DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX TBK
JUWITA OCTAVIANI
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Desain Pekerjaan pada Seksi
HRD PT Unitex Tbk adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing
dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber
informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak
diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar
Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, 27 Maret 2014
Juwita Octaviani
NIM H24090110
ABSTRAK
JUWITA OCTAVIANI. Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk. Dibimbing
SITI RAHMAWATI.
Perekonomian dengan sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat,
yang berkontribusi sebesar 26,33% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.
Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah PT Unitex
Tbk yang berlokasi di Bogor. PT Unitex membutuhkan desain pekerjaan yang sesuai
dengan kebutuhan saat ini agar mampu bertahan dalam persaingan global. Tujuan
dilakukannya penelitian ini adalah mengidentifikasi deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yang telah ada pada seksi HRD PT Unitex Tbk dan menganalisis desain
pekerjaan yang efektif untuk diterapkan. Data yang digunakan adalah data primer dan
data sekunder. Data primer berupa hasil wawancara melalui instrumen kuesioner,
sedangkan data sekunder diperoleh melalui peninjauan buku, internet, jurnal dan artikel
terkait. Pengambilan sampel dilakukan dengan metode judgement sampling. Uji
keabsahan data yang digunakan adalah uji dependabilitas dan uji kredibilitas, sehingga
diperoleh suatu desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan.
Kata Kunci : Analisis Pekerjaan, Desain Pekerjaan, Deskripsi Pekerjaan, Spesifikasi
Pekerjaan, Seksi HRD pada PT Unitex Tbk.
ABSTRACT
JUWITA OCTAVIANI. Jobs Design in HRD Section on PT Unitex Tbk. Supervised by
SITI RAHMAWATI.
Economy with clothing sector is still a major characteristic in West Java, which
contributed 26,33% in West Java GDP in 2011. One of company that’s engaged in
textiles in Wes Java is PT Unitex Tbk, located in Bogor. PT Unitex Tbk requires job
design in accordance with the current needs in order to survive in the global
competition. The purpose of this study is to identify job descriptions and job
specifications that have been there for each position in the HR section on PT Unitex
Tbk as well as analyzing the design of effective work to be applied. The data used are
primary data and secondary data. The primary data of the interview through a
questionnaire instrument, while the secondary data obtained through a review of books,
internet, journals and related articles. Sampling was done by judgement sampling
method. Test the validity of the data used is the dependability and credibility test, in
order to obtain an effective job design and efficient to implement.
Keywords: Job Analysis, Job Design, Job Description, Job Specification, HRD section
on PT Unitex Tbk.
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar
Sarjana Ekonomi pada
Departemen Manajemen
JUWITA OCTAVIANI
DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX TBK
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Judul Penelitian : Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk
Nama : Juwita Octaviani
NIM : H24090110
Disetujui oleh
Dra Siti Rahmawati, MPd
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Mukhamad Najib, STP, MM.
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala
karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam
penelitian yang dilaksanakan sejak bulan April 2013 ini ialah desain pekerjaan, dengan
judul Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk .
Terima kasih penulis ucapkan kepada Dra. Siti Rahmawati, MPd. selaku dosen
pembimbing. Di samping itu, terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak
Sukoco selaku HRD PT Unitex Tbk beserta seluruh karyawan PT Unitex Tbk yang
telah membantu selama pengumpulan data. Ungkapan terima kasih juga disampaikan
kepada ayah, ibu, seluruh keluarga, serta teman-teman atas segala doa dan dukungan
semangatnya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, 27 Maret 2014
Juwita Octaviani
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ x
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... x
PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1
Latar Belakang 1 Perumusan Masalah 3 Tujuan Penelitian 3 Manfaat Penelitian 3 Ruang Lingkup Penelitian 3
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................... 3
Audit Organisasi 3 Struktur Organisasi 5 Analisis Pekerjaan 5 Deskripsi Pekerjaan (Job Description) 7 Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) 8 Desain Pekerjaan (Job Design) 9 Penelitian Terdahulu 10
METODE PENELITIAN ............................................................................................... 10
Kerangka Pemikiran Penelitian 10 Lokasi dan Waktu Penelitian 11 Jenis dan Sumber Data 11 Metode Pengambilan Sampel 12
Metode Pengumpulan Data 12 Pengolahan dan Analisis Data 12
HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................................... 13
Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD 13 Rancangan Pekerjaan Seksi HRD 15 Pengujian Keabsahan Temuan dan Efektivitas Desain 24 Implikasi Manajerial 25
SIMPULAN DAN SARAN............................................................................................ 26
Simpulan 26 Saran 26
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 27
LAMPIRAN ................................................................................................................... 28
RIWAYAT HIDUP ........................................................................................................ 49
DAFTAR TABEL
1 Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex 16
2 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD 17
3 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Klinik 18
4 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Klinik 19
5 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kantin 19
6 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin 20
7 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kendaraan 21
8 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kendaraan 21
9 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan 22
10 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan 23
DAFTAR GAMBAR
1 Hasil penilaian kinerja Seksi HRD 2
2 Kerangka pemikiran penelitian 11
3 Struktur organisasi Office 14
4 Struktur organisasi Office di lapangan 14
5 Diagram alir proses pelatihan seksi HRD 15
6 Struktur organisasi (hasil restrukturisasi) Seksi HRD 24
7 Alur implikasi manajerial 26
DAFTAR LAMPIRAN
1 Rancangan pekerjaan Kepala Seksi HRD 29
2 Rancangan pekerjaan Kepala Klinik 31
3 Rancangan pekerjaan Staf Klinik 33
4 Rancangan pekerjaan Kepala Kantin 35
5 Rancangan pekerjaan Staf Kantin 37
6 Rancangan pekerjaan Kepala Kendaraan 39
7 Rancangan pekerjaan Staf Kendaraan 41
8 Rancangan pekerjaan Kepala Keamanan 43
9 Rancangan pekerjaan Anggota Keamanan 45
10 Rancangan pekerjaan Wakil Kepala Seksi HRD 47
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Setiap organisasi dituntut untuk memperoleh berbagai faktor penting terkait
keberhasilannya, salah satunya adalah sumber daya manusia (SDM). Untuk
menghasilkan SDM yang efektif dan efisien, organisasi perlu melakukan
perencanaan dan penilaian SDM yang tepat sasaran, salah satu hal yang dapat
dilakukan adalah dengan melaksanakan audit manajemen SDM. Audit manajemen
SDM (Rivai 2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap program-
program audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai pemeriksaan
kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu
departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan
SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau
perbaikan. Audit manejemen SDM terbagi atas empat area, yaitu audit strategi
perusahaan, fungsi SDM, kepatuhan dan iklim SDM (Bohlander, Sherman, Snell
2001). Penelitian ini memfokuskan pada audit strategi perusahaan, dilihat dari
kesesuaian struktur organisasi dan fungsi SDM dengan strategi perusahaan.
Pada fungsi perencanaan SDM diperlukan suatu analisis pekerjaan. Analisis
pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama
dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.
Produk akhir dari analisis pekerjaan adalah deskripsi tertulis dari persyaratan
aktual pekerjaan, dengan menganalisis suatu pekerjaan akan diketahui tugas-tugas
apa yang akan akan dilakukan dalam pekerjaan itu, kompetensi-kompetensi yang
harus dikuasai untuk menduduki posisi itu (Simamora, 2004). Sedangkan desain
pekerjaan adalah pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab
ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif. Ada tiga alasan pokok pentingnya
desain pekerjaan dilakukan, yaitu desain pekerjaan mempengaruhi kinerja dari
pekerjaan tertentu, mempengaruhi kepuasan kerja dan mempengaruhi kesehatan
fisik dan mental karyawan.
Perekonomian pada sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat
setelah mesin pesawat mekanik yang berkontribusi 32,47%, tekstil dan produk
tekstil memberikan kontribusi sebesar 26,33% yang disusul oleh produk plastik
dan karet sebesar 9,65% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.
Cukup tingginya kontribusi sektor tekstil dan produk tekstil dalam pembentukan
PDRB Jawa Barat menggambarkan bahwa sektor ini masih menjadi andalan
utama bagi provinsi Jawa Barat (BPS Jawa Barat, 2011).
Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah
PT Unitex Tbk, yaitu sebuah perusahaan kerjasama Indonesia – Jepang yang
bergerak di bidang tekstil terpadu yang mengolah bahan baku kapas dan polyester
menjadi benang dan bahan jadi kain. Perusahaan ini mendapat peringkat biru
dalam program penilaian peringkat kinerja perusahaan dalam pengelolaan
lingkungan hidup (PROPER) 2011 dari Kementrian Lingkungan Hidup dan
menyumbang 3,05% dari total produksi tekstil Jawa Barat (Laporan tahunan PT
Unitex, 2011).
2
PT Unitex terdiri atas sembilan divisi, yaitu Office, Spinning, Weaving,
Dyeing, Technical Production, Guarantee of Quality, Utility, BKP, dan
Marketing. Divisi Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan,
dan umum. Struktur organisasi divisi Office termasuk departementalisasi jenis
fungsional, jenis ini memiliki keunggulan berupa berupa efisiensi dari
pengumpulan spesialisasi yang serupa, koordinasi dalam bidang fungsional dan
spesialisasi yang makin terasah. Kelemahan dari struktur ini adalah minimnya
komunikasi antara berbagai bidang fungsional dan terbatasnya sudut pandang
sasaran organisasi (Robbins, 2010).
Seksi HRD sebagai seksi yang bertanggung jawab atas SDM perusahaan
secara keseluruhan dianggap perlu melakukan desain ulang pekerjaan untuk
meningkatkan efisiensi dan kinerja karyawan. Gambar 1 adalah hasil penilaian
kinerja Seksi HRD PT Unitex tahun 2009-2011.
Gambar 1. Hasil penilaian kinerja karyawan Office PT Unitex Tbk 2009-2011
Berdasarkan Gambar 1 diketahui, kinerja karyawan Seksi HRD mengalami
penurunan selama tiga tahun terakhir. Penurunan kinerja saat itu terjadi bersamaan
dengan turunnya jumlah karyawan Seksi HRD, di tahun 2009 berjumlah 65 dan
menjadi 54 di tahun 2011. Penurunan jumlah karyawan dengan jumlah pekerjaan
yang sama menyebabkan tidak maksimalnya kinerja karyawan. Belum
terdapatnya deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, terjadinya tumpang tindih
tanggung jawab dan menurunnya jumlah karyawan ikut andil dalam penurunan
kinerja seksi HRD.
Seksi HRD belum pernah melakukan analisis pekerjaan sebelumnya. Hal
tersebut menyebabkan belum terdapatnya pembagian kerja yang jelas untuk
karyawan yang berdampak pula pada terjadinya overlapping pekerjaan pada
perusahaan ini. Belum terdapatnya analisis pekerjaan juga menyebabkan tidak
adanya dokumentasi pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan yang terdapat
dalam perusahaan. Perusahaan harus melakukan pelatihan kepada karyawan yang
baru direkrut. Persaingan global menuntut setiap organisasi untuk dapat bergerak
cepat mengikuti perubahan, dengan harus melaksanakan pelatihan terhadap
karyawan baru karena tidak adanya analisis pekerjaan menyebabkan perusahaan
tidak efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu desain pekerjaan untuk dapat
meningkatkan efisiensi pada seksi HRD.
0
10
20
30
40
50
A (Sangat Baik) B (Baik) C (Cukup) D (Kurang)
Ju
mla
h K
ary
aw
an
Nilai Kinerja Karyawan
2009
2010
2011
3
Perumusan Masalah
Perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa SDM yang kompeten di
dalamnya, agar SDM dapat bekerja dengan baik diperlukan desain pekerjaan yang
efektif dan efisien yang dapat diimplementasikan di perusahaan, dalam hal ini
pada seksi HRD PT Unitex Tbk. Untuk itu, berikut ini diajukan pertanyaan yang
dapat menjawab permasalahan tersebut.
1. Bagaimana deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada Seksi
HRD PT Unitex Tbk ?
2. Bagaimana desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan pada
Seksi HRD PT Unitex Tbk ?
Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada
Seksi HRD PT Unitex Tbk.
2. Memberikan alternatif desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk
diterapkan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk.
Manfaat Penelitian
1. Bagi perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan gambaran mengenai
analisis pekerjaan serta desain pekerjaan yang efektif dan efisien guna
meningkatkan daya saing perusahaan, serta mampu memberikan kemudahan
dalam pelaksanaan Manajemen SDM terkait dengan perekrutan, penilaian
kinerja, kompensasi juga dalam pelatihan dan pengembangan.
2. Bagi ilmu pengetahuan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan referensi informasi untuk
penelitian selanjutnya
Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini memfokuskan pada identifikasi pekerjaan-pekerjaan dalam
serangkaian aktivitaspada Seksi HRD PT Unitex Tbk melalui analisis deskriptif
kualitatif.
TINJAUAN PUSTAKA
Audit Organisasi
Audit manajemen atau organisasi (Siagian, 2004) adalah suatu instrumen
ilmiah yang diperuntukkan bagi manajemen puncak. Audit manajemen SDM
4
menurut Rivai (2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap
program-program audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai
pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam
suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-
kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan
atau perbaikan. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi
SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari
perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan evaluasi kinerja SDM.
Audit manajemen SDM terdiri atas beberapa area, yaitu:
1. Audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas
dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka
auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian
mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut.
Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab
tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai.
Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian
dicari solusinya.
2. Audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan
terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM.
Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka artinya
perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan
dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam
kerja, aturan UMR, dan lainnya.
3. Audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai
dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan
dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan
pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.
4. Audit strategi perusahaan. Melalui audit strategi, maka perusahaan akan mampu
melakukan analisa yang menentukan strategi perusahaan ke depan dan
bagaimana seluruh aktivitas dan fungsi SDM berjalan sejalan dengan strategi
perusahaan.
Manfaat Audit Organisasi
Manfaat dari audit organisasi ini antara lain yaitu:
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.
2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara
karyawan departemen SDM.
4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM.
5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.
6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.
7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.
8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif.
9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan
didalam departemen SDM.
Tujuan Audit Organisasi
Menurut Rivai, audit organisasi bertujuan untuk:
5
1. Menilai efektifitas SDM.
2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.
4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk
pelaksanaan perbaikan tersebut.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi (Robbins dan Coutler, 2010) adalah pengaturan
pekerjaan secara formal dalam organisasi. Departementalisasi adalah uapaya
membagi-mbagikan pekerjaan secara fungsional yang mempunyai spesifikasi
tertentu, sifat dan batasan wewenang tertentu serta sarana yang digunakan dalam
satu kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.Departementalisasi memberikan batas kekuasaan dan tanggungjawab
pada setiap departemen yang akan dibentuk sehingga memudahkan karyawan
dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan pembagian kerja. Keuntungan adanya
departementalisasi adalah adanya kemudahan dalam melaksanakan koordinasi.
Karena setiap fungsi dan pembagian kerja yang dilakukan telah memberikan
fungsi dan ruang lingkup pekerjaan yang jelas.
Departemenisasi dilakukan berdasarkan kebutuhan sebagai berikut:
1. Departementalisasi atas dasar wilayah. Dilakukan atas dasar porsi kekuasaan
dan wilayah operasi atau daerah geografis
2. Departementalisasi atas dasar produk. Didasarkan atas jenis-jenis produk yang
dihasilkan oleh perusahaan
3. Departementalisasi atas dasar pelanggan. Didasarkan atas pembagian
kelompok menjadi pelanggan perusahaan atau orang yang membeli barang
yang dijual oleh perusahaan.
4. Departementalisasi atas dasar fungsi organisasi. Mengelompokan fungsi-fungsi
yang sama atau sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
5. Departementalisasi atas dasar divisi. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan
divisi-divisi yang ada.
6. Departementalisasi atas dasar proses. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan
proses produksi.
7. Departementalisasi atas dasar matriks, merupakan penggabungan
departementalisasi fungsional dan produk.
Analisis Pekerjaan
Brannick (2002) menjelaskan bahwa analisis pekerjaan meliputi sejumlah
kegiatan yang diarahkan untuk menemukan, memahami, dan menjelaskan apa
yang orang lakukan di tempat kerja. Simamora (2004) berpendapat analisis
pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama
dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.
Mondy (2008) mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai proses sistematis untuk
6
menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang
dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dapat teridentifikasi.
Berdasarkan definisi tersebut, maka analisis pekerjaan merupakan suatu
proses sistematis dimulai dari pengumpulan, analisis, hingga informasi akhir
mengenai suatu jabatan secara tertulis sesuai kebutuhan suatu pekerjaan dengan
desain pekerjaan sebagai hasil akhir dari analisis pekerjaan.
Prinsip-prinsip dan Syarat-syarat Analisis Pekerjaan
Moekijat (1999) menjelaskan terdapat prinsip-prinsip dalam analisis jabatan,
yaitu :
1. Analisis pekerjaan hendaknya memberikan semua fakta penting yang
berhubungan dengan pekerjaan.
2. Analisis pekerjaan tunggal hendaknya dapat memberikan fakta-fakta yang
diperlukan untuk bermacam-macam tujuan.
3. Analisis pekerjaan hendaknya sering ditinjau kembali dan apabila perlu
diperbaiki.
4. Analisis pekerjaan hendaknya dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan mana
yang paling penting diantara beberapa unsur lainnya dalam tiap pekerjaan.
5. Analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan informasi yang teliti dan
dapat dipercaya.
Mangkuprawira (2004), syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang
diperlukan meliputi :
1. Harus dinamis dan sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal
dan internal.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan
efisien-efektif.
3. Pelaksana analisis pekerjaan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman
yang memadai.
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
Tujuan Analisis Pekerjaan
Menurut Mondy (2008), tujuan analisis pekerjaan adalah memberikan
jawaban atas enam pertanyaan penting, yaitu:
1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?
3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?
5. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut?
Analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan
tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya,
pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja di mana
pekerjaan tersebut dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan dikumpulkan, dianalisis, dan
dicatat, sesuai dengan apa adanya pekerjaan tersebut, dan bukan bagaimana
seharusnya pekerjaan tersebut.
7
Manfaat Analisis Pekerjaan
Dessler (2006) menyatakan bahwa informasi analisis pekerjaan adalah dasar
dari aktivitas manajemen SDM yang saling terkait, antara lain.
1. Perekrutan dan Penyeleksian. Analisis pekerjaan memberikan informasi
mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan
untuk melakukan aktivitas ini. Informasi dapat berupa deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan.
2. Kompensasi. Analisis pekerjaan digunakan untuk memperkirakan nilai dari
setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Kompensasi bergantung pada
keterampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut,
tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan
seterusnya.
3. Penilaian Prestasi. Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan
prestasi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan.
4. Pelatihan. Deskripsi pekerjaan harus member gambaran tentang aktivitas,
keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut.
5. Menentukan Kewajiban yang Tidak Ditugaskan. Analisis pekerjaan juga dapat
membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.
Menurut Sirait (2006), manfaat analisis pekerjaan yaitu :
1. Digunakan sebagai data untuk menyusun uraian pekerjaan (job description).
2. Digunakan sebagai data untuk menyusun spesifikasi (syarat khusus) pekerjaan
(job specification).
3. Dijadikan bahan untuk menetapkan standar pencapaian hasil kerja (job
performance standard).
4. Digunakan untuk menetapkan materi latihan, baik untuk pegawai baru maupun
pegawai lama.
5. Digunakan untuk menempatkan pegawai dalam suatu jabatan sehingga sesuai
dengan minat dan kemampuan.
6. Digunakan untuk bahan penciptaan rencana pengembangan potensi-potensi
pegawai.
7. Digunakan untuk penetapan imbalan bagi pemegang jabatan secara lebih adil.
Tahap Analisis Pekerjaan
Dessler (2006) menyatakan ada enam langkah dalam melakukan analisis
pekerjaan.
1. Menentukan penggunaan informasi analisis pekerjaan.
2. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang.
3. Memilih posisi yang akan dianalisis.
4. Mengumpulkan data analisis pekerjaan.
5. Meninjau kembali informasi tersebut dengan partisipan.
6. Mengembangkan sebuah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Lewinfer (2005) dikutip Mondy (2008) menyatakan bahwa deskripsi
pekerjaan harus memberikan pernyataan yang ringkas mengenai apa yang
diharapkan untuk dikerjakan para karyawan, bagaimana mereka mengerjakannya,
8
dan kondisi-kondisi dimana tugas-tugas dijalankan. Mondy (2008) berpendapat
bahwa deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang memberikan informasi
berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari
suatu pekerjaan.
Menurut Dessler (2006), tidak ada format standar untuk menuliskan
deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar deskripsi berisi bagian :
1. Identifikasi Pekerjaan. Berupa jabatan pekerjaan yang menyebutkan nama
pekerjaan, tanggal deskrispsi pekerjaan ditulis, siapa yang menulisnya, pihak
yang menyetujui deskripsi tersebut, dan lokasi dari pekerjaan tersebut seperti
perusahaan/divisi, departemen/bagian, juga tingkatan/level pekerjaan.
2. Ringkasan Pekerjaan yang menjelaskan sifat umum pekerjaan tersebut beserta
fungsi dan aktivitas utamanya.
3. Tanggung jawab dan kewajiban. Bagian ini berisis daftar tanggung jawab dan
kewajiban utama pekerjaan tersebut, yang mendefinisikan batas dari otoritas
job holder, termasuk otoritas pembuatan keputusan milik orang tersebut,
pengawasan langsung dari personel lain, dan pembatasan anggaran.
4. Otoritas pemegang pekerjaan (Job Holder). Otoritas ini merupakan hak kuasa
yang dimiliki oleh pemegang pekerjaan. Batas-batas otoritas perlu dimasukkan
ke dalam deskripsi pekerjaanagar pemegang pekerjaan tidak melakukan
pelanggaran.
5. Standar prestasi.
6. Kondisi kerja.
7. Spesifikasi pekerjaan.
Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Simamora (2004) menjelaskan, spesifikasi pekerjaan adalah sebuah daftar
pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki
oleh individu untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ia menyebutkan bahwa
pengertian dari bagian-bagian spesifikasi pekerjaan sebagai berikut:
1. Pengetahuan (mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan
bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil)
2. Keahlian (tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu)
3. Kemampuan (merujuk pada kapabilitas umum yang dimiliki oleh karyawan
secara individual)
4. Karakteristik lainnya (dapat berupa tindak-tanduk, kepribadian seperti motivasi
pencapaian atau ketekunan)
Pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya itu
merupakan kompetensi yang dimiliki individu dalam menunaikan tugas
pekerjaannya. Kompetensi adalah karakteristik dasar yang dapat dihubungkan
dengan peningkatan kinerja individu atau tim. Karakteristik seseorang yang tidak
dapat diamati secara langsung. Karakteristik itu hanya dapat diamati ketika
individu menjalankan tugas dan tanggung jawab dari pekerjaannya.
Rivai (2004) menuliskan spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik atau
syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu
pekerjaan. Secara lengkap spesifikasi pekerjaan dapat diartikan sebagai
persyaratan pengetahuan, keterampilan atau keahlian, kemampuan mental dan
9
fisik serta sifat-sifat kepribadian tertentu yang disyaratkan kepada karyawan untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu secara fisik, efektif, efisien, dan produktif.
Desain Pekerjaan (Job Design)
Mathis (2004) berpendapat job design adalah pengorganisasian tugas-tugas,
wewenang dan tanggung jawab ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif.
Menurut Rivai (2009), dalam desain pekerjaan ada tiga hal yang harus
diperhatikan, seperti rancangannya harus mencerminkan pemenuhan tuntutan
lingkungan, mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal, dan para
pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik. Desain pekerjaan yang
baik akan memberikan hasil pada efektivitas, produktivitas, dan kepuasan yang
tinggi.
Jika analisis pekerjaan telah dilaksanakan, deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan juga sudah tersedia, maka organisasi dapat menggunakan informasi
tersebut untuk melakukan desain pekerjaan baru atau desain ulang pekerjaannya.
Filosofi dan Pendekatan Desain Pekerjaan
1. Scientific management, mengembangkan desain pekerjaan menurut aspek
efisiensinya untuk kegiatan produksi. Pendekatan yang digunakan adalah
simplifikasi pekerjaan dan perluasan pekerjaan.
2. Human relation philosophy, reaksi terhadap scientific management yang dinilai
mengabaikan aspek-aspek manusiawi pekerjaan. Tujuan utamanya berupa
melakukan pengujian tentang variasi kondisi kerja yang mempengaruhi
produktivitas. Pendekatan yang dipakai adalah tim kerja.
3. Work characteristic approach, yaitu pendekatan terhadap desain pekerjaan
yang fokus pada interaksi fisiologis antara karyawan dan pekerjaannya. Model
ini mengidentifikasi lima aspek yaitu, skill variety, task identity, task
significance, autonomy dan feedback. Teknik desain pekerjaan yang sesuai
adalah pemerkayaan pekerjaan.
4. High performance work system, yaitu pendekatan sosioteknis terhadap desain
pekerjaan, mengangkat pentingnya sosiologi tempat kerja dan pencapaian
produktivitas melalui penataan pekerjaan yang mengoptimalkan aspek
teknologis. Pendekatan yang digunakan adalah tim.
Simamora (1999) dalam desain pekerjaan ada beberapa teknik yang
digunakan, yaitu :
1. Penyederhanaan pekerjaan (job simplification) adalah membagi pekerjaan ke
dalam tugas-tugas yang sederhana dan berulang-ulang yang memaksimalkan
efisiensi. Simplifikasi pekerjaan dapat memanfaatkan pekerjaan secara lebih
efektif guna menghasilkan produk yang terstandarisasi.
2. Rotasi pekerjaan (job rotation), yaitu memindahkan karyawan dari suatu posisi
ke posisi lain dalam perusahaan, ini memungkinkan karyawan mempelajari
tugas-tugas, fungsi dan keterampilan baru dari setiap unit kerja dalam sebuah
perusahaan.
3. Perluasan pekerjaan (job enlargement), yaitu menambah lebih banyak tugas
yang berkaitan dan berada dalam satu level pekerjaan ke dalam sebuah
pekerjaan.
10
4. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment), yaitu merancang pekerjaan dengan
cara meningkatkan tanggung jawab, otonomi, dan kendali bagi para pemangku
jabatan.
5. Tim kerja, yaitu sekelompok karyawan yang diminta ntuk merampungkan
sebuah tugas besar dalam bentuk penugasan khusus dari perusahaan.
6. Kelompok kerja otonom, yaitu tim kerja yang diberikan tugas khusus dan
kendali atas pencapaian tujuan tersebut.
7. Lingkaran-lingkaran mutu, yaitu sekelompok karyawan dan penyelia yang
bertemu secara rutin guna membahas masalah-masalah mutu beserta solusinya.
Penelitian Terdahulu
Penelitian ini merujuk pada penelitian Hamdani (2006) dalam Analisis
Hubungan Desain Pekerjaan dengan Kepuasan Kinerja Karyawan pada
Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Penelitian ini bertujuan
untuk mengidentifikasi desain pekerjaan yang terdapat pada Departemen
Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, mengetahui kepuasan karyawan pada
Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, dan menganalisis
hubungan antara desain pekerjaan dengan kepuasan karyawan Departemen
Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Metode yang digunakan pada
penelitian ini adalah analisis deskriptif dan uji korelasi Rank Spearman. Hasil dari
penelitian ini adalah, Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia
menerapkan desain pekerjaan otonom, yang terlihat dari tingkat keanekaragaman
keterampilan yang tinggi pada pekerjaan-pekerjaan Departeman Penerbitan PT
Yudhistira Ghalia Indonesia. Tingkat kepuasan kerja karyawan berada pada level
sedang dan desain pekerjaan dengan kepuasan kerja berkorelasi sedang dan nyata
dengan nilai koefisien korelasi sebesar 0,514.
Artiningsih (2007) dalam Desain Analisa Jabatan PT Bunga Wangsa Sejati
Jawa Timur Park. Penelitian ini bertujuan untuk pengembangan desain analisa
jabatan yang efektif di PT Bunga Wangsa Sejati Jawa Timur Park. Analisis yang
digunakan pada penelitian ini adalah analisis kualitatif menggunakan uji
kredibilitas dan dependibilitas. Hasil dari penelitian ini adalah terbentuknya
desain pekerjaan baru yang memuat persyaratan jabatan, deskripsi jabatan yang
spesifik dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan.
METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di PT Unitex Tbk yang berlokasi di Jalan Raya
Tajur No. 1 Bogor 1600, penelitian berlangsung selama bulan April–Mei 2013.
Penelitian dimulai dengan penyusunan informasi mengenai deskripsi pekerjaan
dan permasalahan yang ada di Seksi HRD, selain itu dikumpulkan juga informasi
mengenai struktur organisasi perusahaan saat ini. Pengumpulan data dilakukan
11
dengan wawancara dan observasi hingga dihasilkan deskripsi pekerjaan yang
dimiliki perusahaan saat ini. Setelah diperoleh data-data, dilakukan analisis data
dengan mereduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan, kemudian
dihasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai dan diuji keabsahannya
dengan uji kredibilitas, dependabilitas dan kesesuaian dengan tujuan dilakukannya
analisis pekerjaan yaitu menganalisis desain pekerjaan yang efektif untuk
diterapkan seluruh karyawan dalam aktivitas pelatihan pada seksi HRD.Alur
kerangka pemikiran penelitian tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada bulan April-Mei 2013 bertempat di PT Unitex,
Jalan Raya Tajur No. 1, Bogor 16000.
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer bersifat kualitatif diperoleh langsung dari perusahaan baik
dari manajemen perusahaan maupun karyawan pemegang jabatan di Seksi HRD,
dengan observasi langsung dan metode wawancara dengan menggunakan
Gambar 2. Kerangka Pemikiran Penelitian
Ket.:--- : Batasan penelitian
12
kuesioner. Data sekunder diperoleh dari data internal perusahaan, buku, internet,
dan artikel yang terkait.
Metode Pengambilan Sampel
Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah
non–probability sampling, yaitu pengambilan sampel yang tidak memberikan
peluang yang sama bagi setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi
sampel. Teknik sampling adalah teknik pengambilan sampel. Teknik yang
digunakan dalam penelitian ini adalah judgement sampling, yaitu pengambilan
sampel dengan pertimbangan tertentu. Dalam hal ini, seseorang diambil menjadi
sampel karena dianggap bahwa seseorang tersebut mampu memberikan informasi
yang diperlukan bagi penelitian.
Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data mengenai analisis pekerjaan dilakukan dengan beberapa
cara, yaitu :
1. Observasi
Observasi adalah kegiatan pengamatan yang melibatkan perhatian terhadap
suatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra. Jenis observasi yang
digunakan adalah partisipasi aktif, dimana peneliti ikut melakukan apa yang
dilakukan oleh narasumber dalam aktivitas sumber data, tetapi tidak
sepenuhnya lengkap. Observasi digunakan untuk menggali data yang tampak,
seperti peralatan dan perlengkapan kerja yang digunakan serta kondisi kerja
yang dibutuhkan.
2. Wawancara
Jenis wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, dimana
pewawancara tidak menggunakan pedoman terstruktur, tetapi menggunakan
garis besar permasalahan sebagai pedoman wawancara, dan wawancara dengan
instrumen kuesioner. Wawancara digunakan untuk memperoleh data mengenai
tugas dan kewajiban serta spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan Data
Uji keabsahan data dalam penelitian, seringkali hanya ditekankan pada uji
validitas dan reliabilitas. Kriteria utama terhadap data hasil penelitian dalam
penelitian kuantitatif adalah valid dan reliabel. Dalam penelitian kualitatif, uji
validitas dikenal dengan uji kredibilitas, sedangkan uji reliabilitas dikenal dengan
uji dependabilitas. Uji kredibilitas adalah derajat kepercayaan terhadap data hasil
penelitian, sedangkan uji dependabilitas adalah derajat kebergantungan yang dapat
tercapai jika terjadi pengulangan penelitian dalam kondisi yang sama akan
meghasilkan data yang serupa.
Teknik yang digunakan untuk uji kredibilitas antara lain :
1. Ketekunan pengamatan (pengamatan dilakukan dengan cermat dan
berkesinambungan).
13
2. Triangulasi sumber data (mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa
sumber).
3. Triangulasi teknik pengumpulan data (mengecek data kepada sumber yang
sama dengan teknik berbeda).
Uji dependabilitas dilakukan dengan audit terhadap keseluruhan proses
penelitian. Auditor penelitian ini adalah dosen pembimbing penelitian dan
pimpinan HRD PT Unitex Tbk.
Analisis Data
Analisis data deskriptif kualitatif bertujuan menggambarkan keadaan yang
ada di lapangan, analisisis data pada penelitian ini terdiri atas tahapan :
1. Reduction Data (Data Reduksi)
Data yang diperoleh di lapangan jumlahnya cukup banyak, sehingga peru
dicatat secara teliti dan rinci. Reduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal
pokok, fokus pada hal-hal penting.
2. Data Display (Penyajian Data)
Dalam penelitian kuantitatif, data disajikan dalam bentuk tabel, grafik, pie
chart dan lainnya. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data berupa uraian
singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.
3. Conclusion Drawing/Verification
Mengambil kesimpulan dari data yang telah diolah untuk mendapatkan suatu
jawaban. Pada tahap ini kesimpulan dibuat untuk menjawab permasalahan
sehingga menghasilkan gambaran yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami
mengenai bentuk usulan desain pekerjaan pada PT Unitex Tbk.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD
Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan, dan umum.
Struktur organisasi Office termasuk departementalisasi jenis fungsional, yaitu
departementalisasi berdasarkan kesamaan fungsi atau aktivitas pekerjaan.
Berdasarkan hasil wawancara dan dokumentasi mengenai struktur organisasi dan
deskripsi pekerjaan, deskripsi pekerjaan dari Office PT Unitex masih bersifat
umum dan sederhana. Hal ini terlihat dari belum adanya pembagian kerja dan
pencantuman spesifikasi pekerjaan secara jelas. Uraian pekerjaan yang ada hanya
berupa alur proses, peraturan kerja dan daftar tanggung jawab, sementara siapa
karyawan yang harus mengerjakan setiap tahapannya belum diatur dengan jelas,
selain itu, tidak semua jabatan dalam Office memiliki uraian pekerjaan. Tidak
meratanya jumlah level jabatan pada struktur juga menyebabkan tidak meratanya
tanggung jawab yang dilaksanakan setiap jabatan. Gambar 3 adalah struktur
organisasi pada Office PT Unitex.
14
Direktur Umum & HRDAdvisor Keuangan
Wakil Pengawas
Keuangan
Kepala Unit
Keuangan
Staf Keuangan Staf IT Staf Umum Staf Kantin Staf Klinik Staf KendaraanAnggota
Keamanan
Wakil Pengawas
Umum
Kepala Seksi
Umum
Kepala Regu
Kantin
Kepala Regu
Keamanan
Kepala Unit
Keamanan
Kepala Unit
Kendaraan
Wakil Pengawas
Kantin
Wakil Pengawas
Keamanan
Kepala Seksi HRD
Kepala Bagian
Presiden Direktur
Kepala Seksi
Keuangan
Kepala Regu
Klinik
Ket. : : Struktur seksi HRD Gambar 3. Struktur organisasi Office PT Unitex Tbk (2012)
Terdapat perbedaan struktur yang terdapat pada dokumen dengan yang
terjadi di lapangan. Pada struktur organisasi yang terdapat dalam dokumen
perusahaan diketahui bahwa tidak ada koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf
Umum dengan Kepala Seksi HRD, tetapi fakta di lapangan terlihat adanya
koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf Umum dalam aktivitas pelatihan
karyawan yang tidak terdaftar dalam uraian pekerjaan Seksi Umum. Gambar 4
adalah struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan.
Direktur Umum & HRDAdvisor Keuangan
Wakil Pengawas
Keuangan
Kepala Unit
Keuangan
Staf Keuangan Staf IT Staf Umum Staf Kantin Staf Klinik Staf KendaraanAnggota
Keamanan
Wakil Pengawas
Umum
Kepala Seksi
Umum
Kepala Regu
Kantin
Kepala Regu
Keamanan
Kepala Unit
Keamanan
Kepala Unit
Kendaraan
Wakil Pengawas
Kantin
Wakil Pengawas
Keamanan
Kepala Seksi HRD
Kepala Bagian
Kepala Seksi
Keuangan
Kepala Regu
Klinik
Presiden Direktur
Ket. : : Struktur seksi HRD
Gambar 4. Struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan (2013)
Seksi Umum adalah seksi yang bertanggung jawab atas impor barang,
perizinan perusahaan, tenaga asing, pelaksanaan audit, pelaksanaan ISO
9001:2008, dan pembayaran gaji karyawan. Meskipun pelaksanaan pelatihan
karyawan tidak termasuk dalam tanggung jawab Seksi Umum, Wakil Pengawas
dan Staf Umum selalu membantu pelaksanaan program pelatihan karena
terbatasnya SDM yang dimiliki oleh Seksi HRD.
Aktivitas pelatihan termasuk aktivitas rutin yang dilakukan oleh perusahaan,
tidak hanya dilakukan untuk mendapatkan pengetahuan baru, tetapi juga karena
15
belum lengkapnya dokumentasi pekerjaan yang dimiliki perusahaan. Belum
lengkapnya deskripsi pekerjaan mengakibatkan tidak jelasnya dokumentasi
mengenai pekerjaan-pekerjaan sebelumnya. Jika karyawan tidak masuk, atasan
langsung di atasnya yang akan mengambil alih dan jika terjadi pergantian
karyawan, atasan langsung jabatan tersebut bertanggung jawab atas pelatihan
kepada karyawan baru hingga ia dapat melaksanakan tanggung jawab
pekerjaannya. Hal ini dianggap tidak efisien dan memakan waktu, karena setiap
ada karyawan baru, perusahaan akan melakukan pelatihan dari awal. Diagram alir
pelatihan dijelaskan pada Gambar 5.
Gambar 5. Diagram alir proses pelatihan seksi HRD
Berdasarkan Gambar 5 dapat dilihat bahwa terjadi dua kali pengajuan surat
permintaan terhadap pelatihan, yaitu oleh Kepala Regu dan Kepala Unit,
sedangkan Wakil Pengawas hanya bertugas untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan dan mengajukan ke Kepala Seksi HRD. Seksi HRD sendiri bertugas
untuk pemberian persetujuan, penganggaran, penjadwalan dan penyusunan peserta.
Dalam penyusunan peserta pelatihan yang terdapat pada gambar 4, terlihat tidak
adanya koordinasi antara Wakil Pengawas dengan Kepala Seksi HRD, padahal
pengaturan jadwal kerja staf adalah tanggung jawab Wakil Pengawas, bukan
Kepala Seksi HRD. Selain itu, tidak sesuainya diagram alir dengan struktur
organisasi yang ada menyebabkan alur pelatihan yang terjadi di lapangan tidak
mengikuti diagram alir tersebut. Contohnya pada struktur organisasi yang terdapat
di klinik dan kendaraan yang tidak memiliki Wakil Pengawas, pengajuan surat
permintaan, surat permohonan, analisis kebutuhan pelatihan dan pengajuan
kepada Kepala Seksi HRD dilakukan seluruhnya oleh Kepala Regu. Pada Tabel 1
berikut ini adalah Tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang terdapat pada
seksi HRD.
Seperti yang terlihat pada Tabel 1, uraian pekerjaan yang terdapat pada
Seksi HRD masih bersifat umum. Uraian pekerjaan tersebut terdiri dari tanggung
jawab dan kriteria, itupun tidak semua memiliki daftar kriteria untuk dapat
melaksanakan pekerjaan. Daftar di atas juga tidak mencantumkan tugas,
wewenang, kondisi kerja, persyaratan kerja dan kualifikasi minimal yang
dibutuhkan pekerjaan.
Rancangan Pekerjaan Seksi HRD
Setelah melakukan analisis data, maka diperoleh produk analisis pekerjaan
yang memuat uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan yang dihasilkan diharapkan akan berjalan lebih efektif
dengan melakukan restrukturisasi. Penerapan analisis pekerjaan untuk penyusunan
Kepala Regu Kepala Unit Wakil Pengawas HRD
Surat permintaan 1. ACC Surat
permintaan
2. Pengajuan surat
permohonan
Analisis
kebutuhan
pelatihan
1. Persetujuan
2. Penganggaran
3. Penjadwalan
4. Penyusunan peserta
16
formasi karyawan diterapkan dengan memperhatikan kesesuaian kualitas
karyawan dengan jenis pekerjaan.
Tabel 1. Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex Tbk
Jabatan Kriteria Tanggung Jawab
Kepala Seksi
HRD
Usia maksimal 45 tahun. Menjabat
sebagai Kepala Bagian minimal 10 tahun.
Pernah mengikuti pelatihan AMT&HRM,
ISO 9001:2008, Audit internal, dan
kepemimpinan
Mengawasi, mengkoordinir, dan mengevaluasi
kegiatan administrasi karyawan, rekrutmen hingga
penempatan, pembinaan karyawan yang bermasalah,
pelaksanaan K3, ISO 9001:2008 di lingkungan
Office, juga penerimaan dan pembinaan baik siswa
maupun mahasiswa yang melakukan penelitian atau
magang. Juga sebagai wakil perusahaan dalam
perundingan perusahaan
Kepala Unit
Kendaraan
Minimal SMA atau sederajat. Mengelola supir dan kendaraan perusahaan,
mengatur anggaran operasional kendaraan, membuat
laporan perbaikan dan kerusakan kendaraan,
membantu mengantar karyawan bagian Office.
Staf
Kendaraan
Minimal SMA atau sederajat. Memeriksa kondisi kendaraan, mengantar-jemput
karyawan perusahaan.
Kepala Regu
Klinik
Minimal Diploma di bidang
keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan
K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai
perawat di Puskesmas minimal 2 tahun
dan rumah sakit daerah minimal 2 tahun.
Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat
rujukan, dan memeriksa laporan kesehatan
karyawan, serta melaksanakan program K3.
Staf Klinik Minimal Diploma di bidang
keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan
K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai
perawat di puskesman minimal 2 tahun
dan rumah sakit daerah selama 1 tahun
Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat
rujukan, laporan kesehatan karyawan, pengajuan
obat untuk klinik, dan melaksanakan program K3.
Wakil
Pengawas
Satpam
Minimal SMA atau sederajat. Mengatur, mengawasi, mengawal dan menilai
kinerja anggota, serta menjamin keamanan dan
ketertiban perusahaan serta menganalisis kebutuhan
pelatihan untuk anggota.
Kepala Unit
Satpam
Minimal SMA atau sederajat. Mengatur dan menertibkan karyawan, mengurus
administrasi satpam, menjaga keamanan perusahaan
Kepala Regu
Satpam
Minimal SMA atau sederajat. Mengatur dan menertibkan karyawan serta anggota
di dalam perusahaan, menjaga keamanan perusahaan
Anggota
Satpam
Minimal SMA atau sederajat. Memeriksa kendaraan, karyawan dan dokumen yang
keluar dan masuk perusahaan, melaksanakan patroli
rutin, serta menjaga ketertiban lingkungan
perusahaan
Wakil
Pengawas
Kantin
- Mengawasi, mengkoordinir dan mengontrol proses
penyediaan makanan di kantin perusahaan serta
mengatur administrasi kantin
Kepala Regu
Kantin
- Bertanggung jawab terhadap pernyediaan makanan
bagi karyawan.
Staf Kantin - Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi
karyawan, dan menjaga kebersihan sarana memasak
serta makan yang digunakan.
Sumber: Data Internal Perusahaan (2013)
Daftar tanggung jawab pekerjaan pada Tabel 1 disusun berdasarkan
keterangan yang diperoleh dari masing-masing pemegang jabatan, agar
penyusunan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sesuai dengan standar-
standar yang berlaku untuk setiap pekerjaan, maka dibuat perbandingan dengan
uraian jabatan pada perusahaan lainnya. Berikut ini adalah perbandingan tanggung
jawab pekerjaan yang dilakukan di PT Unitex pada Tabel 2 dengan standar
perusahaan lainnya.
Grandtex adalah salah satu perusahaan multinasional di Bandung yang
bergerak dalam bidang tekstil. Berdasarkan Tabel 2 terdapat perbedaan tanggung
jawab pekerjaan pada kedua perusahaan, seperti tidak dilaksanakannya
perancangan sistem keamanan, pada PT Unitex, tanggung jawab tersebut
dianggap bukan sebagai tanggung jawab pokok Kepala Seksi HRD dan
17
dibebankan kepada kepala keamanan. Variansi masalah yang timbul pada jabatan
ini adalah terjadinya kesalahan informasi antar jabatan, kurang
terdokumentasinya data-data kebutuhan dan kompetensi karyawan dan kurang
berkembangnya pengelolaan SDM perusahaan. Hal ini terlihat dari tidak adanya
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan karyawan, tidak dilakukannya penilaian
kinerja secara rutin. Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dalam
perusahaan, maka tanggung jawab tersebut ditambahkan ke dalam rancangan
pekerjaan Kepala Seksi HRD pada Lampiran 1.
Tabel 2. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD
No Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Grandtex
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Menyusun rencana kerja dan anggaran bagian sesuai dengan strategi,
kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan
tercapainya sasaran.
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh
perusahaan.
Mengarahkan, menganalisa dan mengelola praktik dan prosedur remunerasi
agar paket remunerasi yang ditetapkan perusahaan kompetitif, sejalan dengan
praktik industri dan kemampuan finansial perusahaan.
Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program
pelatihan dan pengembangan serta memastikan tercapainya target tingkat
kemampuan dan kompetensi karyawan.
Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan
organisasi.
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan rekrutmen dan seleksi untuk
memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan.
Mengelola dan mengontrol aktivitas administrasi kantor, sistem informasi
SDM.
Mengelola mutasi dan rotasi karyawan.
Memberikan dukungan terhadap serikat buruh.
Berpartisipasi dalam rapat eksekutif, manajemen dan staf serta menghadiri
rapat dan seminar lainnya.
Menjaga alur kerja intra departemen dan antar departemen dengan
memberikan informasi secara jelas.
Memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.
Merencanakan dan membuat sistem pengamanan perusahaan bersama Kepala
Satpam.
Mendorong terciptanya hubungan kerja yang harmonis antara karyawan dan
perusahaan.
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
-
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 92,86 100
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber : Data diolah, Grandtex (Rusmana, 2007)
Kepala Klinik bertanggung jawab atas pelayanan klinik perusahaan,
pelaksanaan K3 di klinik dan konsultasi kesehatan pekerja, pada Tabel 3
dilampirkan perbandingan klinik PT Unitex dengan PT Kahatex yang terletak di
Bandung. Kahatex adalah perusahaan multinasional di Bandung yang bergerak di
bidang tekstil.
Berdasarkan Tabel 3 diketahui terdapatnya perbedaan tanggung jawab
pekerjaan pada kedua perusahaan, seperti melakukan pendidikan hidup sehat,
diagnosis PAK dan PAHK, pembinaan lingkungan kerja yang fokus pada asesmen
risiko, pemeriksaan kualitas air minum dan kebersihan makanan atau pekerja
kantin. Pendidikan hidup sehat tidak dilaksanakan di PT Unitex karena pihak
klinik menganggap hal tersebut tidak perlu dilaksanakan dan merupakan tanggung
jawab dari masing-masing karyawan, sedangkan diagnosis PAK dan PAHK
(Penyakit Akibat Kerja dan Penyakit Akibat Hubungan Kerja), pembinaan
18
lingkungan yang fokus pada asesmen risiko tidak dilakukan karena kurangnya
kemampuan personel klinik. Sedangkan pemeriksaan kualitas air minum dan
kebersihan makanan kantin tidak dilaksanakan karena dianggap bukan tanggung
jawab klinik, melainkan tanggung jawab kantin. Tidak dipenuhinya tanggung
jawab tersebut mengakibatkan pelayanan yang diberikan oleh pihak klinik tidak
maksimal, terjadi kesalahan informasi mengenai pelayanan kesehatan kepada
karyawan. Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dalam pelayanan
klinik, maka tanggung jawab tersebut dimasukan ke dalam rancangan pekerjaan
Kepala Klinik pada Lampiran 2.
Tabel 3. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Klinik
No. Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Kahatex
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Melakukan pemeriksaan kesehatan awal, berkala maupun
khusus.
Melakukan pendidikan hidup sehat.
Konsultasi psikologi kerja, KB, dan masalah lainnya.
Koordinasi di dalam dan luar perusahaan dengan pihak terkait.
Diagnosis PAK dan PAHK.
Pertolongan pertama kasus emergency.
Pemeriksaan fisik dan penunjang.
Melakukan rujukan.
Pencatatan, pelaporan dan dokumentasi.
Melakukan pembinaan lingkungan kerja yang fokus pada
asesmen risiko.
Mengatur jenis pelayanan klinik.
Pemeriksaan kualitas air minum dan kebersihan
makanan/pekerja kantin.
Menganalisis kebutuhan obat periode selanjutnya.
Menyusun program kesehatan.
Memastikan pelaksanaan K3 di klinik.
√
-
√
√
-
√
√
√
√
-
√
-
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 73,33 100
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Kahatex (Lesmana, 2008)
Staf Klinik memiliki tanggung jawab memberikan pelayanan pemeriksaan
umum kepada karyawan, melaksanakan K3, dan membantu tugas Kepala Klinik.
Pada Tabel 4 dilampirkan perbandingan klinik PT Unitex dengan PT Kahatex.
Berdasarkan Tabel 4, masih terdapat perbedaan tanggung jawab staf klinik
dalam perusahaan dengan perusahaan pembanding. Tanggung jawab yang tidak
dilaksanakan antara lain pengawasan lingkungan kerja, penyelenggaraan
pendidikan hygiene perusahaan dan kesehatan kerja dan membantu penyelidikan
kesehatan kerja. Pelaksanaan pendidikan hidup sehat dan hygiene tidak
dilaksanakan karena hal tersebut dianggap tanggung jawab dari masing-masing
karyawan, sedangkan deteksi PAK dan PAHK serta penyusunan program
kesehatan tidak dilakukan karena keterbatasan kemampuan dari staf klinik.
Masalah yang terjadi karena tidak lengkapnya pelayanan klinik antara lain
terjadinya kesalahan informasi kesehatan karyawan. Mengingat kepentingan dari
tanggung jawab tersebut, maka dalam rancangan pekerjaan Staf Klinik pada
Lampiran 3, beberapa tanggung jawab tersebut ditambahkan.
19
Tabel 4. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Klinik
No. Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Kahatex
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Melakukan pemeriksaan kesehatan awal, berkala maupun
khusus.
Melakukan pendidikan hidup sehat.
Konsultasi psikologi kerja, KB, dan masalah lainnya.
Koordinasi di dalam dan luar perusahaan dengan pihak terkait.
Membantu dokter dalam pemeriksaan.
Ikut ambil bagian dalam usaha keselamatan kerja.
Deteksi dini dan pengobatan segera PAK dan KK.
Pertolongan pertama kasus emergency.
Pemeriksaan fisik dan penunjang.
Melakukan rujukan.
Pencatatan, pelaporan dan dokumentasi.
Ikut menyelenggarakan pendidikan hygiene.
Membantu penyusunan program kesehatan.
Melaksanakan program K3 di Klinik.
√
-
√
√
√
√
-
√
√
√
√
-
-
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 84,61 100
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Kahatex (Lesmana, 2008)
Kantin bertanggung jawab atas pelayanan makanan yang diberikan untuk
karyawan perusahaan. Kepala Kantin bertanggung jawab mengatur penyediaan
makanan, mengatur keuangan kantin, mengatur jadwal kerja staf dan memastikan
kebersihan kantin. Pada Tabel 5 dilampirkan perbandingan Kepala Kantin PT
Unitex dengan PT Kahatex.
Tabel 5. Perbandingan tanggung jawab Kepala Kantin
No. Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Kahatex
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Merencanakan, mengatur, mengendalikan dan mengevaluasi
kebutuhan kantin.
Mengatur keuangan kantin.
Memesan bahan makanan dan minuman yang diperlukan untuk
persediaan kantin.
Memastikan restocked kantin berjalan lancar.
Mengawasi kinerja staf kantin.
Memastikan kualitas bahan makanan dalam keadaan baik.
Membuat laporan keuangan kantin.
Mengevaluasi menu kantin.
Memastikan lingkungan kerja yang sehat dan aman.
Memastikan gizi makanan kantin.
Membantu Staf Kantin saat jam sibuk.
Memastikan kualitas bahan makanan.
Menentukan supplier bahan makanan.
√
√
√
√
√
√
√
-
-
-
-
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 69,23 100
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Kahatex (Lesmana, 2008)
Berdasarkan Tabel 5, terdapat perbedaan tanggung jawab yang dilakukan
Kepala Kantin PT Unitex dengan PT Kahatex, seperti ikut membantu saat jam
sibuk, evaluasi gizi makanan, evaluasi menu makanan dan lingkungan kerja yang
sehat dan aman. Ikut membantu saat jam sibuk tidak dapat dilakukan oleh kepala
kantin, karena selain sebagai kepala kantin, karyawan yang bersangkutan juga
menjadi karyawan di bagian Utility. Evaluasi menu kantin, gizi makanan dan
20
lingkungan kerja yang sehat dan aman tidak dilakukan karena keterbatasan
kemampuan personel dan pendanaan kantin. Masalah yang terjadi dengan tidak
dilaksanakannya tanggung jawab tersebut antara lain tidak terjaminnya kualitas
makanan, gizi makanan, kurang bervariasinya menu makanan dan kurangnya
SDM saat jam makan. Kurangnya SDM saat pelayanan makanan di jam makan
menyebabkan karyawan mengantre lama, selain itu, diperlukan koordinasi dengan
klinik untuk menyusun menu yang sesuai dengan kebutuhan gizi karyawan.
Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dilaksanakan dan masalah yang
sering terjadi, maka tanggung jawab tersebut ditambahkan ke dalam rancangan
pekerjaan pada Lampiran 4.
Staf Kantin bertanggung jawab atas penyajian makanan dan menjaga
kebersihan kantin dan sarana utama di dalamnya. Pada Tabel 6 dilampirkan
perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin PT Unitex dan PT Grandtex.
Berdasarkan Tabel 6, diketahui masih terdapat tanggung jawab pekerjaan
Staf Kantin yang berbeda pada kedua perusahaan. Tanggung jawab itu antara lain
membantu perancangan menu makanan dan memeriksa tanggal bahan makanan.
Perancangan menu makanan tidak dilaksanakan karena dianggap sebagai
tanggung jawab dari kepala kantin dan keterbatasan kemampuan dari staf kantin.
Masalah yang sering terjadi akibat hal itu adalah kurang terjaminnya kualitas, gizi
makanan yang dihasilkan. Untuk menangani masalah gizi, diperlukan koordinasi
antara klinik dan kantin untuk menjaga kualitas dan gizi makanan. Mengingat
perlunya tanggung jawab tersebut dilaksanakan, maka tanggung jawab tersebut
ditambahkan ke dalam rancangan pekerjaan Staf Kantin di Lampiran 5.
Tabel 6. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin
No. Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Grandtex
1
2
3
4
5
6
7
8
Merancang menu makanan.
Menyediakan makanan yang mendukung kesehatan.
Menyimpan makanan dengan benar agar terjaga kualitasnya.
Memeriksa tanggal persediaan bahan makanan.
Membersihkan kantin dan peralatan utama.
Menyediakan dan menyajikan makanan saat jam makan.
Membuang sisa makanan.
Mengusulkan supplier bahan makanan.
-
√
√
-
√
√
√
-
√
√
√
√
√
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 62,5 100
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Grandtex (Rusmana, 2007)
Kepala Kendaraan bertanggung jawab atas kelancaran antar jemput
karyawan, mengatur jadwal kerja staf dan anggaran kendaraan, mengajukan
usulan perbaikan kendaraan dan pembuatan laporan keuangan kendaraan. Pada
Tabel 7 dilampirkan perbandingan tanggung jawab Kepala Kendaraan PT Unitex
dengan PT Mulia Knitting. Mulia Knitting adalah perusahaan multinasional yang
bergerak di bidang tekstil, terkenal dengan merek Rider dan berlokasi di Jakarta.
Berdasarkan Tabel 7, diketahui tanggung jawab Kepala Kendaraan di PT
Unitex dilakukan lebih baik dari Mulia Knitting. Penyusunan laporan keuangan
kendaraan pada perusahaan pembanding dilakukan oleh bagian umum, yang
menangani kendaraan. Masalah yang sering terjadi pada Kepala Kendaraan adalah
kurangnya koordinasi dengan bagian keamanan perusahaan karena telatnya
informasi kedatangan muatan, selain itu, kesalahan informasi mengenai jadwal
pemakaian kendaraan juga sering terjadi. Untuk itu dibutuhkan penyusunan
21
jadwal pemakaian kendaraan oleh karyawan dan jadwal kedatangan muatan untuk
meminimalisasi kesalahan informasi. Rancangan pekerjaan Kepala Kendaraan
dapat dilihat pada Lampiran 6.
Tabel 7. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kendaraan
No Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Mulia
1
2
3
4
5
6
Memeriksa dan membersihkan kendaraan.
Mengantar dan menjemput karyawan dan dokumen perusahaan.
Menyusun laporan keuangan kendaraan.
Mengajukan usul perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.
Menilai kinerja karyawan.
Mengatur jadwal kerja staf.
√
√
√
√
√
√
√
√
-
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 100 83,33
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Mulia Knitting (Basuki, 2006)
Staf Kendaraan bertanggung jawab atas antar jemput karyawan dan
dokumen perusahaan, kebersihan dan kelayakan kendaraan dan menyerahkan
bukti-bukti pengeluaran kendaraan. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf
Kendaraan PT Unitex dan Mulia Knitting dilampirkan pada Tabel 8.
Berdasarkan Tabel 8 dapat diketahui, Staf Kendaraan Unitex memiliki
tanggung jawab pekerjaan yang sama dengan Staf Kendaraan Mulia Knitting.
Masalah yang sering terjadi untuk jabatan ini adalah terjadinya kesalahan
informasi pemakaian kendaraan dan kurangnya koordinasi dengan bagian-bagian
lain yang akan menggungakan kendaraan. Hal ini mengakibatkan keterlambatan
antar jemput karyawan dan dokumen, untuk itu perlu penjadwalan pemakaian
kendaraan untuk mengurangi keterlambatan penjemputan. Rancangan pekerjaan
Staf Kendaraan terdapat pada Lampiran 7.
Tabel 8. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kendaraan
No Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Mulia
1
2
3
4
Memeriksa dan membersihkan kendaraan.
Mengantar dan menjemput karyawan dan dokumen perusahaan.
Membawa kendaraan ke bengkel untuk perbaikan dan
pemeliharaan.
Memberikan bukti pengeluaran kendaraan.
√
√
√
√
√
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 100 100
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Mulia Knitting (Basuki, 2006)
Berdasarkan struktur yang terdapat pada PT Unitex, hierarki petugas
keamanan terdiri atas Wakil Pengawas, Kepala Unit, Kepala Regu, dan Anggota.
Perubahan jabatan dianggap perlu untuk meningkatkan efisiensi kerja, mengingat
tenggung jawab dari petugas keamanan hampir serupa dan dinilai akan
meningkatkan tanggung jawab dari pemegang jabatan tersebut, sehingga dapat
meningkatkan pengawasan dari Kepala Seksi HRD. Perubahan jabatan itu adalah
pengahapusan jabatan Wakil Pengawas dan Kepala Unit, sehingga menjadi
Kepala Keamanan dan Anggota Keamanan. Kedua jabatan baru tersebut
mengalami perluasan pekerjaan menggantikan dua jabatan yang dihapuskan.
Jabatan Kepala Keamanan dan Anggota Keamanan sesuai dengan struktur
organisasi keamanan yang digunakan penyedia jasa keamanan di Indonesia.
22
Kepala Keamanan bertanggung jawab atas keamanan seluruh area
perusahaan, pengawasan penerapan SOP, mengatur jadwal kerja anggota,
berkoordinasi dengan aparat keamanan setempat, dan patroli rutin. Perbandingan
tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan PT Unitex dengan Ciptaartha
Grahamulia dilampirkan pada Tabel 9. Ciptaartha Grahamulia merupakan
perusahaan tekstil tang termasuk dalam Artha Graha Group, Ciptaartha adalah
perusahaan multinasional yang memproses pencelupan kain dan berlokasi di
Bandung.
Tabel 9. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan
No. Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Ciptaartha
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Menjaga ketertiban, rasa aman dan nyaman seluruh area
perusahaan.
Menerapkan dan mengawasi pelaksanaan SOP.
Mengawasi tugas pengamanan anggota.
Memberikan laporan berkala ke manajemen.
Melakukan pembinaan dan pelatihan untuk meningkatkan
disiplin anggota.
Merencanakan dan menyusun kegiatan keamanan berkala.
Mengusulkan sistem keamanan perusahaan.
Memeriksa absensi anggota.
Melakukan evaluasi kinerja.
Melakukan koordinasi dengan aparat pengamanan wilayah
untuk meningkatkan kerjasama pengamanan wilayah.
Mengevaluasi susunan jadwal kerja.
Melakukan investigasi, memproses, membuat berita acara
pemeriksaan jika terjadi tindak pidana atau kejahatan lain.
Memberikan teguran dan tindakan administratif kepada
anggota yang melanggar peraturan.
Melakukan patroli rutin bersama anggota.
Memimpin apel sebelum melaksanakan tugas, memeriksa
kelengkapan dan kerapihan seragam serta memberikan
pengarahan terhadap anggota.
√
√
√
√
√
√
-
√
√
√
√
-
√
√
-
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
-
√
Persentase Keterlaksanaan 80 93,33
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Ciptaartha Grahamulia (Pandjaitan, 2008)
Berdasarkan Tabel 9, masih terdapat perbedaan tanggung jawab pekerjaan
di kedua perusahaan, yaitu mengusulkan sistem keamanan perusahaan, melakukan
investigasi dan pembuatan berita acara jika terjadi tindak pidana, serta
pelaksanaan apel dan pengarahan kepada anggota. Pada PT Unitex sistem
keamanan tidak diusulkan oleh kepala keamanan karena merupakan wewenang
dari kepala seksi HRD dan atasan lainnya, jika terjadi tindak pidana atau
kejahatan dalam perusahaan, petugas keamanan tidak membuat berita acara,
pelaku akan diserahkan langsung ke pihak HRD untuk diproses lebih lanjut.
Mengingat tanggung jawab tersebut perlu dilaksanakan maka ditambahkan ke
dalam rancangan pekerjaan Kepala Keamanan pada Lampiran 8. Masalah yang
sering terjadi pada jabatan ini yaitu kurangnya koordinasi, terjadinya kesalahan
informasi dan kurang berkembangnya sistem keamanan perusahaan.
Anggota Keamanan bertanggung jawab atas keamanan perusahaan, patroli
rutin, pemeriksaan tamu dan kendaraan dan pencatatan buku tamu. Perbandingan
tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan PT Unitex dengan Ciptaartha
Grahamulia dilampirkan dalam Tabel 10.
23
Tabel 10. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan
No. Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak
Unitex Ciptaartha
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Melaksanakan pengamanan secara menyeluruh.
Melaksanakan patroli rutin.
Mengikuti apel sebelum tugas.
Melakukan pemeriksaan kepada tamu dan kendaraan yang
keluar dan masuk perusahaan.
Mencatat tamu pada daftar buku tamu.
Mengantarkan tamu pada tempat perjanjian.
Memeriksa muatan dan surat jalan kendaraan.
Melakukan laporan rutin melalui HT.
Menjaga keamanan pintu utama dan posko.
Menjaga dan memelihara aset perusahaan.
Menertibkan parkir kendaraan.
√
√
-
√
√
√
√
-
√
√
-
√
√
√
√
√
-
√
√
√
√
√
Persentase Keterlaksanaan 72,72 90,9
Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan
Sumber: Data diolah, Ciptaartha Grahamulia (Pandjaitan, 2008)
Berdasarkan Tabel 10, masih terdapat perbedaan tanggung jawab pekejaan
di kedua perusahaan, yaitu melakukan laporan rutin selama patroli, mengikuti apel
sebelum tugas dan menertibkan parkir kendaraan. Laporan keamanan dilakukan
saat petugas keamanan sampai di posko, sedangkan menertibkan parkir kendaraan
dianggap bukan sebagai tanggung jawab dari petugas keamanan. Mengingat
perlunya tanggung jawab tersebut dilakukan, maka tanggung jawab tersebut
ditambahkan ke dalam rancangan pekerjaan Anggota Keamanan pada Lampiran 9.
Masalah yang sering terjdi pada jabatan ini adalah kurangnya koordinasi antar
bagian.
Berdasarkan pemaparan pada struktur organisasi yang terdapat pada Office
PT Unitex diketahui, dalam menjalankan aktivitas pelatihan, Seksi HRD selalu
mendapat bantuan dari Seksi Umum, meskipun aktivitas tersebut tidak termasuk
dalam uraian pekerjaan dari Seksi Umum. Hal itu terjadi karena keterbatasan
SDM yang dimiliki oleh Seksi HRD. Untuk itu, perubahan jabatan dirasa perlu
untuk menangani masalah ini, agar Seksi HRD tidak selalu membebani Seksi
Umum dalam pelaksanaan aktivitas pelatihan. Perubahan jabatan yang dimaksud
adalah dengan menambahkan jabatan baru yaitu Wakil Kepala Seksi HRD.
Melihat perkembangan pasar yang harus segera direspon dengan cepat dan
sejalan dengan visi perusahaan yang ingin dikenal secara internasional sebagai
produsen kualitas terbaik, maka penambahan jabatan ini dirasa perlu untuk Seksi
HRD. Adanya Wakil Kepala Seksi HRD nantinya akan membantu tanggung
jawab Kepala Seksi HRD yang selama ini dilimpahkan kepada Seksi Umum,
sehingga Seksi Umum dapat lebih fokus dalam mengerjakan tanggung jawabnya.
Masalah yang sering tejadi pada jabatan ini adalah kesalahan informasi antar
karyawan dan kurangnya koordinasi dengan masing-masing bagian. Untuk
mengatasi hal tersebut dapat dilakukan rapat koordinasi antar bagian dan evaluasi
baik kinerja maupun pekerjaan secara rutin. Rancangan pekerjaan untuk Wakil
Kepala Seksi HRD dijelaskan pada Lampiran 10. Gambar 6 adalah struktur
organisasi Seksi HRD hasil restrukturisasi.
Struktur organisasi baru ini terdiri dari Kepala Seksi HRD, Wakil Kepala
Seksi, Kepala Klinik, Kepala Kantin, Kepala Keamanan, Kepala Kendaraan, Staf
Klinik, Staf Kantin, Staf Kendaraan dan Anggota Keamanan. Struktur ini
24
menggantikan struktur lama dengan menghapus jabatan Wakil Pengawas dan
Kepala Unit dan menambahkan jabatan Wakil Kepala Seksi HRD. Berdasarkan
Robbins dan Coulter (2010), struktur ini temasuk dalam departemenisasi
geografis, kelebihan dari struktur ini adalah lebih efektif dan efisien menangani
masalah yang timbul dan dianggap dapat memenuhi kebutuhan seksi HRD akan
karyawan yang dapat membantu tugas dari Kepala Seksi HRD dalam mengelola
karyawan, selain itu penghapusan beberapa jabatan yang digabungkan menjadi
satu jabatan perlu dilakukan untuk merampingkan struktur organisasi dan
mempercepat koordinasi dan informasi antar karyawan.
Gambar 6. Struktur organisasi (hasil restrukturisasi) Seksi HRD
Pengujian Keabsahan Temuan dan Efektivitas Desain
Dalam penelitian, pengujian keabsahan temuan merupakan hal yang penting
karena menjadi titik ukur kebenaran suatu informasi yang ditemukan di lapagan.
Informasi suatu penelitian harus dapat dibuktikan sesuai dengan fakta, dan bukan
rekayasa. Sedangkan efektivitas desain pekerjaan memiliki kriteria bahwa
informasi jabatan harus sesuai dengan fakta dengan uji keabsahan temuan dan
kesesuaian tujuam desain pekerjaan. Efektivitas desain penting agar temuan yang
dihasilkan benar-benar bermanfaat secara efektif bagi jabatan yang diteliti.
Berikut ini adalah pemaparan pengujian keabsahan temuan dan efektivitas
desain pekerjaan dalam penelitian.
1. Uji Kredibilitas
Kriteria derajat kepercayaan data yang ditemukan di lapangan
(kredibilitas) dilakukan dengan ketekunan pengamatan, triangulasi teknik
pengumpulan data dan sumber data. Kriteria yang digunakan untuk
mengevaluasi akurasi desain pekerjaan antara lain dari data analisis pekerjaan
dan tingkat informasi antara data analisis pekerjaan dengan suatu nilai yang
dianggap lebih dekat dengan nilai ‘nyata’ dan karakteristik pekerjaan dan
persyaratan.
Contohnya mengenai wewenang karyawan, data mengenai wewenang
karyawan diperoleh melalui wawancara dan observasi. Setelah data diperoleh
dilakukan pengecekan kembali apakah data yang telah didapat telah benar
dengan menggunakan sumber berbeda, seperti atasan karyawan tersebut.
Proses triangulasi dilakukan selama pengumpulan dan analisis data hingga
tidak ada yang perlu dikonfirmasikan kepada informan, sehingga informasi
desain pekerjaan yang didapat pada penelitian ini dapat dikatakan telah
memiliki tingkat kepercayaan (credible).
Kepala Seksi HRD
Wakil Kepala Seksi HRD
Kepala Klinik
Staf Klinik
Kepala Kantin
Staf Kantin
Kepala Keamanan
Staf Kendaraan Anggota Keamanan
Kepala Kendaraan
25
2. Uji Dependabilitas
Derajat kebergantungan konsistensi hasil temuan dalam proses penelitian
ini diperoleh dari hasil audit atas keseluruhan proses penelitian. Audit yang
dilakukan oleh dosen pembimbing penelitian Departemen Manajemen,
Fakultas Ekonomi dan Manajemen dapat dibuktikan dengan adanya
persetujuan usulan penelitian dan data konsultasi penelitian. Audit yang
dilakukan pihak PT Unitex dibuktikan dengan adanya persetujuan atas usulan
penelitian yang diajukan. Oleh karena itu, informasi analisis pekerjaan dan
hasil berupa desain pekerjaan ini dapat dikatakan memiliki tingkat
kebergantungan konsistensi (dependable).
3. Kesesuaian Tujuan Analisis
Desain pekerjaan ini dikatakan efektif jika memenuhi kriteria sesuai
dengan tujuan dilakukannya analisis pekerjaan, yaitu untuk menganalisis
pekerjaan yang efektif dan efisien untuk dapat diterapkan dalam Seksi HRD PT
Unitex, dengan melalui desain ulang pekerjaan yang telah ada sebelumnya.
Desain ulang pekerjaan dilakukan dengan membuat deskripsi pekerjaan,
spesifikasi pekerjan, dan restrukturisasi organisasi untuk meningkatkan
efisiensi aktivitas pada Seksi HRD.
Dengan demikian, pengujian keabsahan temuan ini telah credible,
dependable, dan sesuai dengan tujuan analisis. Oleh karena itu produk desain
pekerjaan yang dihasilkan dalam penelitian ini dapat dikatakan efektif karena
telah memenuhi kriteria efektivitas, seperti dapat dipercaya, konsistensi, dan
sesuai dengan tujuan analisis.
Implikasi Manajerial
Berdasarkan hasil penelitian yang dipaparkan, untuk meningkatkan efisiensi
aktivitas seksi HRD, perusahaan perlu merekstrukturisasi kembali organisasinya
sesuai dengan model yang dianalisis. Hal ini dilakukan dengan mengubah struktur
lama yang terdiri atas Kepala Seksi HRD, Wakil Pengawas kantin, Wakil
Pengawas Keamanan, Kepala Unit Kendaraan, Kepala Unit Keamanan, Kepala
Regu Kantin, Kepala Regu Klinik, Kepala Regu Keamanan dan staf-stafnya
menjadi struktur organisasi hasil restrukturisasi. Restrukturisasi dilakukan dengan
menghilangkan jabatan Wakil Pengawas dan Kepala Unit, dikarenakan fungsinya
yang serupa dan penyesuaian dengan standar yang ada dan menambah jabatan
Wakil Kepala Seksi HRD. Selain restrukturisasi, perusahaan perlu
mengimplementasikan daftar tugas menjadi deskripsi pekerjaan. Setiap karyawan
mengerjakan pekerjaan sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan jabatan yang
dimiliki. Penambahan dan penggabungan jabatan seperti Wakil Kepala Seksi
HRD, Kepala Keamanan dan Anggota Keamanan penting agar organisasi dapat
berjalan lebih efektif, mengawasi kelancaran berjalannya desain pekerjaan baru
dan menjaga organisasi tetap ramping.
Analisis pekerjaan memberikan gambaran pelatihan yang dibutuhkan oleh
karyawan, oleh karena itu, desain ulang dengan pemerkayaan dan perluasan
pekerjaan yang dilakukan diharapkan akan berjalan lebih efektif dengan
memberikan pelatihan pada karyawan yang bersangkutan. Penerapan analisis
pekerjaan untuk pelatihan diterapkan dengan memperhatikan pemahaman
26
karyawan dengan tujuan pekerjaan dan pemahaman materi pelatihan dengan jenis
pekerjaan. Selain pelatihan, impact yang diharapkan lainnya adalah terciptanya
desain pekerjaan yang efektif dan efisien pada Seksi HRD PT Unitex Tbk.
Gambar 7 ini adalah alur implikasi manajerialnya.
Struktur organisasi baru
Observasi, Wawancara,
Dokumentasi
Struktur organisasi lama
Desain pekerjaan yang
efektif dan efisien
Pelatihan untuk karyawan
yang bersangkutan
Gambar 7. Alur implikasi manajerial
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan :
1. PT Unitex belum memiliki uraian pekerjaan untuk keseluruhan jabatan yang
terdapat disana. Uraian pekerjaan yang sudah ada berupa daftar tanggung
jawab dan alur proses sehingga tidak ada pembagian kerja yang jelas antar
karyawan. Tidak adanya uraian pekerjaan juga mengakibatkan tidak
tercantumnya kemampuan-kemampuan yang diperlukan untuk dapat
melaksanakan pekerjaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai
dengan standar.
2. Perlu dilakukan rancangan pekerjaan berupa perubahan daftar tanggung
jawab dan alur proses menjadi deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.Rancangan
pekerjaan hasil analisis pekerjaan menghasilkan pembagian kerja berdasarkan
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang memberikan rincian mengenai
kondisi kerja, tugas-tugas, wewenang, dan kemampuan lain yang dibutuhkan
oleh pemegang jabatan. Selain itu, juga dilakukan restrukturisasi organisasi
berupa penambahan jabatan baru dan penggabungan jabatan lama.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian, dengan dilakukan restrukturisasi organisasi
pada Seksi HRD PT Unitex berupa penggabungan dan penambahan jabatan
mengakibatkan dibutuhkannya pelatihan untuk pemegang jabatan baru. Agar
perusahaan dapat berjalan sesuai dengan kebijakan dan perkembangan industri,
perlu dilakukan evaluasi desain pekerjaan secara rutin. Pada penelitian ini dapat
dilakukan penelitian selanjutnya mengenai efektivitas desain pekerjaan pada Seksi
HRD PT Unitex Tbk.
27
DAFTAR PUSTAKA
[BPS] Badan Pusat Stastistik. 2012. Volume dan Nilai Ekspor Nonmigas Dirinci
Menurut Jenis Komoditi di Provinsi Jawa Barat 2010-2011. [Internet].
[diunduh 2013 Jul 31]. Tersedia pada: http://jabar.bps.go.id/node/63.
Artiningsih. 2007. Desain Analisis Jabatan PT Bunga Wangsa Sejati Jawa Timur
Park. [Internet]. [diunduh 2013 Apr 13]. Tersedia pada:lib.uin-
malang.ac.id/thesis/fullchapter/03410065-yulis-artiningsih.ps
Basuki, L. 2006. Analisa Perancangan Sistem Informasi Karyawan Mulia
Knitting. [Internet]. [diunduh 2013 Aug 30]. Tersedia pada:
http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab2/2006-2-01012-TISI-bab%202.pdf
Bohlander G, Snell S dan Sherman A. 2001. Managing Human Resources. Ohio
(US): South-western College Publishing.
Brannick dan Levine. 2002. Job Analysis, Methods, Research, and Applications
for Human Resource Management in The New Millenium. California (US):
Sage Publication.
Bungin, B. 2009. Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik,
dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta (ID) : Kencana Prenada Media Group.
Dessler, G. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid I . Jakarta (ID) : Indeks.
Hamdani. 2006. Analisis Hubungan Desain Pekerjaan dengan Kepuasan Kinerja
Karyawan pada Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia.
[Skripsi]. Bogor (ID) : IPB.
Lesmana, T. 2008. Laporan Kerja Prakek Prosedur Pemasaran PT Kahatex.
[Internet]. [diunduh 2013 Aug 31]. Tersedia pada: jbptunikompp-gdl-
titolesman-22266-4-babiii-o.doc
Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Bogor
(ID) : Ghalia Indonesia.
Moekijat. 1999. Analisis Jabatan. Bandung (ID) : Mandar Maju.
Mondy, RW. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid I. Jakarta (ID) :
Erlangga.
Pandjaitan, M. 2008. Analisis Harga Pokok Produk Pencelupan Kain pada PT
Ciptaartha Grahamulia. [Internet]. [diunduh 2013 Aug 30]. Tersedia pada:
http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/10364/852/content
%202.pdf?sequence=2
Rivai, V. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan : Dari Teori
Ke Praktik. Jakarta (ID) : Raja Grafindo Persada.
Robbins, SP dan Coulter, M. 2010. Manajemen Jilid I. Jakarta (ID) : Erlangga.
Rusmana, D. 2007. Laporan Hasil Kerja Praktek Sistem Administrasi Laporan
Harian Spinning. [Internet]. [diunduh 2013 Aug 30]. Tersedia pada:
http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/508/jbptunikompp-gdl-dudungrusm-
25397-2.pdf
Siagian, SP. 2004. Audit Manajemen. Jakarta (ID) : Bumi Aksara.
28
Simamora, H. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta (ID): STIE
YKPN.
Sugiyono. 2010. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung (ID) : Alfabeta.
29
LAMPIRAN
Lampiran 1. Rancangan Pekerjaan Kepala Seksi HRD
Nama Jabatan : Kepala Seksi HRD
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ringkasan Pekerjaan
Menyusun strategi pengelolaan SDM dan anggarannya, sistem manajemen kinerja,
mengatur dan mengkoordinasikan proses rekrutmen hingga penempatan karyawan,
pelaksanaan pelatihan, prosedur remunerasi, jumlah kebutuhan karyawan,
administrasi kantor, menetapkan pengukuran departemen, pelaksanaan K3 dan ISO
9001:2008, penerimaan magang siswa dan mahasiswa dan sebagai wakil
perusahaan dalam perundingan.
Fungsi Jabatan
Terlibat penyusunan strategi pengelolaan SDM dan anggarannya serta sistem
manajemen kinerja. Mengatur proses rekrutmen hingga penempatan karyawan,
pelaksanaan pelatihan, prosedur remunerasi, jumlah kebutuhan karyawan,
administrasi kantor yang berkaitan dengan perjanjian kerja bersama (PKB),
menetapkan pengukuran departemen, pelaksanaan K3 dan ISO 9001:2008 di
lingkungan Office dan penerimaan praktik kerja industri (Prakerin).
Deskripsi Tugas
a. Harian
Mengawasi kegiatan administrasi karyawan berkaitan dengan PKB dan kegiatan
seksi lainnya di bawah Seksi HRD.
b. Mingguan
Melaksanakan rapat mingguan dengan seluruh Kepala Bagian.
c. Bulanan
Memeriksa laporan kinerja bulanan, mengkoordinasikan pelaksanaan K3 dan
ISO 9001:2008 di lingkungan Office.
d. Tahunan
Mengatur dan mengkoordinir pelaksanaan evaluasi kinerja karyawan, pelatihan
dan penilaian kinerja, evaluasi strategi pengelolaan SDM dan anggarannya,
prosedur remunerasi, menganalisis jumlah kebutuhan karyawan.
e. Insidentil
Mengatur dan mengkoordinasi penerimaan magang siswa dan mahasiswa,
berkoordinasi dengan pihak luar terkait dengan hubungan industrial.
Tanggung Jawab Pekerjaan
Bertanggung jawab atas pengelolaan SDM dan anggarannya, pelaksanaan
rekrutmen hingga penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan, sistem
manajemen kinerja, administrasi kantor yang berhubungan dengan PKB, komplain
karyawan atas kompensasi, dan pencapaian target ISO 9001:2008 di lingkungan
kantor.
Wewenang
Menetapkan kebijakan terkait pengelolaan SDM dan anggaran SDM, pelaksanaan
rekrutmen hingga penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan, sistem
manajemen kinerja, dan komplain karyawan terkait PKB dan serikat buruh.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan komputer, telepon, mesin fax, printer, fotokopi, jaringan
internet, handphone, dan ATK, sedangkan dokumen kerja yang digunakan berupa
buku PKB, laporan kinerja karyawan, laporan K3 dan ISO
30
Lampiran 1(lanjutan)
Nama Jabatan : Kepala Seksi HRD
A. Uraian Peekrjaan
7.
8.
9
10.
9001:2008, laporan rekapitulasi gaji, THR dan bonus karyawan, laporan jumlah
karyawan, laporan evaluasi pelatihan dan pengembangan karyawan.
Hasil Kerja
Hasil kerja berupa tercapainya target ISO 9001:2008 di lingkungan kantor,
peningkatan kinerja karyawan, lancarnya proses penggajian, terdokumentasinya
administrasi karyawan dan menurunnya komplain karyawan.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : DPC APINDO, lembaga pelatihan dan audit eksternal.
Kondisi Kerja
80% berada di dalam ruangan, 20% di luar ruangan, bekerja di ruangan
berpenyejuk udara tanpa suara bising yang mengganggu kenyamanan.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar jabatan, kurang
terdokumentasinya data-data kebutuhan karyawan dan kompetensi karyawan.
Eksternal perusahaan : Kurang terjalinnya komunikasi dan keterlambatan dokumen
kerjasama.
B. Spesifikasi Pekerjaan
1.
2.
Kualifikasi pekerjaan
a. Pendidikan, minimal Sarjana bidang manajemen SDM
b. Pelatihan, mengikuti pelatihan leadership, HRM/SHRM, AMT, audit internal,
ISO 9001:2008.
c. Pengalaman, bekerja pada posisi serupa minimal 3 tahun.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkaitan pengelolaan SDM perusahaan, hubungan
industrial, administrasi dan sistem penggajian.
b. Ketrampilan
Negosiasi, komunikasi, kepemimpinan, problem solving, manajerial.
c. Motivasi
Meningkatkan kinerja, ketrampilan dan kesejahteraan karyawan, mencapai
tujuan strategis SDM dan menurunkan tingkat komplain karyawan.
d. Sikap
Tegas, teliti, disiplin, bijaksana.
e. Konsep diri
Mensejahterakan karyawan dan meningkatkan pengetahuan karyawan.
31
Lampiran 2. Rancangan Pekerjaan Kepala Klinik
Nama Jabatan : Kepala Klinik
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Ringkasan Pekerjaan
Mengatur jenis pelayanan klinik, mengawasi pelaksanaan ISO 9001:2008 dan K3,
melakukan pemeriksaan umum, penilaian kinerja staf klinik, pendokumentasian
dokumen-dokumen.
Fungsi Jabatan
Berperan dalam pengaturan pelayanan klinik, mengawasi pelaksanaan ISO
9001:2008 dan K3 di lingkungan klinik, melakukan pemeriksaan umum, penilaian
kinerja dan mengatur pendokumentsaian dokumen-dokumen.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Memeriksa kebersihan klinik dan alat-alat kesehatan, melakukan pemeriksaan
umum, mencatat kesehatan karyawan di laporan kesehatan, dan melakukan
rujukan ke rumah sakit jika diperlukan.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Memberikan pengarahan kesehatan, mendiagnosis penyakit akibat
kerja/hubungan kerja (PAK/PAHK), melakukan pembinaan lingkungan kerja
yang fokus pada asesmen risiko, mengevaluasi laporan kesehatan karyawan dan
pelaksanaan K3, berkoordinasi dengan kantin terkait dengan makanan yang
bergizi, kesehatan dan keamanan pangan.
d. Tahunan
Mengevaluasi rekapitulasi laporan kesehatan karyawan, merencanakan program
kesehatan karyawan, menganalisis kebutuhan obat periode selanjutnya, menilai
kinerja staf.
e. Insidentil
Tidak ada.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kesehatan karyawan, pendokumentasian dokumen klinik,
penilaian kinerja staf dan pelaksanaan K3 di lingkungan klinik.
Wewenang
Mengatur jenis pelayanan klinik, penilaian kinerja staf, perencanaan program
kesehatan dan kebutuhan obat.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan berupa stetoskop, tensimeter, termometer, P3K,
timbangan berat badan, jarum suntik, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang
digunakan laporan harian dan bulanan kesehatan karyawan, laporan kebutuhan
obat, penilaian kinerja.
Hasil Kerja
Terpenuhinya standar kesehatan karyawan, dokumentasi kesehatan karyawan,
pelaksanaan K3.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Dinas Kesehatan, rumah sakit rujukan, supplier obat.
Kondisi Kerja
100% berada di dalam ruangan berpenyuk udara dan tanpa suara bising yang
mengganggu kenyamanan.
32
Lampiran 2(lanjutan)
Nama Jabatan : Kepala Klinik
A. Uraian Pekerjaan
10. Variansi Masalah
Internal perusahaan : Terkadang terjadi kesalahan informasi pada karyawan, kurang
berkembangnya program pelayanan klinik.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
B. Spesifikasi Pekerjaan
1.
2.
Kualifikasi Pekerjaan
a. Pendidikan, minimal Sarjana bidang keperawatan atau kesehatan masyarakat,
memiliki SIP.
b. Pelatihan, K3dan hyperkes.
c. Pengalaman, perawat puskesmas minimal 2 tahun dan rumah sakit minimal
1tahun.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkenaan dengan kesehatan karyawan secara umum dan
penanganan emergency.
b. Ketrampilan
Komunikasi, pemeriksaan umum, penanganan emergency.
c. Motivasi
Meningkatkan kesadaran kesehatan pada karyawan.
d. Sikap
Teliti, disiplin, analitis, tegas, sabar.
e. Konsep Diri
Menyadarkan pentingnya kesehatan pada karyawan dan pencegahan PAK.
33
Lampiran 3. Rancangan Pekerjaan Staf Klinik
Nama Jabatan : Staf Klinik
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ringkasan Pekerjaan
Melakukan pelayanan umum, pemberian rujukan ke rumah sakit, pengawasan
lingkungan kerja, membantu Kepala Klinik dalam pemeriksaan, ikut
menyelenggarakan pendidikan hygiene, mambuat laporan kesehatan, pelaksanaan
K3 di klinik.
Fungsi jabatan
Melakukan pemeriksaan umum, pemberian rujukan ke rumah sakit, pembuatan
laporan kesehatan harian dan bulanan, ikut membantu pelaksanaan pendidikan
hygiene.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Melakukan pemeriksaan umum, membersihkan klinik, membuat laporan
kesehatan harian.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Membuat laporan kesehatan karyawan, laporan pelaksanaan K3, laporan
kebutuhan obat, melakukan survei PAK, membantu pelaksanaan penyuluhan
kesehatan.
d. Tahunan
Merekapitulasi laporan kesehatan karyawan, membantu penyusunan program
kesehatan.
e. Insidentil
Tidak ada.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kesehatan karyawan, pembuatan laporan kesehatan dan
kebutuhan obat.
Wewenang
Memberikan rujukan ke rumah sakit jika diperlukan penanganan lebih lanjut.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan berupa stetoskop, tensimeter, termometer, P3K,
timbangan berat badan, jarum suntik, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang
digunakan laporan harian dan bulanan kesehatan karyawan, laporan kebutuhan
obat.
Hasil Kerja
Terpenuhinya standar kesehatan karyawan, dokumentasi kesehatan karyawan,
pelaksanaan K3.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Dinas Kesehatan, rumah sakit rujukan.
Kondisi Kerja
100% berada di dalam ruangan berpenyejuk udara tanpa suara bising yang
mengganggu kenyamanan.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Terjadinya kesalahan informasi kesehatan karyawan.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
34
Lampiran 3(lanjutan)
Nama Jabatan : Staf Klinik
B. Spesifikasi Pekerjaan
1.
2.
Kualifikasi Pekerjaan
Pendidikan, minimal Diploma keperawatan atau kesehatan masyarakat.
Pelatihan, K3 dan hyperkes.
Pengalaman, perawat puskesmas minimal 2 tahun, rumah sakit 1 tahun.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkenaan pemeriksaan umum, penanganan emergency,
penyuluhan kesehatan.
b. Ketrampilan
Komunikasi, pemeriksaan umum, penanganan emergency.
c. Motivasi
Meningkatkan kesadaran kesehatan karyawan.
d. Sikap
Teliti, tegas, sabar, disiplin.
e. Konsep diri.
Menyadarkan pentingnya kesehatan dan pencegahan PAK.
35
Lampiran 4. Rancangan Pekerjaan Kepala Kantin
Nama Jabatan : Kepala Kantin
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ringkasan Pekerjaan
Mengelola dan mengontrol operasional kantin, penyediaan bahan baku hingga
makanan, pembuatan laporan bulanan dan koordinasi dengan Kepala Klinik
terkait keamanan dan kesehatan pangan.
Fungsi Jabatan
Mengelola dan mengontrol operasional kantin, penyediaan bahan baku hingga
menjadi makanan, pembuatan laporan bulanan dan koordinasi keamanan dan
kesehatan pangan.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Memeriksa kebersihan kantin, kebersihan peralatan, persediaan bahan baku,
mengatur proses penyediaan makanan untuk karyawan dan pembuatan laporan
bulanan.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Menyusun laporan bulanan kantin, menghitung kebutuhan bahan baku,
mengevaluasi menu, laporan pelaksanan K3.
d. Tahunan
Melakukan pembinaan keamanan dan kesehatan pangan dengan Kepala
Klinik, menilai kinerja staf.
e. Insidentil
Tidak ada.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas penyediaan makanan untuk seluruh karyawan perusahaan
yang sesuai dengan standar keamanan dan kesehatan pangan, penyusunan laporan
bulanan.
Wewenang
Menetapkan anggaran belanja kantin, penilaian kinerja staf, evaluasi menu.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan alat-alat memasak, freezer, alat makan, lemari
penyimpanan bahan makanan, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang
digunakan berupa laporan bulanan, kebutuhan bahan makanan, persediaan bahan
makanan, menu makanan, penilaian kinerja, laporan K3.
Hasil Kerja
Tersedianya makanan untuk seluruh karyawan, laporan bulanan kantin.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Supplier bahan makanan.
Kondisi Kerja
90% berada di ruang tertutup, 10% di ruang terbuka, berada di ruang yang agak
panas dengan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Kurang koordinasi dan tidak terjaminnya makanan.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
B. Spesifikasi Pekerjaan
1. Kualifikasi Pekerjaan
a. Pendidikan, minimal Diploma bidang tata boga atau gizi.
36
Lampiran 4(lanjutan)
Nama Jabatan : Kepala Kantin
2.
b. Pelatihan, tidak ada.
c. Pengalaman, pengalaman sebagai staf kantin.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkenaan dengan persediaan, penyajian makanan dan
kandungan gizinya.
b. Ketrampilan
Mampu memasak, merencanakan kebutuhan kantin, dan menyusun menu
makanan.
c. Motivasi
Menyediakan makanan bergizi yang menunjang produktivitas karyawan
d. Sikap
Sabar, ulet, teliti.
e. Konsep diri
Disiplin, mau bekerja di lingkungan yang kurang nyaman
37
Lampiran 5. Rancangan Pekerjaan Staf Kantin
Nama Jabatan : Staf Kantin
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ringkasan Pekerjaan
Menyediakan makanan yang mendukung kesehatan, membersihkan kantin dan
peralatan utama, mengusulkan supplier makanan.
Fungsi Jabatan
Menyediakan makanan yang mendukung kesehatan, meyimpan persediaan
makanan dengan benar, memeriksa tanggal persediaan bahan makanan,
membersihkan kantin dan peralatan utama, membuang sisa makanan dan
mengusulkan supplier makanan.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Menyediakan makanan untuk seluruh karyawan, membersihkan kantin dan
peralatan utama, membuang sisa makanan.
b. Mingguan
Memeriksa tanggal persediaan makanan.
c. Bulanan
Membantu Kepala Kantin menyusun laporan bulanan, menu makanan,
menghitung kebutuhan bahan makanan, mengusulkan supplier bahan makanan.
d. Tahunan
Mengikuti pembinaan terkait keamanan dan kesehatan pangan.
e. Insidentil
Tidak ada.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas penyediaan makanan, kebersihan kantin dan peralatan
utama, dan membantu pembuatan laporan bulanan.
Wewenang
Mengusulkan supplier bahan makanan.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan kerja yang digunakan alat-alat memasak, freezer, alat makan, lemari
penyimpanan bahan makanan, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang
digunakan berupa laporan bulanan, kebutuhan bahan makanan, persediaan bahan
makanan, dan menu makanan.
Hasil Kerja
Tersedianya makanan untuk seluruh karyawan dan laporan bulanan.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Supplier bahan makanan.
Kondisi Kerja
90% berada di ruang tertutup, 10% di ruang terbuka, bekerja di lingkungan yang
agak panas dengan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Kurang bervariasinya menu makanan, banyaknya limbah yang
dihasilkan dan kurangnya koordinasi penyediaan makanan.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
B. Spesifikasi Pekerjaan
1. Kualifikasi Pekerjaan
a. Pendidikan, minimal SMK tata boga
b. Pelatihan, tidak ada.
c. Pengalaman, tidak ada.
38
Lampiran 5(lanjutan)
Nama Jabatan : Staf Kantin
2. Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkenaan dengan masakan dan menu makanan.
b. Ketrampilan
Mampu memasak dan meyusun menu makanan.
c. Motivasi
Menyediakan makanan bergizi yang menunjang produktivitas kerja.
d. Sikap
Sabar, cekatan, teliti.
e. Konsep diri
Disiplin, bertanggung jawab, bersedia bekerja di lingkungan yang tidak terlalu
nyaman.
39
Lampiran 6. Rancangan Pekerjaan Kepala Kendaraan
Nama Jabatan : Kepala Kendaraan
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ringkasan Pekerjaan
Memeriksa kondisi dan membersihkan kendaraan, mengantar dan menjemput
karyawan, menyusun laporan keuangan kendaraan.
Fungsi Pekerjaan
Memeriksa kondisi kebersihan dan kelayakan kendaraan, mengantar dan
menjemput karyawan dan dokumen perusahaan, menyusun laporan keuangan
kendaraan, mengajukan usul perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Memeriksa kondisi kebersihan dan kelayakan kendaraan, mengantar dan
menjemput karyawan dan dokumen perusahaan.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Menyusun rekapitulasi pengeluaran kendaraan, laporan bulanan kendaraan,
pengajuan usul perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.
d. Tahunan
Menilai kinerja karyawan.
e. Insidentil
Tidak ada.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kondisi kendaraan, antar jemput karyawan dan laporan
keuangan kendaraan.
Wewenang
Mengatur jadwal kerja staf kendaraan, menilai kinerja staf kendaraan.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan berupa kendaraan operasional, alat-alat perbengkelan,
ATK, komputer, telepon, handphone, sedangkan dokumen kerja yang digunakan
laporan keuangan kendaraan, penilaian kinerja staf kendaraan, jadwal kerja
karyawan, jadwal pemakaian kendaraan, surat-surat kendaraan.
Hasil Kerja
Lancarnya antar jemput karyawan, tersedianya laporan kendaraan.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Samsat, bengkel.
Kondisi Kerja
20% berada dalam ruangan, 80% di luar ruangan.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Terjadinya kesalahan informasi jadwal pemakaian kendaraan,
kurangnya koordinasi dengan bagian keamanan.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
B. Spesifikasi Pekerjaan
1. Kualifikasi Pendidikan
a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat.
b. Pelatihan, kursus mengemudi.
c. Pengalaman, bekerja sebagai sopir perusahaan minimal 2 tahun.
40
Lampiran 6(lanjutan)
Nama Jabatan : Kepala Kendaraan
2. Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkaitan dengan kendaraan, mesin kendaraan dan rute
perjalanan.
b. Ketrampilan
Mampu mengemudi dengan baik.
c. Motivasi
Mengurangi waktu antar jemput baik dokumen maupun karyawan.
d. Sikap
Integritas, disiplin, inisiatif.
e. Konsep diri
Berhati-hati, bersedia membantu staf lain dan mematuhi peraturan perusahaan.
41
Lampiran 7. Rancangan Pekerjaan Staf Kendaraan
Nama Jabatan : Staf Kendaraan
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ringkasan Pekerjaan
Memeriksa kelayakan dan kebersihan kendaraan, mengantar dan menjemput
karyawan atau dokumen perusahaan.
Fungsi Jabatan
Memeriksa kelayakan kendaraan, membersihkan kendaraan, mengantar dan
menjemput karyawan atau dokumen perusahaan, melakukan perbaikan dan
pemeliharaan kendaraan, mengurus surat-surat kendaraan.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Memeriksa kelayakan kendaraan, membersihkan kendaraan sebelum dan setelah
digunakan, menyediakan kebutuhan dalam kendaraan, mengantar dan
menjemput karyawan atau dokumen perusahaan.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Membantu rekapitulasi pengeluaran kendaraan, penyusunan laporan bulanan.
d. Tahunan
Mengurus surat-surat kendaraan.
e. Insidentil
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas antar jemput karyawan dan kondisi kendaraan.
Wewenang
Tidak ada.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan berupa kendaraan operasional, alat-alat perbengkelan,
ATK, komputer, telepon, handphone, sedangkan dokumen kerja yang digunakan
data pengeluaran keuangan, jadwal kerja karyawan, jadwal pemakaian kendaraan,
surat-surat kendaraan.
Hasil Kerja
Lancarnya antar jemput karyawan, tersedianya laporan kendaraan.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Samsat, bengkel.
Kondisi Kerja
20% berada dalam ruangan, 80% di luar ruangan.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Kesalahan informasi dan kurangnya koordinasi.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
B. Spesifikasi Pekerjaan
1.
Kualifikasi Pekerjaan
a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat.
b. Pelatihan, kursus mengemudi.
c. Pengalaman, sopir perusahaan minimal 2 tahun.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkenaan kendaraan, mesin kendaraan dan rute perjalanan.
b. Ketrampilan
Mampu mengemudi dengan baik.
42
Lampiran 7(lanjutan)
Nama Jabatan : Staf Kendaraan
2. c. Motivasi
Mengurangi keterlambatan waktu antar jemput karyawan dan dokumen
d. Sikap
Integritas, disiplin, inisiatif.
e. Konsep diri
Berhati-hati, bersedia membantu staf lain, mematuhi peraturan perusahaan.
43
Lampiran 8. Rancangan Pekerjaan Kepala Keamanan
Nama Jabatan : Kepala Keamanan
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
Ringkasan Pekerjaan
Merencanakan, menyusun kegiatan pengamanan, berkoordinasi dengan aparat
pengamanan wilayah, menjaga ketertiban dan keamanan lingkungan, menyusun
laporan, mengevaluasi kinerja, mengawasi tugas anggota.
Fungsi Jabatan
Merencanakan dan menyusun kegiatan pengamanan, berkoordinasi dengan aparat
keamanan dalam pengamanan wilayah, berkoordinasi dengan Kepala Kendaraan
dan Kepala Bagian dalam perizinan keluar dan masuk perusahaan, melakukan
pembinaan dan pelatihan disiplin kerja, menyusun laporan berkala untuk
manajemen, mengevaluasi kinerja, menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan, melakukan patroli rutin,
memimpin apel, memeriksa kendaraan dan karyawan yang keluar atau masuk
perusahaan, mengawasi pelaksanaan tugas, absensi anggota.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Berkoordinasi dengan aparat keamanan dalam pengamanan wilayah,
penyusunan laporan untuk manajemen, mengikuti patroli gabungan dengan
Kepala Bagian, mengevaluasi jadwal kerja.
d. Tahunan
Merencanakan dan menyusun kegiatan keamanan, pembinaan dan pelatihan
disiplin kerja, mengevaluasi kinerja
e. Insidentil
Tidak ada.
Tanggung Jawab
Keamanan dan ketertiban lingkungan perusahaan dan kedisiplinan anggota.
Wewenang
Mengatur jadwal kerja anggota, menegur anggota yang melanggar peratutran,
mengusulkan pemecatan angggota yang melanggar peraturan.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan berupa tongkat, lampu lalu lintas, borgol, ATK,
komputer, telepon, HT, sedangkan dokumen yang digunakan berupa buku tamu,
data keluar dan masuk karyawan atau barang.
Hasil Kerja
Tertibnya kegiatan, terjaganya keamanan perusahaan, tersedianya laporan bulanan
keamanan.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Polres Bogor, Bintara pembina desa (babinsa), Bina Mitra.
Kondisi Kerja
30% berada di ruang tertutup, 70% di ruang terbuka dengan ruangan yang
agakpanas dan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar karyawan dan bagian,
kurangnya koordinasi, kurang berkembangnya program keamanan perusahaan.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
44
Lampiran 8(lanjutan)
Nama Jabatan : Kepala Keamanan
B. Spesifikasi Pekerjaan
1.
2.
Kualifikasi Pekerjaan
a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat
b. Pelatihan, pelatihan dasar kesemaptaan, penggunaan senjata tajam, pelatihan
intelejen dan lalu lintas.
c. Pengalaman, satpam perusahaan minimal 2 tahun.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkenaan dengan keamanan.
b. Ketrampilan
Mampu bela diri.
c. Motivasi
Menciptakan dan meningkatkan ketertiban di lingkungan perusahaan.
d. Sikap
Tegas, disiplin, teliti.
e. Konsep diri
Disiplin, mematuhi peraturan perusahaan, bersedia bekerja di lingkungan yang
tidak begitu nyaman.
45
Lampiran 9. Rancangan Pekerjaan Anggota Keamanan
Nama Jabatan : Anggota Keamanan
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ringkasan Pekerjaan
Melaksanakan pengamanan menyeluruh di perusahaan, memeriksa kendaraan dan
tamu yang keluar dan masuk perusahaan, mencatat keterlambatan karyawan,
menjaga keamanan pintu utama dan posko, menertibkan parkir kendaraan, mencatat
tamu pada buku tamu.
Fungsi Jabatan
Melaksanakan pengamanan menyeluruh di perusahaan, memeriksa kendaraan dan
tamu yang keluar dan masuk perusahaan, menjaga keamanan pintu utama dan
posko, menertibkan parkir kendaraan, mencatat tamu pada buku tamu, melakukan
patroli rutin.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Memeriksa kendaraan dan tamu yang keluar dan masuk perusahaan, mencatat
tamu pada buku tamu, mengikuti patroli rutin, menjaga keamanan pintu utama
dan posko, mencatat keterlambatan karyawan, menertibkan parkir kendaraan.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Mengikuti patroli bersama Kepala Bagian, merekapitulasi data keterlambatan
karyawan, buku tamu dan penyusunan laporan bulanan.
d. Tahunan
Tidak ada.
e. Insidentil
Tidak ada.
Tanggung Jawab
Keamanan dan ketertiban lingkungan perusahaan.
Wewenang
Memeriksa kendaraan dan tamu yang keluar dan masuk perusahaan, mencatat
keterlambatan karyawan.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan berupa tongkat, lampu lalu lintas, borgol, ATK,
komputer, telepon, HT, sedangkan dokumen yang digunakan berupa buku tamu,
data keluar dan masuk karyawan atau barang.
Hasil Kerja
Tertibnya kegiatan, terjaganya keamanan perusahaan, tersedianya laporan bulanan
keamanan.
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Polres Bogor, Bintara pembina desa (babinsa), Bina Mitra.
Kondisi Kerja
30% berada di ruang tertutup, 70% di ruang terbuka dengan ruangan yang agak
panas dan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar karyawan dan bagian.
Eksternal perusahaan : Tidak ada.
46
Lampiran 9(lanjutan)
Nama Jabatan : Anggota Keamanan
B. Spesifikasi Pekerjaan
1.
2.
Kualifikasi Pekerjaan
a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat
b. Pelatihan, pelatihan dasar kesemaptaan, penggunaan senjata tajam, pelatihan
intelejen dan lalu lintas.
c. Pengalaman, satpam perusahaan minimal 2 tahun.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkenaan dengan keamanan.
b. Ketrampilan
Mampu bela diri.
c. Motivasi
Menciptakan dan meningkatkan ketertiban di lingkungan perusahaan.
d. Sikap
Tegas, disiplin, teliti.
e. Konsep diri
Disiplin, mematuhi peraturan perusahaan, bersedia bekerja di lingkungan yang
tidak begitu nyaman.
47
Lampiran 10. Rancangan pekerjaan Wakil Kepala Seksi HRD
Nama Jabatan : Wakil Kepala Seksi HRD
A. Uraian Pekerjaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ringkasan Pekerjaan
Mengumpulkan dan menyimpan data karyawan, membantu pelaksanaan rekrutmen
hingga penempatan, menyiapkan materi pelatihan dan pengembangan, membantu
merencanakan strategi pengelolaan SDM dan anggarannya, sistem manajemen
kinerja, mengawasi pelaksanaan K3 dan ISO 9001:2008 di lingkungan Office,
mengatur pelaksanaan prakerin siswa dan mahasiswa.
Fungsi Jabatan
Terlibat penyusunan strategi pengelolaan SDM dan anggarannya serta sistem
manajemen kinerja. Mengatur dan mengkoordinasikan proses rekrutmen hingga
penempatan karyawan, pelaksanaan pelatihan, administrasi kantor yang berkaitan
dengan PKB, menetapkan pengukuran departemen, pelaksanaan K3 dan ISO
9001:2008 di lingkungan Office dan penerimaan prakerin.
Deskripsi Tugas
a. Harian
Mengawasi kegiatan administrasi karyawan berkaitan dengan PKB dan kegiatan
seksi lainnya di bawah Seksi HRD.
b. Mingguan
Tidak ada.
c. Bulanan
Menyusun laporan kinerja, pelaksanaan K3 dan ISO 9001:2008 di lingkungan
Office.
d. Tahunan
Mengatur pelaksanaan evaluasi kinerja karyawan, pelatihan dan penilaian
kinerja, evaluasi strategi pengelolaan SDM dan anggarannya, prosedur
remunerasi, memprediksi jumlah kebutuhan karyawan
e. Insidentil
Mengatur penerimaan prakerin siswa dan mahasiswa.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas pengelolaan SDM dan anggarannya, pelaksanaan
rekrutmen hingga penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan, sistem
manajemen kinerja, administrasi kantor yang berhubungan dengan PKB,
pelaksanaan ISO 9001:2008 dan K3 di lingkungan kantor.
Wewenang
Menetapkan kebijakan terkait pengelolaan dan anggaran SDM, pelaksanaan
rekrutmen hingga penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan, sistem
manajemen kinerja.
Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan yang digunakan berupa komputer, telepon, mesin fax, printer, mesin
fotokopi, jaringan internet, handphone, dan ATK, sedangkan dokumen kerja yang
digunakan berupa buku PKB, laporan kinerja karyawan, laporan K3 dan ISO
9001:2008, data jumlah karyawan, evaluasi pelatihan dan pengembangan
karyawan.
Hasil Kerja
Hasil kerja berupa terlaksananya ISO 9001:2008 di lingkungan kantor,
terdokumentasinya administrasi karyawan .
Hubungan Kerja
Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.
Eksternal perusahaan : Lembaga pelatihan dan audit eksternal.
48
Lampiran 10(lanjutan)
Nama Jabatan : Wakil Kepala Seksi HRD
A. Uraian Pekerjaan
9.
10.
Kondisi Kerja
80% berada di dalam ruangan, 20% di luar ruangan, bekerja di ruangan
berpenyejuk udara tanpa suara bising yang mengganggu kenyamanan.
Variansi Masalah
Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar jabatan.
Eksternal perusahaan : Kurang terjalinnya komunikasi dan keterlambatan dokumen
kerjasama.
B. Spesifikasi Pekerjaan
1.
2.
Kualifikasi Pekerjaan
a. Pendidikan, minimal Sarjana manajemen
b. Pelatihan, mengikuti pelatihan kepemimpinan dan HRM.
c. Pengalaman, minimal berpengalaman 1 tahun pada bidang serupa.
Kompetensi
a. Pengetahuan
Mengetahui hal-hal berkaitan dengan pengelolaan SDM pada perusahaan.
b. Ketrampilan
Leadership, manajerial, komunikasi, negosiasi, organisasi.
c. Motivasi
Menyimpan data karyawan dengan baik dan meningkatkan kinerjadan
ketrampilan karyawan, membantu pencapaian tujuan strategis SDM.
d. Sikap
Teliti, terorganisir, fokus pada detail.
e. Konsep diri
Memperhatikan dokumentasi dan ketrampilan karyawan.
49
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Sumedang pada tanggal 4 Oktober 1991 dari ayah
Fauzi Sutrisno dan ibu Kokom Komasih. Penulis adalah anak pertama dari dua
bersaudara. Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Mandalahayu pada tahun
1997, SD Mandalahayu pada tahun 2003, SMP Negeri 2 Bekasi pada tahun 2006.
Tahun 2009 penulis lulus dari SMA Negeri 2 Bekasi dan pada tahun yang sama
penulis lulus seleksi masuk Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Ujian
Talenta Mandiri (UTM) dan diterima di Departemen Manajemen, Fakultas
Ekonomi dan Manajemen.
Selama masa perkuliahan, penulis aktif berorganisai di dalam kampus.
Penulis mengikuti Sharia Economic Student Club (SES-C) FEM IPB, sebagai
anggota divisi MES pada periode 2010-2011 dan sebagai anggota divisi Eksternal
pada periode 2011-2012. Berbagai kepanitian kampus penulis ikuti seperti
Economic Contest, Bogor Art Festival, Unilever Goes to Campus, COMIC with
MSIG, SEE Malaysia, dan lain sebagainya.
Top Related