DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 1 / 6
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
UMK/PPI/SPK-05
PROFIL PINDAAN – EDISI ……….
Bil Butiran Pindaan Sumber Pindaan
Sebab Pindaan
Pindaan Dokumen
Sedia Semak Lulus
PPI ISO 001
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 2 / 6
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
UMK/PPI/SPK-05
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam menyiasat, menentu dan
melaksanakan serta menilai tindakan pembetulan hasil daripada ketidakpatuhan yang dilaporkan untuk
mengelakkan ketidakpatuhan yang sama tidak berulang.
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi tindakan pembetulan ke atas semua bahan, proses, penerbitan buku, rekod dan arkib
dan perkhidmatan perpustakaan dan pengurusan ilmu dalam skop SPK ISO 9001: 2015 PPI.
3.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN:
3.1 Aduan pengguna/ staf: Semua komplen yang diterima daripada pengguna dan staf
mengenai kegagalan perkhidmatan PPI samada melalui Borang Aduan Pelanggan atau lain-
lain sumber.
3.2 Ketidakpatuhan: Melibatkan koleksi, bahan, data/ maklumat penerbitan buku, data
penerbitan universiti dan perkhidmatan PPI yang tidak memenuhi keperluan dan standard
yang didokumenkan dalam Manual Kualiti, Prosedur SPK dan Prosedur kerja serta
dokumen-dokumen yang digunapakai dalam SPK ISO 9001: 2015 PPI.
3.3 UMK : Universiti Malaysia Kelantan
3.4 Pejabat PPI : Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu
3.5 SPK : Sistem Pengurusan Kualiti
3.6 WP : Wakil Pengurusan
3.7 KB : Ketua Bahagian
3.8 J/K : Jawatankuasa
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
4.1 Prosedur Kawalan Ketakakuran Output (UMK/PPI/SPK-04)
5.0 DOKUMEN SOKONGAN
5.1 Borang Tindakan Pembetulan SPK ISO 9001:2015 PPI (PPI ISO 005)
5.2 Borang Aduan/ Maklum Balas Pengguna (UMK/B04.05/15/2014)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 3 / 6
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
UMK/PPI/SPK-05
6.0 PROSEDUR TERPERINCI
No Keterangan Prosedur
T/Jawab
6.1 Sumber Mengambil Tindakan Pembetulan
6.1.1 Kaji keperluan mengambil tindakan pembetulan berdasarkan sumber berikut:
a. Aduan pengguna/ staf
Maklum balas/ aduan pengguna daripada peti cadangan, laporan atau
secara lisan mengenai PPI tidak memenuhi keperluan, kerosakan fizikal
bahan, bahan tidak boleh dirujuk, penerbitan korporat tidak mengikut
spesifikasi, data penerbitan universiti tidak tepat dan sebagainya.
b. Pengurusan
i. Mesyuarat Perpustakaan.
ii. Laporan lawatan audit dalam/ luar .
iii. Laporan hasil aktiviti kawalan dalaman dan sebagainya.
iv. Hasil tindakan kawalan risiko dan peluang.
c. Media Masa dan Media Sosial
Laporan di dalam media cetak dan elektronik mengenai perkhidmatan
PPI.
WP /
KB
6.2 Pembetulan
6.2.1 Dimana berkenan, nilai dan laksanakan langkah pembetulan segera bagi
memastikan bahan boleh dirujuk/ dipinjam, pangkalan data elektronik
boleh dikases, buku dapat diterbitkan dan PPI berjalan lancar dan
mematuhi prosedur. Semak dan pastikan ketakakuran yang sama tidak
berlaku di bahagian, kampus PPI yang lain.
WP/
KB
6.3 Pengendalian Tindakan Pembetulan
6.3.1 Catatkan butiran ketidakpatuhan atau aduan pengguna/ staf dalam
Borang Tindakan Pembetulan atau kepilkan Borang Aduan/ laporan
WP/
KB
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 4 / 6
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
UMK/PPI/SPK-05
bersama Borang Tindakan Pembetulan.
6.3.2 Nilai ketidakpatuhan/ komplen pengguna termasuk membuat ‘root cause
analysis’ atau semakan/ kajian menggunakan mana-mana kaedah
seperti sesi percambahan fikiran, alat-alat kualiti, diagram WHY dan
sebagainya dan tentukan punca-punca ketidakpatuhan.
6.3.3 Nilai alternatif tindakan pembetulan yang perlu diambil dari aspek
keupayaan mengatasi punca ketidakpatuhan yang dilaporkan serta boleh
mengelakkan ketidakpatuhan daripada berulang semula termasuk kesan
pada SPK ISO 9001: 2015 PPI.
6.3.4 Tentukan tindakan pembetulan yang dapat mengatasi masalah atau
ketidakpatuhan yang sama berulang dan laksanakannya dengan segera.
6.3.5 Rekod hasil tindakan pembetulan dalam bentuk rekod hasil kerja, laporan
atau pemerhatian.
6.3.6 Nilai tindakan pembetulan yang diambil mengikut kriteria 6.3.3 di atas
bagi memastikan kesilapan/ ketidakpatuhan yang sama tidak berulang
berdasarkan rekod hasil tindakan pembetulan dan kesannya kepada
SPK ISO 9001: 2015 PPI. Berdasarkan penilaian ini, ambil tindakan
berikut:
a. Sekiranya tindakan pembetulan yang diambil tidak berkesan atau
kemungkinan ketidakpatuhan berlaku semula, tentukan status ‘tidak
memuaskan/ dilanjut’. Kajian dan penentuan tindakan pembetulan
yang lain hendaklah dibuat mengikut langkah 6.3.2 dan seterusnya.
b. Tindakan pembetulan ‘memuaskan/ ditutup’ sekiranya dinilai
berkesan.
6.3.7 Tindakan Pembetulan di atas hendaklah dilaksana mengikut impak
ketidakpatuhan ke atas integriti PPI, kepuasan pengguna dan
keberkesanan SPK ISO 9001: 2015 PPI. Mana-mana ketidakpatuhan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 5 / 6
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
UMK/PPI/SPK-05
yang menjejaskan aspek ini hendaklah diberi keutamaan dan tindakan
pembetulan dilaksanakan dengan segera.
6.4 Laporan Tindakan Pembetulan dan Statusnya 6.4.1 Lapor tindakan pembetulan dan statusnya dalam mesyuarat semakan pengurusan.
WP
6.5 Analisis Tindakan Pembetulan
6.5.1 Semua tindakan pembetulan yang diambil hendaklah diserahkan kepada
Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001: 2015 bagi tujuan menganalisis
aliran ketidakpatuhan yang berlaku dan mencadangkan pembaikan atau
tindakan pencegahan yang bersesuaian untuk meningkatkan
keberkesanan SPK ISO 9001: 2015 PPI dan kepuasan pelanggan.
J/K Pelaksana
ISO
DOKUMEN TID
AK TERKAWAL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 6 / 6
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
UMK/PPI/SPK-05
7.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi
1 Borang Aduan/ Maklum Balas
(UMK/B.04.05/15/2014)
Folder Aduan Pengguna/ TP Bahagian Perkhidmatan
Maklumat, semua kampus
2 Pengendalian Tindakan Pembetulan
(Borang Tindakan Pembetulan SPK
ISO 9001:2015 – PPI ISO 005)
Folder Aduan Pengguna/ TP Bahagian Perkhidmatan
Maklumat, semua kampus
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
Top Related