Gestão da Comunicação do Projeto

■ A comunicação é um dos pontos mais críticos de um projeto

■ Estudos demonstram que:

– 90% do tempo de um Gerente de Projetos é gasto na comunicação

– Grande parte dos erros e atrasos em um projeto se deveàs falhas na comunicação

O processo de Comunicação

Habilidades do Gerente de Projeto em Comunicação

■ Dominar as formas de comunicação (planos,

relatórios, normas, reuniões e tecnologia)

■ Entender e praticar diferentes formas de expressão

(verbal, não verbal, expressões corporais)

■ Mediar discussões utilizando bom senso e justiça

■ Sintetizar ou expandir a comunicação (dependendo

do público)

■ Elaborar o planejamento da comunicação (planos de

reunião, relatos de desempenho, cronograma de

eventos)

■ Conhecer as expectativas dos stakeholders,

emissores e receptores

■ Conhecer os canais disponíveis

Principais processos comunicacionais de acordo com o PMBOK

1. Identificar as partes interessadas

2. Planejar as comunicações

3. Distribuir as informações

4. Gerenciar as expectativas das partes

interessadas

5. Reportar o desempenho

Vamos compreender cada uma delas...

1. Identificação dos stakeholders

■ Stakeholder é qualquer pessoa (grupo,

corporação) que possa ser afetada pelo

projeto, ou mesmo afetá-lo.

■ Dois grupos de stakeholders:

– Primários: diretamente ligados ao

projetos

■ Ex: gestores, trabalhadores,

clientes, sponsors, etc.

– Secundários: atores indiretamente

interessados no projeto

■ Ex: governo, ambientalistas,

sindicatos, a sociedade etc.

MIP: Matriz Interesse x Poder

Exemplo de stakeholders:

■ A: Cliente

■ B: Sponsor

■ C: Trabalhadores

■ D: Governo

■ E: Jornais

OBS: a MIP deve ser avaliada caso a caso, conforme o projeto

2. Planejamento das Comunicações

■ Principal ferramenta: Plano de Comunicações

– É por meio dele que se planeja que informações

devem ser fornecidas a quais stakeholders e com

qual periodicidade.

■ Há diversos modelos de Planos de Comunicações, que

define:

– Tipo de comunicação

– Objetivo

– Mídia ou meio

– Frequência

– Audiência ou público-alvo

– Responsável

– Prazo

3. Distribuição das Comunicações

■ Todos os stakeholders precisam receber

informações sobre o andamento do projeto

■ A escolha certa dos métodos e das ferramentas

corretas de comunicação é fundamental, ex.:

– Reuniões (individuais ou em grupos)

– Conferências (áudio ou vídeo)

– Distribuição de documentos

– Comunicados à imprensa (press releases)

– Diversos meios: e-mail, telefone, web,

sistemas internos etc.

4. Gerenciamento das expectativas

■ É o processo de interação com os stakeholders

para atender às suas necessidades e

solucionar problemas à medida que ocorrerem

■ Faz com que os stakeholders sintam que suas

preocupações e necessidades estão sendo

consideradas para a continuidade do projeto

■ Possibilita para o gerente do projeto explicar

aos interessados qual rumo o projeto está

tomando

■ Evita que os interessados tenham expectativas

irreais

■ Minimiza a possibilidade de problemas futuros

5. Reportar o desempenho

■ Feito por meio de Relatórios de Desempenho: resumidos e distribuídos conforme a hierarquia

■ Objetivos são:

– Comunicar o estado atual do projeto para toda a equipe,

– Abrir espaço para que todos que estejam envolvidos ou comprometidos participem

– Coletar soluções e ajustes caso necessário.

■ Crítico, pois pode mostrar a fragilidade de um grupo ou a expertise de outros.

■ Importante expor indicadores do projeto sem inferir, mostrar culpados ou exagerar nos elogios de outros.

– Seja duro com os problemas e suave com as pessoas

■ Ex: a etapa no. 3 está atrasada três dias ➔ o que é possível fazer?

■ Permite a tomada de decisão a tempo pelo gerente e demais stakeholders.

O que deve conter um Relatório de Desempenho

■ Gráficos de indicadores do projeto:

custo, tempo, alocação de recursos etc.

■ Projeções futuras: custo, tempo,

finalização etc.

■ Indicação dos problemas a serem

solucionados

■ Identificação de soluções a serem

providenciadas

O que deve conter um Relatório de Desempenho

■ Atualmente, a maioria dos sistemas de gestão de

projeto trabalha com Painéis de Indicadores

(dashboards)

■ Ao final, deve-se consolidar um Relatório de

Encerramento de Projetos, que deve conter:

– Demandas iniciais do cliente

– Descrição do projeto

– Mudanças de escopo (se houver)

– Nível de atendimento do projeto

– Benefícios gerados ao cliente

– Lista de todas as entregas

– Documentos de aceitação pelo cliente (parcial

ou final)

Dúvidas?

Exercício bimestral: elaborar o Plano de Comunicação de seu TCC

■ Considere os seguintes stakeholders: (1) integrantes do grupo, (2) coordenador do grupo, (3) professor orientador, (4) professores da banca e (5) famílias e amigos

■ O plano deve incluir:

– Uma EAP do projeto

– Mapa de Stakeholders (veja p. 202)

– Matriz de informações (p. 202)

– Lista de indicadores

■ Entregar impresso ao professor até a 2ª. Semana de novembro

■ Incluir capa com nomes completos em ordem alfabética, RA, curso, série

■ Mínimo de 8 e máximo de 15 integrantes por grupo

■ Vale até 2.000 pontos