22/04/23titre présentation 1
La Démarche Qualité en Recherche au sein de l’axe
Endommagement et Durabilité de l’institut Pprime
« Pprime/DPMM/ED »
Institut P’ • UPR CNRS 3346Département Physique et Mécanique des MatériauxENSMA • Téléport 21, avenue Clément Ader • BP 40109F86961 FUTUROSCOPE CHASSENEUIL Cedex
10/12/2013
Anne Laure Gorge, David Mellier, Denis Bertheau
22/04/23Sommaire 2
Sommaire
• Contexte (PPRIME/DPMM/Axe ED)• Historique DQeR• Outils liés à la DQeR• Exemple d’outils développés en interne : Le gestionnaire
de demandes d’appui technique (GDAT)1. Contexte2. Expression du besoin3. Planning du projet4. Fonctionnement de l’outil5. Statistiques6. Résultats de l’enquête7. Evolutions et perspectives
Contexte
• Service Administratif /Gestion
Eliane BONNEAUBrigitte VIGNER
Francine BAYLE
• Service InformatiqueGérald SAILLY
• Service Calcul numérique
Mikaël GUEGUEN
35 Chercheurs et 53 doctorants
Historique de la démarche qualité au sein du DPMM/ED2004 Formation SPI - CNRS « DEMARCHE QUALITE EN RECHERCHE, AMELIORER LA TRACABILITE ET LA CAPITALISATION DES CONNAISSANCES DANS LES LABORATOIRES DE SCIENCES POUR L’INGENIEUR »Formation G Sailly; D BertheauObjectif : Création d’une base de données d’essais mécaniques 2006 Formation de G BENOIT; C REBOURSObjectif : Maîtrise des équipements (Inventaire, documentation, formation)2008 Formation de D MELLIERObjectif : Gestionnaire de demande d’appui technique2009 Formation de AL GORGEObjectif : Gestion documentaire
Mais bien d’autres chantiers ont été débutés et conduits à bien …. ou non….
Contexte
Contexte
Administratif et financier
Activités de recherchePôle technique
GDAT 2009
Optimisation de la gestion des ressources humaines et techniques lors de la réalisation et rédaction de contrat 2009
Optimisation du suivifinancier des contrats 2007
Hygiène Sécurité 2007
Espace partagé•Descriptif des équipements (public)
•Gestion des équipements (privé)Expérimental 2008, élec 2008, atelier 2009
BDD 2005
Gestion documentaire 2009
Réservation équipements, matériels et salles (GRR) 2010
Réunion technique hebdo fin 2007
Maitrise des étalonnages en température 2012
Contexte
Objectifs :• Améliorer l’organisation et l’efficience du personnel• Faciliter les échanges entre les différents métiers• Formaliser les méthodes de travail• Faciliter l’accueil des nouveaux entrants• Faciliter les démarches récurrentes• Pérenniser les savoir-faire• Assurer la fiabilité et l’accessibilité des données
Moyens :• Participation à la formation DQeR et intégration du réseau qualité• 3 personnels techniques membre de la « cellule qualité »• Réunion « qualité » régulière (depuis déc. 2008) puis bi-mensuelle (depuis juin 2010) suivi
de la rédaction de CR
Gestion des demandes d’appui technique 7
Gestion des demandes d’appui technique (GDAT)
1. Contexte
2. Expression du besoin
3. Planning du projet
4. Fonctionnement de l’outil
5. Statistiques
6. Résultats de l’enquête
7. Evolutions et perspectives
Thématiques de recherche nécessitant d’importants moyens expérimentaux et numériques répartis sur 2 sites : ENSMA 1600m² + CEAT 400m²
Moyens d’essais mécaniques• 20 machines d’essais mécaniques• Instrumentations diverses
caméra IR, caméra HR, Emission acoustique, pyromètre…• 9 bancs de fluage• 20 fours et enceintes de traitement thermique
-50°C ; 1800°C• DARTEC(2013 Equipex)
+/- 1000KN, +/-5000N.m-1, 1200Bar• HYCOMAT (2010)
400Bar, H2, CO2
• MAATRE (2008)1700°C, 300°C/s
Moyens d’observation et caractérisation physique• 1 MET, 3 MEB (EDS, EBSD), 1 FEG, 3 MO• 2 DSC, 1 DMA, 1 diffractomètre…• Tomographe avec machines d’essais in-situ (2013 Equipex)Moyens de calcul• 2 clusters (860 cœurs et 8 téraflops)
Hycomat, CEAT
Gestion des demandes d’appui technique 8
Contexte : matériels
Avant 2005
Depuis
Equipe de recherche
Equipements
Equipements
Renouvellement récent des personnels ITA (entre 2005-2013, 10/18 changements)
•Changement des profils de poste•Changement de fonctionnement
Pôle technique
Equipe de recherche
Equipements
Equipe de recherche
Equipements
Gestion des demandes d’appui technique 9
Contexte : organisation de l’axe
Avantages :•Favorise l’accès des équipements, des savoirs faire et des compétences techniques à l’ensemble du personnel (référents techniques)•Permet une gestion centralisée de l’ensemble des équipements (achat, maintenance, formation,…)Contrainte :•Multiplie les interfaces
Depuis
Equipements
Pôle technique
Gestion des demandes d’appui technique 10
Contexte : organisation de l’axe
3 (Processus : Appui technique
• Former , accompagner les demandeurs• Réaliser des essais et calculs • Développer/adapter des dispositifs• Faire de la veille technologique• Acheter de nouveaux moyens et se former• Capitaliser les expériences• Suivre les équipements (métrologie, maintenance)• Améliorer le fonctionnement du pôle technique (DQR)
2 (Entrées immatérielles:
Besoin en formationBesoin d’accompagnementBesoin expertiseContrats de recherche, thèses, stages, prestations
6 (Ressources internes: Compétences techniquesExpériences et savoir-faireEquipements techniques
6 (Supports externes: Bureau d’études et atelierService informatiqueService gestionService administratif
5 (Indicateurs de succès du processus:
Satisfaction des demandeurs vis-à-vis du besoin initial
7 (Améliorations sur ses pratiques:
Propositions d’achats de matériels
Anticipation des demandes à venir
2 (Entrées matérielles: Eprouvettes, matièresBesoins équipements complémentairesEquipements fiables
4 (Sorties immatérielles: Personnels formésPersonnels accompagnésCompétences techniques accruesCapitalisation des connaissances
4 (Sorties matérielles: Données expérimentales fiables et capitaliséesEquipements développés et entretenusAcquisitions équipementsOutils supports
1 (Public, client : Chercheurs, doctorants, stagiaires,industriels
DEMANDEURS
1 (Entité de service : Pôle technique de l’axe
11
Contexte : fonctionnement du Pôle Technique
INTERVENANTS
35 C et EC (demandeurs)
Vis-à-vis des activités techniques, on considère 2 catégories de personnels :Les demandeurs et les intervenants :
En 2008 4 demandeurs/intervenantaujourd’hui 8,4
demandeurs/intervenant
53 doctorants (demandeurs)
22 stagiaires (demandeurs)
18 ITA/BIATSS (intervenants)
0
10
20
30
40
50
60
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
GDAT
Gestion des demandes d’appui technique 12
Contexte : personnels
Activité contractuelle forte => nombre de doctorants et stagiaires
Gestion des demandes d’appui technique 13
Expression du besoinBesoin : Formaliser, optimiser et assurer une traçabilité des demandes d’appui technique
Clarification : (projet d’intégration pendant la formation DQR INSIS)
•QQOQCP : « Comment améliorer la gestion des demandes d’appuis techniques ? »
•Brainstorming silencieux
Action : Création d’un outil support avec les objectifs suivants :
Outil nommé GDAT pour Gestionnaire de Demande d’Appui Technique
1 - Créer une fiche et analyser les demandes
2 - Définir e
t afficher les champs de
compétence
• être en contact avec le bon interlocuteur
• suivre les étapes de la réalisation• avoir une traçabilité de ses
demandes• garantir une égalité de traitement
Pour les intervenants :
• répartir les demandes (compétences et charge de travail)
• planifier et optimiser les réalisations
• archiver les réalisations• disposer d’un outil d’analyse• éviter l’urgence perpétuelle• grouper les formations
Pour les demandeurs :
«Comment améliorer la gestion des demandes d’appuis techniques ? »
Etude et analyse•Projet intégration DQeR INSIS du CNRS de David Mellier•Rédaction du CDC•MAJ de la liste des référents par compétence technique
Codage et tests unitaires•Jan. : Développement informatique•Mai : Test de la fiche « essais mécaniques »•Juin : Développement et test des fiches « préparation », « électronique » …Intégration•Sept. : Présentation et validation par la direction•Oct. : Séminaire présentation et mise en place
Validation•Oct. : phase d’appropriation et déboguage (1 mois -230 saisies)•Nov. : Mise en service effective des 3 fiches•Mars : Ajout des fiches « microscopie » et « numérique »
Mars 2008
2009
2010
2011
Gestion des demandes d’appui technique 14
•A plus de 3 ans : Enquête sur la DQR
Planning du projet GDAT
Jan. 2013
Retours d’expériences•A 1 an : 1er retour d’expérience
•Outil à 2 interfaces : Demandeur ou utilisateurintervenant ou administrateur
•Fonctionnement décrit par une procédure
Gestion des demandes d’appui technique 15
GDAT : fonctionnement de l’outil
•Outil à 2 interfaces : Demandeur ou utilisateurintervenant ou administrateur
•Fonctionnement décrit par une procédure
•Outil en ligne (accès, login, charte, saisie demande)
Gestion des demandes d’appui technique 16
GDAT : fonctionnement de l’outil
•Outil à 2 interfaces : Demandeur ou utilisateurintervenant ou administrateur
•Fonctionnement décrit par une procédure
•Outil en ligne (accès, login, charte, saisie demande)
•Email d’alerte au changement de statut de la demande•Nouvelle•En attente / En cours•Clôturée
Gestion des demandes d’appui technique 17
GDAT : fonctionnement de l’outil
•Renseignements généraux (coordonnées demandeurs…)=> Donne le contexte (priorité, délais…)
•6 TYPES de fiche=> Cible le(s) intervenant(s)
•4 NATURES de demande=> Donne le niveau d’intervention
•DÉTAILS TECHNIQUES=> Définit les besoins / équipements
Demande d’accompagnement
Demande de développements
particuliersDemande de réalisation
Demande de formation Numérique
Microscopie
Electronique
DSC/DMA
Préparation
Gestion des demandes d’appui technique 18
Série de champs inter-dépendants
GDAT : Arborescence
Essais mécaniques etinstrumentation
Gestion des demandes d’appui technique 19
GDAT : interface demandeur
20
GDAT : interface demandeur
Gestion des demandes d’appui technique 21
GDAT : interface intervenant
•Affichage personnalisé par domaine d’activité•Classification des demandes par statut•Visualisation rapide•Mode édition•Edition en PDF•Outils
Gestion des demandes d’appui technique 22
Statistiques sur les domaines
…demandes
Essais et instrumentation
34%
Microscopie20%
Numérique6%
Préparation19%
DMA DSC11%
Electronique10%
Répartition par secteur d'activité
Microscopie20%
Numérique7%
Préparation27%
DMA DSC7%
Electronique7%
Essais et instrumentation
32%
…référents techniques
Répartition par type de fiche des…
Adéquation de la répartition des demandes et celle des référents
Statistiques sur les demandes
8
13
18
23
28
33
sept oct nov déc janv févr mars avr mai juin juil août
Mois
Nb
de
dem
and
es
Evolution moyenne du nombre de demandes d’appui au cours d’une année scolaireFerm
etu
re d
e l’é
cole
Ferm
etu
re d
e
l’école
1ère
vag
ue d
e
sta
gia
ires
2èm
e v
ag
ue d
e
sta
gia
ires
Nou
veau
x
docto
ran
ts
Gestion des demandes d’appui technique 23
Identification des pics d’activité
Statistiques sur les demandes
Gestion des demandes d’appui technique 24
Nombre cumulé de demandes
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
oct.-09 juin-10 févr.-11 nov.-11 juil.-12 mars-13
No
mb
re d
e d
em
and
es
•Au 1er mai 2013, 848 demandes saisies => ~220 demandes/an
•1355 jours de travail
•97 demandeurs
•Les demandes de 64 doctorants/stagiaires ont été gérées
Nombre total de demandes
Unique outil pour exprimer ses demandes
Statistiques : actions complémentaires
Gestion des demandes d’appui technique 25
2 réunions d’accueil par an : oct. et février
Regroupement des formations
Réservations des équipements anticipées
Meilleure gestion de l’activité globale de chacun
Clarification du partage des tâches
Mise en place d’une matrice de compétences
Enquête DQR (janvier 2013)Nous souhaitions recueillir :• L’appréciation globale
• Le taux d’utilisateur
• Les problèmes rencontrés
• Les propositions d’amélioration
Gestion des demandes d’appui technique 26
Pour les sujets suivants :• Réunion d’accueil
• GDAT
• GRR
• DQR en général
54% du personnel de l’axe a participé (45 réponses pour 84 participants potentiels)
Taux de participation par statut
58
44
61
doctorants C et EC ITA
po
urc
enta
ge
%
Enquête DQR : résultats GDAT91% des participants ont déjà utilisé cet outil et les autres n’en n’ont pas eu l’occasion
A quel domaine étendre l’outil :
Le délai de traitement est :• Bon pour
75%• Moyen pour 25%
et le suivi est :• satisfaisant pour
66%• très satisfaisant pour
32%
Proposition d’amélioration :- Améliorer l’accessibilité et la convivialité de l’outil- Améliorer le système de communication- Élargir les domaines d’application- Mettre à jour (derniers équipements et personnels)
Gestion des demandes d’appui technique 27
Evolutions envisagées Avancement
Les limites de l’outils :• Interfaces pas assez conviviales• Dépendance au développeur • L’architecture du code est remise en cause à chaque évolution « majeure »
Bilan :• Appropriation par l’ensemble de l’axe, plus aucune demande traitée hors de cet outil• Satisfaction des demandeurs et des intervenants
Gestion des demandes d’appui technique 28
Perspectives et évolutions du GDAT
Intégration demande de travaux BE et Atelier CDC rédigé, attente validation direction
Evolution du système de commentaires et d’échanges
CDC évolutions mineures en cours
Intégration de la gestion des formations Tentatives/ébauches
Intégration de la gestion des badges d’accès Mise en place des badges en cours
Gestion des demandes d’appui technique 29
Bilan DQR
• Meilleure organisation des activités• Meilleure visibilité des activités de chaque personnes
(matrice de compétences)• Echanges accrus entre les personnels• Prise en compte des formations internes par l’école
doctorale
• Limites• Restreint essentiellement aux activités
techniques• Capitalisation des savoir-faire des doctorants• Pas le droit à l’erreur
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