· Web viewDisse udbudsbetingelser gælder for Region Syddanmarks (fremover benævnt:...

Udbudsbetingelser

Udbud 12/23309 om levering, installation, implementering, support, drift og vedligehold af Microsoft Dynamics AX 2012

Indholdsfortegnelse:

1 Indledning..............................................................................................................32 Definitioner og fortolkninger.......................................................................................43 Ordregiver..............................................................................................................44 Kontaktafdeling og person.........................................................................................45 Baggrund for udbuddet.............................................................................................46 Den udbudte genstand.............................................................................................57 Dokumenter indeholdt i dette udbud...........................................................................68 Fortrolighed............................................................................................................69 Tidsplan.................................................................................................................710 Informationsmøde....................................................................................................711 Spørgsmål..............................................................................................................812 Afgivelse af tilbud og sprogkrav.................................................................................913 Aflevering af tilbud...................................................................................................914 Executive Summary...............................................................................................1015 Prisoplysning........................................................................................................1016 Vedståelsesfrist.....................................................................................................1017 Præsentationsmøde...............................................................................................1118 Udgifter ved tilbudsgivning......................................................................................1219 Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgiver...................................................................1220 Forbehold.............................................................................................................1321 Vejledning til besvarelse.........................................................................................1422 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering).........................................................1423 Tildelingskriterium..................................................................................................1724 Orientering om resultatet af udbudsforretningen.........................................................1825 Ordregivers forbehold.............................................................................................18

Udbudsbetingelser.doc Side 2 af 20

1 Indledning

1.1 Disse udbudsbetingelser gælder for Region Syddanmarks (fremover benævnt: Ordregiver) udbud om levering, installation, implementering, support, drift og vedligehold af Microsoft Dynamics AX 2012 i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2013-030785offentliggjort den 4. marts 2013 i den Europæiske Unions Tidende (TED).

Dette udbud gennemføres efter Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet).

Udbudsmaterialet offentliggøres på Ordregivers hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. XX. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at downloade alle dokumenter, herunder eventuelle spørgsmål/svar/rettelsesblade, som løbende uploades af Ordregiver og som dermed indgår i det samlede udbudsmateriale.

Den vindende Tilbudsgiver benævnes i det følgende Leverandøren.

Det forhold, at udbudsforretningen er omfattet af EU’s udbudsregler indebærer endvidere, at Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivernes opmærksomhed på, at:

(a) Ordregiver er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, dvs. ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, herunder forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller hvis det indeholder væsentlige uklarheder

(b) Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb

(c) Det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med disse udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet påhviler udelukkende Tilbudsgiver


http://www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal

2 Definitioner og fortolkningerTermer og forkortelser brugt i dette dokument.

Termer, som indledes med versal, skal forstås på samme måde, som termen er defineret i Underbilag 0 Definitioner, medmindre termen specifikt er defineret i Udbudsbetingelser.

3 OrdregiverRegion SyddanmarkDamhaven 12DK-7100 Vejle

4 Kontaktafdeling og personRegion SyddanmarkRegnskab og FinansDamhaven 12DK-7100 Vejle

Kontaktperson: Bjarne Dyrup, e-mail: [email protected]

Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud om levering, installation, implementering, support, drift og vedligehold af Microsoft Dynamics AX 2012, sagsnr. 12/23309".

Al kommunikation, vedrørende dette udbud, skal foregå via ovennævnte kontaktperson.Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig.

5 Baggrund for udbuddetOrdregiver har i dag økonomistyringssystemet Prisme, der er baseret på Microsoft Dynamics AX 2009.

Der er tale om et standardsystem, som leveres af Fujitsu, som har alle ophavsrettigheder til overbygningen på ovennævnte system. Derfor kan Tilbudsgiver ikke få adgang til / benytte programmer eller dele af programmer fra Prisme til den nye Løsning.

Med dette udbud ønsker Ordregiver at få leveret en Løsning baseret på Microsoft Dynamics AX 2012s standardfunktionalitet med tilretninger til Ordregivers nuværende såvel som kommende arbejdsopgaver vedr. økonomistyring, både centralt og decentralt.

Ordregiver søger, på den baggrund, en samarbejdspartner i form af en kompetent Leverandør, der skal være med til at fremtidssikre Ordregivers system, så der leveres sikker og stabil drift mv. til Ordregivers administration, sygehuse, institutioner samt Ordregivers nærtstående samarbejdspartnere i form af regionale trafikselskaber og hospices. Samtidig skal det valgte system kunne håndtere de krav og udfordringer, som eksempelvis den lovmæssige og tekniske udvikling erfaringsmæssigt vil medføre.


6 Den udbudte genstand

Den udbudte genstand defineres overordnet som følger: Levering, installation, implementering, support, drift og vedligehold af Microsoft Dynamics AX 2012 med idriftsætning 1. oktober 2014.


Leverancen skal bl.a. indeholde følgende:

(a) Levering af en Løsning baseret på Microsoft Dynamics AX 2012s standardfunktionalitet med tilretninger til Ordregivers nuværende såvel som kommende arbejdsopgaver vedr. økonomistyring, både centralt og decentralt.

(b) Understøttelse af Ordregivers administrative processer inden for økonomiområdet, herunder budget og regnskab, bogføring (e-bilagshåndtering), udbetaling, anlægsregistrering, lagerstyring samt integration til e-handel/indkøb og ledelsesinformation.

(c) Leverancen skal omfatte installation, konfiguration, uddannelse, implementering, vedligeholdelse af programmel og driftsstøtte samt etablering af et data warehouse. Løsningen skal integreres med Ordregivers it-infrastruktur og it–systemer.

(d) Tilbudsgiver leverer og installerer nye Versioner og Releases samt eventuelle patches af henholdsvis tredjepartsprogrammel og leverandørudviklet Programmel. Planlægning skal ske i tæt dialog med Ordregiveren.

(e) Systemet skal anvendes som én fælles løsning organisatorisk centralt som decentralt i regionen.

(f) Systemet skal driftsafvikles (hostes) som én samlet løsning af Ordregivers it-driftscenter.

(g) Leverandøren kan udover det, der er beskrevet i Bilag 2 Kundens it-miljø, forudsætte at:

(i) Ordregiver stiller AX 2012 R2 licenser til rådighed. (ii) Ordregiver planlagte data warehouse er baseret på SQL 2012 BI edition.(iii) Der er endvidere planlagt implementering af Office 2010.

(h) Systemet skal til enhver tid overholde dansk lovgivning herunder Økonomi- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem for regioner, skattelovgivningen samt persondataloven.

Tilbudsgiver skal være indstillet på, at tilpasse Løsningen til den gældende lovgivning. Tilpasninger håndteres i henhold til kontraktens ændringshåndtering.

(i) Kontraktens løbetid vil være 4 år med mulighed for en forlængelse på 2 år og yderligere forlængelser på 2 x 1 år.

7 Dokumenter indeholdt i dette udbud

Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2013-030785


Nærværende udbudsbetingelser Kravspecifikation (bilag 3) Kontrakt baseret på KO2 med tilhørende bilag 1 til 16 (ekskl. bilag 13) Tro og love erklæring om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse m.m.

(Skabelon 1), jf. endvidere afsnit 22 i nærværende Udbudsbetingelser

8 Fortrolighed

Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes derfor på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af regler om aktindsigt. Det indgår bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit følgebrev. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af aktindsigtsreglerne.

Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt.

Tilbudsgiverne skal iagttage tavshed over for tredjemand vedrørende oplysninger, der ikke er offentligt tilgængelige, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen.


9 Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste

aktiviteter:Mandag 04-03-2013 Dato for elektronisk afsendelse af

udbudsbekendtgørelse til EU-Tidende/TED samt offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse på: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportalDet øvrige udbudsmateriale offentliggøres på: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal

Tirsdag 12-03-2013kl. 13:30-15:00

Informationsmøde

Torsdag 18-04-2013 Alle spørgsmål, der modtages inden denne dato, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der modtages herefter, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt inden frist for offentliggørelse af nye oplysninger.

Torsdag 29-04-2013 Frem til denne dato kan der komme nye oplysninger vedr. udbuddet. Det er samtidig sidste frist for ordregivers besvarelse af spørgsmål og fremsendelse af yderligere oplysninger til udbudsmaterialet på: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal

Mandag 06-05-2013 kl. 14:00

Frist for afgivelse af tilbud

Uge 20/21

13-05-201324-05-2013

Periode for demonstration af den tilbudte løsning af tilbudsgiverne

Torsdag 06-06-2013 Styregruppemøde med indstilling til valg af leverandør

Torsdag 13-06-2013 Forventet tilkendegivelse om kontraktindgåelse henholdsvis afslag til tilbudsgivere

Uge 24/25

14-06-201324-06-2013

Forventet standstill-periode

Tirsdag 25-06-2013 Forventet kontraktindgåelse

Mandag 01-07-2013 Forventet startdato for levering / Kontraktstart

Tabel 1 - Tidsplan

10 Informationsmøde

Ordregiver afholder et informationsmøde kort tid efter udbudsmaterialet er udsendt for at sikre, at tilbudsgiverne får indsigt i strukturen bag udbudsmaterialet og kommer godt fra start. På informationsmødet vil udbudsprocessen endvidere blive gennemgået.





Informationsmødet afholdes 12. marts 2013 kl. 13:30 til 15:00, Region Syddanmark, Damhaven 12, 7100 Vejle i Regionrådssalen.

Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den 11. marts 2013 kl. 10.00 til Ordregivers kontaktperson. Der kan for hver Tilbudsgiver deltage op til 5 personer i informationsmødet.

Præsentation fra informationsmødet vil blive offentliggjort på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal umiddelbart efter mødet.

Det skal understreges, at der ikke vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet på informationsmødet, da spørgsmål skal fremsendes skriftligt jf. pkt. nedenfor.

11 Spørgsmål

Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, aftalevilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt.

Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i Udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver særligt til at gøre Ordregiver opmærksom herpå, og Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold.

Spørgsmål skal henvise til det sted i udbudsmaterialet eller kontraktmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform.

Spørgsmålene skal være skriftlige og på dansk og skal rettes til Bjarne Dyrup pr. e-mail:

[email protected]

Spørgsmål, der er Ordregiver i hænde inden den 18. april 2013 vil blive besvaret.

Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen.

Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.

Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse samt rettelsesblade løbende blive offentliggjort i anonymiseret form www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med tidsplanen, jf. pkt. 1.7. Herefter indgår spørgsmål, svar og rettelsesblade som en del af udbudsmaterialet.

Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal.





12 Afgivelse af tilbud og sprogkrav

Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Teknisk dokumentation såsom it-driftshåndbøger, underbilag og it-teknisk dokumentation kan afleveres på dansk eller engelsk.

Ved udarbejdelse af tilbuddet skal Tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af udbudsmaterialet.

Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver.

13 Aflevering af tilbud

Tilbudsgiver skal aflevere tilbuddet i følgende eksemplarer:

(a) Det samlede originale tilbud med underskrifter m.v. (originaleksemplar)

(b) Et papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag.

(c) 1 CD-rom/USB-nøgle hver indeholdende det samlede tilbud. Bilag bedes vedlagt på CD-rom/USB-nøgle i det samme fil-format som fremsendt Ordregiver, eksempelvis skal et bilag fremsendt i word-format også være i word-format på CD-rom. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom/USB-nøgle, vedlægges 5 kopier af dette i papirformat. Hver CD-rom/USB-nøgle mærkes med Tilbudsgivers navn samt teksten ”Tilbud vedr. levering, installation, implementering, support, drift og vedligehold af Microsoft Dynamics AX 2012. Sagsnr. 12/23309".

Tilbudsgiver har ansvaret for, at indhold på CD-rom/USB-nøgle er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være originaleksemplaret, der har forrang. Såfremt et dokument ikke er indeholdt i papirudgaven, men findes i den elektroniske udgave af tilbuddet, betragtes dette ikke som i modstrid.

Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom/USB-nøgle m.m.) mærkes tydeligt med følgende tekst:


Tilbud om levering, installation, implementering, support, drift og

vedligehold af Microsoft Dynamics AX 2012.

Sagsnr. 12/23309

FORTROLIGT

Må ikke poståbnes

Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til:

Region SyddanmarkDamhaven 12DK-7100 VejleAtt.: Receptionen

Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 6. maj 2013 kl. 14.00.

Ordregiver vil efter modtagelse af tilbud udstede en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet.

Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.

Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk.

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud.

14 Executive Summary

Leverandøren bedes sammen med tilbuddet aflevere et Executive summary med en kort beskrivelse af løsningerne på de punkter, der er nævnt under punkt 16 (de samme punkter, som benyttes på præsentationsmødet). Der må ikke indgå priser i Executive summary


15 Prisoplysning

Tilbudspriser på de i tilbudsskemaet, jf. Bilag 12 Leverancevederlag, betalingsplan og øvrige priser anførte ydelser ønskes opgivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter.

Tilbudsgiver skal udfylde samtlige priser i Bilag 12 Leverancevederlag, betalingsplan og øvrige priser. Ved mangler i udfyldning af priser anses tilbuddet for ikke-konditionelt.

Tilbudsgiver må ikke manipulere eller rette i de fremsendte Excel-ark.

16 Vedståelsesfrist

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er indenfor de 6 måneder bundet af sit tilbud, indtil en aftale er indgået. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver er frigjort fra sit tilbud.

17 Præsentationsmøde


Gennemgang og præsentation af det afgivne tilbud henlægges til et møde med Tilbudsgiver af op til 4 timers varighed hos Ordregiver.

Fra Ordregivers side vil der deltage repræsentanter fra styregruppen vedrørende nyt økonomisystem. Derudover er der fra Ordregivers side lagt op til, at medarbejdere som har en interesse for emnet, vil kunne være tilhørere til præsentationerne. Det forventes, at deltagerantallet for sidstnævnte gruppe vil kunne andrage op til 50 personer.

Tilbudsgiverne forventes at møde med sine nøglemedarbejdere og medarbejdere, der i øvrigt forventes at forestå det daglige arbejde med løsningen. Det skal, af det afgivne tilbud fremgå, hvem der forventes at deltage på præsentationsmødet. Der kan fra Tilbudsgivers side højst deltage 6 personer.

Tilbudspræsentationen skal tage udgangspunkt i kravspecifikationen med fokus på forslag til løsning af:

- Kontoplan- Budgettering- Rapportering og forespørgsel- Regel- og rettighedsstyring- Udgiftsrefusion- Anvendelse af data warehouse- Tidsplan og implementering- Serviceorganisation

Der må ikke indgå priser i præsentationen.

Tilbudsgiver bedes i den forbindelse reservere uge 20 og 21 i 2013, hvor tilbudspræsentationerne forventes at ville finde sted.

Nærmere information vedr. endelig dato, tid og sted fremsendes senere.

Præsentationsmødet vil blive brugt til at vurdere kriteriet "Samarbejdsevner og forretningsforståelse". Under præsentationsmødet vil Ordregiver stille op til tre konkrete spørgsmål, som vil foreligge i skriftlig form for at sikre, at alle Tilbudsgivere får stillet samme konkrete spørgsmål.

Disse spørgsmål udleveres ikke til Tilbudsgiverne forud for præsentationsmødet.

Dagsorden for præsentationsmødet:

Velkomst (10 min) Tilbudsgivers præsentation af løsning med fokus på de ovenfor nævnte emner (op

til 3 timer. Tilbudsgiver vil have mulighed for i løbet af præsentationen at indlægge en pause på 10 minutter. Denne pause fratrækkes ikke den egentlige præsentation på op til 3 timer.)


Pause (10 min) Spørgsmål fra Ordregiver (op til 3 ikke på forhånd offentliggjorte spørgsmål) (30

min).

Efter velkomsten vil mødets næste 3 timer være til rådighed for Tilbudsgivers team til at gennemføre en mundtlig præsentation af de deltagende personer og en gennemgang af den tilbudte løsning. Taletid ud over 3 timer vil ikke blive tildelt, hvilket betyder, at præsentationen vil blive afbrudt efter 3 timer for overgang til spørgsmål og besvarelse.

Ordregivers repræsentanter vil herefter stille op til tre spørgsmål. Der er afsat 30 minutter til drøftelse og besvarelse af spørgsmålene.

Ud over de forberedte spørgsmål, vil der ikke komme spørgsmål fra udbydersiden.

Tilbudsgiver får adgang til mødelokalet 20 minutter før præsentationsmødets start. I mødelokalet vil der være av-udstyr, tavle, flipover og projektor til rådighed. Hvis Tilbudsgiver ønsker at gøre brug af andet udstyr til brug for præsentationen, skal dette udstyr medbringes og klargøres inden præsentationsmødets start.

Af hensyn til ligebehandling og for at kunne dokumentere forløbet, vil alle præsentationer blive filmet.

18 Udgifter ved tilbudsgivningTilbudsgiverens udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og eventuelle udgifter i forbindelse med efterfølgende dialog og drøftelser, demonstration og afprøvning er Ordregiver uvedkommende.

19 Grundlag for udelukkelse af TilbudsgiverOrdregiver anbefaler, at Tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i Udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at Ordregiver er berettiget til, og kan være forpligtet til, at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for Ordregiver at tillade Tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud, efter at tilbuddet er indleveret.

Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at Ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har Ordregiver ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs., at Ordregiver ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i betragtning, men at Ordregiver heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning.

20 Forbehold

Tilbudsgiver har mulighed for at tage forbehold i forhold til udbudsmaterialets bilag.


Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav i Kravspecifikationen Bilag 3. Ordregiver betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene, som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer.

Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer, herunder kontrakten eller mindstekrav. Såfremt ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evaluering af Bilag 12 Leverancevederlag betalingsplan og øvrige priser.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at forbehold vil indebære, at tilbuddet vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt, hvis det ikke er muligt at kapitalisere forbeholdet. Selvom forbehold er tilladt, er det Tilbudsgivers risiko, at forbeholdet kan kapitaliseres eller ikke vedrører et mindstekrav.

Ordregiver fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra det pågældende tilbud.

Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.

Hvis samtlige modtagne tilbud er ukonditionsmæssige grundet forbehold, kan Ordregiver vælge at overgå til udbud efter forhandling. Det er nødvendigt, at Tilbudsgiver har afgivet et ukonditionsmæssigt tilbud, for at der efterfølgende kan forhandles med Tilbudsgiver.

21 Vejledning til besvarelse

For at indfri Ordregivers forventninger stilles ud over kravene i kravspecifikationen nedenstående formelle krav til leverandørens tilbud:

Tilbudsgiver skal give en relevant besvarelse på de generelle krav i kolonnen: Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan kravet løses.

Tilbudsgiver kan, ved større beskrivelser, vælge at benytte Underbilag 3.4 Leverandørens løsningsbeskrivelse. Her er det vigtigt, at kravnummer er tydeligt angivet.


Af kolonnen Kravopfyldelse, skal det fremgå om kravet er Helt / Delvist / Ikke opfyldt.

Af kolonnen Produkt, skal det fremgå om løsningen vil blive løst i eksempelvis AX, SharePoint, DW (data warehouse), Excel, 3. parts produkt eller andet produkt.

Såfremt Tilbudsgiver mener, at kravet er løst Delvist i den tilbudte løsning, skal Tilbudsgiver give en fyldestgørende forklaring på, hvad der er indeholdt og ikke indeholdt i det afgivne tilbud.

Hovedparten af tilbudsgivningen foregår ved udfyldelse af kravspecifikationen og kravenes højreside, samt relevante kontraktbilag. Disse bilag vil indgå i den endelige kontrakt.

Ordregiver lægger afgørende vægt på, at samtlige aspekter i udbudsmaterialet er fyldestgørende besvaret. Hvis Tilbudsgiver vurderer punkter i udbudsmaterialet som uklare, er det vigtigt, at tilbudsgiver beskriver sine forudsætninger/forbehold for tilbuddet på disse punkter.

På de krav, hvor Tilbudsgiver evt. tager forbehold, skal forbeholdet begrundes og der skal om muligt ske en separat prissætning på omkostningerne for Ordregiver ved at fastholde kravet. Dette bedes angivet i kolonnen Estimat.

Tilbudsgiver skal vedlægge de nødvendige dokumenter, referencer, cv’er og øvrig dokumentation som bilag til tilbuddet.

Brochuremateriale vurderes ikke.

Alle priser skal opgives i danske kroner, i prisniveau pr. 1. maj 2013, ekskl. moms. Eventuel prisreguleringsmetode for fremtidige betalinger skal være anført. Hvis der til afgivne optioner er knyttet en særlig vedståelsesfrist skal denne være anført.

22 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering)

Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet (som også anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) fremsende nedenstående oplysninger om 1. Personlige forhold, 2. Økonomisk og finansiel kapacitet 3. Teknisk kapacitet.

Tilbudsgivere, der ikke vedlægger tilbuddet de i 1. Personlige forhold, 2. økonomisk og finansiel kapacitet 3. Teknisk kapacitet anførte oplysninger, vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt.


Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentationen viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed angivet i udbudsbekendtgørelsen, eller at tilbudsgiver ikke har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage opgaven.

Ved sammenslutninger af virksomheder (flere virksomheder byder sammen) skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Tilsvarende gælder, hvor tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen.

Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten.

1. Personlige forhold

Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Oplysningerne kan afgives ved at udfylde Error: Reference source not found.Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra e og f) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c.

Ordregiver forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. 6 mdr. gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f.

2. Oplysning om økonomisk og finansiel kapacitet

Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed:

1) Soliditetserklæring/bankoplysning/kreditoplysning/referencebrev, dvs. erklæring vedrørende virksomhedens økonomiske og finansielle formåen. Erklæringen skal udstedes af virksomhedens pengeinstitut/revisor eller ekstern kreditoplysningsvirksomhed. Soliditetserklæring skal være udstedt senest 3 måneder før tilbudsfristen for udbuddet. Erklæringen kan ikke udstedes af Tilbudsgiver.

2) Seneste 2 års godkendte årsrapporter. Såfremt virksomheden er yngre, skal der som minimum foreligge én godkendt årsrapport. Er virksomheden forpligtet til at lade sin årsrapport revidere efter årsregnskabsloven skal de fremsendte årsrapporter endvidere være reviderede.


3) Oplysning om samlet årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste tre år. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om samlet årsomsætning for den periode, hvor der er mulighed herfor.

4) Oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring.

5) Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet en indeståelseserklæring, ligesom tilbuddet skal vedlægges de i pkt. 1-4 anførte oplysninger/dokumentation for den pågældende virksomhed

Vedrørende pkt. 2-5: Der er i udbudsmaterialet særlige bilag til afgivelse af disse oplysninger/erklæringer.

3. Oplysning om teknisk kapacitet

Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed:

1) Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden, leveringssted og kontaktperson.

2) Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer. Kvalitetsstyringssystemet ses gerne at være Sure Step eller tilsvarende.

3) Oplysning om evt. brug af underleverandører.

4) Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet en indeståelseserklæring, ligesom tilbuddet skal vedlægges de i pkt. 1-3 anførte oplysninger/dokumentation for den pågældende virksomhed.

Der er i udbudsmaterialet særlige bilag til afgivelse af disse oplysninger/erklæringer.

23 Tildelingskriterium

Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.

Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund med den anførte vægtning:


Tildelingskriterier % vægtning af tildelingskriteriet

Økonomi 35 %

Kvalitet 40 %

Samarbejde 10 %

Service 15 % Tabel 2 – Tildelingskriterier

(a) ØkonomiAftalens samlede økonomi i forhold til startudgift (anskaffelse, idriftsættelse) og løbende udgifter (drift, vedligeholdelse og support). Ved samlet økonomi forstås den estimerede udgift for Ordregiver over 4 år regnet for indgåelse af kontrakten på Overtagelsesdagen, samt økonomi på de 3 optioner, henholdsvis 2 år plus 2 x 1 år.Ordregiver foretager beregningen ud fra de i Tilbudsgivers tilbud anførte priser jf. Bilag 12 Leverancevederlag betalingsplan og øvrige priser.

(b) Kvalitet Opfyldelse af krav i dette udbudsmateriale, evne til at dokumentere Løsningen samt valg af metoder og værktøjer jf. Bilag 3 Kravspecifikation, Bilag 8 Leverandørens metoder og værktøjer, Bilag 14 Prøver samt Bilag 4 Dokumentation.

(c) Samarbejde

Samarbejdsevner, forretningsforståelse og implementeringsevnen jf. Bilag 10 Samarbejdsorganisation, Bilag 1 Tidsplan, Bilag 11 Kundens deltagelse, samt vurdering af tilbudspræsentation.

(d) ServiceDet tilbudte serviceniveau i forhold til servicemål, drift, vedligeholdelse, service og videreudvikling jf. Bilag 3 Kravspecifikation, Bilag 6 Servicemål.

Tilbudsgiver får 0 point, hvis en funktionalitet ikke er opfyldt. Dette gælder dog ikke mindstekrav. Såfremt tilbuddet ikke opfylder de opstillede mindstekrav, er Ordregiver såvel berettiget, som forpligtet til, at erklære tilbuddet ikke-konditionsmæssigt.


24 Orientering om resultatet af udbudsforretningenMed henblik på indgåelse af aftale modtager samtlige Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken Tilbudsgiver Ordregiver har til hensigt at indgå aftale med.

Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af Tilbudsgiver i Udbudsbilag 1, pkt. 1.2., angivne e-mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk.

Aftalen forventes herefter indgået med den vindende Tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden.

Meddelelse til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå aftale med Tilbudsgiver. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før aftalen er underskrevet ubetinget af alle aftalens parter, ligesom Ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.

Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil tillige blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler.

25 Ordregivers forbeholdOrdregiver forbeholder sig ret til at annullere udbuddet og eventuelt gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en saglig grund hertil, f.eks. ved manglende politisk godkendelse af bevilling.


· Web viewDisse udbudsbetingelser gælder for Region Syddanmarks (fremover benævnt:...

Documents

Transcript of · Web viewDisse udbudsbetingelser gælder for Region Syddanmarks (fremover benævnt:...