ISO – MTK31 (12/01/2011)

4. THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU HÀNH4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm, quyền hạn4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức4.4.3 Thông tin liên lạc4.4.4 Tài liệu hệ thống4.4.5 Kiểm soát tài liệu4.4.6 Kiểm soát điều hành4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp

5. KIỂM TRA4.5.1 Giám sát và đo lường4.5.2 Đánh giá mức độ tuân thủ 4.5.3 Sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng ngừa4.5.4 Kiểm soát hồ sơ4.5.5 Đánh giá nội bộ

4.4 THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU HÀNH4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm, quyền hạn- Lãnh đạo phải đảm bảo luôn cung cấp nguồn lực sẵn có cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, duy trì, cải tiến HTQLMT. - Các nguồn lực bao gồm: nguồn nhân lực và kỹ năng chuyên môn hoá, cơ sở hạ tầng của tổ chức, nguồn lực công nghệ và tài chính.- Lãnh đạo chỉ định một ĐDLĐ để đảm bảo các yêu cầu của HTQLMT được lập, thực hiện và duy trì theo ISO 14001 và báo cáo kết quả hoạt động MT cho lãnh đạo để xem xét, đề xuất cải tiến.- Vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân phải được xác định rõ ràng thì các mục tiêu và chỉ tiêu MT và toàn bộ hoạt động của HTQLMT mới được thực hiện.- Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn cần được xác định, được lập thành văn bản và được thông báo nhằm tạo thuận lợi cho quản lý MT có hiệu lực.Hướng dẫn bước đầu thực hiện:Bước 1: Lựa chọn ĐDLĐ- Lãnh đạo lựa chọn một ĐDLĐ từ phó giám đốc hay trưởng phòng hành chánh (những người có ảnh hưởng lớn trong CTY) trong cuộc họp xem xét hàng năm. Đồng thời, cần có nhân viên có chuyên môn về MT hỗ trợ cho ĐDLĐ.Bước 2: ĐDLĐ xây dựng cơ cấu quản lý MT cho từng phòng ban chức năng. Trong đó:- Mô tả vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về MT của các thành viên chính trong HTQLMT và bổ nhiệm nguồn nhân lực vào các vị trí này (Tham khảo -Bảng phân công trách nhiệm, quyền hạn quản lý MT)- Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về MT phải gắn liền với vai trò, trách nhiệm, quyền hạn vốn có của các phòng ban chức năng.- Thiết lập sơ đồ cơ cấu quản lý MT thể hiện tóm tắt cơ cấu quản lý MT của CTY

Bước 3: Công bố cơ cấu quản lý MT - Cơ cấu quản lý MT sẽ được ĐDLĐ phân phát cho các phòng ban chức năng trong CTY để thực hiện vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về MT của mình. - Trưởng các phòng ban sẽ phổ biến lại và hướng dẫn cho các nhân viên, công nhân ở bộ phân của mình thực hiện. Bước 4: Xem xét định kỳ Cơ cấu quản lý MT sẽ được rà soát lại trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo hàng năm: - Nếu có sự không phù hợp của cá nhân nào về vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của mình thì ĐDLĐ sẽ thay đổi lại cho phù hợp. - Nếu ĐDLĐ không phù hợp thì lãnh đạo sẽ lựa chọn một ĐDLĐ khác. Bước 5: Lưu tài liệu-hồ sơ4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức- Tổ chức phải đảm bảo bất cứ (những) người nào thực hiện các công việc của tổ chức hoặc trên danh nghĩa của tổ chức có khả năng gây ra (các) tác động đáng kể lên MT mà tổ chức xác định được đều phải có đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo hoặc kinh nghiệm thích hợp, và phải duy trì các hồ sơ liên quan.- Tổ chức phải xác định các nhu cầu đào tạo tương ứng với các khía cạnh MT và hệ thống quản lí MT của tổ chức.- Cung cấp việc đào tạo hoặc tiến hành các hành động khác để đáp ứng các nhu cầu này, và phải duy trì các hồ sơ liên quan.- Thiết lập, thực hiện và duy trì một (hoặc các) thủ tục để làm cho nhân viên thực hiện công việc của tổ chức hoặc trên danh nghĩa của tổ chức nhận thức được:+ Tầm quan trọng của sự phù hợp với chính sách và các thủ tục về MT, với các yêu cầu của HTQLMT.+ Các khía cạnh MT có ý nghĩa và các tác động hiện tại hoặc tiềm ẩn liên quan với công việc của họ và các lợi ích MT thu được do kết quả hoạt động của cá nhân được cải tiến.+ Vai trò và trách nhiệm trong việc đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường.+ Các hậu quả tiềm ẩn do đi chệch khỏi các thủ tục đã qui định.Diễn giải : Việc đào tạo năng lực và nhận thức về MT cho các nhân viên trong CTY rất quan trọng trong việc triển khai HTQLMT:+ Vì các nhân viên có năng lực và nhận thức tốt về MT sẽ giúp việc triển khai HTQLMT dễ dàng hơn do: - Hiểu và tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà CTY cam kết thực hiện. - Hạn chế tác động tiêu cực hoặc tiềm tàng của các hoạt động tại CTY. - Có khả năng nhận thức được sự KPH và đề xuất cải tiến các hoạt động bảo vệ MT của CTY. + Trái lại, nhiều tác động MT tiêu cực có thể bắt nguồn từ nhân viên khi họ làm việc mà không có đủ năng lực cần thiết và thiếu nhận thức về MT.Hướng dẫn bước đầu thực hiệnBước 1: Xác định nhu cầu đào tạo Phòng MT và phòng tổ chức có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo cho toàn thể nhân viên trong CTY dựa vào các yếu tố sau:- Các văn bản pháp luật về MT đã và mới ban hành.- Các yêu cầu của CTY và những sửa đổi kèm theo (nếu có): thủ tục, HDCV, CSMT,các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình MT.- Các yêu cầu của bên hữu quan về MT: khách hàng, chính quyền địa phương,cộng đồng dân cư.- Thay đổi quy trình sản xuất, nguyên nhiên liệu, thiết bị máy móc mới.- Thay đổi trong cơ cấu quản lý MT, cơ cấu tổ chức hành chánh, nhân sự.- Các sự cố MT đã xảy ra trong tình trạng bất thường và khẩn cấp.- Kết quả của các hoạt động giám sát và đo lường MT.- Kết quả đánh giá nội bộ HTQLMT của CTY, bảng báo cáo những sự KPH và các hành động khắc phục và phòng ngừa.- Các hoạt động đào tạo trước và kết quả của nó.- Các đề xuất cải tiến HTQLMT.- Phiếu yêu cầu đào tạo của nhân viên, trưởng phòng các phòng ban chức năng.Có 2 dạng đào tạo chính: 1. Đào tạo cơ bản: cung cấp các kiến thức cơ bản về HTQLMT cho tất cả cán bộ, công nhân và nhân viên trong CTY nhằm nâng cao nhận thức của họ về việc bảo vệ MT.

Nội dung đào tạo tối thiếu phải gồm: - Quá trình hình thành và phát triển của CTY. - Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 14001 - Giới thiệu về HTQLMT, CSMT, mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình MT của CTY. - Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên CTY trong HTQLMT. - Lợi ích của việc xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001 - Hậu quả tiềm ẩn do đi chệch khỏi các thủ tục đã quy định. - Các KCMT đáng kể của CTY và tác động của nó đối với MT.2. Đào tạo chuyên sâu: cung cấp kiến thức chuyên sâu về các hoạt động kiểm soát điều hành, ứng phó tình huống khẩn cấp, các biện pháp ngăn ngừa và kiểm soát ÔN cho các nhân viên, công nhân có công việc gắn liền với các KCMT đáng kể.- Giúp họ có đủ năng lực, trách nhiệm và hành động phù hợp để giảm thiểu, ngăn ngừa, kiểm soát các KCMT do hoạt động của mình gây ra.- Nội dung đào tạo tối thiếu phải gồm các thủ tục kiểm soát điều hành và HDCV.- Mọi nhu cầu đào tạo sau khi đã được xác định rõ thì ghi nhận vào phiếu yêu cầu đào tạo và chuyển cho ĐDLĐ xem xét và phê duyệt.Bước 2: Lãnh đạo xem xét - Nếu ĐDLĐ không đồng ý thì kết thúc quy trình và lưu lại các phiếu yêu cầu đào tạo. - Nếu ĐDLĐ đồng ý thì phòng MT sẽ xây dựng chương trình đào tạo. Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo - Dựa vào hình thức và nội dung đào tạo đã được phê duyệt, phòng MT sẽ xây dựng chương trình đào tạo bao gồm: thời gian, địa điểm, người chịu trách nhiệm đào tạo, người được đào tạo, nội dung đào tạo.

Bước 4: ĐDLĐ phê duyệt - Nếu ĐDLĐ duyệt chương trình đào tạo thì phòng tổ chức và phòng MT sẽ triển khai thực hiện. - Nếu ĐDLĐ không duyệt thì phòng MT phải sửa lại chương trình đào tạo.Bước 5: Triển khai thực hiện- Phòng tổ chức sẽ ra thông báo thời gian và chương trình đào tạo cho nhân viên ở từng khu vực/phòng ban chức năng.- Phòng MT sẽ trực tiếp đào tạo, giảng dạy hay mời các tổ chức tư vấn bên ngoài.- Các nhân viên có tên trong danh sách đào tạo có trách nhiệm tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo.- Chương trình đào tạo đầu tiên sẽ được tiến hành cùng với việc xây dựng HTQLMT của CTY. Sau đó sẽ các chương trình đào tạo tiếp theo sẽ được thực hiện hàng năm với nội dung và hình thức tùy theo nhu cầu của CTY.Bước 6: Đánh giá kết quả đào tạo - Nhân viên tham gia chương trình đào tạo sẽ làm bài thi kết thúc chương trình đào tạo dưới hình thức trắc nghiệm, điền vào chổ trống hay kỹ năng thực hành trong thực tế công việc. - Phòng MT có trách nhiệm đánh giá kết quả đào tạo và ghi vào phiếu đánh giá kết quả.- Nếu kết quả đào tạo không đạt thì sẽ tiếp tục đào tạo vào khóa đào tạo tiếp theo. - Nếu kết quả đào tạo đạt thì phòng tổ chức nên có chính sách khen thưởng để khuyến khích, động viên tinh thần của nhân viên, giúp họ hăng say và phấn đấu học tập trong những lần đào tạo tiếp theo. Bước 7: Lưu tài liệu-hồ sơ : phiếu yêu cầu đào tạo và phiếu đánh giá kết quả đào tạo.

4.4.3 Thông tin liên lạcVề các KCMT và HTQLMT của mình, tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục nhằm:- TTLL nội bộ giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau của tổ chức.- Tiếp nhận, lập văn bản và phản hồi lại các thông tin từ các bên hữu quan bên ngoài.- Tổ chức tự quyết định việc thông tin với bên ngoài về các KCMT đáng kể và lập văn bản quyết định này.- Xây dựng thủ tục thông tin nội bộ về KCMT có ý nghĩa và hệ thống QLMT của tổ chức- Xây dựng thủ tục tiếp nhận phản hồi các yêu cầu của các bên liên quanDiễn giảiCTY phải xác định phương pháp TTLL với bên ngoài và nội bộ:- TTLL nội bộ sẽ được nhận dạng, giải thích và truyền đạt các yêu cầu pháp luật về MT, những cam kết tự nguyện tới tất cả các nhân viên, nhà cung cấp, nhà thầu (những người mà công việc của họ có thể ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu và cam kết của CTY)- TTLL bên ngoài sẽ cung cấp cho các bên hữu quan bên ngoài các thông tin về các hoạt động MT của CTY để họ đóng góp ý kiến giúp CTY khắc phục những sự KPH trong HTQLMT của mình. (Nếu CTY thấy cần thiết)* Mục đích:- Tạo dựng sự tin tưởng với các bên liên quan- Biểu thị cho sự cam kết của doanh nghiệp- Tạo dựng sự tin tưởng từ khách hàng- Thoả mãn được các yêu cầu của các bên liên quanHướng dẫn bước đầu thực hiện Bước 1: Nhận dạng các bên hữu quan - Đối tượng của việc TTLL là các bên hữu quan. Đó là bất kỳ người nào có liên quan đến các hoạt động MT của CTY. Có 2 hình thức của các bên hữu quan: - Bên hữu quan nội bộ công ty: nhân viên, công nhân trong công ty, nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty, nhà đầu tư và công ty bảo hiểm, nhà thầu và nhà thầu phụ, trung tâm tư vấn.- Bên hữu quan ngoài công ty: khu dân cư xung quanh, khách hàng, các cơ quan chính quyền nhà nước, phương tiện truyền thông đại chúng, các tổ chức phi chính phủ.Bước 2: Xác định vai trò của các bên hữu quan trong HTQLMT của CTYSự tham gia của tất cả các bên hữu quan sẽ làm tăng sự tín nhiệm, sự minh bạch và giá trị cho HTQLMT của CTY, giúp CTY xây dựng, duy trì, cải tiến HTQLMT:- Bên hữu quan nội bộ (ví dụ như nhân viên) sẽ tham gia thực hiện các mục tiêc, chỉ tiêu và chương trình MT dễ dàng hơn khi họ được đào tạo thích hợp.- Bên hữu quan bên ngoài sẽ giúp CTY có cái nhìn khách quan hơn về các hoạt động MT và HTQLMT của mình.Việc TTLL giúp CTY và các bên hữu quan hiểu nhau và cùng nhau giải quyết những vấn đề chung về MT.Bước 3: Thực hiện việc thông tin liên lạc với các bên hữu quanCTY nên tạo và duy trì một danh sách về các bên hữu quan có quan tâm đến hoạt động MT của CTY. CTY sẽ tiến hành việc TTLL dựa trên danh sách này. Trước khi TTLL với các bên hữu quan, CTY phải xem xét:- Mục đích của việc TTLL- Yêu cầu của CTY đối với họ và yêu cầu của họ đối với CTY.- Vai trò của họ trong các hoạt động MT của CTY.- Nội dung cần thông tin cần trao đổi.- Hình thức TTLL.- Thời gian thực hiện việc TTLL.Các vấn đề MT mà các bên hữu quan quan tâm có thể khác xa so với suy nghĩ của CTY: nghiêm trọng hay ít nghiêm trọng hơn. Do đó, CTY cần thảo luận trực tiếp với họ bằng cách tổ chức cuộc họp cho đến khi vấn đề được giải quyết. * Để việc TTLL hiệu quả thì cần phải:- Thực hiện TTLL ngay từ lúc mới bắt đầu xây dựng HTQLMT. Việc này sẽ giúp các bên hữu quan thừa nhận kết quả hoạt động của HTQLMT.- Xây dựng các mục tiêu về TTLL.- Xây dựng thủ tục TTLL.- TTLL thường xuyên, kết hợp việc TTLL của HTQLMT với các nội dung TTLL khác.- Tận dụng và phát huy tối đa các kênh TLLL sẵn có của CTY. Ví dụ: Web, công bố báo chí, bảng thông báo với nhân viên… là sự chủ động công bố tài liệu, xây dựng hệ thống tài liệu.

Bước 4: Lưu tài liệu/hồ sơ : Phụ lục 10-Thủ tục TTLL Phụ lục 11-Chương trình TTLL4.4.4. Tài liệu hệ thốngTài liệu của HTQLMT phải bao gồm:- Chính sách, các mục tiêu và các chỉ tiêu MT- Mô tả phạm vi của HTQLMT- Mô tả các điều khoản chính của HTQLMT.- Các tài liệu tham khảo, hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này- Các tài liệu, hồ sơ đảm bảo tính hiệu lực của việc lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát các quá trình liên quan đến KCMT có ý nghĩa của tổ chức.Toàn bộ HTTL của HTQLMT thường được trình bày dưới dạng sổ tay MT (gồm hệ thống quản lý MT, biểu mẫu tiêu chuẩn, quy trình làm việc), có hiệu lực trong khắp CTY và rất quan trọng đối với sự thành công của HTQLMT vì:- Sự phù hợp: thông tin được viết thành văn bản phù hợp với mọi người và mọi lúc. HTTL chính xác sẽ giúp CTY dễ dàng duy trì một HTQLMT hiệu quả và linh động trước những thay đổi trong quá trình hoạt động.- Đánh giá quá trình thực hiện HTQLMT: Do sự KPH chỉ xuất hiện khi ý kiến/tuyên bố của CTY được ghi vào giấy nên việc có HTTL sẽ giúp CTY dễ dàng đánh giá kết quả và kiểm tra quá trình thực hiện HTQLMT.- Chứng nhận: HTTL sẽ là một phần bằng chứng xác thực để chứng minh sự phù hợp liên tục và hiệu quả hoạt động của HTQLMT của mình nếu CTY muốn có giấy chứng nhận ISO 14001.YÊU CẦU- Mức độ chi tiết của hệ thống tài liệu cần đầy đủ để mô tả HTQLMT và cách thức các bộ phận làm việc với nhau, và đề ra định hướng mà theo đó có được thông tin chi tiết hơn về hoạt động của các bộ phận riêng rẽ của HTQLMT.- Tài liệu được tích hợp với tài liệu của các hệ thống khác mà tổ chức áp dụng.- Không nhất thiết phải là ở dạng một cuốn sổ tay.

Các ví dụ về tài liệu bao gồm:- Công bố về chính sách, mục tiêu và chỉ tiêu- Thông tin về các khía cạnh MT có ý nghĩa- Các thủ tục- Thông tin về quá trình- Các sơ đồ tổ chức- Các tiêu chuẩn nội bộ và bên ngoài- Các kế hoạch đối phó với tình trạng khẩn cấp tại chỗ- Các hồ sơ.Hướng dẫn các bước Thiết lập Sổ tay MTBước 1: Hợp nhất HTTL của HTQLMT với các tài liệu hiện có (nếu có thể) nghĩa là dùng chung các dạng biểu mẫu, chuẩn trình bày trong tất cả HTTL.Bước 2: HTTL của HTQLMT phải phù hợp với các nguồn lực sẵn có của CTY . CTY cần xem xét các vấn đề sau:- Hệ thống máy vi tính của CTY.

- Các biện pháp bảo mật thông tin trên máy vi tính.- Hạn chế tạo ra nhiều loại tài liệu mới, tận dụng tối đa các dạng tài liệu sẵn có của hệ thống quản lý chất lượng và chương trình HACCP.Bước 3: Xác định một chuẩn trình bày chung cho HTTL của HTQLMT- CTY có thể sử dụng lại cách trình bày của các HTTL sẵn có. Nếu thấy không phù hợp, CTY phải tạo ra một chuẩn trình bày khác phù hợp với yêu cầu của HTQLMT.- Khi đã có cách trình bày chung thì bất kỳ ai biên soạn, chỉnh sửa tài liệu phải tuân theo chuẩn này.- HTTL phải có tổ chức và thống nhất. Điều quan trọng nhất là phải dễ đọc và dễ hiểu.Bước 4: Biên soạn mỗi dạng tài liệu - Tạo ra một khung đề cương để khi có thông tin chỉ cần điền vào.- Những người liên quan đến các hoạt động chức năng cung cấp nội dung chủ yếu trong mỗi loại tài liệu, là những người biên soạn tài liệu tốt nhất.Khi biên soạn tài liệu thì CTY cần phải chú ý:- Mục đích của tài liệu. - Đối tượng và phương pháp sử dụng tài liệu. - Thời gian lưu của tài liệu. - Tính thực tế của tài liệu. - Trình tự sắp xếp thông tin trong tài liệu. Bước 5: Lưu tài liệu/ hồ sơ : sổ tay MT.4.4.5. Kiểm soát tài liệuThiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục nhằm:- Phê duyệt sự phù hợp của tài liệu trước khi ban hành.- Soát xét và cập nhật khi cần thiết và tái kiểm duyệt tài liệu.- Bảo đảm tình trạng thay đổi và phiên bản hiện hành của tài liệu phải được xác định.- Các phiên bản tương ứng của tài liệu phù hợp luôn sẵn có ở các điểm sử dụng.- Tài liệu luôn rõ ràng dễ đọc, dễ nhận biết.- Tổ chức có thể xác định được các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài và kiểm soát được sự phân phối các tài liệu này.- Ngăn chặn sử dụng các tài liệu đã lỗi thờiDiễn giải- Để kiểm soát các KCMT đáng kể có liên quan đến công việc của các nhân viên trong CTY, CTY phải cung cấp cho họ các công cụ thích hợp và chính xác.- Trong HTQLMT, các công cụ đó chính là HTTL bao gồm các thủ tục, HDCV, biểu mẫu.- Các nhân viên trong CTY sử dụng các tài liệu này để thực hiện nghĩa vụ của mình có trách nhiệm quản lý chúng theo phương pháp thích hợp.- Người làm những công việc này là nhân viên phòng môi trường, người lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm chính, những nhân viên phòng khác chỉ cần thông qua phiếu yêu cầu để cập nhập và bổ sung tài liệu.MỤC TIÊU:-Tài liệu có đúng hay không-Có mới nhất hay không-Thủ tục phải đánh số thứ tự hoặc làm theo danh mục, tệp lưu trữ để kiểm soát tài liệu dễ hơn-Khi được yêu cầu thì tài liệu phải đưa ra ngayYÊU CẦU:- Tài liệu phải có các thông tin để kiểm soát- Có danh mục tài liệu hiện hành- Qui định rõ trách nhiệm trong việc ban hành và sửa đổi tài liệu- Khi phân phối phải có sổ phân phối- Tài liệu sửa đổi phải được cập nhật tới những người có liên quan- Các bản lỗi thời cần được loại bỏ- Các bản lỗi thời nhưng cần giữ lại cần được xác định rõ.- Định kỳ xem xét lại4.4.6 Kiểm soát điều hànhMỤC ĐÍCH:- Chỉ ra các hoạt động liên quan tới các khía cạnh và tác động MT đáng kể- Đảm bảo chúng được tiến hành dưới một điều kiện quy định

- Xét xem chương trình và hoạt động trong nhà máy có phù hợp và đáp ứng yêu cầu cho iso ko, có khả thi ko- Ví dụ về môi trường khí, nước, ctr có phù hợp với chương trình đề ra hay ko- Kiểm soát xem lực lượng, số lượng, trình độ nhân viên được dào tạo có phù hợp yêu cầu koYÊU CẦU- Xác định các hoạt động cần kiểm soát- Đưa ra các biện pháp để quản lý chúng- Lập thành văn bản các biện pháp đó- Thường xuyên xem xét lại- Phải có thủ tục hướng dẫn các bước thực hiện, phân công trách nhiệm từng người thực hiện- Không gian thực hiện là khu vực: cung cấp điện nước, khu sx của nhà máy, dây chuyền sx, khu vực thải nước, khí, ctr.Hướng dẫn thực hiện Bước 1: Nhận dạng các hoạt động cần thưc hiện kiểm soát điều hành : Các hoạt động liên quan đến:- CSMT - Các KCMT đáng kể. - Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà CTY cam kết tuân thủ.- Các mục tiêu, chỉ tiêu MT. - Các hoạt động của nhà thầu trong CTY. Bước 2: Thiết lập thủ tục kiểm soát điều hành - Phòng MT kết hợp với những người có liên quan đến các hoạt động gây ra các KCMT đáng kể biên soạn thủ tục kiểm soát điều hành để đảm bảo các hoạt động kiểm soát điều hành phù hợp với công việc thực tế.Bước 3: Triển khai thực hiện - Sau khi biên soạn xong, thủ tục kiểm soát điều hành sẽ được ĐDLĐ phê duyệt và triển khai thực hiện ở các phòng ban/khu vực có liên quan. Bước 4: Rà soát lại sự phù hợp của thủ tục kiểm soát điều hành . Việc rà soát được thực hiện khi việc đánh giá định kỳ MT phát hiện ra các KCMT đáng kể mới hay khi có báo cáo về sự KPH trong các hoạt động kiểm soát điều hành. Bước 5: Lưu tài liệu/ hồ sơ 4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp- Xác định rõ các tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn và các sự cố tiềm ẩn có thể có tác động đến MT và cách thức tổ chức sẽ ứng phó- Ứng phó với tình trạng khẩn cấp, sự cố thực tế và ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ các tác động MT bất lợi- Xem xét định kỳ, nếu cần thì điều chỉnh việc chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống khẩn cấp và các thủ tục ứng phó cụ thể là tiến hành sau khi xảy ra sự cố hoặc các tình huống khẩn cấp.- Tiến hành thử nghiệm định kỳ các thủ tục nói trên mỗi khi có thể.Mục đích: Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó các tình huống khẩn cấp nhằm:- Ngăn ngừa , giảm đến mức tối thiểu các tác động MT.- Bảo vệ nhân viên CTY, cộng đồng xung quanh.- Giảm thiệt hại về tài sản.- Giảm đến mức tối thiểu thời gian ngừng hoạt động của CTY do sự cố gây ra.Sự chuẩn bị sẵn sàng, ứng phó các tình huống khẩn cấp hiệu quả phải chú ý:- Đánh giá khả năng xảy ra của các tình huống khẩn cấp.- Các biện pháp ngăn ngừa và giảm thiểu các tác động MT.- Biên soạn, định kỳ kiểm tra các thủ tục, HDCV ứng phó tình huống YÊU CẦU- Xác định các sự cố tiềm tàng.- Đưa ra biện pháp đề phòng.- Xây dựng phương án khắc phục.- Thường xuyên tập dượt và ghi lại kết quảKhi triển khai các thủ tục này, tổ chức cần xem xét về:a) Bản chất của các mối nguy tại chỗ, ví dụ như chất lỏng dễ cháy, các bồn chứa và khí nén, các biện pháp cần tiến hành trong trường hợp bị rò rỉ hay sự cố tràn đổ.b) Tình huống hay xảy ra nhất và quy mô của sự cố hay tình huống khẩn cấp.c) Các phương pháp thích ứng nhất để ứng phó với các sự cố hoặc tình huống khẩn cấp.d) Các phương án trao đổi thông tin trong nội bộ và với bên ngoài.e) Các hành động cần thiết để giảm thiểu thiệt hại về MT.

f) Các hành động ứng cứu và làm giảm nhẹ cần được thực hiện đối với các dạng khác nhau của tình huống khẩn cấp hoặc sự cố.g) Nhu cầu về một (hoặc các) quá trình đánh giá sau khi xảy ra sự cố để thiết lập và thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa.h) Kiểm tra định kỳ đối với (các) thủ tục ứng phó tình trạng khẩn cấp.i) Đào tạo nguồn nhân lực ứng phó với trường hợp khẩn cấp.j) Danh sách người và các cơ quan cứu trợ chính, bao gồm thông tin liên lạc chi tiết (ví dụ như cơ quan cứu hỏa, các dịch vụ làm sạch những chất bị rò rỉ.k) Các lối thoát hiểm và các địa điểm tập hợp.l) Khả năng tiềm ẩn của (các) tình huống hoặc (các) sự cố khẩn cấp xảy ra ở gần cơ sở của mình (ví dụ như nhà máy, đường xá, đường ray tàu hỏa)m) Khả năng hỗ trợ lẫn nhau của các tổ chức gần kề.Ví dụ: kiểm tra 1 cơ sở hóa chất thì phải làm những công việc:

- Kho lưu có biển báo, có xa khu điện và nhiệt, có xa khu công nhân hay ko?- Nhân viên làm việc có phương tiên bảo hộ hay ko?- Có lắp đặt hệ thống chống cháy và đo nhiệt độ trong kho hay ko?- Có đào tạo chương trình phòng chữa cháy cho công nhân hay ko?

Hướng dẫn bước đầu thực hiện Bước 1: Xác định các tình huống khẩn cấp - Phòng MT xác định các KCMT có tình huống khẩn cấp và thông báo cho các phòng ban có liên quanBước 2: Soạn thảo thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp- Phòng MT phối hợp với các phòng ban liên quan để soạn thảo thủ tục này.- Nội dung của thủ tục dựa trên các yêu cầu pháp luật, yêu cầu khác mà CTY tuân thủ và bao gồm các hành động cần thực hiện khi xảy ra tình huống khẩn cấp như cháy nổ, tràn đổ hóa chất, thiên tai.Bước 3: Xem xét tài liệu soạn thảo- Nếu đồng ý thì triển khai áp dụng.- Nếu không đồng ý thì người biên soạn sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu của ĐDLĐ.Bước 4: Triển khai thực hiện- Phòng MT hay chuyên gia bên ngoài sẽ đào tạo cho các nhân viên, công nhân ở các khu vực có liên quan về các hành động ứng phó tình huống khẩn cấp.- Song song với việc đào tạo, các cuộc diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp sẽ được thực hiện ngay tại hiện trường hàng năm.Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện- Phòng MT kiểm tra việc thực hiện qua các hồ sơ diễn tập, đào tạo ứng phó tình huống khẩn cấp.Bước 6: Lưu tài liệu-hồ sơ- Hồ sơ diễn tập, đào tạo ứng phó tình huống khẩn cấp- Hồ sơ ghi nhận tình huống khẩn cấp

4.5 KIỂM TRA4.5.1 Giám sát và đo lường- Thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục để giám sát và đo dựa trên một cơ sở chuẩn mực phù hợp, các đặc tính chủ chốt của quá trình điều hành của tổ chức có thểphát sinh các tác động đáng kể lên MT.- Các thủ tục phải bao gồm việc ghi lại các thông tin để giám sát quá trình hoạt động, kiểm soát điều hành tương ứng, và sự phù hợp với các mục tiêu và chỉ tiêu MT của tổ chức.- Tổ chức phải đảm bảo các thiết bị giám sát và đo lường đã được định rõ và được sử dụng, và duy trì các hồ sơ thích hợp.- Thể hiện bằng hình ảnh, phiếu điều tra, số liệu quan trắc, tổng hợp thành báo cáo cho lãnh đạo.Diễn giải - Giám sát và đo là kim chỉ nam cho các hành động cần thực hiện tiếp theo trong việc triển khai thực hiện và cải tiến HTQLMT.- Việc giám sát và đo giúp CTY:- Kiểm tra hiệu quả thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình MT bằng các thông số cụ thể.- Phân tích nguyên nhân của sự KPH.- Đánh giá mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác của CTY.

- Xác định các khu vực cần cải thiện.- Theo dõi hoạt động của các nhà cung cấp.- Theo dõi hiệu quả thực hiện HTQLMT.MỤC ĐÍCH- Biểu thị sự tuân thủ của hệ thống theo tiêu chuẩn.- Kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống.- Báo cáo kết quả hoạt động cho lãnh đạo.YÊU CẦU - Thiết lập thủ tục đo đạc, giám sát.- Xác định tần suất đo đạc, giám sát.- Giám sát các hoạt động liên quan với các khía cạnh và tác động quan trọng.- Chỉ ra các thiết bị cần cho giám sát, duy trì hồ sơ.- Ghi lại kết quả của công việc.Hướng dẫn bước đầu thực hiện:Bước 1: Nhận dạng các KCMT cần giám sát và đo - Phòng MT sẽ nhận dạng các hoạt động có liên quan đến các KCMT đáng kể để giám sát và đo.Bước 2: Phân công trách nhiệm thực hiện giám sát và đo- Phòng MT sẽ phân công cho các phòng ban có liên quan thu thập số liệu hàng ngày về các KCMT đáng kể.- Các hoạt động theo dõi và đo lường sẽ được phòng MT rà soát định kỳ 3 tháng 1 lần nhằm đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác.Bước 3: Thực hiện hoạt động giám sát và đo- Mỗi phòng ban chức năng cần thực hiện theo kế hoạch giám sát và đo các KCMT đáng kể liên quan đến các hoạt động của mình, ghi nhận lại kết quả chuyển cho phòng MT.Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện- Trưởng các phòng ban, quản đốc các phân xưởng là người đầu tiên có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện hoạt động giám sát và đo tại khu vực của mình:- Kiểm tra việc tuân thủ thực hiện của các nhân viên phụ trách hoạt động giám sát và đo.- Kiểm tra sự chính xác của các số liệu thu thập.- Sau đó phòng MT sẽ kiểm tra các bằng chứng liên quan đến việc giám sát và đo một lần nữa xem có chính xác và phù hợp với thực tế của CTY không rồi báo cáo cho ĐDLĐ.Bước 5: Lưu tài liệu-hồ sơ4.5.2 Đánh giá mức độ tuân thủ - Thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục cho việc đánh giá định kỳ mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật thích hợp.- Lưu hồ sơ của những lần đánh giá định kỳ.- Đánh giá mức độ tuân thủ với các yêu cầu khác mà tổ chức cam kết.Ví dụ: thiết lập một sự cố giả định rồi thử sự ứng phó của công ty xem có phù hợp với thủ tục đề ra hay koDiễn giải:- Việc đánh giá mức độ tuân thủ nhằm xác định các hành động phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác để có biện pháp duy trì và cải tiến hệ thống cho hiệu quả hơn dựa trên các nội dung:- Các yêu cầu pháp luật mà CTY cam kết tuân thủ.- Các yêu cầu khác mà CTY thiết lập.- CSMT của CTY.- Các mục tiêu và chỉ tiêu và chương trình MT.Hướng dẫn bước đầu thực hiệnBước 1: Tiến hành đánh giá mức độ tuân thủ- Việc đánh giá mức độ tuân thủ được thực hiện mà không cần tổ chức một cuộc đánh giá như việc đánh giá nội bộ, không cần phải do một bên độc lập đánh giá. Nó được thực hiện khi:- Có sự thay đổi về các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác.- Có sự than phiền của các bên hữu quan về các KCMT của CTY.- Có yêu cầu của các cơ quan chính quyền.- Các cấp quản lý sử dụng danh sách các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác, danh sách các KCMT đáng kể và kết quả của việc giám sát và đo hay quá trình kiểm tra, giám sát thực tế để đánh giá mức độ tuân thủ của các nhân viên thuộc quyền quản lý của mình. Từ đó sẽ đánh giá được mức độ tuân thủ của cả khu vực đối với yêu cầu đó.

- Nếu việc không đáp ứng một yêu cầu nào xảy ra thì đó có thể là:- Sự không phù hợp: Các cấp quản lý ghi nhận sự không phù hợp này vào phiếu ghi nhận thông tin và sự không phù hợp.- KCMT mới: Các cấp quản lý đánh giá KCMT này và đề ra hành động kiểm soát điều hành nếu đó là KCMT đáng kể.Bước 2: Lưu tài liệu-hồ sơ- Bảng đánh giá các KCMT.- Danh sách các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà CTY cam kết tuân thủ.- Phiếu ghi nhận thông tin và sự không phù hợp.4.5.3 Sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng ngừa- Thiết lập, thực hiện, duy trì thủ tục nhằm giải quyết sự KPH tiềm ẩn và trên thực tế để tiến hành các HĐKP&PN.Các thủ tục phải- Xác định, khắc phục sự KPH và tiến hành các hành động để giảm nhẹ tác động của chúng đến MT.- Điều tra sự KPH, xác định nguyên nhân và tiến hành các hành động để tránh việc tái diễn.- Đánh giá nhu cầu cần có các hành động phòng ngừa sự KPH, thực hiện các hành động thích hợp đã được quy định để tránh sự tái diễn.- Lưu hồ sơ kết quả các HĐKP&PN đã được tiến hành.- Xem xét tính hiệu quả của các HĐKP&PN đã được tiến hành.- Hành động được tiến hành phải phù hợp với tầm quan trọng của vấn để, tác động MT.- Bất kỳ sự thay đổi cần thiết nào đều phải ghi nhận vào HTTL của HTQLMT.Diễn giảiKhông có HTQLMT nào là hoàn hảo. Để HTQLMT của CTY luôn được cải tiến và phù hợp với các yêu cầu của ISO 14001 thì những thiếu sót, sự KPH của hệ thống phải được giải quyết. Do đó CTY cần thực hiện một quá trình để đảm bảo rằng:- Các sự KPH được nhận dạng và điều tra.- Các nguyên nhân gây nên sự KPH được nhận dạng.- Các HĐKP&PN sự KPH được nhận dạng, thực hiện, theo dõi và xác nhận hiệu quả.- Để thực hiện nguyên tắc cải tiến liên tục, CTY cần tập trung vào việc thực hiện các hành động phòng ngừa để tránh sự KPH tái diễn và sự KPH tiềm ẩn xảy ra vì khi sự KPH xảy ra trong thực tế thì CTY sẽ tốn nhiều công sức, thời gian và chi phí để khắc phục.Hướng dẫn bước đầu thực hiệnBước 1: Xác định các nguyên nhân của sự KPH- Không hiểu hoặc không tuân thủ các yêu cầu.- TTLL nội bộ và bên ngoài kém.- Các sự cố thiết bị hay thiếu bảo dưỡng thiết bị dẫn đến sự cố thiết bị.- Các thủ tục có nhiều sai sót hay thiếu các thủ tục quan trọng.- HĐKP&PN không phù hợp với nguyên nhân chính gây ra sự KPH- CTY có thể dùng “Mô hình xương cá” để xác định các nguyên nhân dẫn đến sự KPH vì trong một vài trường hợp nguyên nhân rất khó nhận ra.- Từ đó sẽ có HĐKP&PN cụ thể ứng với từng nguyên nhân.Ví dụ cụ thể về việc phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp là mùi dầu DO nồng nặc trong CTY.

Bước 2: Thực hiện HĐKP&PN : Để sự KPH được nhận dạng chính xác và các HĐKP&PN được thực hiện đúng lúc và kịp thời , CTY nên:- Chỉ định rõ trách nhiệm, kế hoạch thực hiện và thường xuyên kiểm tra- Thông báo ngay cho những người có liên quan và các bộ phận khác.- Tham khảo quy trình triển khai HĐKP&PN của hệ thống quản lý chất lượng ở CTY.- Kết hợp việc xem xét của lãnh đạo với quá trình xác định các HĐKP&PN: CTY sử dụng một phần trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo để xem xét các sự KPH, thảo luận về nguyên nhân, nhận dạng các HĐKP&PN và chỉ định trách nhiệm.- Dựa trên thông tin chính xác và quá trình phân tích nguyên nhân của sự KPH để nhận dạng các HĐKP&PN chứ không phải dựa vào cảm quan, bề ngoài của sự việc.- Xem xét cách giải quyết các sự KPH tương tự trong CTY.- Khuyến khích nhân viên tham gia nhận dạng sự KPH và đề xuất các HĐKP&PN vì họ là những người tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và có liên quan đến sự KPH (hộp thư góp ý, chương trình thi đua khen thưởng).Bước 3: Lưu tài liệu-hồ sơ- Phiếu ghi nhận và phân tích nguyên nhân của sự KPH- Phiếu yêu cầu HĐKP&PN4.5.4 Kiểm soát hồ sơ- Thiết lập, thực hiện, duy trì các hồ sơ khi cần thiết nhằm chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu trong HTQLMT của tổ chức, trong tiêu chuẩn và thể hiện các kết quảđạt được.- Thiết lập, thực hiện, duy trì thủ tục nhằm xác định, lưu giữ, bảo quản, truy xuất, thời gian lưu trữ và loại bỏ các hồ sơ.- Hồ sơ phải dễ đọc, dễ phân biệt và dễ truy tìm nguồn gốc.Diễn giải Việc kiểm soát hồ sơ sẽ giúp CTY:- Chứng minh quá trình thực hiện HTQLMT với bên hữu quan bên ngoài (khách hàng, tổ chức chứng nhận, cộng đồng xung quanh,…)- Chứng minh sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác, đặc biệt là các yêu cầu của ISO 14001- Hỗ trợ quá trình xem xét của lãnh đạo để thực hiện các cải tiến HTQLMT.- Phân tích nguyên nhân gây ra sự KPH để đề ra các HĐKP&PN.Quá trình kiểm soát hồ sơ bao gồm:- Các loại hồ sơ được lưu giữ- Phương pháp và thời gian lưu giữ.- Cách thức truy cập và hủy khi không còn sử dụng.- Những người có trách nhiệm liên quan.Các hồ sơ MT có thể bao gồm:

a) Các hồ sơ về khiếu nại.b) Các hồ sơ về đào tạo.c) Các hồ sơ về giám sát quá trình.d) Các hồ sơ về kiểm tra xác nhận, duy trì và hiệu chuẩn.e) Các hồ sơ về nhà thầu phụ và nhà cung cấp thích hợp.f) Các hồ sơ về sự cố.g) Các hồ sơ về thử nghiệm sự chuẩn bị sẵn sàng với các tình huống khẩn cấp.h) Các kết quả đánh giá.i) Các kết quả xem xét của lãnh đạo.j) Quyết định thông tin ra bên ngoài.k) Hồ sơ về các yêu cầu luật pháp có thể áp dụng.l) Hồ sơ về các khía cạnh MT có ý nghĩa.m) Hồ sơ về các cuộc họp MT .n) Thông tin về kết quả hoạt động MT.o) Hồ sơ về sự tuân thủ pháp luật.p) Các thông tin với các bên hữa quan.- Cần phải có sự lưu ý thích đáng đối với các thông tin bảo mật.- Chú thích: Các hồ sơ không phải là nguồn bằng chứng duy nhất để minh chứng sự phù hợp với tiêu chuẩn này.Hướng dẫn bước đầu thực hiện :Khi xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ, CTY cần: - Tham khảo quy trình kiểm soát hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng và chương trình HACCP ở CTY để xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ MT. Vì quy trình này hoàn toàn tương thích với mục đích của quy trình kiểm soát hồ sơ trong HTQLMT. Điều này sẽ giúp CTY tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các yêu cầu khác của ISO 14001- Nhận dạng các hồ sơ MT cần thiết bằng cách xem xét các thủ tục và HDCV bởi vì hồ sơ chính là bằng chứng ghi nhận lại kết quả của quá trình thực hiện theo các thủ tục và HDCV. CTY cũng cần phải xem xét các hồ sơ liên quan đến các yêu cầu pháp luật về MT.- Xây dựng một quy định về thời gian lưu giữ các hồ sơ.- Biên soạn các mẫu hồ sơ một cách đơn giản, dễ hiểu để người sử dụng hồ sơ chỉ cần ghi nhận kết quả thực hiện HLQLMT vào.- Chỉ định trách nhiệm, quyền hạn cho việc quản lý từng loại hồ sơ riêng biệt.- Xem xét việc sử dụng hồ sơ điện tử khi mọi phòng ban trong CTY đều có hệ thống máy vi tính. Vì đây là phương tiện tốt nhất cho việc sửa chữa hồ sơ cũng như việc kiểm soát quá trình truy cập các hồ sơ bảo mật của CTY.- Sao dự phòng các hồ sơ quan trọng bằng văn bản để tránh trường hợp máy tính bị hỏng và khi có đánh giá viên bên ngoài đến CTY.4.5.5 Đánh giá nội bộ- Đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ HTQLMT được tiến hành theo định kỳ nhằm- Xác định xem HTQLMT có phù hợp với các kế hoạch về quản lý MT đã đề ra.- Các yêu cầu của tiêu chuẩn này được thực hiện và duy trì một cách đúng đắn, và- Các chương trình đánh giá phải được lập kế hoạch, thực hiện, duy trì bởi tổ chức và cân nhắc đến mức độ quan trọng của MT với các hoạt động điều hành có liên quan cũng như kết quả của những lần đánh giá trước.- Cung cấp thông tin về kết quả đánh giá cho ban lãnh đạo.Yêu cầu:

- Trên tinh thần tự nguyện- Có ý nghĩa môi trường- Nâng cao kinh tế- Tăng giá trị nhà máy trên thị trường cạnh tranh Để được chứng nhận iso, công ty chứng nhận, phải k.tra dánh giá 3 năm 1 lần, còn nội bộ công ty phải đánh

giá mỗi năm 1 lần trước khi đơn vị chứng nhận đến kiểm tra.Diễn giảiKhi xây dựng HTQLMT, CTYcần phải kiểm tra xem nó có phù hợp và đầy đủ với các yêu cầu của ISO 14001 hay không; các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình MT đề ra có được thực hiện hay không. Do đó, đánh giá nội bộ là yếu tố then chốt để HTQLMT :

- Duy trì vững chắc trước những rủi ro, tình huống khẩn cấp, thay đổi về luật lệ, nhân sự,…- Liên tục cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động.- Để việc đánh giá nội bộHTQLMT đạt hiệu quả:Triển khai thủ tục và phương pháp đánh giá nội bộ:- Xác định tần xuất đánh giá nội bộ phù hợp.- Lựa chọn và đào tạo các đánh giá viên.- Duy trì các hồ sơ đánh giá nội bộ.Thủ tục đánh giá nội bộ phải gồm:- Việc lập kế hoạch đánh giá nội bộ.- Phạm vi đánh giá (gồm các khu vực và các hoạt động)- Phương pháp đánh giá nội bộ.- Trách nhiệm chính trong các việc đánh giá nội bộ.- Phương pháp báo cáo việc đánh giá nội bộ.- Hồ sơ lưu giữ các kết quả đánh giá nội bộ.- Kết quả đánh giá nội bộ phải gắn liền với sự KPH, các HĐKP&PN.Hướng dẫn bước đầu thực hiệnBước 1: Xác định tần xuất đánh giá nội bộĐể xác định một tần xuất thích hợp cho việc đánh giá nội bộ HTQLMT thì CTY cần xem xét các yếu tố sau:- Bản chất của các quá trình vận hành và hoạt động của CTY.- Các KCMT đáng kể của CTY và các tác động MT của nó.- Kết quả đo đạc các thông số MT.- Kết quả của các lần đánh giá trước.- Thời hạn kết thúc việc thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình MT, các hành động khắc phục và phòng ngừa.- CTY phải đánh giá nội bộ HTQLMT ít nhất là mỗi năm một lần, có thể đánh giá toàn bộ hệ thống trong cùng một lần hay phân ra nhiều phần đánh giá riêng biệt.Bước 2: Xác định nội dung đánh giá nội bộCTY cần trả lời các câu hỏi sau:- Các hoạt động/quá trình mới của CTY có gây ra các KCMT mới không?- Có yêu cầu/đề xuất/phàn nàn của các bên hữu quan bên ngoài về các vấn đề MT của CTY không?- Có mục tiêu, chỉ tiêu, chương trình MT nào được thêm vào/đã hoàn thành/chưa hoàn thành/được duy trì không?- Có hành động khắc phục và phòng ngừa sự không phù hợp trong lần đánh giá nội bộ trước không được hoàn thành không?- Nội dung của câu hỏi nào có câu trả lời là “Có” sẽ được đưa vào nội dung đánh giá nội bộ.Bước 3: Xác định đánh giá viên nội bộCTY lựa chọn đánh giá viên nội bộ dựa vào sự hiểu biết của họ về:- Các yêu cầu về MT.- Các hoạt động điều hành của CTY.- Kiến thức về MT.Đánh giá viên nội bộ được CTY đào tạo về:- Phương pháp đánh giá nội bộ HTQLMT.- Kiến thức về HTQLMT.Việc đào tạo đánh giá viên nội bộ có thể thực hiện ngay trong lần đánh giá nội bộ đầu tiên của CTY nhưng phải có một đánh giá viên trưởng có kinh nghiệm hướng dẫn hoặc cùng tham gia.- Các đánh giá viên phải độc lập với các hoạt động được đánh giá.Bước 4: Xác định việc quản lý kết quả đánh giá nội bộ- Kết quả đánh giá nội bộ HTQLMT có sự liên kết chặt chẽ với việc xây dựng HTQLMT, các hành động khắc phục và việc xem xét của lãnh đạo:

- CTY sử dụng kết quả đánh giá nội bộ để nhận dạng những thiếu sót, sự KPH trong quá trình thực hiện HTQLMT, đề ra HĐKP&PN, xem xét kế hoạch cho lần đánh giá tiếp theo.- Tất cả đều nhằm mục đích xây dựng một HTQLMT vững chắc và được cải tiến liên tục.Bước 5: Lưu tài liệu-hồ sơ- Phiếu ghi nhận thông tin và sự KPH.- Chương trình đánh giá nội bộ.- Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ.- Khắc phục và việc xem xét của lãnh đạo.