Digitalização de Documentos e a

Preservação Documental na Era Digital

Odair Rodrigues

Abril 2013

2013 Brasil

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3

5

Enterprise Information Management

Business Intelligence

ECM - Enterprise Content Management

Estratégias , métodos e ferramentas utilizadas para captura , gerenciamento ,

Armazenamento , Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos

relacionados aos principais processos da organização.

Ferramentas

Reune uma série de componentes:

•Document Management – Gestão de documentos

•ERM – Gestão Eletrônica dos registros

•Work flow – Fluxo do trabalho

•WEB Content management – Gestão do conteudo WEB

•Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos

•Search – Pesquisa

•Processo Colaborativo

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Conhecendo o Usuário P

RO

JE

TO

S

Empresa

que ainda

trabalha apenas

com papel –

sem solução D

Imaging

Empresa com solução

Básica de D Imaging

Empresa com solução

Doc Imaging

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Digitalização de Documentos

Principais benefícios da digitalização de Documentos.

• Rapidez e agilidade no acesso à informação

• Baixo custo na distribuição de informação

• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel

• Automação de entrada de dados

• Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer

lugar

• Melhoria no atendimento ao cliente

• Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos

documentos

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• Como preservar os documentos digitais ?

– Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)

– Com baixo custo de armazenamento

– Com segurança e integridade

– Sem necessidade de muitas atualizações

– Legalmente

• Resposta

• Sistema Híbrido

• Fazer BACK-UP em um meio análógico

Pergunta Principal

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Microfilme

• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”

• Mídia analógica

• Durabilidade: 500 anos (filme prata)

• Melhor meio arquivístico

• Microfilmagem sem indexação por

documento

• Lei do Microfilme

Preservação da informação digital

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Sistema Híbrido

• É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos.

• Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital

• Arquivo digital somente na fase ativa

Fase Inativa Fase Ativa

Indíce de

busca da

informação

Custo do Armazenamento

Digital

Preservação da informação digital

Digitalização

do Microfilme

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Microfilmadora Eletrônica: Processo

Digitalização, indexação e controle de qualidade

dos documentos

Microfilmadora

Eletrônica i9600

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Arquitetura Microfilmagem Eletrônica

GED

Mainframe

Scanner

Microfilme

Virtual

Lista ou Diretório

de imagens

AWIS

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mm

Microfilme

•Livros

• Plantas

• Folhas soltas

• Word

•PPT

• Arquivo TXT

• Arquivos PDF/A e PDF

• E-mail

•JPEG

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Microfilmadora Eletrônica – i9600

Decreto 1.799 de 1996

• Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o

resultado do processo de reprodução em filme de

documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou

eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006

16

Legalidade do Microfilme – Parecer 736/2006 M.

Justiça

16

17

Beneficios do Arquivo de Referência

• Gerenciamento do ciclo de vida da Informação

• Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas

• Recuperação de Desastres

• Gerenciamento de Armazenamento da Informação

• Segurança no conteudo

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Status no Brasil

• Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente

• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça

• Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Jucdciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH

• Back up de informação / Preservação

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Usuários de Microfilmagem Eletrônica

Tribunal Regional do Trabalho - RJ

Tribunal Superior Eleitoral - TSE

Tribunal de Contas – BA

Tribunal de Contas - RS

Banco Itau

HSBC

Prefeitura do Recife

Banese

CEF

Unimed

Policia Civil RS

Instituto de Identificação do Paraná

Sec. Fazenda RS

Sec. Fazenda MS

Câmara Federal

Imprensa Oficial

Corpo de Bombeiros – DF

Ministerio da Aeronautica

Mycroarq

TJDF

Sec. Educação RS

Eletronorte

Dataprev – RJ

Datafilme

Anvisa

Prodepa

Unopar

Correios

Cartórios

Tecnogin MGI

BNDES - RJ

Detran – BA / CE/RS / MG/PE

Junta Comercial - MG

UERJ – Univer. Est. do Rio de Janeiro

INCRA

Femade

Prestadores de Serviços

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Microfilmagem eletrônica no Brasil

•Mercado estavel

•Instalações nos principais centros

•Migração do Convencional

•Preservação Digital / Back Up

•Redução custos

•Uso da Imagem

•Legalmente Aceito

– Parecer 736/2006 do Min.da Justiça

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

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• Segmentos: Birô de Serviço

– Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a

microfilmagem.

– Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional

– Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem

eletrônica

– Baixo custo operacional

– As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.

– Pesquisa rápida devido a indexação por imagem

Casos de Sucesso - Brasil

24

DV 2400

A saída da informação em PAPEL,

EMAIL, FAX e como Imagem Digital.

Recuperação da Informação

Digitlização do Microfilme por demanda

ScanPro 2000

26

Conclusão

A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de

documentos deve considerar os seguintes aspectos:

•Expectativa de vida do documento

•Integridade do documento

•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)

•Redução de espaço Físico – 98%

•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento

•Estratégia de preservação digital

•Nível de complexidade / interatividade

•Aspecto Legal

Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de

investimento para preservar documentação.

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Desejo de todos os clientes…..

28

Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para

documentos digitalizados - Lei 12.682/2012

http://trt-12.jusbrasil.com.br/noticias/3178621/dilma-veta-garantia-de-efeitos-juridicos-para-

documentos-digitalizados

11 julho 2012

A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos

documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da

elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da

Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico

aos documentos digitalizados

De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela

Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor

probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também

garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos

documentos microfilmados.

Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça...

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Tipos de Captura - Volume

30

Tendências

• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo

• Captura Descentralizada

• Mobilidade

• Nuvem

• Simplicidade de uso

• Route information faster

• Enable collaboration, customer engagement

• Save time and costs derived from shorter information access cycles

• Use paper rather than eliminate it

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ScanMate

i1120 Scan Station

500/520EX/550

i1405 / i1420 / i1440

i1860

i3000

i4200 / i4600

i2900

i5200 / i5600 / i5800

i2400

i2600/i2800

Truper

ScanMate

i940

Portfólio de Softwares

Softwares Profissionais

• Driver

• Ferramentas

• Captura

• Gestão de Parque

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Portfólio de Software

• Driver

• Aprimoramento de Imagens

• Ferramenta de Captura de Documentos

• Ferramenta de Gestão de Parque

• Solução de Captura de Documentos

WIA

Smart

Touch

Capture Desktop

KAMS

Capture PRO

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Auto-Crop e Auto-Deskew

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Remoção Automática de verso em Branco

• Automaticamente identifica imagens em

branco baseado na porcentagem de

conteudo de informação.

– Recurso muito mais preciso

comparado a opção de remover por

tamanho de imagem (kbytes)

– A configuração da % do conteudo é

feito de forma simples através dos

driver ISIS e TWAIN

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Rotação Automática de Imagem

Automaticamente rotaciona as imagens na

posição correta de leitura

Frente e verso

Ganho de tempo na preparação do

documentos

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Função de Junção – Frente e Verso

• Automaticamente cria uma única imagem

contendo a frente e verso do documento.

– Aplicação: documentos de identidade

e notas fiscais e papel A3

– Disponivel somente no driver TWAIN

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Original

ATP 161KB

Scanner 1 c/ add-n IP 235KB

Scanner 2 c/ add-on IP 189KB

62KB

Business Confidential

iThresholding - exemplos

42

iThresholding-2

43

45

Drop out – Vermelho, Azul e Verde

Colorida PB normal PB com drop out

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Novos Scanners série i2000

Recursos do Perfect Page

Preenchimento Inteligente de Borda

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Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente

Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400

Recurso do preenchimento inteligente de borda: disponíveis nos scanners i2000

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Sistema completo

Documentos Digitalização

Controle de Qualidade

Indexação

Armazenamento Digital

Software de Pesquisa

Gerenciamento do

documento digital

Microfilmagem

eletrônica

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Fluxo de Captura de Documentos

52

Entendendo um Projeto

53

Entendendo um Projeto

54

Entendendo um Projeto

55

Entendendo um Projeto

56

Entendendo um Projeto

Segunda

Feira

Terça

Feira

Quarta

Feira

Quinta

Feira

Sexta

Feira

57

Entendendo um Projeto

58

Captura

Rotativo Planetário

Elementos funcionais

•Lâmpada

•Lentes

•Sensor

i4200

i940

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• Tipo de documento

• Indexação

– Identificar qual é o software de captura indicado

• Manual , OCR , Cod. Barras ,

• Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado

• Produção

– Volume diário, mensal de documentos, picos de produção

– Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada

• Assistência técnica

– On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA

– Consumíveis e peças disponíveis

Como escolher um Scanner Profissional ?

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Scanner

Multi-funcional

Scanner

Professional

Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex

Tratamento/Melhoramento de

imagem

Muito básico, quase nenhum Varios recursos para

gerar imagem excelente

Software de Captura Interface complicada Softwares de captura

orientados a digitalização

de documentos ou lotes

de documentos

Tempo de digitalização

( supondo documento com 10

folhas)

15 Minutos 40 Segundos

Transporte Curvatura interna

Limita os tipos de docs no

Alimentador Autom. – ADF

Sistema de transporte

robusto

Scanner Profissional X Multi-Funcional

64

Como Gerenciar Scanners?

65

Usando Software de Controle gerencie…

67 67

Fluxo do Documento – áreas envolvidas

• Recepção Área Final

“Arquivo”

Áreas usuárias Documento

Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner? Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)

Software de Captura e GED

Tipo de documento (cartão PVC )

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Scanner i940

•Compacto

•Alimentação via

USB ou Fonte

•Duplex - A4

•20 ppm / 40 ipm

•500 folhas/dia

•ADF de 20 folhas

•Drivers ISIS e TWAIN

Scanners Pessoais – A4

72

Scanners Departamentais – A4

•Duplex – A4

•60 ppm (200-300dpi)

•10K folhas/dia

•Mesa A4 Integrada

•ADF de 250 folhas

•Saída Superior/Traseira

•Módulo de Impressão*

•ISIS e TWAIN

•Iluminação LED

•Sensor de Ultrassônico

Scanner i2900

75

Acessórios: Mesa Ofício e A3 (Black)

76

Scan Station 500/520EX

•Rede

•Duplex – A4

•45 ppm / 90 ipm

•ADF de 75 folhas

•Envia e recibe Fax

•Tela Touch screen

•Mesa A3 (Opcional)

Scanners de Rede

78

Scanners de Produção

Scanners Série i3000

i3200 / i3400

•Duplex – A3

•i3200: 50 ppm

•i3400: 80 ppm

•Velocidade a 200-300dpi

•15K-20K folhas/dia

•ADF de 250 folhas

•Saída Superior/Trasera

•Drivers ISIS e TWAIN

•Iluminação LED

•Mesa Ofício (Opcional)

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Scanners da Série i5000

Duplex –A3

140 / 170 / 210 ppm

Volume ilimitado

ADF de 750 folhas

05 sensores ultra-som

LED CCD (duas lamp.)

Scanners de alta produção

i5200 / i5600 / i5800

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Smart Touch – Botão inteligente

• Software de Captura orientada a digitalização de Documento

• Acionado pelo botão ou pelo PC

•Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP

• Até 9 tipos de fluxo diferentes

• Digitalize para: • Email

• Web e-mail

• Rede - diretório

• FTP

• Microsoft Word

• SharePoint

• Impressora da rede

• Folha em branco para separar documentos

• Incluir palavra “chave” em arquivo PDF

• Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização

• Imprime etiqueta com os tipos de fluxo

• Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem.

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Segmentos: Comércio

– Armazenar cadastro de cliente

– Contratos de Financiamento

– Garantias

– Seguros

– Back up de informação

Casos de Sucesso - Brasil

Feiras de Imovéis

Stand de Vendas

Vendas de Campo

Abeetura de Credito

Venda de automoveis

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Principais soluções

Legado / Arquivo papel

Digitalização com scanners de produção

Pesquisa da informação em

microfilme

Digitalização com scanners de microfilmes

Preservação da informação

Microfilmagem eletrônica de documentos

Digitalização com scanners departamentais

Entrada de novos documentos

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Perguntas?

Odair Rodrigues

benedito.rodrigues@kodak.com

Tel: 011-99940-6781 / 011 2132 6067

www.kodak.com.br

Datafilme

www.datafilme.com.br

Tel: 031 3503 2430

2013 BH