Institut P’ • UPR CNRS 3346 Département Physique et Mécanique des Matériaux ENSMA •...

22/04/23titre présentation 1

La Démarche Qualité en Recherche au sein de l’axe

Endommagement et Durabilité de l’institut Pprime

« Pprime/DPMM/ED »

Institut P’ • UPR CNRS 3346Département Physique et Mécanique des MatériauxENSMA • Téléport 21, avenue Clément Ader • BP 40109F86961 FUTUROSCOPE CHASSENEUIL Cedex

10/12/2013

Anne Laure Gorge, David Mellier, Denis Bertheau

22/04/23Sommaire 2

Sommaire

• Contexte (PPRIME/DPMM/Axe ED)• Historique DQeR• Outils liés à la DQeR• Exemple d’outils développés en interne : Le gestionnaire

de demandes d’appui technique (GDAT)1. Contexte2. Expression du besoin3. Planning du projet4. Fonctionnement de l’outil5. Statistiques6. Résultats de l’enquête7. Evolutions et perspectives

Contexte

• Service Administratif /Gestion

Eliane BONNEAUBrigitte VIGNER

Francine BAYLE

• Service InformatiqueGérald SAILLY

• Service Calcul numérique

Mikaël GUEGUEN

35 Chercheurs et 53 doctorants

Historique de la démarche qualité au sein du DPMM/ED2004 Formation SPI - CNRS « DEMARCHE QUALITE EN RECHERCHE, AMELIORER LA TRACABILITE ET LA CAPITALISATION DES CONNAISSANCES DANS LES LABORATOIRES DE SCIENCES POUR L’INGENIEUR »Formation G Sailly; D BertheauObjectif : Création d’une base de données d’essais mécaniques 2006 Formation de G BENOIT; C REBOURSObjectif : Maîtrise des équipements (Inventaire, documentation, formation)2008 Formation de D MELLIERObjectif : Gestionnaire de demande d’appui technique2009 Formation de AL GORGEObjectif : Gestion documentaire

Mais bien d’autres chantiers ont été débutés et conduits à bien …. ou non….

Contexte

Contexte

Administratif et financier

Activités de recherchePôle technique

GDAT 2009

Optimisation de la gestion des ressources humaines et techniques lors de la réalisation et rédaction de contrat 2009

Optimisation du suivifinancier des contrats 2007

Hygiène Sécurité 2007

Espace partagé•Descriptif des équipements (public)

•Gestion des équipements (privé)Expérimental 2008, élec 2008, atelier 2009

BDD 2005

Gestion documentaire 2009

Réservation équipements, matériels et salles (GRR) 2010

Réunion technique hebdo fin 2007

Maitrise des étalonnages en température 2012

http://intralmpm.ensma.fr/info/soft/inventaire/intraHome.php

http://intralmpm.ensma.fr/info/soft/BD-LMPM/bdPageCentrale.php

http://intralmpm.ensma.fr/info/soft/inventaire/intraHome.php

http://intralmpm.ensma.fr/info/soft/BD-LMPM/bdPageCentrale.php

Contexte

Objectifs :• Améliorer l’organisation et l’efficience du personnel• Faciliter les échanges entre les différents métiers• Formaliser les méthodes de travail• Faciliter l’accueil des nouveaux entrants• Faciliter les démarches récurrentes• Pérenniser les savoir-faire• Assurer la fiabilité et l’accessibilité des données

Moyens :• Participation à la formation DQeR et intégration du réseau qualité• 3 personnels techniques membre de la « cellule qualité »• Réunion « qualité » régulière (depuis déc. 2008) puis bi-mensuelle (depuis juin 2010) suivi

de la rédaction de CR

Gestion des demandes d’appui technique 7

Gestion des demandes d’appui technique (GDAT)

1. Contexte

2. Expression du besoin

3. Planning du projet

4. Fonctionnement de l’outil

5. Statistiques

6. Résultats de l’enquête

7. Evolutions et perspectives

Thématiques de recherche nécessitant d’importants moyens expérimentaux et numériques répartis sur 2 sites : ENSMA 1600m² + CEAT 400m²

Moyens d’essais mécaniques• 20 machines d’essais mécaniques• Instrumentations diverses

caméra IR, caméra HR, Emission acoustique, pyromètre…• 9 bancs de fluage• 20 fours et enceintes de traitement thermique

-50°C ; 1800°C• DARTEC(2013 Equipex)

+/- 1000KN, +/-5000N.m-1, 1200Bar• HYCOMAT (2010)

400Bar, H2, CO2

• MAATRE (2008)1700°C, 300°C/s

Moyens d’observation et caractérisation physique• 1 MET, 3 MEB (EDS, EBSD), 1 FEG, 3 MO• 2 DSC, 1 DMA, 1 diffractomètre…• Tomographe avec machines d’essais in-situ (2013 Equipex)Moyens de calcul• 2 clusters (860 cœurs et 8 téraflops)

Hycomat, CEAT


Contexte : matériels

Avant 2005

Depuis

Equipe de recherche

Equipements

Equipements

Renouvellement récent des personnels ITA (entre 2005-2013, 10/18 changements)

•Changement des profils de poste•Changement de fonctionnement

Pôle technique

Equipe de recherche

Equipements

Equipe de recherche

Equipements


Contexte : organisation de l’axe

Avantages :•Favorise l’accès des équipements, des savoirs faire et des compétences techniques à l’ensemble du personnel (référents techniques)•Permet une gestion centralisée de l’ensemble des équipements (achat, maintenance, formation,…)Contrainte :•Multiplie les interfaces

Depuis

Equipements

Pôle technique


Contexte : organisation de l’axe

3 (Processus : Appui technique

• Former , accompagner les demandeurs• Réaliser des essais et calculs • Développer/adapter des dispositifs• Faire de la veille technologique• Acheter de nouveaux moyens et se former• Capitaliser les expériences• Suivre les équipements (métrologie, maintenance)• Améliorer le fonctionnement du pôle technique (DQR)

2 (Entrées immatérielles:

Besoin en formationBesoin d’accompagnementBesoin expertiseContrats de recherche, thèses, stages, prestations

6 (Ressources internes: Compétences techniquesExpériences et savoir-faireEquipements techniques

6 (Supports externes: Bureau d’études et atelierService informatiqueService gestionService administratif

5 (Indicateurs de succès du processus:

Satisfaction des demandeurs vis-à-vis du besoin initial

7 (Améliorations sur ses pratiques:

Propositions d’achats de matériels

Anticipation des demandes à venir

2 (Entrées matérielles: Eprouvettes, matièresBesoins équipements complémentairesEquipements fiables

4 (Sorties immatérielles: Personnels formésPersonnels accompagnésCompétences techniques accruesCapitalisation des connaissances

4 (Sorties matérielles: Données expérimentales fiables et capitaliséesEquipements développés et entretenusAcquisitions équipementsOutils supports

1 (Public, client : Chercheurs, doctorants, stagiaires,industriels

DEMANDEURS

1 (Entité de service : Pôle technique de l’axe

11

Contexte : fonctionnement du Pôle Technique

INTERVENANTS

35 C et EC (demandeurs)

Vis-à-vis des activités techniques, on considère 2 catégories de personnels :Les demandeurs et les intervenants :

En 2008 4 demandeurs/intervenantaujourd’hui 8,4

demandeurs/intervenant

53 doctorants (demandeurs)

22 stagiaires (demandeurs)

18 ITA/BIATSS (intervenants)

0

10

20

30

40

50

60

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

GDAT


Contexte : personnels

Activité contractuelle forte => nombre de doctorants et stagiaires


Expression du besoinBesoin : Formaliser, optimiser et assurer une traçabilité des demandes d’appui technique

Clarification : (projet d’intégration pendant la formation DQR INSIS)

•QQOQCP : « Comment améliorer la gestion des demandes d’appuis techniques ? »

•Brainstorming silencieux

Action : Création d’un outil support avec les objectifs suivants :

Outil nommé GDAT pour Gestionnaire de Demande d’Appui Technique

1 - Créer une fiche et analyser les demandes

2 - Définir e

t afficher les champs de

compétence

• être en contact avec le bon interlocuteur

• suivre les étapes de la réalisation• avoir une traçabilité de ses

demandes• garantir une égalité de traitement

Pour les intervenants :

• répartir les demandes (compétences et charge de travail)

• planifier et optimiser les réalisations

• archiver les réalisations• disposer d’un outil d’analyse• éviter l’urgence perpétuelle• grouper les formations

Pour les demandeurs :

«Comment améliorer la gestion des demandes d’appuis techniques ? »

Etude et analyse•Projet intégration DQeR INSIS du CNRS de David Mellier•Rédaction du CDC•MAJ de la liste des référents par compétence technique

Codage et tests unitaires•Jan. : Développement informatique•Mai : Test de la fiche « essais mécaniques »•Juin : Développement et test des fiches « préparation », « électronique » …Intégration•Sept. : Présentation et validation par la direction•Oct. : Séminaire présentation et mise en place

Validation•Oct. : phase d’appropriation et déboguage (1 mois -230 saisies)•Nov. : Mise en service effective des 3 fiches•Mars : Ajout des fiches « microscopie » et « numérique »

Mars 2008

2009

2010

2011


•A plus de 3 ans : Enquête sur la DQR

Planning du projet GDAT

Jan. 2013

Retours d’expériences•A 1 an : 1er retour d’expérience

•Outil à 2 interfaces : Demandeur ou utilisateurintervenant ou administrateur

•Fonctionnement décrit par une procédure


GDAT : fonctionnement de l’outil



•Outil en ligne (accès, login, charte, saisie demande)





•Outil en ligne (accès, login, charte, saisie demande)

•Email d’alerte au changement de statut de la demande•Nouvelle•En attente / En cours•Clôturée



•Renseignements généraux (coordonnées demandeurs…)=> Donne le contexte (priorité, délais…)

•6 TYPES de fiche=> Cible le(s) intervenant(s)

•4 NATURES de demande=> Donne le niveau d’intervention

•DÉTAILS TECHNIQUES=> Définit les besoins / équipements

Demande d’accompagnement

Demande de développements

particuliersDemande de réalisation

Demande de formation Numérique

Microscopie

Electronique

DSC/DMA

Préparation


Série de champs inter-dépendants

GDAT : Arborescence

Essais mécaniques etinstrumentation


GDAT : interface demandeur

20

GDAT : interface demandeur


GDAT : interface intervenant

•Affichage personnalisé par domaine d’activité•Classification des demandes par statut•Visualisation rapide•Mode édition•Edition en PDF•Outils


Statistiques sur les domaines

…demandes

Essais et instrumentation

34%

Microscopie20%

Numérique6%

Préparation19%

DMA DSC11%

Electronique10%

Répartition par secteur d'activité

Microscopie20%

Numérique7%

Préparation27%

DMA DSC7%

Electronique7%

Essais et instrumentation

32%

…référents techniques

Répartition par type de fiche des…

Adéquation de la répartition des demandes et celle des référents

Statistiques sur les demandes

8

13

18

23

28

33

sept oct nov déc janv févr mars avr mai juin juil août

Mois

Nb

de

dem

and

es

Evolution moyenne du nombre de demandes d’appui au cours d’une année scolaireFerm

etu

re d

e l’é

cole

Ferm

etu

re d

e

l’école

1ère

vag

ue d

e

sta

gia

ires

2èm

e v

ag

ue d

e

sta

gia

ires

Nou

veau

x

docto

ran

ts


Identification des pics d’activité

Statistiques sur les demandes


Nombre cumulé de demandes

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

oct.-09 juin-10 févr.-11 nov.-11 juil.-12 mars-13

No

mb

re d

e d

em

and

es

•Au 1er mai 2013, 848 demandes saisies => ~220 demandes/an

•1355 jours de travail

•97 demandeurs

•Les demandes de 64 doctorants/stagiaires ont été gérées

Nombre total de demandes

Unique outil pour exprimer ses demandes

Statistiques : actions complémentaires


2 réunions d’accueil par an : oct. et février

Regroupement des formations

Réservations des équipements anticipées

Meilleure gestion de l’activité globale de chacun

Clarification du partage des tâches

Mise en place d’une matrice de compétences

Enquête DQR (janvier 2013)Nous souhaitions recueillir :• L’appréciation globale

• Le taux d’utilisateur

• Les problèmes rencontrés

• Les propositions d’amélioration


Pour les sujets suivants :• Réunion d’accueil

• GDAT

• GRR

• DQR en général

54% du personnel de l’axe a participé (45 réponses pour 84 participants potentiels)

Taux de participation par statut

58

44

61

doctorants C et EC ITA

po

urc

enta

ge

%

Enquête DQR : résultats GDAT91% des participants ont déjà utilisé cet outil et les autres n’en n’ont pas eu l’occasion

A quel domaine étendre l’outil :

Le délai de traitement est :• Bon pour

75%• Moyen pour 25%

et le suivi est :• satisfaisant pour

66%• très satisfaisant pour

32%

Proposition d’amélioration :- Améliorer l’accessibilité et la convivialité de l’outil- Améliorer le système de communication- Élargir les domaines d’application- Mettre à jour (derniers équipements et personnels)


Evolutions envisagées Avancement

Les limites de l’outils :• Interfaces pas assez conviviales• Dépendance au développeur • L’architecture du code est remise en cause à chaque évolution « majeure »

Bilan :• Appropriation par l’ensemble de l’axe, plus aucune demande traitée hors de cet outil• Satisfaction des demandeurs et des intervenants


Perspectives et évolutions du GDAT

Intégration demande de travaux BE et Atelier CDC rédigé, attente validation direction

Evolution du système de commentaires et d’échanges

CDC évolutions mineures en cours

Intégration de la gestion des formations Tentatives/ébauches

Intégration de la gestion des badges d’accès Mise en place des badges en cours


Bilan DQR

• Meilleure organisation des activités• Meilleure visibilité des activités de chaque personnes

(matrice de compétences)• Echanges accrus entre les personnels• Prise en compte des formations internes par l’école

doctorale

• Limites• Restreint essentiellement aux activités

techniques• Capitalisation des savoir-faire des doctorants• Pas le droit à l’erreur

Institut P’ • UPR CNRS 3346 Département Physique et Mécanique des Matériaux ENSMA •...

Documents

Transcript of Institut P’ • UPR CNRS 3346 Département Physique et Mécanique des Matériaux ENSMA •...