Software Guide 08 | 09 | 55
Wat is e-factureren?
E-factureren staat voor het digitaal verzenden
van factuurgegevens tussen klant en leverancier.
De factuur wordt op de conventionele manier
geprint, in een envelop gedaan (met logo van
de leverancier!) en per post verstuurd. De klant
ontvangt de envelop, opent deze, interpreteert
de factuur, voert de factuurgegevens in het
eigen systeem in, laat deze rondgaan in de
organisatie voor goedkeuring, voert de goed-
keuring in het systeem in en hopelijk wordt hij
voldaan. Deze vorm van berichtenverkeer is in
de figuur weergegeven bij 1.
De volgende stap in de evolutie is scanning.
Hierbij wordt de factuur nog ‘ouderwets’ per
post verstuurd, maar wordt hij door de ont-
vanger gescand en als een elektronisch docu-
ment (bijvoorbeeld in pdf-formaat) opgeslagen
in het systeem. Velen zullen bekend zijn met Op-
tical Character Reading (OCR). Hierbij wordt de
fysieke factuur niet alleen elektronisch gemaakt,
maar wordt ook een aantal velden op de factuur
herkend en in de juiste velden van het systeem
van de klant ingevuld (bijvoorbeeld naam leve-
rancier en bedragen). Deze vorm van berichten-
verkeer is in de figuur weergegeven bij 2.
De volgende efficiencyslag is dat facturen, na-
dat ze zijn aangemaakt in het facturatiesysteem
van de leverancier, in een elektronisch formaat
worden doorgestuurd naar een zogenaamde
‘hub’. Een hub heeft de functie van doorgeef-
luik. In de hub worden de (factuur)berichten ont-
vangen en doorgestuurd naar het elektronische
adres van de bestemming (de klant). De klant kan
het bericht elektronisch ontvangen en direct in
zijn eigen systemen verwerken. Groot voordeel
hiervan is dat de facturen door vooraf afspraken
te maken over de lay-out van het bericht, zonder
problemen aan de ontvangende kant kunnen
worden verwerkt. Deze vorm van berichten-
verkeer is in de figuur weergegeven bij 3.
De nieuwste techniek, toepasbaar in de B2C-
markt, is het direct koppelen van betaal-
methoden aan de digitale factuur. Dan is de
cirkel rond. Deze methodiek wordt beschreven
onder ‘betaalmethoden’, verderop in dit artikel.
Linksonder in het figuur is het verschil tussen een
particuliere (B2C) en een zakelijke klant (B2B) af
te lezen. Het is belangrijk naar de verschillende
aspecten van e-factureren te kijken in deze twee
verschillende typen markten.
E-factureren aan zakelijke klanten
In de B2B-wereld zal het digitaal ontvangen van
facturen in meer of mindere mate bekend zijn.
In de industrie- en handelssector is sinds jaar en
dag elektronisch berichtenverkeer via EDI (Elec-
tronisch Data Interchange) een feit. Het gaat
dan om een 1-op-1-relatie tussen leverancier
en klant. Het kenmerk van e-factureren is juist
dat de leverancier hetzelfde bericht stuurt naar
vele klanten (1 to many). De tussenliggende hub
zorgt voor de onderlinge afspraken over formaat
en content: de leverancier kiest een formaat en
levert het op die manier aan bij de hub. De klant
E-factureren moet je doen!E-factureren, het digitaal verzenden van facturen van leverancier naar klant, staat
sterk in de belangstelling. Uit verschillende onderzoeken, onder andere de Factuur
Monitor 2008 en de enquête van de VVCM, blijkt dat ruim 60% van de organisaties
binnen drie jaar verwacht e-factureren te gaan invoeren. E-factureren past in het per-
manent streven van organisaties naar het verbeteren van de operational excellence.
Naast deze intern gedreven belangstelling is ook het commercieel management
geïnteresseerd in e-factureren, simpelweg omdat klanten ernaar vragen of er zelfs
door aangetrokken kunnen worden. De overheid zet ook zwaar in op dit thema met
de benoeming van Marco Pastors als ambassadeur e-factureren (zie elders in dit num-
mer). Reden om stil te staan bij de inhoudelijke aspecten van deze nieuwe trend.
Elektro
nischfactureren
56 | Software Guide 08 | 09
kiest zijn formaat en krijgt het op die manier aan-
geleverd door de hub.
In de B2B-markt zijn klanten soms al met hubs
verbonden. Hubs hebben onderling afspraken
over het gebruiken van elkaars diensten. Deze
zijn te vergelijken met de roaming-afspraken
die in de telecom gebruikelijk zijn. Hierdoor is
het voor een partij niet nodig om met meerdere
hubs verbonden te zijn, maar volstaat een con-
nectie met één hub, die vervolgens de berichten
doorgeeft aan andere hubs, die er op hun beurt
weer voor zorgen dat de berichten op de juiste
plek terechtkomen.
Wanneer de leverancier besluit om met een ser-
vice provider (hub) in zee te gaan, kunnen klan-
ten kiezen in welk formaat zij de factuur wensen
te ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld door op het
portaal van de leverancier een service in te rich-
ten waar (elektronische) adresgegevens en ge-
wenst formaat (pdf, csv, xml of toch nog gewoon
via de post) kunnen worden achtergelaten. De
service provider kan in deze functionaliteit voor-
zien in de ´look and feel´ van de website van de
leverancier. De mate van ontwikkeling van de
klant zal bepalen of hij ervoor kiest de factuur
fysiek te ontvangen of dat hij een elektronisch
bericht direct in zijn crediteurenadministratie
verwerkt.
Betalingen in de B2B-markt vinden vervolgens
op de reguliere manier plaats. Als de B2B- klant
een klein-zakelijke klant is, zal hij zich voor wat
betreft de betaalmechanismen als een particu-
lier gedragen.
E-factureren aan particuliere klanten
In de B2C-markt wordt van hetzelfde mechanisme
gebruikgemaakt als hierboven beschreven. Hier
geldt echter dat het verzamelen van de klant-
informatie die voor e-factureren relevant is, een
behoorlijke (permanente) klus is. Denk aan infor-
matievragen als ‘in welk formaat wilt u de factuur
ontvangen’ en ‘wat is uw e-mailadres’. Deze in-
formatie moet constant up-to-date zijn. En zo-
als we allemaal weten, veranderen particulieren
nogal eens van e-mailaccount.
De organisatie kan ervoor kiezen dit zelf te doen
of het uit te besteden aan de service provider.
Ondanks dat het een hele klus is, biedt het meer
voordelen. Denk aan de mogelijkheden voor
up- en cross-selling wanneer het e-mailadres van
de klant bekend is. Klanten in de B2C-markt die
facturen elektronisch wensen te ontvangen, zul-
len ook elektronisch willen betalen. Hiervoor zijn
verschillende producten in de markt, waarvan
een aantal hierna nader wordt toegelicht.
Service providers
Om e-factureren te realiseren is een infrastruc-
tuur nodig die aansluit op het facturatiesysteem
van de leverancier. Het is mogelijk hier zelf in
te investeren, maar het ligt meer voor de hand
om gebruik te maken van één van de service
providers. In het algemeen voorzien zij in hub-
diensten en zorgen zij er ook voor dat de leve-
ranciers technisch gezien worden aangesloten.
Zij kunnen berichten ontvangen en versturen in
de gangbare formaten en leveren in die zin een
´total billing solution´. Verder zorgen zij ook voor
de afspraken met de klanten over het formaat
van de berichten (B2B). In het geval van B2C zal
de leverancier vaak de content dicteren van het
uitgaande bericht.
Service providers bieden:
klanten ´aan te haken´.
Service providers op de Nederlandse markt ko-
men voort uit de IT (Logica, Tietoenator), uit de
bankwereld (Billington), uit de telecom (Certi-
post) of uit de logistieke wereld (TNT). Daarnaast
zijn er service providers zoals Anachron die uit
eigen beweging zijn gegroeid. De verwachting
is dat de service providers in de toekomst zullen
consolideren om op die manier ‘economies of
scale’ te realiseren.
Betaalmethoden
Wanneer de factuur elektronisch binnenkomt bij
een particuliere of klein-zakelijke klant, ligt het
voor de hand ook de betaling elektronisch uit te
voeren. Meestal zal de klant gebruikmaken van
elektronisch bankieren zoals dit door zijn huis-
bank wordt aangeleverd. Inmiddels zijn er ver-
schillende producten op de markt die dit proces
vereenvoudigen. Voorbeelden:
AcceptEmail
Dit product voorziet in een elektronische versie
van de bekende acceptgiro, maar dan in elek-
tronisch formaat in een e-mail. Betalen kan direct
via iDeal, dat is verbonden met het elektronisch
bankierenpakket van de bank van de klant. Dit
product is uitstekend geschikt voor frequente
betalingen in de B2C-markt. Denk aan verze-
keringen, nutsvoorzieningen, abonnementen,
internetaankopen, giften aan liefdadigheidsin-
stellingen etc. Het voordeel zit vooral in het be-
heer van de facturen via de e-mail, een medium
dat de meeste particuliere klanten inmiddels
dagelijks gebruiken.
Digitale nota
Dit product zorgt voor een elektronische versie
van de factuur in het bankpakket van de klant.
Wanneer de factuur in het pakket is gepresen-
teerd, kan de betaling elektronisch worden af-
gehandeld. De klant moet zich wel éénmalig be-
kendmaken bij de leverancier en de ontvangst
van digitale nota’s autoriseren. Bij eenmalige of
niet-frequente factuurstromen zal de klant hier-
toe niet geneigd zijn.
Betalen via webportals
Dit is een bekende manier van betalen. Het
hele order-to-cash-proces vindt plaats in inter-
• definitie van het berichtenverkeer;
het verzamelen en beheren van voor elek-
tronisch berichtenverkeer relevante klant-
gegevens;
het verzenden van de berichten in de ge-
wenste formaten (csv, pdf, xml etc maar ook
papier);
rapportages;
eventuele ondersteunende programma´s om
•
•
•
•
•
•
Het gaat er niet om of u aan e-factureren begint,
maar wanneer u eraan begint.
•
Ele
ktro
nisc
hfa
ctur
eren
Software Guide 08 | 09 | 57
actie met de webportal. De klant identificeert
zich, kiest zijn producten uit een catalogus, gaat
naar zijn boodschappenmand, krijgt zijn factuur
gepresenteerd, kiest zijn betaalmethode en re-
kent af (vooraf of achteraf). De betaalprocedure
wordt meestal ondersteund door een zoge-
naamde PSP (payment service provider en soms
ook door een kredietinformatiebureau voor een
online creditcheck). Voor bepaalde producten
en diensten is deze wijze van zakendoen zeer
geschikt en efficiënt.
Mobiel pinnen en chippen
Voor leveringen aan huis kan de monteur of
chauffeur worden uitgerust met apparatuur om
de factuur te printen/presenteren en elektronisch
naar de klant te versturen om vervolgens direct
de betaling af te handelen via pin of chip. De
investering is gering en is meestal gebaseerd op
éénmalige aanschaf van het pinapparaat en een
maandelijks abonnement. De service provider
van de pinapparatuur zorgt voor afhandeling
van de betaling. U heeft uw geld dezelfde dag
binnen.
Randvoorwaarden
Om e-factureren succesvol toe te passen gelden
de volgende randvoorwaarden:
•
•
•
•
•
•
•
Toekomstverwachtingen
Uitgaande van de resultaten van het onderzoek
van Factuur Monitor 2008 en de stimulans van
de overheid zal e-factureren zonder twijfel een
enorme vlucht nemen in de komende jaren. De
ontwikkeling van de service providers zal daarbij
niet achterblijven. De markt zal sterk consoli-
deren en zich beperken tot een aantal grote aan-
bieders. Het ligt voor de hand om, als de plat-
forms eenmaal in gebruik zijn, de infrastructuur
ook te gebruiken voor andere typen berichten
tussen zakelijke partners. Denk bijvoorbeeld aan
inkooporders, werkopdrachten etc. Dezelfde
service providers maken dan gebruik van hun
infrastructuur met zakelijke partners om meer
berichten te verwerken. E-factureren speelt dus
een voortrekkersrol in het digitale berichtenver-
keer tussen zakelijke partners in de toekomst.
Het gaat er niet om of u aan e-factureren begint,
maar wanneer u eraan begint. Wellicht ‘dwingt’
een van uw grote klanten u wel binnenkort. En
als het dan toch moet, wacht er dan niet te lang
mee!
Over de auteurs
Cees-Willem van Rooij is partner bij Tacstone
La Rive en Tacstone Solutions. Hij adviseert
het management van (inter)nationale be-
drijven over het verbeteren van bedrijfspro-
cessen door zinvolle ICT-investeringen.
Janpieter Koning is partner bij Tacstone La
Rive alsmede bij X-PACT. Hij richt zich op
advies inzake de optimalisatie van credit ma-
nagement in grote organisaties, alsmede in
het eventueel outsourcen hiervan.
Eveliene de Jager is directeur van More
Credible. Zij ondersteunt organisaties bij het
realiseren van projecten met een sterke ICT-
component die de processen binnen order-
to-cash verbeteren.
•
Een goede communicatie naar zakelijke en
particuliere klanten is essentieel voor de ac-
ceptatie van elektronisch factureren. Het moet
minimaal inzichtelijk zijn wat zij eraan hebben/
verdienen.
Zorg voor voldoende en juiste e-mailadressen
en onderhoud daarop. Vooral bij B2C is dit
essentieel. Sommige service providers bieden
hiervoor programma’s. Ook kunnen e-mail-
adressen worden gekocht.
Een multi-channel- en multi-format-strategie
bieden de beste mogelijkheden om op korte
termijn rendement te realiseren. De keuze
voor een Total Billing Solution voorziet hierin.
Pas processen alleen aan als dat niet anders
kan vanwege e-factureren (e-factureren is een
instrument, een middel; geen doel op zich).
Het is van essentieel belang dat gegevens
goed gestructureerd en accuraat worden
aangeleverd, verwerkt en opgeslagen. Zeker
als er van een derde partij gebruik wordt ge-
maakt.
De implementatierisico’s worden beperkt
wanneer eerst voorzien wordt in het gereed-
maken van de benodigde infrastructuur, deze
in pilots wordt getest en vervolgens bij vol-
doende robuustheid verder wordt uitgerold
naar grotere aantallen klanten.
‘Sponsorship’ binnen de organisatie is
noodzakelijk voor de invoering van het imple-
mentatieproject en zal de doorlooptijd ver-
korten.
Laat u adviseren door mensen met kennis
van zaken. De ontwikkelingen gaan snel, de
service providers zijn ervaren. Het gaat te ver
om in dit artikel de juiste projectaanpak te
beschrijven, maar laat u zich begeleiden door
goede onafhankelijke adviseurs om e-facture-
ren succesvol te implementeren.
Elektro
nischfactureren
Top Related