11

Elektronisch Facturen en Betalen

11 november 2008

Edward Saleminksalesmanager

22

Agenda

Voorstellen

Elektronisch presenteren

MFOL

Best practice / Reed Business Information BV

Farao

33

Rotaform Document Services stelt organisaties in staat om

doelgericht en succesvolte communiceren met haar relaties.

44

ontwikkeling door de jaren …

• Vereenvoudiging facturering;

• Snellere betalingen;

• Verbetering reconciliatie;

• Vereenvoudiging en voordelige verwerking.

Betaalgemak

55

de oorspronkelijke oplossing

66

elektronisch presenteren

77

Welk doel realiseert wenst u te realiseren?

KostenbesparingCommunicatie, uitnutten contactmomentenMaatschappelijk verantwoordOptimalisatie interne processenCross- en upselling, traffic op websiteTegemoet komen aan klantbehoefteInkomend en-of uitgaand….

88

operatie MFOL

• Ontvangen (print)bestanden;

• Extraheren elektronische facturen; printen fysieke facturen+

• E-mailnotificatie met hyperlink;

• Bij bounces – direct fysieke factuur;

• Factuur bekijken en betalen (betaalfuncties);

• Hosten van facturen, afhandeling betaalopdracht;

• Rapportage – Cockpit.

99

resultaten MFOL

• Aanzienlijke daling factureringskosten;

• Kortere doorlooptijd dan fysieke facturen; factuur is 3 dagen eerder bij de klant, snellere betaling;

• Veel minder klantinteracties;

• Enorme toename eindgebruikers, transitie van fysiek naar elektronische facturen;

• Periodieke verwerking fysieke en elektronisch facturen;

• Elektronisch factureren als strategie.

1010

ontwikkeling MFOL

1 2 3 4 5 6 7‘03 ’04 ’05 ’06 ’07 ’08 ’09

2008: beoogde groei elektronisch

factureren: 75%

1111

Order2Cash

Marcel GiezenaarReed Business Information BV

Manager IT Projects

Update Reed Business van ‘Order’ 2 ‘Cash’

Update Order2CashNovember 2008

Marcel Giezenaar

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash

E-PaymentE-Payment

Online betalen vooraf

Online betalen vooraf Bibit Payment Services

iDEAL, Credit CardRB-WebshopE4 Aangifte AssistentE4 Gezondheidszorg

E-InvoicingE-Invoicing

On- en offlineFactuur productie

en distributie

On- en offlineFactuur productie

en distributie

Factuur Lay Out

Factuur Lay Out

Look & FeelRB FacturenLook & FeelRB Facturen

Invoice PresentmentAansluiting op Online Banking

Ontkoppeling Data + OpmaakNieuwe vormgeving

Order2CashOrder2Cash

LiveQ4 ‘07Live

Q4 ‘07

Online LiveNov. ‘08

Online LiveNov. ‘08

Maart2008

Maart2008

Print LiveMaart ‘08Print LiveMaart ‘08

OctopusFactuur

Data

XMLFactuur

DataXMLStyl

Sheets

FactuurPDF

PinbizzFC Printen

FCFactuurLogo’s

RotaformInvoice

Platform

FactuurData

Factuur.reedbusiness.nl

Machtiging

iDEALCredit Card

Download

Dispuut Handling

Factuur Archief

Banken

Rotaform Billing Service ProviderRotaform Billing Service Provider

Betaal Status

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash E-Invoicing Proces

Digitale NotaRabo, ABN, ING

etc. Bib

it

1,5 miljoen facturen, 625 K relaties

• 63 % (945 K) Facturen is abonnementen• 8 % (120 K) Facturen is advertenties• 29 % (435 K) Facturen is divers

Reed BusinessReed Business

• 950 K Facturen met Accept Giro• 380 K Accept Giro’s wordt online betaald: dus overtikt door gebruiker

• 70% NL internet users geregistreerd voor online bankieren• 52% NL internet users actief met online kopen• 70% NL internet users willen facturen wel online ontvangen• 40% van NL Accept Giro’s wordt overgetikt voor online bankieren

MarktonderzoekMarktonderzoek

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash

• 625 K unieke factuurrelaties• 1,5 miljoen facturen en herinneringen

Totaal Facturen en RelatiesTotaal Facturen en Relaties

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash Doelgroep vs disitributiechannel

• Acceptatie Digitale Nota bepalend: Rabo, ABN-AMRO, ING• Huidige registratie belemmering voor gebruikers en aanbieders• Incasso machtiging blijft meest aantrekkelijk voor aanbieders

IssuesIssues

• 62 K unieke factuurrelaties (10%)• 242 K facturen en herinneringen (16%)

• 38 K unieke factuurrelaties (6%)• 505 K facturen en herinneringen (34%)

• 524 K unieke factuurrelaties (84%)• 781 K facturen en herinneringen (52%)

Doelgroep 1: 1,5 facturen per jaarDoelgroep 1: 1,5 facturen per jaar

Doelgroep 2: 4 facturen per jaarDoelgroep 2: 4 facturen per jaar

B2BB2C

Doelgroep 3: 13 facturen per jaarDoelgroep 3: 13 facturen per jaarErgo:

• Online betalen is een ‘fact of live’• Klant heeft de lead: alle gangbare channels aanbieden• Tempo van conversie is koffiedik kijken!• Operationele kosten in lijn houden met tempo conversie:

koppelen aan ‘output’ i.p.v. ‘input’

Ergo:

• Online betalen is een ‘fact of live’• Klant heeft de lead: alle gangbare channels aanbieden• Tempo van conversie is koffiedik kijken!• Operationele kosten in lijn houden met tempo conversie:

koppelen aan ‘output’ i.p.v. ‘input’

• Facturatieproces en factuurproductie en -distributie ontkoppelen• Factuurproductie en -distributie outsourcen• XML gebaseerd platform – distributiekanaal onafhankelijk• Factuur is ‘document’: integratie met overige documentenstroom• Partner: core business – bankonafhankelijk – certified BSP• Business Case is afhankelijk van conversie naar online:

operationele kosten in lijn houden met tempo conversie = besparing• Partner: SoX Compliancy

Headlines SelectiecriteriaHeadlines Selectiecriteria

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash

• Markt Scan Aanbieders• Literatuur, referenties, documentatie

Long ListLong List

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash

Partnerselectie

• Presentaties• Uitwerking Concept Business Case

Short ListShort List

• Interactieve Demo’s• Hoe wordt de ‘Case Reed Business’ aangepakt?

WorkshopsWorkshops

• Uitwerking concept platform• Uitwerking concept ‘Facturatie Portal’

Proof of ConceptProof of Concept

• Start December 2007• Oplevering December 2008

‘Go – No Go’ Implementatie‘Go – No Go’ Implementatie

• Full Service ASP Model• Solutions: Facturen, Marketing, Document Processing & Handling• Géén schakels tussen BSP én Banken

ConceptConcept

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash

Gekozen voor Rotaform Document Services

• Afrekenmodel: o.b.v. transacties• Investering in ‘Farao Platform’ herbruikbaar in andere projecten

CommercieelCommercieel

• Ervaring in lijn met referenties• No Nonsense – Géén Product Sales Push – ‘Customer Solution Driven’• De ‘click’ is goed: business wise - operationeel

TrustTrust

OctopusFactuur

Data

XMLFactuur

DataXMLStyl

Sheets

FactuurPDF

PinbizzFC Printen

FCFactuurLogo’s

RotaformInvoice

Platform

FactuurData

Factuur.reedbusiness.nl

Machtiging

iDEALCredit Card

Download

Dispuut Handling

Factuur Archief

Banken

Rotaform Billing Service ProviderRotaform Billing Service Provider

Betaal Status

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash E-Invoicing Proces

Digitale NotaRabo, ABN, ING

etc. Bib

it

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash Betaalopties: 3 categorieën

Pre Paid Post Paid

Online Offline

Reed Business E-InvoicingReed Business E-Invoicing

Reed Business E-InvoicingReed Business E-Invoicing

Reed Business E-InvoicingReed Business E-Invoicing

• Aansluiting Rotaform op Digitale Nota vertraagd(Rabobank in uitvoering, ABN-AMRO, ING-Postbank in planning)

• Outsourcing maakt keten gevoeliger. ‘Tracking & Tracing’ erg belangrijk.Paar ‘bedrijfsongevalletjes’ gehad. Procesbeheersing Rotaform verscherpt. Tools nog in ontwikkeling.

• Integratie ‘betalingen’ langs verschillende kanalen in RB administratie / debiteurenbeheer complex. Meer aanpassingen in bedrijfssystemen doorgevoerd dan gepland. Nu wel alles in één administratieve en reporting stroom.

• Interne test-capaciteit en ‘voortschrijdend inzicht’ bij eindgebruikers blijven een ‘gruwel’ voor program managers ☺

Samengevat:

Ging er ook wat verkeerd?Ging er ook wat verkeerd?

Update Reed Business Order2CashUpdate Reed Business Order2Cash

2626

2727

Farao ModulesGericht op uitgaand èn inkomend berichtenverkeerModulair en schaalbaar

Presenteren, archiveren, betalen (Digitale Nota, Incasso, iDeal, SEPA), marketing, dispuut, workflow, export, notificatie, rechten, backoffice, enz.

Integratie met ContentMaster

KeuzesIntegratie in uw portal (website)Hosting uitbesteed (multiserver en -locatie) of locaalIntegratie met systemen (webservices)Multichannel berichten op papier en/of elektronisch

10-5-2007 Elektronisch Factureren

FAR

AO

FARAO

28

FARAO

Aanpassing regelgeving en wetgeving: SEPA-module;- ‘’rode knop-procedure’’

Transitie naar transpromo, factuur als marketinginstrument;

Implementatie dispuutfunctie;

Statische en dynamische presentatie facturen;

Fiscale borging;

Verregaande documenttransitie van fysiek naar elektronisch.FAR

AO

2929

On-line Archief

On-line archief …Alle geprinte documenten in PDFZoeken op diverse content elementenRechten en rollen in toegang

… met extra’sKlaarzetten duplicaatKeuze uit begeleidende briefAanpassen adresgegevens

FAR

AO

3030

Mailroom

Inkomende post verwerken en archiverenImporteren

Centraal scannen Papieren poststukken (brief, factuur, enz.)Decentraal scannenOpvangen binnenkomende e-mails en faxen

Opslaan in on-line archiefVia workflow beschikbaar stellen voor beantwoording

Signalering lang openstaande vragenVraag en antwoord tezamen in archief

FAR

AO

3131

Vele nieuwe mogelijkheden en kostenbesparing in één!

De tijd dat u een papieren factuur even nostalgisch vindt als de draaischijf van de telefoon, is slechts enkele muisklikken van ons verwijderd.

3232

Rotaform Document Services

t. 0320-279900www.rotaform.nl/slimfactureren