XIII Congreso Internacional de Protocolo - dossier prensa

“PROTOCOLO PARA LA CONVIVENCIA”

CÁDIZ - 2012

Los días 7,8 y 9 del próximo mes de noviembre, se celebrará en la ciudad de San Fernando, Cádiz (España), el XIII Congreso Internacional de Protocolo.

XIII CONGRESO INTERNACIONAL DE PROTOCOLO

[email protected] www.congresodeprotocolo.com tfn. 913101803 2

En el marco incomparable de la provincia de Cádiz, puerto de sueños y esperanzas, centro de la multiculturalidad y con una historia de más de tres mil años, proponemos disfrutar de tres intensos días en los que no solo vamos a reflexionar y compartir, sino sobre todo EXPERIMENTAR Y CONVIVIR, sintiendo en primera persona el mundo de la organización de eventos.

CONVIVENCIA, logrando que éste no sea un encuentro más, sino que sea un congreso de vivencias, para convivir, para compartir, y sobre todo para disfrutar.

CONVIVENCIA, no solo para que se conozca la valía profesional de todos los asistentes, sino en el que se fomente el intercambio cultural, el enriquecimiento personal y, en definitiva, la convivencia en paz y armonía.

CONVIVENCIA, que se refleja en la imagen del congreso, inspirada en la proporción divina, en el numero áureo. Una proporción que podemos encontrar allá donde miremos, desde la forma de las galaxias hasta la forma de las caracolas que recogemos en hermosas playas como las que ofrece Cádiz.

CONVIVENCIA, que nos acerque, como esta proporción, al crecimiento personal esencial en el ser humano que se ha ido construyendo en sociedad y ha hecho precisamente de la convivencia social su motor esencial.

En definitiva, convocamos el gran evento del mundo de la organización de eventos y el protocolo en 2012, donde los profesionales y estudiosos, podrán encontrarse generando una gran comunidad que permita a la profesión seguir creciendo con todos unidos hacia unos mismos objetivos, en el mismo marco en que se celebra el bicentenario de la firma de la primera constitución española “LA PEPA”


ORGANIZACIÓN

La entidad que promueve el Congreso Internacional de Protocolo edición tras edición, es la Organización Internacional de Protocolo, OICP. Esta entidad es la responsable de conceder la organización de cada edición en su asamblea anual, y además se encarga de asumir el control de la política general de los congresos para que no se desvirtúen, así como de controlar una eficiente gestión económica.

En esta ocasión, la asamblea de la OICP reunida en el congreso del pasado año en Asunción (Paraguay), concedió la organización a la Escuela Internacional de Protocolo, EIP, un organismo componente y fundador de la OICP, que además de impulsar numerosas acciones relacionadas con el protocolo en años precedentes, ha sido la impulsora y organizadora de los ocho Congresos Internacionales que se han realizado en España desde el año 1995 hasta la actualidad.

BREVE RESEÑA HISTÓRICA DEL CONGRESO

Desde 1995, El Congreso Internacional de Protocolo es el principal punto de encuentro de los especialistas en organización de eventos y protocolo a nivel mundial convertiéndose en una cita obligada en el mundo del Ceremonial y el Protocolo.

A lo largo de su historia han sido muchas las ciudades que han acogido esta cita, que en el 2005 traspasaba fronteras y salía por primera vez fuera de España para llegar al otro lado del Océano Atlántico. A parte de ciudades españolas como Oviedo, Sevilla, Valencia, Palma de Mallorca, Madrid, Zaragoza o Bilbao, también Argentina ( Buenos Aires), Brasil (Campos Do Jordao), Italia (Roma), Hungría (Budapest) y Paraguay (Asunción), han albergado esta cita, marcando así su carácter internacional.

La temática de los congresos ha ido evolucionando y adaptándose siempre a las necesidades que el ámbito del protocolo y la organización de eventos ha ido necesitando, manteniendo en todas las ediciones su afán por renovarse y transformarse, como se puede constatar en sus diversos eslóganes, “Ante un mundo en cambio”, “Nuevas técnicas para un nuevo siglo”, “Protocolo y Ceremonial como herramientas para la integración exitosa en un mundo globalizado” etc., que han permitido grandes avances en la consolidación de la profesión, marcando como hitos


históricos y fundamentales, destacando:

• LafundacióndelaOrganizaciónInternacionaldeCeremonialyProtocolo,

• Lanecesidadderevisaryreformarlalegislaciónvigente,

• Redaccióndeuncódigodeontológicodelaprofesión

Y otras muchas propuestas que han contribuido a que el organizador de eventos y el profesional del protocolo, disfruten hoy de un marco profesional que hace tan solo unos pocos años, no existía.

CONCEPTO DEL ENCUENTRO

Este encuentro, pretende dar una vuelta de tuerca a los congresos tradicionales y generar un polo de actividad continua, en el que siempre estén sucediendo cosas y en el que todos los participantes se integren y participen activamente en el evento, y en el que las instituciones tanto públicas como privadas tengan un papel protagonista compartiendo con todos sus experiencias comunicativas en este campo.

Se basará en la teoría de que todo lo que se pueda ver por medio de Internet, no se hará en el marco del congreso, sino que se colgará en la red.

Allí, se “harán” y “escenificarán” todas las cuestiones de que se vayan a tratar, explicadas por profesionales de instituciones públicas y privadas que hayan participado en la organización de algún evento, realizando allí el caso in situ y en presencia de todos.

Por ejemplo, los asistentes tendrán la oportunidad de asistir a una rueda de prensa boicoteada por los propios congresistas en el afán de que se puedan estudiar las distintas maneras de salir airoso en situaciones conflictivas por parte del que organiza; o el estudio entre todos de lo que piensa la sociedad sobre nuestro sector, a través de la exposición de un vídeo que se está realizando en distintos países con preguntas a profesionales de distintos sectores. Se trata de realizar actividades de participación de todos los asistentes, para que su aprendizaje sea lo más completo y ameno posible.


Por otra parte, el Congreso pretende incorporar una metodología original en este tipo de encuentros, que permitirá a los asistentes observar y participar activamente en determinadas experiencias que han provocado un aumento de valor en la organización de algunos grandes eventos, y que con seguridad provocarán una plusvalía docente a los objetivos del congreso. Sirvan como ejemplos, la presentación en exclusiva de la primera y más novedosa “app” que podrán incorporar todos en sus teléfonos móviles, así como las distintas maneras de realizar una escenografía envolvente a través de medios no tradicionales, como pueden ser los aromas incorporados a la marca aplicable por ejemplo a una junta de accionistas, o como la utilizada en un gran evento deportivo internacional, donde los congresistas tendrán la oportunidad de vivir un máster de tenis en pleno palacio de congresos. También estaremos presentes en las redes sociales a través de nuestras plataformas.

Finalmente, por primera vez en todas las ediciones con las que cuenta el Congreso Internacional de Protocolo, la organización abrió el pasado mes de mayo un plazo para que cualquier persona pudiera presentar una comunicación científica sobre diversas ramas del protocolo y la organización de eventos. Tras el éxito de la convocatoria, el Comité Científico, encargado de analizar y valorar estas comunicaciones durante los meses de verano, ya se ha puesto en contacto con los candidatos para indicarles su visión. Así, Los asistentes al encuentro tendrán la posibilidad de disfrutar de una amplia variedad de ponencias de gran calidad, que expondrán su visión de distintas materias, enmarcadas en grandes bloques temáticos que versarán sobre: Comunicación y Protocolo, Protocolo Oficial, Protocolo en la Empresa, Historia y Ceremonial, Nuevas Tecnologías aplicadas al protocolo, Organización de Eventos Oficiales y no Oficiales, y El Estudio de la Situación profesional actual, a las que se unirán algunas comunicaciones de protocolo y deporte, nueva visión de etiqueta, gestión del protocolo en un aeropuerto internacional, etc. etc.

Se realizará por tanto en todo momento, una puesta en escena que permitirá que los recibimientos, las acreditaciones, el gabinete de prensa, los almuerzos, las salidas, el programa social, el protocolo de las sesiones, en fin, todo lo que pueda pasar en el encuentro, formen parte del propio contenido, pudiendo los asistentes estar inmersos en la organización de eventos de manera continua y práctica.


OBJETIVOS A CONSEGUIR

La organización se centrará en la consecución de tres objetivos claros y concretos:

Objetivos Logísticos.

Se pretende conseguir en este congreso una participación muy amplia de asistentes en sus dos aspectos de cantidad de personas y de perfil de los mismos.

Objetivos Científicos.

Se pretende un congreso MUY RIGUROSO, en el que los contenidos a desarrollar sean de interés general, tengan un gran peso específico y sienten las bases futuras de diversas posturas teóricas.

Con dos requisitos previos fundamentales:

1.- Ponentes muy profesionalizados.

2.- Posibilidad de participación de muchas personas.

Para ello, se dispondrán de los siguientes tipos de contenidos:

1 Conferencia inaugural2 Conferencias magistrales 2 Mesas de debate15 Comunicaciones3 Talleres participativos4 Exposiciones de diversos actos específicos1 Conferencia de clausura


Objetivos Metodológicos.

Congreso Integral.- No solo las ponencias tendrán contenido científico, sino todo lo que pase en el congreso, estará realizado pensando en que forme parte del mismo contenido y sirva de aprendizaje de los asistentes.

Interactuación.- Se utilizará la metodología necesaria para conseguir el que los asistentes puedan relacionarse entre ellos primando la realización de talleres y cuestiones prácticas, aportando sus propias experiencias y no solamente participando o haciendo preguntas en las ponencias.

Plataforma Virtual.- En la plataforma virtual que ya se dispone para el congreso, se colgarán no solamente los contenidos expuestos en el mismo, sino que se podrá acceder a otra serie de contenidos generalistas y específicos de todos los ámbitos del protocolo y la organización de eventos, así como aquella documentación que los asistentes quieran hacer “convivir” con todos, fomentando así el trabajo colaborativo entre todos los asistentes.

Dicho trabajo colaborativo, se potenciará mediante el uso de herramientas muy sencillas que permitirán compartir conocimientos no solo durante la estancia en el congreso, sino para siempre, como son los foros, chats, herramientas de trabajo colaborativo, actividades auto evaluativas, actividades de aprendizaje, etc.

Objetivos Sociales

Un programa social para todos los congresistas, muy atractivo, el cual formará parte del propio contenido del congreso, conseguirá el disfrute de los asistentes viviendo experiencias muy singulares, que permite el entorno de la provincia de Cádiz y que sobre todo, logre la auténtica interrelación entre los asistentes.

A destacar, la gran cena fiesta que se celebrará en una de las bodegas de Jerez, o el día posterior ,que se pasará en Tánger pudiendo realizar una visita al Zoco y un almuerzo marroquí, o la excursión inigualable a los pueblos blancos de Cádiz, en la sierra de Grazalema.


Proyección Del Congreso Y Asistencia Prevista.

Con el objetivo de tener la máxima asistencia posible, se han realizado desde el mes de septiembre de 2011, fecha en que se adjudicó la organización, una serie de acciones basadas en la experiencia que la EIP tiene en la organización de los anteriores Congresos Internacionales de Protocolo, así como en las propias herramientas que en el ejercicio de su actividad posee la organizadora como son.

En base a la experiencia de los anteriores congresos y a las medidas a tomar que se detallan a continuación se espera una asistencia del siguiente tenor:

Profesionales de la organización de eventos, Comunicación, Publicidad y Relaciones Públicas de España 300

Profesionales de la Organización de eventos, Comunicación, Publicidad y relaciones públicas Iberoamericanos 250

Profesionales Europeos 50Estudiantes 150


1.- BASE DE DATOS, compuesta por 24.000 profesionales e interesados del mundo de la organización de eventos, protocolo, relaciones públicas y comunicación, que forman parte de la comunidad virtual de la Escuela Internacional de Protocolo.

2.-GENERACIÓN DE EXPECTATIVA. Se están remitiendo a toda la base de datos distintas newsletters de las que ya se tiene el “asunto” del que se va a tratar con el único objetivo de ir generando expectativa entre los profesionales y posibles interesados.

3.- PAGINA WEB. Se ha creado una página web específica para el congreso a través de la cual se podrán visualizar todas las novedades y desde la que se informará muy detallada-mente de las características y peculiaridades del congreso, la sede, la ciudad, el programa social, los distintos comités, etc. A través de la misma, se podrán realizar las inscripciones así como la plataforma de pago de la misma, ofreciendo un control absoluto de los asis-tentes.

4.- E-MAILING. Se remitirán a toda la base de datos distintos mails informativos así como el programa y sus avances.

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