DOKUMEN TIDAK TERKAWAL -...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 1 / 6

PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

UMK/PPI/SPK-05

PROFIL PINDAAN – EDISI ……….

Bil Butiran Pindaan Sumber Pindaan

Sebab Pindaan

Pindaan Dokumen

Sedia Semak Lulus

PPI ISO 001


AL




UMK/PPI/SPK-05

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam menyiasat, menentu dan

melaksanakan serta menilai tindakan pembetulan hasil daripada ketidakpatuhan yang dilaporkan untuk

mengelakkan ketidakpatuhan yang sama tidak berulang.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi tindakan pembetulan ke atas semua bahan, proses, penerbitan buku, rekod dan arkib

dan perkhidmatan perpustakaan dan pengurusan ilmu dalam skop SPK ISO 9001: 2015 PPI.

3.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN:

3.1 Aduan pengguna/ staf: Semua komplen yang diterima daripada pengguna dan staf

mengenai kegagalan perkhidmatan PPI samada melalui Borang Aduan Pelanggan atau lain-

lain sumber.

3.2 Ketidakpatuhan: Melibatkan koleksi, bahan, data/ maklumat penerbitan buku, data

penerbitan universiti dan perkhidmatan PPI yang tidak memenuhi keperluan dan standard

yang didokumenkan dalam Manual Kualiti, Prosedur SPK dan Prosedur kerja serta

dokumen-dokumen yang digunapakai dalam SPK ISO 9001: 2015 PPI.

3.3 UMK : Universiti Malaysia Kelantan

3.4 Pejabat PPI : Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu

3.5 SPK : Sistem Pengurusan Kualiti

3.6 WP : Wakil Pengurusan

3.7 KB : Ketua Bahagian

3.8 J/K : Jawatankuasa

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 Prosedur Kawalan Ketakakuran Output (UMK/PPI/SPK-04)

5.0 DOKUMEN SOKONGAN

5.1 Borang Tindakan Pembetulan SPK ISO 9001:2015 PPI (PPI ISO 005)

5.2 Borang Aduan/ Maklum Balas Pengguna (UMK/B04.05/15/2014)


AL




UMK/PPI/SPK-05

6.0 PROSEDUR TERPERINCI

No Keterangan Prosedur

T/Jawab

6.1 Sumber Mengambil Tindakan Pembetulan

6.1.1 Kaji keperluan mengambil tindakan pembetulan berdasarkan sumber berikut:

a. Aduan pengguna/ staf

Maklum balas/ aduan pengguna daripada peti cadangan, laporan atau

secara lisan mengenai PPI tidak memenuhi keperluan, kerosakan fizikal

bahan, bahan tidak boleh dirujuk, penerbitan korporat tidak mengikut

spesifikasi, data penerbitan universiti tidak tepat dan sebagainya.

b. Pengurusan

i. Mesyuarat Perpustakaan.

ii. Laporan lawatan audit dalam/ luar .

iii. Laporan hasil aktiviti kawalan dalaman dan sebagainya.

iv. Hasil tindakan kawalan risiko dan peluang.

c. Media Masa dan Media Sosial

Laporan di dalam media cetak dan elektronik mengenai perkhidmatan

PPI.

WP /

KB

6.2 Pembetulan

6.2.1 Dimana berkenan, nilai dan laksanakan langkah pembetulan segera bagi

memastikan bahan boleh dirujuk/ dipinjam, pangkalan data elektronik

boleh dikases, buku dapat diterbitkan dan PPI berjalan lancar dan

mematuhi prosedur. Semak dan pastikan ketakakuran yang sama tidak

berlaku di bahagian, kampus PPI yang lain.

WP/

KB

6.3 Pengendalian Tindakan Pembetulan

6.3.1 Catatkan butiran ketidakpatuhan atau aduan pengguna/ staf dalam

Borang Tindakan Pembetulan atau kepilkan Borang Aduan/ laporan

WP/

KB


AL




UMK/PPI/SPK-05

bersama Borang Tindakan Pembetulan.

6.3.2 Nilai ketidakpatuhan/ komplen pengguna termasuk membuat ‘root cause

analysis’ atau semakan/ kajian menggunakan mana-mana kaedah

seperti sesi percambahan fikiran, alat-alat kualiti, diagram WHY dan

sebagainya dan tentukan punca-punca ketidakpatuhan.

6.3.3 Nilai alternatif tindakan pembetulan yang perlu diambil dari aspek

keupayaan mengatasi punca ketidakpatuhan yang dilaporkan serta boleh

mengelakkan ketidakpatuhan daripada berulang semula termasuk kesan

pada SPK ISO 9001: 2015 PPI.

6.3.4 Tentukan tindakan pembetulan yang dapat mengatasi masalah atau

ketidakpatuhan yang sama berulang dan laksanakannya dengan segera.

6.3.5 Rekod hasil tindakan pembetulan dalam bentuk rekod hasil kerja, laporan

atau pemerhatian.

6.3.6 Nilai tindakan pembetulan yang diambil mengikut kriteria 6.3.3 di atas

bagi memastikan kesilapan/ ketidakpatuhan yang sama tidak berulang

berdasarkan rekod hasil tindakan pembetulan dan kesannya kepada

SPK ISO 9001: 2015 PPI. Berdasarkan penilaian ini, ambil tindakan

berikut:

a. Sekiranya tindakan pembetulan yang diambil tidak berkesan atau

kemungkinan ketidakpatuhan berlaku semula, tentukan status ‘tidak

memuaskan/ dilanjut’. Kajian dan penentuan tindakan pembetulan

yang lain hendaklah dibuat mengikut langkah 6.3.2 dan seterusnya.

b. Tindakan pembetulan ‘memuaskan/ ditutup’ sekiranya dinilai

berkesan.

6.3.7 Tindakan Pembetulan di atas hendaklah dilaksana mengikut impak

ketidakpatuhan ke atas integriti PPI, kepuasan pengguna dan

keberkesanan SPK ISO 9001: 2015 PPI. Mana-mana ketidakpatuhan


AL




UMK/PPI/SPK-05

yang menjejaskan aspek ini hendaklah diberi keutamaan dan tindakan

pembetulan dilaksanakan dengan segera.

6.4 Laporan Tindakan Pembetulan dan Statusnya 6.4.1 Lapor tindakan pembetulan dan statusnya dalam mesyuarat semakan pengurusan.

WP

6.5 Analisis Tindakan Pembetulan

6.5.1 Semua tindakan pembetulan yang diambil hendaklah diserahkan kepada

Jawatankuasa Pelaksana ISO 9001: 2015 bagi tujuan menganalisis

aliran ketidakpatuhan yang berlaku dan mencadangkan pembaikan atau

tindakan pencegahan yang bersesuaian untuk meningkatkan

keberkesanan SPK ISO 9001: 2015 PPI dan kepuasan pelanggan.

J/K Pelaksana

ISO

DOKUMEN TID

AK TERKAWAL




UMK/PPI/SPK-05

7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi

1 Borang Aduan/ Maklum Balas

(UMK/B.04.05/15/2014)

Folder Aduan Pengguna/ TP Bahagian Perkhidmatan

Maklumat, semua kampus

2 Pengendalian Tindakan Pembetulan

(Borang Tindakan Pembetulan SPK

ISO 9001:2015 – PPI ISO 005)

Folder Aduan Pengguna/ TP Bahagian Perkhidmatan

Maklumat, semua kampus


AL

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL -...

Documents

Transcript of DOKUMEN TIDAK TERKAWAL -...