destinatario della fattura elettronica può sempre stampare il documento, e la
stampa rappresenta un comportamento per esprimere l’intenzione di conservare
su carta e di non accettare la fattura elettronica.
Asimmetria emittente-destinatario
L’emittente la fattura elettronica potrà conservare in digitale le fatture
elettroniche emesse, mentre il destinatario le potrà conservare su carta.
L’obbligo di fatturazione
elettronica alla PA
• Riduzione dei costi lato PA (registrazione, consultazione, etc)
• Riduzione degli errori per una maggiore accuratezza dei dati
• Costante monitoraggio della spesa pubblica
• Riduzione dei tempi di approvazione fatture lato PA
• Costruire un modello di riferimento anche nelle relazioni B2B
I benefici ed i vantaggi dall’obbligo di FE vs PA
• Le fatture emesse annualmente alla PA sono circa 60 milioni per un totale di
acquistato pari a 135 miliardi €
• Le PA sono 21.751 e gli uffici destinatari 50.779:
-6 giugno 2014:
PA 9.063
Uffici 19.620
-31 marzo 2015:
PA 12.688
Uffici 31.159
• I fornitori della PA sono stimati in circa 2 milioni, 80% dei quali microimprese
• A regime, si stimano risparmi per circa 1 miliardo €/anno lato PA
I soggetti coinvolti ed i risparmi*
*Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, Indice delle PA al 15.4.2015
Art.1 commi da 209 a 214 della Legge n.244 del 24 Dicembre 2007
• Obbligo per i fornitori di emettere solo fatture elettroniche
• Obbligo per le PA di accettare e pagare solo fatture elettroniche
• Obbligo per entrambi di conservare le FE in solo formato digitale
• Le PA coinvolte
• Istituzione del Sistema di Interscambio (www.fatturapa.gov.it)
• Emanazione di 2 successivi Decreti:
-DMEF 7 marzo 2008
-Agenzia delle Entrate
-Sogei Spa
-DMEF 3 aprile 2013 n.55
La Fatturazione Elettronica verso la PA
I numeri del Sistema di Interscambio Numero di fatture elettroniche ricevute dallo SDI 14.617.634
Fonte: Fatturapa.gov.it
La Fatturazione Elettronica verso la PA
I numeri del Sistema di Interscambio % di fatture scartate dallo SDI
Fonte: Fatturapa.gov.it
WWW.FATTURAPA.GOV.IT
L. 244/2007
Art.1 c.209
L. 196/2009
Art.1 c.2
Amministrazioni
autonome
ISTAT
DL 165/2001
Art.1 c.2
Autorità
indipendenti
Amministrazioni Stato
Regioni, Province, Comuni, Comunità montane
IACP, CCIAA
Enti pubblici non economici nazionali, regionali, loc.
Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale
ARAN, CONI
Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri
Agenzie fiscali
Regioni, Province autonome, Province, Comuni
Altre Amministrazioni locali
Enti nazionali di previdenza ed assistenza
…etc…
WWW.ISTAT.IT
Organi costituzionali e di rilievo costituzionale
Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri
Agenzie fiscali (n.3)
-Agenzia del Demanio
-Agenzia delle Dogane e dei Monopoli
-Agenzia delle Entrate
Enti di regolazione dell’attività economica (n.11)
Enti produttori di servizi economici (n.12)
Autorità amministrative indipendenti (n.9)
Enti a struttura associativa (n.9)
Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (n.26)
Enti ed istituzioni di ricerca (n.25)
Istituti zooprofilattici sperimentali
DMEF del 3 aprile 2013 n.55 Le amministrazioni centrali
Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri ed architetti liberi professionisti – INARCASSA
Cassa italiana di previdenza e assistenza dei geometri liberi professionisti
Cassa nazionale del notariato
Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti – CNPADC
Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali – CNPR
Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense
Ente di previdenza dei periti industriali e dei periti industriali laureati – EPPI
Ente di previdenza e assistenza pluricategoriale – EPAP
Ente nazionale di previdenza e assistenza a favore dei biologi – ENPAB
Ente nazionale di previdenza e assistenza degli psicologi – ENPAP
Ente nazionale di previdenza e assistenza dei farmacisti – ENPAF
Ente nazionale di previdenza e assistenza dei veterinari – ENPAV
Ente nazionale di previdenza e assistenza della professione infermieristica – ENPAPI
Ente nazionale di previdenza e assistenza lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico – ENPALS
Ente nazionale di previdenza e assistenza per i consulenti del lavoro – ENPACL
Ente nazionale di previdenza per gli addetti e gli impiegati in agricoltura – ENPAIA
Ente nazionale previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri – ENPAM
Fondazione ENASARCO
Fondo Agenti Spedizionieri e Corrieri – FASC
Istituto nazionale di previdenza dei giornalisti italiani G. Amendola – INPGI
Istituto nazionale di previdenza per i dipendenti dell’amministrazione pubblica – INPDAP
Istituto nazionale infortuni sul lavoro – INAIL
Istituto nazionale previdenza sociale – INPS
Opera nazionale per l'assistenza agli orfani dei sanitari italiani – ONAOSI
DMEF del 3 aprile 2013 n.55 Gli enti nazionali di previdenza ed assistenza
Regioni e province autonome
Province
Comuni
Comunità montane
Unioni di comuni
Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario
Agenzie ed enti per il turismo
Agenzie ed enti regionali del lavoro
Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l'ambiente
Agenzie regionali e provinciali per la rappresentanza negoziale
Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura
Agenzie regionali sanitarie
Autorità di ambito territoriale ottimale
Autorità portuali
Aziende ospedaliere, aziende ospedaliero-universitarie, policlinici e istituti di ricovero e cura a carattere scientifico
pubblici
Aziende sanitarie locali
Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali
Consorzi di bacino imbrifero montano
Consorzi tra amministrazioni locali
Parchi nazionali, consorzi e enti gestori di parchi e aree naturali protette
Consorzi interuniversitari di ricerca
Agenzie ed enti regionali di sviluppo agricolo
Fondazioni lirico-sinfoniche
Teatri stabili ad iniziativa pubblica
Università e istituti di istruzione universitaria pubblici
Altre amministrazioni locali (n.110)
DMEF del 3 aprile 2013 n.55 Le amministrazioni locali
Il SdI è obbligatorio
per i Ministeri, le
Agenzie fiscali e gli
Enti nazionali di
previdenza ed
assistenza sociale
Il SdI è
obbligatorio nei
confronti delle
restanti PA:
Regioni,
Comuni, etc
6 giugno
2014
31 marzo
2015
La tempistica di adozione
Ministeri:
Scuole ed altri istituti di istruzione Statale
(9.000), Polizia di Stato, Vigili del Fuoco,
Carabinieri, Esercito, Marina Militare ,
Aeronautica, Guardia di Finanza, etc
Restanti PA:
Regioni, Province, Comuni, aziende
sanitarie locali, aziende ospedaliere,
comunità montane , consorzi, CCIAA,
Università, parchi nazionali, etc
Sogei spa
Ragioneria Generale dello Stato
Fatture
Ricevute di consegna
Notifiche di scarto
P.A.
Fatture validate
Agenzia delle Entrate (Gestore del SdI)
Ministero Economia
e delle Finanze
Flusso informativo per
il monitoraggio della
finanza pubblica
Aggiornamento ogni 6 mesi
Notifiche di accettazione
Notifiche di rifiuto
Relazione periodica
SISTEMA DI
INTERSCAMBIO
www.fatturapa.gov.it
Fornitore
In formato XML, così come riportato nel documento “Specifiche tecniche operative del
formato della fattura del sistema di interscambio”
Caratteristiche della fattura elettronica da trasmettere al SDI
Firmata congiuntamente ad un riferimento temporale (“ Signing time“ )
Firmata con una firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo il formato:
-CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) ---> “.xml.p7m“
-XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped ---> “.xml“
Il file della fattura elettronica al SDI potrà essere trasmesso come:
a-un file per singola fattura
In caso di rifiuto vengono rifiutate le singole fatture
b-un file contenente un “ lotto di fatture “.
In caso di rifiuto viene rifiutato tutto il lotto.
c-un file compresso in formato .zip contenente più singole fatture oppure più lotti di fatture.
Il file .zip non va firmato mentre saranno firmati i file compressi.
In caso di rifiuto vengono rifiutate le singole fatture/lotti contenuti nel .zip
IT12345678910_00001.xml
Codice paese
(IT)
Identificativo univoco del
soggetto trasmittente
(codice fiscale 11-16 caratteri)
Progressivo
univoco del file (max 5 caratteri)
.xml.p7m
.xml
Nomenclatura del file da trasmettere
Codice Univoco
dell’Ufficio (CUU)
Le modalità di trasmissione al SDI
La trasmissione della fattura al SDI avviene attraverso l'utilizzo di uno dei seguenti 5 canali:
● PEC o analogo sistema di posta elettronica in grado di certificare data e ora dell'invio e
della ricezione, nonché l'integrità del contenuto delle stesse, e non è necessario identificarsi
in via preventiva al SDI, ma basta utilizzare un gestore incluso nell’elenco gestito da Agenzia
per l’Italia Digitale. L’indirizzo a cui inviare è [email protected] ed il SDI con il 1°
messaggio di risposta (ricevuta consegna, notifica scarto) comunica l’indirizzo PEC che si
dovrà usare per le successive trasmissioni.
● SDICOOP, un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile tramite
protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività),
ed è necessario identificarsi al SDI tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;
● SPCOOP, un sistema di cooperazione applicativa attestate su rete SPC, ed è necessario
identificarsi al SDI tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;
● SDIFTP, un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, ed
è necessario identificarsi al SDI tramite la definizione e sottoscrizione di un protocollo di
trasmissione;
● WEB, un sistema di trasmissione telematica dati esposto su rete internet fruibile tramite
protocollo HTTPS per i soggetti accreditati e disponibile nella sezione Inviare la FatturaPA
del sito www.fatturapa.gov.it .Per accedervi è necessario avere le credenziali Entratel o
Fisconline, oppure avere la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) abilitata ai servizi Ag.Entrate.
Principali caratteristiche delle diverse modalità di trasmissione
Principali caratteristiche
PEC SDICOOP Web-services
protocollo
HTTPS
SPCOOP Sistema
Pubblico di
Connettività
SDIFTP File Transfer
Protocol
WEB Inviare la
fatturaPA Fatturapa.gov.it
Accordo di servizio
No
Si
Si
Si
Avere
credenziali
Entratel o
Fisconline
Dimensione massima del file
30 MB
5 MB
5 MB
150 MB (supporto)
5 MB
Numero di file che possono
essere trasmessi
Più file
1 file
Più file
Più file
Più file
Flusso semplificato (quando si
interagisce con il SDI sia come
trasmittente che ricevente)
No
Si
Si
Si
No
I controlli effettuati dal SDI sulle fatture elettroniche ricevute
Tipologia di verifica Tipologia di errori riscontrati
Nomenclatura ed unicità del file trasmesso
(Intercettare un invio accidentale del file)
Nome file non valido (Codice 00001)
Nome file duplicato (Codice 00002)
Dimensione del file La dimensione del file supera quella ammessa (Codice…)
Verifica di integrità del documento File non è integro (firma non valida)
Verifica di autenticità del certificato di
firma
Certificato di firma non valido, scaduto o revocato
CA non affidabile
Verifica conformità del formato fattura
File è firmato senza riferimento temporale
File è firmato con riferimento temporale non coerente
File vuoto o corrotto
File non conforme al formato
La data della fattura è successiva alla data di ricezione
etc…
Verifica validità del contenuto della fattura
(Verifica con anagrafe tributaria)
IdFiscale del soggetto trasmittente non valido
IdFiscaleIVA del Cedente/Prestatore non valido
Codice Fiscale del Cedente/Prestatore non valido
Codice identificativo del destinatario non presente IPA
(salvo il caso in cui sia valore default “999999“)
Data di avvio del servizio successiva alla data del controllo
etc...
Verifica di unicità della fattura
(Intercettare un invio accidentale della
fattura)
Fattura duplicata
Fattura duplicata nel lotto
Ricevuta di consegna : comunica l’avvenuta consegna della fattura al destinatario D
al
SD
I a
l so
gg
etto
tra
smit
ten
te Notifica di scarto : comunica che non è stato superato il controllo del SDI (contiene cod. errore)
Notifica di mancata consegna : comunica l’impossibilità a consegnare la fattura al destinatario
Notifica esito (cedente / prestatore) : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei
controlli effettuati sul documento dal destinatario
Notifica di esito cessionario / committente : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della
fattura) dei controlli effettuati sul documento dal destinatario
Da
l d
esti
na
tari
o
al
SD
I
Notifica di scarto esito cessionario / committente : comunica eventuali incoerenze o errori
nell’esito inviato al SDI precedentemente (accettazione o rifiuto della fattura).
Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito : comunica
l’impossibilità di recapitare il file al destinatario
File dei metadati : file inviato con la fattura elettronica e contenente i dati principali di
riferimento utili per l’elaborazione della fattura Da
l S
DI
al
des
tin
ata
rio
Notifica decorrenza termini : comunica la decorrenza del termine limite per la comunicazione
dell’accettazione/rifiuto.
Da
l S
DI
ad
entr
am
bi
Data e ora ricezione: data
e ora in cui il file è stato
ricevuto dal SDI
Data e ora consegna: data
e ora in cui il file è stato
consegnato dal SDI
Tipo di
messaggio
Nome del file fattura
ricevuto senza estensione
Progressivo
univoco del file (max 3 caratteri)
.xml _ _
IT12345678910_00001_NS_001.xml
Nomenclatura delle ricevute/notifiche
IT12345678910_00001_AT_001_xml
IT12345678910_00001_xml
IT12345678910_00001_AT_001.zip
Att
esta
zio
ne
di
av
ven
uta
trasm
issi
on
e d
ella
fatt
ura
co
n i
mp
oss
ibil
ità
di
reca
pit
o
Fornitore P.A. Sistema di Interscambio
Trasmissione fattura al SdI Controlli propedeutici
Controlli
superati?
Notifica di scarto
Inoltro fattura e
file dei metadati
Inoltro
riuscito?
Notifica mancata consegna Ricezione fattura e
file dei metadati
Ricevuta di consegna
Verifica di accettabilità
Verifica
superata? Notifica di esito
(rifiuto fattura )
Si
No
Si No
No
Si
Attestazione di avvenuta
trasmissione della fattura
con impossibilità di
recapito
Notifica di esito
(accettazione fattura )
Nessun esito decorsi 15 giorni dalla ricevuta di consegna
Notifica di
decorrenza termini
Notifica di
decorrenza termini
Notifica di esito
committente (rifiuto)
Notifica di esito
committente (accettazione)
Verifica
esito
superata?
No
Si
Notifica di scarto esito
committente
Decorsi 10 giorni dalla notifica mancata consegna
Storage Storage
1-Produzione
fattura XML
SDI
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
10-Conservazione
digitale
Fornitore
10-Conservazione
digitale
P.A.
5-Trasmissione fattura e file
dei metadati alla PA
6-Ricevuta di consegna
Caso 1-Notifica accettazione fatture da parte della PA
8-Verifica
superata
9-Notifica di esito committente
di accettazione fattura
(entro 15 gg dal punto 6)
9-Notifica di esito di
accettazione fattura
(entro 15 gg dal punto 6)
2-Trasmissione fattura al SDI
7-Verifica
accettabilità
(coerenza
informazioni
e regolarità
documento)
SDI
2-Trasmissione fattura al SDI
4-Controlli
con esito
negativo
5-Notifica di scarto
Caso 2- Controlli con esito negativo
3- Controlli
propedeutici
Storage
6-Conservazione
digitale
Storage
Fornitore
1-Produzione
fattura XML
P.A.
5-Trasmissione
impossibile
Caso 3-Trasmissione impossibile al destinatario PA
Storage Storage
7-Richiesta soluzione
del problema
1-Produzione
fattura XML
SDI
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo 6-Notifica di mancata consegna
8A-Ricevuta di consegna
8B-Attestazione di avvenuta
trasmissione della fattura con
impossibilità di recapito
(decorsi 10 gg dal punto 6)
9-Conservazione
digitale
Fornitore
9-Conservazione
digitale
P.A.
2-Trasmissione fattura al SDI
Storage Storage
1-Produzione
fattura XML
SDI
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
10-Conservazione
digitale
Fornitore
10-Conservazione
digitale
P.A.
Caso 4-Rifiuto fattura da parte della PA
5-Trasmissione fattura e file
dei metadati alla PA
6-Ricevuta di consegna
7-Verifica
accettabilità
(coerenza
informazioni
e regolarità
documento)
8-Verifica
non
superata
9-Notifica di esito
committente di rifiuto fattura
(entro 15 gg dal punto 6) 9-Notifica di esito di rifiuto
fattura (entro 15 gg dal punto 6)
2-Trasmissione fattura al SDI
Storage Storage
1-Produzione
fattura XML
SDI
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
10-Conservazione
digitale
Fornitore
10-Conservazione
digitale
P.A.
5-Trasmissione fattura e file
dei metadati alla PA
6-Ricevuta di consegna
8-Nessun
esito
Caso 5-Nessuna notifica di esito da parte della PA
9-Notifica di decorrenza termini
(decorsi 15 gg dal punto 6)
9-Notifica di decorrenza termini
(decorsi 15 gg dal punto 6)
2-Trasmissione fattura al SDI
7-Verifica
accettabilità
(coerenza
informazioni
e regolarità
documento)
1-Accertarsi che il cliente PA rientri nell’obbligo
2-Individuare il CUU da inserire in fattura
3-Individuare l’eventuale CIG e CUP da inserire in fattura
4-Creare la fattura elettronica in formato XML
5-Verificare la presenza di eventuali allegati da inserire nel file XML
6-Firmare digitalmente il file XML
7-Verificare la correttezza del file XML
8-Trasmettere il file XML
9-Attendere la “Ricevuta di consegna”
10-Attendere la “Notifica di esito” dalla PA
La fattura elettronica alla PA in 10 passaggi
http://certificazionecrediti.mef.gov.it
PCC
Certificazione dei crediti nei
confronti delle PA (Art. 7 DL 8 aprile 2013 n.35)
Cessione di credito o
anticipazione con banca o
intermediario finanziario
Compensazione con debiti
tributari iscritti a ruolo
Compensazione con somme
dovute in base a istituti
definitori e deflativi
Per crediti al
31.12.2013,
eventuale garanzia
dello Stato nelle
cessioni pro-soluto
Accertamento con
adesione, adesione
verbali
constatazione, etc
Cartelle esattoriali
notificate entro il
30 settembre 2013
Monitoraggio dei debiti delle
pubbliche amministrazioni (Art. 27 DL 24 Aprile 2014 n.66)
Invio
Ricezione
Contabilizzazione
Comunicazione dei debiti scaduti
Pagamento
Eventuale Certificazione
Eventuali anticipazione e/o cessione dei
crediti
Eventuali compensazioni
Decreto Legislativo n.127
del 5 agosto 2015
Contribuente
Trasmissione dei
dichiarativi fiscali Agenzia delle
Entrate
Contribuente Agenzia delle
Entrate
Diretta interazione
Source: Tax Compliance by Design - Achieving improved SME Tax Compliance by Adopting a System Perspective, OECD, 2014:
Tax compliance a costi bassi
Alta affidabilità dei dati raccolti a costi bassi
Ag.Entrate diventa un «facilitatore» Tax compliance
Ridurre gli adempimenti a carico dei contribuenti
Controllo da remoto per ridurre l’evasione fiscale
Data inizio Ambito Cosa prevede il Decreto Legislativo n.127 Cosa manca
1° luglio
2016
Fattura
Elettronica e
conservazione
Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate per
tutti i contribuenti, di generazione, trasmissione
e conservazione delle fatture elettroniche
Fattura
elettronica e
conservazione
Servizio gratuito di Unioncamere ed Agid per
taluni contribuenti, di generazione, trasmissione
e conservazione delle fatture elettroniche
Decreto del MEF per
individuare i soggetti
destinatari del servizio
1° gennaio
2017
Opzione per la
trasmissione
telematica dei
dati di tutte le
fatture di
acquisto e
vendita
Viene meno l’obbligo di comunicazione dello
spesometro, della black list, degli elenchi degli
acquisti intracomunitari beni e servizi, delle
comunicazioni contratti società leasing, e
comunicazione acquisti da San Marino
I rimborsi IVA verranno eseguiti entro 3 mesi
dalla presentazione della dichiarazione annuale
I termini di decadenza sono ridotti di 1 anno se
garantita la tracciabilità dei pagamenti
L’opzione se non revocata si estenderà di
quinquennio in quinquennio
Provvedimento del
Direttore dell’Agenzia
delle Entrate per definire
le regole tecniche e la
modalità di attuazione
della trasmissione dei
dati delle fattura
Possibilità di usare lo SDI per trasmettere le
fatture elettroniche e per riceverle (.xml PA)
Entro 6
mesi entrata
in vigore
Controlli a
distanza
Nuove modalità semplificate di controlli a
distanza degli elementi acquisiti dall’Agenzia
delle Entrate sui dati trasmessi
Decreto del MEF
Data inizio Ambito Cosa prevede il Decreto Legislativo n.127 Cosa manca
1° gennaio
2017
Opzione per la
trasmissione
telematica dei
dati dei
corrispettivi
L’opzione consentirà di maturare i benefici già
rilevati con riguardo alla trasmissione
all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le
fatture emesse e ricevute
L’opzione consentirà di sostituire gli obblighi di
registrazione di cui all’art.24 c.1 DPR 633/72
L’opzione se non revocata si estenderà di
quinquennio in quinquennio
Garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati
Provvedimento del
Direttore dell’Agenzia
delle Entrate per definire
le regole tecniche, e le
caratteristiche degli
strumenti di trasmissione
Programma di
assistenza per
contribuenti di
minori
dimensioni
Devono aver optato per la trasmissione
telematica dei dati di tutte le fatture emesse e
ricevute e dei corrispettivi
Verranno messe a disposizione le informazioni
necessarie per le liquidazioni periodiche e per
la dichiarazione annuale Iva
Verranno meno gli obblighi di registrazione di
cui agli articolo 23 e 25 del DPR 633/72
Verranno meno gli obblighi di apposizione del
visto di conformità o sottoscrizione alternativa
e la garanzia di cui all’art.38-bis DPR 633/72
Decreto del MEF per
individuare i soggetti
ammessi al regime
Fornitore Sistema di
Interscambio Cliente
Sogei Spa
Agenzia delle
Entrate
Fattura
Notifiche di esito (A/R)
Ricevuta di consegna
Fattura validata
Piattaforma web
Messa a disposizione
dei dati acquisiti
Consultazione dei
dati acquisiti
Consultazione dei
dati acquisiti
Notifiche di esito (A/R)
La conservazione digitale
01 FattureEmesse
02 FattureRicevute
03 NotaVariazioneAumento
04 NotaVariazioneDiminuzione
05 DocumTrasporto
06 Scontrino
07 Ricevuta
08 Bolla
09 LibroGiornale
10 LibroInventari
11 LibroMastro
12 RegistroCronologico
13 LibroCespiti
14 RegistroIrpef
15 RegistroFattureAcquisto
16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio
17 RegistroFattureEmesse
18 RegistroFattureInSospeso
19 RegistroCorrispettivi
20 GiornaleFondo
21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio
22 RegistroEmergenzaIva
23 Bollettario
24 RegistroPrimaNota
25 RegistroUnicoIva
26 RegistroRiepilogativoIva
27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe
28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm
29 RegistroTrasferimentiIntraUe
30 RegistroDichIntentiEmesse
31 RegistroDichIntentiRicevute
32 RegistroOmaggi
33 RegistroMemoriaProdContrassegno
34 RegistroLavorazioneProdContrassegno
35 RegistroCaricoProdContrassegno
36 RegistroScaricoProdContrassegno
37 RegistroBeniInDeposito
38 RegistroBeniInContoLavorazione
39 RegistroBeniComodato
40 RegistroBeniProva
41 RegistroSezionaleIvaInterno
42 RegistroCaricoStampatiFiscali
Quali sono i documenti e le scritture contabili che si
possono conservare in solo formato digitale?
43 RegistroSocControllantiControllate
44 RegistroCaricoScaricoRegimeMargineMetodoAnalitico
45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale
46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale
47 RegistroCaricoCentriElabDati
48 RegistroScaricoCentriElabDati
49 RegistroSommeRicevuteDeposito
50 RegistroEditori
51 LibroSoci
52 LibroObbligazioni
53 LibroAdunanzeDelibAssemblee
54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione
55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale
56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo
57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti
58 AltriRegistri
59 UnicoPersoneFisiche
60 UnicoSocietaPersone
61 UnicoSocietaCapitale
62 UnicoEntiNonCommerciali
63 IrapPersoneFisiche
64 IrapSocietaPersone
65 IrapSocietaCapitale
66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati
67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici
68 Modello730
69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale
70 ModelloIva
71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva
72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche
73 ModelloIva74Bis
74 ComunicazioneAnnualeDatiIva
75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale
76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute
77 Modello770Semplificato
78 Modello770Ordinario
79 ModelloCertificazioneCud
80 ModelloF23
81 ModelloF24
82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico
83 ModelliAnnotazioneSeparata
84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione
85 AltriDocumenti
Quali sono i documenti e le scritture contabili che si
possono conservare in solo formato digitale?
Il DMEF del 17 giugno 2014 Formato. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche
dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità.
Garanzie. Rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del CAD, le regole tecniche
sui sistemi di conservazione e le altre norme tributarie in tema di tenuta della contabilità.
Ricerca. Siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione per cognome, nome,
denominazione, C.F, P.Iva, data (laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste).
Il processo di conservazione. Il processo di conservazione termina con l'apposizione della
firma digitale e della marca temporale sul pacchetto di archiviazione.
Conservazione di documenti analogici. Il procedimento di generazione delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture
analogici termina con l'apposizione della firma digitale.
Per i documenti analogici originali unici, serve un Notaio o altro pubblico ufficiale
Tempistica. Il processo di conservazione (comprese le fatture elettroniche) deve essere
svolto entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter del decreto-legge 10 giugno 1994, n.
357 ( entro i 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali).
Comunicazione. Il contribuente comunica che effettua la conservazione digitale in DR
Imposta di bollo. Pagamento entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio
Fattura 1321.pdf
Fattura 1322.pdf
Fattura 1323.pdf
Fattura 1324.pdf
Fattura 1325.pdf
775313b4da7e63d2cc3f721e212cfff02
7563411e6c0f61f8488133aa95b8eae
a4829bbd3f7ad4ea5b37b08934f8d2a7
3b85335781ff062b4b670491925e0a47
ecd5f5008d5da9cdb7629468313266e6
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1/2-Come avviene il processo di
conservazione digitale
FD + RT
FD + RT
FD + RT
FD + RT
FD + RT
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
2/2-Come avviene il processo di
conservazione digitale
+ FD e MT del
Responsabile della
Conservazione
Quali strumenti servono per la
conservazione digitale?
Firma digitale
Riferimento temporale
Marca temporale
Il riferimento temporale
WWW.INRIM.IT
La marca temporale
2 settembre 2014
16.20.10
Funzione di hash
(SHA-256) 3afdc96b35e60a6c3
d98fc06ca8647ad5a
106c862503cb64f98
2d260928c7285
2CBD 08E4 A85D 3FA4 C7DF 605E A411 1889 39D2
3D83 AA3E B56F E901 797E 0E76 165F C5E5 3E0F 4D2C
BC8F 1328 41B9 4EE9 506F B975 3395 98A0 6470 816E
3139 83A4 9AEE A43D 0BC5 F79D 0421 E102 D2BB
99C2 F4B9 3062 D2A3 3D78 1FEA B2A7 D403 50B5 39A5
5055 BECD 5D19 223C BB73 5FD2 5FC8 C46C 03D8
BEAA 112D F5DA 5B37 F4D4 E403 F015
Altre informazioni….
Certificatore
Accreditato
La conservazione degitale delle
scritture contabili
«Art. 2215-bis. - Documentazione informatica
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge
o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere
formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni
momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria
e originale da cui e` possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di
regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti
informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma
digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale
devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo
annuale di cui al terzo comma;
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici,secondo quanto previsto dal presente
articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile
Per i libri e per i registri la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di
natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione
digitale contenute nelle medesime disposizioni».
Il nuovo art. 2215-bis del Codice Civile Legge n.106 del 12 luglio 2011 (GU n.160 del 12 luglio 2011)
Conservazione
cartacea
Conservazione
digitale
Stampa annuale su libri
con vidimazione
secondo l’art.2215 c.c.
Conservazione digitale
di documento informatico
Conservazione digitale
di documento analogico
di anni pregressi
FD e MT annuale
secondo l’art.2215/bis c.c.
+
conservazione annuale con
FD e MT del RCS
Stampa annuale su libri
senza vidimazione
Produzione annuale di
file del libro stampato +
FD e MT del RCS
(Risoluzione 158/E-2009)
Regolarmente conservato
ai fini civili e fiscali
+
valore probatorio
artt.2709 e 2710 c.c.
Le 5 diverse modalità per conservare le scritture contabili
Conservazione annuale con
apposizione di
FD e MT del RCS
“Le trascritte disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione
dell’immagine, tale modalità, dunque, deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole.
Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e
dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine
rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.
Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della
conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del
d.P.R. n. 633 del 1972.”
“Proiettando i principi testé enunciati alla fattispecie rappresentata dall’istante, se ne ricava che, ferma
restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti
dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della
relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di
stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il
contenuto rappresentativo del documento.
Come precisato, è indispensabile che l’immagine sia memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata
la leggibilità nel tempo, con garanzia dell’ordine cronologico e senza soluzioni di continuità. Peraltro,
fin dal momento della memorizzazione dovranno essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazione
secondo i menzionati indici”.
Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15-6-2009 Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronici non aventi le
caratteristiche dei documenti informatici
Libro giornale Alfa Srl.pdf
Mastri contabili Alfa Srl.pdf
Registro cespiti Alfa Srl.pdf
Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf
Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf
Libro giornale Alfa Srl.pdf.m7m
Mastri contabili Alfa Srl.pdf.m7m
Registro cespiti Alfa Srl.pdf.m7m
Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf.m7m
Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf.m7m FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
FD + MT
FD + MT
FD + MT
FD + MT
FD + MT
La conservazione digitale delle scritture contabili
I° - Firma digitale e marca temporale su ciascun file
8e35c2cd3bf6641bdb0e2050b76932cb
b2e6034a0ddacc1d9bea82a6ba57f7cf
cd0aa9856147b6c5b4ff2b7dfee5da20a
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aa9402664f1a41f40ebbc52c9993eb66
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c9ed3361591b8a92ac70986b54441d0
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
+ FD e MT del
Responsabile della
Conservazione
La conservazione digitale delle scritture contabili
II° - Firma digitale e marca temporale su file SInCRO
Assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici
(Art.6 DMEF 17 giugno 2014)
Pagamento in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
-libro giornale e libro degli inventari
-ogni altro registro , se bollato e vidimato secondo le
norme dell’art 2215 e 2216 del c.c.
-registro generale delle conservatorie dei registri
immobiliari previsto dall’art 2678 del c.c.
Versare € 16,00 ogni 2.500
registrazioni o frazioni di esse
1-Atto di affidamento + nomina responsabile della conservazione
2-Entro 120 gg chiusura anno assolvere imposta di bollo con F24
3-Apposizione sui singoli file della FD + RT (valutare FD + MT)
4-Chiusura processo di conservazione con FD +MT su file SInCRO
5-Compilare il prospetto in DR
La conservazione digitale delle scritture contabili
dei clienti in 5 passaggi
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
1= conservazione
digitale
2= conservazione
cartacea
La conservazione digitale dei
dichiarativi dell’intermediario
”I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano ,anche su supporti informatici ,per il periodo
previsto dall’art.43 del DPR 29 settembre 1973 n.600 , copia delle dichiarazioni trasmesse , delle quali
l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su supporto conforme a quello approvato con
il provvedimento di cui all’art.1. comma 1” (Art.3 comma 9 bis DPR 322/1998)
“I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti
di cui ai commi 2-bis e 3, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica
29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato
con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1, nonche' i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre
la dichiarazione. L'Amministrazione finanziaria puo' chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti”.
(Art.3 comma 9 DPR 322/1998)
“I contribuenti e i sostituti d'imposta debbono conservare l'originale della dichiarazione trasmessa, redatta su modello
cartaceo e sottoscritta, nonche' la comunicazione dell'Agenzia delle Entrate attestante l'avvenuta ricezione e, in caso di
presentazione tramite un soggetto incaricato, anche l'impegno a trasmettere la dichiarazione rilasciato da quest'ultimo
ai sensi dell'articolo 3, comma 6.
I soggetti incaricati della trasmissione conservano, per il medesimo periodo previsto dall'articolo 43 del DPR n. 600 del
1973, la copia delle dichiarazioni trasmesse.
Al fine di risolvere i notevoli problemi di archiviazione delle dichiarazioni cartacee, viene ora consentito, in alternativa
alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti
informatici. In tal caso e' fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora
l'Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta”. ( Circolare n.6/E del 25 gennaio 2002)
La conservazione digitale delle
dichiarazioni dei redditi
Risoluzione del 8 agosto 2008 n.354/E Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni-Conservazione delle copie delle dichiarazioni - Obbligo
di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate dall’incaricato su supporti informatici:
non sussiste
“Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento
essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo
requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su
supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano
riproducibili su modello conforme a quello approvato.
Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le
copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono
“anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento
informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di
conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23
gennaio 2004.
Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall’istante, in applicazione del citato articolo
3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui “Ai soli fini della presentazione delle
dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico Entratel si considerano soggetti
incaricati della trasmissione delle stesse: a) gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei
ragionieri e dei periti commerciali (…);d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i
lavoratori dipendenti e pensionati; (…)”.
Originale
Copia
Sottoscrizione del
contribuente
Conservazione a cura del contribuente Stampa cartacea
Sottoscrizione
dell’intermediario
Formato digitale Conservazione digitale a cura dei
soggetti incaricati della trasmissione
telematica delle dichiarazioni
La conservazione digitale delle
dichiarazioni dei redditi
Unico Paolo Rossi.pdf.p7m
Unico Giorgio Verdi.pdf.p7m
Unico Paolo Neri.pdf.p7m
Unico Marco Bianchi.pdf.p7m
Unico Walter Rossi.pdf.p7m
FD + RT
FD + RT
FD + RT
FD + RT
FD + RT
La conservazione digitale della copia dell’intermediario
I° - Firma digitale e riferimento temporale su ciascun file
Unico Walter Rossi
Unico Marco Bianchi
Unico Paolo Neri
Unico Giorgio Verdi
Unico Paolo Rossi
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a9056e0a798b7fa8dd95395f689cfb86
873d675a1cbb228a80ab8ad09af99ff2
dcb164ca1767d29362e5b6f6b42fce57
0745ce9594b1577e8f755853e040af77
1147c347f5c985c60a61050ffccbade
15d3dc2c5f77679cd7eb676606f297ba
ae003a3cf75cf0f4a6bd4110d5fe84f6
c45cb135b04beba6bc204d91bea3c1b5
3ffe0ce27daae525045552e2789a193e
La conservazione digitale della copia dell’intermediario
II° - Firma digitale e marca temporale su file SInCRO
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
+ FD e MT del
Responsabile della
Conservazione
La conservazione digitale della
corrispondenza (e-mail e PEC)
Ricevuta di accettazione Ricevuta di avvenuta consegna
Le regole tecniche sui
sistemi di conservazione
Il sistema di conservazione e le garanzie richieste
Il sistema di conservazione, tramite l’impiego di regole, procedure e tecnologie,
deve garantire, con riguardo agli oggetti conservati, e per il periodo dalla presa
in carico dal produttore fino all’eventuale scarto:
-l’autenticità
-l’integrità
-l’affidabilità
-la leggibilità
-la reperibilità
“Autenticità: caratteristica di un documento informatico
che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza
aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può
essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e
l'integrità del documento informatico“
“Integrità: insieme delle caratteristiche di un documento
informatico che ne dichiarano la qualità di essere
completo ed inalterato“
“Affidabilità: caratteristica che esprime il livello di
fiducia che l’utente ripone nel documento informatico“
“Leggibilità: insieme delle caratteristiche in base alle
quali le informazioni contenute nei documenti informatici
sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei
documenti“
Produttore
“persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il
documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del
trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche
amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione
documentale“
(Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
Il produttore, l’utente ed il RCS
Responsabile della conservazione
“soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8,
comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione “
(Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
Utente
“persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di
gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei
documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse “
(Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
Pacchetto informativo
“contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti
informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche),
oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare “
(Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
3 diversi tipi di PI: PdV, PdA, PdD
Pacchetto di versamento
“pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione
secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di
conservazione“ (Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
Pacchetto di archiviazione
“pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più
pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del
presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di
conservazione “ (Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
Pacchetto di distribuzione
“pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in
risposta ad una sua richiesta “ (Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
Sistema di Conservazione P
rod
utt
ore
Ute
nte
Pacchetto
di Versamento
Pacchetto
di Distribuzione
Pacchetto
di Archiviazione
Storage
Responsabile della conservazione
1/2-Il responsabile della conservazione
In particolare il responsabile della conservazione:
a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia
dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata,
nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi
e della leggibilità degli stessi;
g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare
tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e,
ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo
all’obsolescenza dei formati;
2/2-Il responsabile della conservazione
h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi
del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
ai sensi dell’articolo 12;
l. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento,
garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al
medesimo attribuite;
m. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie
per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
n. provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all’archivio
centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
o. predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in
presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
1/2-Il manuale di conservazione
Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente:
1- l’organizzazione
2-i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi
3-il modello di funzionamento
4-la descrizione del processo
5-la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate
6-le misure di sicurezza adottate
7-ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento,
nel tempo, del sistema di conservazione
2/2-Il manuale di conservazione
Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno:
a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo
in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
b. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei
diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione
dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento,
comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema
di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche,
fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione
e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero
trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni,
non già presenti nel manuale di gestione;
m. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale,
indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
n. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti
I formati da impiegare nella conservazione
Formato: “Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il
documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file”
(Allegato 1 – Glossario/Definizioni)
I documenti informatici destinata alla conservazione utilizzano i formati
previsti nell’ Allegato 2 :
1-PDF-PDF/A
2-TIFF (formato raster)
3-JPG
4-Office Open XML (OOXML) (sviluppato da Microsoft: .docx; xlsx; pptx)
5-Open Document Format (sviluppato da OASIS e derivato da XML)
6-XML (sviluppato da W3C)
7-TXT
8-Formati messaggi di e-mail (standard RFC 2822/MIME)
“ I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti
informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione motivandone le
scelte effettuate; sono altresì specificati i casi eccezionali in cui non è possibile
adottare i formati in elenco motivandone le ragioni “. (Allegato 2 – Formati)
Regolamento UE
n.910/2014 eIDAS
Persona
giuridica
Persona
fisica
Firma
elettronica
qualificata
Firma
elettronica
avanzata
Firma
elettronica
Sigillo
elettronico
qualificato
Sigillo
elettronico
avanzato
Sigillo
elettronico
Autenticazione
dei siti web
Recapito
elettronico
certificato
Validazione
temporale
elettronica
Recapito
elettronico
qualificato
certificato
Validazione
temporale
elettronica
qualificata
Principali
caratteristiche
Firma elettronica Sigillo elettronico Validazione
temporale
Recapito
elettronico
Autenticaz.
sito web
FE FEA FEQ SE SEA SEQ VTE VTEQ REC REQC ASWQ
Usato dalle persone fisiche per
firmare ● ● ●
Effetti giuridici equivalenti alla
firma autografa ●
Usato dalle persone giuridiche
per garantire l’origine e l’integrità ● ● ●
Presunzione di correttezza
dell’origine ed integrità dati ●
Usato per collegare i dati ad una
particolare ora e data ● ●
Presunzione di accuratezza della
data e dell’ora e di integrità dati ●
Usato per provare l’avvenuto invio
e l’avvenuta ricezione ● ●
Presunzione di integrità dei dati,
di invio da parte del mittente, di
ricezione da parte del destinatario
e di accuratezza data ed ora
●
Usato dalle persone fisiche e
giuridiche per autenticare un sito
web ●
Grazie per l’attenzione
Riproduzione vietata
Nessuna parte del presente documento potrà essere riprodotta o diffusa con un mezzo qualsiasi
Copyright © 2015 Umberto Zanini
Umberto Zanini
Dottore Commercialista e Revisore Legale
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