Digitalização de Documentos e a
Preservação Documental na Era Digital
Odair Rodrigues
Abril 2013
2013 Brasil
5
Enterprise Information Management
Business Intelligence
ECM - Enterprise Content Management
Estratégias , métodos e ferramentas utilizadas para captura , gerenciamento ,
Armazenamento , Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos
relacionados aos principais processos da organização.
Ferramentas
Reune uma série de componentes:
•Document Management – Gestão de documentos
•ERM – Gestão Eletrônica dos registros
•Work flow – Fluxo do trabalho
•WEB Content management – Gestão do conteudo WEB
•Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos
•Search – Pesquisa
•Processo Colaborativo
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Conhecendo o Usuário P
RO
JE
TO
S
Empresa
que ainda
trabalha apenas
com papel –
sem solução D
Imaging
Empresa com solução
Básica de D Imaging
Empresa com solução
Doc Imaging
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Digitalização de Documentos
Principais benefícios da digitalização de Documentos.
• Rapidez e agilidade no acesso à informação
• Baixo custo na distribuição de informação
• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel
• Automação de entrada de dados
• Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer
lugar
• Melhoria no atendimento ao cliente
• Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos
documentos
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• Como preservar os documentos digitais ?
– Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)
– Com baixo custo de armazenamento
– Com segurança e integridade
– Sem necessidade de muitas atualizações
– Legalmente
• Resposta
• Sistema Híbrido
• Fazer BACK-UP em um meio análógico
Pergunta Principal
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Microfilme
• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”
• Mídia analógica
• Durabilidade: 500 anos (filme prata)
• Melhor meio arquivístico
• Microfilmagem sem indexação por
documento
• Lei do Microfilme
Preservação da informação digital
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Sistema Híbrido
• É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos.
• Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital
• Arquivo digital somente na fase ativa
Fase Inativa Fase Ativa
Indíce de
busca da
informação
Custo do Armazenamento
Digital
Preservação da informação digital
Digitalização
do Microfilme
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Microfilmadora Eletrônica: Processo
Digitalização, indexação e controle de qualidade
dos documentos
Microfilmadora
Eletrônica i9600
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Arquitetura Microfilmagem Eletrônica
GED
Mainframe
Scanner
Microfilme
Virtual
Lista ou Diretório
de imagens
AWIS
16
mm
Microfilme
•Livros
• Plantas
• Folhas soltas
• Word
•PPT
• Arquivo TXT
• Arquivos PDF/A e PDF
•JPEG
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Microfilmadora Eletrônica – i9600
Decreto 1.799 de 1996
• Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o
resultado do processo de reprodução em filme de
documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006
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Beneficios do Arquivo de Referência
• Gerenciamento do ciclo de vida da Informação
• Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas
• Recuperação de Desastres
• Gerenciamento de Armazenamento da Informação
• Segurança no conteudo
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Status no Brasil
• Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente
• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça
• Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Jucdciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH
• Back up de informação / Preservação
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Usuários de Microfilmagem Eletrônica
Tribunal Regional do Trabalho - RJ
Tribunal Superior Eleitoral - TSE
Tribunal de Contas – BA
Tribunal de Contas - RS
Banco Itau
HSBC
Prefeitura do Recife
Banese
CEF
Unimed
Policia Civil RS
Instituto de Identificação do Paraná
Sec. Fazenda RS
Sec. Fazenda MS
Câmara Federal
Imprensa Oficial
Corpo de Bombeiros – DF
Ministerio da Aeronautica
Mycroarq
TJDF
Sec. Educação RS
Eletronorte
Dataprev – RJ
Datafilme
Anvisa
Prodepa
Unopar
Correios
Cartórios
Tecnogin MGI
BNDES - RJ
Detran – BA / CE/RS / MG/PE
Junta Comercial - MG
UERJ – Univer. Est. do Rio de Janeiro
INCRA
Femade
Prestadores de Serviços
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Microfilmagem eletrônica no Brasil
•Mercado estavel
•Instalações nos principais centros
•Migração do Convencional
•Preservação Digital / Back Up
•Redução custos
•Uso da Imagem
•Legalmente Aceito
– Parecer 736/2006 do Min.da Justiça
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
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• Segmentos: Birô de Serviço
– Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a
microfilmagem.
– Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional
– Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem
eletrônica
– Baixo custo operacional
– As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.
– Pesquisa rápida devido a indexação por imagem
Casos de Sucesso - Brasil
24
DV 2400
A saída da informação em PAPEL,
EMAIL, FAX e como Imagem Digital.
Recuperação da Informação
Digitlização do Microfilme por demanda
ScanPro 2000
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Conclusão
A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de
documentos deve considerar os seguintes aspectos:
•Expectativa de vida do documento
•Integridade do documento
•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)
•Redução de espaço Físico – 98%
•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento
•Estratégia de preservação digital
•Nível de complexidade / interatividade
•Aspecto Legal
Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de
investimento para preservar documentação.
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Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para
documentos digitalizados - Lei 12.682/2012
http://trt-12.jusbrasil.com.br/noticias/3178621/dilma-veta-garantia-de-efeitos-juridicos-para-
documentos-digitalizados
11 julho 2012
A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos
documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da
elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da
Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico
aos documentos digitalizados
De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela
Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor
probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também
garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos
documentos microfilmados.
Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça...
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Tendências
• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo
• Captura Descentralizada
• Mobilidade
• Nuvem
• Simplicidade de uso
• Route information faster
• Enable collaboration, customer engagement
• Save time and costs derived from shorter information access cycles
• Use paper rather than eliminate it
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ScanMate
i1120 Scan Station
500/520EX/550
i1405 / i1420 / i1440
i1860
i3000
i4200 / i4600
i2900
i5200 / i5600 / i5800
i2400
i2600/i2800
Truper
ScanMate
i940
Portfólio de Softwares
Softwares Profissionais
• Driver
• Ferramentas
• Captura
• Gestão de Parque
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Portfólio de Software
• Driver
• Aprimoramento de Imagens
• Ferramenta de Captura de Documentos
• Ferramenta de Gestão de Parque
• Solução de Captura de Documentos
WIA
Smart
Touch
Capture Desktop
KAMS
Capture PRO
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Remoção Automática de verso em Branco
• Automaticamente identifica imagens em
branco baseado na porcentagem de
conteudo de informação.
– Recurso muito mais preciso
comparado a opção de remover por
tamanho de imagem (kbytes)
– A configuração da % do conteudo é
feito de forma simples através dos
driver ISIS e TWAIN
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Rotação Automática de Imagem
Automaticamente rotaciona as imagens na
posição correta de leitura
Frente e verso
Ganho de tempo na preparação do
documentos
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Função de Junção – Frente e Verso
• Automaticamente cria uma única imagem
contendo a frente e verso do documento.
– Aplicação: documentos de identidade
e notas fiscais e papel A3
– Disponivel somente no driver TWAIN
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Original
ATP 161KB
Scanner 1 c/ add-n IP 235KB
Scanner 2 c/ add-on IP 189KB
62KB
Business Confidential
iThresholding - exemplos
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Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente
Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400
Recurso do preenchimento inteligente de borda: disponíveis nos scanners i2000
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Sistema completo
Documentos Digitalização
Controle de Qualidade
Indexação
Armazenamento Digital
Software de Pesquisa
Gerenciamento do
documento digital
Microfilmagem
eletrônica
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• Tipo de documento
• Indexação
– Identificar qual é o software de captura indicado
• Manual , OCR , Cod. Barras ,
• Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado
• Produção
– Volume diário, mensal de documentos, picos de produção
– Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada
• Assistência técnica
– On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA
– Consumíveis e peças disponíveis
Como escolher um Scanner Profissional ?
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Scanner
Multi-funcional
Scanner
Professional
Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex
Tratamento/Melhoramento de
imagem
Muito básico, quase nenhum Varios recursos para
gerar imagem excelente
Software de Captura Interface complicada Softwares de captura
orientados a digitalização
de documentos ou lotes
de documentos
Tempo de digitalização
( supondo documento com 10
folhas)
15 Minutos 40 Segundos
Transporte Curvatura interna
Limita os tipos de docs no
Alimentador Autom. – ADF
Sistema de transporte
robusto
Scanner Profissional X Multi-Funcional
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Fluxo do Documento – áreas envolvidas
• Recepção Área Final
“Arquivo”
Áreas usuárias Documento
Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner? Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)
Software de Captura e GED
Tipo de documento (cartão PVC )
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Scanner i940
•Compacto
•Alimentação via
USB ou Fonte
•Duplex - A4
•20 ppm / 40 ipm
•500 folhas/dia
•ADF de 20 folhas
•Drivers ISIS e TWAIN
Scanners Pessoais – A4
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Scanners Departamentais – A4
•Duplex – A4
•60 ppm (200-300dpi)
•10K folhas/dia
•Mesa A4 Integrada
•ADF de 250 folhas
•Saída Superior/Traseira
•Módulo de Impressão*
•ISIS e TWAIN
•Iluminação LED
•Sensor de Ultrassônico
Scanner i2900
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Scan Station 500/520EX
•Rede
•Duplex – A4
•45 ppm / 90 ipm
•ADF de 75 folhas
•Envia e recibe Fax
•Tela Touch screen
•Mesa A3 (Opcional)
Scanners de Rede
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Scanners de Produção
Scanners Série i3000
i3200 / i3400
•Duplex – A3
•i3200: 50 ppm
•i3400: 80 ppm
•Velocidade a 200-300dpi
•15K-20K folhas/dia
•ADF de 250 folhas
•Saída Superior/Trasera
•Drivers ISIS e TWAIN
•Iluminação LED
•Mesa Ofício (Opcional)
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Scanners da Série i5000
Duplex –A3
140 / 170 / 210 ppm
Volume ilimitado
ADF de 750 folhas
05 sensores ultra-som
LED CCD (duas lamp.)
Scanners de alta produção
i5200 / i5600 / i5800
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Smart Touch – Botão inteligente
• Software de Captura orientada a digitalização de Documento
• Acionado pelo botão ou pelo PC
•Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP
• Até 9 tipos de fluxo diferentes
• Digitalize para: • Email
• Web e-mail
• Rede - diretório
• FTP
• Microsoft Word
• SharePoint
• Impressora da rede
• Folha em branco para separar documentos
• Incluir palavra “chave” em arquivo PDF
• Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização
• Imprime etiqueta com os tipos de fluxo
• Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem.
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Segmentos: Comércio
– Armazenar cadastro de cliente
– Contratos de Financiamento
– Garantias
– Seguros
– Back up de informação
Casos de Sucesso - Brasil
Feiras de Imovéis
Stand de Vendas
Vendas de Campo
Abeetura de Credito
Venda de automoveis
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Principais soluções
Legado / Arquivo papel
Digitalização com scanners de produção
Pesquisa da informação em
microfilme
Digitalização com scanners de microfilmes
Preservação da informação
Microfilmagem eletrônica de documentos
Digitalização com scanners departamentais
Entrada de novos documentos
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Perguntas?
Odair Rodrigues
Tel: 011-99940-6781 / 011 2132 6067
www.kodak.com.br
Datafilme
www.datafilme.com.br
Tel: 031 3503 2430
2013 BH
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