CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU.

1.4 Tổng quan về hoạt động giao nhận tại kho CFS

1.4.1 Định nghĩa và vai trò kho CFS

a) Định nghĩa

-Theo từ điển bách khoa WIKI: Kho hàng là nơi lưu chứa khối lượng lớn sản

phẩm.Trong lĩnh vực logistics , kho hàng là nơi chứa hàng hoá đến từ nhà

sản xuất trước khi đi ra người bán lẻ

-Theo từ điển kinh doanh : Kho hàng là nơi có cơ sở vật chất được thiết kế

nhằm phục vụ việc nhận, lưu chứa hàng hoá tạm thời , và thực hiện các công

việc khác có liên quan tới hàng hoá

- Theo Luật Hải quan Việt Nam 2005 có các loại kho sau:

+ Kho ngoại quan :là kho lưu giữ hàng hoá sau:

Hàng hoá đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu

Hàng hoá từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài

hoặc nhập khẩu vào Việt nam theo quy định pháp luật

+ Kho bảo thuế :là kho của chủ hàng dùng để chứa hàng hoá nhập khẩu đã

đựoc thông quan nhưng chưa nộp thuế

+ Kho CFS : là địa điểm kiểm tra hàng hoá tập trung và nơi gom nhiều hàng

hoá xuất khẩu thành lô lớn và khai thác hàng nhập khẩu chung một vận tải

đơn của nhiều chủ hàng ( thông tư TT-BTC 112/2005 về hướng dẫn về thủ

tục HQ, kiểm tra giám sát HQ)

b) Vai trò

- Kho bãi có vai trò và vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưư thông, nhằm

phục vụ cho sản xuất liên tục và lưu thông hàng hoá bình thường. Kho bãi là

kết cấu hạ tầng của các ngành sản xuất, và dịch vụ cho nền kinh tế,góp phần

nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội

- Hoạt động của kho bãi tốt hay không có ảnh hưởng nhiều mặt các hoạt

động kinh tế xã hội . Kinh tế càng phát triển thì hệ thống kho bãi càng phải

đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế quốc dân

Trên thực tế kho bãi không phải là những sản phẩm tự nhiên , trừu tượng.

Nó là những thực thể vật chất do con người tạo ra nhằm phục vụ con người.

Nên trong nó luôn tồn tại giá trị và giá trị sử dụng .Trong điều kiện nền sản

xuất hàng hoá nhiều thành phần thì kho bãi phải là sản phẩm hàng hoá của

nhiều thành phần, cần được trao đổi mua bán. Chính vì vậy kho bãi cần được

ưu tiên đầu tư phát triển, khuyến khích các thành phần kinh tế đầu tư theo

quy hoạch , dần đi vào tổ chức hoạt động của một ngành kinh tế-kĩ thuật

đúng tầm đối với nền kinh tế

1.42 Các hoạt động cơ bản của kho CFS

Hoạt động kho cơ bản là sự dịch chuyển ( khoảng cách ngắn) và lưu chứa.,

được chia làm bốn nhóm cơ bản

- Receving : Nhận hàng từ hệ thống vận tải vào kho.Người vận tải phải giao

hàng theo lịch trình nhằm nâng cao năng suất.Hàng được chuyên vào khu

nhận hàng, được kiểm tra về những hư hỏng có thể có.Các hư hỏng này

được phản ánh lên phiếu giao hàng của người vận tải.Phiếu nhập kho sẽ

được lập ở giai đoạn này .

- Put-away : Chuyển hàng vào vị trí cụ thể trong kho. Giai đoạn này có thể

tiến hành một số nghiệp vụ :nhận dạng sản phẩm ( scan mã vạch của sản

phẩm ) , xác định vị trí sẽ lưu trữ, đưa hàng vào vị trí lưu trữ. Cuối cùng hệ

thống tồn kho phải được cập nhật để phản ánh việc nhận hàng và vị trí của

chúng trong kho

Một số nguyên tắc cho việc xếp hàng : hàng phổ thông ( nhiều nhất trong kì)

được xếp gần khu vực xuất hàng hơn và ngược lại.hàng có tổng thể tích nhỏ

hơn , kích thước nhỏ hơn được xếp gần khu hàng xuất

- Order picking :Lựa chọn các nhóm hàng cụ thể cho đơn hàng của khách

hàng .Chuyển thông tin đơn hàng cho nhân viên phụ trách , tối ưu hoá sự di

chuyển lấy hàng , chuyển hàng ra khu vực chờ vận tải

- Shipping: Xếp hàng để vận chuyển đến khách hàng . Khi phương tiện đến

nhận hàng tại cửa giao hàng, hàng được đưa lên phương tiện chứa hàng

(pack ) rồi đưa lên phương tiện vận tải

Người vận tải phải trình các chứng từ hợp lệ. Bước cuối là nhập liệu vào hệ

thống đểphản ánh xuất hàng trừ hàng đã xuất khỏi danh sách hàng tồn, và

hàng đã được giao cho người nhận hợp lệ

Receiving Put-away Storge pack ,ship pick

Nhận Xắp xếp

Xếp

Đóng,vận chuyển

Lấy hàng

Lưu chứa

- Hiện tại đối với hoạt động kho bãi thì công ty hiện cung cấp 2 mảng hoạt

động chính là :khai thác bãi C/Y container và khai thác kho hàng

Trong đề tài này sẽ chỉ tập trung vào hoạt động khai thác kho hàng của công

ty để từ đó đánh giá thực trạng hoạt động mảng kho vận của công ty

- Đối với mảng khai thác kho hiện tại công ty đang cung cấp 2 dịch vụ :

+ Kho hàng nhập (CFS )

+ Kho hàng xuất (CFS )

Cho dù hình thức khai thác kho là khác nhau nhưng về bản chất dòng hàng

hoá lưu chuyển qua kho cũng tuân thủ theo các hoạt động kho cơ bản

a) Sản lượng hàng hoá qua kho trong 3 năm gần đây

SẢN LƯỢNG HÀNG XUẤT QUA KHO

Đơn vị tính: CBM

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12

Năm 2011 3000 3300 3600 3900 4200 3900 4200 5100 5400 6000 9000 10800

Năm 2012 3120 3600 3900 3900 4500 4500 4800 5400 6000 7200 12000 15000

Năm 2013 3300 3600 3900 3900 4200 4500 5400 5400 6600 7800 13200 16800

Năm 2014 3480 3900 4200 4200 4500 - - - - - - -

Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 20140

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

18000SẢN LƯỢNG HÀNG XUẤT QUA KHO

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12

b ) Các khách hàng:

Hiện nay khách hàng lớn nhất của công ty hiện nay gồm các khách hàng trực tiếp

như Foremart, Hưng Long, Hưng Yên Jute, Kim Động,Unitex ..( Hưng Yên)

Unico, Fineland, May Bắc Giang, May Lạng Giang, JMC.. ( Bắc Giang)

NamYang, MFG Global..( Hải Dương), Ivory, May Thái Bình.. ( Thái Bình)

Panlof , Apparel Tech, Manson.. ( Nam Định, Ninh Bình , Thanh Hóa) Prex Vinh,

Namsung..( Nghệ An) và các khách hàng là các công ty Logistics cần dịch vụ lưu

kho như Sotrans, KingFreight, VVMV, KMG, Maxpeed, SME…

Các khách hàng này kí hợp đồng mua hàng với các công ty sản xuất hàng

may mặc dày dép tại Việt Nam theo điều kiện mua hàng FOB

Hảiphòng .Hàng hoá sẽ được các công ty Vendor tại Việt Nam giao vào kho

VF theo sự chỉ định của các khách hàng này

Một vấn đề quan trọng trong công tác kho vận của công ty là làm sao nhận

được kế hoạch nhập hàng từ các khách hàng một cách nhanh nhất, chính xác

nhất về sản lượng dự kiến nhập theo ngày ,theo tháng,theo năm.,thời gian

phương tiện của các nhà máy giao hàng, tình hình hàng hoá đã đáp ứng đầy

đủ các yêu cầu của khách hàng chưa ( số lượng, trọng lượng, bao bì ,kí mã

hiệu, hoàn thành thủ tục hải quan , tình hình thanh toán giữa 2 bên ...)

Trên cơ sở các thông tin về hàng hoá đó, bộ phận quản lý khai thác kho sẽ

căn cứ vào tình trạng thực tế của các đơn hàng trong kho, kế hoạch đóng

hàng để xuất tàu , từ đó thu xếp bố trí nhân lực, phương tiện, vị trí nhập

hàng phù hợp nhất

2.2.3 Quy trình giao nhận hàng nhập xuất qua kho của Đông Tài

a) Quy trình nhập kho

b) Quy trình làm thủ tục Hải quan chờ xuất hàng

Sau khi nhập hàng vào kho theo các nguyên tắc lưu kho

- Hàng xếp trên các cao bản để bảo vệ hàng ,tránh tiếp xúc trực tiếp với nền

kho

- Hàng xếp theo các mã hàng PO ,mỗi mã hàng tương ứng với các cảng đến

khác nhau

- Hàng đi sớm sẽ được xếp trên cùng, gần cửa kho để dễ lấy dễ kiểm tra

- Hàng xếp theo quy định :nặng xếp dưới , nhẹ xếp trên , cao không quá 1m

4, mác mã quay ra ngoài

- Hàng xếp trên cao bản phải đuợc chằng buộc bằng dây nilon nhẹ, dai, có

dán tem với nội dung sau

+ Tên người nhận/ngày tháng nhận/ giờ nhận

+ Tên chữ kí của người scan hàng của APLL / chủ hàng

+ Mã hàng/số lượng

2.3. Đánh giá về hoạt động giao nhận xuất nhập kho CFS của Đông Tài

* Hàng lưu kho của công ty là hàng bán theo điều kiện FOB Hai phong,

người mua chỉ định hãng tàu APL vận chuyển . Hàng đi USA và Châu Âu

là chủ yếu. Với hãng APL , hàng tuần có 1 tàu feeder chạy vào thứ 5 tại cảng

Chùa Vẽ.Với giờ cắt máng dao động từ 10h sáng tới 15h chiều

Vì vậy các đơn hàng cần được giao tại kho CFS công ty chậm nhất là ngày

thứ tư để công ty nhận hàng , kiểm tra và tổ chức đóng hàng theo các kế

hoạch của nhà máy và hãng tàu

Thông thường hàng hoá các nhà máy giao vào thứ 2, thứ 3 hàng tuần. Với

khối lượng hàng xuất trung bình hàng tuần là 140 TEU- 160 TEU cho nên

việc nhận được thông tin chính xác về khối lượng hàng nhập kho từ Vendor

là hết sức cần thiết để bố trí nhận hàng và bố trí xếp hàng trong kho cho phù

hợp , thuận tiện cho việc đóng hàng xuất

* Một số tồn tại trong quá trình khai thác hàng qua kho của công ty Đông

Tài:

- Trước khi nhập hàng :

+ Đông Tai chỉ nhận được thông tin dự kiến về tổng khối lượng hàng

sẽ xuất theo tuần ( forecast ) từ khách hàng. Số lượng, đơn hàng chính xác

chỉ được cung cấp khi phương tiện vận chuyển vào tới khu vực kho è Đông

Tài không liên hệ trực tiếp với các nhà máy mà thông qua hãng tàuè việc

bố trí lưu kho chưa chính xác tuyệt đối. Vì mõi nhà máy có thể cung cấp

nhiều đơn hàng (PO ) khác nhau, đi nhiều cảng đích khác nhau cho ngươì

mua.

- Quá trình nhập hàng :

+ Việc nhà máy gửi lẫn các đơn hàng khác nhau, hàng hoá sai bao

bì,mác mã

+ Việc bố trí kho hàng chưa hợp lý vì đồng thời với việc nhập hàng là

việc đóng hàng để xuất,

+ Việc kiểm tra hàng hoá còn có sai sót ( về kí mã hiệu , mác mã ) do

nhân viên giám sát của hãng tàu , do nhân viên giao nhận kiểm tra không cẩn

thận

+ Xếp hàng sai khu vực đã quy định sẵn ( do công nhân kéo sai )

+ Kiểm tra kích thước thực tế của hàng chưa chính xác , cho nên kế

hoạch đóng hàng chưa chuẩn

Ví dụ :Thông thường cont 20’( kích thước bên trong 5,89 x 2,33x 2,38 m

tương đương 33,18 Cbm ) đóng đươc tối đa 28-29 Cbm, cont 40 DC ( 12,01

x 2.33 x 2.38 tương đương 67,67 Cbm ) đóng tối đa 60 -62 Cbm , 40HC

(12,01 x 2,33 x 2,69 tương đương 76,28 Cbm ) đóng tối đa 70-72 Cbm ,

cont 45 (13,56 x 2,33 x 2,69 tương đương 85 Cbm) đóng tối đa khoảng 75

Cbm … nhưng có thể thừa ,hoặc thiếu

- Quá trình lấy hàng để đóng xuất:

+ Đóng sai hàng( do công nhân kéo sai, nhân viên kiểm tra sai)

+ Đóng không hết hàng hoặc đóng hàng không tận dụng hết dung tích

chuyên chở (kích thước sai )

+ Lựa chọn vỏ cont rỗng không phù hợp ( cont bẩn, hư hỏng…không đủ

điều kiện đóng hàng theo quy định , đã cấp cho khách hàng khác, …).

- Việc khách hàng hoặc đại lý bên kia chậm giao chứng từ hoặc thông tin trên các

chứng từ chưa chính xác, công ty thúc giục họ gửi đầy đủ, kịp thời bổ sung thêm

các thông tin cần thiết hoàn thành bộ chứng từ.

- Đối với hàng consol (CY-CFS), hàng lẻ (CFS-CFS) thì việc chia hàng có thể

được thực hiện tại kho CFS nên có thể xảy ra nhầm lẫn hàng hóa, nên khi giao dịch

với đầu bên kia thì cần yêu cầu ghi rõ nhãn mác, bao bì.

- Đối với việc hàng giao chậm: Về hàng xuất thì phải thúc giục bên khách hàng

giao kịp tiến độ, nều không khách hàng sẽ phải chịu mọi phí tổn. Về hàng nhập,

nếu xảy ra việc chậm giao hàng thì công ty sẽ phàn nàn với bên đại lý bên kia hoặc

với người chuyên chở để thúc đẩy tiến độ.

- Đối với hàng nhập về bị hỏng, không đúng với phẩm chất yêu cầu thì công ty có

thể khiếu nại người chuyên chở hoặc đại lý bên kia.

- Đối với hàng nhập về thấy tình trạng hàng hóa bị hỏng bao bì bên ngoài cần chụp

ảnh lưu lại tình trạng của hàng hóa để thông báo với khách hàng nhằm có biện pháp

xử lý kịp thời.

- Đối với công tác thanh toán thì đôi khi khách hàng thanh toán chậm, đại lý có

phàn nàn và thúc giục họ thúc đẩy việc thanh toán đúng hạn, nếu không có thể áp

dụng chế tài giữ hàng….

Chương III: CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN

HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU QUA KHO CFS CỦA CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU ĐÔNG TÀI

3.1 Cơ sở để hoàn thiện quy trình giao nhận xuất nhập qua kho của công ty

Đông Tài

3.1.1. Vị trí kho bãi

+ Kho công ty đang khai thác được xây dựng ở trên tuyến đưòng xuyên đảo

Đình Vũ với tổng diện tích cả kho 5.000 m2

+ Kho hàng nằm sát hệ thống cảng biển của Hải phòng ( từ kho ra cảng

Chùa Vẽ la 2 km, cảng Đình Vũ 6km cảng Đoạn Xá.5km cảng Nam Hải

4km , cảng Green port là 3 km. Rất thuận lợi cho việc giao nhận vận chuyển

hàng hoá từ kho ra cảng và ngược lại

+ Kho hàng rất gần các depot và bãi CY của hàng loạt các hãng tàu lớn như

depot Tasa/Đình Vũ/Chùa Vẽ/Viconship/Inlaco/Germatrans/Sao

Đỏ/Vinatrans/Viettrans/ Vinalines....

+ Vị trí kho hàng nằm sát cạnh tuyến đuờng bao quanh thành phố để đi tới

các thành phố lớn, các tỉnh thành mà các khu công nghiệp được xây dựng

như :Hải Dương/ Hưng Yên/Bắc Giang/Bắc Ninh/Hà Tây/Hà Nội/ Thái

Bình/ Nam Định,.... nơi mà các khách hàng chính của APLL đặt nhà máy

=> đây là vị trí hết sức thuận lợi, giúp công ty rút ngắn đoạn đường vận tải

nội địa, đảm bảo lưu thông thông suốt đối với hàng nhập kho và sau đó vận

tải hàng đóng cont xuất ra các CY ,cảng chờ xuất tàu.

Tuy nhiên do tuyến đường bao quanh thành phố dẫn tới kho công ty chỉ có 2

làn đường mỗi chiêu,nên việc xảy ra tắc đường khá thường xuyên, dẫn tới

chậm trễ trong việc vận tải

3.1.2. Cơ sở vật chất kĩ thuật và nguồn nhân lực

a) Cơ sở vật chất kĩ thuật

- Diện tích kho bãi

+ Hiện tại tổng diện tích kho hàng của công ty là 3.000 m2 chưa bao gồm cả

hệ thống kho mới 2000 m2 dự kiến sẽ kí hợp đồng thuê trong năm 2015

Trong đó ¾ diện tích kho được sử dụng để làm hàng CFS xuất hàng

Phần còn lại dùng để khai thác kho CFS hàng nhập

Tuy nhiên với sản lượng hàng nhập CFS hiện nay vào khoảng 60-80 TEU

hàng tháng tương ứng với khoảng (5,89 x2,33 x 2,38 =33,18 m3) thì 1000

m2 kho dành cho hàng nhập CFS hiện tại là chưa đủ

Hiện tại công ty đang triển khai kế hoạch khai thác một hệ thống kho

mới ,ngay cạnh hệ thống kho cũ với tổng diện tích 2000 m2, tạo điều kiện

cho việc nhập xuất hàng hoá thuận lợi ,dễ dàng

- Trang thiết bị làm hàng kho, bãi

+Hiện tại kho hàng có 15 xe nâng tay. Mỗi xe nâng có thể nâng 1 cao bản

hàng với dung tích 2 Cbm trong vòng 10 phút ( với hàng bách hoá thông

thường ).Tạo thuận lợi cho việc nhập và lấy hàng ra vào kho => chưa đủ ,

đôi khi phải dùng xe nâng hàng 2,5 tấn để chuyển cao bản hàng vào vị trí

trong kho

+ Xe nâng con( 2,5 tới 5 tấn) : 03 con => số luợng chưa đáp ứng vì phải

khai thác kho CFS nhập

+ Xe nâng container hàng (41-45 Tấn ) : 02 xe

+ Xe nâng vỏ (7-9 tấn ) :03 xe

+ Cổng ra vào : 2 làn xe

+ Đội xe :10 chiếc +20 rơ moóc

Với số lượng xe như vậy,trên thực tế kho không đủ để đóng hàng tại cửa kho

,kết hợp với hoạt động chạy shipside cho hàng xuất, cho nên việc phối hợp

giữa nhập hàng vào kho đồng thời đóng hàng xuất luôn hoặc nhập hàng

không qua kho để đóng hàng xuất là thường xuyên xảy ra..

Trong năm 2014 công ty đã lên phương án kinh doanh mua 05 xe, kết hợp

với việc tiếp tục kí HĐ thuê vận tải của 1 số công ty vệ tinh, chắc chắn đảm

bảo khả năng cung cấp xe cho việc rút hàng từ kho để đóng cont hàng xuất

+ Xưởng sửa chữa :200 m2 : đảm bảo khả năng cung cấp các dịch vụ sữa

chữa kịp thời trang thiết bị, container phục vụ việc đóng hàng, rút hàng, vận

chuyển

b) Nguồn nhân lực

-Hiện tại có thể nói nguồn nhân lực của Đông Tài tương đối dồi dào, 100%

tốt nghiệp cao đằng và đại học đúng chuyên ngành, đã được đào tạo trong

môi trường chuyên nghiệp, đặc biệt các đối tác, khách hàng của công ty đều

là các nhà máy nước ngoài, các hãng tàu, hãng giao nhận nước ngoài hoặc

liên doanh

Với môi trường đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ nhân viên công ty

có trình độ , có tác phong chuyên nghiệp trong làm việc

- Mặt khác những năm qua, do nhận thức được tính cạnh tranh ngày càng

cao trong lĩnh vực giao nhận nên công ty đã cử nhân viên tham gia các

khóa đào tạo chuyên về giao nhận và vận tải quốc tế, vận tải đa phương

thức, logistic nhằm trang bị kiến thức mới cho các CBCNV để có thể áp

dụng và phát triển nghiệp vụ của mình đáp ứng yêu cầu phát triển cty

3.1.3. Các dịch vụ phụ trợ khác đang cung cấp

- Hiện tại công ty đang kí hợp đồng chuyên chở đường biển với nhiều hãng

tàu quốc tế APL, MOL, Mearsk, Heung A nên có mối quan hệ rất gắn bó

với các hãng tàu=> nắm được lịch trình tàu, thời gian cắt máng cho phép để

tổ chức đóng hàng xuất nhập qua kho CFS cho phù hợp

Các hãng tàu này luôn ưu tiên cho Đông Tài về thiết bị , các container rỗng

đủ điều kiện đóng hàng luôn được ưu tiên cấp cho Đông Tài => rút ngắn

thời gian chuẩn bị cho việc đóng hàng

Nhu vậy với việc tiếp cận với những doanh nghiệp vận tải biển, có kinh

nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận tải, giao nhận , thuê tài, đại lý gom hàng,

đã giúp cho Đông Tài được cọ xát với môi trường chuyên nghiệp đã giúp

CBCNV công ty có điều kiện học tập , tiếp thu kinh nghiệm thực tế, kinh

nghiệm quản lý.. ở trình độ cao trong lĩnh vực giao nhận vận tải từ đó ứng

dụng vào xây dựng hoạt động giao nhận kho vận nói riêng của công ty

- Đông Tài đang cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan và vận tải container

cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu => đây là các

dịch vụ hõ trợ hết sức cần thiết , giúp nâng cao trình độ chuyên môn của

nhân viên, hỗ trợ cho hoạt động khai thác kho hàng của công ty

3.1.4. Nhận thức của doanh nghiệp

- Hiện tại lãnh đạo công ty đều nhận thức được rằng :

+ Cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận vận tải nói chung và giao nhận kho

bãi nói riêng là hết sức gay gắt

Đặc biệt trong điều kiện kinh tế suy thoái, lượng hàng hóa cũng như các đơn

hàng xuất nhập khẩu trong lĩnh vực công ty kinh doanh có xu hướng giảm

cục bộ

Điều kiện mua bán giữa thương nhân Việt Nam với nước ngoài vẫn chủ yếu

là theo hình thức CIF/FOB quyền vận tải vẫn thuộc về chủ hàng nước ngoài,

các khách hàng này luôn chỉ định các doanh nghiệp giao nhận vận tải của

mình nên sự cạnh tranh càng gay gắt

- Dự đoán trước được sự cạnh tranh gay gắt tất yếu của thị trường, trong

điều kiện đòi hỏi khắt khe của người sử dụng ,lãnh đạo công ty đã phải

không ngừng tìm giải pháp nhằm hướng tới việc hoàn thiện tất cả các quy

trình, công đoạn trong việc cung ứng dịch vụ. Một trong những quy trình mà

lãnh đạo công ty luôn quan tâm và hướng tới đó là quy trình giao nhận hàng

tại kho với phương châm :” Liên tục nghiên cứu cải tiến quy trình nhằm rút

ngắn thời gian giao nhận hàng và đảm bảo việc giao nhận hàng đúng giờ, an

toàn hàng hóa”.

3.1.5. Ứng dụng CNTT trong quản lý kinh doanh

Như chúng ta đã biết, một trong những yếu tố thúc đẩy sự phát triển mạnh

mẽ của vận tải giao nhận chính là công nghệ thông tin và thương mại điện

tử. Cuộc cách mạng công nghệ thông tin và sự ra đời của thương mại điện tử

hơn bao giờ hết đã mở ra cơ hội to lớn cho các doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh nói chung và các doanh nghiệp trong ngành giao nhận vận tải nói

riêng khả năng tinh giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và sức cạnh

tranh của mình trên thị trường. Nhận thức được điều này lãnh đạo công ty đã

đầu tư vào việc ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh..=>

thuận lợi cho việc xây dựng hệ thống phần mềm quản lý hàng xuất nhập

khẩu đường biển của công ty với tổng giá trị 200 triệu VND. Điều này tạo

cơ sở thuận lợi cho việc quản lý tốt lượng hàng xuất nhập bằng đường biển

qua công ty

Đây chính là cơ sở để lãnh đạo công ty Đông Tài sẽ đầu tư xây dựng tiếp hệ

thống phần mềm quản lý hàng tồn kho, để kế tiếp chuỗi thông tin quản lý

hàng

3.2 Các giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

qua kho CFS của công ty Đông Tài

- Nhân lực: Tiếp tục đào tạo nhân lực đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và khai thác

kho. Đặc biệt cần nâng cao nhận thức và trình độ của nguồn nhân lực thuê ngoài

như bốc xếp, bảo vệ cần được đào tạo lại để đảm bảo thực hiện tốt quá trình làm

hàng : như nhận biết được bao bì kí mã hiệu, đảm bảo an toàn cho hàng hóa

+ Tổ chức các khóa đào tạo bởi chính nhân viên quản lý của công ty Đông Tài cho

các đơn vị bốc xếp thuê ngoài nhằm giảm chi phí cũng như tăng sự hiệu quả trong

quá trình làm hàng. Vì nhân viên công ty Đông Tài sẽ hiểu rõ đặc điểm hàng hóa,

phương tiện

+ Lựa chọn thêm 1-2 đơn vị bốc xếp có uy tín để nâng cao năng lực cạnh tranh nội

bộ

+ Thường xuyên cử nhân viên bộ phận kho tham gia các khóa học về giao nhân

vận tải, quản lý khai thác kho để nâng cao trình độ

- Cơ sở vật chất :

+ Tiếp tục đưa thêm hệ thống kho mới thuê bên cạnh vào khai thác trên cơ sở các

đơn hàng mới kí trong năm 2014.

+ Triển khai phương án đầu tư thêm phương tiện :

5 xe container để đảm bảo năng lực vận tải và đóng rút hàng

5 xe nâng rút hàng và lắp đặt hệ thống camera giám sát => đẩy nhanh tiến độ khai

thác

Quy trình nhập Quy trình xuất Quy trình làm thủtục hải quan xuất

- Hoàn thiện quy trình giao nhận tại kho :

thực chất là sự kết hợp cả 3 quy trình làm hàng tại kho CFS hiện tại ,trên cơ

sở cắt gỉam những bước không cần thiết, bổ sung các công việc cụ thể trên

cơ sở ứng dụng mạnh CNTT

- Quy trình hoạt đông của kho CFS trước kia :

- Quy trình dự kiến :hàng nhập vào đến đâu-xuất theo kế hoạch dự kiến-

làm thủ tục hải quan thực xuất khi hàng đã đóng vào container theo kế hoạch

- Quy trình này đòi hỏi :

+ Khâu nhận hàng : cần nắm chính xác số lượng hàng hoá các nhà máy sẽ

giao cho bộ phận kho trong tuần. Trên cơ sở bảng dự báo sản lượng chuyển

từ khách hàng .Bộ phận tiếp nhận thông tin hàng nhập kho của Đông Tài

phải liên hệ thường xuyên trực tiếp với bộ phận hàng xuất của các nhà máy.

Vì đặc thù của hàng may mặc có tính thời vụ, do đặc thù hệ thống phân phối

của người mua, do năng lực dây chuyền sản xuất, do yêu cầu cao về đơn

hàng của người mua, nên các nhà máy của Việt nam thưòng nhận được các

đơn hàng trong tình trạng gấp.Nhiều khi kế hoạch xuất hàng chỉ có trước 1

tháng,nên việc xác định khả năng xuất hàng chỉ biết chính xác trước lịch tàu

dự kiến chỉ là 1 tuần

+ Khâu lưu kho : Đảm bảo bố trí các PO hàng phù hợp với kế hoạch nhập-

xuất. đơn hàng PO nàp đủ số lượng có thể lưu kho ở khu vực bên ngoài

thuận tiện cho việc lấy hàng hoặc trực tiếp đóng hàng vào container mà

không qua lưu kho. Để đóng hàng trực tiếp mà không qua lưu kho đòi hỏi

phải kiểm tra chính xác số lượng hàng theo PO có giao đủ từ các nhà máy

hay không. Các PO có chính xác hay không ( thông qua việc scan mã hàng ),

+ Khâu xuất hàng đóng container: đảm bảo lấy đúng hàng với thao tác ít

nhất- thời gian ngắn nhất-tính chính xác cao nhất – kịp thời với lịch trình tàu

Như vậy xét về bản chất thì mô hình dịch vụ logistics kho vận của VF hoàn

toàn dựa trên 3 quy trình nhập - xuất – làm thủ tục đang tiến hành,Tuy nhiên

có bổ sung một số bước công việc cần thiết trên cơ sở ứng dụng CNTT để

toàn bộ dịch vụ trở thành 1 khâu liênhoàn khép kín nhằm rút ngắn thời gian ,

đảm bảo tính chính xác, kịp thời nhằm giảm thiểu các rủi ro cho chủ hàng,

giảm các chi phí phát sinh từ đó gián tiếp giảm giá thành sản phẩm

Các bước cụ thể

a) Nhận thông báo làm hàng từ khách hàng <=> Nhận dự kiến kế hoạch hàng

tháng , hàng quý từ khách hàng ( kiểm tra lượng vỏ tại bãi để sẵn sàng) + Liên hệ

trực tiếp với các nhà máy để nắm thông tin về tình trạng hàng hoá sẵn sàng 1 cách

chính xác .=> báo kho chuẩn bị phương tiện nhận hàng

b) Nhận chứng từ nhập hàng thực tế từ khách hàng : Nhận theo thứ tự thời

gian ghi trên truck sheet , xếp hàng lên pallet để scan PO, kiểm tra tình trạng hàng

hoá (nếu đúng đủ như nhà máy thì nhập kho và báo cáo lại hãng tàu để làm kế

hoạch đóng hàng - nếu sai nhập kho và yêu cầu nhà máy giao hàng phù hợp) , đo

kích thước hàng hoá, ( báo cáo ngay với hãng tàu để làm kế hoach đóng hàng, ).

Với từng trường hợp cụ thể ưu tiên nhận hàng cần theo kế hoạch đóng hàng có thể

nhận hàng theo PO (để đóng hàng trực tiếp mà không cần qua kho )

c) Kết thúc nhận hàng :kiểm tra xem hàng hoá có vào đúng vị trí quy định (đã

lên kế hoạch từ khi nhận kế hoạch hàng tháng ,hàng quý từ khách hàng) Kiểm tra

lại toàn bộ chứng từ nhập hàng ( phiếu nhập kho so với thực tế hàng hoá ) ; Lập

báo cáo nhanh về lượng hàng thừa thiếu so với thông báo từ nhà máy , báo cáo

lượng hàng đã đóng vào container , lượng hàng còn thiếu từ các nhà máy

d) Nhận kế hoạch đóng hàng từ khách ( yêu cầu bộ phận bãi chuẩn bị sẵn các

vỏ cont sẵn sàng đóng hàng ) : kiểm tra loại vỏ , tình trạng vỏ , tình trạng hàng sẵn

sàng trong kho , kiểm tra tờ khai hàng xuất từ nhà máy

e) Đóng hàng : kiểm đếm bằng tally và scan hàng xuất để đối chiếu với lúc

scan hàng nhập + kiểm tra khu vực xếp hàng trong kho lúc kết thúc đóng hàng

( kiểm tra hàng trực tiếp từ xe vận tải của các nhà máy nếu hàng không qua kho) +

Đăng kí kiểm hoá với Hải quan + Bàn giao list cont đã hoàn thành thủ tục cho bộ

phận CY của hãng tàu

f) Kết toán với khách hàng

3.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua kho CFS sau

khi được hoàn thiện

3.3.1. Thời gian

- Mô hình cũ : để nhận hàng lưu kho tới khi đóng hàng vào container để xuất

tàu tổng thời gian trung bình cho 1 container 20’ bao gồm :

+ Thời gian nhận +kiểm tra chứng từ nhập/xuất

+ Thời gian bố trí phương tiện chở hàng vào vị trí nhập kho/xuất kho

+ Thời gian nhập hàng ( thời gian bốc xếp hàng ra khỏi phương tiện )

+ Thời gian để kiểm tra hàng (nhập/ xuất) = thời gian đếm hàng + thời gian

scan hàng

+ Thời gian lưu hàng trong kho chờ đủ container

+ Thời gian chuyển thông tin thực tế về hàng cho bộ phận lập kế hoạch xuất

+ Thời gian tìm hàng trong kho

+ Thời gian đóng hàng vào container (bốc xếp hàng vào container )

+ Thời gian làm thủ tục hải quan đóng ghép để xuất hàng

ST

T

Công đoạn Thời gian ( giờ)

1 Thời gian nhận kiểm tra chứng

từ hàng nhập +xuất

0.25

2 Thời gian bố trí phương tiện

nhập +xuất

0.5

3 Thời gian rút hàng từ phương

tiện vào kho

0.5

4 Thời gian đóng hàng vào cont 0.5

5 Thời gian kiểm đếm 0

6 Thời gian lưu kho của hàng 1.25

7 Thời gian chuyển thông tin về

khối lượng hàng thực tế cho

APLL để làm kế hoạch xuất

0.25

8 Thời gian tìm hàng trong kho +

sai sót khác

0.5

9 Thời gian làm thủ tục Hải quan 0.25

10 Thời gian hoàn thành nhập xuất

1 cont/1 cửa kho

4

11 Số cont hàng 1 cửa kho hoàn

thành/ngày (Teu )

2

- Mô hình mới :

Vì trong mô hình này, việc nắm thông tin trực tiếp từ khách hàng Vendor là

chính xác nhất vì vậy bộ phận quản lý kho Vietfracht có thể giảm thiểu thời

gian của một số công đoạn như:

+ Giảm thời gian bố trí phương tiện nhập xuất ( xây dựng sơ đồ lưu kho

trước, bố trí xe nhập đúng cửa kho hoặc đúng vị trí container hàng xuất)

+ Giảm thời gian hàng lưu kho vì có thể đóng hàng trực tiếp từ phương tiện

vận tải vào container

+ Vì ba khâu nhập hàng- đóng xuất- hải quan là đồng thời lên giảm thời

gian làm thủ tục hải quan

+ Áp dụng CNTT trong quản lý, bố trí hàng , liên hệ và thông báo thông tin

trực tiếp cho khách hàng => giảm thời gian tìm hàng và tránh sai sót khi lấy

hàng

Tất cả điều này giúp thời gian hoàn thành 1 container hàng ( từ lúc nhập

kho- lưu kho- xuất kho- làm thủ tục ) giảm khoảng 1/3 thời gian

Như vậy số container hàng 1 cửa kho có thể hoàn thành như sau:

ST

T

Công đoạn Thời gian ( giờ)

1 Thời gian hoàn thành nhập xuất

1 cont/1 cửa kho

3

2 Số cont hàng 1 cửa kho hoàn

thành/ngày (Teu )

2.7

Như vậy khi áp dụng mô hình mới có thể giúp Vietfracht nâng cao năng

suất dịch vụ kho của mình nên khoảng 35% rút ngắn được thời gian cung

cấp dịch vụ làm hàng cho khách hàng

3.3.2. Chi phí

- Khi áp dụng mô hình mới vì giảm được thời gian hàng lưu kho cho nên có

thể giảm chi phí lưu kho cho khách hàng

- Mô hình mới giúp giảm thiểu khả năng sai sót khi đóng hàng dẫn tới giảm

thiểu các chi phí có thể phát sinh như trong mô hình cũ : chi phí bốc xếp , dỡ

hàng do lấy sai, chi phí vận chuyển hàng thừa thiếu sai quy cách ( do VF

trực tiếp nắm thông tin từ người giao hàng trực tiếp- các Vendor rồi so sánh

với kế hoạch nhận hàng từ APLL )

Tóm lại nếu khi áp dụng mô hình cung cấp dịch vụ logistisc trên cơ sở kết

hợp các quy trình công việc hiện tại, dựa vào đặc thù công việc của công ty

thì hoàn toàn có thể có khả năng giúp công ty cung cấp dịch vụ kho vận

nhanh chóng, chính xác, an toàn từ dó giảm thiểu được các chi phí phát sinh,

góp phần nang cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

KẾT LUẬN

Có thể nói hoạt động giao nhận, vận tải là những đòn bẩy của nền kinh tế. Tại

các nước có nền kinh tế phát triển trên thế giới giao nhận vận chuyển hàng hoá đó

rất phát triển và trở thành ngành kinh doanh dịch vụ hiệu quả của đất nước, đóng

phần đáng kể vào hoạt động buôn bán lưu thông hàng hoá của những quốc gia này.

Hoạt động giao nhận làm giảm bớt chi phí xuất nhập khẩu, phân công lao động

quốc tế, tăng mối quan hệ hợp tác giữa các nước, là cánh tay nối dài mối quan hệ

giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Tuy nhiên, ở nước ta hoạt động giao

nhận vận chuyển hàng hoá cũng tương đối mới mẻ nên các văn bản pháp luật về

quyền lợi và nghĩa vụ của người giao nhận cũng rất nhiều bất cập. Vai trò của

người giao nhận chưa rõ ràng làm cho các nhà xuất nhập khẩu chưa có sự tin tưởng

hoàn toàn vào khả năng uy tín của người giao nhận, vì vậy nhà nước cần có nhiều

văn bản pháp quy quy định rõ ràng về vai trò, nghĩa vụ của người giao nhận làm cơ

sở giải quyết tranh chấp khiếu nại trong quá trình giao nhận vận chuyển hàng hoá,

gúp phần thúc đẩy hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hoá.

Mặc dự thời gian nghiên cứu tại Công ty TNHH TM và tiếp vận toàn cầu

Đông Tài không dài nhưng đó thật sự là một quãng thời gian bổ ích. Qua đó em đó

được vận dụng nhiều những kiến thức mình đó học trên lớp, hiểu thêm được nhiều

nghiệp vụ văn phòng và giao tiếp. Đồng thời bổ sung thêm được những kiến thức

mới, thấy được sự khác biệt trong các quy trình, nghiệp vụ kinh doanh của từng

mặt hàng, cũng như giữa nhập khẩu và xuất khẩu.

Em xin chân thành cảm ơn nhà trường, các thầy cô trong tổ bộ môn và các

cán bộ công nhân viên tại Công ty TNHH TM và tiếp vận toàn cầu Đông Tài đã

tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình làm báo cáo.