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INFORME PORMENORIZADO

DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

PERIODO EVALUADO:

Julio, agosto, septiembre y octubre de

2018

FECHA DE ELABORACION:

9 de noviembre de 2018

INTRODUCCIÓN

La Oficina de Control Interno se enmarca dentro de la Ley 87 de 1993, en cuanto

al ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado; con su

doble función asesora; de supervisión y control y la evaluación y seguimiento del

cumplimiento de las normas. El artículo 9 de la ley 1474 del 12 de Julio de 2011,

expresa: “…El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar

cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado

del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta

disciplinaria grave”.

Este sistema se convierte en una herramienta de gestión que garantiza de una

manera razonable la generación de los mejores resultados en términos de calidad

y eficiencia.

De conformidad con la normatividad anterior, se presenta el tercer informe

pormenorizado para la vigencia 2018, el cual toma información de diferentes

fuentes tales como: Información de cada uno de los procesos, Sistema de Gestión

de Calidad, plan de acción municipal, plan de acción institucional, planes de

mejoramiento e información publicada en la página WEB de la empresa.

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DESARROLLO

1. Ambiente de control

La Empresa debe garantizar un ambiente de control el cual será liderado

desde la alta dirección, a través del compromiso de estos y del Comité

Coordinador de Control Interno. La Empresa adicionalmente debe cumplir

con lineamientos que permitan realizar seguimiento y evaluación al

cumplimiento de las actividades propuestas y que garanticen un ambiente

de control al interior de la Empresa.

El Código de Integridad se actualizo y se aprobó en el Comité de Gestión

y Desempeño el 12 de julio de 2018, este código contiene los valores y

pautas de comportamiento los cuales deben ser divulgados, sensibilizados

y deben hacerse cumplir. A la fecha de realización del presente informe no

se ha socializado el Código de integridad al 100% del personal de la

Empresa presentando así retraso en el firma de compromisos

El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno creado mediante

Resolución No 016 del 20 de marzo de 2018, en lo transcurrido de la

presente vigencia, y en este cuatrimestre objeto de seguimiento, llevó a

cabo una reunión el día 13 de julio según acta, con el objeto de revisar y

aprobar el Código de Ética del Auditor documento que fue aprobado.

Adicionalmente se socializo la estrategia de las líneas defensa

Se vienen realizando actividades para afianzar la cultura del autocontrol al

interior de la Empresa a través de carteles, encuestas, videos y obra teatral

para recordar que el autocontrol debe ser una actividad de todos los días

y que los primeros auditores y críticos de la gestión debe ser cada uno de

los empleados de la Empresa

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En cuanto a la planeación estratégica de la Empresa se viene realizando

seguimiento al cumplimiento de la misión, visión, objetivos y del plan de

acción el cual a corte de septiembre de 2018 se tuvo un avance

consolidado de ejecución y cumplimiento del 73%; siendo las áreas con

menos porcentaje de avance la Subgerencia Financiera y la Subgerencia

Administrativa.

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Conforme a los mandatos constitucionales y legales, la Empresa de

Servicios Públicos de Tocancipá S.A. ha venido adoptando el sistema de

evaluaciones de desempeño laboral. Durante los últimos años, la

evaluación de desempeño laboral ha venido adquiriendo gran relevancia

en la medida que se considera como una herramienta para la evaluación y

valoración objetiva de la conducta laboral de los trabajadores oficiales de

la Empresa.

La evaluación es una herramienta de gestión, que debe ejecutarse de

acuerdo con los principios de cumplimiento, evaluación, igualdad,

moralidad, eficiencia, transparencia, imparcialidad y objetividad entre otros,

como lo orienta la Función Pública.

De acuerdo a los resultados consolidados de la evaluación del desempeño

laboral de los trabajadores oficiales de la Empresa, correspondiente al

período comprendido entre el 1 de enero a 30 de junio de 2018; de los

sesenta y seis trabajadores sujetos a evaluación el 7,57% quedo en nivel

sobresaliente, 91% en nivel satisfactorio y 1.51% en nivel no satisfactorio,

suscribiéndose un único plan de mejoramiento del trabajador que quedo

en nivel no satisfactorio.

Se envió a capacitación al Jefe de la oficina jurídica y de contratación con

Gestión Desarrollo Sociedad SAS, en el tema de actualización en Control

Disciplinario Interno, y capacitación en presupuesto público a la

Subgerente Financiera con F&C CONSULTORES S.A.S.

Se realizó formación y certificación en trabajo seguro en alturas, nivel

avanzado a diez funcionarios de la Empresa de Servicios Públicos de

Tocancipá .S.A ESP., dando cumplimiento a la normatividad legal vigente.

Se realizó conformación y capacitación para la brigada de emergencia de

la Empresa de Servicios Públicos de Tocancipá, participando en el

simulacro nacional de evacuación realizado el miércoles 24 de octubre.

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En cuanto al tema de bienestar laboral la Empresa continua realizando

mensualmente la celebración de los cumpleaños de los empleados

En el mes de septiembre se realizó una integración para celebrar el día del

amor y amistad y además la entrega de los regalos al amigo secreto;

adicionalmente en dicho mes se realizó un viaje de integración a la ciudad

de Cartagena los días 27, 28, 29 y 30 con los empleados que quisieron

participar por voluntariamente.

La empresa participo en los juegos interadministrativos de la Alcaldía

Municipal, con excelentes resultados.

Se continua con la implementación del Sistema Seguridad y salud en el

trabajo siguiendo los estándares de la Resolución 1111 de 2017, se ha

realizado la entrega de elementos de protección personal y dotación según

procedimientos establecidos, se continua realizando inducción y

reinducción a todo el personal operativo en SST, se capacita a los

trabajadores en el uso adecuado de los EPP.

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Respecto al COPASST se realizó elección y conformación del Comité

Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo en mayo de 2018 para el

periodo de 2018-2020. Y se vienen realizando reuniones mensuales según

lo requerido por la normatividad legal. Con apoyo de ARL SURA se realizó

capacitación a los integrantes del comité designando las funciones de cada

uno.

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Debido a cambios del auxiliar administrativo de talento humano durante el

año 2018, se evidencio la falta de planeación del área y de liderazgo frente

a temas relacionados con dicha área

En virtud a las auditorías internas realizadas a los diferentes procesos de

la Empresa se han diseñado nuevos controles al desempeño de los

trabajadores, control de los recursos de la Empresa y el mantenimiento del

parque automotor

Respecto al tema de servicio al ciudadano la Empresa cuenta con el

proceso denominado atención al usuario, en donde se recepciona toda las

solicitudes, peticiones, reclamaciones, etc. realizadas por los usuarios,

empresas, entes de control y demás organismos. Dicha documentación se

direcciona según sea el tema a cada uno de los procesos de la Empresa y

estos deben darle respuesta de acuerdo a los términos de ley. La Empresa

cuenta con un módulo documental en el software denominado SYSMAN,

para la administración, cumplimiento y seguimiento de respuesta oportuna

a estas solicitudes.

2. Administración del riesgo

La administración del riesgo se viene trabajando constantemente, se

realizó la actualización de la política de riesgos, la cual fue socializada y

aprobada por el comité institucional de gestión y desempeño del día 12 de

julio de 2018

Para la identificación y actualización de los mapas de riesgos primero que

todo se realizó una matriz del contexto estratégico de la Empresa,

identificando a través de FODA las fortalezas, oportunidades, debilidades

y amenazas tanto del entorno interno y externo de la Empresa

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Basándose en el análisis del contexto estratégico interno y externo de la

Empresa se procedió a la revisión y actualización de los mapas de riesgos

por proceso, la cual se realizó mediante mesas de trabajo donde se

procuraba que el personal del área estuviera presente, adicionalmente a

estos mapas de riesgos se les incluyo las oportunidades en virtud a la

actualización de la Norma ISO 9001:2015 certificación con la que cuenta

la Empresa.

Además la Oficina de Control Interno realizo auditorías internas de gestión

a los procesos según el plan anual de auditoria interna; a dichos procesos

se les hizo una revisión detallada de los mapas de riesgo, en donde por

ejemplo al proceso de aseo se le evidencio que los controles propuestos

no eran eficientes para que el riesgo no se materialice, lo anterior genero

plan de mejoramiento.

El mapa de riesgos institucionales se puede encontrar en la siguiente ruta

http://esptocancipa.com/transparencia/matriz-de-riesgos-institucional-

vigencia-2018/

En cuanto al mapa de riesgo de corrupción se le realiza seguimiento y

evaluación cuatrimestral al componente de política de administración de

riesgo de corrupción del plan de anticorrupción y atención al ciudadano.

Además se actualizo la política de riesgo de corrupción y se actualizo con

cada uno de los trece procesos de la empresa. el mapa de riesgo de

corrupción de la empresa lo pueden encontrar en la siguiente ruta de la

página WEB:

http://esptocancipa.com/wp-content/uploads/2018/01/MATRIZ-DE-

RIESGOS-DE-CORRUPCIÓN-VIGENCIA-2018.pdf

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3. Actividades de control

La Empresa cuenta con un modelo por procesos (trece procesos; tres

misionales, dos estratégicos, seis de apoyo y dos de evaluación) los cuales

a su vez tienen procedimientos con puntos de control, formatos e

instructivos en donde se puede evidenciar las actividades y responsables

de ejecutarlas.

En virtud al Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, se cuenta

con políticas internas para la administración de los riesgos que se puedan

presentar en el trascurso de la ejecución de las actividades y que con lleven

al incumplimiento de los objetivos y misión de la Empresa.

En el mapa de riesgos institucionales se tienen identificados los riesgos por

cada uno de los trece procesos de la Empresa, adicionalmente se

determinaron los controles que se deben de efectuar para que el riesgo no

llegue a materializarse; estos controles se revisan a través de las auditorías

internas de gestión que realiza la oficina de control interno, solicitando los

soportes o evidencias de la ejecución de los controles. Por ejemplo uno de

los riesgos que ha identificado la oficina de control interno es “No presentar

los informes a los diferentes entes de control en los tiempos estipulados

por la norma” y uno de los controles para que este riesgo no se materialice

es “Normatividad vigente aplicable a la Empresa”; este es uno de los

controles que se pueden revisar en cada uno de los procesos ya que se

hace transversal porque todos los procesos deben de cumplir y aplicar la

normatividad vigente.

De igual manera mes a mes en los comités del grupo operativo se les

recuerda que los dueños de proceso y a cada persona se debe realizar

evaluación de la efectividad de los controles y si no son efectivos y han

permitido la materialización de los riesgo se definirán nuevos controles

nuevos controles que permitan minimizar situaciones con presencia de

riesgo.

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4. Información y comunicación

La comunicación es un elemento estratégico para el desarrollo en las

entidades y facilita el logro de la misión, la visión y objetivos institucionales,

consolida las relaciones y permite que la comunidad esté informada de

manera permanente sobre las acciones de la Empresa de Servicios

Públicos de Tocancipá S.A E.S.P.

La comunicación contribuye a promover la participación ciudadana y a

construir consensos, permitiendo la circulación permanente de la

información, teniendo en cuenta la importancia que tiene la comunicación

interna y externa como herramienta para que la gestión sea eficiente,

efectiva y eficaz. La Empresa cuenta con un plan de comunicación el cual

contempla las políticas, objetivos, herramientas, información de los

empleados (correos electrónicos, números de teléfonos y celulares) y

directrices las cuales se deben cumplir.

Igualmente la Empresa cuenta con una página WEB en donde se publica

toda clase de información de interés general y particular, se tiene el link de

transparencia en donde se hace público los diferentes informes que la

Empresa debe rendir a los entes de control y organismos; en esta página

se publica también las tarifas y tramites que los usuarios en determinado

momento debe realizar, allí se relacionan los documentos requeridos para

cada uno de dichos tramites.

Se maneja redes sociales, entre otras: Twitter, Facebook, e Instagram. A

través de estos medios permanentemente se publica información, sobre la

gestión, avances y las actividades ejecutadas por la Empresa e igualmente

se publica información de interés general para nuestros usuarios, como

avances de obras, cortes, daños, reparaciones, etc.

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En cuanto al manejo de la comunicación interna se realiza a través de

reuniones generales periódicas, reuniones por áreas, memorandos,

correos electrónicos y por grupos de Whatsapp.

5. Actividades de monitoreo

Es recomendable que las actividades de monitoreo, autoevaluación,

evaluaciones independientes se realicen periódicamente según lo sugiere

el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG para realizar

seguimiento y verificación al cumplimiento de objetivos institucionales y de

la misión de la Empresa.

La Empresa de Servicios Públicos de Tocancipá cuenta con diferentes

herramientas para realizar la verificación y cumplimiento de los objetivos,

planes y proyectos, como:

La empresa cuenta con cuarenta y cinco indicadores de gestión los cuales

se miden periódicamente (mensual, bimensual, semestral y anual) y se

verifica el cumplimiento de la meta propuesta. Los resultados de estos

indicadores ofrecen a la Empresa una perspectiva de la gestión y avances

de actividades, como también alertas a los indicadores que no cumplen la

meta para así tomar medidas a tiempo y corregir.

A través del seguimiento que se le realiza al mapa de riesgos institucionales

se hace la verificación, ejecución y efectividad de los controles en cada uno

de los trece procesos. Se actualizan si han dejado de ser efectivos para que

los riesgos no se materialicen

La Empresa tiene establecido un plan de acción institucional, al cual se le

hace seguimiento trimestralmente, en el último periodo evaluado se tuvo un

avance consolidado de ejecución y cumplimiento del 73%; siendo las áreas

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con menos porcentaje de avance la Subgerencia Financiera y la

Subgerencia Administrativa.

Las auditorias de gestión, auditorias de calidad, revisiones de procesos y

procedimientos, análisis de mapas de riesgos, evaluación de desempeño,

en donde se identifiquen no conformidades, hallazgos y observaciones son

sujetas a la implementación de un plan de mejoramiento en el cual se debe

contemplar el análisis de la causa raíz de la no conformidad, las actividades

propuestas, fecha de inicio y fin y los responsables de ejecutar las

actividades.

Con el monitoreo de los planes, mapas de riesgos, indicadores, planes de

mejoramiento y demás documentos de la Empresa; se le brinda a la alta

dirección herramientas para que actúen en determinadas situaciones y para

una acertada toma de decisiones basadas en los resultados y mediciones.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE

CONTROL INTERNO

1) Se recomienda fortalecer el área de talento humano, ya que se evidencio

actividades sin avance y sin realizar; y de acuerdo a como está

contemplada la dimensión de talento humano dentro del Modelo Integrado

de Planeación y Gestión MIPG, es una de las dimensiones que más

estrategias y tareas tiene por establecer y organizar

2) Se recomienda mejorar y buscar canales de comunicación interna más

efectivos para la trasferencia de información

3) Continuar con la implementación del Sistema de Seguridad y salud en el

trabajo, de acuerdo a la normatividad vigente

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4) Se recomienda socializar lo más pronto posible el Código de Integridad a

todos los funcionarios de la Empresa con el fin que se conozcan los cinco

valores definidos por el MIPG

5) Para continuar con la implementación del MIPG es necesario un mayor

compromiso y conocimiento de parte de la alta dirección y demás

funcionarios de la Empresa

6) Se deben actualizar los riesgos de cada uno de los trece procesos teniendo

en cuenta la nueva metodología emitida por el Departamento

Administrativo de la Función Pública DAFP.

7) Se recomienda iniciar con la ejecución de los planes de acción producto de

los autodiagnósticos de cada una de las políticas definidas dentro de las

dimensiones del MIPG y de la evaluación del estado del Sistema de Control

Interno.

8) Mejorar los análisis de los indicadores siendo estos más detallados y

tomando como referencia vigencias anteriores, o resultados frente a un

mes anterior para así determinar si el indicador aumenta o disminuye frente

a la meta.

ORIGINAL FIRMADO

SANDRA PATRICIA RODRIGUEZ MORA

JEFE DE CONTROL INTERNO

Fecha: Noviembre 9 de 2018