Gestão da Comunicação do Projeto
■ A comunicação é um dos pontos mais críticos de um projeto
■ Estudos demonstram que:
– 90% do tempo de um Gerente de Projetos é gasto na comunicação
– Grande parte dos erros e atrasos em um projeto se deveàs falhas na comunicação
O processo de Comunicação
Habilidades do Gerente de Projeto em Comunicação
■ Dominar as formas de comunicação (planos,
relatórios, normas, reuniões e tecnologia)
■ Entender e praticar diferentes formas de expressão
(verbal, não verbal, expressões corporais)
■ Mediar discussões utilizando bom senso e justiça
■ Sintetizar ou expandir a comunicação (dependendo
do público)
■ Elaborar o planejamento da comunicação (planos de
reunião, relatos de desempenho, cronograma de
eventos)
■ Conhecer as expectativas dos stakeholders,
emissores e receptores
■ Conhecer os canais disponíveis
Principais processos comunicacionais de acordo com o PMBOK
1. Identificar as partes interessadas
2. Planejar as comunicações
3. Distribuir as informações
4. Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
5. Reportar o desempenho
Vamos compreender cada uma delas...
1. Identificação dos stakeholders
■ Stakeholder é qualquer pessoa (grupo,
corporação) que possa ser afetada pelo
projeto, ou mesmo afetá-lo.
■ Dois grupos de stakeholders:
– Primários: diretamente ligados ao
projetos
■ Ex: gestores, trabalhadores,
clientes, sponsors, etc.
– Secundários: atores indiretamente
interessados no projeto
■ Ex: governo, ambientalistas,
sindicatos, a sociedade etc.
MIP: Matriz Interesse x Poder
Exemplo de stakeholders:
■ A: Cliente
■ B: Sponsor
■ C: Trabalhadores
■ D: Governo
■ E: Jornais
OBS: a MIP deve ser avaliada caso a caso, conforme o projeto
2. Planejamento das Comunicações
■ Principal ferramenta: Plano de Comunicações
– É por meio dele que se planeja que informações
devem ser fornecidas a quais stakeholders e com
qual periodicidade.
■ Há diversos modelos de Planos de Comunicações, que
define:
– Tipo de comunicação
– Objetivo
– Mídia ou meio
– Frequência
– Audiência ou público-alvo
– Responsável
– Prazo
3. Distribuição das Comunicações
■ Todos os stakeholders precisam receber
informações sobre o andamento do projeto
■ A escolha certa dos métodos e das ferramentas
corretas de comunicação é fundamental, ex.:
– Reuniões (individuais ou em grupos)
– Conferências (áudio ou vídeo)
– Distribuição de documentos
– Comunicados à imprensa (press releases)
– Diversos meios: e-mail, telefone, web,
sistemas internos etc.
4. Gerenciamento das expectativas
■ É o processo de interação com os stakeholders
para atender às suas necessidades e
solucionar problemas à medida que ocorrerem
■ Faz com que os stakeholders sintam que suas
preocupações e necessidades estão sendo
consideradas para a continuidade do projeto
■ Possibilita para o gerente do projeto explicar
aos interessados qual rumo o projeto está
tomando
■ Evita que os interessados tenham expectativas
irreais
■ Minimiza a possibilidade de problemas futuros
5. Reportar o desempenho
■ Feito por meio de Relatórios de Desempenho: resumidos e distribuídos conforme a hierarquia
■ Objetivos são:
– Comunicar o estado atual do projeto para toda a equipe,
– Abrir espaço para que todos que estejam envolvidos ou comprometidos participem
– Coletar soluções e ajustes caso necessário.
■ Crítico, pois pode mostrar a fragilidade de um grupo ou a expertise de outros.
■ Importante expor indicadores do projeto sem inferir, mostrar culpados ou exagerar nos elogios de outros.
– Seja duro com os problemas e suave com as pessoas
■ Ex: a etapa no. 3 está atrasada três dias ➔ o que é possível fazer?
■ Permite a tomada de decisão a tempo pelo gerente e demais stakeholders.
O que deve conter um Relatório de Desempenho
■ Gráficos de indicadores do projeto:
custo, tempo, alocação de recursos etc.
■ Projeções futuras: custo, tempo,
finalização etc.
■ Indicação dos problemas a serem
solucionados
■ Identificação de soluções a serem
providenciadas
O que deve conter um Relatório de Desempenho
■ Atualmente, a maioria dos sistemas de gestão de
projeto trabalha com Painéis de Indicadores
(dashboards)
■ Ao final, deve-se consolidar um Relatório de
Encerramento de Projetos, que deve conter:
– Demandas iniciais do cliente
– Descrição do projeto
– Mudanças de escopo (se houver)
– Nível de atendimento do projeto
– Benefícios gerados ao cliente
– Lista de todas as entregas
– Documentos de aceitação pelo cliente (parcial
ou final)
Dúvidas?
Exercício bimestral: elaborar o Plano de Comunicação de seu TCC
■ Considere os seguintes stakeholders: (1) integrantes do grupo, (2) coordenador do grupo, (3) professor orientador, (4) professores da banca e (5) famílias e amigos
■ O plano deve incluir:
– Uma EAP do projeto
– Mapa de Stakeholders (veja p. 202)
– Matriz de informações (p. 202)
– Lista de indicadores
■ Entregar impresso ao professor até a 2ª. Semana de novembro
■ Incluir capa com nomes completos em ordem alfabética, RA, curso, série
■ Mínimo de 8 e máximo de 15 integrantes por grupo
■ Vale até 2.000 pontos
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