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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
FORMACIN DE AUDITORES INTERNOS ENEL MARCO DE LAS NORMAS:
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Obtener los conocimientos, habilidades y
herramientas necesarias para auditar un sistemade gestin ambiental, en el marco de las normasISO 14001:2004, ISO 19011:2002 y los criterios
internacionales de interpretacin de estas normas.
Objetivo del Curso
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Referencias Normativas
ISO 14050:2002 Gestin AmbientalVocabulario
ISO 14004:2004 Sistemas de Gestin AmbientalDirectrices generales sobre principios,sistemas y tcnicas de apoyo
ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin AmbientalRequisitos con Orientacinpara su uso
ISO 19011:2002 Directrices para la auditora de lossistemas de gestin de la calidady/o ambiental
www.iso.ch www.tc207.org www.iaf.nu www.pnuma.org
http://www.iso.ch/http://www.tc207.org/http://www.iaf.nu/http://www.pnuma.org/http://www.pnuma.org/http://www.iaf.nu/http://www.tc207.org/http://www.iso.ch/7/31/2019 1so 14000 auditores
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Introduccin a lasauditoras de Sistema de Gestin
Segn la norma ISO 19011:2002
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Algunos Ejemplos
- Registros- Documentos- Fotografas
- Observaciones
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacinque son pertinentes para los criterios de auditora y que sonverificables
Evidencia de la Auditora
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7/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Algunos Ejemplos
- ISO 14001:2004- ISO 9011:2008
- Requisitos del Cliente- Requisitos Legales- Requisitos Corporativos
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitosutilizados como referencia
Criterios de Auditora
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8/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditorarecopilada frente a los criterios de auditora
Hallazgos de la Auditora
- Conformidad- Oportunidad de Mejora
- Observaciones- No Conformidad
Hallazgos de la Auditora
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9/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Auditoras de 1 era. Parte
Auditoras Internas
Cliente
Empresa
Auditoras de 2da. Parte
Auditoras Cliente-Proveedor
Empresa
Auditoras de 3 era. Parte
Auditoras Certificacin
Empresa
Empresa
Certificador
Tipos de Auditora al SG
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10/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de la
Auditora
Evaluacin de
Auditores
Seguimiento a la
Auditora
Inicio
RevisAprob
No. Rev.Fecha
Auditora Interna Evaluacin del SGC Programa1ra. Parte Realizada
Auditora Cliente Seguimiento al contrato Programa2da. Parte Realizada
Auditora de Seguimiento Programa3era. Parte Realizada
Auditora Interna Evaluacin del SGC Programa1ra. Parte Realizada
Auditora Cliente Seguimiento al contrato Programa2da. Parte Realizada
Auditora de Seguimiento Programa3era. Parte Realizada
Mayo 05, 2005
2
ONNO
IMML
Sep Oct Nov DicEquipo Auditor
2005
Ene Feb Mzo Abr May Jun Jul Ago
Seguimiento a la
Certificacin
Seguimiento a la
Certificacin
Actividad Objetivo
Planificacin de las Auditoras
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11/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
2. Asignacin de Recursos (incluye auditores)
3. Identificar los Objetivos de la Auditora Capacidad del SG para alcanzar objetivos Optimizar el Desempeo Ambiental Determinar la conformidad con los
requisitos establecidos Ofrecer al personal de la Organizacin una
primera situacin real de auditora
4. Determinar el Alcance de la Auditora, lasunidades de la Organizacin
5. Identificar los Criterios de Auditora y losDocumentos de Referencia
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de la
Auditora
Evaluacin de
Auditores
Seguimiento a la
Auditora
Inicio
Planificacin de las Auditoras
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12/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
El Sistema de Gestin AmbientalSegn la norma ISO 14001:2004
Primera Parte ...
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13/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.1. Requisitos Generales
El requisito ... La organizacin debe establecer, documentar, implementar,
mantener y mejorar continuamente un Sistema de GestinAmbiental (SGA) de acuerdo con los requisitos de esta normainternacional y determinar cmo cumplir estos requisitos.
La organizacin debe definir y documentar el alcance de susistema de gestin ambiental.
Notas: La alta direccin debera aclarar los lmites de la Organizacin a los cuales se
aplica el SGA.
Todas las actividades, productos y servicios de la Organizacin que seencuentren dentro del alcance definido se deberan incluir en el SGA
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14/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.2. Poltica Ambiental
Puntos a considerar del requisito ..
Incluye compromiso de mejora continua y prevencin de lacontaminacin
Compromiso de cumplir requisitos legales aplicables y otros
Documentarla y mantener actualizada
Como esta disponible al pblico
Como se comunica de forma interna
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15/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.3.1. Aspectos Ambientales
Puntos a considerar del requisito ..
La Organizacin debe establecer, implementar y mantener uno ovarios procedimientos
Identificar Aspectos Ambientales de Actividades, Productos yServicios que pueda controlar, condiciones normales, anormalesy Emergencia.
Documentar y mantener actualizada la informacin
Determinar aspectos ambientales significativos
Continua....
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16/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Recomendaciones prcticas ..
Procedimientos Documentado
Acceso a los requisitos legales
Actualizacin y distribucin de estos
Identifican los relacionados con aspectos ambientales
Cuales son las principales diferencias con otros requisitos
4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos
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17/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.3.3. Objetivos, Metas y Programas
Puntos a considerar del requisito ... Al establecer los Objetivos, la Organizacin debe
tener en cuenta requisitos legales, otros y losaspectos ambientales significativos.
Objetivos medibles cuando sean factibles.
La Organizacin debe mantener programas paralograr sus objetivos y metas
Estos programas deben incluirresponsabilidades, medios y plazos paraalcanzarlos
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18/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 140014.4.1. - Recursos, funciones, responsabilidades y autoridades
Recomendaciones Prcticas ... Se encuentran definidas y
documentadas
Como se hacen deconocimiento del personal
Asignacin deresponsabilidades en caso deausencias
Nombramiento delRepresentante por la Direccin
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19/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 140014.4.2. - Competencia, formacin y toma de conciencia
Recomendaciones Prcticas ... Las descripciones de puestos de trabajo pueden servir de
base para identificar necesidades de formacin
Realizar un plan de formacin sobre la gestinmedioambiental
Conviene evaluar la eficacia de los conocimientosadquiridos mediante la formacin
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20/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.4.3. Comunicacin
Recomendaciones Prcticas ...
Optimizar canales ya existentes para comunicacin interna,como son tablones, boletines internos,
Elaborar registro de reclamaciones medioambientales
Incluir pautas para comunicaciones extraordinarias comoparte de Planes de emergencia
Aprovechar las posibilidades que ofrece Internet para lacomunicacin externa
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21/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.4.4. Documentacin
Recomendaciones Prcticas ...
Se consideren documentos sujetos aactualizacin, Polticas, Objetivos y Metas
Se Documenta el alcance del Sistema deGestin
Los registros que solicita la norma
Referencia a la estructura de la documentacin
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22/54Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.4.5. Control de Documentos
Recomendaciones Prcticas ...
Como se aprueban los documentos
Mecanismos de distribucin
Documentos Externos
Control de los documentos externos
Respaldos de la Informacin
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Son guiones preparados por el equipo auditor pararealizar de manera ordenada y secuencial la auditora.
Tomar en cuenta las recomendaciones del documentoEl papel y valor de las listas de verificacin paraauditora
Incluyen Preguntas especficas Requisitos de la norma
Registros Obligatorios rea de Notas Personal Auditado Ayuda a la memoria
Listas de Verificacin
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Ventajas Recopilar ordenadamente la informacin aplicable
Establecer una secuencia ordenada del proceso
Evitar improvisaciones sobre temas fundamentales
Recopilar y anotar datos que servirn a la hora detomar decisiones
Apoyar Auditores Inexpertos
Facilita la redaccin del Informe
Desventajas
Crea una visin limitada del proceso Contenido excesivo de preguntas
No da pauta a desarrollar el sentidocomn
Puede intimidar al Auditado
Listas de Verificacin
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
6. Realizar el Anlisis Documental
Su objetivo es comprobar que el Sistema de Gestinpresenta el grado mnimo de madurez
Evaluar los documentos del Sistema de Gestin.
Considerar los informes de las auditoras anteriores
Informacin disponible (folletos, Internet, entre otros)
Programas de Acciones Correctivas y Preventivas
Considerar los hallazgos identificados en la elaboracin de laslistas de Verificacin de auditora
Consultar el procedimiento de auditora para comprobar quese cumplieron todas las etapas y se cuenta con todos losformatos para realizar la auditora
7. Elaborar Listas de Verificacin
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de la
Auditora
Evaluacin de
Auditores
Seguimiento a la
Auditora
Inicio
Planificacin de las Auditoras
Atributos Personales Conocimientos
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Educacin
Educacin
El auditor debe contar con laeducacin que le facilite el proceso deauditora y el dominio del proceso derealizacin del servicio.
Nivel Secundaria (mnimo) Licenciatura o su equivalente
Evidencias ObjetivasCopia de Certificado de estudios,Constancia, Ttulo entre otros.
Atributos Personales, Conocimientos
y Habilidades del Auditor
Atributos Personales Conocimientos
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Experiencialaboral
Experiencia Laboral
Proporciona al Auditor el conocimientoadministrativo sobre los procesos derealizacin del producto.
1 ao (mnimo) Disminuye con el grado de Educacin
Evidencias Objetivas
Copia de documento que acredite surelacin laboral y funciones en laorganizacin.
Atributos Personales, Conocimientos
y Habilidades del Auditor
At ib t P l C i i t
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Habilidades
HabilidadesEl auditor adquiere habilidades pormedio de la observacin delproceso de auditora, y la tcnicade investigacin en los procesos.
1 auditora como observador
Evidencias Objetivas
Registrar en el informe deauditora los nombres de losobservadores.
Atributos Personales, Conocimientos
y Habilidades del Auditor
Atributos Personales Conocimientos
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Formacin
Formacin
Proporciona al Auditor losconocimientos sobre las normas delSistema de Gestin.
ISO 14001:2004 Legislacin Ambiental Formacin de Auditores
Evidencias Objetivas
Copia de Constancias departicipacin.
Atributos Personales, Conocimientos
y Habilidades del Auditor
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
tico, es decir, imparcial, sincero, honesto ydiscreto.
Mentalidad abierta, es decir, dispuesto aconsiderar ideas o puntos de vistaalternativos.
Diplomtico, es decir, con tacto en lasrelaciones con las personas.
Observador, es decir, activamente conscientedel entorno fsico y las actividades.
Adicionalmente se debe verificar los atributos personales y laaplicacin de los 4 rubros anteriores en la aplicacin de la auditora.
Atributos Personales
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
8. Elaborar el Plan de la Auditora
Objetivo de la auditora
Criterios de Auditora y Documentos de Referencia
Alcance de la Auditora
Funciones y Responsabilidades del Equipo Auditor Indicar las fechas y lugares donde se van a
realizar las actividades de la auditora
Horarios estimados
Asignacin de los Recursos
Asuntos relacionados a la Confidencialidad
Debera ser aprobado por el Auditor Lder
Hacer la difusin oportuna del documento
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de la
Auditora
Evaluacin de
Auditores
Seguimiento a la
Auditora
Inicio
Plan de la Auditora
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
La Reunin debe ser dirigida por el Auditor Lder
Presentacin de los participantes;
Confirmacin de los objetivos, alcance y
criterios de auditora;
Confirmacin del horario de la auditora;
Mtodos y procedimientos que se utilizarn;
La auditora se basa en un muestreo
Confirmacin de los canales de comunicacin;
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de laAuditora
Evaluacin deAuditores
Seguimiento a laAuditora
Inicio
Reunin de Apertura
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
El auditado ser informado del progreso;
Confirmacin de los recursos;
Confirmacin de la confidencialidad;
Confirmacin de los procedimientos deemergencia y seguridad;
Solicitar el apoyo de Guas;
Mencin al informe final y clasificacin de loshallazgos.
Mantener informada a la Organizacin (Oral yEscrita)
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de laAuditora
Evaluacin deAuditores
Seguimiento a laAuditora
Inicio
Reunin de Apertura
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Las entrevistas deberan mantenerse conlas personas que desempeen actividadeso tareas dentro del alcance de la
auditora;
Deberan realizarse durante las horas detrabajo y, cuando sea prctico, en ellugar de trabajo de la persona
entrevistada;
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de laAuditora
Evaluacin deAuditores
Seguimiento a laAuditora
Inicio
Ejecucin de la Auditora
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Se debera hacer todo lo posible paratranquilizar a la persona que se va aentrevistar antes y durante la entrevista;
Debera explicarse la razn de la entrevistay de cualquier nota que se tome;
Las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a
las personas que describan su trabajo;
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de la
Auditora
Evaluacin deAuditores
Seguimiento a laAuditora
Inicio
Ejecucin de la Auditora
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Deberan evitarse preguntas quepredispongan las respuesta (es decir,preguntas inductivas);
Los resultados de la entrevista deberan serresumidos y revisados con la personaentrevistada;
Agradecer a las personas entrevistadas suparticipacin y cooperacin.
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de laAuditora
Evaluacin deAuditores
Seguimiento a laAuditora
Inicio
Ejecucin de la Auditora
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Permitir al auditado hablar, evitando elexceso
Cuidar el lenguaje no verbal
Dirigirse al auditado formalmente y porsu nombre
Planificacin de lasAuditoras
Ejecucin de laAuditora
Evaluacin deAuditores
Seguimiento a laAuditora
Inicio
Ejecucin de la Auditora
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Es muy importante:
No hacer ms de una pregunta a la vez.
No tener miedo de esperar hasta lograr unarespuesta.
No tener miedo de hacer preguntas sencillas
Repetir la pregunta de otra forma, si no hasido entendida
Preguntar a la persona que hace el trabajo,no al gua.
Ser poco emotivo, ser imparcial. Mirar a la persona a la que se esta hablando
Disculparse por interrumpir el trabajo.
Como dirigirse al Auditado
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Continuacin
No dudar en insistir buscando la evidencia.
Tomar nota si le prometen informacin, pararecordar pedirla.
No discutir.
No dar opiniones de como hacer algo, puedecomentar lo visto en otra evaluacin faltando a laconfidencialidad.
Cuidar no actuar por impulso, tomar nota yconfirmar su hallazgo ms adelante
Como dirigirse al Auditado
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
La primera pregunta tpica:
"Por favor, puede explicarme lo que estahaciendo?"
Quin - Cundo - Cmo - Dnde - Por qu?
O podra comenzarse con:
"Creo que esta haciendo... para .... me
equivoco?"."Por favor, enseme...".
"Perdn, no lo entiendo, podra repetrmelo?".
Como dirigirse al Auditado
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Tcnica de preguntas
Tipo Caracterstica Tipo CaractersticaLas preguntas abiertas no sepueden contestar con un Si o No
Las preguntas cerradas se limitana un Si o No
Ejemplos EjemplosCmo ... Cundo... Qu...
Dnde... De qu forma...
La inspeccin se realiza cada 3horas?
El resultado se registra enformato XYZ?
Beneficios BeneficiosSe obtiene gran cantidad de
informacin
No se limita al interrogado
No tiene la sensacin de quese le est arrinconando
Confirma informacinimportante
Ahorra tiempo
Inconvenientes Inconvenientes
Abiertas
Se pierde tiempo valioso enexplicaciones extensas
No se concreta hastaterminar con una preguntacerrada
Cerradas
Limita la informacin queproporciona
Denota falta de planificacinprevia
Preguntas Abiertas - Cerradas
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
El Sistema de Gestin AmbientalSegn la norma ISO 14001:2004
Segunda Parte ...
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.4.6. Control Operacional
Recomendaciones Prcticas ... Punto crtico: el nmero de procedimientos que sern
necesarios depender de la complejidad de las actividades.
Siempre que sea posible, adaptar la documentacinexistente.
Intentar cubrir el mximo de situaciones con cadaprocedimiento documentado.
Organizaciones con sistema de gestin ISO 9001, deberanadaptar los procedimientos de calidad relacionados con elcontrol operacional (control de los procesos, compras yotros).
ISO 14001
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 140014.4.7. - Preparacin y Respuesta ante Emergencias
Establecer, implementar y mantener uno o variosprocedimientos para identificar situaciones potenciales deemergencia y accidentes potenciales que puedan tener
impactos en el medio ambiente y cmo responder a ellos
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.5.1. Seguimiento y Medicin
Procedimientos para medir y comprobar Registros de la informacin Calibracin y registro de los equipos utilizados Procedimientos para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales
ambientales
Seguimiento yMedicin
Emisiones noplanificadas
Generacin dedesechos
Descargade Aguas
Residuales
Emisiones a laatmsfera
Actividadesde Reciclaje
Uso deEnergticosUso de
SustanciasQumicas
Consumode Agua
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.5.2. Evaluacin del cumplimiento legal
ETAPA 1Documentado en un procedimiento
ETAPA 2Como se asegura que se evala el cumplimiento de todos losrequisitos identificados en 4.3.2
ETAPA 3Criterios de competencia del personal que la realiza
ETAPA 4
Acciones encaminadas a la mejora y cumplimiento de todoslos requisitos legales y otros.
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Procesos Registros Hechos
Criterio Ambiental
CorreccinImpacto Ambiental
Realizar elAnlisis de Causa
Sistema de GestinAmbiental
Documenta laNo Conformidad
Se recomienda el uso dealguna herramienta
Documentar:- Acciones- Responsables- Fechas
Las acciones eliminan lacausa de raz
Registrael incumplimiento
No S
Registra el Cierre
Cumple Se Conservan Registros
Fin
Fin
No Conformidad
SiNo
ISO 14001 - 4.5.3.
No Conformidad, AccinCorrectiva y Accin Preventiva
ISO 14001 4 5 4 C l d l R i
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.5.4. Control de los Registros
Recomendaciones
Asociado con un procedimiento
Medio de soporte (Papel o Electrnico)
Tiempo de conservacin
Condiciones de Almacenaje
Trazable y evidencia de aprobacin del
responsable
Disposicin final
ISO 14001 4 5 5 A dit I t
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.5.5. Auditora Interna
Recomendaciones
Registros que genera
Considera los requisitos ISO 19011:2002
Criterios de Calificacin de Auditores Internos
Como se asegurar el seguimiento con acciones
correctivas
Como los resultados son considerados a futuro
Evidente beneficio visual
ISO 14001 4 6 R i i l Di i
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
ISO 14001 - 4.6. - Revisin por la Direccin
Recomendaciones
Es un registro obligatorio
Indicar los participantes
Indicar datos de entrada y salida
Debera hacer referencia a los acuerdos
Responsable de ejecucin y seguimiento
Fechas de Compromiso
Aprobacin por la alta direccin
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Como documentar hallazgosy redaccin de informes de auditora
Segn la norma ISO 19011:2002
7/31/2019 1so 14000 auditores
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Redaccin de Informes y Hallazgos
Recomendacin 1
Describir de forma especifica el incumplimiento
Recomendacin 2Referencia al criterios de auditora considerado
Recomendacin 3Referencia a la evidencia de auditora
Recomendacin 4Usar el vocabulario empleado por la Organizacin auditada
Recomendacin 5Solicitar el apoyo de otro de los auditores para su revisin
Recomendacin 6MUCHO CUIDADO CON LAS FALTAS DE ORTOGRAFA
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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Programacin deAuditora
Asignacin delEquipo Auditor
Elaboracin Plan deAuditora
Listas deVerificacin
Difusin del Plan deAuditora
Reunin de Apertura
Evaluacin de laDocumentacin
Ejecucin de laAuditora
Documentar loshallazgos
Observaciones
Oportunidadesde Mejora
No Conformidades
Informe de Auditoray Reunin de Cierre
Existen N.C.
ProcedimientoAcciones Correctivas
Procedimiento
Acciones Preventivas
Op. MejoraObservaciones
Seguimiento a lasAcciones
Eficaz
A
A
B
B
Inicio
S
No
S
No
B
Planeacin
Ejecucin
Proceso de la Auditora al SG
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FORMACIN DE AUDITORES INTERNOS DELSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
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