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ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS
MARZO 5 DE 2011
ACTA No. 8
Siendo las 2,15 p.m. del día 5 de Marzo de 2011, se da por iniciada la Asamblea Ordinaria de
Propietarios convocada por la Administración del Conjunto el día 11 de febrero de 2011, previa
verificación del quórum por parte del Sr. Revisor Fiscal, quien certifica que el quórum existente en
el momento es de 53% por lo tanto el Sr. Presidente del Consejo de Administración informa a la
Honorable Asamblea que legalmente se pueda dar inicio a la reunión programada.
El Sr. Presidente da la bienvenida a los asambleístas a la sesión anual de la asamblea ordinaria del
Conjunto Residencial Reserva de Gratamira y agradece la puntual asistencia de todos los
copropietarios
Se presentan la Administradora Sra. Alexandra Cardona Montoya Representante Legal del Conjunto,
y la Sra. Lucia Castañeda Administradora Delegada quienes saludan a los residentes y ofrecen
oración en acción de gracias para que la Asamblea se lleve a cabo con forma ágil, amena y con
respeto.
Interviene el Sr. Presidente del Consejo de Administración Sr. Oscar Omar Vargas y se procede a
dar lectura al orden del día propuesto, aclarando que el primer punto ya se evacuó puesto que fue
la verificación del quórum.
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del orden del día.
3. Lectura y aprobación del reglamento de la asamblea.
4. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea
5. Elección del comité de verificación de acta de la presente asamblea.
6. Lectura del informe del comité verificador del acta anterior.
7. Informe del Consejo de Administración
8. Informe de Gestión de la Administración.
9. Informe y dictamen del Señor Revisor Fiscal.
10. Presentación y Aprobación de estados financieros a 31 de diciembre 2010.
11. Presentación y aprobación proyecto de presupuesto para el periodo año 2011.
12. Propuestas del Consejo de Administración. Plan de Reparación y Recuperación Zonas Comunes
13. Elección del Consejo de Administración para el periodo 2011.
14. Elección del Revisor Fiscal para el periodo 2011 y suplente.
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15. Elección del Comité de Convivencia para el año 2011.
16. Propuestas ajustes al manual de convivencia.
17. Proposiciones y varios
18. Cierre de la Asamblea.
La presente convocatoria se hace en los términos de los artículos 39 y 45 de la ley 675 del 3 de
agosto de 2001, sobre propiedad horizontal, régimen a que está sometido el Conjunto. . En el evento
de no haber quórum se aplicara el articulo 45 el cual establece Se establece desde ya paraSEGUNDA
CONVOCATORIA ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA el día Martes 8 de Marzo de 2011 a las 7:00
p.m. Y se deliberara con cualquier número plural de propietarios. Cualquiera que sea el porcentaje
de coeficientes representados, de conformidad con el artículo 41 de la Ley 675/01 las decisiones que
se tomen obligarán a los propietarios inclusive a los ausentes o disidentes, a el administrador y
demás órganos en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del conjunto de acuerdo al artículo
37 de la misma ley.
Los libros de contabilidad, libros de actas de asamblea y consejo, los comprobantes y sus soportes
contables, de acuerdo a lo establecido por la ley 675 de Agosto 3 de 2001, se encuentra a su
disposición en la oficina de administración.
Le recordamos que es de gran importancia su asistencia y puntualidad a la reunión en el evento de
no poder asistir, diligenciar y otorgar el poder a algún vecino cuya copia anexamos, además de su
permanencia hasta el final, la no asistencia o no otorgamiento de poder genera una multa por el
50% cincuenta por ciento del valor de la cuota de administración vigente, para el inmueble.
Con el fin de dar agilidad y minimizar el tiempo de la sesión, solicitamos envíen por escrito, a más
tardar el día sábado 26 de febrero de 2011, las inquietudes y preguntas que considere requieren
ampliación o explicación y que no estén contenidas dentro de los informes que se anexan, o
presentarse en la sala de juntas el día sábado 26 de febrero de 2011 de 10.00 a.m. a 12.00 m.,
estas aclaraciones serán resueltas por miembros del Consejo de Administración, Revisor Fiscal,
contadora y Administradora.
NOTA: Todos los asambleístas deberán firmar el control de asistencia a la entrada y a la salida de
la asamblea; si falta una de las dos firmas se dará por entendida su inasistencia y se hará acreedor
a la multa asignada para tal fin (½ expensa de administración plena).
Por último relacionamos los propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes al 31
de diciembre de 2010.
Cordial Saludo,
_________________________________
SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA
Representante Legal
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RELACION DE CARTERA VENCIDA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010.
TORRE APTO CUOTAS DE
ADMINISTRACIÓN
MULTA
ASAMBLEA
COSTOS
DE
PROCESO
TOTAL
Observación
1 1301 10.840.000 392.000 297.639 11.529.639 Cobro Jurídico
1 202 230.014 0 0 230.014
1 503 344.000 0 0 344.000 Canceló
1 703 344.000 0 0 344.000 Canceló
2 1601 399.000 0 0 399.000 Canceló
2 202 1.139.514 0 0 1.139.514 Acuerdo de Pago
2 401 227.647 0 0 227.647
2 402 688.000 0 0 688.000
3 201 399.000 0 0 399.000 Canceló
3 403 688.000 0 0 688.000
3 501 1.198.541 0 0 1.198.541
3 502 60.264 0 0 60.264
3 503 309.456 0 0 309.456 Canceló
3 601 174.199 0 0 174.199
3 603 384.983 0 22.491 407.474 Canceló
4 1001 798.000 0 0 798.000 Canceló
4 1002 303.675 0 28.508 332.183
4 1202 1.596.000 0 0 1.596.000 Cobro Jurídico.
4 1801 5.553.085 0 0 5.553.085 Cobro Jurídico.
4 1803 1.021.952 0 0 1.021.952 Canceló
4 502 4.054.791 0 9.077 4.063.868 Cobro Pre jurídico.
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4 602 798.000 0 0 798.000 Canceló
4 603 3.825.325 0 80.440 3.905.765 Cobro Jurídico.
4 702 798.000 0 0 798.000
5 1301 399.000 0 0 399.000
5 1302 1.496.949 0 0 1.496.949 Canceló
5 1502 104.898 0 0 104.898 Canceló
5 1601 38.500 0 0 38.500 Canceló
5 1603 449.061 0 0 449.061 Canceló
5 503 499.000 0 0 499.000 Canceló
5 801 798.000 40.020 0 838.020 Canceló
39.960.854 432.020 438.155 40.831.029
Se solicita la aprobación a la Honorable Asamblea y es aprobado por unanimidad.
3. Lectura y aprobación del reglamento de la asamblea
REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL
2011
Conforme a lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y el texto de convocatoria a la Asamblea General
Ordinaria de Propietarios, ésta se sujetara al presente reglamento junto con las adiciones o
modificaciones que se introduzcan.
1. La asamblea designara un presidente y un secretario y si así lo decide aquella, tales calidades podrán
recaer en el presidente del consejo y en el administrador respectivamente.
Uso de la palabra:
1- El quórum de la Asamblea General será certificado por el Revisor Fiscal.
2- Quien desee hacer uso de la palabra se dirigirá al Presidente de la Asamblea.
3- Antes de hacer uso de la palabra se identificará el propietario o mandatario, con el nombre y número
de unidad privada que representa.
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4- En caso de uso de la palabra, se dirigirá únicamente a la Asamblea y no a personas en particular.
5- Solo se permitirá una intervención por asambleísta hasta por 3 minutos.
6- El uso de la palabra se hará con el debido respeto, en forma breve, clara, concisa, sobre el tema
específico que esté tratando en ese momento, evitando controversias o un lenguaje ofensivo.
7- Mientras alguien esté en uso de la palabra, no se interrumpirá ni se hablará de otros temas que en
el momento no estén en debate.
8- Cada asistente tendrá derecho a un voto por cada unidad que posea, sin exceder tres
representaciones incluida la propia.
9- Habrá quórum deliberatorio con el 51% de los coeficientes de copropiedad.
10- Para elegir los miembros del consejo y comité de convivencia, cada asambleísta tiene derecho a
postular su nombre o el de otro.
11- Si para el consejo se postulan más de catorce (14) candidatos, la Asamblea votara de manera
individual por cada uno de ellos y serán sus miembros quienes obtengan las catorce (14) primeras
votaciones.
12- Si para el comité de convivencia se postulan más de cinco (5) miembros, se procederá de la misma
manera que para el consejo.
Intervenciones:
Cada intervención no podrá exceder de tres (3) minutos. Los asistentes podrán intervenir una sola
vez sobre un mismo tema.
Orden de la asamblea:
El Presidente de la Asamblea podrá solicitar el retiro del recinto a quien o quienes pretendan sabotear
la Asamblea.
Interpelaciones:
Únicamente serán concedidas por el Presidente de la Asamblea.
Aclaraciones:
Sobre el tema que se está tratando el Presidente de la Asamblea podrá conceder la palabra a la
persona más indicada para hacerlo. Dicha aclaración no excederá de tres (3) minutos.
Moción de orden:
Los participantes podrán solicitar al Presidente de la Asamblea las mociones de orden que consideren
pertinentes.
Intervención de directivos:
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El Presidente de la Asamblea podrá solicitar la intervención del Administrador, del Consejo de
Administración o del Revisor Fiscal, cuando lo solicite la Asamblea o cuando lo considere necesario
sobre un tema específico.
El Sr. Presidente del Consejo de Administración solicita a la Honorable Asamblea la aprobación del
Reglamento de la misma, lo cual es aprobado por unanimidad.
4. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea
El Sr. Oscar Omar Vargas solicita a la Honorable Asamblea la postulación de uno de sus miembros
para que actúe como presidente de la presente Asamblea, se somete a consideración y es postulado
para ejercer esta función el Sr. Presidente del Consejo de Administración, quien acepta la postulación
y es elegido por la Honorable Asamblea como Presidente de la misma. Como Secretario de la
Asamblea actuará la Sra. Silvia Alexandra Cardona Montoya. Las dos nominaciones son aprobadas
por unanimidad y aceptadas por los seleccionados.
5. Elección del comité de verificación de acta de la presente asamblea.
La Secretaria de la Asamblea General de Propietarios Sra. Alexandra Cardona Montoya solicita a los
Asambleístas la postulación de tres personas para que sean los integrantes del comité verificador de
la redacción de la presente acta. Así mismo el Sr. Presidente de la Asamblea explica que la función
de los miembros de esta comisión es verificar que todo lo que se escribió corresponda a lo que se
dijo y se decidió en este recinto.
Se postulan:
Sra. Sandra Pinilla Apto 1-1201
Stella Rodríguez Apto 4-703
Antonio Urbina Apto 3-1603
Se somete a consideración la postulación de los miembros del comité de verificación de la redacción
de la presente acta, y es aprobado por unanimidad.
El Presidente de la Asamblea informa a los asistentes que en momento se cuenta con un quórum
del 61,6%.
6. Lectura del informe del comité verificador del acta anterior.
La Secretaria de la Asamblea Sra. Alexandra Cardona M. da lectura al informe de la comisión de la
asamblea general ordinaria de propietarios del 20 de marzo del 2010 acta No. 07 dice:” Comisión
verificadora de la presente acta, los abajo firmantes certificamos que lo contenido en esta acta
describe los temas tratados en la mencionada reunión razón por la cual en calidad de los miembros
de la comisión verificadora estamos de acuerdo con su contenido y avalamos su texto”. Firman los
Sres.: Elvia María Arias Torre 4-403, Norma Constanza Guzmán Apto 1402 Torre 1 y Diego Castaño
Apto 401 torre 1.
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Una vez leído el anterior se somete a consideración de la Honorable Asamblea y es aprobada por
unanimidad.
6. Informe del Consejo de Administración.
7. Informe de Gestión de la Administración.
Con respecto a los puntos anteriores el Sr. Presidente de la Asamblea ratifica que la información les
fue remitida a todos los copropietarios en el libro que se entregó a cada uno con el fin de hacer más
ágil la reunión, y solicita a la Honorable Asamblea la aprobación de dicho informe y si alguna persona
tiene alguna requiere aclaración con respecto al informe y quiere presentar alguna propuesta
diferente lo puede hacer.
INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Y DE LA ADMINISTRACION
DEL CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA
En cumplimiento de las normas establecidas por el Reglamento de Copropietarios el Consejo de Administración elegido en la Asamblea Ordinaria celebrada el 20 de Marzo de 2010 y la Administradora presentan a continuación el informe de gestión correspondiente al ejercicio de sus funciones, así:
El Consejo de Administración desde su primera reunión inició un control de ingresos y gastos de la
copropiedad, realizando revisión de los contratos vigentes. Se realizaron catorce (14) reuniones
ordinarias y (6) seis reuniones extraordinarias de Consejo de Administración. El contenido y los
temas debatidos en cada una de ellas se pueden observar detalladamente en las actas de reunión
debidamente transcritas en el correspondiente Libro de Actas y suscritas por los participantes.
En general las reuniones sesionaron con un quórum reglamentario para debatir válidamente siendo
este hecho un excelente indicador del compromiso de los miembros elegidos al Consejo de
Administración.
CAMBIO DE ADMINISTRACION
En vista de las frecuentes deficiencias presentadas en la Administración, el Consejo contrató la Administración directamente con la señora Silvia Cardona Montoya quien se viene desempeñando desde el 16 de septiembre de 2010 en dicho cargo. El Consejo de Administración viene realizando seguimiento a las tareas encomendadas por medio de los Comités nombrados Ad-hoc (Obras, Compras, Financiero, Contratos y Seguridad) para coordinar las actividades y realizar el control de los contratos firmados.
1- ASPECTOS LEGALES
1. Se renovó la personería jurídica ante la Alcaldía local de Suba.
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2. Se presentaron las declaraciones de retención en la fuente dentro de la oportunidad legal.
3. Se elaboró y presentó la información fiscal en medios magnéticos a la DIAN
4. Los libros de contabilidad y de actas de Asamblea de Copropietarios se encuentran registrados
ante la entidad correspondiente.
2. CONTRATOS VIGENTES
Seguridad: Marnell Ltda.
Ascensores: Luky Global Ltda.
Aseo: Administraciones Brillamos
Jardinería: Colombiana de Servicios J y C Ltda.
Plantas Eléctricas: Dieselectricos Ltda.
Motobombas: Alfredo Contreras
Puertas Eléctricas: Helber Carabuena.
Club House: Luis Enrique Castro León
Contabilidad: María Ximena Melo Rodríguez
Citófonos: Sajicom Ltda.
Cañuelas: Hernando Ospina Sicar
Administración: Silvia Cardona Montoya
3. ADMINISTRACION
La nueva administración inicio su labor con las siguientes tareas prioritarias:
Análisis de las deficiencias de construcción. Fue necesario intensificar las gestiones para acelerar
las solicitudes que se encontraban pendientes en las siguientes entidades: Secretaría del Hábitat,
IDRD, Defensoría del espacio Público, Kubo Constructores.
Diseño de formatos: Para agilizar las labores administrativas y la respuesta a los reclamos y
solicitudes de los copropietarios. Estos formatos se encuentran disponibles en la página Web. del
Conjunto.
Campaña de aseo, que incluyó la decapada de los pisos de las cinco torres, el lavado de sótanos,
el retiro de escombros y materiales que se encontraban en los sótanos, la limpieza general de las
zonas comunales, zonas peatonales y claraboyas.
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Creación del libro de registro de propietarios para dar cumplimiento a la ley 675.
Creación del libro de registro de empleadas así como su carnetización.
Verificación del cumplimiento de las cláusulas de los contratos vigentes con la asistencia del
Revisor Fiscal.
Retoma y culminación del proceso de entrega de las fichas de ingreso y salida del
Conjunto. Queremos subrayar la importancia que reviste el uso de las fichas como medio de
control y seguridad para los residentes. El hecho de no entregar la ficha a la salida y recuperarla a
la entrada impide a la empresa de seguridad y a la Administración el control de sus vehículos. Así
mismo, informamos que como medida de control y de seguridad la Administración eliminará las
claves en todas las puertas de ingreso al Conjunto el día 8 de marzo de 2011.
Contratación de un todero calificado quien se ocupa exclusivamente de reparar los daños de las
zonas comunales (Pintura, plomería, mampostería, electricidad, etc). En la actualidad se ocupa
prioritariamente del arreglo de las vías peatonales y vehiculares del Conjunto, además será el
encargado de la pintura de los puntos fijos de cada uno de los pisos de las cinco (5) torres.
Se solicitaron las cotizaciones necesarias para atender los requerimientos del presupuesto así como
los mantenimientos ordinarios.
Creación del registro de correspondencia de Residentes.
Solicitudes de Copropietarios: Las solicitudes generales de los Residentes se refieren a
filtraciones en los sótanos, filtraciones en los apartamentos por rupturas en el sistema hidráulico,
falta de emboquilladlo de los baños, humedades en ventanas y fachadas y filtraciones en las
cubiertas (pisos 16 y 18); la Administración está trabajando para dar solución temporal a estos
problemas; una solución definitiva depende del fallo de la Secretaria de Hábitat. Para iniciar las
reparaciones se requiere un presupuesto adicional a aprobar por la Asamblea General de
Copropietarios.
Secretaria del Hábitat: El pasado 05 de Octubre el arquitecto Mauricio Cepeda realizó la
segunda visita para corroborar la información enviada por el Conjunto a la Secretaria del Hábitat. A
la fecha se tiene respuesta del departamento Técnico encontrándose pendiente el concepto
Jurídico.
El 8 de febrero de 2011 la Administración fue informada que el caso radicado en esa dependencia
ya tiene auto de apertura, que se enviará a la Constructora la orden de investigación y que el
Conjunto será citado a más tardar la primera semana de marzo para conciliación con la
Constructora.
Estado de la infraestructura física del conjunto: Se contrato con la compañía D&S Compañía
LTDA, el servicio de consultoría de obras, adecuación y mantenimiento de las zonas comunes del
Conjunto Residencial, para determinar el estado de la infraestructura física del conjunto, tomando
como base el informe preliminar emitido por la Secretaría del Hábitat. En este momento se
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encuentra en proceso de ejecución y se espera que a finales del mes de marzo obtengamos los
resultados definitivos,
Impermeabilización cubierta: Se recopilarán las cartas de reclamación presentadas por los
propietarios de los pisos 16 y 18 con el fin de presentarlas en la reunión que se llevará a cabo con
la Constructora ya que este punto está incluido en la reclamación presentada
Espacio Público I.D.R.D: la Administración presentó a Espacio Público y al I.D.R.D la solicitud de
administración de los parques entregados en sesión tipo A al Distrito. Actualmente trabajamos en
coordinación con la Policía Nacional con el fin de que estos sitios sean más seguros y la comunidad
pueda disfrutarlos.
Constructora KUBO: El Consejo de Administración y la Administración han informado a la
constructora del contenido de los informes técnicos disponibles con el fin de que sus directivos
conozcan los problemas de construcción existentes en el Conjunto; hace algunas semanas se
sostuvo una reunión con el Dr. Iván Aristizabal en representación de Kubo
Constructores para notificarle el proceso que adelantamos en la Secretaria del Hábitat; éste
manifestó que Kubo Constructores acataría los resultados de la solicitud interpuesta en ese ente
administrativo.
Filtraciones en parqueaderos: Debido a los graves problemas que se presentaban en todas las
torres, por el mal funcionamiento, taponamiento de las cañuelas bien sea por tubos ciegos, tubos
rotos, muros llorones, se hizo obligatorio contratar el mantenimiento por un año de estos sistemas
de evacuación de aguas de escorrentías.
Con la primera etapa del contrato se logró corregir en 85% las fallas existentes. Las goteras y
otros daños que presentan los parqueaderos y algunos depósitos son originados por filtraciones de
la zona verde, cuyas reparaciones no se han iniciado.
Citofonos: Se contrato con la firma SAJICOM Ltda., la instalación de dos consolas y la
rectificación e instalación del cableado vertical, a fin de dar solución al constante daño de los
citofonos. Los recursos se obtuvieron de la provisión realizada en el año 2010 por $8.903.300 y el
saldo se cancelará con el remanente del contrato firmado con el anterior proveedor, ya que por la
falta de cumplimiento no se realizó el pago total. Es necesario aclarar que para la reclamación ante
la compañía de seguros era necesario efectuar estudio técnico que tenía un costo superior al valor
pendiente de cancelar.
Reclamos aseguradora Chartis e indemnizaciones Los reclamos a la Aseguradora son
dispendiosos y demorados por la falta de colaboración de los propietarios quienes no suministran
la documentación a la administración en debida forma, cuando los reclamos son colectivos y de
esta manera no solo se perjudica directamente a las zonas comunes del conjunto sino que se
perjudica a los inmuebles directamente afectados. .
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ANALISIS DE CARTERA
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PROPUESTAS
PARA LA
ASAMBLEA
CARTERA POR NUMERO DE CUOTAS VENCIDAS
1 CUOTA 15 4.373.696
2 CUOTAS 7 5.674.883
3 CUOTAS 3 3.878.182
MAS DE 3 CUOTAS 5 30.136.474
30 44.063.235
CARTERA POR EDADES
MORA A 30 30 10.831.274
MORA A 60 16 6.505.728
MORA A 90 9 3.684.794
MORA A MAS DE 90 5 23.041.439
44.063.235
CARTERA POR CONCEPTOS
MULTA INAISTENCIA ASAMBLEA 2 432.020
COSTOS PROCESOS EJECUTIVOS 5 438.155
INTERESES DE MORA 30 3.232.206
CARTERA VENCIDA 24 12.952.139
ACUERDO DE PAGO 1 1.139.514
COBRO PREJURIDICO 1 4.054.791
COBRO JURIDICO 4 21.814.410
30 44.063.235
CARTERA VENCIDA POR RANGOS
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1. PARQUEADERO DE VISITANTES.
Modificar el Manual de Convivencia en Artículo 47 inciso No.5
Justificación: Utilización de forma reiterativa de los Parqueaderos de los Visitantes por parte de los
Residentes y Copropietarios.
Todo vehículo de Copropietario y/o Residente que utilice el parqueadero de visitantes, pagará por
cada noche el valor 3 SDMLV, por servicio de parqueadero, Este valor se informará a través de
una factura que se dejará en el panorámico del vehículo, y se cobrará por medio de la factura de
DE 1 A $100.000 3 203.662
DE $100.000 A $500.000 12 4.170.034
DE $500.000 A $1.000.000 6 4.644.564
DE $1.000.000 A $1.500.000 3 3.387.602
DE $1.500.000 A $2.000.000 2 3.274.084
DE $2.000.000 A $5.000.000 2 8.261.756
DE $5.000.000 A $10.000.000 1 5.913.441
Más de $10.000.000 1 14.208.092
30 44.063.235
CARTERA POR TORRES
TORRE 1 3 14.782.106
TORRE 2 4 2.459.665
TORRE 3 7 3.261.666
TORRE 4 9 19.704.036
TORRE 5 7 3.855.762
TOTALES 30 44.063.235
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la cuota de administración; en el caso de los visitantes a los cuales no se les haya
expedido permiso en la oficina de administración y que permanezcan más de una noche sin la
autorización correspondiente, será facturado de igual forma y cargado a la cuenta del Residente
y/o Copropietario a quien vino a visitar.
2. INGRESOS NO OPERACIONALES
Autorizar a la Administración para que los ingresos por concepto de intereses de mora sobre las
cuotas de administración vencidas y otros ingresos hagan parte de los recursos ordinarios, para ser
utilizados en la ejecución del presupuesto de gastos del conjunto, y que los ingresos por concepto
de Alquiler de los Salones Comunales sean utilizados para la dotación de los mismos.
3. AUMENTO DE CUOTA DE ADMINISTRACION
Ratificar la aprobación dada en la Reunión General de Propietarios llevada a cabo el día 24 de
septiembre de 2007, donde se aprobó que a partir del 1 de enero de 2008, se incremente la cuota
de administración de cada uno de los apartamentos en el porcentaje que el Gobierno Nacional
autorice sobre el salario mínimo legal vigente. Es decir que cada año a partir del 1º de enero en lo
sucesivo se incremente la cuota de Administración en el porcentaje autorizado por el Gobierno
Nacional como incremento al salario mínimo, esto debido a que el 70% de los contratos suscritos
por el conjunto están basados en el salario mínimo.
RECORDEMOS
El CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE CONVIVIENCIA
Recordamos a los Residentes la obligación que existe de cumplir las normas y disposiciones contenidas en el Manual de Convivencia para lograr la convivencia armónica que todos deseamos. Estas normas fueron aprobadas por la Asamblea General y en él se fijan no sólo sus deberes sino también sus derechos como habitantes de este Conjunto Residencial. A continuación relacionamos los incumplimientos más frecuentes a estas normas:
· Pago de las cuotas de administración en las fechas establecidas.
· Pago de las sanciones pecuniarias cuando haya sido sancionado.
· Uso de las fichas para el ingreso y salida del conjunto.
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· Uso de los parqueaderos de visitantes para vehículos de Residentes.
· Obtención del Paz Y Salvo de la Administración para realizar trasteos, sea de salida y/o ingreso.
· Arrojar basura en las zonas comunales.
· Colocación de escombros en las zonas comunales y en los parqueaderos privados.
· Uso de monopatines y patines en las vías vehiculares y senderos peatonales.
· Reparación inmediata de los daños generados en una unidad de vivienda con efecto en apartamentos
vecinos.
· Identificación, autorización y control de visitantes bien sea en vehículo o peatón, con el fin de llevar
el correspondiente control y proteger la seguridad de todos los residentes del conjunto.
· Ingreso a los apartamentos exclusivamente de empleados debidamente autorizados por el Residente
y carnetizados. El carné será cambiado al momento de su ingreso al Conjunto por una tarjeta
electrónica.
· Paseo de mascotas con traílla y conducidas por un adulto. Para sus necesidades fisiológicas deben
salir de las zonas comunales, recoger los excrementos en bolsas plásticas para evitar la propagación
de bacterias que puedan afectar a los niños que juegan normalmente en las zonas verdes del
Conjunto.
· Dejar los carros de mercado en los sitios asignados en los parqueaderos
· Asegurarse de arrojar las bolsas de basura por el shut y utilizar las bolsas adecuadas que eviten
derramamiento de basuras y desechos en las zonas aledañas al shut. De algunos apartamentos se
dejan bolsas de basura frente a los shut, o simplemente arrojan desperdicios de comida sin bolsa
por el ducto. Esto origina malos olores y obliga a los empleados de servicios generales del Conjunto
a limpiar, descuidando otras rutinas que se deben cumplir para la buena presentación del Conjunto.
· Impedir el descanso de los vecinos por la realización de fiestas a altos volúmenes de ruido y
música. Incluso se han tenido reclamos de los conjuntos vecinos por esta infracción así como de la
escuela de carabineros.
· Los parqueaderos asignados por la constructora a cada uno de los propietarios, son zonas comunes
de uso exclusivo, por lo tanto se deben utilizar únicamente para el parqueo de vehículos, aclarando
que cada sitio de parqueo se encuentra delimitado para que sea parqueado un solo vehículo y no se
pueden correr los topes que originalmente fueron instalados por la constructora de acuerdo con el
reglamento de propiedad horizontal.
TAMBIEN ES IMPORTANTE
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Con frecuencia la Administración recibe quejas de los Residentes relacionadas con el
incumplimiento de las Normas de Convivencia establecidas en el Manual de
Convivencia tales como: agresiones ocasionadas por mascotas mantenidas con poco o
ningún control por sus propietarios, escándalos por riñas familiares. La Administración
atendió las quejas y envió comunicaciones a los Residentes involucrados.
La puerta que da acceso al parque contiguo al conjunto, se abrirá únicamente en los
siguientes casos: cuando un propietario adulto saque la mascota, cuando un
propietario adulto realice sus rutinas de ejercicios o salga con menores, estas mismas
personas serán las que pueden ingresar por esa puerta. De tal manera que las
empleadas de servicios generales de cada uno de los apartamentos debe ingresar por
la puerta principal ya que debe presentar su carné.
Por último se informa a todos los copropietarios y/o residentes que para ingresar al
conjunto y desplazarse dentro de la torre y los respectivos sótanos solamente se va a
utilizar la tarjeta electrónica es decir que a partir del día miércoles 9 de marzo de
2011, las claves ya no funcionaran.
Estas normas se encuentran en la página Web del Conjunto
Residencial.www.reservadegratamira.com es el medio más ágil y practico.
Gracias por su atención, se suscriben de ustedes,
OSCAR OMAR VARGAS SILVIA A. CARDONA
MONTOYA Presidente
Consejo Representante Legal.
Los Asambleístas aprueban por unanimidad el informe del Consejo de Administración y la Administración.
8. Informe y dictamen del Señor Revisor Fiscal.
Mi dictamen está contenido en la memoria de administración no se si ustedes consideran que lo
vuelva a leer pero ya está dentro del marco
Bogotá D.C.; 8 de febrero de 2011.
Señores
COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA
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He examinado el balance general del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA por el
período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de los años 2010 y 2009, y el
correspondiente estado de resultados, junto con las notas explicativas a dichos estados financieros
por los años terminados en esas fechas. La preparación y presentación de dichos estados financieros
y las revelaciones hechas a través de las notas aclaratorias son responsabilidad de la administración
del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira, los cuales fueron preparadas de conformidad con el
Decreto 2369 de 1993, los pronunciamiento del Consejo Técnico de la Contaduría y la Ley 675 del
2001, formando con ello un todo indivisible.
Obtuve las informaciones requeridas para cumplir mis funciones de Revisor Fiscal y lleve a cabo mi
examen de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, las cuales
incluyen los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas. Tales normas
requieren que planifique y efectúe mi examen para obtener una certeza razonable sobre si los
estados financieros están libres de errores materiales. Una auditoria de estados financieros incluye,
entre otros procedimientos, el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las
cifras y las revelaciones en los estados financieros. Además, incluye una evaluación de las normas
de contabilidad utilizadas, de las estimaciones contables significativas hechas por la administración.
Dichos estados financieros certificados por la Administración del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA
DE GRATAMIRA, y de la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que mi
examen me proporciona una base razonable para fundamentar mi dictamen que expreso a
continuación.
En mi opinión, los estados financieros mencionados tomados fielmente de los libros de
contabilidad adjuntos a este informe, presentan razonablemente la situación financiera
delCONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA para el periodo enero 1º a diciembre 31 de
los años 2010 y 2009, los cuales fueron preparados de conformidad con las normas de contabilidad
generalmente aceptadas en Colombia aplicadas uniformemente.
Basado en el alcance de mi examen, conceptúo que la contabilidad se lleva conforme a las normas
legales y técnica contable, que las operaciones registradas y los actos de la administración se ajustan
a los Estatutos del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA, a las decisiones de la
Asamblea General, como del Concejo de Administración. La correspondencia, los comprobantes de
las cuentas y libros de Actas se llevan y conservan debidamente. Que existen y son adecuadas las
medidas de control interno como la de conservación y custodia de los bienes de propiedad del
Conjunto Residencial. Existe la debida concordancia entre los estados financieros y sus notas
explicativas y el informe de gestión de los administradores.
RAMÓN TOVAR GARZÓN
Revisor Fiscal
TP No 15756- T
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Se somete a consideración la aprobación del informe del Sr. Revisor Fiscal, el cual es aprobado por
unanimidad.
Interviene el Sr. Revisor Fiscal manifestando.” Ahora si hago mi informe; el dictamen es limpio no
tiene ninguna salvedad sobre los Estados Financieros, mi dictamen dice tanto los Estados Financieros
Intermedios como el de fin de ejercicio, no solo fueron auditados por el Revisor Fiscal sino que los
mismos fueron avalados por el Comité Financiero el cual está conformado por tres contadores y un
ingeniero todos miembros del Consejo de Administración aspecto que permite minimizar el riesgo
de los Estados Financieros Intermedios como el del cierre del Ejercicio Económico del 2010 que hoy
se pone en consideración de la Asamblea”.
La Revisoría Fiscal no solo asistió a los Comités Financieros, sino que también se hizo presente en
todos los Consejos de Administración con una participación activa en todos los aspectos que allí se
trataron tal y como se puede observar en las Actas del consejo durante el 2010, la Revisoría Fiscal
produjo 13 comunicaciones dirigidas al Presidente del Consejo en las cuales versan sobre aspectos
contables y administrativos. En lo relacionado con el presupuesto la Revisoría Fiscal estuvo atenta
para que este se ejecutara de acuerdo a lo aprobado por la asamblea, sin embargo es oportuno
informar que las únicas partidas pendientes por aplicar corresponde a la suma de $12.000.000
destinada para la pintura de las áreas comunes y $22.800.000 que se habían aprobado en el
presupuesto anterior para la impermeabilización de las planchas de los últimos pisos sobre las torres
esto no se aplico en su totalidad por razones de la demanda la queja que puso el consejo por
intermedio de la administración ante la Secretaria del Hábitat , por todos los daños llamémoslo la
mala construcción que entrego kubo Constructores ya ese como dice el informe de del Consejo y la
Administración está a punto de salir la parte el fallo jurídico, en el momento ya está el fallo técnico,
entonces por eso no se aplicaron esas partidas esperando que pasa para ejecutarlas en este
presupuesto, ello llevo a cabo que se hicieran provisiones por eso vieron ustedes en el estado
financiero que hubieron varias provisiones dentro de eso esas dos.
En relación con algunas cifras del balance merece especial comentario la liquidez, este año pasamos
con una liquidez de 1. 4 y la relación normal es de 1.1.entonces estamos en liquidez bien tenemos
$108.000.000 de disponible a diciembre contra $64.000.000 de pasivo a corto plazo, a la vista pero
hay que resaltar que el año pasado más o menos teníamos la misma liquidez pero teníamos un
pasivo a largo plazo que fue la póliza de seguros de áreas comunes este año la gestión que hizo el
Consejo fue tomar la póliza pero se pago en cuatro cuotas entonces eso a pesar de que lo disminuyo
la liquidez el conjunto se ahorro como $5.000.000 en intereses.
En cuanto a la cartera que es el tema duro de siempre paso de diciembre de 2009 de 45.000.000 a
39.6 a diciembre del 2010, para una disminución absoluta de 5.56. Millones y relativa del 11.2 no
incluye intereses ni multas se debe destacar que dicha cartera representa a diciembre de 2009 el
35% del presupuesto de gastos de un mes que estaba presupuestado en $85.000.000.
No obstante de esto la gestión de cobro la Revisoría Fiscal llevó a cabo tres circularizaciones durante
el año: se realizaron en marzo junio y agosto en marzo y en agosto se hicieron todas las partidas
superiores a un millón y en junio se hizo la circularización de partida inferior a un millón teniendo
como resultado siempre muy poca respuesta de las personas una o tres personas contestan sea que
estén al día o que tengan alguna queja o que no coincide algo pero no dos o tres personas contestan
nada más.
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Lo mismo la Revisoría Fiscal solicitó siempre en todos los Consejos y que fue el dolor siempre el
tema de todos los Consejos la cartera; se solicito que la administración siempre cumpliera con el
requisito y el procedimiento que tiene que a los tres meses se mandara para jurídica como ven
ustedes el listado de cartera hay varios casos ya que en el transcurso del año se logro recaudar
cartera. No obstante el procedimiento que tiene instaurado el consejo y la nueva administración está
mes a mes cobrando, recordando a las personas que no han pagado cada 30 días o que tiene saldo
a 30 días recordándole entonces la gestión ha mejorado en cuanto a revisión de cartera.
Las partidas por conciliar pasamos de $2.000.000 a diciembre de 2009 a $475.000 de partidas por
conciliar o por identificar, por otra parte en el estado de Pérdidas y Ganancias se abrió un rubro
especial en la cual se están llevando los gastos que están realizando con cargo a kubo Constructores,
porque si se lleva a cabo la conciliación vamos a tener partidas que se ajustaran; en el caso especifico
de las provisiones: para la adecuación de los citofonos es importante anotar que esta Revisoría Fiscal
estuvo atenta al cumplimiento de los plazos establecidos para el pago de la entrega de la obra el
cual consta en las actas del Consejo como en la comunicación 03 del 4 de mayo del 2010 sin embargo
el contratista incumplió lo cual conllevo a que el Consejo diera por terminado el contrato por ello en
el balance aparece una provisión de 8.9 millones más los 5 millones que no se le pagaron por el
incumplimiento se completa lo de la nueva obra que vale lo de la adecuación de la nueva citofonia
y la nueva consola
Ahora los salones comunales el consejo considero prudente destinar todos los recursos que se
provienen del aprovechamiento o el arrendamiento entre comillas de los salones para dotarlos y
destinar esa dinero para comprar muebles así fue que con esa provisión se compraron 100 sillas en
octubre de 2010 y 20 mesas sin embargo pues como la ley prevé que esos recursos deben ser para
el fondo de imprevistos el Consejo está pidiendo autorización a la Asamblea para que se continúe
con esa política y que los recursos que se cobren por alquiler de los salones se destinen para la
dotación y muebles del conjunto.
De otra parte la Revisoría Fiscal elaboró el Manual de Caja Menor y se viene cumpliendo y se hizo
una recopilación de todos los controles internos los cuales quedaron en acta de forma tal que la
nuevas administraciones no tienen disculpa de que no se exija o que no existen los controles y se
puede consultar a un Manual o a un en el Acta del Consejo. En cuanto al riesgo jurídico la Revisoría
Fiscal permaneció atenta a que todos los contratos firmados en nombre del conjunto se cumplieran
no solo los valores contratados sino también su plazo que se exigiera tanto la póliza del buen manejo
de los anticipos como el cumplimiento de los plazos para la entrega de las obras y de las garantías
para reducir el riesgo de los solidaridad sean conscientes de la responsabilidad social que tiene el
Conjunto con todas las empresas que nos prestan el servicio de aseo, celaduría, y administración a
todas se les exige, siempre el pago está condicionado a que se presenten los pagos a las EPS,
Riesgos Profesionales, Caja de Compensación y Sena si no cumplen con estos requisitos el Conjunto
no paga y así nos curamos y nos solidarizamos en responsabilidad.
Se cumplió con todos los requisitos y todas las declaraciones de Retención en la Fuente y trasmisión
de parafiscales, Finalmente quiero expresar a la Asamblea el hecho de haberme nombrado Revisor
Fiscal y la responsabilidad que conlleva esto para mí no solamente he puesto la voluntad como
persona, sino como propietario, mi capacidad profesional siempre la puse al servicio del conjunto
sin limite de horas ni de horario.
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Muchas gracias
9. Presentación y Aprobación de estados financieros a 31 de diciembre 2010.
CERTIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2010
SEÑORES:
CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA PROPIEDAD HORIZONTAL
Asamblea General de Propietarios
Ciudad.-
Nosotros el Representante Legal y Contador CERTIFICAMOS que hemos preparado los Estados
Financieros Básicos: Balance General, Estado de Resultados, Estado De Cambios en la Situación
Financiera, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio por el periodo
comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del año 2010 de acuerdo con la Ley 222 de
1995, la Ley 603 de 2000, decreto 1406 de 1999 y el Decreto 2649 de 1993 incluyendo sus
correspondientes Notas que forman un todo indivisible con estos.
Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente en
el periodo correspondiente y reflejan razonablemente la Situación Financiera del CONJUNTO
RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA P.H., al 31 de diciembre de 2010; así como los Resultados
de sus Operaciones y los correspondientes a sus flujos de Efectivo y además:
· Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos.
· No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la administración,
que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros enunciados.
· Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y
obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos y con las acumulaciones y
compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio. Valuados utilizando métodos de
reconocido valor técnico.
· Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos,
han sido reconocidos en ellos.
· Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados
Financieros básicos y sus respectivas Notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los Activos;
Pasivos reales y contingentes.
· No se han presentado hechos posteriores en el curso del periodo que requieran ajuste o revelaciones
en los Estados Financieros o en las notas subsecuentes.
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· En cumplimiento del artículo 1º de la Ley 603 de 2000 declaramos que el software utilizado tiene la
licencia correspondiente y cumple por tanto con las normas de derecho de autor.
Dado en Bogotá a los 24 días del mes de enero de 2011,
Cordialmente,
SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA MARÍA XIMENA MELO RODRÍGUEZ
Representante Legal Contador Matricula 141915-T
CERTIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2010
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Financieros Básicos: Balance General, Estado de Resultados, Estado De Cambios en la Situación
Financiera, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio por el periodo
comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del año 2010 de acuerdo con la Ley 222 de
1995, la Ley 603 de 2000, decreto 1406 de 1999 y el Decreto 2649 de 1993 incluyendo sus
correspondientes Notas que forman un todo indivisible con estos.
Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente en
el periodo correspondiente y reflejan razonablemente la Situación Financiera del CONJUNTO
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RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA P.H., al 31 de diciembre de 2010; así como los Resultados
de sus Operaciones y los correspondientes a sus flujos de Efectivo y además:
· Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos.
· No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la administración,
que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros enunciados.
· Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y
obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos y con las acumulaciones y
compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio. Valuados utilizando métodos de
reconocido valor técnico.
· Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos,
han sido reconocidos en ellos.
· Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados
Financieros básicos y sus respectivas Notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los Activos;
Pasivos reales y contingentes.
· No se han presentado hechos posteriores en el curso del periodo que requieran ajuste o revelaciones
en los Estados Financieros o en las notas subsecuentes.
· En cumplimiento del artículo 1º de la Ley 603 de 2000 declaramos que el software utilizado tiene la
licencia correspondiente y cumple por tanto con las normas de derecho de autor.
Dado en Bogotá a los 24 días del mes de enero de 2011,
Cordialmente,
ALEXANDRA CARDONA MONTOYA MARÍA XIMENA MELO RODRÍGUEZ
Representante Legal Contador Matricula 141915-T
El Sr. José Gabriel Jiménez de la Torre 2 manifiesta que en ingresos financieros aparece -0- y hay
reporte de buena liquidez pregunta porque no aparece reflejados ingresos financieros si hay dinero
en caja, responde el Sr. Ramón Tovar explicando que los ingresos financieros estaña incluidos
dentro de los ingresos de intereses por mora y se deben abrir para la presentación, por lo tanto se
reclasificarán este rubro.
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Interviene Jimena Melo Contadora del Conjunto para aclarar las dudas inquietudes y preguntas que
presenten los asistentes a la Asamblea
Jaime Mahecha Torre 5 desea saber cuál es el rubro desagregado del mantenimiento del Club House
ya para el año 2011, ya que aparece como gasto para este $47 millones de pesos, y se informa que
hay un contrato de administración de $28.2 millones y se supone que este es un ingreso y está
totalizado como un gasto y no como un ingreso. A este respecto da respuesta el Sr. Presidente de
la Asamblea quien explica que los $28.2 millones, no son un ingreso es un gasto del Club House, el
objetivo del informe es mostrar todos los gastos en que se incurre para poder mantener en uso
dicho sitio, así mismo se tiene como proyecto llevar en forma separada todos los gastos del Club
House que son bastante altos tanto por el consumo de gas, energía, agua y administración
propiamente dicha.
El Presidente de la Asamblea Sr. Oscar Omar Vargas solicita a los Asambleístas llevar a cabo la
votación para la aprobación de los estados financieros al 31 de diciembre de 2010, y son aprobados
por unanimidad.
11. Presentación y aprobación proyecto de presupuesto para el periodo año 2011.
La Sra. Administradora Silvia Alexandra Cardona Montoya inicia con la presentación del
presupuesto de gastos para el año 2011, manifestando que se presenta con incremento del 4%. El
Sr. José Gabriel Jiménez 1502 Torre 2, en cuanto al presupuesto manifiesta sobre los gastos
Bancarios se están incrementando el demasiado y se requiere saber porque, al respecto el Sr.
Presidente de la Asamblea responde que se debe al costo de las chequeras el 4%o, consultas en
línea, la Sra. Jimena Melo la Contadora del Conjunto además explica que en el caso de que no se
cumpla con los promedios exigidos por los Bancos se cobra el valor de los registros de cada
recaudo, lo que se incluyendo es la eventualidad del cobro por cada registro, así mismo la Sra.
Administradora Alexandra Cardona, explica que de acuerdo a las obras que se van ejecutar en el
presente año se requieren recursos y entonces no se tendría el dinero en el Banco como
reciprocidad lo que generaría costos por cada una de las consignaciones realizadas. El Sr. Jiménez
del Apto 1502 Torre también solicita aclaración sobre la nota No. 9 donde se presenta un
incremento del 15%, el mayor incremento es en energía ya que Codensa está incrementando el
12% para el año 2011, siendo lo más representativo el incremento en energía. Continúa el Sr.
Jiménez solicitando aclaración sobre la Nota No. 4 donde se presenta incremento del seguro de las
áreas comunes, la Sra. Alexandra Cardona Montoya responde al incremento en las tasas de las
compañías de Seguros para el año 2011 fue entre el 12 y 15% teniendo en cuenta que era tasa de
renovación pero la tasa normal ascendía hasta 22%. La póliza se renovó con la mejor tasa del
mercado con Chartis.
El Dr. Álvaro Parra de la Torre 3 solicita explicación del porque se está disminuyendo el rubro de los
gastos del Club House., lo cual es explicado por el Sr. Presidente de la Asamblea, se debe a que en
el año 2010 se debió acondicionar la piscina de acuerdo a la Ley de Piscinas.
El Sr. Carlos Correa Apto 1002 Torre 1 solicita explicación sobre el rubro de gastos de Administración
el cual está separado de contabilidad, y adicionalmente existe un rubro de papelería y fotocopias, se
requiere saber porque no está incluido en el servicio de administración, lo cual explicado por el Sr.
Presidente de la Asamblea aclarando que ninguna de los propuestas para prestar el servicio de
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Administración incluye las fotocopias y papelería que es utilizada para el servicio de los propietarios.
Así mismo se requiere aclaración sobre el rubro de señalización y se requiere saber a qué se refiere
este rubro. El Sr. Presidente de la Asamblea aclara que se efectuó la cotización de la señalización
para el proyecto de evacuación que sería el gasto para el presente año, y en el año 2010 se generó
gasto por concepto de las fichas que se entregaron a cada uno de los apartamentos para el ingreso
vehicular y de visitantes. El Sr. Correa solicita además aclaración sobre los gastos de transporte los
cuales ascendieron a $742.000, esto es explicado por el Sr. Presidente de la Asamblea quien
manifiesta que el Conjunto no cuenta con servicio de mensajería, y el gasto se origina, por los
transportes de salidas del conjunto de la Administración a las 11.00 p.m. o 1.am. del día siguiente,
cuando se requiere realizar algún trámite ante diferentes entidades; El Sr. Correa pregunta además
sobre el gasto de $200.000 de correo, aclarando que corresponde a los gastos de correo por envió
de cartas a diferentes entidades tales como Kubo Constructores, Secretaria del Hábitat, el envió de
las convocatorias de los propietarios que no viven en el conjunto y a las inmobiliarias que administran
los apartamentos que se encuentran en arriendo.
El Sr. Carlos Aguiar del Apto 2-1601 indaga el porqué no aparece rubro de impermeabilización de
las cubiertas, ya que en la torre 2 se presentan problemas de goteras y humedades y en caso de
que Kubo Constructores no responda como se va a manejar, el Sr. Presidente de la Asamblea explica
que dentro de las provisiones se encuentra valor para la impermeabilización de las cubiertas, pero
no se va a ejecutar hasta tanto no se llegue a la conciliación con Kubo Constructores. Aclarando
además que el proceso contra Kubo en la Secretaria de Hábitat está bastante adelantado, ya
requirieron a la Constructora.
La Sra. Gloria Arredondo de la Torre 4-1701, quiere saber en etapa va el proceso contra Kubo,
porque ya se están presentando problemas de salud, hay apartamentos con hongos, problemas de
humedad, el Sr. Presidente de la Asamblea solicita moción de orden e informa que más adelante se
van a tocar estos temas y que en el momento se toque solamente el presupuesto, es decir que más
adelante se aclarará en que etapa se encuentra el proceso, las cubiertas y las humedades.
El Presidente de la Asamblea pone a consideración de la Asamblea la aprobación del presupuesto de
gastos para el año 2011, y es aprobado por unanimidad.
12. Propuestas del Consejo de Administración. Plan de Reparación y Recuperación Zonas
Comunes.
La Administradora Sra. Alexandra Cardona Montoya lleva a cabo la lectura de las propuestas, y el
Sr. Presidente de la Asamblea aclara que para dar mayor agilidad a la Asamblea cada una de las
propuestas se encuentra en página 10 del folleto enviado, y que se dará lectura, se debatirá y se
someterá a votación cada uno de los puntos.
Modificar el Manual de Convivencia en Artículo 47 inciso No.5
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Justificación: Utilización de forma reiterativa de los Parqueaderos de los Visitantes por parte de los
Residentes y Copropietarios.
Todo vehículo de Copropietario y/o Residente que utilice el parqueadero de visitantes, pagará por
cada noche el valor 3 SDMLV, por servicio de parqueadero, Este valor se informará a través de una
factura que se dejará en el panorámico del vehículo, y se cobrará por medio de la factura de la
cuota de administración; en el caso de los visitantes a los cuales no se les haya expedido permiso
en la oficina de administración y que permanezcan más de una noche sin la autorización
correspondiente, será facturado de igual forma y cargado a la cuenta del Residente y/o
Copropietario a quien vino a visitar.
El Presidente de la Asamblea aclara que lo que está ocurriendo en que por ejemplo el propietario
tiene dos parqueaderos, y adquiere otro vehículo, y hasta un cuarto vehículo, pero por Ley los
parqueaderos de visitantes son para visitantes y los propietarios están utilizando estos parqueaderos
para sus vehículos adicionales, no permitiendo de esta manera el parqueo de los visitantes. En el
Manual de Convivencia aparece como una sanción y lo que se está proponiendo es no llevarlo a
sanción sino que se cobre el mal uso de los parqueaderos al valor que se está estableciendo,
aclarando que cuando se tiene un visitante hasta por 15 días se debe obtener autorización de la
administración para el parqueo del visitante.
La Sra. Alexandra Cardona M, explica que no es que se vayan a arrendar los parqueaderos de
visitantes, sino que los propietarios no pueden utilizar los parqueaderos de visitantes para parquear
sus vehículos particulares, un claro ejemplo es el hoy día de la Asamblea , cuando están ingresando
los propietarios de los apartamentos que no viven en el Conjunto no tenían donde parquear, esto
ocurrió solamente porque los parqueaderos de visitantes estaban siendo ocupados por los
propietarios no permitiendo el parqueo para los visitantes. Los propietarios dejan los carros en la
plataforma porque es más cómodo de esta manera se está quitando el espacio a un visitante. Lo
que se pretende no es arrendar los parqueaderos es cobrar un servicio de $53.600 y las personas
que estén en capacidad de hacer en forma diaria este pago tendrá en cuenta su presupuesto. La
idea no es motivar para que parqueen en parqueadero de visitantes la idea es desmotivarlos para
que no se cometa esta infracción.
El Sr. Juan Carlos Lozano Apto 301 de la Torre 2, considera que no está motivando, pero si la persona
paga puede dejar su vehículo en visitantes y ese no es el objetivo, el objetivo es desmotivar el uso
del los parqueaderos de visitantes por parte de los propietarios y considera que debe existir unos
espacios determinados para que sean ubicados los vehículos que se requiera sean manejados de
esta forma.
El Sr. Leonardo Leyton está a favor de un cobro por la utilización de los parqueaderos, y requiere
saber porque la sanción que existía en el Manual de Convivencia no se estaba aplicando. El Sr.
Presidente de la Asamblea aclara que al ser una sanción no se puede aplicar porque una sanción
implica el debido proceso para su aplicación, y el debido requiere muchas veces hasta la contratación
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de abogado para que el Conjunto se pueda defender en caso de que el infractor haga recurso de
reposición.
Se vuelva a aclarar que el tema no se trata de un servicio de parqueadero, como estos son un bien
común de uso exclusivo el único ente que tiene mandato sobre el tema es la Asamblea General ese
es motivo por el cual se está tratando en el reciento y la asamblea es quien debe regular el uso y el
otro problema por el cual no se pudieron ejecutar las sanciones fue la inasistencia de los miembros
del Comité de Convivencia con excepción de una sola persona que fue la que trabajó, porque todos
desertaron.
La Sra. Gloria Arredondo solicita que el control se lleve a cabo durante todo el día no solamente en
las noches, ya que muchas personas dejan el vehículo durante todo el día en el parqueadero de
visitantes porque le parece más cómodo.
El Sr. Carlos López pregunta si las motos que se parquean en la glorieta también pagarán el uso del
parqueo, el Presidente de la Asamblea informa que por Ley la Policía Nacional no nos a pagar y no
podemos desproteger al General, también se debe tener en cuenta que la patrulla y el policía sirve
para la seguridad del Conjunto. Así mismo la administradora Alexandra Cardona manifiesta que se
ha informado a los jefes de seguridad de los dignatarios que residen en el Conjunto, y se ha llegado
a un acuerdo para que cumplan con todas las normas internas del Conjunto, la patrulla no pernocta
ingresa y sale, así mismo ingresa otra patrulla para revisar las minutas del patrullero que se
encuentra en la torre 4, no siempre es la misma patrulla la que está en el Conjunto. La administración
hará el seguimiento del tiempo que permanece cada una de las motos o patrullas en las instalaciones
del Conjunto.
El Sr. Rafael Rodríguez Torre 1 Apto 602, solicita aclaración con respecto al texto que se leyó,
específicamente en la parte de que los propietarios tienen 15 días al año para parquear sin el cobro
del uso, se le aclara que no son los propietarios sino los visitantes y propone que al propietario se
le dé un permiso haciendo flexible el articulo ya que en los casos en que el propietario está
cambiando su vehículo por otro y requiere unos días adicionales de parqueo se pueda hacer sin que
tenga cobro alguno. El Presidente de la Asamblea ratifica que si hay casos eventuales se le informe
a la administración y sea esta quien autorice y no se genere cobro.
En resumen hay tres propuestas:
a) Designar un número de parqueaderos para que sean utilizados por las personas que requieran dejar
su vehículo en visitantes, para ello se cobrará diario la suma de $53,600 es decir que en el mes se
le cobraría la suma de $1.200.000 por el uso de los parqueaderos.
b) Ningún propietario parquee en los parqueaderos de visitantes o mantener el tiempo que está en el
Manual de Convivencia 2 horas.
c) Si alguien está haciendo cambio de vehículo o se le presenta otra situación, puede parquear su
vehículo en visitantes por 3 o 4 días, con autorización escrita de la administración.
d) El cobro se haría a partir del día lunes 8 de Marzo de 2011.
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El Sr. Presidente de la Asamblea somete a consideración de la Asamblea la propuesta “Se aprueba
el cobro de 3 SMDLV por el uso del parqueadero de visitantes por parte de los propietarios sin la
debida autorización de la administración” La Asamblea aprueba por unanimidad el cobro del uso de
los parqueaderos de visitantes por parte de los residentes.
Queda vigente que los propietarios puedan parquear máximo por espacio de dos horas tal como lo
está aprobado en el Manual de Convivencia.
Se pregunta a la Asamblea si se deja un número de parqueaderos determinado para las personas
que van a utilizarlos cancelado la suma de Un millón doscientos mil pesos mensuales o se deja este
número abierto. Se aprueba por parte de la Asamblea que quede a abierto el numero de
parqueaderos.
El Sr. Clemente Mendoza de la Torre 3 apto 1001, manifiesta que le queda la duda de que los
residentes puedan pagar el parqueadero, porque va en contraposición del Reglamento de Propiedad
Horizontal, porque en el Reglamento se manifiesta que en los parqueaderos de visitantes no se
pueden parquear vehículos de los propietarios. El Presidente de la Asamblea responde que
precisamente como hay varios propietarios que lo están haciendo, por eso se está aprobando un
valor alto de 3SDMLV para desestimular el uso.
El Sr. Germán Pérez 1001 torre 1, indaga nuevamente del porque la norma anterior no se cumplió y
esta si se va a cumplir y no encuentra la diferencia entre la sanción anterior y está sabiendo el que
Comité de Convivencia no estaba conformado y pregunta que metodología se va a utilizar. El Sr.
Presidente de la Asamblea aclara que en caso que se está aprobando es el uso de parqueadero, esto
no requiere el debido proceso, ya que simplemente se le dejará en el vidrio copia del recibo y se le
cobrará en el recibo de la Cuota de Administración. El Sr. Pérez manifiesta que si la persona alega
que no le fue entregado el recibo o se perdió, que pasa en este caso. El Sr. Presidente de la Asamblea
informa que se le tomará una fotografía correspondiente al día de la utilización del parqueadero, es
decir que habrá evidencia fotográfica.
1. INGRESOS NO OPERACIONALES
Autorizar a la Administración para que los ingresos por concepto de intereses de mora sobre las
cuotas de administración vencidas y otros ingresos hagan parte de los recursos ordinarios, para ser
utilizados en la ejecución del presupuesto de gastos del conjunto, y que los ingresos por concepto
de Alquiler de los Salones Comunales sean utilizados para la dotación de los mismos.
El Presidente de la Asamblea somete a consideración de la Asamblea la aprobación de este punto,
lo cual es aprobado por unanimidad.
1. AUMENTO DE CUOTA DE ADMINISTRACION
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Ratificar la aprobación dada en la Reunión General de Propietarios llevada a cabo el día 24 de
septiembre de 2007, donde se aprobó que a partir del 1 de enero de 2008, se incremente la cuota
de administración de cada uno de los apartamentos en el porcentaje que el Gobierno Nacional
autorice sobre el salario mínimo legal vigente. Es decir que cada año a partir del 1º de enero en lo
sucesivo se incremente la cuota de Administración en el porcentaje autorizado por el Gobierno
Nacional como incremento al salario mínimo, esto debido a que el 70% de los contratos suscritos
por el conjunto están basados en el salario mínimo.
El Presidente de la Asamblea somete a consideración de la Asamblea la aprobación de este punto,
lo cual es aprobado por unanimidad.
La Sra. Administradora Alexandra Cardona Montoya da lectura a los apartes sobre convivencia:
RECORDEMOS
El CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE CONVIVIENCIA
Recordamos a los Residentes la obligación que existe de cumplir las normas y disposiciones contenidas en el Manual de Convivencia para lograr la convivencia armónica que todos deseamos. Estas normas fueron aprobadas por la Asamblea General y en él se fijan no sólo sus deberes sino también sus derechos como habitantes de este Conjunto Residencial. A continuación relacionamos los incumplimientos más frecuentes a estas normas:
· Pago de las cuotas de administración en las fechas establecidas.
· Pago de las sanciones pecuniarias cuando haya sido sancionado.
· Uso de las fichas para el ingreso y salida del conjunto.
· Uso de los parqueaderos de visitantes para vehículos de Residentes.
· Obtención del Paz Y Salvo de la Administración para realizar trasteos, sea de salida y/o ingreso.
· Arrojar basura en las zonas comunales.
· Colocación de escombros en las zonas comunales y en los parqueaderos privados.
· Uso de monopatines y patines en las vías vehiculares y senderos peatonales.
· Reparación inmediata de los daños generados en una unidad de vivienda con efecto en apartamentos
vecinos.
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· Identificación, autorización y control de visitantes bien sea en vehículo o peatón, con el fin de llevar
el correspondiente control y proteger la seguridad de todos los residentes del conjunto.
· Ingreso a los apartamentos exclusivamente de empleados debidamente autorizados por el Residente
y carnetizados. El carné será cambiado al momento de su ingreso al Conjunto por una tarjeta
electrónica.
· Paseo de mascotas con traílla y conducidas por un adulto. Para sus necesidades fisiológicas deben
salir de las zonas comunales, recoger los excrementos en bolsas plásticas para evitar la propagación
de bacterias que puedan afectar a los niños que juegan normalmente en las zonas verdes del
Conjunto.
· Dejar los carros de mercado en los sitios asignados en los parqueaderos
· Asegurarse de arrojar las bolsas de basura por el shut y utilizar las bolsas adecuadas que eviten
derramamiento de basuras y desechos en las zonas aledañas al shut. De algunos apartamentos se
dejan bolsas de basura frente a los shut, o simplemente arrojan desperdicios de comida sin bolsa
por el ducto. Esto origina malos olores y obliga a los empleados de servicios generales del Conjunto
a limpiar, descuidando otras rutinas que se deben cumplir para la buena presentación del Conjunto.
· Impedir el descanso de los vecinos por la realización de fiestas a altos volúmenes de ruido y
música. Incluso se han tenido reclamos de los conjuntos vecinos por esta infracción así como de la
escuela de carabineros.
Los parqueaderos asignados por la constructora a cada uno de los propietarios, son zonas comunes
de uso exclusivo, por lo tanto se deben utilizar únicamente para el parqueo de vehículos, aclarando
que cada sitio de parqueo se encuentra delimitado para que sea parqueado un solo vehículo y no se
pueden correr los topes que originalmente fueron instalados por la constructora de acuerdo con el
reglamento de propiedad horizontal.
TAMBIEN ES IMPORTANTE
Con frecuencia la Administración recibe quejas de los Residentes relacionadas con el
incumplimiento de las Normas de Convivencia establecidas en el Manual de
Convivencia tales como: agresiones ocasionadas por mascotas mantenidas con poco o
ningún control por sus propietarios, escándalos por riñas familiares. La Administración
atendió las quejas y envió comunicaciones a los Residentes involucrados.
La puerta que da acceso al parque contiguo al conjunto, se abrirá únicamente en los
siguientes casos: cuando un propietario adulto saque la mascota, cuando un
propietario adulto realice sus rutinas de ejercicios o salga con menores, estas mismas
personas serán las que pueden ingresar por esa puerta. De tal manera que las
empleadas de servicios generales de cada uno de los apartamentos debe ingresar por
la puerta principal ya que debe presentar su carné.
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Por último se informa a todos los copropietarios y/o residentes que para ingresar al
conjunto y desplazarse dentro de la torre y los respectivos sótanos solamente se va a
utilizar la tarjeta electrónica es decir que a partir del día miércoles 9 de marzo de
2011, las claves ya no funcionaran.
TAMBIEN ES IMPORTANTE, Con frecuencia la Administración recibe quejas de los
Residentes relacionadas con el incumplimiento de las Normas de Convivencia
establecidas en el Manual de Convivencia tales como: agresiones ocasionadas por
mascotas mantenidas con poco o ningún control por sus propietarios, escándalos por
riñas familiares. La Administración atendió las quejas y envió comunicaciones a los
Residentes involucrados.
Estas normas se encuentran en la página Web del Conjunto
Residencial.www.reservadegratamira.com es el medio más ágil y practico.
La Sra. Administradora Alexandra Cardona, ratifica que la pagina WEB siempre está actualizada, en
ella se les informa si va a ver cortes de energía, de agua, siempre estaremos informados de todo
lo que sucede en el Conjunto, existe link de formatos este es un medio practico, y en el futuro se
disminuirán los gastos de papelería.
El Sr. Carlos Correa del Apto 4-1002, pregunta de quién es la responsabilidad de obtener el Paz y
Salvo para la salida e ingreso de los trasteos, se aclara por parte del Presidente de la Asamblea
que la responsabilidad es del propietario o arrendatario y explica que existió un caso donde el
arrendatario saco las coas poco a poco y cuando iba a sacar el trasteo grande la administración
quiso impedir su salida, el arrendatario trabajo la Policía y según el Código de Policía no lo
podemos retener y recomienda a los propietarios que cuando arrienden su inmueble tomen todas
las medidas de seguridad y protección. El Sr. Correa manifiesta que a él le paso esa situación, el
arrendatario duro 9 meses sin pagar la administración y no se le informó nada al propietario del
apartamento, no se le paso ninguna comunicación y se dio cuenta que el apartamento lo habían
desocupado porque el arrendatario le dejo las llaves donde vive el propietario, y pregunto en la
administración que había pasado con el arrendatario y en la administración le informaron que el
arrendatario se encontraba en el apartamento pero este estaba desocupado, no logra entender
como los arrendatarios sacan todas las cosas y nadie se dé cuenta. En las anteriores
administraciones no recibí ninguna llamada con esta administración he tenido comunicación he
hablado con Lina le presente el caso y he tenido respuesta por parte de la nueva administración
que ha cambiado y esperamos que siga así en beneficio del conjunto. El Sr. Correa solicita que la
administración le informe a los propietarios que tienen arrendados los apartamentos en el caso
que no paguen la administración este informe debe ser enviado en el segundo mes, para que el
propietario tome alguna medida.
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La Sra. Administradora Alexandra Cardona ratifica que la administración está muy atenta a esta
situaciones, por eso se atenderá la sugerencia de un propietario que es mes a ames colgar en la
página WEB el estado de cada uno de los apartamentos. Y ratifica es importante la actualización
del registro de propietarios el cual se logró con la entrega de las fichas de los parqueaderos, y
recomienda a los asambleístas que cualquier cambio de teléfonos, dirección oficina, cambio de
vehículos.
La Sra. Martha Chaves 1401 de la Torre 2 manifiesta que ha acudido a la administración donde no
ha tenido apoyo, ha informado y no se le ha dado solución en los siguientes casos: le han
intentado abrir con llave el apartamento y sabe que otros cuatro (4) apartamentos están en la
misma situación, ha puesto queja sobre los shuts y el taponamiento de los mismos, no sabe qué
ha pasado ha puesto queja sobre los balcones de los vecinos quienes arrojas colillas y basura a los
demás balcones, recomienda a los vecinos que utilicen ceniceros, la basura hay que empujarla, y
falta vigilancia.
El Sr. Germán Pérez de la torre 1-1001 presenta dos observaciones, una el uso de los patines y
monopatines en la vía sabe que la reglamentación está en el Manual de Convivencia, y que los
niños tienen derecho a la recreación y se requiere saber cuál es el lugar adecuado o qué lugar se
les puede asignar para que ellos jueguen. El Sr. Presidente de la Asamblea da respuesta
informando que el espacio donde se está llevando a cabo la Asamblea es el espacio asignado
para que los niños jueguen porque desafortunadamente dentro del Conjunto no existe otro sitio.
El Sr. Pérez también manifiesta que hace 3 años en el Manual de Convivencia se dejo escrito que
en los casos en que las personas que sacan sus mascotas y permiten que hagan sus necesidades
en el prado y observa que todos los días hay excretas en el prado y quiere saber cómo ha
funcionado el sistema de multas ya que muchas veces las mascotas son paseadas por los niños y
ellos por diferentes motivos no recogen las excretas y quiere saber cómo funciona el sistema de
cobro de multas. Al respecto el Sr. Presidente de la Asamblea informa que en el sistema de multas
media el debido proceso acompañados del Comité de Convivencia, este año desafortunadamente
no existió este comité por eso no hubo quien coordinará la aplicación de las referidas sanciones
económicas, así mismo con respecto a las mascotas un miembro del Consejo de Administración
saliente tiene una propuesta que se expondrá en proposiciones y varios, la creación de un Club
Canino para resolver todos los problemas con las mascotas.
La Sra. Gloria Arredondo comenta que en muchas ocasiones los carros del mercado son
dejados en los corredores y en otros sitios, y sugiere que se instale la llave control de
los carros de mercado para saber quién es que los deja botados y no en su sitio ya que
cada llave tiene el número del apartamento. Se tendrá en cuenta esta propuesta para
el nuevo consejo y la administración.
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El apoderado Héctor Romero del apartamento 1-1601, solicita saber si como el viene
continuamente al apartamento debe tener tarjeta lectora, esta situación es ratificada por el
Presidente del Consejo de Administración quien le informa que debe obtener a través del
propietario tarjeta lectora para poder ingresar de lo contrario ingresaría como visitante. El
propietario autorizará para asignarle la tarjeta lectora con su respectivo carne.
El Sr. Carlos Ochoa del Apto No.1- 701 manifiesta que es arquitecto, tiene una inquietud porque
básicamente el día de los Niños realizó un recorrido en todas las torres y se dio cuenta que el
deterioro que tienen los edificios por el asentamiento es preocupante, en la escalera de la torre 5
la fisura es ya una grieta, la situación es crítica en todos los edificios y dentro de los apartamentos
porque en el apto 701 de la torre 1 ya hay fisuras en todas partes del apartamento,
aparentemente el edificio ha tenido asentamientos diferenciales y se debe pensar en otra
estrategia porque no es solamente la reclamación a Kubo sino otra figura porque en cualquier
momento una torre puede fallar y el daño va ser grave. No solamente se debe pensar que es lo
que va a reparar Kubo sino cual va a ser el control previo para revisar los pilotes con el fin de
evitar que sigan descendiendo y otro tema importante que se debe tener en cuenta es que los
ductos de basura deben tener algún problema de ventilación porque hay momentos en que se
sienten olores tremendos. El Sr. Presidente de la Asamblea informa que el Conjunto a través de la
Administración contrato un estudio técnico para revisar toda la problemática que se está
presentando en el Conjunto, ya que si se llega a un acuerdo con Kubo tengamos un soporte
técnico el cual nos dirá si el conjunto técnicamente está bien, o que se debe hacer para corregir
los problemas. Lo que se espera es que en la parte estructural no haya nada grave esto de
acuerdo con los conceptos iniciales de la Secretaria del Hábitat.
Torre 1 Apto 603 observa los fotos de los escombros que están en los parqueaderos y manifiesta
que tiene escombros en los garajes ya que se les informó que se iba a llevar a cabo un arreglo en
los depósitos por eso sacaron todo lo que tenían dentro del depósito y lo dejaron detrás del sitio
de parqueo del vehículo. La pregunta es cuando se van a llevar a cabo los arreglos para hacer los
arreglos adecuadamente. Así mismo la Sra. Alexandra Cardona M administradora manifiesta que el
depósito y parqueadero se le arreglara y además se retiraran los escombros. El día lunes 8 de
Marzo se le informará que día se le entrega del depósito.
El Sr. Jesús Eduardo Jiménez Torre 2-1002, pregunta que se ha hecho con respecto a las
filtraciones que se presentan en todos los ventanales de los apartamentos. El Presidente de la
Asamblea manifiesta que este tema está incluido en la reclamación que se está formulando a
Kubo, ya se tiene las cotizaciones ya que el mantenimiento de las fachadas sale por un momento
considerable y esto es lo que está dentro del proceso con Kubo. Así mismo manifiesta que el
proceso está bastante adelantado en la Secretaria del Hábitat y ya fallo a favor del Conjunto y
como Secretaria del Hábitat es un ente administrativo lo que se viene es el proceso de Conciliación
por lo cual se espera que en máximo dos semanas se tenga la reunión de conciliación y no se sabe
aún si se requiere llevar a cabo un proceso civil u ordinario para lograr todos los arreglos.
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El Sr. Roberto Muñoz de la T1-1603: Pregunta si dentro del estudio que se está realizando por
parte de los ingenieros si se ha contemplado la parte de incendios, ya que existe
normatividad hace muchos años que no se están cumpliendo y no se ha cumplido, ya que se
requieren unas bombas, tanques de agua y plantas de emergencia muy grandes para poder mover
el agua de incendio, a Kubo se le debe exigir el cumplimiento del decreto. El Sr. Muñoz se
compromete a suministrar los datos del decreto para que se trabaje sobre este tema, así como
saber cuál es la dimensión de los tanques de reserva de agua y cuál es la capacidad y potencia de
la bomba que lleva esa agua, también debe existir una planta alimentada no por electricidad sino
por un equipo Diesel. El Presidente de la Asamblea solicita al Sr. Muñoz la colaboración para que
asesore a la Administración en este tema tan importante para el Conjunto.
El Sr. Carlos Villa mil intervine informando que cada torre cuenta con una bomba para el bombeo
del agua hacia los pisos de las torres, adicionalmente hay dos bombas que funcionarían en caso de
incendio así mismo el conjunto cuenta con dos plantas eléctricas alimentadas a Diesel para
suministrar energía a las zonas comunes en caso de que no haya fluido eléctrico por parte de
Codensa. El Presidente de la Asamblea solicita una moción de orden para que el Sr. Carlos Villa mil
el Sr. Rodolfo Muñoz y la Administración realicen el estudio de la parte técnica.
El Sr. Jaime Mahecha Torre 5-401: En cuanto a zonas comunes solicita que el cuarto de bombas….
El Sr. Presidente de la Asamblea solicita tener en cuenta que se están tratando los temas
presentados por el Consejo de Administración lo demás temas serán tratados en proposiciones y
varios y se cerrará este punto.
13. Elección del Consejo de Administración para el periodo 2011
El Presidente de la Asamblea Sr. Oscar Omar Vargas informa a los asambleístas que de acuerdo al
Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto dice que el Consejo de Administración debe
estar integrado por catorce (14) personas, siete personas principales con sus respectivos
suplentes, y aclara que en el transcurso del año actuaron solamente nueve (9) de lo catorce
nombrados en la pasada asamblea de propietarios, y solicita a los asambleístas la presentación de
postulantes, planchas o planillas para poder elegir el nuevo Consejo de Administración.
Interviene el Sr. Revisor Fiscal solicitándole a la Asamblea que sería bueno que varios miembros
del actual consejo continúen, ya que son conocedores de los problemas existentes y de cómo van
los trámites ante la Secretaria del Hábitat, y ante Kubo,
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La Sra. María del Pilar de la Torre 3-401, agradece a los consejeros la dedicación por el tiempo
dedicado a ese trabajo, el compromiso con la comunidad, porque se ve que lo han hecho con
bondad y propone que el consejo sea integrado por el consejo actual; sobre el particular el Sr.
Presidente de la Asamblea pregunta a cada uno de los consejeros si está dispuesto a continuar o
no, con el siguiente resultado:
Nombre Decisión
Carlos Villamil Si
Javier Gutiérrez Si
Emilo Jaquen No
Bernardo Roas Si
Fernando Medina Si
José Luis Sánchez Si
Federico Jaramillo No.
Jenny Pierotti Si
Omar Acosta Castillo Si
Oscar Omar Vargas Si
De esta manera hay ocho (8) miembros del consejo faltan seis (6) por lo tanto continua la
postulación.
Sra. Claudia Paris B. 3-801
Sra. Silvia Rodríguez T. 3-803, manifiesta que es nueva en Conjunto vive desde el 1 de diciembre
de 2010, y quisiera saber que disponibilidad debe tener la persona para participar en el consejo, se
le aclara por parte del Sr. Presidente de la Asamblea que lo que se tiene que tener es mucha
voluntad, las reuniones son una vez al mes, y cuando hay casos extras se hacen reuniones más
frecuentes.
Sr. Luis Guillermo Hurtado. Apto 4-803.
Sr. Carlos Aguiar Torre 2-1601, se postula por la cantidad de goteras que existen en todas las
torres.
Sr .Álvaro Mendoza Apto 1-501.
Sra. Martha Chaves Apto 2-1401
De esta manera queda conformado el nuevo Consejo de Administración por los siguientes
copropietarios, cuya postulación es aprobada por la Asamblea General por unanimidad.
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Nombre Apto.
Carlos Villamil 2-903
Javier Gutiérrez 4-1601
Claudia Patricia Gómez 3-801
Bernardo Roas 1-702
Fernando Medina 4-202
José Luis Sánchez 5-1801
Martha Chaves 2-1401
Jenny Pierotti 1-1402
Omar Acosta Castillo 5-1803
Oscar Omar Vargas 2-302
Luis Guillermo Hurtado 4-803
Álvaro Mendoza 1-501
Silvia Rodríguez 3-803
Carlos Aguiar 1-1601
14. Elección del Revisor Fiscal para el periodo 2011 y suplente.
El Sr. Presidente de la Asamblea informa que debido a la convocatoria llevada a cabo se
presentaron cuatro (4) postulantes para desempeñar el cargo de Revisor Fiscal, y propone que una
vez llevada a cabo la presentación de cada proponente se lleve a cabo la votación correspondiente
así mismo un asambleísta propone que se manifieste si se quiere cambiar al Revisor Fiscal sea otra
propuesta, la otra propuesta es escuchar a las personas citadas.
Se escuchara en primera instancia al Sr. Mauricio Méndez Reina. No se presentó.
Se hace llamado al Sr. Carlos Newmann Murcia, NO se presentó.
Se hace llamado a la firma Outsourcing y Consulting Auditores y Consultores, la presentación la
hace el Sr. Juan Carlos Morales Correa, socio y representante Legal de la compañía, constituida en
el año 2006, debidamente registrada en la Cámara de Comercio e inicia la presentación con las
diapositivas de su presentación.
2. OBJETIVOS DEL SERVICIO PROFESIONAL
Practicar el examen a los estados financieros del Conjunto, con el fin de emitir
una opinión sobre la razonabilidad de los mismos, de acuerdo con los normas
de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, la reglamentación
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establecida (Ley 675 del 3 de agosto de 2001), los principios de contabilidad
generalmente aceptados, las disposiciones establecidas en el Código de
Comercio y lo ordenado en el reglamento del Agrupación.
Este objetivo se cumplirá a través de enfoques de auditoría:
• Financiera
• De control interno
• De gestión
• De cumplimiento de normas
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Nuestra labor como revisor fiscal tendrá principalmente los siguientes
Propósitos:
1. Controlar y analizar permanentemente los activos del Conjunto para lograr su adecuada
protección, conservación y utilización. Velar porque las operaciones se ejecuten con la mayor
eficiencia posible, impartiendo las instrucciones que se consideren necesarias.
2. Vigilar permanentemente que los actos administrativos al tiempo de su celebración y ejecución se
ajusten a las normas legales y al reglamento del Conjunto.
3. Informar oportunamente, por escrito, al Consejo de Administración y/o Asamblea General, según
corresponda, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento y desarrollo de las operaciones
del Conjunto.
4. Emitir certificaciones e informes sobre los estados financieros y sobre el cumplimiento de las
normas de contabilidad prescritas.
5. Inspeccionar constantemente el manejo, control y custodia de los libros de contabilidad, libros de
actas, documentos contables y archivos en general, para cerciorarme que los registros en libros son
correctos y cumplen los requisitos legales y los documentos soporte de las transacciones, de los
derechos y las obligaciones se conservan debidamente.
6. Dar curso a los asuntos que deben llevar la firma del revisor fiscal.
7. Emitir cartas de recomendaciones o instrucciones para mejorar los controles internos y
administrativos del Conjunto
4. ALCANCE DE LA PROPUESTA
El alcance de nuestras pruebas está encaminado a obtener una base razonable de la confiabilidad
de las transacciones registradas en el sistema de información. Para cumplir con los objetivos
mencionados, examinaremos los registros, la documentación y demás respaldos contables, aplicando
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normas de auditoría generalmente aceptadas. Esto significa que nuestro examen comprenderá, entre
otros, los siguientes procedimientos:
a. Evaluación de la estructura de control interno, el ambiente de control, el sistema contable y los
controles internos administrativos existentes a fin de determinar la confiabilidad de los mismos,
permitiendo a su vez sugerir las medidas que hagan posible su mejoramiento.
b. Examen selectivo de las operaciones y revisión de la documentación justificativa de las
transacciones de facturación, recaudos de ingresos, pagos a terceros, etc.
c. Determinación de la cobrabilidad de la cartera y evaluación de los procedimientos utilizados para
su manejo y control.
d. Las inversiones deben cumplir con objetivos de seguridad y liquidez. Como revisor fiscal estaremos
vigilando permanentemente las inversiones (fondo de liquidez e imprevistos) para asegurar que los
propósitos antes descritos se alcancen.
e. Solicitud de confirmación independiente de saldos en bancos y otras entidades financieras,
inversiones, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y demás transacciones que se consideren
necesarias.
f. Examen de los títulos de propiedad y la documentación justificativa de las adquisiciones,
construcciones y retiros de activos fijos y bienes diversos, e inspección física de los más importantes.
Revisión de la razonabilidad de la depreciación contabilizada.
g. Examen de las cuentas de resultados, mediante pruebas selectivas y otras que se consideren
necesarias en las circunstancias.
h. Comprobación de la manera como se cumple con las diferentes normas tributarias y disposiciones
relativas al Conjunto.
i. Evaluar la gestión de las funciones administrativas del Conjunto y verificar que se cumple con las
metas y objetivos fijados.
j. Eventos posteriores. De conformidad con las normas de auditoría, se revisarán las transacciones
y eventos ocurridos hasta la fecha de emisión de mi informe, con el propósito de obtener información
adicional que pudiera afectar las cifras de los estados financieros bajo examen o la revelación en sus
notas. Esta parte del trabajo comprende, entre otros asuntos, lo siguiente:
• La revisión analítica de los estados financieros mensuales del año posterior y hasta la fecha de
finalización del trabajo de campo.
• La revisión selectiva de transacciones ocurridas durante el periodo posterior, para establecer si
existen pasivos no registrados o contingentes.
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• Lectura de las actas del Consejo de Administración, Asamblea General y la correspondencia sobre
aspectos legales durante ese mismo lapso.
5. METODOLOGIA DEL TRABAJO
Nuestra metodología se fundamenta en el conocimiento previo de las operaciones realizadas por la
Agrupación, de tal forma que nos garantice una adecuada planeación estratégica del trabajo.
6. RESPONSABILIDAD EN MATERIA DE INFORMES
Para dar cumplimiento a las exigencias en materia de información e informes presentaremos entre
otros los siguientes:
1. Dictamen sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2011.
2. Memorandos sobre observaciones al control interno, con recomendaciones e instrucciones para
mejorarlo.
3. Como revisor fiscal estaremos atentos a firmar previa revisión, los certificados y declaraciones
requeridos por las normas legales y tributarias.
4. En concordancia con las normas contables, colaboraremos en la preparación y presentación de
los estados financieros de propósito general.
7. PRINCIPALES CLIENTES – PROPIEDAD HORIZONTAL
REVISORIA FISCAL
• Agrupación de Vivienda Mazurén 23 (1)
• Agrupación Residencial Bávaro – Parque Central Bavaria
• Agrupación Residencial Vilanova II, Supermanzana 3-4
• Edificio Proas
OUTSOURCING CONTABLE
• Agrupación Residencial Iberia III
• Edificio Verdecchia I
• Edificio Verdecchia II
• Parque Caballeros de La Noche
• Agrupación Residencial Los Nogales (1)
• Agrupación Residencial Barcelona
• Agrupación Carlos Medellín Forero (1)
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(1) A través del socio director
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Nuestros honorarios los determinamos con base en el tiempo que estimamos invertir, según los
objetivos y el alcance mencionados en la presente propuesta, a las tasas/hora de los profesionales
que intervienen en el trabajo.
Hemos estimado los honorarios por el ejercicio contable que terminará el 31 de diciembre de 2011,
en ONCE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE.
Valor mensual $ 950.000
Valor año $11.400.000
Estos valores incluyen el impuesto al valor agregado IVA.
10. REVISOR FISCAL DESIGNADO
JUAN CARLOS MORALES CORREA
Contador Público egresado de la Universidad Externado de Colombia. Con alta experiencia y habilidad
para evaluar, crear e interpretar los diferentes procedimientos tanto para revisoría fiscal como para
auditoría interna, externa, financiera, de gestión y resultado, de consultoría tributaria, del sector
cooperativo, financiero y comercial.
Su experiencia laboral se ha desarrollado en las siguientes Firmas:
Outsourcing & Consulting – 6 años
Horwath Colombia Auditores – 8 años
Holl & Holl Auditores – 2 años
Amezquita & Cía – 2 años
Parque Central Bavaria – 4 años
El Presidente de la Asamblea solicita al Sr. Ramón Tovar llevar a cabo la presentación, manifiesta
que es persona natural no empresa, expresando que la experiencia contable es de 33 años a
través de la Superintendencia Financiera, fue jefe de Almacenes Generales de Depósito, jefe de
análisis financiero y termino siendo el asesor del Superintendente en la parte contable. Fue coautor
del primer Plan de Cuentas del Sector Financiero, profesor en varias universidades del área
bancaria, y lleva tres (3) años como revisor fiscal del Conjunto, aplica como contador lo que
ordena la Ley en la auditoria de los estados financieros, ratifica que los honorarios son los que
están presupuestados y no limita la hora de trabajo.
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El Presidente de la Asamblea solicita se lleve a cabo la votación no sin antes solicitar aclaración a
la empresa Outsourcing cual sería el tiempo disponible para el conjunto para llevar a cabo la
revisoría fiscal a lo que manifiesta el Sr. Juan Carlos Morales Correa que el tiempo es de una
semana mes más el acompañamiento en las reuniones de consejo en todos los casos, y somete a
votación de la Asamblea el nombramiento del Revisor Fiscal para lo cual se lleva a cabo el conteo
de los correspondientes votos con el siguiente resultado.
Votos para el nuevo revisor Fiscal del Conjunto:
Outsourcing y Consulting 25 Votos
Ramón Tovar 104 votos
Por lo tanto el Revisor Fiscal para el periodo 2010 y 2011 es el Sr. Ramón Tovar.
En este momento del Presidente de la Asamblea manifiesta que el quórum definitivo de la presente
asamblea es 91%.
Intervine un asambleísta manifestando que ante una eventualidad debe existir el revisor Fiscal
Suplente, a lo cual el Presidente de la Asamblea informa que el Sr. Ramón Tovar propone que la
esposa sea su suplente, o que la empresa Outsourcing sea el suplente, pero se requiere saber si la
empresa acepta o no acepta.
El Presidente de la Asamblea informa que existe una propuesta la cual es que si hay un Contador
con experiencia en Revisoría Fiscal se postule y se aclara que no es posible delegar en el consejo
el nombramiento del Revisor Fiscal suplente. Así mismo interviene el Sr. Ramón Tovar
manifestando que en condiciones normales la persona que queda en segundo lugar es el revisor
Fiscal Suplente o el Revisor Fiscal es revisor Fiscal Suplente es el que presente el Revisor Fiscal ya
que debe ser una persona de su confianza y postula a la esposa como su suplente.
En resumen el Sr. Presidente de la Asamblea manifiesta que hay dos propuestas:
1. Que la firma Outsorcing sea el suplente.
2. Que la esposa del Sr. Ramón Tovar sea el suplente.
3. Que si llega a ocurrir cualquier eventualidad se cite a asamblea extraordinaria para llevar a cabo el
correspondiente nombramiento.
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Se aclara que por Ley se debe nombrar tanto el Revisor Fiscal principal como el suplente y que no
hay necesidad de lleva r a cabo una asamblea extraordinaria para tratar ese tema.
El Sr. Néstor Moreno del Apto 1401 de la Torre 3 sugiere que se acepte la propuesta del Sr.
Ramón Tovar de su esposa como suplente, en caso de que no sea aceptada esta propuesta por la
Asamblea el Sr. Néstor Moreno se postula como Revisor Fiscal Suplente.
El Presidente del consejo somete a consideración las dos propuestas así, y se procede al conteo de
los votos con el siguiente resultado:
Que el Revisor Fiscal suplente sea la esposa
del Sr. Ramón Tovar
44 votos
Que el Revisor Fiscal suplente sea el Sr.
Néstor Moreno
97 votos
Por lo tanto es aprobado que el Sr. Néstor Moreno sea el revisor Fiscal suplente.
15. Elección del Comité de Convivencia para el año 2011.
El Presidente de la Asamblea ratifica que el Comité de convivencia es importante para el Conjunto
y las personas que se postulen deben tener servicio de vocación, deben estar comprometidos en
forma igual que el consejo además de ser personas conciliadoras.
Nombre Apartamento
Rosa Irene Ávila de
Acosta
5-1803
Carlos López 4-1502
Esperanza de Rojas 2-1603
Jacqueline Nieto 4-1503
Solly Corredor 4-802
Se procede a llevar a cabo la votación por las personas que se postularon para conformar el
Comité de Convivencia, lo cual es aprobado por unanimidad por los asambleístas.
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16. Propuestas ajustes al manual de convivencia.
Este punto ya se había evacuado con anterioridad en el punto de
El Sr. Emilo Jacken torre 4- propone que se pase el cobro de la cuota de administración con
descuento para el día 17 de cada mes, de esta manera el Presidente de la Asamblea hace la
propuesta a los asambleístas: Se propone que el pago de la cuota de administración con
descuento sea hasta el día 17 de cada, es decir se amplía el pazo para pagar la cuota con
descuento en dos días más y se procede a la votación no sin ante4s preguntar a la Sra.
Administradora Alexandra Cardona Montoya, quien ratifica que todos los contratos que tiene el
Conjunto están suscritos para cancelar dentro de los primeros cinco (5) días del mes, y las
copropiedades manejan el descuento por pronto pago hasta el día 10 de cada mes y en el
conjunto se está realizando el descuento a las personas que cancelen hasta el día 15 de cada mes.
Si se alarga afectaría el flujo de caja en forma negativa.
Se procede a la votación con el siguiente resultado
Concepto Votos
Que el descuento por pronto pago se haga
sobre los pagos realizados hasta el día 17 de
cada mes
No hay votos
Que se continúe con el descuento por pronto
pago sobre los pagos de las cuotas de
administración realizados hasta el día 15 de
cada mes.
Por mayoría es
aprobado continuar
con el descuento por
pronto pago hasta el
día 15 de cada mes.
Que el descuento por pronto pago se realice a
las personas que cancelen las cuotas de
administración hasta el día 10 de cada mes.
6 votos
17. Proposiciones y varios
Para este tema la Administradora Alexandra Cardona M informa que se llevó a cabo el envió de
formato a cada uno de los apartamentos, una vez recibidas las propuestas se tabularon y se
presentan ante la asamblea de acuerdo al número de propuestas recibidas sobre el mismo tema,
antes de iniciar con estas propuestas se informará sobre el tema de la Constructora, ya que existen
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grietas, filtraciones, fisuras, se está adelantando la querella ante la secretaría del hábitat, se debió
contratar a un tercero que emita su concepto sobre cada uno de los temas, así mismo informa que
se recibió por parte de la Secretaria del Hábitat el concepto técnico, estando pendiente el concepto
jurídico, Kubo fue notificada por la Secretaria del Hábitat el proceso de reabrió, Kubo se reporto en
la copropiedad enviando ingenieros calculistas, estructurales, por esta razón se llevó a cabo la
contratación de profesionales D&S Ingeniería, quienes revisaran las fachadas, las cubiertas, la parte
hidráulica, las filtraciones, las humedades, las grietas, las fisuras entre otras, con el resultado de
este estudio nos sentaremos en la conciliación con Kubo en la Secretaria del Hábitat. La Sra.
Administradora Silvia Alexandra Cardona M., cede la palabra al Ing. Javier Gutiérrez miembro del
Consejo de Administración quien es la persona que ha liderado todos los temas técnicos, dedicando
tiempo.
PROPUESTAS DE LOS RESIDENTES
Arreglar las grietas 4
Arreglar las humedades 4
Arreglar el Club House 5
Dotar los salones comunes con cortinas 1
Arreglar las filtraciones de las ventanas y fachadas de los apartamentos 4
Arreglar las filtraciones de agua de los depósitos y parqueaderos.
Construir cancha múltiple en el lote 2
Arreglo de los parques infantiles 3
Habilitar la zona de la cancha de voleibol como parqueaderos para los
residentes
2
Cambiar el adoquín de los parqueaderos de visitantes 4
Pintar los puntosa fijos de todas la torres 2
Comprar otro carro de mercado para cada torre 2
Entregar tarjetas lectoras para niños menores 1
Arreglo definitivo de los citofonos 3
Dejar ingresar las rutas escolares 1
Impermeabilizada y lavado de las fachadas. 4
Lavar con hidrolavadora todos los meses los parqueaderos 2
Comprar tapetes para cada uno de los apartamentos 1
Comprar tapetes para los ascensores
Colocar un vigilante en cada torre ya que nunca se encuentran los
vigilantes
4
Asignar una zona de parqueo para los vehículos de los propietarios que
tienen varios vehículos.
1
Autorización de ingreso de taxis sin restricciones, la vigilancia debe estar
pendientes del ingreso recorrido y salida de los mismos.
1
Permitir el ingreso de las rutas ecolares 1
Los propietarios están utilizando mal los parqueaderos. 1
Los propietarios de algunos apartamentos están utilizando baterías
musicales perturbando la tranquilidad de los vecinos.
1
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Existe riesgo para los propietarios de la torre 4 por la protección de un
residente por la policía
1
Los perros deben salir con bozal y los propietarios recoger las excretas. 3
Que el aumento de la cuota de administración se haga cada dos años. 1
Mejorar el equipo del gimnasio. 1
Corregir el ruido por vibración por del cuarto de bombas de la torre 5 1
Que no se fue en los balcones y boten las colillas a los balcones vecinos. 1
El sistema de ingreso a todas la torres permanece dañado. 1
Hay vehículos de transporte escolar que permanecen todo el día en
parqueaderos de visitantes.
1
Colocar soportes para bicicletas en los parqueaderos de cada propietarios
para evitar robos
1
Instalar luces de balizado para advertencia de aviones helicópteros 1
El Sr. Javier Gutiérrez inicia su intervención manifestando que a medida que fueron apareciendo las
diferentes situaciones de tipo técnico, desde el inicio se empezaron a hacer las reclamaciones a
Kubo, y el proceso que hizo el Consejo fue hacer la reclamación oficial ante la Secretaria del Hábitat
ya que este es el único ente que puede reconocer todas las fallas que existen y existían esa es la
razón por la cual no se pudo intervenir en los daños, no se podía arreglar la piscina, no se podía
impermeabilizar, el Club House se deterioraba cada día más, y esto no obedecía a falta de intereses
ni que la administración no lo quisiera hacer o que el consejo no aprobara sino que se debían cumplir
unos tiempos técnicos para que la secretaria del Hábitat pudiera constatar meso se hizo desde el
año 2009 han realizado varias visitas técnicas y el primer concepto técnico fue emitido en noviembre
de 2010 y hace dos semanas salió el concepto jurídico, estos dos conceptos salieron a favor del
conjunto en 100%, este concepto favorable contiene los siguientes puntos importantes la dificultad
de la red hidráulica y el mal manejo de lluvias y el nivel freáticos que rodean al conjunto ya que
debió ser mal diseñada y adicionalmente mal construida y por eso ha presentado fallas
constantemente, así mismo se debe tener en cuenta que estamos ubicados en un sitio de ladera que
hace que todas las aguas de la vecindad afecten el terreno del conjunto el cual es muy grande, se
puede observando este fenómeno cuando se sale del conjunto ya que diariamente se encuentra
enlagunada loa vía de salida a la 138 debido a las lluvias por eso continuamente se ha solicitado el
carro Vactor para que se limpie el alcantarillado, adicionalmente diariamente se barre y recoge la
tierra arena y piedras arrastrando mucha sedimentación con esto se demuestra que la red
geotécnica es deficiente y esto ha ocasionado que todos los sótanos de todas las torres se inundaran
constantemente esto genero muchos problemas adicionales a que los propietarios no podían ingresar
a los vehículos debido al volumen de agua que hace presión a los edificios un peso de agua que no
estaba calculado y esto ha ocasionado un asentamiento rápido acelerado en algunas de las torres.
El segundo punto son las dilataciones del remate del césped de las jardineras contra las jardineras
se ha dilatado de una manera exagerada y son las goteras que se ven en los sótanos, y
adicionalmente el volumen de agua ha sido exagerado debido a los volúmenes de las aguas lluvias,
esta agua se ha filtrado a los sótanos 2 y esto ha ocasionado la humedad permanente que se tienen
en los depósitos con los daños consecuentes de los bienes que se encuentran dentro de los
depósitos, las rampas de ingreso a los edificios han tenido un deterioro muy notorio, porque hay
fisuras muy grandes en la plazoleta y parqueo y en el ingreso a la torre 5. Adicionalmente a los
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problemas de las cañuelas y al peso del agua al no poderlas recoger en forma eficiente hizo que
existiera un peso exagerado contra el muro de la parte occidental de la torre 5. Esto se logró
establecer claramente por eso en el informe técnico de la Secretaria del Hábitat se recomienda
expresamente una revisión de la parte estructural de todos los edificios ya que es notorio todas las
fisuras que van desde el piso 18 hasta los ascensores y los muros que están juntos a los ascensores.
A la fecha no existe ningún riesgo estructural por lo tanto todos se deben sentir tranquilos de que a
este respecto no hay problema.
Por las razones anteriores se llevó a cabo la contratación con una firma especializada de ingenieros
para que lleven a cabo estudio el cual servirá de soporte para el momento de la conciliación en la
Secretaria de Habitat, se deben llevar a cabo mantenimientos los cuales como todos pudieron
observar se llevaron a cabo mantenimientos de las cañuelas, muro por donde corre el agua, este
trabajo fue exitoso más o menos un 95%. Este trabajo se realizará cada cuatro meses, debido a los
grandes volúmenes de agua que circulan por las cañuelas, se debe tener en cuenta que las
inundaciones desaparecieron y las filtraciones de agua disminuyeron en forma ostensible.
Los que no se ha podido realizar es el tema de las goteras ya que se debe retirar el prado es un
tema de grandes costos, existen áreas que no impermeabilizaron, otro tema es el tema de las
cubiertas donde se noto un deterioro exagerado en las cubiertas de todas las torres, sin embargo
los productos que aplicaron a dichas cubiertas según los proveedores tienen una vida útil de 10
años, estos edificios no tienen esa vetustez y ya presentan un deterioro considerable en las
cubiertas. En las torres 5 y 4 adicionalmente la constructora instaló los contadores de gas, originando
de esta manera que se deba circular por ese sitio en forma constante cuando se viene a tomar las
lecturas de los contadores. En el caso de la cubierta de la piscina donde la constructora instaló
grava esto originó que el agua se acumulara generando grandes goteras y filtraciones debido a la
grava se corría por el viento y la misma agua. Otra situación de la cubierta del Club House es que la
constructora no construyó desniveles lo que influyó de manera significativa en que el agua se
quedaba acumulada.
El otro punto que se estableció y que es de alta importancia son las filtraciones en las fachadas y en
los remates de todas las ventanas originando daños en todos los apartamentos, lo que también ha
originado que las fachaletas se caigan, esto es ocasionado por dos cosas ya que no se utilizó
impermeabilizante en el mortero con el que se pegaron las fachaletas y la otra situación es por el
proceso de asentamiento y de fisuras; así mismo se han presentado problemas por el
desprendimiento de fachaletas que han caído en la zona verde y en las claraboyas rompiéndolas.
Estos temas son delicados para todos los residentes la corrección de este problema tiene un costo
considerable.
Otro tema importante que se origina al no evacuar el agua en forma correcta, la vía vehicular ha
sido afectada esta ya parece cualquier calle Bogotana, esto se genera debido al asentamiento, lo
mismo sucede con los andenes esto tiene que ver con el mismo diseño ya que es combinación de
placa con adoquín y al ejercer presión se levantan los adoquines.
El tema de aguas negras también ha sido afectado se han encontrado tuberías rotas y en eso se ha
actuado en forma oportuna, se han cambiado tuberías colectoras en la torre 3. Y en la medida que
el presupuesto lo permite el consejo ha actuado para lograr atender estas situaciones.
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Con respecto al tema de la pintura de las zonas comunes, no se podía llevar a cabo hasta tanto la
Secretaria del Hábitat realizara la visita correspondiente para que pudiera constatar el tema de las
fisuras y las dilataciones.
En esencia el anterior es el resumen general de la parte técnica, los arreglos a groso modo con
onerosos, se está cuantificando y hará parte del estudio que se está adelantando el cual les será
presentado en forma oportuna a cada uno de los copropietarios.
El Sr. Presidente de la Asamblea manifiesta que el Club House ya fue arreglado en su totalidad, se
hicieron los desniveles y estará al servicio de toda la comunidad. El consejo y la administración han
trabajado cotizando los trabajos que se requieren.
Continua el Sr. Javier Gutiérrez, informando a la comunidad que lo que se expuso anteriormente
corresponde a los problemas detectados por la Secretaria del Hábitat en el informe técnico que
entregó al conjunto. Así mismo recomendó llevar a cabo estudio estructural como la Secretaria del
Hábitat no tiene ámbito jurídico no pueden obligar a Kubo, por lo tanto emitió concepto jurídico
invitando a Kubo a atender las reclamaciones formuladas por el Conjunto, por lo tanto Kubo ya envió
a los ingenieros a valorar y ese es el proceso que seguirá a continuación.
El Sr. Presidente de la Asamblea ratifica que no hay un tiempo específico para el cumplimiento por
parte de Kubo, aclarando además que la Secretaria de Hábitat no es ente jurídico no es procesal
solamente es administrativo, el punto a favor es que ellos pueden decretar una multa de $36 millones
mensuales hasta tanto no arregle todos los problemas reconocidos por ellos en el informe más los
arreglos adecuados.
Ratifica el Sr. Presidente de la Asamblea que ya se cuenta con varias cotizaciones correspondientes
a los trabajos que se deben realizar, y si el proceso contra Kubo no fluye el Consejo de Administración
llamará a los copropietarios a una Asamblea Extraordinaria para informar el costo de los arreglos ya
que no se puede permitir que el conjunto se siga deteriorando y disminuyendo de esta manera el
patrimonio de todos los copropietarios. Y si Kubo no responde habría una segunda instancia que es
un proceso civil, como es bien sabido por todos en este país un proceso civil se puede demorar
mucho tiempo y el conjunto no se pude dejar deteriorar.
La Sra. Sandra Pinilla Apto 1-1201, considera que estos problemas ya llevan demasiado tiempo
considera que se pudiera ponernos en contacto con otros Conjuntos que Kubo haya construido y ver
si tienen problemas similares hacer que Kubo cumpla porque finalmente los copropietarios
terminaran pagando la negligencia de la Constructora. Al respecto el Sr. Presidente de la Asamblea
considera que Kubo tiene que responder de una u otra manera y la administración ya tiene
adelantado ya ha hablado con otros conjuntos esta sería una segunda parte de la etapa siguiente.
Interviene un propietario preguntando qué pasa con los asentamientos y los problemas de fisuras
que se están generando dentro de los apartamentos? Pregunta además si esto está cubierto dentro
del informe o es problema de cada copropietario. El Sr. Presidente de la Asamblea responde la
inquietud así: Dentro del informe esta lo concerniente a las zonas comunes y si es propiedad privada
corresponde a cada propietario realizar la reclamación a Kubo; al respecto interviene la Sra.
Administradora Silvia Alexandra Cardona M manifestando que una de las recomendaciones de la
Secretaria del Hábitat es que cada copropietario tome las fotografías de cada uno de los problemas
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y falencias que tiene en su apartamento y las envíen a la administración, por lo tanto se colgara en
la página WEB formato para que escriban la queja correspondiente adjuntando las fotografías. Se
solicita que las fotografías y la queja sean entregadas a la administración a más tardar el día viernes
11 de marzo de 2011, y si la Secretaria del Hábitat cumple con el cronograma en dos semanas se
llevaría a cabo la conciliación y la persona que quiera poner la queja directamente ante Kubo lo
puede hacer.
El propietario del Apto 1603-3 nuevo en el conjunto felicita a los organizadores de la Asamblea por
ser una Asamblea organizada, manifestando que está orgulloso de vivir en este conjunto y presenta
una propuesta para que todos los apartamentos de los últimos pisos, puedan instalar una cubierta
en los balcones de cada uno de los apartamentos en razón a que se filtra el agua, se instalaría en
acrílico transparente o vidrio para conservar la uniformidad del conjunto. Esa propuesta es analizada
por los asambleístas en cabeza del Sr. Presidente de la Asamblea quien manifiesta que en este caso
sería cambio de fachada, el primer paso sería el proceso ante curaduría, el primer paso sería
aprobarlo en asamblea y segundo paso solicitar los permisos ante la curaduría. La Sra.
Gloria Arredondo propone que la administración reúna a los copropietarios que tienen eses problema
y que entre ellos lleguen a un acuerdo de que sea una sola cubierta o pérgola para todos igual.
La Sra. Claudia Rodríguez Apto 4-1202 tiene el mismo problema del propietario del 3-1603, el apto
1302, no tiene el balcón y cuando llueve ingresa el agua, generando humedad y desea saber si este
problema se puede solucionar colocando la pérgola, al respecto el Presidente de la Asamblea ratifica
que sería cambio de fachada, y la solución sería construir balcón en donde haga falta. Al respecto el
Sr. Javier Gutiérrez recomienda que se debe consultar con el arquitecto diseñador del Conjunto a fin
de solicitarle diseño de acuerdo a lo construido y la solución debe ser para todos los copropietarios.
Y se propone hacer un análisis técnico antes de aprobar cualquier cosa y caso de ser aprobado todos
tendrían que construir lo aprobado sin excepción y al mismo tiempo porque no tendría sentido la
aprobación ya que se está hablando de un cambio de fachadas. El Sra. Presidente de la Asamblea
resume la propuesta: Si se permite hacer la consulta ante las curadurías, hacer el diseño del balcón,
mirar cómo sería la solución para los que no tienen balcón, propone además el Sr. Presidente de la
Asamblea llevar a cabo asamblea no presencial para lograr su aprobación, esto es debatido por un
propietario es indispensable llevar a cabo Asamblea Extraordinaria. La Sra. Administradora interviene
manifestando que se reciben las dos propuestas para llevar a cabo las consultas
correspondientes porque se corre el riesgo como ha sucedido en otras partes que se aprueba para
que todos construyan lo aprobado y hay personas que no lo hacen generando desorden. Este es un
tema difícil porque se está cambiando la fachada por eso es importante dejarlo solamente como
consulta. Si se llegase a realizar la consulta los gastos deben ser asumidos por los propietarios que
soliciten la consulta.
En resumen se recibe la propuesta y el valor de las consultas y del estudio deben ser asumidas por
las personas interesadas y aprovechando que se va a llevar a cabo el estudio hará también la
consulta de la señora ya que existen dos situaciones los del último piso y los de pisos intermedios
que no tienen techo Debiendo quedar claro que la obra debe ser realizada por todos.
El Sr. Bernardo Rojas, solicita que debido a los altos costos de una asamblea es importante que para
la aprobación del anterior punto se lleve a cabo una asamblea virtual no presencial.
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Interviene un asistente solicitando aclaración de cómo va el trámite del lote contiguo al conjunto. A
este tema da respuesta el Sr. Presidente de la Asamblea; con Kubo se llegó a conciliación donde
dicha firma cedía un área en otra parte del Distrito para entregar este lote al conjunto sobre el
particular no se ha recibido respuesta de ninguna dependencia del Distrito hasta tanto no se obtenga
respuesta no se puede hacer nada. Este es otro problema que se tiene con Kubo, aclarando que
sería y no problema ya que la administración solicitó al Distrito la Administración del parque contiguo
a Espol, junto con ellos mismos. El gran problema que se tiene es que Kubo no ha hecho la entrega
formal al IDR.
El Sr. Álvaro Parra interviene manifestando que estos trámites son demorados en la actualidad hay
varias copropiedades que están tratando de recibir parques en administración y no se ha podido ya
que los funcionarios del Distrito no toma decisiones. Por lo tanto no nos debemos esperar a que se
resuelva el tema con la Secretaría sino hacer los trámites de comodato.
La Sra. Gloria Arredondo manifiesta que existen muchos problemas con los citofonos y que como es
sabido por todos en esta semana debe quedar solucionado el problema pregunta si dentro de las
soluciones se ha contemplado instalar citofonos en los sótanos, y si cuando el problema de
comunicación existe quede solucionado habrá comunicación entre la habitación principal y la cocina.
La respuesta es si a este punto y cuento a la comunicación en los sótanos habrá comunicación de
los sótanos con la portería.
El Sr. Bernardo Rojas Apto 1-702, presenta propuesta: Hay algunos conjuntos que tienen zona
privada y como en el caso de este conjunto los parqueaderos son zonas comunes de uso exclusivo,
la solicitud consiste en lo siguiente el apto 5-1703 era de la Sra. Madre de don Bernardo lo vendió y
en la transacción de venta quedo estipulado que el nuevo propietario cedía los derechos sobre uno
de los cuatro parqueaderos, pero la empresa que está financiando la compra del apartamento está
solicitando una carta de la asamblea para que el derecho del parqueadero sea cedido en propiedad
al Sr. Bernardo Rojas y tiene entendido que en el conjunto han sucedido otros casos similares, pero
la financiera no había solicitado ese documento, cabe la salvedad que dichos derechos puedan ser
cedidos a propietarios del conjunto y no ha externos del Conjunto. El propietario del Apto 5-1703
ratifica la propuesta.
El Sr. Álvaro Parra, se ofrece para analizar el caso desde el punto de vista jurídico para definir cuáles
serían las alternativas, y aclara que los parqueaderos por ser zonas comunes de uso exclusivo deben
estar asignados a cada uno de los apartamentos y para que eso quede se debe hacer reforma al
reglamento, hacer la escritura y afectar las matriculas inmobiliarias de todos los apartamentos del
conjunto, el tema es procedimental y puede ser costoso.
El propietario del apto 5-1703 ratifica que dentro de la negociación del apartamento está incluida la
cesión de un parqueadero y de un depósito, y como estos son de propiedad de la comunidad por
eso se está solicitando autorización a la asamblea.
El Presidente de la Asamblea propone que si se puede hacer este trámite se haga y que los costos
de esta transacción los asumen los dos involucrados. Así mismo el Sr. Presidente somete a
consideración la aprobación de esta propuesta a la honorable asamblea lo cual es aprobado por
unanimidad.
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El Sr. Germán Pérez Torre 1-1001, manifiesta que de acuerdo a respuesta dada por el Presidente de
la Asamblea hay varios aspectos que están insertos en el Manual de Convivencia los cuales han
generados multa pero no se pudieron ejecutar porque se debía llevar a cabo el debido proceso,
ahora en el caso de los parqueaderos de visitantes que se va a cobrar el uso, esto nos deja una
enseñanza que se debe legislar bajo el principio de equidad por lo tanto los aspectos que están
legislados como multa pasen a sanción y se ejecuten como se va a hacer con el uso del parqueadero
de visitantes. El Sr. Presidente de la Asamblea somete a consideración esta propuesta la cual consiste
en que todas las infracciones que originan sanción de acuerdo al Manual de Convivencia no se lleve
a cabo el procedimiento que se encuentra en dicho Manual sino que se cobre en forma directa es
decir sin tener en cuenta el procedimiento estipulado. Por la importancia de esta propuesta se debe
reglamentar y se ratifica la propuesta: Que se autorice a la Administración el cobro directo se
reglamentara y se informará a todos para que nadie infrinja. Se somete a votación la anterior
propuesta la cual queda aprobada por unanimidad, aclarando que estos recursos ingresaran a la
cuenta del conjunto. Para que la administración ejecute el cobro deberá entregar los
correspondientes soportes bien sea fotos u otros soportes, es decir con evidencia.
El Sr. Jorge Reyes Torre 5-1702, sugiere que la cuota de administración se pague en otros dos
Bancos independiente de que se está pagando la cuota en este momento. El Presidente de la
Asamblea aclara que debido a los costos no se hace posible esta propuesta debido a los costos
financieros ya que si el Conjunto no tiene unos promedios mínimos, nos cobraran por cada uno de
los recaudos es decir por cada una de las consignaciones que realizan los propietarios la suma de
$4 mil pesos M/cte., ya que en Colombia los Bancos cobran todos los servicios que prestan a los
usuarios. Solicitan los asambleístas que sea un Banco donde las filas no sean tan largas, un Banco
que sea ágil, que se hagan las transacciones por internet. La propuesta es acogida y se estudiara la
posibilidad de cambio de Banco.
El Sr. Néstor Moreno Apto 1401 de la Torre 3. Propone que en la parte de afuera donde está la
banquita para que los niños menores esperen las rutas de los colegios, en esta ola invernal los niños
se han visto afectados y la propuesta es ver la posibilidad de modificar un cerramiento de una forma
estética, esto con el fin de que los niños no aguanten tanto frio en las horas de la mañana. Es decir
modificar la recepción. El Presidente de la Asamblea ratifica que este punto fue aprobado en la
Asamblea General de Propietarios del año 2010, no se ejecutó debido a que no había presupuesto,
si se revisa el presupuesto del presente año este tema está incluido por lo tanto en el presente año
se ejecutara la obra referida.
El Sr. Luis Guillermo Hurtado Apto 4-803 manifiesta que ya hay una cotización para modificar la
portería peatonal, así mismo para cerrar el sitio donde los niños esperan sus rutas, no se puede
hacer una caseta, pero si está cerrado en vidrio para cerrar el flujo de aire.
El Sr. Carlos Ochoa del apto 1-701, solicita que se proyecten las fotos de los parqueaderos donde
los residentes están colocando cosas distintas a vehículos y no las dejan en los depósitos o en los
apartamentos y de acuerdo al Manual de Convivencia estos elementos no se pueden dejar en los
parqueaderos y propone que como en la torre 1 y en las demás torres existen espacios libres que
no se ocupan, en estas áreas se pueden construir depósitos de las mismas áreas de los que existen
para cada uno de los propietarios con el fin de que los propietarios puedan guardar las cosas que
no caben en los depósitos así sea por un día, o dos días. El Sr. Presidente ratifica a los asambleístas
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que se trata de una propuesta y con la votación se aprueba o no. El Presidente de la Asamblea
somete a votación la propuesta y por unanimidad es negada.
La Sra. Martha María Vélez Torre 1-301, manifiesta que se tiene en todas las torres existen sitios
para las bicicletas, este sitio se ha convertido en el parqueadero de vehículos adicionalmente si se
dejan las cosas que no caben en los depósitos se fomentaría un basurero en cada sótano.
El Sr. Bernardo Rojas Apto. 1-702, considera que es probable que en conjunto existan sitios donde
no se perjudican los vehículos, o que no afecten la visual y que de pronto se podrían arrendar
provisionalmente. Esta propuesta es negada por unanimidad.
Interviene un propietario proponiéndose junto con el Sr. Rodolfo Muñoz quienes son arquitecto e
ingeniero respectivamente para dar apoyo a las personas que están realizando el estudio técnico y
al Consejo de Administración. Este apoyo es acogido por unanimidad. Se pregunta además a la
administración que sucedió en la torre 1 el jueves pasado a las 9.00 en el Hall de los ascensores y
la empresa de seguridad la haya reportado a la administración, no se sabe cómo se está haciendo
el control de las cámaras y se quisiera saber, el caso es se tenía una visita a las 9.00 p.m. acompaño
a la visita a la portería principal y encontró a cuatro (4) muchachos de colegio en la baranda echando
escupitajos hacia el sótano, por lo tanto solicita saber que información está quedando en las cámaras
y para qué sirven las mismas, deja esto como inquietud. El Presidente de la Asamblea manifiesta
que se está evaluando con la empresa de seguridad, ya que las cámaras existentes no toman todos
los sitios que se requiere.
La Sra. Claudia Malo Torre 5-1003, con respecto a las cámaras manifiesta que se han presentado
casos donde saquean las bicicletas en los bicicleteros, saquean los apartamentos específicamente los
números distintivos, ej. Un vehículo tenía las puertas abiertas salió del conjunto y cuando regreso el
vehículo estaba en las mismas condiciones entonces no se sabe qué pasa con el servicio que deben
suministrar los recorredores. No hubo un reporte en cuatro (4) horas, el vehículo de la Sra. Claudia
fue rayado y nadie vio nada paso con ese in-suceso, nadie sabe no hay cámaras. Se aclara por parte
del Sr. Presidente de la Asamblea que no en todos los sitios hay cámaras y las que hay no cubren
todos los sitios, solicita que cuando se observe alguna anomalía se informe a la administración, el
conjunto es de todos. El Sr. Javier Gutiérrez solicita a todos los asistentes que ese tipo anomalidades
las hagan saber, ya que es importante conocer porque uno de los rubros en que más gastos se
generan es el rubro de bombillería, ya que se los roban todos los días, se debe saber quiénes se los
roban, y no son los vigilantes,, no son los empleados de aseo, son los vecinos, entonces es de gran
importancia saber quienes cometen esta irregularidad.
El Sr. Rafael Rodríguez Apto 1-602, manifiesta que en el sector de los bicicleteros no hay cámaras,
a las bicicletas les robaron el sillín, y otros elementos y requiere saber si la empresa o empresas de
seguridad deben responder. El Sr. Presidente de la Asamblea responde que si la bicicleta se
encontraba en el bicicletero se supone que la empresa de vigilancia tiene que responder.
La Sra. Jenny Pierotty Torre 1-1401, manifiesta que por ser propietaria de mascotas presenta
propuesta para las personas que están en la misma situación proponiendo adaptar un espacio en el
lote que existe al lado, colocar un dispensador de bolsas, para recoger los excrementos y que las
mascotas puedan estar un rato en dicho espacio, porque se ven niños a los cuales las mascotas los
halan los tumban, y solicita la aprobación de la utilización de dicho espacio ya que el número de
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mascotas es bastante grande. El Presidente de la Asamblea somete a consideración la respuesta,
interviene así mismo la Sra. Martha Chaves manifestando que tiene dos mascotas y considera que
es importante que los propietarios de mascotas se reúnan, ya que cuando se le hace reclamo a un
propietario de mascotas que no recoge las excretas surge inmediatamente un problema. La Sra.
Martha solicita que los propietarios de mascotas se reúnan y se respete a las personas que no les
gustan las mascotas y viceversa. El Presidente de la Asamblea aclara que el espacio que se está
proponiendo no es del conjunto, es espacio público, interviene el Sr. Fernando Medina manifestando
que se debe hacer una pequeña inversión y prohibir que los perros andes sueltos.
La Sra. Torre 3-302 cuando compraron el apartamento propuso a Kubo que les vendieran la bodega
que queda contigua al apartamento nunca pusieron atención y no hubo respuesta ese cuarto quedo
para el conjunto para la administración, ha solicitado que se les venda el cuarto y hace como dos
meses vio a alguien entrar a ese cuarto a las 9.00 p.m. y no se explica porque se está utilizando
dicho espacio. Interviene la Sra. Administradora Alexandra Cardona M. manifestando que Kubo tiene
en el momento varios depósitos para su uso donde tiene materiales y en este momento se está
legalizando pero no sabíamos que a las 9.00 p.m. se estuviera abriendo el depósito. Se aclara que
la administración hará la investigación y dará respuesta en un plazo no mayor de 8 ocho días.
Por último interviene la Sra. Administradora para agradecer a los consejeros la colaboración que se
ha tenido para dar cumplimiento a la ejecución del presupuesto y las demás actividades que se
debían ejecutar por parte de la administración así mismo se recuerda a los asistentes el envió de las
reclamaciones ante Kubo y que el día 9 de Marzo de 2011 ya no funcionaran las claves para el
ingreso y salida del conjunto; y las personas que tienen poderes no se les olvide firmar por si mismos
y por sus apoderados.
Una vez agotados los temas a tratar el Presidente de Asamblea la da por terminada siendo las 6.10
pm., del día 4 de Marzo de 2011 y se firma la presente acta por el presidente de la Asamblea y la
Secretaria.
OSCAR OMAR VARGAS SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA
Presidente de la Asamblea Representante Legal.
COMISION VERIFICADORA DE LA REDACCIÓN DE ACTA.
Sandra Pinilla
Apto 1-1201
Stella Rodríguez Apto 4-703
Antonio Urbina Apto 3-1603
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