P á g i n a 1 | 13
INFORME PORMENORIZADO
DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011
PERIODO EVALUADO:
Julio, agosto, septiembre y octubre de
2018
FECHA DE ELABORACION:
9 de noviembre de 2018
INTRODUCCIÓN
La Oficina de Control Interno se enmarca dentro de la Ley 87 de 1993, en cuanto
al ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado; con su
doble función asesora; de supervisión y control y la evaluación y seguimiento del
cumplimiento de las normas. El artículo 9 de la ley 1474 del 12 de Julio de 2011,
expresa: “…El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar
cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado
del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta
disciplinaria grave”.
Este sistema se convierte en una herramienta de gestión que garantiza de una
manera razonable la generación de los mejores resultados en términos de calidad
y eficiencia.
De conformidad con la normatividad anterior, se presenta el tercer informe
pormenorizado para la vigencia 2018, el cual toma información de diferentes
fuentes tales como: Información de cada uno de los procesos, Sistema de Gestión
de Calidad, plan de acción municipal, plan de acción institucional, planes de
mejoramiento e información publicada en la página WEB de la empresa.
P á g i n a 2 | 13
DESARROLLO
1. Ambiente de control
La Empresa debe garantizar un ambiente de control el cual será liderado
desde la alta dirección, a través del compromiso de estos y del Comité
Coordinador de Control Interno. La Empresa adicionalmente debe cumplir
con lineamientos que permitan realizar seguimiento y evaluación al
cumplimiento de las actividades propuestas y que garanticen un ambiente
de control al interior de la Empresa.
El Código de Integridad se actualizo y se aprobó en el Comité de Gestión
y Desempeño el 12 de julio de 2018, este código contiene los valores y
pautas de comportamiento los cuales deben ser divulgados, sensibilizados
y deben hacerse cumplir. A la fecha de realización del presente informe no
se ha socializado el Código de integridad al 100% del personal de la
Empresa presentando así retraso en el firma de compromisos
El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno creado mediante
Resolución No 016 del 20 de marzo de 2018, en lo transcurrido de la
presente vigencia, y en este cuatrimestre objeto de seguimiento, llevó a
cabo una reunión el día 13 de julio según acta, con el objeto de revisar y
aprobar el Código de Ética del Auditor documento que fue aprobado.
Adicionalmente se socializo la estrategia de las líneas defensa
Se vienen realizando actividades para afianzar la cultura del autocontrol al
interior de la Empresa a través de carteles, encuestas, videos y obra teatral
para recordar que el autocontrol debe ser una actividad de todos los días
y que los primeros auditores y críticos de la gestión debe ser cada uno de
los empleados de la Empresa
P á g i n a 3 | 13
En cuanto a la planeación estratégica de la Empresa se viene realizando
seguimiento al cumplimiento de la misión, visión, objetivos y del plan de
acción el cual a corte de septiembre de 2018 se tuvo un avance
consolidado de ejecución y cumplimiento del 73%; siendo las áreas con
menos porcentaje de avance la Subgerencia Financiera y la Subgerencia
Administrativa.
P á g i n a 4 | 13
Conforme a los mandatos constitucionales y legales, la Empresa de
Servicios Públicos de Tocancipá S.A. ha venido adoptando el sistema de
evaluaciones de desempeño laboral. Durante los últimos años, la
evaluación de desempeño laboral ha venido adquiriendo gran relevancia
en la medida que se considera como una herramienta para la evaluación y
valoración objetiva de la conducta laboral de los trabajadores oficiales de
la Empresa.
La evaluación es una herramienta de gestión, que debe ejecutarse de
acuerdo con los principios de cumplimiento, evaluación, igualdad,
moralidad, eficiencia, transparencia, imparcialidad y objetividad entre otros,
como lo orienta la Función Pública.
De acuerdo a los resultados consolidados de la evaluación del desempeño
laboral de los trabajadores oficiales de la Empresa, correspondiente al
período comprendido entre el 1 de enero a 30 de junio de 2018; de los
sesenta y seis trabajadores sujetos a evaluación el 7,57% quedo en nivel
sobresaliente, 91% en nivel satisfactorio y 1.51% en nivel no satisfactorio,
suscribiéndose un único plan de mejoramiento del trabajador que quedo
en nivel no satisfactorio.
Se envió a capacitación al Jefe de la oficina jurídica y de contratación con
Gestión Desarrollo Sociedad SAS, en el tema de actualización en Control
Disciplinario Interno, y capacitación en presupuesto público a la
Subgerente Financiera con F&C CONSULTORES S.A.S.
Se realizó formación y certificación en trabajo seguro en alturas, nivel
avanzado a diez funcionarios de la Empresa de Servicios Públicos de
Tocancipá .S.A ESP., dando cumplimiento a la normatividad legal vigente.
Se realizó conformación y capacitación para la brigada de emergencia de
la Empresa de Servicios Públicos de Tocancipá, participando en el
simulacro nacional de evacuación realizado el miércoles 24 de octubre.
P á g i n a 5 | 13
En cuanto al tema de bienestar laboral la Empresa continua realizando
mensualmente la celebración de los cumpleaños de los empleados
En el mes de septiembre se realizó una integración para celebrar el día del
amor y amistad y además la entrega de los regalos al amigo secreto;
adicionalmente en dicho mes se realizó un viaje de integración a la ciudad
de Cartagena los días 27, 28, 29 y 30 con los empleados que quisieron
participar por voluntariamente.
La empresa participo en los juegos interadministrativos de la Alcaldía
Municipal, con excelentes resultados.
Se continua con la implementación del Sistema Seguridad y salud en el
trabajo siguiendo los estándares de la Resolución 1111 de 2017, se ha
realizado la entrega de elementos de protección personal y dotación según
procedimientos establecidos, se continua realizando inducción y
reinducción a todo el personal operativo en SST, se capacita a los
trabajadores en el uso adecuado de los EPP.
P á g i n a 6 | 13
Respecto al COPASST se realizó elección y conformación del Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo en mayo de 2018 para el
periodo de 2018-2020. Y se vienen realizando reuniones mensuales según
lo requerido por la normatividad legal. Con apoyo de ARL SURA se realizó
capacitación a los integrantes del comité designando las funciones de cada
uno.
P á g i n a 7 | 13
Debido a cambios del auxiliar administrativo de talento humano durante el
año 2018, se evidencio la falta de planeación del área y de liderazgo frente
a temas relacionados con dicha área
En virtud a las auditorías internas realizadas a los diferentes procesos de
la Empresa se han diseñado nuevos controles al desempeño de los
trabajadores, control de los recursos de la Empresa y el mantenimiento del
parque automotor
Respecto al tema de servicio al ciudadano la Empresa cuenta con el
proceso denominado atención al usuario, en donde se recepciona toda las
solicitudes, peticiones, reclamaciones, etc. realizadas por los usuarios,
empresas, entes de control y demás organismos. Dicha documentación se
direcciona según sea el tema a cada uno de los procesos de la Empresa y
estos deben darle respuesta de acuerdo a los términos de ley. La Empresa
cuenta con un módulo documental en el software denominado SYSMAN,
para la administración, cumplimiento y seguimiento de respuesta oportuna
a estas solicitudes.
2. Administración del riesgo
La administración del riesgo se viene trabajando constantemente, se
realizó la actualización de la política de riesgos, la cual fue socializada y
aprobada por el comité institucional de gestión y desempeño del día 12 de
julio de 2018
Para la identificación y actualización de los mapas de riesgos primero que
todo se realizó una matriz del contexto estratégico de la Empresa,
identificando a través de FODA las fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas tanto del entorno interno y externo de la Empresa
P á g i n a 8 | 13
Basándose en el análisis del contexto estratégico interno y externo de la
Empresa se procedió a la revisión y actualización de los mapas de riesgos
por proceso, la cual se realizó mediante mesas de trabajo donde se
procuraba que el personal del área estuviera presente, adicionalmente a
estos mapas de riesgos se les incluyo las oportunidades en virtud a la
actualización de la Norma ISO 9001:2015 certificación con la que cuenta
la Empresa.
Además la Oficina de Control Interno realizo auditorías internas de gestión
a los procesos según el plan anual de auditoria interna; a dichos procesos
se les hizo una revisión detallada de los mapas de riesgo, en donde por
ejemplo al proceso de aseo se le evidencio que los controles propuestos
no eran eficientes para que el riesgo no se materialice, lo anterior genero
plan de mejoramiento.
El mapa de riesgos institucionales se puede encontrar en la siguiente ruta
http://esptocancipa.com/transparencia/matriz-de-riesgos-institucional-
vigencia-2018/
En cuanto al mapa de riesgo de corrupción se le realiza seguimiento y
evaluación cuatrimestral al componente de política de administración de
riesgo de corrupción del plan de anticorrupción y atención al ciudadano.
Además se actualizo la política de riesgo de corrupción y se actualizo con
cada uno de los trece procesos de la empresa. el mapa de riesgo de
corrupción de la empresa lo pueden encontrar en la siguiente ruta de la
página WEB:
http://esptocancipa.com/wp-content/uploads/2018/01/MATRIZ-DE-
RIESGOS-DE-CORRUPCIÓN-VIGENCIA-2018.pdf
P á g i n a 9 | 13
3. Actividades de control
La Empresa cuenta con un modelo por procesos (trece procesos; tres
misionales, dos estratégicos, seis de apoyo y dos de evaluación) los cuales
a su vez tienen procedimientos con puntos de control, formatos e
instructivos en donde se puede evidenciar las actividades y responsables
de ejecutarlas.
En virtud al Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, se cuenta
con políticas internas para la administración de los riesgos que se puedan
presentar en el trascurso de la ejecución de las actividades y que con lleven
al incumplimiento de los objetivos y misión de la Empresa.
En el mapa de riesgos institucionales se tienen identificados los riesgos por
cada uno de los trece procesos de la Empresa, adicionalmente se
determinaron los controles que se deben de efectuar para que el riesgo no
llegue a materializarse; estos controles se revisan a través de las auditorías
internas de gestión que realiza la oficina de control interno, solicitando los
soportes o evidencias de la ejecución de los controles. Por ejemplo uno de
los riesgos que ha identificado la oficina de control interno es “No presentar
los informes a los diferentes entes de control en los tiempos estipulados
por la norma” y uno de los controles para que este riesgo no se materialice
es “Normatividad vigente aplicable a la Empresa”; este es uno de los
controles que se pueden revisar en cada uno de los procesos ya que se
hace transversal porque todos los procesos deben de cumplir y aplicar la
normatividad vigente.
De igual manera mes a mes en los comités del grupo operativo se les
recuerda que los dueños de proceso y a cada persona se debe realizar
evaluación de la efectividad de los controles y si no son efectivos y han
permitido la materialización de los riesgo se definirán nuevos controles
nuevos controles que permitan minimizar situaciones con presencia de
riesgo.
P á g i n a 10 | 13
4. Información y comunicación
La comunicación es un elemento estratégico para el desarrollo en las
entidades y facilita el logro de la misión, la visión y objetivos institucionales,
consolida las relaciones y permite que la comunidad esté informada de
manera permanente sobre las acciones de la Empresa de Servicios
Públicos de Tocancipá S.A E.S.P.
La comunicación contribuye a promover la participación ciudadana y a
construir consensos, permitiendo la circulación permanente de la
información, teniendo en cuenta la importancia que tiene la comunicación
interna y externa como herramienta para que la gestión sea eficiente,
efectiva y eficaz. La Empresa cuenta con un plan de comunicación el cual
contempla las políticas, objetivos, herramientas, información de los
empleados (correos electrónicos, números de teléfonos y celulares) y
directrices las cuales se deben cumplir.
Igualmente la Empresa cuenta con una página WEB en donde se publica
toda clase de información de interés general y particular, se tiene el link de
transparencia en donde se hace público los diferentes informes que la
Empresa debe rendir a los entes de control y organismos; en esta página
se publica también las tarifas y tramites que los usuarios en determinado
momento debe realizar, allí se relacionan los documentos requeridos para
cada uno de dichos tramites.
Se maneja redes sociales, entre otras: Twitter, Facebook, e Instagram. A
través de estos medios permanentemente se publica información, sobre la
gestión, avances y las actividades ejecutadas por la Empresa e igualmente
se publica información de interés general para nuestros usuarios, como
avances de obras, cortes, daños, reparaciones, etc.
P á g i n a 11 | 13
En cuanto al manejo de la comunicación interna se realiza a través de
reuniones generales periódicas, reuniones por áreas, memorandos,
correos electrónicos y por grupos de Whatsapp.
5. Actividades de monitoreo
Es recomendable que las actividades de monitoreo, autoevaluación,
evaluaciones independientes se realicen periódicamente según lo sugiere
el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG para realizar
seguimiento y verificación al cumplimiento de objetivos institucionales y de
la misión de la Empresa.
La Empresa de Servicios Públicos de Tocancipá cuenta con diferentes
herramientas para realizar la verificación y cumplimiento de los objetivos,
planes y proyectos, como:
La empresa cuenta con cuarenta y cinco indicadores de gestión los cuales
se miden periódicamente (mensual, bimensual, semestral y anual) y se
verifica el cumplimiento de la meta propuesta. Los resultados de estos
indicadores ofrecen a la Empresa una perspectiva de la gestión y avances
de actividades, como también alertas a los indicadores que no cumplen la
meta para así tomar medidas a tiempo y corregir.
A través del seguimiento que se le realiza al mapa de riesgos institucionales
se hace la verificación, ejecución y efectividad de los controles en cada uno
de los trece procesos. Se actualizan si han dejado de ser efectivos para que
los riesgos no se materialicen
La Empresa tiene establecido un plan de acción institucional, al cual se le
hace seguimiento trimestralmente, en el último periodo evaluado se tuvo un
avance consolidado de ejecución y cumplimiento del 73%; siendo las áreas
P á g i n a 12 | 13
con menos porcentaje de avance la Subgerencia Financiera y la
Subgerencia Administrativa.
Las auditorias de gestión, auditorias de calidad, revisiones de procesos y
procedimientos, análisis de mapas de riesgos, evaluación de desempeño,
en donde se identifiquen no conformidades, hallazgos y observaciones son
sujetas a la implementación de un plan de mejoramiento en el cual se debe
contemplar el análisis de la causa raíz de la no conformidad, las actividades
propuestas, fecha de inicio y fin y los responsables de ejecutar las
actividades.
Con el monitoreo de los planes, mapas de riesgos, indicadores, planes de
mejoramiento y demás documentos de la Empresa; se le brinda a la alta
dirección herramientas para que actúen en determinadas situaciones y para
una acertada toma de decisiones basadas en los resultados y mediciones.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO
1) Se recomienda fortalecer el área de talento humano, ya que se evidencio
actividades sin avance y sin realizar; y de acuerdo a como está
contemplada la dimensión de talento humano dentro del Modelo Integrado
de Planeación y Gestión MIPG, es una de las dimensiones que más
estrategias y tareas tiene por establecer y organizar
2) Se recomienda mejorar y buscar canales de comunicación interna más
efectivos para la trasferencia de información
3) Continuar con la implementación del Sistema de Seguridad y salud en el
trabajo, de acuerdo a la normatividad vigente
P á g i n a 13 | 13
4) Se recomienda socializar lo más pronto posible el Código de Integridad a
todos los funcionarios de la Empresa con el fin que se conozcan los cinco
valores definidos por el MIPG
5) Para continuar con la implementación del MIPG es necesario un mayor
compromiso y conocimiento de parte de la alta dirección y demás
funcionarios de la Empresa
6) Se deben actualizar los riesgos de cada uno de los trece procesos teniendo
en cuenta la nueva metodología emitida por el Departamento
Administrativo de la Función Pública DAFP.
7) Se recomienda iniciar con la ejecución de los planes de acción producto de
los autodiagnósticos de cada una de las políticas definidas dentro de las
dimensiones del MIPG y de la evaluación del estado del Sistema de Control
Interno.
8) Mejorar los análisis de los indicadores siendo estos más detallados y
tomando como referencia vigencias anteriores, o resultados frente a un
mes anterior para así determinar si el indicador aumenta o disminuye frente
a la meta.
ORIGINAL FIRMADO
SANDRA PATRICIA RODRIGUEZ MORA
JEFE DE CONTROL INTERNO
Fecha: Noviembre 9 de 2018
Top Related