Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Det helsevitenskapelige fakultet
Allmøte for teknisk og administrativt ansatte 12. februar 2009
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Interimsstyret for Det helsevitenskapelige fakultet, konstituert 10. februar 2009
Olav Helge Førde, dekan DMF, lederArnfinn Andersen, dekan AFH, nestleder Svein Ivar Mellgren, instituttleder IKM Bård Smedsrød, instituttleder IMB Magne Flaten, instituttleder IPS Anita Gudmundsen, midlertidig vitenskapelig ansatt, AFH Torbjørn Søreng, teknisk administrativ ansatt, DMF Hege Devold, teknisk administrativ ansatt, IMB Oscar Grøntoft, studentrepresentant AFH Ole Mikal Dragland, studentrepresentant IPS Marius Edvardsen, studentrepresentant DMF
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Rektor Jarle Aarbakke framsatte følgende endringsforslag under interimsstyrets mandat (punkt 2):Interimsstyret skal lyse ut stillinger som instituttleder og avgi innstilling ovenfor universitetsstyret på disse stillingene. Aarbakkes forslag ble enstemmig vedtatt.
Interim
sstyret S 4-09
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Aktuelle dokumenter
• S 65-08 Organisering av fakultet 1• Brev fra universitetsdirektør 200804487-11• Omstillingshåndboka med vedlegg• Universitetsstyremøte 5. februar 2009, S 2-09, S 4-09
• Rapport fra Arbeidsgruppen for fakultet 1• Delprosess III, FS 13-08 (200702226)• Ekstern biologievaluering• Mandat arbeidsgrupper IMB (200804845)
og IKM (200805126)
• Fusjonssidene sentralt og lokalt• Interimsstyrets sider • ”På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet”, vedtatt 10.02.09
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Delprosess III (FS 13–08)1. Fakultetsstyret takker arbeidsgruppen for overlevert rapport og slutter
seg til de vurderingene gruppen gjør om å videreføre hovedtrekkene i dagens formelle struktur frem mot fusjonen med høyskolen.
2. Fakultetsstyret slutter seg til gruppens prinsipper som skal legges til grunn for administrativ oppgaveløsning.a) Administrasjonen skal være løsningsorientert.b) Administrasjonens samlede kompetanse og ressurser skal brukes fleksibelt.
Formell struktur må ikke være til hinder for helhetlige og samarbeidsorienterte løsninger.
c) Administrative tjenester skal være tilgjengelige og brukernære (studenter /vitenskapelige ansatte). Ved fravær skal tvillingkompetanse og beredskap være etablert.
d) Administrasjonen skal veilede og hjelpe brukerne videre i systemet dersom de ikke kan gi svar selv. Veilederrollen krever god kunnskap om virksomheten.
e) Vitenskapelige ansatte skal ha tilnærmet likt tjenestetilbud fra administrasjonen. Instituttledelsen disponerer eventuelle administrative ressurser på avdelingene (det fjerde ledelses nivå). Administrasjonen ved sentrene ønskes sterkere integrert i institutt-/ fakultetsadministrasjonen.
f) Ansvar for oppgaver og myndighet til å disponere ressurser må følge hverandre.
g) Administrasjon skal være preget av stor grad av delegering. Problemløsning og utvikling av administrative tjenester bør forankres på lavest mulig nivå.
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Delprosess III (FS 13–08)…
3.Fakultet er en kunnskapsbedrift hvor administrasjonen har en viktig støttefunksjon. Fakultetsstyret slutter seg til de vurderingene arbeidsgruppen gjør om større krav til fleksibilitet, samarbeid og helhet i den administrative oppgaveløsningen. Dagens organisering må strekke seg mot de effekter en matriseorganisering kan gi.
4.Administrasjonen må søke å løse fremtidig oppgaveløsning og behovet for ny kompetanse ved å utnytte eksisterende ressurser samlet sett og målrette nytilsettinger mot kompetanse som ikke allerede finnes i organisasjonen.
5.Fakultetsdirektøren bes etablere tjenelige samarbeidsfora mellom nivåene og starte arbeid med felles målforståelse. Det igangsettes et kulturbyggingsløp som beskrevet.
6.Sentrene skal inngå i helhetlige og integrerte løsninger på administrativ side og følge universitetets regler, kultur og normer.
7. Instituttene skal gjennomgå egen organisering av administrative tjenester mht grensesnitt mot sentre og bruk av eventuelle administrative ressurser i avdelingene (4. nivå). Det forutsettes at administrative ressurser på avdelingsnivå skal ivaretas og forvaltes fra instituttet.
8. Alle administrativt tilsatte bes medvirke til den skisserte organisasjonsutvikling som til enhver tid koordineres inn mot føringer fra fusjonsprosessen.
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
På vei mot
Det helsevitenskaplige fakultet
Prosesser, klarheter og uklarheter
Vedtatt i interimsstyret
10. februar 2009
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
På vei motDet helsevitenskapelige fakultet
1. august 2009
InnholdBakgrunnDel 1 – Det helsevitenskapelige fakultet
NavnØkonomiOrganisering - organisasjonskartBemanningsplanHva skal organisasjons- og bemanningsplanen inneholde?Omstillingssamtaler og innplasseringRåd, utvalg og styrerFaglig organisering av forskningFaglig organisering av utdanningAreal:InformasjonsløpLedelses- og styringssystemerFullmaktstrukturerHMS ved fakultetetProsess- og lederstøtte
Del 2 - FakultetsadministrasjonenDel 3 - Institutter
Faglige fellesfunksjonerSentre
Del 4 – Utviklingsområder – fase IIDel 5 - Aktivitetstabell
10/3
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
10. Mars 2009Organisasjonskart/-planBemanningsplan, Omstillingshåndboken s 12.
• Dagens bemanning skal innplasseres– Plass til alle– Kompetansekrav– Stillingsbeskrivelse– Rolleavklaring mellom nivåer– Flytting av miljøer– Eksternt finansierte stillinger skal med
• Strategisk utvikling skal omtales– F. eks. delegering av eksamensavvikling– Avvik mellom bemanning og ressursbehov skisseres
• Finansiering må følge med– Ny budsjettfordelingsmodell– Synergier på sikt
• Eksempel på bemanningsplan Microsoft Word Document
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Flytting av fagmiljø
Institutt for medisinsk biologi: bioingeniør, AAB og deler av bioteknologi (etter 10/3, men kommenteres i bemanningsplan)
Institutt for klinisk medisin: samordning UNN, ASH, RBUP/BUS, SAT
Institutt for samfunnsmedisin
Institutt for farmasi
Institutt for klinisk odontologi: tannpleierutdanning
Institutt for psykologi: fra SV-fak
Institutt for helse- og omsorgsfag: bioingeniør, tannpleier, ASH, ny rolle/forvaltningsnivå
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Føringer for organisasjonsplan pr. 10/3
• 4. nivået er i utgangspunktet ikke med i ny organisasjon– IKM, IMB, IFA, ISM
• Arbeidsgrupper IKM og IMB• Forskningsgrupper / undervisningsenheter
– Kun vitenskapelig personell, større forskningsgrupper– Fagansvarlig/forskningsgruppeleder,
delegert myndighet/oppgaver fra instituttleder– Åpnes for mulig ulik organisering av forskning og undervisning
• Teknisk personell samles som en fellesressurs pr institutt– Fleksibilitet, langsiktig dynamikk, utvikling av den enkelte, redusere
avhengighet av en professor og en teknologi• Alle adm. ansatte ved instituttene tilhører en felles ressursbase
– Store endringer knyttet til kvalitetsreform, ekstern finansiering mm– Spesialisering, profesjonalisering, fleksibilitet og robusthet
• Faglige fellesavdelinger legges til forskningsgrupper– FUGE plattformer, EM, Anatomisk avdeling, Dyreavdeling, Biobank– Operativ drift lokalt, overbygninger som før med brukerråd,
styringsgruppe for FUGE osv• Sentre knyttes til instituttene, tettere samhandling
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
….føringer
• Rendyrke fakultetsleddet: rolle og oppgave, innbake delprosess III
– Sentralisere personal- og økonomiområdet– Forsknings- og utdanningsstøtte gis i større grad lokalt– Fora – helhetsperspektiv, lærende organisasjon,
matriseeffekter
• Gjennomgå tekniske fellesfunksjoner– Basal IT sentraliseres og inngår i plan 10/3– Arbeidsgruppe sentralt for øvrige tjenester er under
oppnevning sentralt
• Servicetorg etableres
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Tekn
isk
støtt
eProsjektgruppe
Mulig organisering av institutt
Konto
rsje
f -
adm
inis
trati
v
støtt
e -
fors
knin
g, utd
annin
g
Forsknings
gr
Forsknings
gr
Forsknings
gr
Forsknings
gr
Forskningsgr Fagenhet
Fagenhet
Prog. StyreStudieleder
Instituttleder
Fellesav
d
Sente
r
Prosjektgruppe
Dekan In
st.
styre
Fagenhet
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Tidsplan for prosesser frem til 10. mars, hentet fra aktivitetstabell
2. 9. 16. 23. 2. 9. 16.Februar Mars
Avklare arkiv opp mot sentraladministrasjonen
Helsefag ny rolle
Flytte tannpleiere
Felles ressurs støttefunksjoner
Flytte bioingeniør
Plassering av fagl.favd
Fusjonere RBUP/BUS
Flytte ASH
Indre organisering hver enhet egen prosess
IPS fra SV-fak til Helsefak
Felles ressurs støttefunksjoner
Rolledeling fak/inst
Forl. pl Inst avl. Interimsst.
Til sentr adm
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Utsikten bakfraUtsikten forfra
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Vanlige reaksjoner på forandringer
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Viktigste kompetansekrav Inspirert av Douglas
T.Hall
Reaktiv
”Den fleksible som glemte seg
selv”
Brikke
”Offeret uten mulighet”
Proaktiv
”Den mulighetsorientert
e med en plan”
Handlingslammet
”Stubben som skylder på andre”
Høy
Lav Høy
Selv-innsikt
Omstillingsdyktighet
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Ny psykologisk kontrakt
• Henrik Holt Larsen, professor i Human Resource Management ved Handelshøjskolen i København
• ”Den psykologiske kontrakten inneholder den gjensidige forståelsen av de krav, forventninger og løfter som eksisterer mellom arbeidsgivere og arbeidstakere. Kontrakten kan være uttalt eller uutalt, bevisst eller ubevisst”.
Universitetet i Tromsø – Det medisinske fakultetuit.no
Ny psykologisk kontrakt
1. Dialog og avklaring av realistiske forventninger og ansvar hos begge parter
2. Basert på gjensidig ansvar og felles forpliktelse
Viktige elementer: • Dialog mellom voksne (mindre paternalistisk) • Voksen form for forpliktelse (mindre blind lojalitet) • Tillit og åpenhet i relasjonen (forutsetninger for
kommunikasjon)• Felles forståelse, aksept og anerkjennelse av behovet for
kontinuerlig utvikling for begge parter • Reell involvering av ansatte• Ledere må utøve ledelse• Medarbeidere må utøve medarbeiderskap
Personal- og økonomiavdelinga
OmstillingshåndbokaOmstillingshåndboka- veileder for innplasseringer- veileder for innplasseringer
Lederseminar 16. desember 2008Lederseminar 16. desember 2008
Odd Arne Paulsen, Universitetet i TromsøOdd Arne Paulsen, Universitetet i Tromsø
Personal- og økonomiavdelinga
Formål
• Omstillingsavtalen av 17.06.08– Sikre ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med
fusjonen ( http://uit.no/fusjonsprosessen/rettigheter )
• Omstillingshåndboken skal– bidra til å skape gode prosesser og legge forholdene til rette
for god ivaretakelse av ansatte
– klargjøre viktige begreper i omstillingsavtalen• rettskravvurderinger ved innplassering • innplassering uten rettskrav
– prosedyrer ved innplassering (trinnvis prosessbeskrivelse)
– danne grunnlag for vurderinger ved innplassering til stilling ved det nye universitetet
Personal- og økonomiavdelinga
Innhold• 1. INNLEDNING
• 2. KLARGJØRING AV BEGREPER I OMSTILLINGSAVTALEN• 2.1. Likeverdig stilling• 2.2. Passende stilling/oppgaver• 2.3 Fortrinnsrett• 2.4. Nærmere om begrepet rettskrav• 2.5. Alternative utfall som følge av rettskravvurdering
• 3. PROSESSBESKRIVELSE• 3.1. Fremtidig organisering og arbeidsområder• 3.2. Bemanningsplan• 3.3. Informasjonsmøter• 3.4. Omstillingssamtale (innplasseringssamtale)• 3.5. Fastslå hvilke ansatte som ikke er direkte berørt• 3.6. Informasjon om innplassering• 3.7. Oppfølgingssamtale• 3. 8. Ved eventuell uenighet
• 4. VIRKEMIDLER• 4.1. Kompetansekartlegging - / utvikling• 4.2. Virkemidler under omstilling
• 5. AKTIV LEDERSTØTTE
• 6. VEDLEGG (STYREVEDTAK OG MALER)
Top Related